1. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku di PD Kerta Karkim

Sistem Akuntansi Pembelian pada PD Kerta Karkim diselenggarakan untuk

menangani pengadaan bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian

pada PD Kerta Karkim dilakukan dalam dua jenis, yaitu pembelian lokal/domestik, yaitu

pembelian yang dilakukan kepada pemasok dalam negeri dan pembelian import. Seperti

telah diungkapkan terdahulu, tanpa mengabaikan arti pentingnya pembelian import,

untuk lebih memfokuskan penelitian ini penulis hanya akan membahas mengenai sistem

akuntansi pembelian bahan baku secara lokal/ domestik.

1.1. Fungsi yang terkait Pada Sistem Akuntansi Pembelian

Pada proses pengadaan bahan baku dari pemasok, PD Kerta Karkim

menyelenggarakan Sistem Akuntansi Pembelian yang melibatkan beberapa unit

organisasi. Setiap unit organisasi menjalankan fungsinya masing-masing bekerjasama

saling melengkapi untuk mencapai tujuan sistem itu sendiri. Adapun fungsi yang terkait

dalam Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku tersebut diantaranya adalah fungsi

gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.

1). Fungsi Gudang

Fungsi ini ditangani oleh petugas bagian Gudang Bahan yang berada di bawah

Subseksi Persiapan produksi. Sesuai dengan fungsinya, bagian ini bertanggungjawab

untuk menyimpan dan mempersiapkan bahan baku pada saat dipesan oleh seksi

produksi. Jika persediaan bahan baku di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali,

petugas di bagian ini harus segera meminta bagian pengadaan (fungsi pembelian) untuk

memesan bahan baku tersebut melalui surat permintaan pembelian barang.

2). Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian ditangani langsung oleh Bagian Pengadaan yang berada di bawah

Biro Umum melalui kasubag Pengadaan/Logistik Unit Produksi. Sesuai dengan uraian

tugasnya, Bagian Pengadaan ini berfungsi untuk memenuhi penyediaan kebutuhan

perusahaan, termasuk penyediaan bahan baku yang diperlukan dengan harga dan syarat-

syarat yang paling menguntungkan. Oleh karena itu, pembelian bahan baku dilakukan

berdasarkan hasil perbandingan harga dari penawaran harga yang diterima dari beberapa

perusahaan/leveransir, baik atas pertimbangan harga, kualitas, maupun persyaratan

pembelian bahan baku yang paling menguntungkan.

3). Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bahan baku yang dibeli ditangani oleh Subag Pengadaan/

Logistik sambil disaksikan oleh seorang staf bagian Satuan Pengawas Intern untuk

memperkuat pengendalian bahan baku yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang

dipesan. Setelah barang tesebut diterima dan Subag ini membuat laporan penerimaan

barang, bahan baku tersebut diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan dan disiapkan

apabila diminta oleh bagian produksi.

4). Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi untuk pembelian bahan baku ditangani oleh Subag keuangan/

akuntansi yang berada di bagian sekretariat produksi. Subag keuangan ini bertugas

mencatat transaksi pembelian pada jurnal pembelian, mutasi harian kas, kartu utang, dan

kartu persediaan. Selain diselenggarakannya rekening timbal balik dengan pembentukan

rekening R/C, catatan di unit produksi setiap hari diverifikasi oleh bagian

akuntansi/keuangan pusat. Rekening R/C pusat di unit dan rekening R/C unit di pusat

setiap akhir bulan direkonsiliasi untuk menjaga kesesuaian data di kedua rekening

tersebut.

1.2. Prosedur-prosedur Pada Sistem Akuntansi Pembelian

Salah satu kriteria untuk mencapai sistem akuntansi pembelian yang memadai

adalah memiliki prosedur-prosedur tertentu, untuk aktivitas pembelian yang dilaksanakan

PD Kerta karkim mempunyai prosedur-prosedurnya antara lain :

1. Prosedur permintaan pembelian

2. Prosedur permintaan penawaran harga

3. Prosedur penerimaan barang

4. Prosedur pencatatan dan pembayaran

1). Prosedur Permintaan Pembelian

Jumlah persediaan bahan baku yang tersimpan di gudang bahan telah ditetapkan

dalam batas minimum dan maksimum tertentu. Ketentuan batas minimum persediaan ini

ditetapkan dengan berbagai pertimbangan seperti rata -rata kebutuhan bahan dan jangka

waktu pemesanan barang sampai dengan penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan untuk

menghindari adanya idle inventory ataupun menghambat proses produksi akibat

kekurangan persediaan bahan baku.

Apabila pada suatu saat, setelah dipenuhinya permintaan bahan baku berupa daftar

kebutuhan bahan dari subseksi persiapan diketahui bahwa sisa persediaan bahan di

gudang telah mencapai titik pemesanan kembali, maka bagian gudang bahan segera

mengajukan permintaan pembelian barang melalui formulir surat permintaan pembelian

barang (SPPB). Surat permintaan pembelian barang ini diotorisasi oleh Kepala Gudang

Bahan yang disetujui oleh kepala Subseksi persiapan dan diketahui oleh Kepala Unit

Produksi. Formulir ini dibuat rangkap tiga (3) dan didistribusikan sebagai bertikut :

Lembar 1 : dikirim ke bagian pengadaan melalui subseksi Logistik di bagian set

produksi seagai surat perintah untuk membeli barang yang diperlukan

perusahaan.

Lembar 2 : diberikan ke seksi pengendalian Bidang Rendal sebagai bahan

pengendalian

Lembar 3 : disimpan sebagai arsip di bagian Gudang

2). Prosedur Pemesanan Barang

Pemesanan barang dilakukan oleh bagian pengadaan setelah menerima surat

permintaan pembelian barang (SPPB) dari bagian gudang melalui subseksi Logistik.

Setelah menerima SPPB tersebut bagian pengadaan segera membuat dan mengirimkan

Surat permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok yang sudah menjadi

rekanan. Dalam jangka waktu yang tidak lama, bagian pengadaan menerima Surat

Penawaran Harga sebagai balasannya. Dengan diterimanya beberapa Surat Penawaran

Harga (SPH) dari sejumlah pemasok, bagian pengadaan membuat perbandingan untuk

menentukan pemasok yang paling menguntungkan. Kepada pemasok ini, bagian

pengadaan mengadakan negosiasi sehingga secara ekonomis diperoleh harga yang

paling menguntungkan dengan kualitas bahan baku yang sesuai dengan yang diperlukan.

Setelah diperoleh kesepakatan tentang syarat-syarat pembelian, termasuk jadwal

pengiriman barang , bagian pengadaan membuat surat pesanan barang sebanyak tujuh

rangkap yang didistribusikan sebagai berikut :

Lembar 1 : Dikirimkan kepada pemasok sebagai pemesanan barang secara resmi.

Lembar 2 : Diterima kembali oleh bagian pengadaan setelah ditandatangani oleh

pemasok sebagai tanda bahwa pesanan barang telah disanggupi termasuk

syarat-syarat pembeliannya . Bagian pembelian kemudian mengarsipkan

lembar kedua ini.

Lembar 3 : Disampaikan ke bagian penerimaan di Subag Logistik, sebagai perintah

untuk menerima barang yang dipesan perusahaan sesuai dengan keterangan

yang ada pada surat pesanan barang tersebut.

Lembar 4 : Disampaikan ke fungsi akuntansi unit produksi (Sub. Bag. Keuangan dan

Akuntansi) sebagai bahan bukti pendukung dalam pencatatan yang timbul

dari transaksi pembelian barang tersebut.

Lembar 5 : Dikirim ke bagian gudang bahan untuk memberitahu bahwa barang yang

dimintanya telah dipesankan . Lembar 5 ini diarsip bersama : SPPB

lembar 1 yang telah disimpan lebih dulu.

Lembar 6 : Dikirim ke bidang Rendal sebagai pengendalian bahwa telah dipesan

barang dengan kualitas, kuantitas, harga dan pemasok seperti tercantum

dalam SPB tersebut.

Lembar 7 : SPB lembar ke tujuh ini bersama-sama SPPB dan SPH diarsip berdasarkan

tanggal penerimaan barang yang telah disepakati untuk mengontrol

kesesuaian tanggal pengiriman dengan realisasinya. Arsip ini kemudian

ditambah lagi dengan SPB lembar 2 yang diterima kembali dari pemasok,

setelah ditanda tangan pemasok. Selanjutnya, SPB lembar ke 2 dan ke 7 ini

dengan tanggal penerimaan barang, jika telah diterima laporan penerimaan

barang dari bagian penerimaan barang.

3). Prosedur Penerimaan Barang

Pada saat barang yang dipesan oleh bagian pengadaan dipenuhi pemasok, maka

barangnya beserta surat jalan diterima oleh bagian penerimaan yang dalam hal ini

ditangani oleh Subseksi logistik di unit produksi. Barang yang diterima tersebut

kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya, disesuaikan dengan Surat Jalan. Jika

sesuai maka dicocokan pula dengan surat pesanan barang yang sudah lebih dulu

diterima dari Bagian Pengadaan. Apabila Surat Jalan beserta barangnya sesuai dengan

Surat pesanan barang, maka bagian penerimaan ini membuat Laporan Penerimaaan

Barang rangkap tiga yang didistribusikan sebagai berikut :

Lembar 1 : Dikirim ke bagian pengadaan sebagai dasar untuk pencatatan tanggal

penerimaan barang pada surat pesanan barang lembar ke 7 dan 2 yang

diarsip di bagian pengadaan tersebut. Setelah dipakai dasar pencatatan

laporan ini diteruskan ke bagian Akuntansi unit produksi.

Lembar 2 : Disampaikan ke bagian gudang bahan beserta barangnya. Di bagian gudang

bahan barang-barang yang diterimanya diperiksa kembali baik kualitas atau

kuantitasnya, kemudian disesuaikan lagi dengan arsip Surat Pemesanan

Barang dan Laporan Penerimaan Barang . Jika barang yang diterimanya

sudah sesuai maka dicatat pada kartu gudang dan kartu barang.

Lembar 3 : Diarsipkan berdasarkan nomor urut, bersama-sama dengan SPB lembar 3 dan

Surat Jalan lembar 1.

4). Prosedur Pencatatan dan Pembayaran

Prosedur pencatatan ini meliputi pemeriksaan bukti-bukti pembelian bahan baku

dan mencatatnya pada jurnal pembelian, buku pembantu kartu persediaan dan kartu

utang. Pencatatan timbulnya utang dan bertambahnya persediaan pada jurnal pembelian

catatan utang melainkan langsung mencatat faktur dari pemasok ke dalam Kartu utang.

Adapun bukti pendukung yang menjadi dasar pencatatan transaksi pembelian ini terdiri

dari surat pesanan barang (SPB), laporan penerimaan barang (LPB), dan faktur.

Surat pesanan barang (lembar ke 4) diterima bagian akuntansi dari bagian

pengadaan pada saat dilakukan pemesanan barang pada pemasok sementara laporan

penerimaan barang (LPB lembar 1) diterima dari bagian penerimaan melalui bagian

pengadaan untuk memberitahu bahwa barang yang dipesan telah diterima dan diserahkan

ke bagian gudang sedangkan faktur pembelian barang diterima oleh bagian akuntansi

unit dari pemasok melalui bagian pengadaan / pembelian.

Pemegang kas unit, membandingkan faktur tersebut dengan laporan penerimaan

barang (LPB) dan surat pesanan barang (SPB). Apabila ketiga bukti tersebut sesuai, maka

dibuatkan tanda bukti pembayaran yang ditandatangani oleh Kepala Unit Produksi

sebanyak tiga lembar. Tanda bukti pembayaran ini kemudian diserahkan ke Biro

Keuangan untuk meminta pengeluaran kas. Setelah seluruh dokumen diperiksa kembali

di Biro Keuangan, tanda Bukti Pembayaran tersebut kemudian diajukan untuk disetujui

Direksi. Setelah mendapat persetujuan Direksi, Biro Keuangan mengirimkan kembali ke

Subag. Keuangan/ Akuntansi unit beserta sejumlah uang yang tercantum dalam tanda

bukti pembayaran berikut semua buktinya, kecuali tanda bukti pembayaran lembar

ketiga, ditahan sebagai dasar pencatatan dalam rekening timbal balik dan arsip di Bagian

Akuntansi Pusat. Oleh Subag. Keuangan/Akuntansi Unit, tanda bukti pembayaran lembar

ke 1 dikirimkan ke pemasok sebagai bukti penagihan pada tanggal yang tercantum pada

bukti tersebut. Sedangkan lembar kedua dijadikan dasar pencatatan penerimaan kas dari

biro keuangan pada “Mutasi Harian Kas” di Subag Akuntansi unit produksi. Selanjutnya

diserahkan ke pemegang kas unit dan diarsipkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Pada tanggal jatuh tempo, bagian kas unit membandingkan Bukti Tanda

pembayaran lembar pertama yang dibawa penagih dengan dokumen yang sama dan

semua bukti pendukungnya yang diambil dari arsip sementara. Jika cocok, maka bagian

ini mencap “LUNAS” pada tanda bukti pembayaran lembar pertama dan kedua beserta

arsip faktur pembeliannya. Setelah dicap “LUNAS”, tanda bukti pembayaran lembar

pertama diserahkan pada penagih beserta uangnya sebagai pembayaran utang atas

pembelian bahan baku. Sedangkan lembar ke 2 dan bukti pendukungnya diserahkan

kepada pemegang buku harian untuk mencatat pengeluaran kas pada buku mutasi harian

kas dan mencatat pengurangan utang pada kartu utang masing-masing debitur. Seluruh

dokumen tersebut kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal pembayarannya di pemegang

buku harian.

1.3. Formulir, Catatan dan Laporan

1). F o r m u l i r

Pada Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian, khususnya pembelian bahan baku,

digunakan beberapa formulir sumber dan pendukung yang terdiri dari :

1). Daftar Kebutuhan Bahan (DKB).

2). Surat permintaan pembelian barang (SPPB).

3). Surat permintaan penawaran harga (SPPH).

4). Penawaran Harga (PH).

5). Surat pesanan barang (SPB).

6). Tanda bukti pembayaran (TBP).

(1) Daftar Kebutuhan Bahan

Daftar kebutuhan bahan ini dibuat atas dasar formulasi produksi yang akan

dilaksanakan berdasarkan pemesanan barang. Daftar kebutuhan barang ini dibuat oleh

seksi produksi melalui Subseksi perencanaan produksi. Oleh karena itu, daftar kebutuhan

bahan ini diotorisasi oleh Kasubsi Perencanaan yang disetujui oleh Kepala Unit Produksi.

Formulir ini terdiri dari isian :

a). No. pesanan (tercetak)

b). Nama barang yang akan di produksi

c). Coumpound

d). Jumlah pesanan

e). Nama pemesan

f). Tanggal pesanan

g). Tanggal kirim/ pengiriman.

(2). Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)

Surat permintaan pembelian barang (SPPB) ini dibuat oleh petugas Gudang Bahan

berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan dari bagian Rendal melalui bagian produksi apabila

persediaan di gudang bahan telah mencapai titik pemesanan kembali. Formulir SPPB ini

diisi oleh petugas gudang bahan, ditandatangani oleh Kepala Gudang Bahan dan Kepala

Subseksi Persiapan produksi dan diketahui oleh Kepala Seksi Produksi. Sesuai dengan

keperluannya, formulir ini dibuat rangkap tiga, yang dikirim ke seksi pengendalian

Bidang Rendal, ke Bagian Pengadaan dan diarsip berdasarkan nomor urut di Gudang

Bahan.

Isian pada formulir ini terdiri dari :

a). Alamat tujuan surat, yakni ke Bagian Pengadaan/pembelian.

b). Nomor urut surat.

c). Tabel keterangan barang yang dipesan meliputi kolom isian :

- Nomor urut barang yang dipesan.

- nama barang yang dipesan.

- tipe / ukuran barang.

- Satuan barang.

- Banyaknya barang yang dipesan

- Keterangan mengenai barang yang dipesan, diisi jika diperlukan.

d). Otorisasi berupa tandatangan petugas Gudang Bahan, Kepada Subseksi Persiap-an,

dan Kepala seksi produksi.

(3). Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

Surat permintaan penawaran harga (SPPH) dibuat oleh Bagian Pengadaan/

Pembelian atas dasar surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang yang

diotorisasi oleh Petugas Gudang Bahan, Kepala Subseksi Persiapan Produksi, dan Kepala

Seksi Produksi. Surat ini dibuat dan dikirim ke sejumlah pemasok yang sudah menjadi

rekanan. Oleh karena itu, jumlah SPPH yang dibuat sama dengan jumlah rekanan

pemasok yang akan dikirim SPPH tersebut.

Formulir SPPH ini terdiri dari :

a). Kepala Surat yang berisi identitas perusahaan (PD Kerta Karkim).

b). Alamat tujuan surat, yakni ke Rekanan atau pemasok

c). Cetakan nomor urut formulir.

d). Tabel spesifikasi barang yang diperlukan oleh perusahaan, meliputi data tentang:

- Nomor urut barang yang diperlukan.

- Nama barang

- Kuantitas yang diisi dengan jumlah barang yang diperlukan.

- Type/ukuran, diisi dengan tipe ukuran yang menunjukkan kualitas/jenis barang

- Satuan yang diisi dengan satuan barang, misalnya gram, Kg., dan sebagainya.

- Harga satuan barang, diisi oleh pemasok.

- Potongan, diisi oleh pemasok dengan nilai prosen potongan.

- Harga bersih, Jumlah harga dikurangi potongan yang diberikan pemasok.

e). Keterangan, diisi dengan keterangan jika diperlukan.

f). Catatan berisi syarat pembelian dan potongan serta lain-lain keterangan tambahan

yang diperlukan.

g). Ruang otorisasi oleh Kepala Bagian Pengadaan.

Formulir SPPH ini diisi oleh perusahaan sebagian menyangkut spesifikasi barang

yang diperlukan, sedangkan data mengenai harga, potongan dan kesanggupan tentang

syarat pembelian diisi oleh pemasok. Setelah melengkapi isian formulir ini, pemasok

kemudian mengirimkan kembali SPPH ini sebagai jawabannya (Penawaran Harga) dan

diterima di Bagian Pengadaan di PD Kerta Karkim. Pengiriman kembali SPPH dari

pemasok sebagai penawaran harga seringkali disertai brosur yang mencantumkan daftar

harga terbaru menyangkut semua barang yang tersedia di pemasok tersebut (tidak

terbatas pada yang diminta PD Kerta Karkim). Setelah diterima beberapa Surat

Penawaran Harga dari pemasok yang berbeda, kemudian dibandingkan untuk

menentukan pemasok yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Semua Surat

Penawaran Harga dari pemasok diarsip berdasarkan nama perusahaan pemasoknya, untuk

keperluan pemesanan barang pada waktu yang akan datang

(4). Surat Penawaran Harga

Surat Penawaran Harga diterima dari pemasok, berupa daftar keterangan barang

yang diperlukan perusahaan lengkap beserta harga dan syarat-syarat pembeliannya.

Seringkali Surat Penawaran harga ini berupa SPPH yang telah diisi pemasok atau

formulir yang hampir sama dengan SPPH.

(5). Surat pesanan barang (SPB)

Surat pesanan barang ini dibuat oleh bagian Pengadaan/Pembelian yang ditujukan

kepada pemasok terpilih berdasarkan perbandingan antar surat penawaran harga. Adapun

isinya meliputi :

a). Kepala Surat yang berisi identitas perusahaan (PD Kerta Karkim).

b). Alamat tujuan surat, yakni ke Rekanan atau pemasok terpilih.

c). Cetakan nomor urut formulir.

d). Tabel spesifikasi barang yang dipesan oleh perusahaan, meliputi data tentang:

- Nomor urut barang yang diperlukan.

- Nama barang

- Tipe/ukuran barang

- Satuan yang diisi dengan satuan barang, misalnya gram, Kg., dan sebagainya.

- Harga satuan barang, diisi oleh pemasok.

- Potongan, diisi oleh pemasok dengan nilai prosen potongan yang dapat diberikan.

- Harga bersih, Jumlah harga barang dikurangi potongan yang diberikan pemasok

(diisi pemasok)

- Total dari jumlah

- Tanggal pemesanan

- Tempat tanda tangan sebagai otorisasi oleh Kabag Pengadaan

- Jadwal dan persyaratan penerimaan barang

- Ruang penyetujuan pesanan oleh Kabag Keuangan

Surat pesanan barang ini dibuat oleh Bagian Pengadaan sebanyak 7 rangkap.

Lembar kedua dikirim ke pemasok untuk memesan barang yang diperlukan. Setelah

Surat Pesanan lembar kedua tersebut diterima kembali oleh bagian Pengadaan setelah di

paraf pemasok sebagai tanda menyanggupi pesanan barang tersebut berikut syarat-

syaratnya. Selanjutnya lembar kedua dari surat pesanan barang tersebut di arsip oleh

bagian pengadaan berdasarkan tanggal penerimaan barang yang dijadwalkan untuk

mengecek ketepatan penerimaan barang.

Sedangkan surat pesanan barang lembar lainnya didistribusikan secara intern ke

fungsi-fungsi terkait lainnya untuk kepentingan pemberitahuan dan pencatatan.

(6). Tanda bukti pembayaran (TBP)

Tanda bukti pembayaran dikeluarkan oleh fungsi akuntansi diotorisasi oleh

pemegang kas unit, diketahui oleh kepala unit produksi dan disetujui oleh direksi. Tanda

bukti pembayaran ini selain berfungsi sebagai bukti dasar pencatatan transaksi utang

(pada saat diterima barang) dan pengeluaran kas (pada saat jatuh tempo/pembayaran),

juga berfungsi sebagai tanda bukti penagihan utang dari pemasok pada saat jatuh tempo.

2). C a t a t a n

Perangkat catatan yang digunakan sebagai media untuk merekam transaksi

pembelian bahan baku ini terdiri dari :

(1).Kartu Barang, yakni catatan mutasi setiap jenis bahan baku yang berfungsi sebagai

identitas barang karena disimpan di tempat penyimpanan barang yang

bersangkutansehingga memudahkan pencarian stiap jenis dan tipe/kualitas barang.

Selain itu juga, kartu ini berfungsi sebagai alat kontrol kartu gudang karena berisi

mutasi keluar masuk setiap jenis barang yang disimpan di gudang. Catatan ini

sebagai alat pengendali yang diselenggarakan oleh fungsi gudang bahan.

(2).Kartu Gudang, yakni catatan mutasi keluar-masuknya setiap jenis barang yang

diselenggarakan oleh fungsi gudang bahan. Sama halnya dengan kartu barang pada

kartu ini tidak memuat harga pokok barang, melainkan hanya berisi kuantitasnya

saja. Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang, dan fungsinya untuk mengontrol

fisik persediaan barang yang disimpan di gudang disamping alat kontrol kartu

persediaan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

(3).Kartu Persediaan, yakni catatan mutasi keluar-masuknya persediaan setiap jenis

bahan baku yang disimpan di gudang. Pada kartu ini memuat harga pokok setiap

jenis bahan baku untuk setiap kali pembelian. Selain berfungsi sebagai alat

pengecekan silang dengan kartu gudang, kartu persediaan ini juga berfungsi sebagai

rincian rekening kontrol persediaan pada buku besar yang bersangkutan.

(4). Kartu Utang, catatan buku pembantu utang untuk setiap pemasok sebagai rincian

rekening kontrol utang pada buku besar yang bersangkutan. Kartu utang ini

diselenggarakan oleh pemegang buku pembantu di subag keuangan/akuntansi unit

produksi.

(5). Jurnal Pembelian, yakni catatan yang diselenggarakan oleh pemegang buku harisn

berfungsi untuk merekam transaksi pembelian barang.

(6). Buku Mutasi Harian Kas Unit, yakni catatan yang diselenggarakan oleh pemegang

buku harian di subag. keuangan/akuntansi unit untuk merekam kas masuk dan

keluar di unit produksi. Pada sistem akuntansi pembelian ini buku mutasi harian kas

digunakan untuk mencatat oengeluaran kas atas pembayaran pembelian bahan baku

pada saat jatuh tempo.

3). L a p o r a n

Laporan sangat diperlukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan. Adapun

laporan yang dihasilkan dalam hubungannya dengan transaksi pembelian adalah :

(1).Laporan perbandingan rencana dan realisasi budget pembelian, yang disusun oleh

bagian pengadaan. Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi realisasi bugdet

kebutuhan bahan baku.

(2).Laporan pesanan barang yang menunjukkan pesanan barang yang belum dan yang

sudah dipenuhi pemasok. Pada pesanan yang belum dipenuhi pemasok, diberi

keterangan tanggal pengiriman yang direncanakan sehingga direksi mudah

mengontrol adanya pesanan yang terlambat pengirimannya.

(3).Laporan setiap jenis persediaan bahan baku yang sudah mencapai titik pemesanan

kembali.

(4).Laporan jadual pembayaran utang kepada setiap pemasok.

(5).Laporan hasil perhitungan fisik persediaan di gudang serta perbandingannya dengan

catatan-catatannya.

2. Deskripsi Sistem Pengendalian Intern Pengadaan Persediaan bahan Baku

Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi

pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi

mengenai pengadaan persediaan bahan baku. tujuan pokok tersebut diantaranya adalah

menjaga kekayaan perusahaan berupa persediaan bahan baku dan Kas atau kewajiban

perusahaan berupa utang akibat adanya pembelian kredit.Selain menjaga kekayaan

perusahaan, juga dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan kehandalan data akuntansi

berupa catatan utang dan persediaan.

Adapun unsur-unsur pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi

pembelian ini terdiri dari struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,

praktek yang sehat, dan karyawan yang kompeten dan jujur.

2.1. Struktur Organisasi

Pada sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di PD. Kerta Karkim, proses

penanganan transaksi pembelian bahan baku dilaksanakan oleh beberapa fungsi, yakni

fungsi gudang, fungsi pengadaan/pembelian, fungsi penerimaan/ logistik dan fungsi

pencatatan/akuntansi. masing-masing fungsi bertanggung jawab sesuai dengan

wewenangnya, dan saling berkaitan, bekerja sama untuk menangani transaksi tersebut.

Oleh karena itu, setiap fungsi terpisah sebagai unit organisasi, dan transaksi pembelian

tidak dilakukan hanya oleh satu orang/unit organisasi. Fungsi pembelian yang

dilaksanakan oleh bagian pengadaan di bawah biro umum terpisah dari fungsi

penerimaan yang ditangani oleh Sub.bag. Logistik di sekretariat produksi.

- Fungsi pembelian juga terpisah dari fungsi akuntansi yang ditangani oleh Sub.bag.

keuangan/akuntansi di sekretariat produksi.

- Fungsi penerimaan juga terpisah dari fungsi penyimpanan barang yang dilaksanakan

oleh petugas gudang bahan di Sub seksi Persiapan produksi.

2.2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Transaksi pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD.Kerta karkim bisa

terjadi atas dasar adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang. Otorisasi ini dilakukan

dengan cara pembubuhan tandatangan oleh pejabat yang berwenang untuk itu pada

dokumen sumber atau dokumen pendukung. Sedangkan sistem otorisasi yang diterapkan

pada catatan akuntansi dilakukan dengan memberikan paraf pada dokumen sumber dan

pendukungnya yang dijadikan dasar pencatatan. Hal ini bukan saja untuk memberi tanda

bahwa data tersebut telah dicatat, melainkan juga untuk pengendalian kebenaran

catatannya sehingga jika terjadi kesalahan pencatatan orang yang memberikan paraf

itulah yang harus bertanggungjawab. Di samping itu juga otorisasi pencatatan ini

dimaksudkan untuk melindungi agar hanya petugas yang berwenang itu saja yang berhak

untuk melakukan pencatatan.

Pencatatan data akuntansi ini dilakukan dengan prosedur tertentu sesuai dengan

yang telah ditetapkan dalam pedoman sistem akuntansi. Setiap pencatatan data transaksi

pembelian bahan baku selalu didasarkan pada adanya dokumen sumber dan pendukung

yang lengkap. baik dokumen sumber ataupun dokumen pendukungnya diperiksa

keabsahannya, yakni dokumen tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

untuk itu. Selain itu juga dilakukan pencocokan antara berbagai dokumen sumber dengan

dokumen pendukung sebelum dilakukan pencatatan sehingga ketelitian dan kehandalan

data akuntansi dapat benar-benar terjamin. Adapun sistem otorisasi yang diterapkan pada

sistem akuntansi pembelian bahan baku di PD Kerta Karkim sebagai berikut :

a. Surat Permintaan Pembelian Barang yang dikeluarkan oleh petugas gudang bahan

diotorisasi oleh kepala Gudang Bahan dan Kepala Subseksi Persiapan produksi

atas dasar daftar kebutuhan bahan yang diajukan oleh bagian Rendal melalui bagian

produksi.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga diotorisasi oleh Kepala Bagian Pengadaan

berdasarkan surat permintaan pembelian barang dari petugas gudang bahan.

c. Surat Pesanan Barang, dari bagian pengadaan diotorisasi oleh kepala Bagian

Pengadaan berdasarkan hasil perbandingan penawaran harga yang diterima dari

beberapa pemasok.

d. Laporan penerimaan barang yang dikeluarkan oleh fungsi penerimaan di Subag.

Logistik, diotorisasi oleh Kepala Subag Logistik setelah dilakukan pemeriksaan dan

pencocokan barang yang diterima dengan Surat Jalan dan surat pesanan barang.

e. Tanda bukti pembayaran dikeluarkan oleh fungsi akuntansi diotorisasi oleh

pemegang Kas Unit , diketahui oleh Kepala Unit Produksi dan disetujui oleh

Direksi.

Adapun prosedur pencatatan data akuntansi yang merekam data transaksi pembelian

bahan baku adalah :

a. Pencatatan terhadap Kartu Gudang dan Kartu Barang dilakukan oleh fungsi gudang

setelah menerima barang dan memeriksa kembali kualitas dan kuantitasnya serta

mencocokkannya dengan dokumen laporan penerimaan barang, dan arsip surat

pesanan barang yang diterima dari Bagian Pengadaan. Setelah melakukan pencatatan

dokumen-dokumen tersebut dibubuhi paraf untuk menandai bahwa datanya telah

dicatat.

b. Pencatatan terhadap Jurnal Pembelian dilakukan oleh pemegang buku harian di

Subag Keuangan/Akuntansi Unit Produksi atas dasar dokumen sumber tanda bukti

pembayaran yang telah diotorisasi oleh Pemegang Kas Unit, diketahui Kepala Unit

Produksi dan disetujui Direksi, serta didukung oleh Faktur dari pemasok yang telah

diperiksa Bagian Pengadaan/Pembelian, surat pesanan barang, dan laporan

penerimaan barang.

c. Pencatatan terhadap Kartu Utang dan Kartu Persediaan dilakukan oleh seksi APK

(Administrasi Pencatatan Kantor) sebagai pemegang buku pembantu yang berada di

Subag Keuangan/Akuntansi Unit Produksi. Pencatatan ini didasarkan pada dokumen

sumber tanda bukti pembayaran yang diotorisasi oleh Pemegang Kas Unit,diketahui

Kepala Unit Produksi dan disetujui Direksi, serta didukung oleh dokumen-dokumen

Faktur dari pemasok setelah diperiksa bagian Pengadaan/Pembelian, surat pesanan

barang, dan laporan penerimaan barang.

d. Pencatatan pengeluaran kas pada Buku Mutasi Harian Kas dilakukan oleh Pemegang

Kas Unit setelah cek atau uang tunai diserahkan kepada penagih dari pihak pemasok

yang dibuktikan dengan membawa tanda bukti pembayaran lembar pertama.

Sebelum dicatat tanda bukti pembayaran beserta bukti pendukungnya dicap

“LUNAS”. Oleh karena itu pencatatannya didasarkan pada dokumen tanda bukti

pembayaran yang telah dibayarkan dan dicap “LUNAS” dan didukung dokumen

berupa arsip faktur dari pemasok, surat pesanan barang, dan laporan penerimaan

barang.

2.3. Praktek yang Sehat

Upaya yang ditempuh PD Kerta Karkim untuk menunjang dilaksanakannya

pembagian fungsi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data akuntansi yang telah

ditetapkan diciptakan praktek yang sehat. Unsur-unsur praktek yang sehat ini meliputi :

a. Pemberian nomor urut tercetak pada formulir-formulir yang digunakan dalam

transaksi pembelian bahan baku.

b. Pemasok ditentukan berdasarkan hasil perbandingan jawaban penawaran harga yang

diterima dari beberapa pemasok.

c. Subag. Logistik hanya akan menerima barang, menghitung kuantitasnya, dan

melakukan pemeriksaan lainnya apabila telah menerima surat pesanan barang yang

dikirim dari Bagian Pengadaan/Pembelian Barang dan diotorisasi oleh Kepala

Bagian Pengadaan.

d. Sebelum diproses, faktur dari pemasok harus diperiksa lebih dahulu oleh Bagian

Pengadaan/Pembelian, baik mengenai harga, kuantitas, kualitas, syarat-syarat

pembelian maupun perhitungannya.

e. Setiap akhir bulan dilakukan penghitungan fisik persediaan di gudang bahan yang

dilakukan oleh tim yang terdiri dari petugas gudang bahan, petugas dari Satuan

Pengawas Intern, dan petugas dari Subag pengendalian-Bagian Rendal. Laporan

hasil penghitungan fisik ini digunakan untuk mencocokkan data dengan data yang

dicatat pada kartu Gudang dan dikirim ke Subag. Keuangan/Akuntansi untuk

dilakukan penyesuian dengan Kartu Persediaan setelah ditelaah penyebab adanya

selisih jika ada..

f. Kartu Utang dan Kartu Persediaan sebagai buku pembantu direkonsiliasi dengan

rekening kontrolnya pada buku besar setiap akhir bulan setelah dilakukan

pencocokan dengan fisik persediaan di gudang bahan.

g. Tanda bukti pembayaran berikut semua bukti pendukungnya dicap “LUNAS” oleh

pemegang Kas Unit setelah cek pembayarannya diterima oleh penagih dari pihak

pemasok yang membawa tanda bukti pembayaran lembar pertama.

h. Setiap dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dijadikan dasar pencatatan

diparaf oleh petugas yang melakukan pencatatannya segera setalah pencatatan

dilakukan untuk menandai bahwa dokumen tersebut telah diperiksa dan dicatat

sehingga tidak akan dicatat dua kali.

i. Pelaksanaan transaksi pembelian bahan baku tidak diselesaikan oleh satu orang/ unit

organisasi tertentu melainkan oleh beberapa unit organisasi tertentu, yakni :

- fungsi gudang bahan sebagai unit organisasi yang berwenang mengajukan

pembelian barang barang untuk menambah persediaan bahan baku yang sudah

mencapai titik pemesanan kembali.

- fungsi pembelian yang dilaksanakan oleh Bagian Pengadaan berwenang

menentukan pemasok dan memesan barang yang diperlukan perusahaan atas dasar

permintaan dari bagian gudang bahan.

- fungsi penerimaan barang yang dilaksanakan oleh Sub.Bag. Logistik sesuai

dengan yang dipesan oleh Bagian Pengadaan baik kualitas maupun kuantitasnya.

- fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh Sub.Bag. Keuangan Akuntansi di unit

Produksi didasarkan pada tanda bukti pembayaran yang diotorisasi oleh Pemegang

Kas Unit yang diketahui oleh Kepala Unit Produksi dan disetujui oleh Direksi dan

didukung oleh faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang dan surat pesanan

barang.

j. Adanya Satuan Pengawas Intern (SPI) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri

Dalam Negeri No. 1 pasal 50 ayat 3 tahun 1984, yang bertugas untuk melakukan

pengawasan atau pengendalian dan menyampaikan saran perbaikan terhadap hasil

penilaiannya. Unit organisasi ini berdiri secara independen dan bertanggungjawab

langsung kepada direksi. Berdasarkan struktur organisasi dan uraian jabatannya,

penulis menilai bahwa satuan pengawas intern ini dapat diandalkan (baik) turut

menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi

sebagai ciri efektivitas pengendalian intern akuntansi atas pengadaan persediaan

bahan baku.

k. Pemberian hak cuti bagi karyawan. Terutama karyawan kunci diberi hak untuk

mengambil cuti sekali dalam setahun selama dua kali 7 hari. Selama karyawan

tersebut mengambil cuti, wewenang dan tanggungjawabnya dialihkan pada

karyawan lain yang dianggap kompeten.

2.4. Karyawan yang Kompeten dan Jujur

Penetapan karyawan yang bekerja di PD Kerta Karkim berpedoman pada peraturan

pokok-pokok kepegawaian berdasarkan SK Direksi No. 012/SK/Dir/IX/1991 yang

disahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat sesuai dengan SK No.

539/SK.2229-Binsar/91. Karyawan tersebut diklasifikasikan ke dalam klasifikasi

karyawan kontrak, karyawan honorer dan karyawan tetap. Sampai saat ini jumlah

karyawan untuk semua klasifikasi termasuk direksi berjumlah 138 orang dengan tingkat

pendidikan, keahlian dan jabatan yang berbeda-beda.

Pengadaan karyawan baru dilaksanakan melalui prosedur penerimaan tenaga kerja

baru, baik untuk tujuan mengisi jabatan/formasi yang kosong (karena mutasi atau

berhenti) atau menambah karyawan baru sesuai dengan berkembangnya volume

pekerjaan. Penerimaan karyawan baru ini didasarkan atas hasil seleksi dengan

menggunakan kriteria yang telah ditetapkan. Kriteria tersebut disusun oleh Direksi

bersama-sama dengan pimpinan bagian yang akan menerima karyawan baru tersebut

dalam bentuk analisis jabatan. Analisis jabatan ini kemudian dijabarkan ke dalam

persyaratan kualifikasi jabatan yang diperlukan. Atas dasar inilah kemudian disusun

bahan test seleksi calon karyawan baik test tertulis ataupun wawancara. Test wawancara

digunakan lebih banyak untuk mengukur sikap calon yang telah lolos dalam seleksi test

tertulis (keahlian).

Sementara untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sudah ada sesuai

dengan tuntutan keahlian pekerjaannya, pihak perusahaan menyelenggarakan pelatihan

keahlian bekerja sama dengan departemen tenaga kerja dan lembaga-lembaga pendidikan

non-formal lainnya. Di samping itu juga perusahaan membuka kesempatan bagi

karyawannya untuk melanjutkan studi pada pendidikan formal sesuai dengan tuntutan

karier dan pekerjaannya. Sedangkan prosedur pengangkatan tenaga kerja tetap dan

kenaikan pangkat/jabatan yang dinilai berdasarkan kondite dan prestasi kerja merupakan

kebijakan perusahaan untuk meningkatkan mutu sikap positif karyawan sebagai tenaga

kerja di PD Kerta Karkim.