ลดกระดาษ...ลดเวลา...ลดคาโทร

โดย นางสาวมารสา รอดรตน

ต าแหนง นกวชาการอดมศกษา ภาควชาธรณศาสตร

1. มแบบฟอรมโทรศพทเพมมากขนในภาควชาฯ 2. มคาถายเอกสารเพมขนตามจ านวนกระดาษ 3. ใชเวลาในการเสนอ หนภ. อนมต 4. มคาโทรศพทเพมขนตามจ านวนการโทร

ทมาของปญหา

วตถประสงค 1. เพอลดปรมาณการใชกระดาษ

2. เพอลดขนตอน ลดเวลาการปฏบตงานของเจาหนาท และหนภ. อนมต

3. เพอลดคาถายเอกสารตามจ านวนกระดาษ

4. เพอลดคาใชจาย (ประหยดคาโทร) ดวย รหสY-Tel 1234

วธด าเนนการ

1. ศกษาปรมาณการใชกระดาษ การใชเวลา กรอกขอมลตามแบบฟอรม และเสนอหนภ. อนมต

2. ศกษาการโทรออกดวยวธปกตและ โทรออกโดยใช Y-tel 1234

3. ขอความรวมมอบคลากรโทรออกกด Y-Tel 1234 น าหนาหมายเลขโทรศพททางไกลและโทรศพทมอถอ

ขนตอนในการปฏบต

อปกรณทใช

1. แบบฟอรมคาโทรศพท 2. ใบแจงหนคาใชบรการ

แบบฟอรมเดม

Flow process Chart (เดมม 5 ขนตอน

ใชเวลา 7นาท/หมายเลข) ผใชบรการ& โทรตดตองาน

1 นาท

จนท. ตรวจสอบเอกสารโทรทางไกล

1 นาท

หนภ.อนมต 1 นาท

ผใชบรการ& กรอกแบบฟอรม โทรทางไกล 3 นาท

จนท. เกบเอกสาร เขาแฟม 1 นาท

แบบฟอรมใหม ทภาควชาธรณศาสตรจดท า

ด าเนนการ

รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน

ผใชบรการโทรตดตองาน & กรอกแบบฟอรมโทร

โทรศพท/ โทรสาร

ภายนอก

0 7455 8809

กรอกแบบฟอรมโทรศพท (ใหม)

ใบแจงคาใชบรการ

จนท.สรปการโทร & หนภ.อนมตทราบ (ใหม)

จนท. สรปคาใชจาย(โทรศพท)& สงหนวยสารบรรณ

Flow process Chart (ใหมม 5 ขนตอน ใชเวลา 5 นาท/

หมายเลข)

จนท. เกบเอกสาร เขาแฟม 1 นาท

จนท. ตรวจสอบความถกตอง

1 นาท

ผใชบรการ& กรอกขอมลการโทร

1 นาท

หนภ. อนมต 1 นาท

สรป สามารถลดเวลาการกรอกแบบขอใชโทรศพท

ผใชบรการ&โทรออก 1 นาท

การเปรยบเทยบ วธการเดม วธการใหม

1. ผใชบรการโทรทางไกล & กรอกแบบฟอรมเดม

1. ผใชบรการโทรทางไกล & กรอกแบบฟอรมใหม ใชเวลาสนกวาเดม

2. จนท.ตรวจสอบเอกสารโทรทางไกล ทกครงทมการโทรทางไกล

2. จนท. ลดเวลาตรวจสอบแบบฟอรมขอใชโทรศพท 1 เดอน/ครง

3. จนท.สรปคาโทร ตามเอกสารใบแจง หนคาใชบรการ และเสนอ หนภ.อนมต

3. จนท. สรปคาโทรและตรวจสอบเอกสารขอโทร และเสนอหนภ.อนมต ลดเวลาตรวจสอบ

4. จนท.ถายแบบฟอรมขอใชโทร & สงฟอรมพรอมแบบสรปคาใชจาย สงหนวยสารบรรณ

4. จนท. ถายแบบฟอรมขอใชโทร & สงฟอรมพรอมแบบสรปคาใชจาย สงหนวยสารบรรณ ลดเวลาการถายเอกสาร

ผลทไดรบ

1. ลดปรมาณการใชกระดาษ

โทรทางไกล 50 หมายเลข/เดอน ผใชบรการกรอกขอมล

ตองใชกระดาษ 50 แผน/เดอน

ใหม

โทรทางไกล 50 หมายเลข ผใชบรการกรอกขอมล

ใชกระดาษ 3 แผน/เดอน

ลดปรมาณกระดาษและลดคาถายเอกสาร

หมายเลข

จ านวนทถายเอกสาร

เดม

ลดตนทนกระดาษ

ใหม

50/เดอน 50 แผน x 0.40 =

20 บาท

20 บาท/เดอน

3 แผน x 0.40 =

1.20 บาท

1.20 บาท/เดอน

สามารถประหยดงบประมาณได 226.60/ป

2. ลดระยะเวลา ลดขนตอน

แบบเดม

ผใชบรการโทรออก 50 หมายเลข/เดอน ใชเวลากรอกขอมลตามฟอรมเดม (150 นาท) & จนท.ตรวจสอบ (50 นาท) และหนภ.อนมต (50 นาท) รวมใชเวลา 250 นาท

แบบใหม

ผใชบรการโทรออก 50 หมายเลข/เดอน ใชเวลากรอกขอมลตามฟอรมใหม (50 นาท) & จนท.ตรวจสอบและสรปคาโทรทกสนเดอน (50 นาท) และหนภ.อนมต ( 1 นาท) ใชเวลา 101 นาท

3. ลดคาใชจาย (ประหยดคาโทร)

แบบเดม ผใชบรการโทรศพททางไกลคดอตรา

ปกตภายในประเทศตามระยะทางและเวลาโทร นาทละ 3, 6, 9, 12, 15, 18 บาท และ โทรหมายเลขโทรศพทมอถอ เวลา 07.00-18.00 น. นาทละ 3 บาทโทรออก 53 = 15 บาท

แบบใหม โทรศพททางไกลคดอตราปกต

ภายในประเทศ และ โทรหมายเลขโทรศพทมอถอดวยบรการ

Y-tel 1234 เวลา 07.00-18.00 น. นาทละ 1.50 บาท โทรออก 51.5 = 7.50 บาท

ลดคาโทรได 50%

ปรมาณลดคาใชจาย(คาโทรศพท) ผใหบรการ โทรออก/เบอร/เดอน

(ไมกด Y-tel 1234)

คาโทร

โทรออก/เบอร/เดอน (กด Y-tel 1234)

คาโทร

ปลายทางโทรทางไกล ปลายทางโทรศพท มอถอ

ปลายทางโทรทางไกล ปลายทางโทรศพท มอถอ

ในจงหวด ตางจงหวด ในจงหวด ตางจงหวด

จ านวนครง ๆ ละ 3 บาท

จ านวนนาท จ านวนครง ๆ ละ 3 บาท

จ านวนนาท

TOT 50 50 50 50 50 50

150 450 150 750 150 450 75 675

สถตคาโทรศพท ภาคธรณศาสตร

ประจ าป รวมคาโทร สวนลด Y-tel 1234

รายจายจรง

2555 6,096.30 383.00 5,713.30

2556 6,512.73 1,109.31 5,403.42

2557 6,743.64 2,474.00 4,269.64

สรป • ผใชบรการลดขนตอนการกรอกแบบฟอรม • สามารถลดเวลา จนท. และหนภ. ลงนาม • สามารถประหยดคาใชจายในองคกร (คากระดาษ&คาโทรศพท)