01 penyusunan peta jabatan & abk

Badan Kepegawaian Negara

Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi2011

PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN

ANALISIS BEBAN KERJA


MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS POKOK

DAN FUNGSI

TUGAS POKOK

DAN FUNGSI

ANALISIS JABATANANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN

INFORMASI JABATAN

• NAMA JABATAN

• IKHTISAR JABATAN

• URAIAN TUGAS

• NAMA JABATAN

• IKHTISAR JABATAN

• URAIAN TUGAS



KEBUTUHAN PEGAWAI

KEBUTUHAN PEGAWAI

PETA JABATAN KEBUTUHAN

PETA JABATAN KEBUTUHAN

Badan Kepegawaian Negara PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan

tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional

yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi

dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

Peta jabatan adalah susunan nama dan

tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional

yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi

dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

Badan Kepegawaian Negara CONTOH PETA JABATAN

RekapitulasiKekuatan Pegawai

Struktur OrganisasiLengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban Kerja

Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis

menggunakan teknik analisis jabatan dengan

memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis

menggunakan teknik analisis jabatan dengan

memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya


METODE


METODE DAFTAR PERTANYAANMenyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari

masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis

jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan

tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-

undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan

kerja yang menjadi sasaran.

Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari

masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis

jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan

tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-

undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan

kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARAMewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang

berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh

pemegang jabatan

Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang

berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh

pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNGMengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang

jabatan

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang

jabatan

Badan Kepegawaian Negara PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1.Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan

unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan

rumus :

1.Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan

unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan

rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2.Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

2.Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus :

Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja

Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus :

Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja

Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif=


FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI

No Uraian TugasSatuan Hasil

WaktuPenyele-saian

Waktu Kerja Efektif

Beban Kerja

Pegawai Yg

Dibu-tuhkan

Ket.

1

2

3

4

5

6

7

8

Jumlah

Nama Jabatan :Unit Kerja :Ikhtisar Jabatan :

Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

U R A I A N KETERANGAN

Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan

Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja

Ikhtisar Jabatan

Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)

Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)

Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

U R A I A N KETERANGAN

Waktu Penyelesaian

Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan

Waktu Kerja Efektif

Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit

Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau bulanan

Pegawai Yang Dibutuhkan

Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)


WaktuPenyele-saian

Waktu Kerja Efektif

Beban

Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

1

Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansinya agar memudahkan dalam pencarian data

Data 5 menit24.000 menit

602 0,125

Nama Jabatan : Pengolah Data FormasiUnit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi PegawaiIkhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep

pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN



WaktuPenyele-saian

Waktu Kerja Efektif

Beban

Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

2

Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat

Laporan

15 menit

24.000 menit

602 0,376

3

Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan

Bahan Pertim-bangan Formasi

15 menit

24.000 menit

602 0,376

4

Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya

Kegiatan

30 menit

72.000 menit

4 0,002



WaktuPenyele-saian

Waktu Kerja Efektif

Beban

Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

5

Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah

Laporan

5 menit24.000 menit

602 0,125

6

Membuat konsep laporan statistik mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung

Laporan

6000 menit

24.000 menit

1 0,125



WaktuPenyele-saian

Waktu Kerja Efektif

Beban

Kerja

Pegawai Yg

Dibutuh-kan

Ket

7

Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN

Pertim-bangan

6000 menit

24.000 menit

1 0,250

8

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas

Kegiatan

10 menit

300 menit

3 0,100

Jumlah 1,604Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan 2 orang (dibulatkan)


TERIMA KASIH

Government & Nonprofit

01 penyusunan peta jabatan & abk