10 BÍ QUYẾT ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Hãy cùng BigTime.vn tìm hiểu 10 bí quyết tổchức sự kiện được những nhà tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp trên thế giới truyền tay nhau nhé!

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

1

• Nhiều nhà tổ chức sự kiệncoi nhẹ yếu tố địa điểmkhi bắt đầu kế hoạch sauđó đã nhận ra rằng khôngcòn địa điểm trống chosự kiện của họ

• Sau khi ấn định ngày tổchức sự kiện, bạn nên tìmngay địa điểm ưng ý để tổchức.

Phát triển kế hoạch và hànhđộng theo nó

2

• Đặt ra mục tiêu mà bạn muốn đạtđược

• Đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chứcsự kiện của bạn bám sát kế hoạchđể dẫn đến kết quả bạn mongmuốn.

• Kế hoạch cần được viết chi tiết đếntừng hạng mục nhỏ, ai là người phụtrách và deadline cho công việc đólà bao giờ..

• Bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng,thủ tục để địa điểm của bạn không“đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất.

Gửi thông điệp hiệu quả3

• Thư mời là yếu tố đầu tiên mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn.

• Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào (đảm bảo bao gồm địa chỉ, thông tin đỗ xe và gợi ý trang phục).

Gửi thông điệp hiệu quả3

• Diện mạo của thư mời cũng nên đưa cho người tham dự gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự phối hợp màu sắc, font chữ.

• Những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trang trọng và lịch sự.

Làm việc thông minh sẽ tốthơn là chăm chỉ

4

• Hãy lưu trữ và theo dõi thông tin ngườitham dự vào một file Excel (bao gồmtên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi,giới hạn khẩu phần ăn,…)

• Tránh nhập lại thông tin giống nhaucho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạnsẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” dochính mình tạo nên.

• Trước sự kiện, bạn có thể sử dụngnhững thông tin đó để tạo bảng tên,thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi chohọ.

Chú ý vào những chi tiếtnhỏ nhất

5

Chú ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho

mọi vấn đề có thể tiếp cận được.

Lập kế hoạch dự trù6

• Luôn có một kế hoạch dự trù chomọi thứ

• Hãy liên lạc nhanh chóng với nhữngkhách mời trong trường hợp mọi thứđi theo chiều hướng xấu.

• Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lềubạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếukhách mời cần phải đi bộ để dichuyển.

Trang bị một số vật dụng“chữa cháy” khẩn cấp

7

• Khách mời của bạn thường có xuhướng tìm đến bạn ngay khi họgặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào.

• Những vật dụng bạn nên trang bịlà : vật dụng sơ cứu y tế, thuốcgiảm đau, kim băng nhỏ, băng dínhhai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..

Theo sát khách hàng –Chìa khóa thành công

8

• Luôn giữ liên lạc với khách hàngxuyên suốt quá trình tổ chức. Gọiđiện 2-3 ngày trước sự kiện để xácnhận sự tham dự của khách hàng.

• Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơnhọ đã tới tham dự chương trình.

• Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họtại sự kiện sẽ giúp bạn thêm mộtđiểm cộng trong mắt khách hàng.

Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậmchí nếu bạn không thực sự như vậy

9

• Tạo một danh sách thiết bị và kếhoạch thuê một đội kỹ thuật chuyênnghiệp để thiết lập tất cả các thiết bịvào đúng chỗ và đảm bảo chúnghoạt động trơn tru trong sự kiện.

• Bạn cũng cần bố trí người kiểm trathiết bị trong suốt quá trình diễn rasự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹthuật có thể xảy ra

Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ(hoặc thậm chí ít hơn)

10

• Đừng ngại thương lượng giá hoặcđịnh giá thêm với những nhà phânphối thực phẩm, công ty trang trí,nhà phân phối hoa,…

• Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêudôi ra khỏi kế hoạch và nhữngphần “mặc cả” này sẽ cứu ngânsách của bạn khỏi một bàn lạm chitrông thấy.

BigTime.vn hi vọng những thông tin này sẽ có ích cho

bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới.

Nếu bạn quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện, đừng ngại

tham gia Nhóm chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở

Facebook nhé!