Marstrand A/S

Visuel portefølje-, ressource- og projektstyringBedre beslutninger i tide

Ønsker du mere information er du velkommen til at kontakteLars Villads Krogh mobil: 2614 4545 eller mail: Lars@marstrandinnovation.com

© 2014 Marstrand Innovation A/S 2

Marstrand

Program:

1. Marstrand Planning Intelligence (MPI)2. Hvordan kan man styrke PMO på en enkel måde?3. Kort MPI demonstration4. Høre mere på vores stand 22. Lige ved hovedtrappen

© 2014 Marstrand Innovation A/S 3

Udvalgte referencer

© 2014 Marstrand Innovation A/S 4

FokusMI fokuserer med MPI på organisationer der håndterer en portefølje med et antal projekter af varierende kompleksitet hvor tidsstyring er kritisk og hvor ressourcestyring er nødvendig

MissionMissionen er at skabe markant højere produktivitet for vores kunder gennem effektiv understøttelse af samspillet mellem ledelse, planlægning og eksekvering

Marstrand

© 2014 Marstrand Innovation A/S 5

Porteføljeledere

Projektledere

Medarbejdere

Marstrand Planning Intelligence (MPI)

© 2014 Marstrand Innovation A/S 6

Marstrand Planning Intelligence (MPI)

Enkelthed

Transparens

Realistiske planer

© 2014 Marstrand Innovation A/S 7

Udvalgte referencer

© 2014 Marstrand Innovation A/S 8

Udfordringer

Alt for mange projekter: Er uklare i deres scope, indhold og prioritet Har urealistiske milepæle og leveringstider Respektere ikke den reelle menneskelige kapacitet

Konsekvenserne er ofte: Vigende respekt for ledelsens planlægning Demotivere medarbejdere og manglende disciplin Projekternes potentialet bliver ikke fuldt indfriet

© 2014 Marstrand Innovation A/S 9

Projektporteføljen

Der er en myriade af interne udviklingsaktiviteter i gang på samme tid og nye opstår

Der er ikke et samlet billedeover projekternes og deres indbyrdes sammenhængeOrganisationens

udviklingskapacitet er ikke en kendt størrelse

Mange medarbejder og mellemledere udtrykker en følelse af stress og spild fordi aktiviteterne falder over hinanden

© 2014 Marstrand Innovation A/S 10

Målsætninger

Undgå forskellige versioner af sandheden Skab en realistisk plan og få accept Klar og tydelig prioritering af projekterne

© 2014 Marstrand Innovation A/S 11

Hvem foretager prioriteringen af projekterne? Ledelsen Porteføljeledelsen Projektlederen Linjeledelsen Medarbejderen

Aktiv porteføljestyring

Hvem sikre allokeringen af ressourcerne

til projekterne?

Den store prioriterings opgave

Hovedparten af en virksomhed opgaver er knyttet til håndtering af ressourcer: I det enkelte projekt På tværs af projekter På tværs af afdelinger Over tid …… det er det der skaber udfordringerne og kompleksiteten

© 2014 Marstrand Innovation A/S 12

PMO

Projektledere

Medarbejdere

RollerRessource-

ejereLedelseLeverancer

Aktiv porteføljestyring

© 2014 Marstrand Innovation A/S 13

Ressourceejerne:

Har ansvar for angivelse af forventet

kapacitet samt overholde aftalen om

levering (belægning)

Et fælles overblik?

Direktionen & Styregrupper

PMOKoordinering,

beslutningsgrundlag

Projektlederne:

Har ansvar for angivelse af terminer for

projektet og behov for timer (kapacitet) ,

logs, risici, issues og evt. økonomi

Nye projekter

Prioriteringer

Justeringer

Status

Estimate to Complete

Advarsler

© 2014 Marstrand Innovation A/S 14

Der er virkelig mange penge at hente, hvis man kan optimere sin

projektgennemførelse

Det kan man og det behøver ikke at være så svært

Projektgennemførelse

© 2014 Marstrand Innovation A/S 15

Ressourceejerne:

Har ansvar for angivelse af forventet

kapacitet samt overholde aftalen om

levering (belægning)

MPI Aktiv portefølje gennemførelse

Projektlederne:

Har ansvar for angivelse af terminer for

projektet og behov for timer (kapacitet) ,

logs, risici, issues og evt. økonomi

Direktionen & Styregrupper

PMOKoordinering,

beslutningsgrundlag

© 2014 Marstrand Innovation A/S 16

Visuel og aktiv porteføljestyring

G1 G2 G3 G4

Dream X

© 2014 Marstrand Innovation A/S 17

Problem: Vores Top Manager er belastet mere end hun har kapacitet til i maj måned

Top Manager i maj måned kun beskæftiget med Lean projektet

Identificering af problem

Kapacitet i maj

© 2014 Marstrand Innovation A/S 18

Forslag til løsning af problem: Lean projektet udskydes til august

Top Manager er nu ikke længere overbelastet pga. af projekter

Forslag til løsning af problem

© 2014 Marstrand Innovation A/S 19

Porteføljestyring

Projekter er forskellige Visualisering af projekterne øger evnen til bedre prioriteringer

© 2014 Marstrand Innovation A/S 20

Porteføljeledere

Projektledere

Medarbejdere

Integration til eksisterende systemer

MPI og integration til øvrige systemerEksempler på MPI skærmbilleder

© 2014 Marstrand Innovation A/S 21

Kriterier:

1. Forsinkelser

2. Budgetoverskridelser

Forsinkelser

Bu

dg

eto

vers

kri

dels

. Me

ge

tIn

ge

n

Meget Ingen

Meget kritiskeprojekter

Ikke kritiskeprojekter

Porteføljeoversigt

© 2014 Marstrand Innovation A/S 22

Visning: Tidsafvigelse og økonomiafvigelserVisning: NPV og Urgency

Aktiv portefølje- og ressourcestyring

Meget kritiskeprojekter

© 2014 Marstrand Innovation A/S 23

Kriterier:

1. Antal timer allokeret

2. Antal opgaver allokeret

Antal opgaver

An

tal t

ime

rM

ange

Ikke nøgleressourcer

Mange Få

Få

Nøgle ressourcer

Stortbehov for produktivitet

Mindre behov for produktivitet

Ressourceoversigt

© 2014 Marstrand Innovation A/S 24

Risiko

Væ

rdi

Hø

jL

av

Høj Lav

Ressourcer/afd. teams etc. Projekter

Kan andre medarbejdereovertage opgaven?

Portefølje- og ressourcestyring

Tjek belastning

Rolle/type ressource

Antal opgaver

An

tal t

ime

r

Mange Få

Man

geFå

© 2014 Marstrand Innovation A/S 25

Differencer: Behov, aftale og leveret

Behov/timer for april

Aftalte timer for april

Leveret antal timer april

© 2014 Marstrand Innovation A/S 26

Belastningsoversigt

Ressourcer/roller sorteret efter belastning i Q2

© 2014 Marstrand Innovation A/S 27

Overblik over porteføljen og sammenhænge

Dash Boards, rapporter

Projekt Gantt

Forsinkelser i dage

Ove

rskri

de

lse

r i D

KK

.

Projekt diagram med trafiklys Ressource Gantt, flaskehalse

© 2014 Marstrand Innovation A/S 28

Eksempel på Dashboard/Cockpit

DreamX

© 2014 Marstrand Innovation A/S 29

Belægning i timer

Belægning

Opgaver

Java prg. HW Ing. Audio

Kapacitet

Ressource planlægning

Budgetlægning af Rollen

Belægning af medarbejderen

Kapacitet bestemmes af:• Ugeprofil• Virksomheds kalender• Afdelingskalender• Personlig kalender

© 2014 Marstrand Innovation A/S 30

Tid

Januar Februar Marts

• Angiver behov for ressourcerne på rolleniveau eller gruppe af ressourcer• Hvornår der er behov for ressourcerne er angives i ugenummer/måned

Projektleder

Afd. /Linieleder

47 48 49 50 51 52

December

100 timerDesigner

250 timerHW Engineering

100 timerTest

Allokering af ressourcer

• Angiver hvem (navn) der skal på opgaven• Hvornår der skal arbejdes på opgave dag eller ugenummer

50 timerOle/Designer

50 timerJørgen/Designer

© 2014 Marstrand Innovation A/S 31

Søgning efter ekstra kapacitet

© 2014 Marstrand Innovation A/S 32

MPI demonstration