22.9.2016 1

Liiku sujuvasti reittioppaan avulla – käyttöönottoihin valmistautuminen

vuonna 2017

SONTIKKA IV –Liikkeelle lähdön aika!

Maarit Rötsä / OPER

Maarit Rötsä / OPER

Reittiopas Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymiseen I-vaiheessa

• Ota selvää lähtöosoitteesta ja päämäärästä

• Valitse käytettävät liikennevälineet

• Suunnittele aikataulu

• Määritä välietapit ja reittityyppi

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 2

Ennen matkaa.. Valitse matkanjohtaja ja ”matkatyöryhmä”

• Määrämuotoisen kirjaamisen ja

Kanta-palvelujen käyttöönotto tulee projektoida

Tekemisillä yhteinen tavoite – työn organisointi yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi tärkeää

SosKanta-hankkeen esitys

• Päätöksenteko

– Liittymistä koskevat päätökset palvelunjärjestäjällä

– Yhdenmukaisen kirjaamistavan käyttöönotosta ja toiminnan muutosprojektista päättäminen tulisi olla sosiaalihuollon asiakastyöstä vastaavilla

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 3

Ota selvää lähtöpisteestä eli nykytilan kartoitus

1) Tunnista asiakastietoja käsittelevä henkilöstö –ketä kaikkia Kanta-palvelujen käyttöönotto koskee?

• Mm. asiakirjahallinto, tietohallinto, asiakastyö, tekninen tuki ja ylläpito

2) Tunnista henkilöstön korttitarpeet

VRK:n ja Valviran esitys

3) Tunnista asiakirjatuotanto ja käytössä olevat asiakastietoja käsittelevät tietojärjestelmät

Kansa-koulu-hankkeen esitys

Pohjois-Suomen tietohallintotyhteistyö esitys

4) Tunnista organisaation kehittämis- ja ja koulutustarpeet (kokonaisarkkitehtuuri,

kirjaaminen, palveluprosessit, tiedonhallinnan osaaminen)

Kapsa ja UNA esitys

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 4

Määritä päämäärä

• Milloin organisaatio haluaa liittyä sosiaalihuollon Kanta-palveluihin?

– Ennen uusia sote-alueita?

– Riippumatta sote-alueiden muodostamisesta?

– Sitten kun muut ovat liittyneet?

– Sitten kun päätös tietojärjestelmähankinnasta on tehty?

– Sitten kun ensilumi on satanut?

– Heti kun se on mahdollista?

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 5

Ensivaiheessa tärkeää on tehdä periaatepäätös siitä,

liitytäänkö I- vai II-vaiheesta alkaen!

Vastaajien määrä: 131

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 6

116

9

6

0 20 40 60 80 100 120 140

Kunta/kuntayhtymä

Sairaanhoitopiiri

Muu toimija

Vastaajan organisaatiotyyppi

Organisaatio, jonka nimissä vastaus annettu Määrä

Kunta/kuntayhtymä 116

Sairaanhoitopiiri 9

Muu toimija 6

Kaikki yhteensä 131

Vastaajien määrä: 116

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 7

48

47

21

Kuntien/kuntayhtymien koot

Pienet (<10 000asukasta)

Keskikokoiset (10000 - 49 999asukasta)

Suuret (>50 000asukasta)

Vastaajien määrä: 131

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 8

23 %

25 % 31 %

21 %

Liittymisaikeet I-vaiheessa

emme aio liittyä I-vaiheessa

emme tiedä, onko asiaakäsitelty tai asiastapäätetty

asia on käsittelyssä muttakesken

liittymisvalmistelut ovatkäynnissä

Organisaatioiden valmistautuminen valta-kunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin

Jarmo Kärki / SONTIKKA II (2013)

(N=134, v. 2013)

9

Jarmo Kärki / SONTIKKA II (2013)

Organisaatioiden valmistautuminen valta-kunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin (N=134, v. 2013)

10

Valitse käytettävät liikennevälineet

• Tietojärjestelmien kartoituksen pohjalta valitaan

– Mitkä tietojärjestelmät liitetään Kanta-palveluihin missäkin vaiheessa

– Millä profiililla tietojärjestelmät liitetään (ks. THL määräys 2/2016 Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista)

– Huomioi myös Kanta-liittyvien järjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset (THL määräys 1/2015)

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 11

VS.

Vastaajien määrä: 67 Vastauksien määrä: 90

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 12

3

2

2

4

5

32

8

24

10

0 5 10 15 20 25 30 35

Abilita

LastenvalvojaEffica

Lifecare

Mediatri

Pegasos

Pro Consona

TerveysEffica

YPH Effica

Muu järjestelmä

Liittyvät järjestelmät

Suunnittele aikataulu

• Valitaan liittymisvaihe ja liittymisvuosi (8/2018 alkaen)

– I-vaihe vapaaehtoinen

– II-vaihe velvoittava (säädökset tulevat lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä)

– III- ja IV-vaihe hyvä tiedostaa jo suunnittelussa

– I-vaiheen vaatimukset tulee toteuttaa myös II-vaiheen liittymisessä

• Liittymistä edeltää valmistautumisvaihe, jonka toteuttamiseen organisaatiossa syytä varata vähintään puoli vuotta.

– OPER alueiden erikoissuunnittelijat tukena valmisteluissa!

• Lisäksi tietojärjestelmän tekninen toteutus ja testaus vaativat vähintään saman ajan.

Kelan esitys

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 13

Vastaajien määrä: 50

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 14

02468

10121416

Millä aikataululla organisaatiollanne on aikomus käynnistää vanhojen tietojen arkistointi ensimmäisen arkistoitavan

järjestelmän osalta?

Määritä välietapit –mahdollista toteuttaa vuonna 2017!

• Nämä toimenpiteet valmistavat liittymiseen 1/2

– Nykytilan kartoittaminen

– Organisaation toiminnan jäsentäminen sosiaalipalvelujen luokituksen avulla ja rakenteen toteuttaminen tietojärjestelmiin (Kansa-koulu-hankkeen tuki)

– Palvelutehtäväluokituksen integrointi organisaation toimintaan, käyttöoikeushallintaan ja asiakasasiakirjojen ryhmittelyn perusteeksi (THL määräys 1/2016)

– Ammattihenkilöiden kirjaamisen määrämuotoistaminen ja henkilöstön koulutus (Kansa-koulu-hankkeen tuki)

– Ammattihenkilöiden rekisteröinti ja varmennekorttien hakeminen

– Sote-organsiaatiorekisteriin liittyminen tai rekisterin päivittäminen

• Veli-Pekka Lehtosen esitys

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 15

Määritä välietapit –mahdollista toteuttaa vuonna 2017!

• Nämä toimenpiteet valmistavat liittymiseen 2/2

– Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin muutosten toteuttaminen (muutokset eAMS:iin)

– Käynnistämispäätökset liittymisestä ja kirjaamisvalmennuksesta

– Liittymisen mahdollistavan järjestelmän suunnittelu ja toteuttaminen yhteistyössä organisaation ja IT-toteuttajan kanssa

– Sertifioinnin suunnittelu (ks. http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/sertifiointi)

– Omavalvontasuunnitelman laatiminen (tarkistaminen) (THL määräys 2/2015) sekä tietojärjestelmien olennaiset toiminnalliset vaatimukset.

• Koulutus aiheesta 8.11.2016!

– Mahdollisten koulutusten suunnittelu ja toteuttaminen

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 16

Määritä reittityyppi

Nopein? Lyhyin? Esteettömin? Riskittömin?

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 17

Mitä odotettavissa seuraavaksi

• Uudet www.thl.fi/sostiedonhallinta sivut julkaistu eilen!

• Uusi sanasto tulossa:

– Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, v. 2. (sosiaalipalvelut, palvelutehtävät ja asiakasasiakirjat)

• Sosiaalipalvelujen luokituksen hyödyntämisopas

• MääräysLUONNOS Käyttöoikeuksien perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin

• Palvelutehtäväkohtaiset toimintaprosessit uuden tehtäväluokituksen mukaisesti

• I-vaiheen määrittelyt v. 1.1.

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 18

Mitä odotettavissa seuraavaksi

• Asiakirjarakenteet

– Isyyden selvittämisen tietorakenteet (luokituksia ja asiakirjarakenteita)

– Uusia asiakirjarakenteita kehitysvammaisten erityishuoltoon sekä lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palveluihin

• Loppujen asiakirjakokonaisuuksien katselmointianalyysien valmistuminen

• Asiakasasiakirjarakenteiden tulkintaohje

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 19

KIITOS!

22.9.2016 Maarit Rötsä / OPER 20