Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
คานา
ดวยมหาวทยาลยไดมแผนยทธศาสตรในเรอง Digital University และไดเลงเหนความสาคญของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ทควรไดรบการพฒนาใหเปนสวนหนงของ Digital University รองอธการบด (รองศาสตราจารย ดร.พรพจน เปยมสมบรณ) จงไดรเรมโครงการพฒนาระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสแบบใหม ซงมชอวา ระบบ LessPaper เพอใหการดาเนนงานดานงานสารบรรณเกดความคลองตว รวดเรว ประหยดการใชกระดาษและลดพนทการจดเกบเอกสาร
โครงการพฒนาระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสใหมน (LessPaper) ไดมการปพนฐานความรใหกบบคลากรท ตองปฏบตงานสารบรรณมาเปนลาดบระยะหนงแลว และไดมหลายหนวยงาน อาท คณะแพทยศาสตร คณะวทยาศาสตร คณะครศาสตร คณะพาณชยศาสตรและการบญช ฯลฯ เปนตน ไดมการนาไปใชบางแลว และมทกษะการใชระบบใหมนในระดบทนาพอใจ จงมการพจาณารวมกนของ หลายหนวยงานในคณะกรรมการเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสายปฏบตการวชาชพสารบรรณ เหนควรใหใชกลไกเครอขายนอบรมใหความรกบบคลากรของแตละหนวยงานทยงไมไดใชระบบ LessPaper เพอจะไดสามารถใชระบบ LessPaper ไดอยางทวถงและรวดเรว จงมการตงคณะทางานเพอจดทาเอกสารประกอบการอบรมนขน เพอใชเปนสอการสอนและการอบรมน
สดทายน ตองขอขอบคณคณะทางานและคณะกรรมการเครอขายฯทไดอทศเวลา ความรความสามารถและสตปญญาในการรเรมจดทาโครงการนขน เพอเปนสวนหนงในการพฒนาจฬาลงกรณมหาวทยาลยของเรา
แกว ปณทรกโกทก ผอานวยการศนยบรหารกลาง จฬาลงกรณมหาวทยาลย และประธานเครอขายวชาชพสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย
วนท 22 กรฏาคม 2558
คานา
ระบบ LessPaper นบเปนกาวยางสยคท 2 ของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสของจฬาลงกรณมหาวทยาลย ทจะชวยในการจดเกบ และสงตอเอกสารตาง ๆ ในรปแบบทเปนอเลกทรอนกส โดยระบบ DTS ถอเปนยคแรกของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ทถกพฒนาขนและเรมใชงานมาตงแต ปพ.ศ. 2550 จวบจนถงปจจบนปพ.ศ. 2558 กมอายใชงานนานกวา 8 ป หากเทยบกบอายของคนกคง เขาสวยชราแลว ดงนนระบบ LessPaper จงถกพฒนาขนมาเพอรบชวงตอการทางาน โดยไดมการขยายขดความสามารถเพมเตมอกมากมาย โดยจดเดนประการหนง กคอ ความสามารถในการรองรบการเกษยนหนงสอในรปแบบอเลกทรอนกส โดยไดมการนาระบบความปลอดภยทเปนมาตรฐาน และไดรบการยอมรบในระดบสากลเขามาใชงาน นนคอ Digital Signature ซงเปนกลไกสาคญทชวยใหการเกษยนหนงสออเลกทรอนส มความปลอดภยมากยงขน ดวยการบนทกกญแจสวนตว (Private Key) เฉพาะของเจาของลายเซนนน ๆ เขากบขอมลของเอกสารททาการเกษยน สดทายนหวงวาระบบ LessPaper จะเปนหนงเครองมอสาคญทชวยสนบสนนและผลกดนใหงานระบบสารบรรณของจฬาลงกรณมหาวทยาลย สามารถดาเนนไปไดอยางมประสทธภาพ และประสทธผลสงสด รวมทงสอดรบกบพนธกจสาคญ ในการกาวสการเปน Digital University อกดวย รงโรจน กตตถาวรกล ผอานวยการฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย วนท 22 กรกฎาคม 2558
สารบญ
หนา
แนะนาวธการลอคอนเขาระบบกอนเรมใชงาน 1กระบวนการสรางหนงสอรบ 4 การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper 18 การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน 37 แบบฝกหด 44 ภาคผนวก โครงการพสอนนองใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper 47 คณะทางานโครงการพสอนนองใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper 49 กาหนดการอบรม 50 แนะนาเวบไซต 52 แนะนาทมงาน 54
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 21 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 21 กรกฎาคม 2558 File Name: 06_สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ.docx ชอเอกสาร: สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ
แนะนาวธการลอคอนเขาระบบกอนเรมใชงาน
ในสวนนจะกลาวถงวธการลอคอนเขาระบบกอนเรมใชงาน โดยเรมจากวธการเรยกโปรแกรม web browser จากนนจะตดตอกบระบบเพอเรมใชงาน สามารถทาไดดวยการพมพทอยของระบบ หรอ URL ลงในชอง address ซง URL หรอลงค ในระบบ LessPaper นนมลงคเกยวของกบการใชงาน 2 ลงค
http://train.affix.co.th/lesspaper คอลงคทใชในการอบรมและทดสอบระบบ
https://Lesspaper.it.chula.ac.th คอลงคใชงานระบบจรง เมอพมพ URL หรอลงคทตองการใชงานแลวเมอกดปม [Enter] Web browser จะตดตอกบระบบ
LessPaper และแสดงหนาจอแรกซงเปนหนาจอการลอคอนขนมาดงรปขางลาง
1. วธการเขาใชงานระบบเครองทใชอบรม
เปดเบาเซอร Firefox
เขา Net Authen (ระบตวตน) ทลงค https://netauth.it.chula.ac.th/user/Logon.do
พมพ http://train.affix.co.th/lesspaper
ใส Log in และ Password ทตดหนาเครองคอมพวเตอรของทานททานมาอบรม o Log in : Uxxxxx (ใหพมพตวยตวใหญ, xxxxx คอตวเลข) o Password : Uxxxxx (ตวเดยวกนกบ Log in)
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 21 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 21 กรกฎาคม 2558 File Name: 06_สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ.docx ชอเอกสาร: สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ
2. วธการเขาใชงานระบบเครองทใชงานจรง ตงแตวนท 3 สงหาคม. 2558 เรมรบหนงสอเวยนจากสวนกลาง
ตองใชลงค https://Lesspaper.it.chula.ac.th นเทานนไมตองระบ Net Authen
ใส Log in และ Password ของ CUNET
(ซงเปนอนเดยวกนกบท Authen อนเตอรเนต ,ทไปรบ e-slip เงนเดอนทอเมลจฬาฯ) เมอลอคอนเขามาแลวจะปรากฏหนาหลกของระบบดงรปขางลาง
3. วธการระบอเมลของผใชงาน การระบอเมลของผใชงาน เพอระบบสามารถสงเอกสารเขาอเมลทผใชงานได
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 21 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 21 กรกฎาคม 2558 File Name: 06_สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ.docx ชอเอกสาร: สวนการลอคอนเขาใชงานระบบ
4. วธการออกจากระบบ ในสวนของหวขอถดไปจะเปนเนอหาในกระบวนการสรางหนงสอรบ การขอเลขทหนงสอสงและคาสง และการนาเสนอดานเทคนค และเกรดความรเบองตน ตอไป
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
กระบวนการหนงสอรบ
กรณท 1 หนงสอทมาทางระบบของมหาวทยาลย
สวนของเจาหนาทสารบรรณ ดาเนนการโดยมขนตอนดงน
1. log in เขาสระบบทหนาหลก ไปทเมน หนงสอรบ ดงรปทปรากฏขางลาง
2. กดป ม รอลงทะเบยนรบ > ใสเครองหมาย / หนารายการหนงสอทตองการ > กดป ม “ดาเนนการ”
จะปรากฏดงรป
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
3. หลงจากทกดป มดาเนนการแลว ใหตรวจสอบขอความทปรากฏทางดานขวามอ ใหครบถวนและถกตอง
ดงรปขางลางน
4. กดป ม “ขอเลข” จะปรากฏตรายางเลขทหนงสอรบ และใหจดวางตาแหนงตรายางใหเหมาะสม ดงรป
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
5. กดป ม “บนทกหนงสอ” จะปรากฏ ดงรปขางลาง
6. กดป ม ขนตอนเอกสาร จะปรากฏดงรปขางลาง
7. กาหนดเสนทางเดนของหนงสอ โดยเลอกป มบคลากร และระบซอบคลากรทเรากาหนดเสนทางเดนของ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
หนงสอจะปรากฏ ดงรปขางลาง
8. ระบบจะทาการนารายชอทระบ มาใสในกรอบสเหลยมใหโดยอตโนมต
8.1 ขนตอนมาตรฐาน ใหกาหนดขอความ > ในกลองสเหลยม เชน ขอความประชาสมพนธ 8.2 จงเรยนมาเพอโปรด ใหเลอกขอความ > ในกลองสเหลยม เชน ดาเนนการ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
8.3 ขอความ ใหกรอกขอความ > ในกลองสเหลยม เชน เพอประชาสมพนธ ดงรปขางลาง
9. เลอกกดป มบนทกขนตอนมาตรฐาน
9.1 ชอขนตอนมาตรฐาน > ใหกรอกชอ ในกลองสเหลยม เชน ประชาสมพนธ ดงรปขางลาง
10. กดป มบนทก จะปรากฏดงรป
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
11. ใหกดป มบนทกมมดานขวามออกครง จะปรากฏดงรปขางลาง
12. ใหกดป มสงหนงสอ จะปรากฏรปขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
สวนของผมอานาจ log in เพอดาเนนการพจารณาลงนาม หรอสงการ
โดยมขนตอนดงน
1. ให log in เขาระบบทหนาหลก > เลอกกดป มหนงสอสงบคคล ดงรปขางลาง
2. กดป มรอดาเนนการ > ใสเครองหมาย / หนารายการหนงสอ ทเลอก > กดป มดาเนนการ จะ
ปรากฏดงรปขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
3. ใสเครองหมาย / หลงขอความ เกษยนหนงสอ พมพขอความสงการในกลองสเหลยม ทางดานขวามอ จะมตรายางปรากฏในหนงสอทางดานซายมอ ดงรปขางลาง
4. หลงจากทใสรหสลงนามแลว เอกสารจะกลบไปหาเจาหนาทสารบรรณทลงทะเบยนรบหนงสอ
ครงแรก เพอทาการเวยนเอกสาร ดงรปขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
เลอกรอดาเนนการ > กดทป มดาเนนการ จะปรากฏรปขางลาง
เลอกกดป มดาเนนการ
ใหดทประเภทการดาเนนการ > โดยเลอกขอความ ในกลองสเหลยม เชน สงออกบคคลในหนวยงาน ใหดทดาเนนการ > โดยกรอกขอความ ในกลองสเหลยม เชน แจงบคลากรเพอทราบ ใหใสเครองหมาย / หนาขอความ >หนงสอ/เวยน จะปรากฏรปดงขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
เลอกเสนทางเอกสาร เชน ภายใน ระบชอ เชนสถาบนเอเชยศกษา กดป ม เลอก จะปรากฏรปดงขางลาง
กรณท 2 ทมาทางไปรษณย ทาตามขนตอนตอไปน
1. หลงจากท Long in เขามาจะปรากฏรปขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
2. ใหเลอกป ม สรางหนงสอรบ จะปรากฏรปดงขางลาง และพกหนาจอระบบ Less Paper ไว
3. หลงจากทพกหนาจอไว ใหนาหนงสอมาสแกน ตงชอไฟลเอกสาร แลวพกไวท Desktop ดงรป
ขางลาง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 7 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580707-กระบวนการสรางหนงสอรบ.docx ชอเอกสาร: กระบวนการสรางหนงสอรบ
4. หลงจากนนกลบไประบบ Less Paper ทพกไว ใหไปเลอกกดทป มนาเขา เอกสารจะเหนหนงสอ
ปรากฏขนทางดานซายมอ จากนนใหกรอกรายละเอยดทางดานขวามอใหครบถวน ดงรป
ปรากฏขางลาง
5. เมอกรอกรายละเอยดเสรจเรยบรอยแลว ใหกดทป ม ขอเลข จะมตรายางเลขทรบหนงสอปรากฏ
ดานขวามอ ดงรปขางลาง
6. ลาดบขนตอนหลงจากนตอไป จะเหมอนกบการรบหนงสอในระบบของมหาวทยาลย
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
การขอเลขทหนงสอสง และ คาสง ทางระบบ LessPaper ม 2 แบบ คอ การขอเลขทระดบมหาวทยาลย และการขอเลขทระดบหนวยงาน
การขอเลขทหนงสอสง / คาสง ระดบมหาวทยาลย ขนตอนของ เจาหนาทสารบรรณของคณะ / สถาบน / ผประสงคจะขอเลขทหนงสอสง / คาสง มขนตอนดงน 1. เลอกสรางหนงสอสง
2. นาเอกสารเขาระบบ และกรอกรายละเอยดในชองทมเครองหมาย (*สแดง) ใหครบ และ บนทกหนงสอ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
3. เลอกขนตอนเอกสาร
4. เลอกขนตอนมาตรฐาน / เลอกกาหนดเอง / พมพขอความ / เลอกชองบคลากรพมพชอ ผบรหารทลงนามในเอกสาร และบนทกเอกสาร
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
5. เลอกสงหนงสอ
6. ตดตามลงนาม
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
7. ไปทปม “ตดตามงาน”
8. เลอกตรงชอผบรหารลงนามในบนทก / เลอกเครองหมาย ถกในชอง OUT แลวกดตกลง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
9. กดปมตกลง เอกสารฉบบดงกลาวจะสงไปถงเจาหนาทออกเลขทหนงสอ ระดบมหาวทยาลย
ขนตอนของ เจาหนาทสารบรรณ ผออกเลขทหนงสอสง / คาสง ระดบมหาวทยาลย มขนตอนดงน 1. เลอกเอกสารรอดาเนนการ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
2. ตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสารวามลายเซนตครบถวน
3. กดปมออกเลขทหนงสอ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
4. บนทกเอกสาร เอกสารทออกเลขทแลว จะสงกลบไปยงหนวยงานเจาของเรอง
ขนตอนของ เจาหนาทสารบรรณของคณะ / สถาบน / ผประสงคจะขอเลขทหนงสอสง / คาสง (ตอ)
10. เลอกหนงสอสง
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
11. เมอไดรบเอกสารกลบมาแลว ใหเจาของหนงสอสง / คาสง ไปคลกทปม รอดาเนนการ
12. จะปรากฏเอกสารทออกเลขทเรยบรอยแลว ดงรปภาพขางลางน
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
คาแนะนา เพมเตม
การขอเลขทคาสงจากมหาวทยาลย มขนตอนดงน
1. คลกสรางหนงสอคาสง 2. เปลยนประเภทหนงสอ จาก หนงสอภายนอก เปน หนงสอสงการ 3. ขนตอนอน ๆ จะเหมอนกบการขอเลขทหนงสอสงทกประการ
การขอเลขทหนงสอสง / คาสง ระดบหนวยงาน การขอเลขทหนงสอสง / คาสง ระดบหนวยงาน นน จะตองเรมตนท การสรางหนงสอสง นาเอกสาร
เขาระบบ เสนอผมอานาจอนมตลงนาม ออกเลขทหนงสอสงระดบหนวยงาน และสงหนงสอไปยงหนวยงานอน ซงอยภายในมหาวทยาลย โดยมรายละเอยดและขนตอนตาง ๆ ดงน
1. กดปมสรางหนงสอสง ดงรปภาพขางลางน
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
2. กดปมนาเขาเอกสาร เพอโหลดไฟลเอกสารเขาระบบ LessPaper ไฟลเอกสารทนาเขาระบบ จะเปน.doc หรอ .pdf กได ดงรปภาพท 1 และ 2 ขางลางน
(รปภาพท 1)
(รปภาพท 2)
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
3. กรอกรายละเอยดของหนงสอ ดงรปภาพท 1 และ 2 ขางลางน
(รปภาพท 1)
(รปภาพท 2)
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
4. กดปมบนทกเอกสาร และ เลอกขนตอนเอกสาร พรอม เลอกผลงนามในเอกสาร ดงรปภาพขางลางน
5. กดปมบนทกหนงสอ และ กดปมสงหนงสอ ตามลาดบตอไป
6. การตรวจสอบเอกสารหนงสอ ใหไปทหนาหนงสอสง และกดปมตดตาม จะปรากฏเอกสาร ดงรปภาพ ขางลางน
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
7. เมอหนงสอฉบบดงกลาวถกสงไปยง ผมอานาจอนมตลงนามเรยบรอยแลว
8. ผมอานาจลงนามอนมตจะเปดเอกสารฉบบดงกลาวขนมา ดงรปภาพขางลางน
9. ผมอานาจอนมต กดปมแสตมป เพอเลอกลายมอชอ สาหรบลงนาม ดงรปภาพขางลางน
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
10. เมอผมอานาจลงนามอนมต เลอกลายมอชอ สาหรบลงนาม เรยบรอยแลว ใหกดปมตกลง
11. จะปรากฏกลองขอความขนมา เพอใหผมอานาจอนมตลงนาม เลอก ในกรณน ผมอานาจลงนามอนมต เลอกขอความวา “โปรดดาเนนการตอไป” และ กดปมตกลง จะปรากฎรายละเอยดดงรปภาพขางลางน
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
12. เมอผมอานาจลงนามอนมตเรยบรอยแลว ระบบจะใหผมอานาจลงนามอนมต กรอกรหสผาน และกดปมตกลง ดงรปภาพขางลางน
13. หนงสอฉบบดงกลาวจะถกสงไปยง เจาหนาทสารบรรณ ผรบผดชอบเรองการออกเลขทหนงสอสง 14. เจาหนาทสารบรรณ ผรบผดชอบเรองการออกเลขทหนงสอสง จะปฏบตตามขนตอนดงน
การขอเลขทหนงสอภายในหนวยงาน
1. เจาหนาทออกเลขทหนงสอภายในหนวยงาน > เลอก เอกสารรอดาเนนการ (เลขทหนงสอ)
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
2. ตรวจสอบความเรยบรอย และครบถวนของเอกสาร (ดวาเอกสารฉบบทสงมาขอเลขทหนงสอสงนน ผมอานาจลงนามอนมต ไดลงนามเรยบรอยแลวหรอยง) ดงรปภาพขางลางน
3. กดปมขอเลขทหนงสอ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
4. บนทกเอกสาร และปดงาน
5. เมอออกเลขทเรยบรอยแลว เอกสารฉบบดงกลาวจะกลบไปทเจาหนาทผขอเลขท
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
เมอหนงสอฉบบดงกลาวกลบมาถงเจาหนาทผสรางหนงสอสง ใหเจาหนาทผสรางหนงสอสง ดาเนนการดงน 1. กดปม รอดาเนนการ 2. ตรวจดเอกสารฉบบทสงไปขอเลขท (มเลขทหนงสอ และ วนทออกเลขทหนงสอ) ดงรปภาพขางลางน
3. กาหนดเสนทางหนงสอ และ กดปมสงหนงสอไปยงหนวยงานทตองการ ตวอยาง ตามรปภาพขางลางน เปนหนงสอขออนญาตใหบคลากรของสานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ เปนวทยากรบรรยายในโครงการพสอนนองใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper จงตองสงหนงสอฉบบดงกลาว ไปท สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ
จดทาโดย: กลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper ชอเอกสาร: การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper
4. ตรวจสอบวา หนงสอฉบบดงกลาว ไดสงไปยงหนวยงานทกาหนดไวตามขอ 3 (หนวยงานทกาหนดไวในทน คอ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ และมเสนทางเดนเอกสาร คอ หนงสอท ศธ 0512.2.14/0904 ลงวนท 9 กรกฎาคม 2558 สงจาก ศนยบรหารกลาง ไปยง สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ)
5. เมอหนงสอฉบบดงกลาวไปถงหนวยงานทกาหนดไวแลว (ในทน คอ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ) เจาหนาทสารบรรณของหนวยงานนน จะเปดหนาหนงสอรบ และคลกเลอกหนงสอฉบบดงกลาว เพอดาเนนการตามกระบวนการสรางหนงรบตอไป
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
หวขอการนาเสนอดานเทคนคและเกรดความรเบองตน มดงตอไปน
1. สวนทหนวยงานตองเตรยมการ ณ ปจจบน 1.1 การเตรยมความพรอมเรอง H/W และ S/W 1.2 การเตรยมขอมลเพอตงคาเบองตนกอนเรมใชงาน 1.3 การตรวจสอบเวอรชนของ S/W ทใชงาน 1.4 ตรวจสอบยเซอรลอคอนการเขาระบบ
2. สวนทหนวยงานตองเตรยมการตอไปในอนาคต 3. เกรดความรและวธการแกปญหาเบองตน 4. ตรายางอเลกทรอนกส 5. ชองทางการตดตอและสอบถามปญหาดานเทคนค
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
1. สวนทหนวยงานตองเตรยมการ ณ ปจจบน 1.1 การเตรยมความพรอมเรอง H/W และ S/W
คณสมบตขนตาของฮารดแวรและซอฟตแวรทสามารถใชกบระบบงานสารบรรณ LessPaper
ฮารดแวร
ลาดบ รายการ รายละเอยด 1 เครองคอมพวเตอร - CPU ความเรวไมนอยกวา 1.6 GHz - RAM ขนาดไมนอยกวา 2 GB - Harddisk ความจไมนอยกวา 250 GB
2 เครองสแกนเนอร -
ซอฟตแวร
ลาดบ รายการ รายละเอยด 1 ระบบปฏบตการ Windows เวอรชน XP เปนตนไป 2 เวบเบราเซอร Firefox เวอรชน 29.01 เปนตนไป 3 ฟอนตภาษาไทย TH Sarabun PSK 4 โปรแกรมอานไฟล PDF Adobe Reader ทกเวอรชน 5 โปรแกรมแปลงเอกสารกระดาษ เปนไฟล PDF ผานเครอง
สแกนเนอร Foxit Reader เวอรชน 7 เปนตนไป
6 โปรแกรมทางานดานเอกสาร MS.Word เวอรชน 2010 เปนตนไป
1.2 การเตรยมขอมลเพอตงคาเบองตนกอนเรมใชงาน ขนตอนทหนวยงานตองดาเนนการดงตอไปน
1.3.1 ทาบนทกฯแจงรายชอเจาหนาททปฏบตหนาทงานสารบรรณของหนวยงานและผดแลระบบของหนวยงานพรอมเบอรโทรตดตอและอเมลเพอทางสานกไอทฯจะนามากาหนดสทธใหมบทบาทเปนเจาหนาทงานสารบรรณในระบบและผดแลระบบของหนวยงาน
1.3.2 หนวยงานตองเตรยมขอมลเบองตนตามเทมเพตทจะสงใหทางอเมล ตองสงขอมลตามเทมเพตกลบมาตามอเมลทสงไปภายในวนท 24 ก.ค. 58 เปนอยางชาเพอนาไปตงคาเรมตนระบบ
1.3.3 กรณหนวยงานแจงรายชอผดแลระบบหนวยงานแลวและตองการใหทางสานกไอทแนะนาวธการตงคาเบองตนใหแจงมาทางบนทกฯ
ขอมลทใชในการตงคาเบองตน ไดแกขอมลบคลากร ,ขอมลหนวยงาน ,ขอมลกลม, ขอมลเลขทหนงสอ ฯลฯ
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
1.3 การตรวจสอบเวอรชนของ S/W ทใชงาน 1.3.1 เวปเบาเซอร FireFox
เปด Web Browser Firefox ไปท Menu Bar เลอก Help > About Firefox จะมตวเลข versionของไฟรฟอกทใชอยและสามารถตรวจสอบ Check for update วามรนใหมออกมาดวย
1.3.2 Microsoft Word 2010
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
1.4 ตรวจสอบยเซอรเนมและรหสผานการเขาระบบ LessPaper 1.3.1 เปดลงค https://Lesspaper.it.chula.ac.th 1.3.2 พมพ Username และ password ของ CUNET
1.4.2.1. ถาลอคอนเขาระบบไดจะปรากฏดงน
1.4.2.2. กรณลอคอนเขาระบบไมได อาจจะดวยสาเหต Login และรหสไมถกตอง ระบบแจงวาไมมขอมลเลขบตรประชาชนท CUNET
สามารถตดตอและสอบถามปญหาตามชองทางการตดตอไดตามขอ 5
2. สวนทหนวยงานตองเตรยมการตอไปในอนาคต
2.1 การกาหนดเสนทางการเดนเอกสารในการสงไปยงขนตอนตาง ๆ ทเกยวของในหนวยงาน เชนเสนทางทกาหนดเปนสาเรจรป และเสนทางทผเกษยนสามารถกาหนดไดเองกอนจะเกษยนหนงสอ
2.2 การใชงานใหครบวงจรของเอกสารและเตมรปแบบของฟงกชนงานทอยในระบบเพอลดขนตอนการทางาน
2.3 ขยายการใชงานระบบลงระดบหนวยงานยอย
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
3. เกรดความรและวธการแกปญหาเบองตน 3.1 กรณระบบแสดงเอกสาร PDF ผานเบาเซอร FireFox ไมได
3.1 กรณสแกนเอกสารเปน PDF จากเครอง scanner แสดงผลขอความไมถกตอง ใหตดตงโปรแกรม Foxit
3.2 กรณสงพมพเอกสารแต stamp ตรายางไมปรากฏออกมาในเอกสาร
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
3.3 กรณกดปมออกเลขหนงสอรบแตระบบไม stamp ตรายางให แตทชองมเลขทขอเลขปรากฏ ใหไปดท stamp store วาstampทใชขอเลขอยทตรงสถานะอะไร ในทนการขอออกเลขอยท ”รอลงทะเบยบนรบ” ตามรป แตถา Stamp ไมปรากฏกใหสรางตรายางใหม
4. ตรายางอเลกทรอนกส ตรายางอเลกทรอนกส จะม 2 อยางดงน 4.1 ตรายางของหนวยงาน (ใชภายในหนวยงาน)
ทางระบบไดสรางไวใหเรยบรอยแลว ทานสามารถปรบแกไขและบนทกกใชงานได 4.2 ตรายางระบบทเตรยมใหลวงหนาพรอมใช (หนงสอรบ – หนงสอสวนบคล)
สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
จดทาโดย: ฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ จฬาลงกรณมหาวทยาลย แกไขโดย: วนทจดทา: 7 กรกฎาคม 2558 วนทแกไข: 8 กรกฎาคม 2558 File Name: 25580708-การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน ชอเอกสาร: การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน
6. ชองทางการตดตอและสอบถามปญหาดานเทคนค ม 3 ชองทาง 3.1 Helpdesk ของสานกไอท เบอรโทรฯ 83314 3.2 อเมล : [email protected] 3.3 เบอรโทรผดแลระบบสวนกลาง : 83261
แบบฝกหด
ชอผเขาอบรม ……………………..……..……………… หนวยงาน ……………………….….……………… รนท .................... หมายเลขโทรศพท ............................ อเมล ……………………………………………………………………………………………
ใหทานทาแบบฝกหดตามขางลางน โดยลงคทใชในการทาแบบฝกหด คอ http://train.affix.co.th/
โจทยขอท 1 เกยวกบหนงสอรบ (10 คะแนน)
สมมตวาทานชอ นาย ....................ไดรบมอบหมายใหทางานในหนาทสารบรรณ ของหนวยงาน ........................................ งานในหนาทดงกลาวตองทางานบนระบบ LessPaper กจวตรประจาวนทกทานตองลอคอนเขาระบบ เพอไปตรวจสอบวาสวนกลางของมหาวทยาลยในทนคอมหาวทยาลยรกษโลก ไดสงเอกสารเวยนมาใหหนวยงานทานอะไรบาง และดาเนนการอยางไรตามโจทยทถาม
คาถามท 1 ทานจะไปรบหนงสอตองไปทเมนหนาแรกอะไร (1 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.................... ไดคะแนน………...……….
คาถามท 2 ใหเลอกรายการหนงสอทจะลงรบจากมหาวทยาลยรกษโลกชอเรอง ....................................... เจาของหนงสอ …………………………..………จากนนใหทาการรบหนงสอโดยการออกเลขรบในนามหนวยงานของทาน ระบบจะ stamp ตรายางเปนเลขอะไร (1 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ..................... ไดคะแนน……….……….
คาถามท 3 เมอทานทาการลงรบหนงสอแลว ใหทานสงเอกสารฉบบดงกลาวใหผมอานาจพจารณา(หวหนางาน)คอนาย ……..……………พจารณาลงนามเพอสงการ ซงกอนจะกดปมสงหนงสอ ใหผชวยวทยากรหรอวทยากรเขาไปตรวจสอบวาทานกาหนดขนตอนเอกสารไปหาหวหนาของทานถกหรอไม (ถาทาถกได 3 คะแนน ,ถาทาผดได 0 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.............. ไดคะแนน…………….
คาถามท 4 ใหนาย ……………. ผมอานาจพจารณา(หวหนางาน) เกษยนหนงสอโดยใชวธพมพขอความทเกษยนเอง วา ”เวยนใหบคคลากรในหนวยงานรบทราบทกคน” เมอหวหนาของทานเกษยนเสรจแลวหนงสอกจะกลบมาทจนท.สารบรรณ(ซงเปนตวทาน) แลว
4.1 ทานตองไปตรวจสอบหนงสอดงกลาวทเมนตรงหนาแรกอะไรกอนจะเขาดาเนนการตอไป (ตอบถก 1 คะแนน)
4.2 ใหทานเปดหนงสอดงกลาวขนมา จากนนใหผชวยวทยากรหรอวทยากรเขาไปตรวจหนาเครองฯวามลายเซนและขอความทหวหนางานเกษยนมาหรอไหม (ถามได 1 คะแนน,ถาไมมได 0 คะแนน)
ตอบ ………......................................................................... ผตรวจ.............. ไดคะแนน…………….
คาถามท 5 เมอทานเปดหนงสอทหวหนางานไดสงการและลงนามรยบรอยแลว ใหทาการเวยนเอกสารดงกลาวแกบคลากรในหนวยงานตามคาสงของหวหนางานของทานทงหมด 2 คน(นาย ……….. ,นาย……….) และ cc ใหหวหนางาน (นาย ………….)ทราบดวย เมอบคลากรทง 3 ทานเขาไปตอบรบทราบครบทง 3 คน ใหทานเปดหนาเอกสารตรงขนตอนเอกสารใหผชวยวทยากรหรอวทยากรตรวจ (ถาทง 3 ทานลงรบทราบครบได 3 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.............. ไดคะแนน…………….
โจทยขอท 2 เกยวกบหนงสอสง/หนงสอคาสงและการขอเลขจากสวนกลางมหาวทยาลย (10 คะแนน)
สมมตวาชอ นาย..............................ไดรบมอบหมายใหทางานในหนาทสารบรรณ ของหนวยงาน ........................................ งานในหนาทดงกลาวตองทางานบนระบบ LessPaper ทานไดรบคาสงจากหวหนางานของทานใหทาบนทกเชญคณโตโน ซงอยหนวยงานสานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ใหมาเปนวทยากรหวขอเรอง การนาเสนอดานเทคนคและเกรดความรเบองตน ของระบบ Lesspaper ในโครงการพสอนนองของกลมเครอขายวชาชพงานสารบรรณ โดยทานตองทาบนทกในนามของมหาวทยาลยรกษโลก จากนนใหหวหนางานของทาน (นาย ………………………….) ลงนามในหนงสอผานระบบ จากนนหนงสอจะถกสงไปขอเลขหนงสอสงทสวนกลางของมหาวทยาลย
หมายเหต ไดเตรยมไฟลบนทกหนงสอเชญทยงไมไดลงนามโดยหวหนางานและยงไมมเลขหนงสอสงทสวนกลางของมหาวทยาลยออกให
คาถามท 1 ทานตองไปทเมนหนาแรกอะไรในการดาเนนการหนงสอสง (1 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.................... ไดคะแนน………...……….
คาถามท 2 ใหทานสงหนงสอเชญฉบบนใหหวหนางาน(นาย ……..……………)ลงนาม ซงกอนจะกดปมสงหนงสอใหหวหนางานลงนาม ใหผชวยวทยากรหรอวทยากรเขาไปตรวจสอบวาทานกาหนดขนตอนเอกสารไปหาหวหนางานของทานถกหรอไม (ถาทาถกได 3 คะแนน ,ถาทาผดได 0 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.................... ไดคะแนน………...……….
คาถามท 3 หลงจากทหวหนางาน (นาย ……………..) ไดลงนามในบนทกเชญผานทางระบบแลว หนงสอกจะไปรอดาเนนการออกเลขของสวนกลาง จงขอถามทานวาจะไปเมนหนาแรกอะไรทจะตรวจสอบวาหนงสอเชญของหนวยงานทานไดไปรอออกเลขทหนงสอของสวนกลางของมหาวทยาลยรกษโลกแลว (1 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.................... ไดคะแนน………...……….
คาถามท 4 หลงจากทสวนกลางของมหาวทยาลยรกษโลกไดออกเลขทหนงสอสงและสงเอกสารกลบมาใหหนวยงานของทานแลว ทานจะไปตรวจสอบหนงสอทเมนหนาแรกอะไร จงจะพบหนงสอดงกลาว (1 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.............. ไดคะแนน…………….
คาถามท 5 ใหทานเปดเอกสารเขาไปจะเหนเลขทหนงสอสงของมหาวทยาลยรกษโลกเปนอะไร (4 คะแนน)
ตอบ .......................................................................... ผตรวจ.............. ไดคะแนน……………
=============================
ขอใหทกทานทาไดทกคน……โชคดเปนของทกทานดวยคะ
ภาคผนวก
โครงการพสอนนองใชงาน ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper
ณ หองอบรมคอมพวเตอร ชน 4 อาคารจามจร 9 จฬาลงกรณมหาวทยาลย -----------------------------
1. ชอโครงการ โครงการพสอนนองใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper
2. หลกการและเหตผล ดวยมหาวทยาลยกาหนดใหมเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสายปฏบตการตาง ๆ
ประมาณ 18 วชาชพ โดยมวตถประสงคเพอใหมการแลกเปลยนเรยนร ปญหา อปสรรค แนวทางแกไขในการปฏบตงาน ใหมการแลกเปลยนเรยนร Best Practice ของกระบวนงาน นวตกรรมของแตละหนวยงาน ใหมการประสานงานกนอยางคลองตว รวดเรว เปนกลไกทสาคญเพอใหเกดผลสมฤทธตามยทธศาสตร “คลองตว”ของมหาวทยาลย
เครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสายปฏบตการวชาชพสารบรรณ เปนเครอขายหนง ในเครอขายตาง ๆ ทมหาวทยาลยกาหนดขนขางตน และเพอใหสนองตามเจตนารมณของมหาวทยาลย เครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสายปฏบตการวชาชพสารบรรณจงรวมกบสานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ จดใหมโครงการพสอนนองใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper เพอใหสมาชกเครอขายฯ และผปฏบตงานสารบรรณสามารถปฏบตงานในระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper ไดอยางครบวงจร และเกดประสทธภาพในการปฏบตงานสารบรรณอยาง “ครบถวน ถกตอง คลองตว ทนเวลา” และสามารถตอบสนองยทธศาสตรของมหาวทยาลยดานความ “คลองตว” ได
3. วตถประสงค เพอใหผเขารวมโครงการ
3.1 แลกเปลยนเรยนร Best Practice ของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส 3.2 เขาใจระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสระบบใหมของมหาวทยาลย (Less Paper) 3.3 ทกหนวยงานสามารถใชงานไดอยางทวถง 3.4 ใหทกหนวยงานมความคลองตว 3.5 ประหยดทรพยากร
4. สมฤทธผลของโครงการ 4.1 ผลผลต - จานวนผเขารวมโครงการเปนไปตามเปาหมาย 4.2 ตวชวดผลผลต - จานวนผเขารวมสมมนา รนละ 50 คน 4.3 ผลลพธ - เขาใจระบบและสามารถใชงานไดทกหนวยงาน
5. ความสอดคลองกบยทธศาสตร ยทธศาสตร “คลองตว”
6. รปแบบกจกรรมของเครอขาย 6.1 เปนการสมมนา จานวน 2 รน 6.2 สมมนาเชงปฏบตการฐานขอมลระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส 6.3 พสอนนอง
7. คณสมบตของผเขารวมโครงการ
7.1 สมาชกกลมเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพ สายปฏบตการ กลมวชาชพสารบรรณ 7.2 คณะกรรมการกลมเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพ สายปฏบตการ กลมวชาชพสารบรรณ 7.3 ผทหนวยงานประสงคใหเขารวม โดยไดรบการอนญาตจากผบงคบบญชา
8. วน เวลาและสถานท จดกจกรรม รนท 5 วนพธท 22 กรกฎาคม 2558 เวลา 08.30 – 12.00 น.
ณ หองอบรมคอมพวเตอร ชน 4 อาคารจามจร 9 รนท 6 วนพธท 22 กรกฎาคม 2558 เวลา 13.00 – 16.30 น.
ณ หองอบรมคอมพวเตอร ชน 4 อาคารจามจร 9 9. การประเมนผล ประเมนผลประสทธภาพและความพงพอใจในการจดดาเนนการ โดยใหผเขารวมกจกรรมกรอกแบบสอบถาม เมอเสรจสนการฝกอบรม 10. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ
10.1 สมาชกกลมเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพ สายปฏบตการ กลมวชาชพสารบรรณ เขารวมโครงการสามารถใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส Less Paper ไดอยางทวถงทกหนวยงาน 10.2 สมาชกกลมเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพ สายปฏบตการ กลมวชาชพสารบรรณ สามารถนาความรมาถายทอดใหสมาชกเขาใจและสามารถปฏบตงานได 11. หนวยงานทรบผดชอบจดดาเนนการ
กรรมการเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพ สายปฏบตการ วชาชพสารบรรณ
12. ผรบผดชอบโครงการ ฝายพฒนาบคลากร สานกบรหารทรพยากรมนษย โทร. 02-218-0166-7
คณะทางานโครงการพสอนนองใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper 1. นายแกว ปณทรกโกทก ผอานวยการศนยบรหารกลาง ประธานคณะกรรมการเครอขายวชาชพสารบรรณ ประธานคณะทางานโครงการพสอนนองฯ 2. นายรงโรจน กตตถาวรกล ผอานวยการฝายระบบเทคโนโลยสารสนเทศ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ 3. นางภรภทร ทรพยแจม คณะสถาปตยกรรมศาสตร 4. นางศวนนท กรอกษร คณะสตวแพทยศาสตร 5. นางจนตนา เอยมสะอาด คณะวทยาศาสตร 5. นายบรรจง ขาจนทร คณะครศาสตร 8. นางหทยกาญ แปนแกว คณะแพยศาสตร 9. นางสาวมานดา เวชพราหมณ สานกงานวทยทรพยากร 10. นางสาวจนตนา เสรมพณชกล สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ 11. นางสาวปารชาต ระงบภย ศนยเครอขายการเรยนรเพอภมภาค 12. นางพรประภา เสวกวหาร ศนยบรหารกลาง ผประสานงานการจดโครงการพสอนนองฯ 13. นางสาวภศกา สมวน ศนยบรหารกลาง ผประสานงานการจดโครงการพสอนนองฯ 14. นางสาวมนสการ เจรญพรานนท ศนยบรหารกลาง ผประสานงานการจดโครงการพสอนนองฯ
รายชอวทยากร 1. นางภรภทร ทรพยแจม คณะสถาปตยกรรมศาสตร 2. นางศวนนท กรอกษร คณะสตวแพทยศาสตร 3. นางชนกนภา พนรตน สานกบรหารทรพยากรมนษย 4. นางอรวรรณ สขเยน ศนยบรหารกลาง 5. นางพรประภา เสวกวหาร ศนยบรหารกลาง 6. นางสาวจนตนา เสรมพณชกล สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
รายชอผชวยวทยากร 1. นางสาวภศกา สมวน ศนยบรหารกลาง 2. นางสาวมนสการ เจรญพรานนท ศนยบรหารกลาง 3. นางจนตนา เอยมสะอาด คณะวทยาศาสตร 4. นางสาวมานดา เวชพราหมณ สานกงานวทยทรพยากร 5. นางหทยกาญ แปนแกว คณะแพยศาสตร
กาหนดการอบรม โครงการพสอนนองใชงาน
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper รนท 5/2558
วนพธท 22 กรกฎาคม 2558 เวลา 08.30 – 12.00 น.
ณ หองอบรมคอมพวเตอร ชน 4 อาคารจามจร 9 จฬาลงกรณมหาวทยาลย
จดโดย เครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสารบรรณ และ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
.................................. เวลา 08.30 – 08.50 น. ลงทะเบยน เวลา 08.50 – 09.00 น. พธเปด โดย นายแกว ปณทรกโกทก ผอานวยการศนยบรหารกลางและ ประธานเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสารบรรณ และ นายรงโรจน กตตถาวรกล ผอานวยการฝายระบบเทคโนโลย สารสนเทศ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ เวลา 09.00 – 10.30 น. กระบวนการสรางเอกสารรบเขา โดย นางศวนนท กรอกษร และ นางภรภทร ทรพยแจม เวลา 10.30 – 10.45 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 10.45 – 11.45 น. การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper โดย นางชนกนภา พนรตน นางอรวรรณ สขเยน และ นางพรประภา เสวกวหาร เวลา 11.45 – 12.00 น. การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน โดย นางสาวจนตนา เสรมพณชกล
…………………………………… รายชอผชวยวทยากร 1. นางสาวมนสการ เจรญพรานนท 4. นางจนตนา เอยมสะอาด 2. นางสาวภศกา สมวน 5. นางหทยกาญ แปนแกว 3. นางสาวมานดา เวชพราหมณ หมายเหต รบอาหารกลางวนหลงจากอบรมเสรจเรยบรอยแลวทเคานเตอรลงทะเบยน
กาหนดการอบรม โครงการพสอนนองใชงาน
ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส LessPaper รนท 6/2558
วนพธท 22 กรกฎาคม 2558 เวลา 13.00 – 16.30 น.
ณ หองอบรมคอมพวเตอร ชน 4 อาคารจามจร 9 จฬาลงกรณมหาวทยาลย
จดโดย เครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสารบรรณ และ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ
.................................. เวลา 13.00 – 13.20 น. ลงทะเบยน เวลา 13.20 – 13.30 น. พธเปด โดย นายแกว ปณทรกโกทก ผอานวยการศนยบรหารกลางและ ประธานเครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสารบรรณ และ นายรงโรจน กตตถาวรกล ผอานวยการฝายระบบเทคโนโลย สารสนเทศ สานกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ เวลา 13.30 – 15.00 น. กระบวนการสรางเอกสารรบเขา โดย นางศวนนท กรอกษร และ นางภรภทร ทรพยแจม เวลา 15.00 – 15.15 น. พกรบประทานอาหารวาง เวลา 15.15 – 16.15 น. การขอเลขทหนงสอสงและคาสงทางระบบ LessPaper โดย นางชนกนภา พนรตน นางอรวรรณ สขเยน และ นางพรประภา เสวกวหาร เวลา 16.15 – 16.30 น. การนาเสนอดานเทคนค และ เกรดความรเบองตน โดย นางสาวจนตนา เสรมพณชกล
…………………………………… รายชอผชวยวทยากร 1. นางสาวมนสการ เจรญพรานนท 4. นางจนตนา เอยมสะอาด 2. นางสาวภศกา สมวน 5. นางหทยกาญ แปนแกว 3. นางสาวมานดา เวชพราหมณ หมายเหต รบอาหารกลางวน เวลา 12.00 น. กอนการอบรมทเคานเตอรลงทะเบยน
แนะนาเวบไซต
1. เวบไซต ศนยบรหารกลาง www.cca.chula.ac.th
คมอการอบรม LessPaper รนท 1-4 และ รนท 5 และ 6 จะแขวนไวทเวบไซต ศนยบรหารกลาง หนาสารบรรณ เรองคมอ ดงรปภาพขางลางน
2. เวบไซต การจดการความร เครอขายแลกเปลยนเรยนรวชาชพสายปฏบตการ https://km.chula.ac.th/
แนะนาทมงาน
ทมงาน ผใชงาน LessPaper
พรประภา เสวกวหาร (ออ) ศนยบรหารกลาง 80168 E-mail: [email protected]
ภศกา สมวน (อน) ศนยบรหารกลาง 80184 E-mail: [email protected]
มนสการ เจรญพรานนท (กง) ศนยบรหารกลาง 80170 E-mail: [email protected]
อรวรรณ สขเยน (จว) ศนยบรหารกลาง 80171 E-mai: [email protected]
ศวนนท กรอกษร (บม) คณะสตวแพทยศาสตร 89776 E-mail: [email protected]
ภรภทร ทรพยแจม (แพรว) คณะสถาปตยกรรมศาสตร 84302 E-mail: [email protected]
จนตนา เอยมสอาด (จา) คณะวทยาศาสตร 85012 E-mail: [email protected]
หทยกาญ แปนแกว (โกะ) คณะแพทยศาสตร 777- 4463 # 17 E-mail: [email protected]
มานดา เวชพราหมณ (ปย) สานกงานวทยทรพยากร 82903 E-mail: [email protected]
ชนกนภา พนรตน (แหมม) สานกบรหารทรพยากรมนษย 80157 E-mail: [email protected]
ทมงาน เทคนค LessPaper
จนตนา เสรมพณชกล (นา) สานกบรหารเทคโนโลย 83261 E-mail: [email protected]
วรรณอนงค พาชน (แมว) สานกบรหารเทคโนโลย 83252 E-mail: [email protected]