Kolegij: Upravljanje dogaajima i manifestacijama

Pred. Rikard Bakan, mag.oec

Visoka kola za menadment u turizmu i informatici u Virovitici

Upravljanje ljudskim resursima pri organizaciji dogaaja podrazumijeva: Regrutiranje

Odabir

Obuku

Upravljanje kvalitetom rada

Planiranje i upravljanje ljudskim resursima sloeno je zbog ukljuenosti velikog broja privremenih timova

Organizacija i planiranje provodi se kroz izradu velikog broja organizacijskih dijagrama

Pored organizacijskih dijagrama ( prije, u vrijeme trajanja i nakon dogaaja), vrlo je vano izraditi opise poslova za svakog zaposlenika ili volontera.

Ovaj dokument trebao bi sadravati slijedee: Naziv funkcije

Dunosti

Kratak opis zaduenja

Primjerenu plau ili naknadu ( u nekim sluajevima)

Datum poetka i zavretka posla

Naziv funkcije: Voditelj cateringaOdgovara: Voditelju usluga na lokacijiZaduen za: Ugovore s tvrtkama za catering ili

koncesionarimaKratki opis zadataka:

Ispuniti potrebe za hranom i piem dobrim odabirom i upravljanjem dobavljaima. Osigurati potivanje ugovora glede jelovnika, cijena i kvalitete usluga

Dunosti: Sastaviti ugovore i odabrati dobavljae Odrediti i napraviti operativne procedure (uvanje i higijena,

upravljanje otpadom) Na lokaciji osigurati potrebne komunalije Brinuti se oko ureenja prostora za usluivanje hrane i pia

Za ovu fazu posluiti nam mogu izraeni organizacijski dijagrami i opisi poslova

Temeljem opisa poslova izrauju se i objavljuju oglasi za potrebne zaposlenike i/ili volontere

Za privremene zaposlenike najbolje je suraivati s lokalnim zavodom za zapoljavanje

Najbolja mjesta za regrutiranje volontera su: Volonterske organizacije Sveuilita i veleuilita kole Civilne udruge

Opis posla: ( najee se prepisuje iz navedenoga dokumenta).

Znanja:

Izrada pravno valjanih ugovora (uz osiguranu podrku strunjaka)

Poznavanje HACCP-a

Catering za velik broj osoba, te poslovanje i upravljanje barom i kuhinjom

Vjetine:

Dobre pregovarake sposobnosti

Verbalne i neverbalne komunikacijske vjetine

Izrada prorauna i planiranje

Iskustvo:

Voenje velikih poslova cateringa, suradnja s veim brojem dobavljaa

Planiranje jelovnika i sustava kontrole

Poeljno:

Iskustvo u radu na dogaanjima

Rasporedi rada izrauju se zbog organizacijske sloenosti dogaanja

Najee se dogaaj odvija u nekoliko dana na nekoliko razliitih lokacija

Zaposlenici (volonteri) na dogaanjima moraju proi obuku za tri osnovna podruja: Ciljeve dogaaja

Prostor dogaaja

Vlastite specifine dunosti

Osnovni opis dogaaja: Upoznati zaposlenike (volontere) s osnovnim crtama

dogaanja, ciljevima i organizacijskom strukturom

Informacije o prostoru: Obilaskom prostora zaposlenicima (volonterima) omoguiti

upoznavanje svih sadraja, lokacija, funkcionalnih odjela te usluga ponuenih gledateljima. Isto tako proi procedure za sluajeve nepredvienih situacija

Informacije o specifinim poslovima: Svi zaposlenici (volonteri) moraju znati svoje dunosti i

naine na koji ih mogu izvriti

Pokusi, igranje uloga, team building

Rad u smjenama i specifini zadaci: Mjesto prijavljivanja i procedure Uniforme i oprema Nadzor i sustav obavjeivanja o incidentima Stanke i obroci Informiranje nakon dogaaja i odjava

Poslovi na lokaciji: Organizacija lokacije i podrka Pravila i procedure u hitnim sluajevima

Ope informacije o dogaaju: Nacrt i ciljevi dogaaja Oekivanja publike

Klijenti e nas doivjeti kao profesionalce

budemo li:

Dobro informirani

Uljudni

Smireni i staloeni

Spremni pomoi

proaktivni

Ponosni na mjesto

odravanja

Lako prepoznatljivi

Kljuni aspekti profesionalne usluge klijentima

Prilagoeno prema: Van der Wagen i Carlos: Event management, 189

Plaeno osoblje za svoj rad prima plau prema zakonskim obvezama i poslovnoj politici tvrtke (ili udruge) za organizaciju dogaanja

Volonteri se najee nagrauju putem neopipljivih i/ili opipljivih nagrada

Neopipljive nagrade: Natjecateljski duh u postizanju ciljeva te osobno zadovoljstvo Oplemenjivanje i rotacija poslova Upoznavanje zvijezda, glazbenika, sportaa, poznatih osoba Rad s ljudima iz razliitih krajeva i inozemstva Edukacija i razvoj vjetina Prilike za stvaranje veza i prijateljstava Medijsko priznanje, pohvale i verbalno nagraivanje

Opipljive nagrade: Proizvodi s dogaanja (kape, majice, torbe)

Ulaznice

Zabave za vrijeme i nakon dogaanja

Priznanja

Potvrde i obavljenim poslovima i preporuke

Kvalitetne uniforme

Suveniri

Suradniki odnos

Svjesnost svrhe i pravila organizacije

Kontinuirana edukacija i davanje informacija tijekom dogaaja

Opskrba prikladnim materijalima

Mogunost napredovanja i stjecanja razliitih iskustava

Uvaavanje prijedloga te ukljuivanje u dijelove planiranja dogaaja

Ogleda se kroz dva osnovna modela:1. Upravljanje zadacima

2. Upravljanje ljudima

obuhvaa vjetine planiranja, organizacije i kontrole radnih procesa koritenjem sredstava poput rasporeda, organizacijskih dijagrama i popisa

Planiranje: Podrazumijeva razvoj politika i procedura kojim su

obuhvaene sve situacije ( glede situacija u komunikaciji s publikom ili zaposlenicima, volonterima)

Svim lanovima tima jasno objasniti specifine ciljeve koje moraju obaviti

Organiziranje: Svaki lan tima pored organizacijskog dijagrama morao bi

imati opis posla sa svim navedenim dunostima Vana je i mogunost rotacija poslova tijekom dogaaja

Kontrola: Vano je obilaziti prostor dogaanja te davati podrku

lanovima tima uz pridravanje procedura iz kontrolnih lista

Tri su osnovne vjetine upravljanja ljudskim resursima: Informiranje

Voenje

Podrka

Za menadment i organizaciju dogaaja predstavlja jedan od najveih izazova

Sposobnost kontinuiranog informiranja, motiviranja i nadahnutog pozitivnog vodstva , klju je uspjenog upravljanja i postizanja pozitivnih rezultata

Od vodstva tima za upravljanje dogaajima oekuje se da stvore pozitivan duh kod svih lanova tima

Veina zaposlenika i volontera na dogaanjima oekuju rad i djelovanje u pozitivnom ozraju te da se pored obveza koje imaju i zabave

Podrka se ostvaruje putem: Informiranja i komunikacije s timom Svakodnevnog poticanja i motiviranja u svakom

trenutku Naglaavanja kljunih poruka i ciljeva Proslavljanja uspjeha

Menadment dogaaja mora imati razvijene strategije za naglaavanje uspjeha nakon svake zavrene i dobro obavljene faze projekta.

To se najee postie zajednikim proslavama i zabavama s dodjelom nagrada najboljim pojedincima