01 Penyusunan Peta Jabatan & ABK_final

ANALISIS BEBAN KERJA

ANALISIS BEBAN KERJABADAN KEPEGAWAIAN NEGARA2014

Badan Kepegawaian NegaraB K N

1

ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untukmenentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu

Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yg harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu


LATAR BELAKANGUndang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil NegaraPasal 56 ayat (1) Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasar analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Pasal 56 ayat (2) Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan.

Pasal 79 ayat (2) gaji dibayarkan sesuai beban kerja, tanggung jawab dan resiko kerjaUndang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian pasal 7 ayat (1) ditentukan setiap PNS berhak memperoleh gaji yg adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawab

SASARAN ANALISIS BEBAN KERJATercapainya efektivitas pelaksanaantugas jabatan oleh pemangku jabatan untuk mencapai efektivitas kinerja individu, unit maupun instansi

Efisiensi manajemen organisasi yang meliputi kelembagaan, kepegawaian, tatalaksana dan pembiayaan sebagai dasar perbaikan manajemen PNS


KEGUNAANPenataan/penyempurnaan struktur organisasi; Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerjaPenilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja PegawaiProgram seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai; Bahan penentuan kebutuhan diklat


MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAITUGAS POKOK DAN FUNGSIANALISIS JABATANINFORMASI JABATANNAMA JABATANIKHTISAR JABATANURAIAN TUGASANALISIS BEBAN KERJAKEBUTUHAN PEGAWAIPETA JABATAN KEBUTUHAN


Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi PETA JABATAN


Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:Struktur OrganisasiDaftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)Tugas dan Fungsi Unit OrganisasiKOMPONEN PETA JABATAN


CONTOH PETA JABATAN

RekapitulasiKekuatan Pegawai

Struktur OrganisasiLengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban kerja berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai


METODE ABKKUESIONERDaftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugasTugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARAPanduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas tambahanSampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNGLembar observasi (check list)Lokasi tempat kerja.


PENGERTIAN DALAM PEDOMANANALISIS BEBAN KERJA q Jabatanadalah kedudukan yang menunjukkan tugas,tanggung jawab, wewenang dan hak seorang PegawaiNegeri Sipil dlm suatu satuan organisasi.q Tugasadalah pekerjaan wajib dikerjakan olehPegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian ataukomponen dari suatu jabatan.

PENGERTIAN DALAM PEDOMANANALISIS BEBAN KERJAq Uraian Tugasadalah suatu paparan ataubentangan atas semua tugas jabatan yangdilakukan pemegang jabatan.q BebanKerja (BK) adalah sejumlah targetpekerjaan atau target hasil yang harusdicapai dalam satu satuan waktutertentu.

ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBANKERJA1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.Beban Kerja

Hari Kerja Efektif

Jam Kerja Formal

Waktu Luang

Jam Kerja Efektif

Standar Waktu Penyelesaian

Standar Efektifitas Jabatan

BEBAN KERJALangkah pertama yang dilakukan dalamanalisis beban kerja adalah identifikasibeban kerja dalam kurun waktu 1 tahun.Identifikasi beban kerja dilakukan denganmenggunakan beberapa pendekatanterhadap tugas, yaitu:1.

2.

3.

4.

Pendekatan Hasil Kerja

Pendekatan Objek Kerja

Pendekatan Proses KerjaPendekatan Tugas Per Tugas Jabatan

Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.

Waktu kerja efektif terdiri atas: 1. Hari Kerja Efektif 2. Jam Kerja Efektif

Waktu Kerja Efektif

15

Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya.

Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran dalam 1 minggu.

Jam Kerja Efektif

16

Hari Kerja Efektif

5 hari kerja 1 Tahun = 365 hari Hari Minggu= 52 hari Hari Sabtu = 52 hari Hari libur lain = 14 hari Cuti Tahunan = 12 hariHari kerja efektif = 365 130 = 235 hari Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.

6 hari kerja 1 Tahun = 365 hari Hari Minggu = 52 hari Hari libur lain= 14 hari Cuti Tahunan = 12 hariHari kerja efektif = 365 78 = 287 hari

17

Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 Jamdengan rincian:- Senin s.d. Kamis:pukul 7.30 12.00 WIB = 4,5 jampukul 12.00- 13.00 WIB = istirahatpukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam 7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam - Jumat: pukul 7.30 11.30 WIB = 4 jam pukul 11.30 -13.00 WIB = istirahat pukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam 7,5 jam -Total jam kerja efektif 1 minggu 30 jam + 7,5 jam = 37,5 jam

Perhitungan jam kerja efektif

Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam

5 hari kerjaAllowance 30% = 12,5 jamJam kerja efektif 1 Minggu= 37,5 12,5 = 25 jamJam kerja efektif 1 hari = (25 : 5) = 5 jam

6 hari kerjaAllowance 30% = 12,5 jamJam kerja efektif 1 Minggu= 37,5 12,5 = 25 jamJam kerja efektif 1 hari = (25 : 6) = 4,16 jam

19

JAM KERJA FORMALPenetapan Jam Kerja Formal dapatmengacu pada Keputusan Presiden Nomor68 tahun 1995 yang menyatakan bahwaJam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipiladalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.

WAKTU LUANG

Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar30% dari Jam Kerja Formal.

Perhitungan Waktu Luang dilakukan dariJam Kerja Formal per Minggu, yangkemudian diperoleh besaran Waktu Luangsebanyak 11,25 jam (11 jam 15 menit).

Penghitungan beban kerjaBeban kerja ditetapkan melalui program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan

Volume beban kerja merupakan jumlah satuan hasil pekerjaan selama satu tahun yang dihitung berdasarkan data pelaksanaan tugas tahun sebelumnya dan perkiraan beban kerja yang direncanakan.

Merupakan ukuran yang menunjukkan kemampuan menyelesaikan satu tugas jabatan atau sekelompok tugas dalam periode waktu tertentu.Standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu.Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh.Rumus:Norma waktu = orang x waktu HasilStandar Kemampuan Rata-Rata PegawaiContoh: dalam 10 menit, seorang pengetik mampu mengetik 1 lembar surat

Standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan Norma hasil. Norma Hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lamaRumus:Norma Hasil = Hasil orang x waktu Contoh: Utk menyusun 1 buah UJ, seorang analis kepegawaian membutuhkan waktu 2 jam.

24

STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapatdiperoleh dari dokumen standardoperating procedure (SOP), kontrak kerja,perintah kerja dan atau pedoman kerjasejenis.

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) jugadapat diolah dari rata-rata waktu dariseluruh pegawai yang menghasilkan produkatau melaksanakan tahapan proses yangsama.

PROSEDUR PELAKSANAAN

PENDEKATAN ABKPendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.Informasi yang diperlukan :Wujud hasil kerja dan satuannyaJumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapaiStandar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerjaHASIL KERJA1Contoh : Jabatan :Pengentri DataHasil Kerja:DataBeban Kerja:200 DataStandar Kemampuan Rata2:30 Data/HariBeban Kerja 200 Data SKR 30 Data= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang


LANJUTANPendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.Informasi yang diperlukan :Wujud objek kerja dan satuannyaJumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayaniStandar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerjaOBJEK KERJA2Contoh : Jabatan :DokterObjek Kerja:PasienJumlah Objek Kerja:80 PasienStandar Kemampuan Rata2:25 Pasien/HariObjek Kerja 80 Pasien SKR 25 Pasien= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang


LANJUTANPendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan :Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerjaRasio jumlah pegawai per alat kerjaPERALATAN KERJA3Contoh : Satuan & jumlah alat kerja:20 BisJabatan yg diperlukan & rasio:1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis 20 Bis 20 Bis 20 Bis 1 Bis 1 Bis 5 Bis = 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir


LANJUTANPendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.Informasi yang dibutuhkan :Uraian tugasSatuan hasilWaktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugasVolume/beban kerja dari setiap uraian tugasWaktu kerja efektifTUGAS PER TUGAS4


METODE TUGAS PER TUGASUraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)URAIAN TUGAS1WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA2Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain :Perangkat kerjaKondisi lingkungan kerjaProsedur kerjaKompetensi pemegang jabatan


LANJUTANWAKTU KERJA EFEKTIF3KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995

Hari Kerja/Minggu=37,5 jamSatu Minggu=5 hariJadi 1 Hari Jam Kerja=37,5 jam / 5 hari=7,5 jam/hari

Allowance (Waktu Boros)=30 %

Jam Efektif/Hari=7,5 jam - (7,5 jam x 30 %)=5,25 jam = 5 jam = 300 menitPola 5 Hari Kerja :Per Hari:1 x 300 menit=300 menitPer Minggu:5 x 300 menit=1.500 menitPer Bulan:20 x 300 jam=6.000 menitPer Tahun:240 x 300 menit=72.000 menit


LANJUTANJumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunanVOLUME / BEBAN KERJA4

JUMLAH KEBUTUHANPER JABATANWaktu Penyelesaian Rata2 x Beban KerjaWaktu Kerja Efektif=


FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAINoUraian TugasHasil KerjaWaktu Penyele-saian Rata2Waktu Kerja EfektifBeban/ Volume KerjaPegawai Yg Dibu-tuhkanKet.12345678Jumlah

Nama Jabatan:Unit Kerja:Ikhtisar Jabatan:


PETUNJUK PENGISIANU R A I A NKETERANGANNama JabatanTulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusanUnit KerjaTulislah unit kerja tempat saudara bekerjaIkhtisar JabatanAdalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)Uraian TugasTulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)Hasil KerjaTulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.


PETUNJUK PENGISIANU R A I A NKETERANGANWaktu Penyelesaian Rata2Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatanWaktu Kerja EfektifWaktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menitBeban/Volume KerjaBeban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunanPegawai Yang DibutuhkanDiisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun


CONTOH (1)NoUraian TugasHasil KerjaWaktu Penye-lesaian Rata2Waktu Kerja EfektifVolu-me/ Beban KerjaPegawai Yg Dibutuh-kanKet1Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akuratLaporan Checklist15 menit72.000 menit600 Instansi0,125

Nama Jabatan: Pengolah Data FormasiUnit Kerja: Sub Dit. Perencanaan Formasi PegawaiIkhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN


CONTOH (2)NoUraian TugasHasil KerjaWaktu Penye-lesaian Rata2Waktu Kerja EfektifVolu-me/ Beban KerjaPegawai Yg Dibutuh-kanKet2Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian dataRekap Data30 menit72.000 menit600 Instansi0,2503Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbanganInformasi per Jenis Jabatan45 menit72.000 menit600 Instansi0,375


CONTOH (3)NoUraian TugasHasil KerjaWaktu Penye-lesaian Rata2Waktu Kerja EfektifVolu-me/ Beban KerjaPegawai Yg Dibutuh-kanKet4Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan DaerahLaporan45 menit72.000 menit600 Instansi0,3755Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKNDraft Pertim-bangan3.000 menit72.000 menit10,042


CONTOH (4)NoUraian TugasHasil KerjaWaktu Penye-lesaian Rata2Waktu Kerja EfektifVolu-me/ Beban KerjaPegawai Yg Dibutuh-kanKet6Membuat laporan statistik mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsungLaporan60 menit1.500 menit10,0407Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannyaKegiatan30 menit6.000 menit10,005Jumlah1,212


TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat EfisiensiJabatan IKJ PJ x WKE=KeteranganIKJ :Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)PJ:Pemegang JabatanWKE:Waktu Kerja EfektifStandar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)A=sangat baik apabila TEJ>1B=baik apabila TEJ=0,90 0,99C=cukup apabila TEJ=0,70 0,89D=sedang apabila TEJ=0,50 - 0,69E=kurang apabila TEJ

Documents

01 Penyusunan Peta Jabatan & ABK_final