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Herzlich Willkommen

zur

Informationsveranstaltung

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Tagesordnung

Begrüßung durch Herrn Olde Kalter (ECG)• Allgemeine Begrüßungsworte

Begrüßung durch Frau Lauterbach (ESF-Fondsverwaltung)

• Allgemeines zur Einführung Onlineprojektabwicklung

Zeitplan des Wechsels der Projektabwicklung von Offline nach Online

Neue Servicefunktionen des Online-Programms Online-Projektabwicklung für Antrags- und

Berichterstattung Neujahrsempfang

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Grußworte

Es spricht Herr Olde KalterGeschäftsführer der ECG GmbH Berlin

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Allgemeines zur Online-Projektabwicklung

Es spricht Frau LauterbachESF-Fondsverwaltung Land Berlin

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Aufbau der Website ECG

PasswortgeschützterZugang zur Online-Datenbank EUREKA!

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Aufbau der Website ECG

Mit Eingabe des von ECG mitgeteilten Benutzer-namen und Benutzer-passwort in EUREKA!

Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger!

Eingangs-bereich für die Trägernutzer-verwaltung

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Zugriffsrechte EUREKA!

Mit dem Login einer Bewilligungsbehörde kann nur auf bestehende Anträge und Berichte, bei denen diese Person zuständige Bewilligungsbehörde ist, zugegriffen werden.

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Zugriffsrechte EUREKA!

Mit dem Login eines Trägers kann auf alle Antrags- und Berichtsdaten, in denen dieser Antragsteller ist, zugegriffen werden und neue erstellt werden.

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Online-Projekt-Registrierung

Inhaltliche Voraussetzungen:

wurde die Antragstellung noch offline vorgenommen, muss das Projekt zur Fortsetzung bzw. zur Abrechnung in online gesondert registriert werden

• Antragstellung auf Online-Registrierung erfolgt vom Träger aus EUREKA! an die Bewilligungsbehörde

• Die Bewilligungsbehörde kann diesem Zustimmen oder Ablehnen

Erst nach Zustimmung durch die Bewilligungsbehörde kann die

Abwicklung der Berichterstattung online erfolgen!

Ist ein Projekt einmal als Online-Projekt registriert, kann die

Bearbeitung nur noch ausschließlich online erfolgen.

NUR NOCH GÜLTIG BIS 31.01.2004

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Online-Projekt-Registrierung

Ein Antrag auf Online-Registrierung kann gestellt werden, wenn:

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Funktionen

Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter <Begleitsystem Projektebene>unter Angabe des ESF-Projektes

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Funktionen

Im Kopf wird das Aktuelle aufgerufene Projekt angezeigt:

ProjektnummerStatusECG-BearbeiterDruckfunktion

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Funktionen

Mit der Menüleiste kann beliebig zwischen den Anzeigen gewechselt werdenDer Scrollbalken bewegt die Menü-leiste nach oben und unten

Mit <Zurück> kann seitenweise zurückgeblättert werden

Mit <Weiter> wird gespeichert und zur nächsten Anzeige gewechselt

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Funktionen

Mit <Verb. beenden> wird ausgeloggt

Help Desk ermöglicht Anfragen bei Problemen

Mail System zeigt Postein- und ausgänge an

Die Verbindungs-anzeige zeigt die verbleibende Zeit bis zur automatischen Verbindungstrennung an

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Servicefunktionen

Mailsystem

Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit-system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges

Eine Eureka-Mail kann immer nur von der Kontaktperson des Projektes gelesen werden

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Servicefunktionen

Anzahl ungelesener Nachrichten

ungelesene Nachrichten

gelesene Nachricht

Ablage

Aufrufen abgelegter Nachrichten

Hinweis auf Zusatz-information

Mailsystem

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Beim Wechsel einer Bearbeitungsphase

Servicefunktionen

Beim Ausführen bestimmter Programmfunktionen

Beim gezielten Versen-den von Informationen

kann nur projektbe-zogen erfolgen

es wird eine aktive Aktion mit Statuswechsel ausgeführt

der Ausführende ist dann Absender der Mail

die Kontaktperson des Projektes ist Empfänger

kann nur projektbezogen erfolgen

es wird eine Programm-funktion ausgeführt, die eine Zustimmung des Empfängers erfordert, aber keinen Wechsel der Bearbeitungs-phase nach sich zieht

z.b.: Onlineregistrierung, Änderungsantrag, Mittelab-forderungen

kann nur projektunab-hängig erfolgen

es wird gruppenbe-zogenes Versenden von Informationsmails ausgeführt

Absender ist immer ECG und Empfänger die von ECG bestimmte Gruppe (Bsp.: Träger, Verwaltungen bestimmter Maßnahmen)

MailsystemEine automatische Mail wird bei folgenden

Aktionen versendet oder empfangen:

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Servicefunktionen

Projekthistorie

-nachvollziehbare Darstellung des Projektverlaufes mit Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Bearbeitungsphasen (Status)

- jeder Eintrag hatte eine automatische Weiterleitung als Grundlage

- Speicherung der Zusatzinformationen

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Servicefunktionen

automatisches Erinnerungssystem im EUREKA!-Online-Programm

nur für projektbezogene Termine (z.B. Berichtsabgabe)

bei Überschreitung eines gesetzten Termines geht eine automatische Erinnerungsmail an die Kontaktperson des Projektes

ein neuer Termin wird festgelegt

bei Nichteinhaltung der Fristen hat dies projektbezogene Konsequenzen (z.B. bei der Berichterstattung wird ein Nullbericht erstellt)

Erinnerungs-/Mahnwesen

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Servicefunktionen

HilfetexteAuf jeder Seite im EUREKA!-Programm sind Hilfetexte hinterlegt.

Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes öffnetet sich ein Fenster mit den dazugehörigen Erläuterungen.

Nach Lesen der Erläuterungen sollte dieses Fenster wieder geschlossen werden.

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Servicefunktionen

Help Desk

bei Problemen oder Fragen zu EUREKA! kann die Help-Desk- Funktion im Programm genutzt werden

den Funktionsbutton Help Desk in der Menüzeile Klicken

Ihre zuletzt durchgeführten Schritte werden vom Programm festgehalten und mit einer von Ihnen eventuell gemachten Information in der Datenbank gespeichert

diese kann von ECG (Helpdesk) abgerufen und entsprechend bearbeitet werden

Sie erhalten einen umgehenden Rückruf

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Servicefunktionen

Jedes Projekt durchläuft während seine Projektbeantragung und Durchführung verschiedene Bearbeitungsphasen bei unterschied-lichen Verfahrensbeteiligten (Träger, Bewilligungsbehörde, ggf. Belegprüfstelle, Technische Hilfe)

Der Wechsel zu Online ermöglich nun allen Beteiligten jederzeit eine zentral organisierte und zeitidentische Information zum Bearbeitungsstand

Jeder Bearbeitungsstand und damit verbunden die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichen werden durch einen Status gekennzeichnet.

Die Änderung eines Bearbeitungsstandes wird jeweils durch eine EUREKA!-Mail an die Kontaktperson und einen Eintrag in der Projekthistorie dokumentiert.

Verfolgbarkeit des Bearbeitungsstandes

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Antrag – Bearbeitungsphasen

Status 01

Antrag wurde erstellt; hat noch keine

ESF-Nummer

Träger bearbeitet

Status 02

Antrag wurde vom Träger an FV abge-sendet

FV prüft

Status 1

Antrag von FV geprüft

und an ECG weiter-

gereicht

ECG prüft

Status 2

Antrag ist ESF-

technisch vollständig

FV kann bewilligen

Status 8

Bewilligung liegt vor

Bewilligung liegt ECG

vor

T

FV

TH

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Bericht – Bearbeitungsphasen

Status 00

Bericht wurde noch nicht

erstellt

Träger bearbeitet

Status 01

Bericht wurde vom

Träger erstellt

Träger bearbeitet

Status 02

Bericht an FV zur

Pürfung abgesendet

FV prüft

Status 1

Bericht an ECG

weiter-geleitet

ECG prüft

Status 2

Bericht ohne

Beleg-prüfung

vollständig

T

FV

TH

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Bericht – Bearbeitungsphasen

Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt

Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden

Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte bei einem Beteiligten möglich

Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen

Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen

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Bericht – Bearbeitungsphasen

Übersicht über alle notwendigen Berichte eines Projektes

Anzeige des Berichtsstatus

Druck der Berichtsunterlagen

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Monitoring- und Controlling

bietet Möglichkeit zur Auswertung von:KostenFinanzierungTeilnehmerdaten

mitAntragsdatenBerichtsdaten

für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson

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Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung

Der Listenaufbau ist vorgegeben

Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt

Monitoring und Controlling

Auswahl-kriterien

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Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs-ergebnisse ist die Einrichtung des <Querformats>

Datei -> Seite einrichten

Monitoring und Controlling

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Monitoring und Controlling

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Zeitplan zum Wechsel nach Online

Laufzeit bis 31.12.2003:

Endberichte können bis 31.03.2004 noch offline eingereicht werden

Projekte, bei denen der Endbericht nicht fristgerecht eingereicht wird, werden zu einem festgelegten Zeitpunkt auf Online umgestellt

Laufzeit über den 31.12.2003

Umstellung bis 31.01.2004 auf eigenen Wunsch mit Antrag auf Online-Registrierung

Ab 01.02.2004 erfolgt die Umstellung durch ECG mit Abgabe des ZB per 31.12.2003 bis spätestens 31.01.2004

Laufende Projekte mit Beginn vor 31.12.2003

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Zeitplan zum Wechsel nach Online

Offline eingereichte Anträge

werden bis 28.02.2004 offline abgearbeitet und mit dem nächstmöglichen Schritt auf Online umgestellt-APV-Bewilligung

Noch nicht bei ECG eingereichte Anträge

Ab 15.01.2004 werden Anträge ausschließlich online eingereicht

Danach werden keine Anträge mehr offline erfasst

Projekte mit Beginn in 2004

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Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und laden Sie jetzt recht herzlich zu unserem

Neujahrsempfang ein!

Allen unseren Partnern wünschen wir ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2004!