Bisnis proses inventori

Bisnis Proses Inventori

• Penerimaan Material• Pengeluaran Material• Transaksi Antar Gudang• Stok Opname• Pengembalian Material

Mulai

Mgr. Support & Supply

· Verifikasi dan Validasi Penerimaan barang di ALISTA

· Approve Penerimaan Barang di ALISTA

PO DO

Selesai

R5

C5 – C7

R5 : Data yg tercantum dlm BAPPB tdk sesuai dengan penerimaan (C5)R6 : Mgr. Supply tidak melakukan approve BAPPB yang sudah sesuai (C6, C7)

Internal Control – Manual(Mgr. Support & Supply Regional)C5 : Melakukan review, dan

BAPPB yg tidak sesuai kembali ke Gudang

Internal Control – Aplikasi(ALISTA)C6 : Memberikan notifikasi untuk

BAPPB yg belum di approve melalui SMS dan e-mail.

Internal Control – Manual(Mgr. Inventory SCM)C7: Melakukan review secara

berkala dan memberikan instruksi kepada Mgr. Supply Reg

Petugas Gudang

· Menerima & memeriksa dok. DO/ surat jalan dan PO dengan fisik material (spek, vol, target delivery, & gudang tujuan)

· Tandatangan DO/Surat jalan oleh petugas gudang + pengirim barang

· Input penerimaan material di ALISTA· Mencetak & tandatangan BAPPB ALISTA· Scan & upload dok DO/surat jalan dan BAPPB

ALISTA yg sdh ditandatangan ptgs gudang+pengirim

· Menyerahkan BAPPB ALISTA yg ditandatangani kedua belah pihak ke pengirim barang

R1

R1 : Barang datang tanpa Nomor PO / Dok. Tidak Lengkap

R2 : Volume, Item dan Spesifikasi Barang tidak sesuai

R3 : Penerimaan Barang tidak diinput ke ALISTA

R4: Barang Rusak

C1 – C4

Internal Control – Manual(Penanggung jawab Gudang)C1 : Memastikan barang yang dideliver dilengkapi dengan

dok DO & PO, bila tidak ada berhak ditolak(Mgr. Support & Supply Regional)C2 : Memastikan Volume dan Spesifikasi sesuai dgn

pesanan (maks. 1 minggu setelah brg diterima)C3 : Melakukan review secara berkala C4: Req. untuk penggantian barang (Return)

R2 R3

R6

ALISTA ALISTA

Staff Finance

· Proses posting untuk pengakuan GR & Inventory dari APM ke SAP

APM SAP

APM

GR (Good Received)

Procurement

R4

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : InventorySub Siklus Bisnis : Penerimaan Material di GudangNama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Inventory

Staff Opr/Construction· Membuat permintaan

barang / material di ALISTA berdasarkan ID Project

· Menetapkan gudang asal pengambilan barang


· Verifikasi dan Validasi permintaan di ALISTA

· Approval pengeluaran barang di ALISTA

Form Permintaan barang (RFC)

Petugas Gudang

Mereview dan menyiapkan barang yang akan dikirim

Barang Tersedia? Ya

Tidak

Transaksi Antar Gudang?

Tidak

Procurement

Ya

PL/ PM/Manar

Proses PersetujuanSetuju? Ya

TidakR2

R2 : Project ID tidak valid & Barang yg di request tdk sesuai dgn project-ID yg dikerjakan

C2 Internal Control – Manual(PM/ GM Regional)C2 : Memastikan ID Project valid &

barang yg direquest (Vol,lokasi, jenis) sesuai dgn project ID yg dikerjakan

R3

R3 : Jml barang yg di keluarkan dr gudang melebihi atau tdk sesuai dgn permintaan

C3

R1

R1 : Meminta barang tidak via ALISTA

C1

Internal Control – Manual(PM/ GM Regional)C1 : Petugas tidak menyetujui

permintaan ataupun pengeluaran barang yang tidak via Alista

Petugas Gudang

· Menyerahkan Barang kepada user· Entry Pemenuhan Barang di ALISTA

berdasarkan ID Project· Mencetak & bersama user

menandatangani form pengeluaran barang

ALISTA ALISTAArsip form pengeluaran

barang

APM

R4

R4 : Data yg tercantum dlm form pengeluaran barang tdk sesuai dengan pengeluaran (C4)R5 : Mgr. Supply tidak melakukan approve permintaan barang di ALISTA (C5, C6)

Internal Control – Manual(Mgr. Support & Supply Regional)C4 : Melakukan review Form Pengeluaran

Barang Internal Control – Aplikasi(ALISTA)C5 : Memberikan notifikasi untuk Form

Pengeluaran Barang yg belum di approve melalui SMS dan e-mail.

Internal Control – Manual(Mgr. Inventory SCM)C6: Melakukan review secara berkala dan

memberikan instruksi kepada Mgr. Supply Reg

R5

Staff Finance

· Proses posting untuk pengakuan WIP sesuai ID Project dari APM ke SAP

APM SAP

Internal Control – Manual(Mgr Supply & Support)C3 : Memastikan barang yang

dikeluarkan sesuai dengan yang diminta dan memenuhi permintaan dengan volume barang yang tersedia

WIP Material Per Project ID

Transaksi Antar Gudang

Pencatatan Beban

Penerimaan Material

Penerimaan via ALISTA ? Ya

Tidak

C4 – C6

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : InventorySub Siklus Bisnis : Pengeluaran Material Nama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Inventory

Petugas Gudang Pengirim

· Menyiapkan material· Input pengeluaran di

ALISTA · Cetak Form Keluar· Mengirimkan material

beserta Form Pengeluaran sbg DO ke gudang tujuan

Pengeluaran Material

Operation / Construction/ Mitra

Pengambilam material

Mgr Supply· Review stok

material Gudang Regional

· Menetapkan Gudang Pemberi

Mgr Inventory

Approval transaksi antar gudang

ALISTA

ALISTA

Setuju? Ya

Tidak

Petugas Gudang Penerima

Menerima material secara fisik dan

ALISTA

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : InventorySub Siklus Bisnis : Transaksi Antar GudangNama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Inventory

Manager Support & Supply

· Download data saldo ALISTA· Melakukan pemeriksaan dan

review dokumen· Mencocokkan dokumen dengan

fisik material

Petugas Gudang

· Download data saldo ALISTA· Menghitung jumlah fisik barang di

gudang· Identifikasi selisih fisik dengan

transaksi / saldo ALISTA· Input data hasil stok opnam di ALISTA

Selesai

BA Stock Opname

R1 R1 : Data fisik tidak sama dengan data Alista (Administrasi) R2

R2 : Dokumen yang akan digunakan untuk melakukan stok opname(PO, DO/ Surat Jalan, dll) tidak lengkapR3 : Stock Opname tidak dilaksanakan secara reguler (mingguan) dan tidak diinput di ALISTA

C1

Internal Control – Manual(VP SCM)C1 : Seluruh transaksi mulai dari penerimaan sd pengeluaran barang dicatat dalam aplikasi Alista

R3

C2, C3

Internal Control – Manual(Manager Support & Supply)C2 : Memastikan kelengkapan dokumen yang digunakan untuk pelaksanaan stok opname

Internal Control – Manual(Manager Inventory Mgt.)C3 : Memastikan pelaksanaan stok opname berjalan secara reguler dan memastikan penginputan data hasil stok opname ke ALISTA

Transaksi Antar Gudang

Pengeluaran Project

PO & DO Supplier MitraBAPPB


· Melakukan validasi dan verifikasi hasil stok opnam

· Membuat berita acara hasil stok opnam beserta rekomendasi hasil temuan

ALISTA ALISTA

R4

R4 : Mgr Support & Supply tdk melakukan sampling fisik bulanan

C4

Internal Control – Manual(VP SCM)C4 : Eskalasi VP SCM & Dir Project Integration terhadap selisish saldo ALISTA dan fisik > 10 %

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : InventorySub Siklus Bisnis : Pemeriksaan Inventory ( Stok Opnam )Nama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Inventory

Operation / Konstruksi

Pengembalian material sisa

project

Menggunakan no.RFC?

OperationPengembalian ke

gudang asal pengambilan

material

Ya

Operation· Menentukan lokasi

gudang penerima· Mengembalikan

material ke gudang

Tidak

RFC

Petugas Gudang

· Terima pengembalian material

· Cek jumlah material dan kondisi

· Input pengembalian material ke ALISTA

RFC

Petugas Gudang

Buat berita acara penerimaan pengembalian

material

BA Penerimaan Pengembalian

Material

Operation

Tanda tangan BA penerimaan pengembalian

material


Material

Selesai

Petugas Gudang

· Terima pengembalian material

· Cek jumlah material dan kondisi

· Input pengembalian material ke ALISTA

Project ID

Petugas Gudang

Buat berita acara penerimaan pengembalian

material


Material

Operation

Tanda tangan BA penerimaan pengembalian

material


Material

BA Rekon Material Proyek

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : InventorySub Siklus Bisnis : Pengembalian Material Sisa ProjectNama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Inventory

Bisnis Proses Procurement

• Penetapan Buffer Stock• Pengadaan Material (Inventori)• Pengadaan Material (Non-Inventori)

ALISTA

Mgr Procurement

· Analisis kebutuhan safety stock tiap gudang, dengan mempertimbangkan:· Historis kebutuhan rutin (MS, LME

Witel, Gamas)· Kebutuhan proyek konstruksi· Kecepatan penyerapan

· Menentukan/update Safety Stock/buffer tiap jenis material per gudang

· Menginput buffer stock di ALISTA


R1

C1

R2

· History transaksi· Informasi Proyek (PO)· Informasi Mgr Suppy· Informasi lainl

Mgr Procurement

· Evaluasi saldo material Gudang· Analisis pemenuhan stok (Buffer,

Delivery time, ongkir, ongkos penyimpanan)

· Penetapan jenis material dan vol order (EQQ) untuk pengiriman ke gudang.

· Review penetapan vendor/supplier· Create PO di ALISTA

VP SCM

Approval PO

PO ALISTA

IT (ALISTA)

Notifikasi Saldo Material < 50% safety

Stock

ALISTA

R1 : Buffer stock tidak tepat (vol, jenis material) (C1, C2)

R2 : Perlu penambahan volume Buffer Stock karena kebutuhan pekerjaan (C1, C2)

Internal Control – Manual(VP SCM)C1 : Melakukan Verifikasi dan approval

terhadap buffer stock yang diinput oleh Mgr Procurement

C2 : Melakukan crosscheck/koordinasi ke Mgr Supply & Mgr Procurement terkait penentuan safety stock

Vendor

Delivery Material yang dipesan

R3

R3 : Material tidak dikirim sesuai dengan waktu, volume, dan spesifikasi yang telah ditentukan (C2)

C2

Internal Control – Manual(VP SCM)C2 : Memonitor delivery PO

secara berkala

Penetapan Safety Stock (Buffer)

Selesai

Mgr Supply

Hasil review permintaan material tidak tersedia di gudang dalam 1 regional


Pengadaan Material

· History transaksi· Informasi Proyek (PO)· Informasi Mgr Suppy· Informasi lainl

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : ProcurementSub Siklus Bisnis : Procurement – Inventory ALISTANama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Procurement

Unit PemohonMengajukan permintaan pengadaan material dg

membuat Justifikasi Kebutuhan Barang/Material

Justifikasi Kebutuhan Barang/Material (Latar belakang, aspek strategis, aspek bisnis, waktu pengggunaan dll)

Disetujui?

Proses Persetujuan

Justifikasi ssi PD 0150/LG 000/TA-

03/2013

Mgr Procurement

· Verifikasi Permintaan· Membuat Justifikasi

pengadaan

Justifikasi Pengadaan Barang/Material (mitra/vendor terpilih, metoda pengadaan, harga pengaadaan, waktu penerimaan, waktu penggunaan dll)

Proses Persetujuan Justifikasi Pengadaan ssi PD 0150/LG 000/TA-03/2013

Disetujui?

Mgr Procurement

· Proses Pengadaan (SPPH, Negosiasi Hraga, Penetapan Mitra)

· Menerbitkan PO kepada mitra yang ditetapkan

Dokumen PO

Proses Pemenuhan Barang oleh Mitra

terpilih

Delivery Barang/Material

Mgr Inventory/Mgr Supply Regional

· Penerimaan Barang/Material· Pembuatan dan Ttd BAPPB· Menyerahkan Barang/Material

kpd unit Pemohon

Selesai

Mulai

PT Telkom AksesSiklus Bisnis : ProcurementSub Siklus Bisnis : Procurement – Project Inventory non ALISTANama & Versi Dok. : Bispro Pengendalian Internal – Procurement

Business

Bisnis proses inventori