HR-Prozesse mit SharePoint optimieren

Wie optimiere ich unsere HR

Prozesse?

HR-Prozesse mit SharePoint optimieren

03. April 2014

© Collaboration Days 2014 2

Agenda

Einleitung

• Zum Referenten

• IOZ AG

Praxisbeispiel

• Problemsituation

• Musterlösung

Demo

Weg zur Lösung

• Organisatorisch

• Methodisch

• Technisch

Fragen


Referent: Marco Lötscher

SharePoint Projektleiter & Consultant bei IOZ AG seit 2011

http://www.ioz.ch

http://www.ioz.ch/


Sitz: Sursee

Anzahl Mitarbeitende: 41

http://www.ioz.ch

http://www.ioz.ch/


Collaboration Days 2014

Was meinen wir eigentlich

mit HR Prozessen

optimieren?


Praxisbeispiel

Morgen fängt unsere

neue Bereichsleiterin

an.

Ihr neuer Arbeitsplatz

steht hoffentlich bis

dann bereit?

Morgen!?

Könnt ihr das nicht

etwas früher mitteilen?

Ich hab doch das

Eintrittsformular schon

lange ausgefüllt


Praxisbeispiel

Da fehlt doch wieder die

Hälfte. Könnt ihr den eure

Arbeit nicht richtig

machen?


Praxisbeispiel

Ich hab doch die

Excelliste mit mit den

aktuellen Eintritten an

den Hausdienst

gemailt?

Ich hab von nichts

gewusst!?!

Leider haben es meine

Kollegen verschlafen

ihnen den Notebook

und die Schlüssel

vorzubereiten.



Was ist hier falsch gelaufen?


Praxisbeispiel

Morgen fängt unsere

neue Bereichsleiterin

an.

Ihr neuer Arbeitsplatz

steht hoffentlich bis

dann bereit?

Morgen!?

Könnt ihr das nicht

etwas früher mitteilen?

Ich hab doch das

Eintrittsformular schon

lange ausgefüllt


Praxisbeispiel

Da fehlt doch wieder die

Hälfte. Könnt ihr den eure

Arbeit nicht richtig

machen?


Praxisbeispiel

Ich hab doch die

Excelliste mit mit den

aktuellen Eintritten an

den Hausdienst

gemailt?

Ich hab von nichts

gewusst!?!

Leider haben es meine

Kollegen verschlafen

ihnen den Notebook

und die Schlüssel

vorzubereiten.


Was oft nicht optimal läuft und wie sich das

auswirken kann

Unpräzise, unvollständige Angaben

Viele Systemgrenzen

Redundanzen

Fehleranfällig

Fehlende Transparenz

Ineffizient

Reaktive Dienstleistung

Unnötige Schuldzuweisungen

Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter



Wie könnte das besser

laufen?


Musterlösung

1. Personalabteilung füllt ein zentrales elektronisches Formular mit

den Informationen zum Benutzereintritt aus

2. Der Vorgesetzte erhält eine elektronische Aufgabe die noch

fehlenden Informationen zu ergänzen.

3. Die IT und diverse andere Parteien führen ihre Aufgaben aus

(wo möglich natürlich automatisiert)

4. Der Vorgesetzte bestätigt die korrekte Umsetzung aller

Aufgaben.

5. Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter/in alles

schön bereit


Demo


Demo


Demo

Pendente Personalmutationen

Aktuelle Mitarbeiterliste

Aufgabenliste zu den «HR-Prozessen»

Aufgabenliste zu den «Beschaffungen

& Anträgen»


Demo

©

Pendente Aufgaben «Meine» Mitarbeiter

Collaboration Days 2014 20

Demo


Demo


Demo


Demo


Demo


Demo


Recap

Unpräzise, unvollständige Angaben

Viele Systemgrenzen

Redundanzen

Fehleranfällig

Fehlende Transparenz

Ineffizient

Reaktive Dienstleistung

Unnötige Schuldzuweisungen

Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter

Checklisten und Auswahllisten für Formulare

können von betroffenen stellen selber gepflegt

werden

Alle Daten zentral (z.B. keine Excel in Mails)

gewohnte Umgebung mit Outlook, der Rest ist

geführt (Link zu Word & Aufgaben)

Workflow Status, Prozessvisualisierung

Ablauf ist auf maximale Effizient optimiert



Ganz einfach, oder?


Herausforderungen

Projekt Scope definieren

○ Wo fangen wir an?

○ Wo hören wir auf?

○ Mit welchem Detailierungsgrad?

Benutzerakzeptanz

○ Bereitschaft zur Veränderung ist nicht bei allen gleich ausgeprägt

○ Nicht alle Beteiligten freuen sich über Prozesstransparenz

Technisch

○ Abwägen vom Einsatz von Boardmitteln und Standardkonzepten gegenüber von Eigenentwicklungen


Herangehensweise

Organisatorisch

○ Ziele setzen

○ Prozessanalyse

○ Anforderungen definieren

○ Benutzerakzeptanz Massnahmen

Technisch

○ Technologie und Tool auswählen

○ Applikationsarchitektur festlegen

○ Rollen- & Berechtigungsmodell implementieren

○ Deployment & Rollout


Mögliche Bereiche von Zielsetzungen

Standardisierung

Transparenz

Prozesssicherheit

Reduktion von Medienbrüchen

Senkung der Kosten

Wartbarkeit (auf Änderungsdynamik reagieren können)


Prozessanalyse

IST-Analyse

○ Alle Beteiligten festhalten

○ Kritischen Pfad ermitteln

○ Genug Zeit budgetieren

SOLL-Prozesse modellieren

○ Prototyping

○ Parallelisieren von Aufgaben wo immer möglich

○ Information an Beteiligte so früh wie möglich liefern

○ Auf Agilität Rücksicht nehmen

○ Sinnvollen Scope festlegen


IST-Aufnahme


SOLL-Prozess


Anforderungen definieren

Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse

○ Administrative Aufgaben vor dem Eintritt

○ Aufgaben am Eintrittstag

○ Probezeit

○ Einführungstermine koordinieren

○ Informationen

○ Erinnerungen

○ Eskalationen

○ Stellvertretungsregelungen

Beschaffung und Anträge

○ Zutritt zu Gebäuden

○ Berufskleider und Ausrüstungen

○ Fahrzeugbeschaffung

○ Mobiliarbeschaffung

○ Bereitstellung Telefonie

○ IT Hardwarebeschaffung

○ Softwarebereitstellung & Zugriffsrechte &

Accounterstellung


Benutzerakzeptanz Massnahmen

Alle Beteiligten Stellen müssen einbezogen werden

Frühzeitig Demo Sessions durchführen

Beteiligte zu Veränderungsentscheiden heranführen

Befragung durchführen

Personalabteilung als Schlüsselrolle

Application Owner festlegen

Einführungsbegleitung

Feedback sammeln

Verbesserungen in Aussichtstellen und umsetzen



Mit welchen Tools setzen wir

dies um?


Kernkomponenten einer SharePoint Workflow Lösung

Site Architektur

Workflow Instanzen

○ Listen Workflows

○ Wiederverwendbare Workflows

Workflow Aufgaben Listen

Workflow Historie Liste

Formulare

InfoPath

Eigenentwicklungen

Workflow Designer Tool

SharePoint Designer

Visual Studio


Drittanbieter Produkte


Applikationsarchitektur festlegen

Aufgaben

Workflows

Formulare

Benachrichtigungen

Schnittstellen &

Automatisierung

SharePoint Basis

- Portal

- Rollenbezogene Ansichten

- Formularbibliotheken

- Hilfslisten & Stammdaten

Berechtigungs- & Rollenmodell

- Statusabhängige

Ansichten

- Rollenbezogene

Ansichten

- Dynamische Anzeige

nach Abhängigkeiten

- Validierungen

- Aufteilung in Sub-

Workflows

- Wiederverwendbare

Module - Texte

- Übersetzungen

- Web Service

Anbindung

- LDAP

- MS-SQL od. Oracle

- Elektronisches

Personaldossier

- Einfache SharePoint

Aufgabe

- Genehmigungsaufgabe

- Aufgabenformular Design


Applikationsarchitektur festlegen

Lösung nicht in die Collaboration- oder Publishing Sites einbauen

Eigenständiges Prozess- oder Applikationsportal bereitstellen

Lösung wie eine eigenständige Applikation managen

SharePoint Limitationen berücksichtigen http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

Dimensionierung und Skalierung der Workflows

Wartung & Pflege muss bereits in der Konzeption berücksichtigt werden

○ Prozess update

○ Prozess Abbruch

○ Ausnahmefälle

○ Administration

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx


Rollen- & Berechtigungsmodell

Beschränkungen grundsätzlich nur wo gut begründet

○ Komplexität reduzieren

○ Performance gewährleisten

○ Wenn doch nötig Berechtigungen nur bei laufenden Prozessen «trennen»

Wenn möglich Standardkonzepte anwenden

○ SharePoint Aufgaben verwenden

Alle Einschränkungsmöglichkeiten einbeziehen

○ SharePoint Berechtigungen

○ Workflow Aufgaben Berechtigungen

○ Formularansichten

○ Zielgruppenbeschränkungen (Target Audience)


Deployment & Rollout

Systematisch Testen

Deploymentprozess definieren und anwenden

Dokumentieren

Testumgebung nutzen



Fragen?


Besten Dank