Embed Size (px)
Citation preview
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 1 (40)
PROJEKTPLAN
Utveckling och införande av ett intranät för Umeå universitet
Projektledare Ulrika Bergfors Kriström
Uppdragsgivare Rektor Lena Gustafsson
Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7508 Namn: Enheten för kommunikation och internationella relationer
Projekttid Start: 2013-09-17 Avslut: 2014-12-31
IT-projekt Ja Nej
Projektwebb www.anstalld.umu.se/universitetsgemensamma-projekt/intranat/
Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör
Version 1.0
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 2 (40)
Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplan i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 för mer information kring ändringshanteringen.
Version Datum Fastställd av Utförda ändringar
0.1 2013-08-26 Projektledaren Projektledaren levererar förslag till projektplan till projektkontoret vid planeringsenheten. Planen har dessförinnan granskats av styrgruppen och uppdragsgivaren.
0.2 2013-09-06 Projektkontoret Projektkontoret via Henrik Stenwall gör justeringar efter granskning i budget, finansiering, projektmål och formalia.
0.3 2012-09-06 Projektkontoret Uppdragsgivare blir rektor Lena Gustafsson.
1.0 2013-09-17 Rektor Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 3 (40)
Innehåll
1. Direktiv ................................................................................................................................................ 4 1.2 Definitioner och förkortningar ...................................................................................................... 4
2. Beskrivning ......................................................................................................................................... 6 2.1 Syfte ............................................................................................................................................... 6
2.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten ................................................................... 6 2.2 Bakgrund ....................................................................................................................................... 6
2.2.1 Nuläge ..................................................................................................................................... 6 2.2.2 Ett intranät för Umeå universitet ............................................................................................ 7
2.3 Projektmål .................................................................................................................................... 10 3. Organisation ....................................................................................................................................... 12
3.1 Beskrivning av ansvar ................................................................................................................... 12 3.2 Bemanning ................................................................................................................................... 13
3.2.1 Uppdragsgivare ...................................................................................................................... 13 3.2.2 Styrgrupp ............................................................................................................................... 13 3.2.3 Projektledare .......................................................................................................................... 14 3.2.4 Projektgrupp .......................................................................................................................... 14 3.2.5 Referensgrupp ....................................................................................................................... 15 3.2.6 Uppföljning ............................................................................................................................ 15
4. Genomförande ................................................................................................................................... 16 4.1 Tidplan .......................................................................................................................................... 16 4.2 Beslutspunkter ............................................................................................................................. 16 4.3 Projektövergripande arbete och delprojekt ................................................................................. 16
4.3.1 Projektövergripande arbete ................................................................................................... 16 4.3.2 Delprojekt verksamhet .......................................................................................................... 17 4.3.3 Delprojekt teknik ................................................................................................................... 18
4.4 Etapper ......................................................................................................................................... 19 4.4.1 Etapp 1 – Ny internwebb ....................................................................................................... 19 4.4.2 Etapp 2 – Utveckling och lansering av ett personaliserat intranät bakom inloggning ....... 22 4.4.3 Etapp 3 – Ytterligare funktionalitet ..................................................................................... 23 4.4.4 Kommunikation .................................................................................................................... 24
4.5 Förvaltning av intranätet ............................................................................................................. 25 4.6 Milstolpar .................................................................................................................................... 26 4.7 Resurser ....................................................................................................................................... 26
5. Ekonomi ............................................................................................................................................ 28 5.1 Ekonomihantering ....................................................................................................................... 28 5.2 Budget .......................................................................................................................................... 29 5.3 Ansvarig projektekonom ............................................................................................................. 30 5.4 Projektkonton för kostnader ....................................................................................................... 30 5.5 Projektkonton för finansiering .................................................................................................... 30
6. Kalkyl över framtida driftskostnader ............................................................................................... 32 7. Kommunikationsplan ....................................................................................................................... 33 8. Risk- och sårbarhetsanalys ................................................................................................................ 37
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 4 (40)
1. Direktiv
Detta projekt syftar till att genomföra utveckling och införande av ett nytt universitetsgemensamt intranät för Umeå universitet i enlighet med den det förslag som presenterades i förstudien ”Ett intranät för Umeå universitet”, dnr 102-2296-11.
I detta arbete ingår formulering av krav, upphandling, utveckling, tester, utbildning, användarstöd, flytt av innehåll (migrering), kommunikation och lansering. Lansering mot användare ska ske stegvis. Den kravspecifikation som togs fram i förstudien behöver ses över och justeras. Projektet ska omfatta införandet av en intranätorganisation samt förvaltningsorganisation för intranätet. En teknisk projektplan ska upprättas inom ramen för projektet.
Projektet ska vara avslutat senast 2014-12-31 och i samband med detta leverera en slutrapport.
1.2 Definitioner och förkortningar
Ord Förklaring Intranät Ett intranät består för Umeå universitets del enligt lösningsförslaget i förstudien av
en internwebb för anställda med basinformation som nås utan inloggning och skyddad basinformation som ligger bakom inloggning. I etapp 2 kommer dessutom ett personaliserat innehåll anpassat efter varje medarbetares plats i organisationen, roll, behov och intresse finnas bakom inloggning. Intranätet har funktionalitet som ger möjlighet för medarbetaren att hitta information, kommunicera, utföra vissa arbetsuppgifter, dela resurser och samarbeta med varandra.
Agil systemutveckling Agil systemutveckling är ett samlingsnamn för ett antal metoder som kan användas vid utveckling av IT-lösningar som ger en flexibilitet i arbetssättet. Tanken är att göra beställaren nöjd med det som utvecklas genom ett mycket nära samarbete under hela utvecklingstiden med täta och regelbundna möten mellan utvecklare och produktägare. Regelbundna mindre leveranser sker och möjliggör löpande utvärderingar och justeringar för att möta nya krav och önskemål.
Förvaltningsorganisation Förvaltningsorganisationen har till uppgift att se till att systemet uppfyller verksamhetens krav och önskemål under hela sin livscykel, från förvaltning och drift till avveckling. Förvaltningsorganisationen består av parter från såväl verksamheten som IT-enheten. På budgetnivån finns systemägare och tekniskt ansvarig, på beslutsnivå (förvaltningsgrupp) finns systemförvaltare och teknisk förvaltare och på operativ nivå för respektive system definierade roller.
Intranätorganisation Intranätorganisationens uppgift är att skapa, underhålla och utveckla intranätets innehåll och struktur. Intranätorganisationens medlemmar är viktiga parter i arbetet med att fånga upp behov av utveckling, det vill säga ge input till förvaltningsarbetet. Intranätorganisationen består enligt förslaget i förstudien av intranätansvarig (som också är systemförvaltare i förvaltningsorganisationen), innehållsansvarig,
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 5 (40)
flikansvariga, innehållsansvariga för sidor med mixat innehåll, användarstöd, redaktörer, språkkonsult och översättare/språkgranskare.
PL Används ibland av utrymmesskäl som förkortning för projektledare.
DPL Används ibland av utrymmesskäl som förkortning för delprojektledare
KIR Används ibland av utrymmesskäl för enheten för kommunikation och internationella relationer
ITS Förkortning för enheten för IT-stöd och systemutveckling
Gästanvändare Som beskrevs i förstudien så har många projekt, men även organisatoriska enheter, samarbeten med personer vid andra organisationer. Det kan vara personer som arbetar vid andra lärosäten i Sverige och utomlands, kommuner, myndigheter, organisationer och företag. Dessa personer behöver kunna få åtkomst till grupp- och enhetsytor inom intranätet för komma åt hela eller delar av innehållet, bidra med innehåll, samarbeta kring innehåll och ta del av funktionaliteten på berörda ytor. Gästanvändare är användare på grupp- och enhetsytor i intranätet som inte är anställda vid UmU, men som ges tillfällig behörighet på upp till ett år.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 6 (40)
2. Beskrivning
2.1 Syfte
Syftet med projektet är att utveckla och införa ett intranät för Umeå universitet som är mottagaranpassat, det vill säga anpassat efter användarnas behov och preferenser. Intranätet ska fungera som ett stöd för medarbetarna i deras arbetsvardag. Medarbetarna ska till exempel ges bättre möjlighet att hitta information, kommunicera sinsemellan, utföra vissa arbetsuppgifter, dela resurser och samarbeta med varandra. Vidare ska chefer, fakultets- och universitetsledningarna ges en förbättrad möjlighet att kommunicera med sina medarbetare.
Intranätet ska sammanfattningsvis ge ett bättre sammanhållet digitalt stöd för kommunikation och för det dagliga arbetet för universitets medarbetare.
2.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten
Hela lösningsförslaget bygger på en grundlig behovsanalys som genomfördes i förstudien. För att förankra lösningsförslaget i verksamhetens behov och önskemål genomfördes intervjuar, workshoppar, en enkätundersökning och tester. En referensgrupp, som träffades ett flertal gånger, fanns också knuten till projektet.
Förankring under införandeprojektet kommer att fortsätta i samma anda, eftersom en av grundtankarna med intranätet är att användarna ska uppleva att det ger nytta i deras arbetsvardag. Förankring kommer att ske genom:
• Representanterna i styrgruppen • En eller flera referensgrupper med deltagare med olika roller och från olika delar av
universitetet • Öppna sprintdemonstrationer • Tester med användare • Arbete med pilotinstitutioner • Möten med olika grupper • En projekthemsida, projektblogg och andra kommunikationsinsatser
2.2 Bakgrund
2.2.1 Nuläge
Umeå universitet saknar en sammanhållen, gemensam digital lösning för kommunikation och samarbete. I dagsläget finns ett antal interna webbplatser på olika nivåer. Vissa av dessa är publika, andra ligger bakom inloggning. Dessa interna webbplatser domineras av enkelriktad information i form av webbsidor med basinformation, nyheter och dokument. Våra interna webbplatser stödjer inte kommunikation och dialog i någon större utsträckning. Det finns behov av ytor för institutions-/enhetsintern kommunikation och samarbete och det finns liknande behov för projekt, kommittéer och grupper av olika slag där man behöver samarbeta och dela innehåll.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 7 (40)
Det finns här få möjligheter för medarbetarna att själva bidra med innehåll i form av till exempel inlägg och kommentarer. De inslag av interaktion som finns är kopplat dels till forskarbloggarna och rektorernas bloggar, där kommentarsmöjligheter finns. Sedan hösten 2012 finns Aktum online med möjlighet att kommentera innehållet och med debattforumet ”Personalbloggen” med möjlighet att skriva debattinlägg och kommentarer på dessa. Som ett komplement till de interna webbplatserna är nyhetsbrev vanliga informationskanaler.
Dagens situation är splittrad med många olika ingångar och system. Den präglas också av ojämlikhet och ineffektivitet. Vissa institutioner har skapat egna lokala kommunikationslösningar. Alla institutioner har emellertid inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Lösningarna för kommunikation och samarbete på enhets- och projekt- eller gruppnivå är därför många och av skiftande kvalitet. Webbplatser, gemensam serveryta, SharePoint, någon av lärplattformarna och Box är exempel på sådana lösningar och som ofta bara löser en del av kommunikations- och samarbetsbehovet.
Mycket av vår interna kommunikation sker idag via e-post. Det gäller även vår dokumenthantering, vilket är både ineffektivt och riskfyllt. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. Chefer upplever sig ha begränsade möjligheter att effektivt informera och kommunicera med medarbetarna. Informationen är utspridd på många webbplatser, svår att hitta och inte alltid användaranpassad.
Nuvarande kommunikationslösningar underlättar inte heller kommunikation och informationsspridning mellan olika yrkesgrupper inom det administrativa stödet, till exempel mellan ekonomer och HR-personal centralt och på fakultets- och institutionsnivå.
2.2.2 Ett intranät för Umeå universitet
Behovsanalys
Den behovsanalys som gjordes i förstudien visade att Umeå universitets medarbetare vill kunna:
• Arbeta i intranätet hemifrån/på distans • Ha tillgång till ett intranät anpassat för olika skärmstorlekar • Anpassa innehållet på intranätet så att det är relevant för den enskilda användaren • Dela dokument, samarbeta och kommunicera – ha tillgång till samarbetsytor för sin enhet och
för projekt och grupper • Genomföra vissa arbetsuppgifter i andra system direkt i intranätet, dvs. att intranätet har en
del så kallade ”snabbverktyg” • Få meddelanden från andra system
Lösningsförslag
Målen för Umeå universitets intranät formulerades i förstudien på följande sätt. Umeå universitets intranät ska:
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 8 (40)
• Vara till nytta för medarbetarna • Samla vår interna kommunikation • Bidra till ökat samarbete och intern dialog • Stödja universitetets visioner, mål och strategier
Basinformation, som idag finns på Anställdawebben, kommer att flyttas över till intranätet men med en omarbetad struktur och mer mottagaranpassat innehåll. Merparten av basinformationen ska vara publik. Sidor och dokument i denna basinformation kommer dock att kunna skyddas bakom inloggning. Intranätet ska byggas mobilanpassat genom så kallad responsiv design, där vyn automatiskt anpassar sig efter olika skärmstorlekar.
Bakom inloggning möter användaren en individanpassad – personaliserad – vy i form av ”Min sida”, där innehåll som är relevant för respektive användare visas. Innehållet avgörs av organisatorisk tillhörighet, roll, språkversion samt användarens egna val. I ett aktivitetsflöde visas händelser och användaren får också aviseringar när något händer i intranätet. I ett nyhetsflöde visas nyheter som är relevanta för användaren.
Utöver dessa flöden kan användaren själv välja bland ett antal moduler som är valbara, flyttbara, anpassningsbara och expanderbara. Ett exempel på en modul är ”Mina inloggningar”, det vill säga länkar till de system som användaren oftast använder sig av. Vissa moduler är så kallade snabbverktyg, som innebär att användaren kan genomföra vissa arbetsuppgifter direkt på ”Min sida” istället för att logga in i ett annat system.
På ”Min sida” finns åtkomst till de enheter och grupper man tillhör. Varje användare ska kunna skapa grupper för till exempel projekt, kommittéer och andra typer av samarbeten och aktiviteter. På dessa samarbetsytor finns möjlighet att kommunicera inom gruppen, dela dokument, ha gemensam kalender med mera. Projektet får i uppdrag att närmare ge förslag på hantering av dessa grupper, såsom eventuella begränsningar, underhåll och lagringsbehov.
Annan funktionalitet som intranätet innehåller är möjlighet att kommentera, gilla och dela innehåll, följa personer, göra statusuppdateringar, göra inlägg i enhetsytor, grupper, bloggar, wikis samt möjlighet att skicka meddelanden.
En kombination av verktygen EpiServer och SharePoint kommer att användas som plattform för intranätet. Exakt gränsdragning för respektive verktyg får avgöras under projektets gång.
Intranätet kommer att lanseras mot användaren i tre steg under projekttiden. I etapp 1 kommer en ny och till största delen publik internwebb att lanseras med ny struktur, layout och mottagaranpassat innehåll. I etapp 2 lanseras den personaliserade vyn med ”Min sida”, aktivitetsflöden, moduler, enhets- och gruppytor. På dessa enhets- och gruppytor ska gästanvändare kunna ges behörighet (se definition i början av planen). I etapp 3 kompletteras med ytterligare funktionalitet, moduler och snabbverktyg.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 9 (40)
Skiss över ”Min sida” – startsida i inloggat läge efter etapp 2.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 10 (40)
Intranätorganisation
I avsnitt 4.5 framgår hur förvaltningsorganisationen för ett intranät skulle se ut. För att hantera frågor på verksamhetssidan i ett framtida intranät behöver en intranätorganisation också byggas upp med en intranätansvarig, som också är systemförvaltare (verksamhetens representant på beslutsnivå i förvaltningsgruppen), en innehållsansvarig som leder arbetet med behovsinventering, prioritering, gör uppföljningar och samordnar arbetet med ansvariga för respektive huvudingång i basinformationen samt med intranätansvariga/webbansvariga på enheter och institutioner.
2.3 Projektmål
Effektmålen anger de övergripande mål för intranätet som togs fram i förstudien. Dessa beskriver vad intranätet ska leverera i form av nytta ett år efter projektets avslut. Produktmålen beskriver vad projektet under projekttiden kan bidra med för att bidra till att effektmålen ska uppfyllas. Det åligger verksamhetsmässig systemägare, det vill säga enheten för kommunikation och internationella relationer, att se till att följa upp effektmålen på sikt. Projektet ska i slutrapporten föreslå produktmål för att följa upp effektmålen ett år efter projektslut.
Produktmålen ska följas upp exempelvis genom enkäter och statistik. En första så kallad nollmätning ger utgångsvärden som sedan kommande mätning/ar kan jämföras med.
Effektmål för intranätet
Nr. Mål
1. Vara till nytta för medarbetarna.
2. Samla vår interna kommunikation.
3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
4. Stödja universitetets visioner, mål och strategier.
Effektmål för projektet
Nr. Mål Stöder effektmål Mäts genom
1. Medarbetarna upplever att basinformationen i intranätet blivit bättre än nuvarande anställdawebb.
1. Vara till nytta för medarbetarna.
Enkät till slumpmässigt urval medarbetare
2. Medarbetarna upplever att intranätet ger dem ett bättre stöd i deras
1. Vara till nytta för medarbetarna.
Enkät till slumpmässigt urval
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 11 (40)
arbetsvardag och bättre möjligheter till samarbete än tidigare.
3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
medarbetare
3. Antalet webbplatser med internt innehåll har minskat i antal. Innehållet på de webbplatser som försvinner har flyttats till intranätet.
2. Samla vår interna kommunikation.
Statistik före och vid projektavslut
4. 70 % av institutionerna/enheterna använder vid projektavslutet intranätet för enhetsintern kommunikation och samarbete.
2. Samla vår interna kommunikation. 3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
Statistik vid projektavslut
5. Antalet kommentarer, gilla- och dela-markeringar har ökat från lanseringen av denna funktion tills projektavslut.
3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
Webbstatistik över tid
6. Chefer och ledare på olika nivåer upplever att de fått bättre möjlighet att kommunicera med alla sina medarbetare och grupper av medarbetare.
3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
Enkät till/intervju med chefer
7. Universitetsledningen upplever att de fått bättre möjlighet att kommunicera med alla medarbetare och grupper av medarbetare.
4. Stödja universitetets visioner, mål och strategier.
Enkät till/intervju med universitetsledningen
8. Anställda bedömer att de genom att använda intranätets kommunikationsfunktioner skickar färre interna mejl och färre interna dokument per e-post
1. Vara till nytta för medarbetarna. 3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.
Enkät till slumpmässigt urval medarbetare
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 12 (40)
Produktmål för projektet
Nr. Mål Tidpunkt för uppföljning
1. En ny internwebb som beskrivs i avsnitt 4.4.1 är lanserad mot användarna (etapp 1)
2013-12-31
2. Ett personaliseat intranät med de funktioner som beskrivs i avsnitt 4.4.2 är lanserat mot användarna (etapp 2)
2014-08-31
3. Ytterligare funktioner som beskrivs i avsnitt 4.4.3 är lanserade mot användarna (etapp 3)
2014-12-31
4. Intranätet är överlämnat till förvaltning 2014-12-31
3. Organisation
3.1 Beskrivning av ansvar
Enligt beslutat regelverk och Umeå universitets projektmodell. För ansvarsfördelningen mellan uppdragsgivare, styrgrupp och projektledare se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 13 (40)
3.2 Bemanning
3.2.1 Uppdragsgivare
Namn Lena Gustafsson Roll/Befattning Rektor
3.2.2 Styrgrupp
Projektet har en styrgrupp
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 14 (40)
Ja Nej
Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Anders Fällström (ordf.) Universitetsledningen Prorektor Chatarina Larson Universitetsförvaltningen T.f. förvaltningschef Ulrika Frick Lang Enheten för kommunikation
och internationella relationer Kommunikationschef
Sören Berglund IT-enheten IT-chef Yvonne Andersson Personalenheten Personalchef Per-Olof Erixon Humanistisk fakultet Dekan Annika Kjellsson Lind Lärarhögskolan Kanslichef Mikael Henningsson Institutionen för psykologi Prefekt Styrgruppen har ansvaret för projektets planering, kontroll och styrning då det gäller resurser och sakinnehåll. Den skall pröva och godkänna de planer som utarbetas av projektledaren/projektgruppen. Vidare skall den verka för att projektet genomförs på ett effektivt sätt och i enlighet med uppdragsgivarens intentioner.
3.2.3 Projektledare
Roll Namn E-post Projektledare Ulrika Bergfors Kriström [email protected] Delprojektledare teknik Fredrik Hedlund [email protected] Delprojektledare verksamhet och produktägare
Olof Malmberg [email protected]
3.2.4 Projektgrupp
Projektet har en projektgrupp Ja Nej
Roll Namn Org.enhet/motsv Projektledare Ulrika Bergfors Kriström Enheten för kommunikation och
internationella relationer Delprojektledare teknik Fredrik Hedlund ITS
Delprojektledare verksamhet Olof Malmberg Enheten för kommunikation och internationella relationer
IT-samordnare Mattias Wallmark IT-enheten Utvecklingskonsult Maria Eskilsson Personalenheten Projektgruppen träffas för regelbundna avstämningar cirka varannan vecka. IT-samordnarens och
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 15 (40)
utvecklingskonsultens roll är att bidra med expertkunskap inom sina områden och vara med att påverka krav och inriktning.
Utöver denna projektgrupp finns arbetsgrupper inom ramen för respektive delprojekt, som utför det praktiska löpande arbetet. Till projektgruppen kan projektdeltagare från arbetsgrupperna adjungeras vid behov.
3.2.5 Referensgrupp
Projektet har en referensgrupp Ja Nej
En eller flera referensgrupper utses av projektledaren/delprojektledarna efter projektstart och kommer att bestå av personer från olika delar av universitetet, med olika roller och befattningar.
Ledningsrådet ska, av projektledaren eller ordföranden i styrgruppen, informeras kontinuerligt och fungerar som remissinstans i alla steg av processen. Samråd ska även ske med budgetchefen.
De fackliga organisationerna ska kontinuerligt informeras och beredas möjlighet att inlämna synpunkter och förslag genom Centrala Samverkansgruppen (CSG). För detta ansvarar universitetsdirektören.
3.2.6 Uppföljning
Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet. Uppföljningen sker vid samordnade tidpunkter, tertialvis (jan, maj, sept).
Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Projekts uppdragsgivare och styrgrupp har ansvar för att följa upp genomförandet av projektet (inkl milstolpar) mer specifikt, genom dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten. Uppdragsgivaren ska vi dessa möten ge projektet ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Styrgruppen har möjlighet att utse speciell projektgranskare.
Projektdialoger Universitetsledningen kallar vid valda tillfällen projektledaren till projektdialog. Vid en projektdialog redogör projektledaren för projektets allmänna status, måluppfyllelse, avvikelser, risker och förhållande till tidplan. Universitetsledningen ger vid dessa projektdialoger feedback.
Övrigt För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 och www.fokus.umu.se
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 16 (40)
4. Genomförande
4.1 Tidplan
Start: 2013-09-17 Planerat avslut: 2014-12-31
4.2 Beslutspunkter
BP Beskrivning Datum BP1 Styrgruppen fastställer förslag till projektplan för rektorsbeslut 2013-08-21 BP2 Styrgruppen fastställer teknisk projektplan för etapp 1 (beslutet träder i
kraft under förutsättning att rektor godkänner den övergripande projektplanen)
2013-08-21
BP3 Styrgruppen fastställer migreringsplan för etapp 1 2013-08-21 BP4 Rektor fastställer projektplanen 2013-09-17 BP5 Styrgruppen fastställer intranätorganisation för etapp 1 och teknisk
projektplan etapp för 2 2013-09-30
BP6 Styrgruppen fattar beslut om överlämning av slutlevererade delar av intranätet i etapp 1 till förvaltning
2013-09-30
BP7 Styrgruppen fastställer migreringsplan och intranätorganisation för etapp 2 2013-12-05 BP8 Styrgruppen fastställer teknisk projektplan för etapp 3 Mar 2014 BP9 Styrgruppen fattar beslut om överlämning av slutlevererade delar av
intranätet i etapp 2 till förvaltning Jun 2014
BP10 Styrgruppen fattar beslut om överlämning av slutlevererade delar av intranätet i etapp 3 till förvaltning
Okt 2014
BP11 Styrgruppen fastställer förslag till slutrapport Dec 2014 BP12 Rektor fastställer slutrapporten 2014-12-31
4.3 Projektövergripande arbete och delprojekt
4.3.1 Projektövergripande arbete
Projektledare: Ulrika Bergfors Kriström
Projektledaren är direkt underställd styrgruppen och ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt angivna direktiv, mål, budget och tidsplan. Projektledaren skall vara arbetsledare, samordnare och kommunikatör. Huvuduppgiften är att ansvara för planering och styrning av tilldelade resurser så att projektuppdragets mål nås.
Projektledaren har vidare ansvar för att samordna delprojekten och följa upp dessa. Projektledaren ansvarar för övergripande planering och för projektets ekonomi. Projektledaren arbetar med kommunikation och förankring i verksamheten, leder arbetet i projektgruppen och rapporterar till styrgruppen. Projektledaren deltar i eventuella projektdialoger och slutrapporterar projektet till
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 17 (40)
rektor. Projektledaren ska ta fram förslag till mer detaljerad intranätorganisation, ansvar, befogenheter och hur organisationen ska förankras och sjösättas.
Delprojekten har delprojektledare och arbetsgrupper som arbetar tätt ihop inom och mellan delprojekten och eventuellt delvis sitter tillsammans för att prioritera och fokusera på uppgiften, underlätta kommunikationen och bidra till flexibilitet i projektet. Projektledaren ansvarar för att bemanna arbetsgrupperna. Nedan beskrivs de roller som behövs i arbetsgrupperna.
Delprojektledarna rapporterar till och stämmer löpande av med projektledaren och kan vid behov adjungeras som föredragande till styrgruppen.
4.3.2 Delprojekt verksamhet
Delprojektledare: Olof Malmberg, KIR
Delprojektledaren är direkt underställd projektledaren. Delprojektledaren leder och samordnar arbetet i delprojekt verksamhet, ansvarar för leveranser enligt plan samt att budget och tidsplan för delprojektet hålls. Delprojektledaren rapporterar till projektledaren om status i delprojektet vid regelbundna avstämningar.
Delprojektet inrymmer arbete med struktur, innehåll, användarupplevelse, layout, navigationslösningar, kommunikation, användningstester och acceptanstester, förankring, migrering, utbildning och lanseringsaktiviteter mot användare. Delprojektledaren ska ta fram förslag på intranätorganisation, migreringsplan och lanseringsplan.
Delprojekt verksamhet bemannas med personal från enheten för kommunikation och internationella relationer.
I delprojektets arbetsgrupp ska följande roller finnas:
• Delprojektledare verksamhet • Projektassistent/er • Språkkonsult • Engelskspråkig redaktör • Art director • Resurspersoner t.ex. avseende nyheter, kalendarium och redaktörskap • Testpersoner acceptanstester
I samband med att själva migreringen under etapp 1 äger rum behöver ytterligare personer avsätta timmar under en koncentrerad period för att genomföra grundarbetet i migreringen. Alla förvaltningsenheter kommer därefter att behöva avsätta tid för att arbeta klart innehållet i den nya strukturen och verktyget.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 18 (40)
4.3.3 Delprojekt teknik
Delprojektledare: Fredrik Hedström, ITS
Delprojektledaren är direkt underställd projektledaren. Delprojektledaren leder och samordnar arbetet i delprojekt teknik, ansvarar för leveranser enligt plan samt att budget och tidsplan för delprojektet hålls. Delprojektledaren rapporterar till projektledaren om status i delprojektet vid regelbundna avstämningar.
Delprojekt teknik inrymmer arbete med utveckling, testning, driftsättning, teknisk support och dokumentation. Serveryta för utveckling ska sättas upp och nödvändiga licenser införskaffas. Delprojektet ska förbereda för överlämning till förvaltningsorganisation i samband med driftsättning i de olika etapperna.
Delprojektledaren ska ta fram en teknisk projektplan samt ge förslag på vilken metod som bör användas för utvecklingsarbetet. Möjligheten att arbeta agilt ska undersökas. Ett intranät ska utvecklas i tre etapper i enlighet med den kravspecifikation som tagits fram i förstudien och av kompletteringar som levereras från delprojekt verksamhet. I delprojektet får avgöras var gränsdragningen mellan de valda verktygen EpiServer och SharePoint bör gå. Delprojekt teknik ska undersöka vilka integrationer som behöver/kan göras mot andra system som används vid Umeå universitet.
Delprojekt teknik bemannas genom en kombination av personal från ITS och enheten för kommunikation och internationella relationer. ITS åtagande regleras i skriftligt avtal. ITS tar in kompetens och resurser via upphandlade underleverantörer i den mån det behövs.
I delprojektets arbetsgrupp ska följande roller finnas:
• Delprojektledare teknik • Utvecklare .net (EpiServer) • IT-arkitekt • Webbutvecklare interaktionsdesign • Testare • Integratörer (se teknisk projektplan för med detaljerad information) • Resurspersoner (se teknisk projektplan för med detaljerad information)
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 19 (40)
4.4 Etapper
Figur 4.1: Skiss över etapper, lanseringar och delprojekt
Förvaltning av intranätet under projekttiden sker i en förvaltningsorganisation utanför projektet, men finansieras av projektet. Se avsnitt 4.5 för mer information om förvaltning av intranätet.
4.4.1 Etapp 1 – Ny internwebb
I etapp 1 ska en ny publik internwebb med basinformation utvecklas med ny struktur och design samt mottagaranpassat innehåll. Utgångspunkten är det lösningsförslag och den kravspecifikation som togs fram i förstudien med eventuella tillkommande revideringar. Innehållet på den gamla webbplatsen www.anstalld.umu.se ska omarbetas och migreras. Den nya internwebben ska designas för att fungera för olika skärmupplösningar och med nödvändiga integrationer mot andra system i enlighet med lösningsförslag och kravspecifikation. Innehåll/sidor ska kunna skyddas genom att läggas bakom inloggning (accesskyddas).
De olika aktiviteterna i etapperna får detaljplaneras och tidsättas inom ramen för projektet. Flera av aktiviteterna kommer att pågå parallellt, så numreringen ska inte kopplas till någon inbördes ordning.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 20 (40)
Projektet har haft en mjuk övergång mellan förstudie och formell projektstart, då projektet organiserats, utvecklingsresurser ordnats och visst utvecklingsarbete påbörjats. Bakgrunden till detta är att projektledaren var sjukskriven under delar av våren 2013, att ordföranden för styrgruppen byttes ut samt att förankring och framtagandet av projektplanen tagit längre tid än förväntat. I skiss 4.2 visas aktiviteter från april 2013 för etapp 1.
Start: 2013-09-17 rektorsbeslut och formell projektstart, i praktiken från 2013-01-01 Avslut: 2013-12-31
Skiss 4.2: Översikt över etapp 1, 2013
Projektövergripande leverabler etapp 1 1. Projektplan 2. Projektdeltagare rekryterade och projektet organiserat 3. Kommunikationsinsatser 4. Förvaltningsplan för driftsatta delar i etapp 1
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 21 (40)
Delprojekt verksamhet etapp 1 Nr Beskrivning aktiviteter 1. Projektplanering, projektstart 2. Uppdatering av verksamhetskrav 3. Innehåll och innehållsstruktur:
Ny struktur för UmU-gemensam basinformation på svenska och engelska, användningstester och förankring. Genomlysning och omarbetning av innehållet utifrån ett mottagarperspektiv på innehåll som ska flyttas från Anställdawebb till ny internwebb – text, bild, rörlig media
4. Användningstester 5. Utbildning av redaktörer och skribenter:
Utbildningsdel som rör innehåll – texter, bilder, rörlig media, komposition av webbsidor för redaktörer och skribenter på förvaltningsenheterna
6. Migrering: Migreringsplan tas fram. Migrering av svensk och engelsk universitetsgemensamt innehåll på internwebben genomförs.
7. Lansering mot användare enligt plan 8. Planering av etapp 2
Leverabler för delprojekt verksamhet etapp 1
1. Verksamhetskrav för etapp 1 2. Migreringsplan för universitetsförvaltningen 3. Intranätorganisation för universitetsförvaltningen 4. Ny struktur för basinformationen på internwebben 5. Omarbetat och mottagaranpassat innehåll för basinformationen på internwebben 6. Användningstester och acceptanstester 7. Nollmätning av produktmål för projektet 8. Översättning och språkgranskning 9. Utbildning av universitetsförvaltningens webbansvariga/skribenter 10. Migrering av Anställdawebb till intranät 11. Layoutlösningar för utvecklade delar i etapp 1 12. Lanseringsaktiviteter 13. Driftsatta delar har överlämnats till förvaltning
Delprojekt teknik etapp 1 Nr Beskrivning aktiviteter 1. Projektuppstart:
Projektplan, omfattningsanalys, projektorganisation 2. Implementation etapp 1:
Implementation och test genomförs i ett antal iterationer Utbildning av projektmedarbetare i agila metoder Sprintplanering – utifrån prioriterad kravlista, detaljera kraven Sprintar – implementera och testa överenskomna krav
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 22 (40)
Demonstrationer för projektets intressenter Retrospektiv – utvärdering av senaste sprinten
3. Utformning av förvaltningsorganisation och förvaltningsplan 4. Stöd i arbetet med utbildning av redaktörer och skribenter 5. Leveranser till delprojekt verksamhet 6. Överlämning av etapp 1 till förvaltning 7. Planering av etapp 2, teknisk projektplan etapp 2 Leverablerna för delprojekt teknik etapp 1 specificeras i teknisk projektplan.
4.4.2 Etapp 2 – Utveckling och lansering av ett personaliserat intranät bakom inloggning
I etapp 2 ska ett personaliserat intranät bakom inloggning utvecklas i enlighet med det lösningsförslag och den kravspecifikation som togs fram i förstudien med eventuella tillkommande revideringar.
Denna etapp omfattar utveckling och implementation av ”Min sida” med individanpassat innehåll, personalisering kopplad till organisatorisk tillhörighet samt sidmallar för övriga sidtyper bakom inloggning.
I denna etapp ingår interaktiva inslag såsom exempelvis statusuppdateringar, aktivitetsflöden, aviseringar, möjligheten att följa personer och grupper, kommenterafunktion och blogg.
Andra inslag är mixade sidor med information från olika organisatoriska nivåer, profilsidor för anställda, hantering av skyddad identitet, ett antal fasta moduler samt samarbetsytor för organisatoriska enheter och för grupper med funktionalitet i form av till exempel aktivitetsflöden, kalender, dokumenthantering.
Start: 2014-11-01 Avslut: 2014-08-18
Projektövergripande leverabler etapp 2
1. Tidsplan för etapp 2 2. Kommunikationsinsatser 3. Förvaltningsplan för driftsatta delar i etapp 2
Delprojekt verksamhet etapp 2 Nr Beskrivning aktiviteter 1. Uppdatering av verksamhetskrav 2. Innehåll och innehållsstruktur:
Mixade sidor, enhetssidor, gruppsidor med flera. 3. Användningstester:
Eventuella användningstester för ny funktionalitet 4. Migrering:
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 23 (40)
Migreringsplan för etapp 2 tas fram, migrering på fakultets- och institutions/enhetsintern nivå.
5. Utbildning av redaktörer och skribenter: Utbildningsdel som rör innehåll – texter, bilder, rörlig media, komposition av webbsidor för redaktörer och skribenter på fakultets- och institutionsnivå
6. Lansering mot användare enligt plan 7. Planering av etapp 3
Leverabler för delprojekt verksamhet etapp 2
1. Verksamhetskrav för etapp 2 2. Intranätorganisation för fakulteter och övriga enheter som berörs i etapp 2 3. Migreringsplan för fakulteter och övriga enheter 4. Utbildning av webbansvariga/skribenter som berörs i etapp 2 5. Layoutlösningar för utvecklade delar i etapp 2 6. Användningstester 7. Lanseringsaktiviteter 8. Driftsatta delar har överlämnats till förvaltning
Delprojekt teknik etapp 2 Nr Beskrivning av aktiviteter 1. Etappuppstart:
Projektplan, omfattningsanalys, projektorganisation 2. Implementation etapp 2:
Implementation genomförs i ett antal iterationer Sprintplanering Sprintar Demonstrationer Retrospektiv
3. Stöd i arbetet med utbildning av redaktörer och skribenter 4. Leveranser till delprojekt verksamhet 5. Överlämning av etapp 2 till förvaltning 6. Planering av etapp 3, teknisk projektplan etapp 3 Leverablerna för delprojekt teknik etapp 2 specificeras i teknisk projektplan.
4.4.3 Etapp 3 – Ytterligare funktionalitet
I etapp 3 ska ytterligare funktionalitet utvecklas och implementeras i enlighet med det lösningsförslag och den kravspecifikation som togs fram i förstudien med eventuella tillkommande revideringar. I etapp 3 utvecklas bland annat meddelandefunktion, närvaromarkör, användargenererade kunskapssidor (liknande wikis) och fler moduler och snabbverktyg. I ett led att öka valbarhet och personalisering ska modulerna ska också göras anpassningsbara. Moduler ska gå att välja till och välja bort, placeras på valfritt ställe inom anvisat område, kunna fällas ut och fällas ihop. Innehållet är i
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 24 (40)
vissa fall också möjligt att påverka. I samband med att etapp 3 lanseras mot användarna ska de ha möjlighet att välja mellan ett antal roller för att få förslag på urval av moduler.
Start: 2014-08-19 Avslut: 2014-12-31
Projektövergripande leverabler etapp 3
1. Tidsplan för etapp 3 2. Kommunikationsinsatser 3. Förvaltningsplan för driftsatta delar i etapp 3 4. Slutrapport
Delprojekt verksamhet etapp 3 Nr Beskrivning aktiviteter 1. Planering av etapp 3 2. Uppdatering av verksamhetskrav 3. Användningstester:
Ev. användningstester på nya moduler och ny funktionalitet 4. Lansering mot användare enligt plan
Leverabler för delprojekt verksamhet etapp 2
1. Layoutlösningar för utvecklade delar i etapp 3 2. Lanseringsaktiviteter 3. Användningstester 4. Driftsatta delar har överlämnats till förvaltning
Delprojekt teknik etapp 3 Nr Beskrivning av aktiviteter 1. Etappuppstart:
Projektplan, omfattningsanalys, projektorganisation 2. Implementation etapp 3:
Sprintplanering Sprintar Demonstrationer Retrospektiv
3. Överlämning av etapp 3 till förvaltning Leverablerna för delprojekt teknik etapp 3 specificeras i teknisk projektplan.
4.4.4 Kommunikation
Sker löpande under projektets gång i enlighet med kommunikationsplanen i avsnitt 7. En projekthemsida med grundläggande information och tillgång till relevanta dokument ska finnas.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 25 (40)
Möten, workshops, referensgrupper är viktiga inslag i arbetet med kommunikation och förankring. Utöver det kommer existerande kommunikationskanaler såsom Aktum och interna nyhetsbrev att användas i kommunikationen med verksamheten.
Kommunikationen inom projektet sker i form av möten, avstämningar mellan huvud- och delprojektledare, e-post samt via projektets samarbetsyta i SharePoint, där också dokumenthanteringen sker.
4.5 Förvaltning av intranätet
Driftsatta delar i respektive etapp överlämnas till förvaltning i enlighet med universitetets modell för förvaltning av IT-system, där IT-enheten har ett tekniskt ansvar och enheten för kommunikation och internationella relationer har verksamhetsansvaret.
Styrgruppen beslutar om överlämning till förvaltningsorganisationen och ser till att det finns en mottagande part i samband med driftsättningen av etapp 1. IT-enheten och KIR ordnar förvaltningsorganisation och förvaltningsplan enligt ordinarie rutiner. Förvaltningsorganisation och projekt samarbetar i framtagandet av den första förvaltningsplanen.
Förvaltningen av driftsatta delar av intranätet under projekttiden sker utanför projektet, men finansieras inom ramen för projektet. Driftsatta delar överlämnas efter varje etapp till förvaltningsorganisationen.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 26 (40)
Förvaltningsorganisation för intranätet
Part
Nivå Verksamhet IT
Styrgrupp (budgetnivå)
Systemägare Kommunikationschef, Enheten för kommunikation och internationella relationer
Tekniskt ansvarig IT-chef, IT-enheten
Förv.grupp (beslutsnivå)
Systemförvaltare Intranätansvarig, Enheten för kommunikation och internationella relationer
Teknisk förvaltare IT-enheten
Operativ nivå Intranätsansvariga på olika nivåer, supportfunktionen och redaktörer på universitetsförvaltning och fakulteter
ITS
4.6 Milstolpar
Tidpunkterna förutom projektavslut är ungefärliga.
Nr Leverans Datum 1. Förvaltningsorganisationen tar emot leverans av etapp 1 – intern webb 2013-10-25 2. Lansering av etapp 1 mot användarna – intern webb 2013-12-20 3. Förvaltningen tar emot leverans av etapp 2 – personaliserat intranät
bakom inloggning 2014-04-30
4. Lansering av etapp 2 mot användarna – personaliserat intranät bakom inloggning
2014-08-19
5. Förvaltningen tar emot leverans av etapp 3 – ytterligare funktionalitet 2014-09-30 6. Lansering av etapp 3 mot användarna – ytterligare funktionalitet 2014-10-31 7. Slutrapport levererad till rektor, projektavslut 2014-12-31
4.7 Resurser
Projektbudgeten täcker inte mötestid för styrgrupps-, projektgrupps- och referensgruppsdeltagare, vilken respektive enhet får bidra med. Timuppskattningen i etapp 1 gäller för hela 2013 även tid nedlagd före formell projektstart.
Funktion/roll Namn eller enhet/kommentar
Timmar etapp 1
Timmar etapp 2
Timmar etapp 3
Projektledare Ulrika Bergfors 750 375 375
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 27 (40)
Kriström, KIR Delprojekt verksamhet Delprojektledare verksamhet
Olof Malmberg, KIR 245 188 188
Projektassistenter, struktur, innehåll
Anna Svanbeck, KIR Andreas Borgström, KIR
710 312 212
Utbildning och verksamhetssupport
Anna Svanbeck, KIR Andreas Borgström, KIR
200 700 800
Migrering Ejvår Falck, KIR 120 0 0 Språkkonsult Magdalena Munther
Obs: Finansieras inte av projektet
600 0 0
Testpersoner (acceptanstester)
Kommunikation och internationella relationer (KIR)
200 200 100
Art director Extern resurs under etapp 1
40 20 10
Engelskspråkig intranätredaktör
Under rekrytering (KIR)
340 188 188
Resurspersoner verksamhet, t.ex. avseende nyheter, kalendarium och redaktörskap
Michael Nordvall, Anette Olofsson, Camilla Nilsson, KIR
150 100 100
Delprojekt teknik Delprojektledare teknik Fredrik Hedlund, ITS 139 151 109 Webbutvecklare, interaktionsdesign (KIR)
Hugo Börjesson, KIR Jonas Lampe Persson, KIR
511 675 439
Senior IT-arkitekt ITS 426 577 273 Utvecklare (ITS) ITS 853 1031 265 Scrum-master ITS 120 150 100 Integrationer ITS 288 151 302 IT-arkitekt Per Hörnblad, IT-
enheten 60 60 50
SharePoint-utvecklare ITS 40 376 165 Testledare ITS 251 376 265 Resurspersoner ITS 36 38 28 Övriga resurser Deltagare i förvaltningsgrupp
ITS 0 349 430
Deltagare i IT-enheten, KIR 0 100 210
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 28 (40)
förvaltningsgrupp Ansvariga för huvudingångar
Obs: Finansieras inte av projektet
0 250 250
Styrgrupps-, projektgrupps- och referensgruppsdeltagare
Obs: Finansieras inte av projektet
120 120 120
Webbansvariga och webbskribenter – migreringsarbete
Obs: Finansieras inte av projektet
500 1200 0
5. Ekonomi
5.1 Ekonomihantering
Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, det vill säga tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade.
Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner.
Särskilt projektkonto Ett projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto.
Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande.
Utbetalningar tre gånger per år Medel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto tre gånger per år (30 april, 31 augusti och 31 december) och i samband med att projektet avslutas. Utbetalningar görs endast för de kostnader som är godkända i projektplanens budget.
Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot den 31 december, överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 29 (40)
Projektavslut Beviljat belopp får inte överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden.
Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen.
5.2 Budget
2013 2014 TOTALT
INTÄKTER
Anslag UmU gemensamt 3 547 840 3 452 070 6 999 910
Anslag universitetsförvaltn. 2 200 000 3 694 986 5 894 986
Bidrag 0 0 0
Summa 5 747 840 7 147 056 12 894 896
KOSTNADER 2013 2014 TOTALT
Personalkostnader 1 891 186 2 905 304 4 796 490
Lokalkostnader 0 0 0
Övriga driftskostnader 3 856 654 4 241 752 8 098 406
Räntekostnader 0 0 0
Avskrivningar 0 0 0
Summa 5 747 840 7 147 056 12 894 896
Projektet har två finansieringskällor. 7 mnkr finansieras universitetsgemesamt och 5,895 mnkr finansieras förvaltningsgemensamt. I avsnitt 3.5 Universitetsgemensamma funktioner, sidan 35, Verksamhetsplan år 2013-2015 och budget år 2013 (dnr UmU 200-1111-12) ges universitetsförvaltningen en extra ram för att bland annat kunna bedriva intranätsprojektet. I samma avsnitt beskrivs även den universitetsgemensamma delen.
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 30 (40)
5.3 Ansvarig projektekonom
Projektekonom Christina Granström-Saha
E-post [email protected]
5.4 Projektkonton för kostnader
Projektkonton för kostnader
Projektkonto Projektkonto V-het År Summa
750861107 Intranät införande 91 2013
2014
5 912 000
6 982 986
TOTALT 12 894 986
5.5 Projektkonton för finansiering
Projektkonton för finansiering
Projektkonto Projektkonto V-het Kontotyp År Summa
700800300 Ränta, kto, fördelning
91 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering
2013
2014
3 712 000 3 288 000
TOTALT 7 000 000
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 31 (40)
Projektkonton för finansiering
Projektkonto
Projektkonto V-het Kontotyp År Summa
750000101 Ränta, kto, fördelning
91 Universitetsgemensam Inst/motsv finansiering Extern finansiering
2013
2014
2 200 000
3 694 986
TOTALT 5 894 986
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 32 (40)
6. Kalkyl över framtida driftskostnader
Liksom för alla IT-system som införs behövs en årlig driftsbudget för förvaltning och vidareutveckling av intranätet. Dessa kostnader behöver finansieras med nya medel och beslut om detta behöver fattas i samband med att projektet startas. Projektet får inte startas om inte beslutet innefattar ett åtagande av finansiering av framtida driftskostnader. Kalkylen över framtida driftskostnader är tentativa siffror som togs fram i förstudien och indikerar storleksordningen på framtida förvaltning och framtida utveckling. Siffrorna behöver ses över och revideras till slutrapporteringen av projektet. Kostnad för förvaltning av intranätet per år i tre år efter projektavslut. Tentativa siffror presenterade i förstudien.
Kostnadsslag År 3 År 4 År 5
Teknik och utveckling 3 166 450 1 970 750 2 122 870
Verksamhet 1 525 150 1 525 150 1 525 150
Summa 4 691 600 3 495 900 3 648 020
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 33 (40)
7. Kommunikationsplan
Målgrupp Kommunikationsmål
Aktivitet/kanal Tid Ansvarig
Alla anställda Veta att projektet pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och ger för nytta och möjligheter Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete Bidra med synpunkter och idéer
Projektwebbplats Projektblogg Aktum nr 4/2013 – Inför lanseringen av etapp 1 Chefsnytt Nyheter för anställda
Aug och löpande Löpande Aktum nr 4 Sep
Projektledare Projektassistent PL/DPL Redaktör Aktum Redaktör för nyhetsbreven
Universitetsledningen
Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Tycka att intranätet ger nytta för organisationen och stödjer visionen Vara föregångare i det nya intranätet, som användare och i att kommunicera
Vicerektor/ordförande och kommunikationschef deltar i styrgrupp och kan informera och förankra mot övriga ledningen Ev. projektdialoger Slutrapport
Vid behov Enligt plan 31 dec 2014
Uppdragsgivare och kommunikations-chef Projektledare Projektledare
Universitetsförvalt-ningen – ledning och kansli
Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Vilja vara med i ett tidigt nästa skede Tala om projektet och tala väl om det Bidra med synpunkter och idéer samt att förankra projektet inom förvaltningen
Dialog projektledare och förvaltningsledning Förvaltningschef med i styrgruppen
Vid behov Projektledare och kommunikations-chef
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 34 (40)
Vara föregångare i det nya intranätet, som användare och i att kommunicera
Enhetschefer på förvaltningen
Känna till att projektet startas/pågår och vad det får för konsekvenser för deras enheter Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete och möjlighet att kommunicera med sina medarbetare Frigöra tid för medarbetare i migreringsarbetet Bidra med synpunkter och idéer Vara föregångare i det nya intranätet, som användare och i att kommunicera
Informationsmöte 1 inför uppstart Ev. ytterligare information vid enhetschefsdagar
Maj Hösten 2013
Projektledare Kommunikations-chef Projektledare
Intranätansvariga (webbansvariga) på förvaltningsenheterna, UPC och Planeringsenheten
Känna till att projektet startas/pågår och vad det får för konsekvenser för deras enheter Känna till vad som ingår i deras ansvar Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Delta i utbildning Arbeta aktivt i migreringsarbetet Bidra med synpunkter
Informationsmöte Enskilda möten med respektive intranät-/webbansvarig Projektbloggen Utbildningar Verksamhetssupport
Juni 2013 Apr-jun 2013 Okt 2013 Sep-okt 2013 (etapp 1)
Projektledare Projektassistent och språkkonsult Utbildnings-ansvariga Support-ansvariga
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 35 (40)
och idéer Vara föregångare i det nya intranätet, som användare och i att kommunicera
Fakultetsledningarna Känna till att projektet startas/pågår Veta när fakulteterna kommer att beröras Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Bidra med synpunkter och idéer Använda intranätet för fakultetsinternt kommunikation och samarbete
Information till dekaner Första information vid kanslichefsmöte Information vid kanslichefsmöte Ev. ytterligare informationstillfällen
Redan genomförts Redan genomförts Maj 2013
Kommunika-tionschef Kommunika-tionschef Projektledare
Chefer Veta att projektet pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och vilka fördelar ett intranät kan ge ur ett chefsperspektiv Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att det underlättar för enheten som helhet och dess verksamhet Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete och möjlighet att kommunicera med sina medarbetare Bidra med synpunkter och idéer
Chefsnytt Projekt-start Lansering etapp 1 Lansering etapp 2 Lansering etapp 3
Projektledare
Informatörer Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är
Information vid möte med fakultets-informatörer Information på
Projektstart Vid behov
Projektledare
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 36 (40)
och skulle kunna vara Känna sig delaktiga och att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle bidra till ett förbättrat kommunikation och underlätta deras dagliga arbete Bidra med synpunkter och idéer Vara ”ambassadörer” för ett intranät i resten av organisationen
informatörsnät-verkets Facebooksida Projektbloggen
Löpande
Fackliga organisationer
Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät fungerar och skulle kunna vara Känna att de haft möjlighet att bidra Bidra med synpunkter och idéer
Berätta om projektet vid facklig samverkan
Våren 2013 Ev. ytterligare informationstillfällen
Projektledare
Intranätansvariga på institutioner och enheter
Känna till att projektet startas/pågår och vad det får för konsekvenser för deras enheter Känna till vad som ingår i deras ansvar Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Bidra med synpunkter och idéer Delta i utbildning Aktivt arbeta med sina enhetsinterna intranät
Projektblogg Nyheter för anställda Utbildningstillfällen Verksamhetssupport
Löpande Se Alla anställda Under etapp 2 Löpande efter lansering
Projektgrupp Se Alla anställda Ansvarig för utbildning Ansvarig för support
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 37 (40)
8. Risk- och sårbarhetsanalys
Risk Sannolikhet
Konsekvens
Risknivå (S*K)
Åtgärder för riskminimering
Åtgärder vid realitet
Ansvarig
Förseningar 4 3 12 Realistisk tidsplanering för respektive etapp och sprint med inbyggda beroenden mellan DP. Räkna in mycket tid för förankring. Följ upp och revidera tidsplan etappvis. Vara ute i god tid med större frågor och försöka lösa i svåra frågor tidigt. Håll koll på konsekvenser vid förseningar (pga beroenden eller kostnadsökning). God kommunikation mellan delprojekten.
Prioritera bort eller flytta fram aktiviteter under projektets gång eller till förvaltningsfas. Tidpunkt för projektavslut är definitivt.
Delprojektledarna Projektledaren Styrgruppen
Anställda har svårt att förstå vad ett intranät är för något och vad det är bra för.
3,5 3 10,5 Erbjuda en bra lösning som stödjer deras arbetsvardag och är lätt att använda Kommunikation och lanseringsaktiviteter Pilotinstitutioner
D:o i samma anda med ev. nya grepp
Projektledaren Projektgruppen
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 38 (40)
som ambassadörer Få med cheferna som ambassadörer och användare Visa upp resultat t.ex. öppna sprintdemos Lanseringsaktiviteter Infographics
Externa konsulter levererar inte i tid eller enligt uppdrag
3 3 9 Tydliggör uppdraget skriftligt Ange i avtal vad som ska hända vid avtalsbrott
Kräv kompensation Byt konsult
Projektledare Delprojektledare
Kostnaderna blir högre än budgeterat vilket får till följd att färre funktioner kan utvecklas under projekttiden
3 3 9 Regelbunden ekonomisk uppföljning Arbetssättet med fysisk samlokalisering av delprojekten – närhet beställare och utförare Hög nivå på beställarkompetens (köp in kompetens om nödvändigt)
Kompensera inom ramen för budget Prioritera bort funktioner som inte går att utveckla inom ramen för budget
Projektledare
Den levererade tekniska lösningen tillfredsställer inte de behov intranätet avser tillgodose
3 3 9 Tydliga krav i kvalitetsplanens aktiviteter i teknisk projektplan. Tät kommunikation mellan delprojekten. Regelbundet visa
Kan variera beroende på vad som ligger bakom leveransproblemen. Allt från att revidera kraven som inte gick att
Projektledare
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 39 (40)
upp vad projektet levererar (sprintdemos).
uppfylla på ett rimligt sätt, att ställa tydligare krav i nästa sprint till att ge bakläxa på genomfört arbete vid sprintdemo.
Motstånd från enheter som redan byggt upp egna intranät- eller samarbetslösningar
3 3 9 Erbjuda bra lösning Visa upp goda exempel/pilotinstitutioner Smidig övergång för de som redan har SharePoint Tydliggöra att det är det gemensamma intranätet som UmU kommer att tillhandahålla förvaltning, drift och support för.
Projektledare IT-enheten
Svårighet att få loss personella resurser i tillräcklig mängd för migreringsarbetet
2 4 8 Kommunicera förväntningar i god tid med berörda chefer och webbansvariga Tydlig tidsplan Erbjuda stöd i form av språkkonsult, språkgranskning och översättning till engelska i etapp 1 Erbjuda migreringshjälp Tydliggöra i
Delprojektledare verksamhet Förvaltningschefen
Rektor
PROJEKTPLAN 2013-09-17 Dnr: 102-959-13
Sid 40 (40)
förväg hur mycket tid enheterna förväntas lägga.
Övertro på vad ett intranät kan åstadkomma. Missnöje vid prioriteringar. Att användarna inte upplever nytta av de lanserade delarna.
3 2,5 7 Kommunikation Öppenhet Referensgrupp Lyhördhet för behov och önskemål Tydlighet om varför och på vilka grunder prioriteringar görs. Att majoriteten väger tungt. Hitta flexibla lösningar i den mån det går.
Kommunikation igen Styrgruppen stå upp för sina beslut
Projektgruppen Styrgruppen
Bortfall av projektledare eller delprojektledare
1 4 4 Ha en biträdande projektledare som kan träda in.
Hitta annan PL/DPL
Uppdragsgivare eller styrgrupp för PL Projektledare för DPL
