STRATEGI PENGELOLAAN SEKOLAH BERBASIS MANAJEMEN PROSES

DENGAN PENGGUNAAN MODEL SISTEM MANAJEMEN KUALITAS

Oleh: Ilham GaniGuru SMK Negeri 1 Bontang

(Alternatif strategi pengelolaan sekolah yang efektif dan efisien)

Rasional Perubahan LingkunganPerubahan Lingkungan

Perubahan-perubahan di pelbagai aspek kehidupan seperti teknologi, politik, ekonomi, dan budaya yang kompleks dan penuh ketidakpastian.

• Berubahnya budaya • Terbukanya arus informasi dan semakin menyebarnya

arus teknologi komunikasi, • Sistem politik (sistem desentralisasi yang semakin luas), • Tingginya persaingan baik teknologi maupun ekonomi

sebagai akibat arus globalisasi.

Perubahan lingkungan dalam sistem pendidikan di Indonesia

Perubahan tersebut memerlukan pengembangan organisasi

Pengembangan Pengembangan OrganisasiOrganisasi• Meningkatkan efektivitas dan

efisiensinya, • Pengembangan sekolah di lakukan

agar sekolah dapat “survive” terhadap berbagai perubahan

• Pada konteks pendidikan dapat dilakukan dengan merubah merubah paradigma manajemen manajemen penyelenggaraan dan pengelolaan penyelenggaraan dan pengelolaan sekolahsekolah

Konsep Mutu Dalam Pengelolaan Sekolah

Definisi Umum Mutu mengandung makna derajat (tingkat) keunggulan suatu produk (hasil kerja/upaya) baik berupa barang maupun jasa; baik yang tangible maupun yang intangible. Dalam konteks pendidikan pengertian mutu mengacu pada proses pendidikan dan hasil pendidikan

"Proses Pendidikan" Yang Bermutu melibatkan berbagai input, (manajemen sekolah, dukungan administrasi, bahan ajar sarana sekolah, dan sarana prasarana dan sumber daya lainnya serta penciptaan suasana yang kondusif.

Mutu Dalam Konteks “Hasil Pendidikan” yang bersifat tangibel adalah prestasi sekolah berupa student achievement (tes kemampuan akademis) atau prestasi siswa pada bidang tertentu, bahkan prestasi sekolah yang bersifat intangibel, misal suasana disiplin, keakraban, kebersihan dll)

Manajemen Berbasis Proses

Menurut Gaspaerz Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode dan mesin atau peralatan dalam lingkungan untuk menghasilkan nilai tambah output bagi pengguna atau pelanggan.

Manajemen proses menempati posisi begitu penting dalam perkembangan manajemen moderen, dikarenakan pada umumnya semua produk/ atau jasa diproduksi atau diserahkan kepada pelanggan melalui suatu proses kerja atau proses bisnis.

Berdasarkan pemikiran bahwa kepuasan pelanggan adalah hal utama dalam kerangka keberlangsungan suatu perusahaan produk atau jasa, maka proses kerja itulah yang perlu ditingkatkan performansinya secara terus menerus agar mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan secara terus menerus pula. Dengan kata lain konsep manajemen proses akan berkaitan dengan Dengan kata lain konsep manajemen proses akan berkaitan dengan perbaikan kualitasperbaikan kualitas

Konsep Manajemen Proses

Gabriel Pall (1987) menyebutkan enam komponen dalam Implementasi Manajemen Proses

1. Kepemilikan (ownership) tanggung jawab desain, operasional dan perbaikan proses

2. Perencanaan (planning) melakukan suatu pendekatan terstruktur dan terdisiplin untuk mengerti, mendefinisikan dan mendokumentasi semua komponen dalam proses dan hubungan antar komponen utama itu

3. Pengendalian (control) menjamin efektivitas, dimana semua output dapat diperkirakan dan konsisten dengan ekspektasi pelanggan

4. Pengukuran (measurement) memetakan performansi atribut terhadap kebutuhan pelanggan dan menetapkan kriteria untuk akurasi, presisi, dan frekuensi perolehan data

5. Perbaikan dan peningkatan (improvement) meningkatkan efektivitas dari proses melalui perbaikan yang diidentifikasi secara tetap

6. Optimisasi (optimization) meningkatan efisiensi dan produktivitas dengan perbaikan yang diidentifikasi secara tetap

Model Manajemen Berbasis Proses pada SMM ISO 9001:2000

Continual Improvement Of The Quality Management SystemBagian 4 SMM ISO 9001:2000

Cust

om

ers

Requ

irem

ent

s

Cust

om

ers

Satis

facti

on

Management Responsibility

Resource Management

Measurement, Analysis and

Improvement

ProductRealization

Input Product Output

P/6

D/7

C/8

A/5

Kegiatan Penambahan Nilai

Alur Informasi

Perbaikan Proses Menuju Continual Improvement

1. Produk apa yang terpenting bagi pelanggan?2. Proses apa yang menghasilkan produk ini?3. Komponen atau faktor kunci apa yang

merangsang tindakan dalam organisasi dan proses apa yang mengkonversi atau mengubah rangsangan ini menjadi output?

4. Proses mana yang memiliki visibility tertinggi dengan pelanggan?

5. Proses mana yang memiliki dampak terbesar terhadap standar performansi yang dikendalikan oleh pelanggan?

6. Berdasarkan data performansi, proses mana yang memiliki potensi terbesar untuk perbaikan?

Langkah awal sebelum perbaikan proses: Mengidentifikasi proses kunci yang mempengaruhi keberhasilan

Langkah Perbaikan Proses

LANGKAH 1 IDENTIFIKASI MASALAH

LANGKAH 2 IDENTIFIKASI DAN DOKUMENTASI PROSES

LANGKAH 3 MENGUKUR PERFORMANSI

LANGKAH 4 MEMAHAMI MENGAPA?

LANGKAH 5 MENGEMBANGKAN DAN MENGUJI IDE

LANGKAH 6 IMPLEMENTASI SOLUSI DAN EVALUASI

UM

PAN

B

ALI

K

Perbaikan proses pengelolaan sekolah melalui Sistem Manajemen MutuMenurut Gaspaerz kebanyakan program perbaikan atau peningkatan mutu gagal karena:1. Program-program itu memiliki sistem manajemen

mutu, tetapi tiada keinginan kuat dari manajemen untuk menerapkannya secara konsisten, atau:

2. Manajemen memiliki keinginan untuk menerapkan program perbaikan mutu tetapi organisasi tersebut tidak memiliki suatu sistem manajemen mutu

Dengan kata lain kata kunci perbaikan dan peningkatan mutu bergantung pada komitmen dan keinginan kuat manajemen serta adanya suatu bentuk sistem manajemen mutu

Sistem Manajemen Mutu• QMS di definisikan sebagai struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur, dan sumber-sumber daya untuk penerapan sistem manajemen mutu, jadi suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktik-praktik standar untuk manajemen sistem yang bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu proses atau produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.

• Bentuk QMS dapat dirancang dan dikembangkan oleh organisasi secara mandiri (non formal) atau adopsi (formal)

QMS berbasis proses melalui CQI bertujuan untuk mencapai TQM

Contoh QMS nonformal: QMS Xerox, QMS St. Mary, QMS Sig Sigma Motorolla, QMS Ford

Contoh QMS formal: QMS ISO 9001:2000, MBNQA, SNI 19000

Peningkatan Kinerja Sekolah menggunakan QMS menuju Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) adalah bentuk pendekatan manajemen menyeluruh untuk meningkatkan kinerja organisasi secara terus menerus.

TQM terdiri atas QMS dan CQI QMS berbasis proses melalui CQI

menuju TQM

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Totally satisfying costumer needs and expectations via continous improvement

Quality Management System (QMS) Continous Quality Improvement

Management System to prevent errors and good service faults

Improving productivity and capability of the good service offered

Define and document the policy and objectives

policy and objective Total Quality Control (TQC)Quality Circle (QC)Value Added ManagementZerro DefectsWorkforce InvolvementEmpowermentProcess Re EngineeringIntegrated ManufacturingProductivity MaintananceRisk Managementect...

Preparing to meet the defined policy and objectives

planning

Meeting the policy and objectives during good service processing

Monitor and control

Review and correction of the management system

Review and audit

Management review, corrective and preventive action, internal audit

Tahapan Implementasi:• Berkomitmen untuk menjalankan sistem

manajemen dengan berbasis kepada proses, menciptakan quality awareness dikalangan internal, meningkatkan partisipasi karyawan serta meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sedang berlaku

• Memutuskan untuk mengembangkan atau mengadopsi suatu bentuk standar sistem manajemen mutu

• Menetapkan working group dan wakil manajemen mutu serta meredefinisi struktur organisasi dan tupoksi

• Menetapkan tujuan tujuan kualitas dan implementasi sistem

• Menyepakati bahwa fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh suatu bentuk prosedur standar (POS)

• Memperkenalkan sistem dokumentasi pada setiap aktivitas baik POS maupun instruksi kerja

• Pelaksanaan audit sistem secara berkelanjutan.

Solusi yang harus dilakukan adalah :Pertama: Menerapkan pengelolaan sekolah berbasis pada manajemen proses, Kedua: Melakukan pengembangan sistem manajemen kualitas, bisa berupa adopsi atau membuat rancangan sistem manajemen kualitas secara mandiri, Ketiga: Secara konsisten menjalankan sistem melalui perbaikan terus menerus (continual process improvement) menuju Total Quality Management (TQM). Jika hal ini dapat direalisasikan, maka kualitas pengelolaan penyelenggaraan layanan pendidikan di sekolah pun akan meningkat,

Perubahan paradigma strategi pengelolaan manajemen sekolah untuk menghadapi era globalisasi yang hyperkompetitif, akan memungkinkan pengelolaan sekolah yang memberi perhatian secara penuh kepada mutu untuk memenangkan kompetisi.

Penutup

DAFTAR PUSTAKA:

Engel James F, Roger D. Blackwell and Paul W. Minard, 1995, Perilaku Pengguna , Jilid 2, Jakarta : Binarupa.

Gani, Ilham. 2007. Pengaruh Kualitas Layanan dan Penerapan SMM ISO 9001:2000 Terhadap Kepuasan Pelanggan SMK di Provinsi kalimantan Timur. Tesis Pascasarjana Universitas Mulawarman, Samarinda.

Gani, Ilham, 2007. Implementasi SMM ISO 9001:2000 pada Sekolah Menengah KejuruanGasperz, Vincent. 1997. Manajemen Kualitas (dalam Industri Jasa). Cetakan Pertama. Gramedia Pustaka

Utama. Jakarta.Gasperz, Vincent. 1997. Manajemen Kualitas (Penerapan Konsep-konsep Kualitas dalam Manajemen Bisnis

Total). Cetakan Pertama. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.Gasperz, Vincent. 1997. Manajemen Kualitas dalam Industri Jasa. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.Gasperz, Vincent. 2005. Total Quality Manajemen. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.Gasperz, Vincent. 2006. ISO 9001:2000, and Continual Quality Improvement. Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.Web SiteISO 10011-2:1991, Panduan untuk Mengaudit Sistem Mutu Bagian-2 : Kriteria kualifikasi auditor sistem

mutu; Akan diterbitkan. (Revisi dari ISO 9000-4:1993). http://www.iso.ch; http://www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc-2ISO Central Secretariat (sales@iso.ch) Berita ISO 9000 + ISO 14000 (Sebuah Publikasi Dua Bulanan yang

Memberikan Liputan Lengkap Perkembangan Internasional Berkaitan dengan Standar Sistem Manajemen ISO, Termasuk Berita Penerapannya oleh Beragam Organisasi di Seluruh Dunia)

Jaya. U, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan Gaya Kepemimpinan Kepala Pusat PPPGT Kesenian Cianjur Terhadap Efektivitas Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan (Studi Deskriptif Analitik Pada Pusat Pengembangan Penataran Guru Pertanian Cianjur Jawa Barat Tahun 2005),p.1, 2006. Copyright 2007 Sekolah Pascasarjana UPI, (http://sps.upi.edu)

Pamulu, et. al, Studi Implementasi ISO 9000:2000 Pada Perusahaan Konstruksi di Makassar Journal of Civil Engineering 12(3) :pp. 201-210, ITB, 2005, (http://eprints.qut.edu.au)

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, Sekolah Berstandar Internasional, Teknik Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, http://www.iso.ch; http://www.bsi.org.uk/iso-tc176-sc-2