Tryksag 541-643

Kollegievej 62920 Charlottenlund

Tlf. 39 96 61 01Fax 39 96 61 02

www.ds.dk

Hvis I vil vide mere…

I er velkomne til at kontakte vores erfarne konsulenter inden for integreret ledelse på telefon 39 96 61 01 eller consulting@ds.dk.

Kom godt i gang med standarder

Helhedsorienteret ledelse med et

integreret system

Hvordan arbejder I med et fælles ledelsessystem – og skaber synergi?

ISBn 978-87-7310-784-3 printISBn 978-87-7310-785-0 pdf

Hvorfor denne pjece?

Velkommen til Kom godt i gang med standarder. Denne pjece har fo-kus på, hvordan I kan arbejde med flere ledelsessystemer fra hvert sit fagområde, fx kvalitet og miljø, så systemerne fremstår og an-vendes som en samlet helhed. Pjecen handler også om, hvordan I som virksomhed kan sikre et samlet overblik over politikker, mål, processer og procedurer i ét fælles system fremfor at have selv-stændige ledelsessystemer med bl.a. separate politikker og mål.

Pjecen er skrevet til små og mellemstore virksomheder, sammen-slutninger, myndigheder og institutioner inden for alle brancher, der allerede har eller planlægger at indføre ledelsessystemer.

Vi håber, at I vil lade jer inspirere til at komme godt i gang – eller videre!

Der findes flere pjecer i serien Kom godt i gang med standarder. I kan finde dem på webshop.ds.dk, hvor de er gratis at downloade. De kan også bestilles i en printudgave. Hvis I har spørgsmål til ind-holdet, er I velkomne til at kontakte seniorkonsulent Berit Schwartz på bes@ds.dk.

Oversigt

Hvorfor denne pjece?

Hvem er det relevant for?

Hvad får I ud af at arbejde med integreret ledelse?

Hvilke metoder kan I benytte?

7 gode råd

Hvis I vil vide mere…

Hvem er det relevant for?

Integreret ledelse er relevant for jer, der

> har implementeret et ledelsessystem, og som ønsker at integrere et eller flere yderligere ledelsessystemer i dette

> har implementeret flere ledelsessystemer og ønsker at integrere dem i ét system

> ikke har et formelt ledelsessystem, men ønsker at udvikle et integreret ledelsessystem for to eller flere fokusområder.

Der findes selvstændige ledelsessystemer for bl.a. arbejdsmiljø, kvalitet, miljø, energi, fødevaresikkerhed, informationssikkerhed og samfundsmæssigt ansvar.

På tværs af ledelsessystemerne er der nogle gennemgående em-ner og krav. Når I skal implementere endnu et ledelsessystem, vil det derfor være effektivt at sammenskrive de fælles emner og krav og herudover beskrive de specifikke krav, der relaterer sig til den enkelte standards fokus. Det vil blandt andet forhindre, at der udfø-res ensartede aktiviteter parallelt og ukoordineret forskellige steder i virksomheden. Til gengæld vil de blive udført på tværs af alle le-delsessystemer.

Hvad får I ud af at arbejde med integreret ledelse?

Med et ledelsessystem etablerer I et forretningsmæssigt overblik over jeres virksomhed. Det skaber et solidt fundament for at tage stilling til, hvordan I forbedrer og udvikler kontinuerligt. Undervejs tager I fx stilling til de vigtigste risici for jeres forretning, I inddrager ledelse og medarbejdere i udviklingen, og gør det synligt, hvad I gør og hvorfor.

Ledelsessystemer kan implementeres på flere forskellige måder. Det afhænger dels af den enkelte virksomheds behov, mål, produk-tion, services og kultur, dels af den strategiske retning for produkter, ydelser, markeder og kunder.

De enkelte standarder for ledelsessystemer er generiske, dvs. at de ikke er udviklet med én virksomhedstype for øje. Derfor giver den enkelte standard ikke et endegyldigt svar på, hvordan et godt ledel-sessystem ser ud i den enkelte virksomhed. Men der kan peges på flere faktorer, der kan hjælpe en virksomhed til at implementere et helhedsorienteret system med fokus på ledelse og relevante forret-ningsprocesser for det pågældende fokusområde.

I skal først beslutte, hvad ledelsen ønsker at opnå for det enkelte ledelsessystem og for kombinationen af flere ledelsessystemer. I denne proces skal der også tages hensyn til kunder, markeder, lov-givning og andre interessenter.

Risikovurdering

Centralt i risikotankegangen ligger, at en virksomhed i sine vurderin-ger vurderer potentielle risici for skade på forretning, miljø og pro-dukter. Da fokus i standarderne er forskellige, skal I være opmærk-somme på, at graden af risici varierer tilsvarende.

Jeres risikovurdering kan omhandle:

> Kortlæg kritiske aspekter og risici

> Vurdér og prioritér risici for virksomheden

> Vurdér og prioritér risici for de skader, som virksomhedens aktiviteter, herunder forretning, produkter og services, kan pådrage sin omverden og interessenter

> Fastlæg krav til indsatser og resultater.

Hvilke metoder kan I benytte?

Strategier og politikker

Jeres ledelsessystem bør tage udgangspunkt i jeres virksomheds grundlag, dvs. der skal være overensstemmelse mellem den forret-ningsmæssige strategi og fx kvalitetspolitikken. På samme måde skal der være sammenhæng mellem den overordnede strategi og de konkrete politikker og mål.

Desuden skal jeres politik være i overensstemmelse med jeres stra-tegiske overvejelser og passe til de standarder, som virksomheden har valgt at styre efter.

> Vurdér, om jeres politik bør ændres eller justeres. Det kan være, at der skal udarbejdes en overordnet politik, der kan udmøntes i en række delpolitikker, fx for miljø og kvalitet.

> Sørg for, at delpolitikkerne bidrager til den overordnerede politik og passer til de standarder, som der arbejdes efter.

Kortlægning og udvælgelse af væsentlige processer og forhold

Ved etablering af et samlet ledelsessystem skal de væsentligste processer og aktiviteter i virksomheden afdækkes.

Der skal tages hensyn til

> konkrete forhold i processer, produkter og services, der har afgørende betydning

> jeres interessenters behov

> lovkrav og andre bestemmelser

> struktur og ansvar.

Mål og resultatstyring

I bør formulere målsætningerne for jeres samlede ledelsessystem og sikre, at systemerne ikke modarbejder hinanden, fx ved at af-stemme kvalitetsmålsætninger med miljømålsætninger. Målsætnin-gerne skal være konkrete, tidsbestemte og målbare.

Mål og handleplaner danner tilsammen de elementer, der skal sikre, at politikkerne bliver efterlevet i jeres virksomhed. Der skal derfor tages hensyn til hensigterne i politikkerne ved udformning af mål.

I skal særligt tage sørge for at

> indledningsvis formulere målsætninger for det nye fokus-område

> undersøge jeres nuværende og fremtidige behov, produkt- og procespræstationer

> skabe overblik over ressourcer og kompetencer.

Ledelsessystemet skal være en del af den daglige drift

Virksomheden skal sørge for, at medarbejderne kender ledelsessy-stemet, og forklare, hvorfor det er indført, og hvad det betyder for virksomheden. Det væsentlige er, at I skal

> definere og udvikle processer til intern og ekstern kommu-nikation mellem medarbejdere og ledere samt kunder og øvrige interessenter

> planlægge og udvikle processer til driftsstyring, indkøb, salg og produktion ved at sikre en styringsmetode

> udvikle processer til dokumentstyring, dvs. I skal sikre, at de relevante dokumenter er tilgængelige og opdaterede

> udarbejdelse af processer for indførelse af nye dokumen-ter.

Forankring og videre udvikling af ledelses-systemerne

Når jeres ledelsessystemer fungerer, afspejler de jeres virksomhed og forretningsfundament. Det er vigtigt, at I kontinuerligt efterlever dem og samtidig vurderer, om der er behov for forbedringer eller ændringer i systemerne.

At opnå dette kræver engagement og investering fra både ledelse og medarbejdere, ligesom det kræver, at alle ved, hvordan de opnår indflydelse og kan involvere sig.

7 gode råd

Arbejdet med at indføre et integreret ledelsessystem kan kort op-summeres:

> Sæt et realistisk ambitionsniveau.

> Gør processen gennemskuelig ved at gå frem i over- skuelige trin.

> Afsæt de nødvendige ressourcer, fx timer for med- arbejdere, mødefacilitering og udstyr.

> Anerkend at processen er en læringsproces, der kræver kompetencer og tid

> Definér konkrete handlingsplaner med deadlines og ansvarshavende

> Evaluér løbende jeres indsats. Hvad fik I ud af det? Hvad skal forbedres til næste gang? Er der rutiner og metoder, der skal ændres?

> Få hjælp fra nogen, der har prøvet det før.