Fundamentación

En esta unidad Ud. aprenderá a complementar su información

utilizando encabezados y pie de página, además de manejar referencias como

nota al pie, citas y bibliografía, tabla de contenidos, finalmente la creación de

formularios.

Definitivamente con estas opciones es posible presentar documentos

más profesionales y técnicos con información adecuada para proyectos,

informes, monografías y tesis.

Finalizando esta unidad aprenderás a combinar bases de datos en

Word, Excel o Access con plantillas de Word 2010 para generar

correspondencia, automatizado el tiempo para imprimir y enviar correos a

diferentes usuarios, etc.

Capacidad

El participante al final de esta unidad estará en capacidad de construir

documentos profesionales y técnicos para aplicar a proyectos, monografías y

tesis.

Actividades

Las actividades a desarrollar en la Unidad son:

Actividad 01: Interactúa con entorno de Word 2010, aplica referencias y

correspondencia:

UNIDAD

5 GUIA DIDÁCTICA

o Insertar encabezados, pie de página y numeración.

o Realiza las referencias en el documento con nota al pie, al final,

citas y bibliografía, Tablas de Contenido.

o Genera correspondencia para ser impresa o enviada por correo.

Estrategias Metodológicas

Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo dos tipos de

actividades:

1. La interacción con el entorno de Word 2010, para insertar encabezados,

pie de página, numeración, citas y bibliografía, tablas de contenidos y

finalmente correspondencia.

2. Realizar las prácticas dirigidas en clase, cuyo docente les dará las pautas

de las mismas, para poder cumplir correctamente con ellas.

Evaluación

En esta Unidad Ud., será evaluado en:

1. Uso adecuado de los comandos de la fiche insertar, específicamente

encabezados, pie de página y numeración.

2. Usar eficazmente las opciones de la ficha referencias, utilizando insertar

notal al pie, al final, cita y bibliografía, tablas de contenidos.

3. Usar eficazmente las opciones de la ficha correspondencia, utilizando el

asistente

Para cualquier consulta comunicarse con su docente Tutor, a través del Aula

Virtual o el correo electrónico.

Material Complementario

El material complementario que se muestra a continuación, se suministra con

la finalidad de ampliar la lectura de algunos textos y profundizar

conocimientos:

Optimización de Word 2010 : trucos word 2010

Manual de Word 2010 : manual Word 2010

TERMINOLOGÍA WORD PARTE 02

Videos:

Índice

Tabla de contenido

http://www.ucv.edu.pe/cis/

cisvirtual@ucv.edu.pe

P á g i n a | 162

Estructura de Contenidos

1. Ficha Insertar

o Grupo Encabezados y Pie de Página:

Inserción de Encabezado y Pie de Página, Nº de Página.

2. Ficha Diseño de Página

o Grupo Configurar Página:

Inserción de Saltos de Página y de Secciones.

3. Ficha Referencia

o Grupo Notas al pie:

Inserción de Nota al Pie y al Final.

o Grupo Citas y bibliografía

Inserción de Citas y Bibliografía.

o Grupo Tabla de contenidos

Índices: Manual y Tablas de Contenidos.

4. Correspondencia

o Grupo Iniciar combinación de correspondecia

Iniciar combinación de correspondecia

UNIDAD

5 Estructuración de

Documentos

y Correspondencia

P á g i n a | 163

Introducción

Estimado Estudiante

En esta unidad aprenderá a estructurar su documento con encabezado y

pie de página, para mostrar los datos sobre el nombre del proyecto, tesis

y en el pie de página el nombre de los autores o la numeración; además

generar saltos de página con el fin de tener encabezados diferentes,

insertar nota al pie o al final del documento donde referenciarás algunos

puntos importantes del documento.

Para mostrar los títulos y subtítulos se utiliza tabla de contenidos e

índices, finalmente se realiza una combinación de una plantilla de Word

con una base de datos cuya finalidad es crear un conjunto de documentos

para ser impresos y/o enviados por correo.

Te deseo éxitos en el desarrollo de esta Unidad.

IMPORTANTE

Si deseas ahondar más sobre esta unidad, podrás encontrar materia adicional

en el siguiente apartado llamado:

- “manual Word 2010 “

- TERMINOLOGÌA WORD PARTE 02

P á g i n a | - 164 -

FICHA INSERTAR

Grupo Encabezado y Pie de Página

Inserción de Encabezado y Pie de Página, N° de Página.

Un encabezado es un texto que se insertará

automáticamente al principio de cada página,

es decir en margen superior de cada página

impresa. Es útil para escribir textos como, por

ejemplo, el título del trabajo, proyecto, informe

que se está escribiendo.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la

página y suele contener el o los nombres de los autores, los números de

página.

Insertar Encabezado:

1. Ficha Insertar

2. En el Grupo Encabezado y Pie de página, presionar clic en el comando

encabezado.

3. Se abre la ventana de opciones:

1

P á g i n a | - 165 -

4. Seleccionar el tipo de encabezado, por ejemplo el encabezado llamado

“Alfabeto”.

5. En el documento se observa el espacio destinado para escribir nuestro

encabezado, en la imagen es el espacio sombreado que dice "Escribir

texto".

6. Escribir el encabezado, por ejemplo El calentamiento global y sus

consecuencias.

7. El encabezado tiene la siguiente visualización en el documento. Notemos

que la fuente es más densa y está sobre el margen superior de la página.

P á g i n a | - 166 -

8. Se puede complementar con una imagen en el encabezado.

Insertar Pie de página:

1. Presionar clic en la Ficha Insertar

2. En el Grupo Encabezado y Pie de Página, presionar clic en el comando Pie

de página.

Encabezado Este es el resultado

P á g i n a | - 167 -

3. Se muestra la ventana de opciones.

4. Se abre en nuestro documento el espacio para escribir el pie de página al

igual que el encabezado. Notemos que se identifica por el espacio

sombreado "Escribir texto" escribimos por ejemplo: el autor.

El pie de página tendrá esta visión en el documento, bajo el margen

inferior de la página. Observemos que la fuente es más densa que el resto

del texto del documento

Pie de página

Este es el resultado

P á g i n a | - 168 -

Insertar Número de página:

Se usa cuando queremos que nuestro documento se encuentre con todos sus

páginas numeradas para darle una mejor presentación. También cuando un

documento es extenso, para ubicar una página u otra de manera más

sencilla. Seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Presionar clic en la Ficha Insertar

2. En el grupo Encabezado y Pie de Página, presionar clic en el comando

Número de página.

3. Se abre la ventana de opciones donde seleccionamos la posición para

dicha numeración: principio o al final de la página; por ejemplo Final de

página, como ubicación.

4. Y se abre otra ventana de opciones de tipos de numeración. Seleccionar

por ejemplo: con formas, cinta.

.

P á g i n a | - 169 -

En nuestro documento, vemos al final de cada página su número

correspondiente. En la imagen vemos que estamos al final de la página 1.

FICHA DISEÑO DE PÁGINA

Grupo Configurar página

Inserción de Saltos de Página y de Secciones

Para cambiar el diseño o el formato de una o varias páginas del documento se

utilizan saltos de sección. Por ejemplo, si deseamos dividir una página en dos

columnas. Para que la numeración de las páginas de cada capítulo comience

en 1. Asimismo es posible crear encabezados o pies de página distintos para

una sección del documento.

Tipos de saltos de sección:

En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de sección que es

posible insertar. En cada ilustración, la línea punteada doble representa un

salto de sección.

1. Página siguiente: inserta un salto de sección e inicia

la nueva sección en la página siguiente.

2

N° de Página Este es el resultado

P á g i n a | - 170 -

2. Continuo: inserta un salto de sección y empieza la

siguiente sección en la misma página.

Página impar o Página par: inserta un salto de sección y

empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o

par.

Pasos para insertar un Salto de Sección

1. Presionar clic donde desee insertar un salto de sección.

2. Presionar clic en la Ficha Diseño de página

3. En el Grupo Configurar página, presionar clic en el comando Saltos.

4. En Tipos de saltos de sección, haga clic en la opción que describe dónde

desea que comience la nueva sección (para el ejemplo nos ubicamos al

final de la página 2 e insertamos el salto de sección a la página

siguiente).

P á g i n a | - 171 -

Se aprecia que el documento se ha organizado

en 2 secciones: -Sección 1: 1ra y 2da Página -Sección 2: 3ra y 4ta Página

NOTA:

Para visualizar el salto que hemos insertado, hacer clic en la cinta de opciones Inicio, y luego hacer clic en el icono mostrar todo, para mostrar todos los cambios y espacios que tiene el documento. Para desactivarlo, volvemos a presionar sobre este mismo ícono.

Este es el resultado

P á g i n a | - 172 -

Encabezado de página diferentes dentro de un documento:

Utilizando los saltos de Sección, se crean Encabezados y pies de páginas

diferentes dentro del mismo documento.

1. Nos ubicamos al final de la página 2.

2. Insertar los saltos de sección a la páginas deseadas dentro del documento

e insertamos el salto de seccion.

3. Tenemos 2 secciones:

a) Sección 1 Páginas 1 y 2

b) Sección 2 Páginas 3 y 4

4. Desde la ficha Insertar.

a) En el grupo Encabezado y pie de página, en la opción encabezado.

b) Insertar un tipo de encabezado, “Alfabeto”.

1

2

P á g i n a | - 173 -

c) Encabezado con Alfabeto

5. Se aprecia que todo el documento tiene el mismo encabezado.

6. Para cambiar el encabezado de la sección 2 (3ra y 4ta página),

posicionarse en el encabezado de la 3ra página.

7. Antes de insertar el encabezado de la 3ra página, en la cinta Herramientas

de encabezado y pie de página hacer lo siguiente:

a) Presionar clic en el comando vincular con la anterior, esto romper

el vínculo con la sección anterior.

P á g i n a | - 174 -

b) Insertar encabezado “Mosaicos”

IMPORTANTE:

En unos cuantos pasos se organizan tus documentos en varias secciones y

aplicar configuraciones y diseños personalizados a cada una de ellas, como por

ejemplo encabezados y pie de páginas diferentes. Si deseas profundizar, revisa

el siguiente enlace: trucos word 2010

P á g i n a | - 175 -

Ficha Referencias

3.1 Grupo Notas al Pie

Inserción de Nota al Pie y Final

Las notas al pie de página son aquellas

que ofrecen información adicional que

resulta de interés para el lector, pero

que no se incluyen dentro del texto

corriente de manera fluida. Por lo

tanto, se realiza algún tipo de llamada (como un número) y se consigna la

información al final de la hoja. En ocasiones, estas notas se ubican al concluir

un capítulo o directamente al final del libro.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra

que tiene un superíndice con el número 1, esto indica

que esa palabra tiene una nota al pie. La siguiente

imagen muestra como se vera en el documento la

nota al pie referente al superíndice 1.

Las notas al pie pueden ser al pie

de página como en este ejemplo o

insertarse debajo de la misma

palabra. En este ejemplo la nota al

pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.

La nota al pie se pone al final de la página para

aclarar algún punto y la nota al final se suele

colocar al final de un capítulo o bien al final del

documento; además es posible elegir el

formato, pudiendo iniciar en una numeración

diferente.

3

P á g i n a | - 176 -

Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie se siguen los siguientes pasos:

1. Selecciona la palabra o frase a la cual vamos a poner una nota.

2. Accedemos a la ficha Referencias, y seleccionamos el botón insertar

nota al pie, Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se

insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones.

3. Escribir la nota al pie como se muestra.

4. Así debe quedar la nota al pie: Calentamiento Global.

P á g i n a | - 177 -

La ventana: Notas al pie y notas al final

IMPORTANTE

Recuerde que también es posible utilizar esta ventana para insertar nota al pie,

definir el formato numérico, de caracteres, crear una marca personal y aplicar

cambios a esta sección o documento.

3.2 Citas y bibliografía

Citas

Una bibliografía es una lista de fuentes de

información consultada en un trabajo, informe, tesis,

que normalmente se incluye al final de los

documentos. En Microsoft Office Word se generan

bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen

proporcionada para el documento.

P á g i n a | - 178 -

Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una

nueva fuente de información que se visualizará en la bibliografía, Es

importante ubicarnos donde vamos a insertar la cita.

Presionar clic en la Ficha referencias

1. En el grupo Citas y bibliografía, desplegar la

flecha que está junto a Estilo.

2. Presionar clic en el estilo que desea utilizar

para la cita y la fuente de información.

3. presionar clic en Insertar cita y agregar nueva fuente.

5. Presionar clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente

bibliográfica.

a) Tipo de Fuente Bibliográfica: libro, informe, película, entrevista o

un sitio Web, entrevista, etc.

b) Información de un libro

Autor: Se escribe el nombre del autor

Título: Calentamiento Global

NOTA: Los documentos acerca de las ciencias sociales suelen utilizar los estilos MLA o APA para las citas

P á g i n a | - 179 -

Año: 2011

Ciudad: Trujillo

Editorial: Trilce UCV

7. Finalmente insertar cita en el lugar donde Ud. desea.

a) Ficha referencia, grupo Citas y bibliografía.

b) Insertar cita.

c) Muestra la cita insertada en el documento.

P á g i n a | - 180 -

Crear una bibliografía y una fuente de información a un documento

Después de insertar una o más fuentes en un documento, es posible crear

una bibliografía en cualquier momento. Si no dispone de todos los datos

necesarios sobre una fuente de información para crear una cita completa, se

utiliza un marcador de posición de cita y, más adelante se completar la

información relativa a la fuente de información.

1. Iniciamos por ingresar la información de origen haciendo clic en la flecha

que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica.

Por ejemplo,

a) Fuente de información: podría ser un libro, un informe, película,

entrevista o un sitio Web.

b) Información de un libro

Autor: Nombre del autor

Título: Calentamiento Global

Año: 2011

Ciudad: Trujillo

Editorial: Trilce UCV

NOTA: También puedes insertar citas luego de haber administrado todas las fuentes.

P á g i n a | - 181 -

c) Más opciones para administrar fuentes:

1. Copiar permite elegir de una lista disponible, a una lista actual.

2. Eliminar: para quitar de tu lista de fuentes.

3. Editar: se usa para modificar una fuente.

4. Nuevo: cuando se desea agregar más fuentes.

En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas.

Presionar clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente

al final del documento.

1. Presionar clic en la Ficha Referencias

2. En el grupo Citas y bibliografía, presionar clic en el comando

Bibliografía.

3. Hacer clic en formato

bibliográfico prediseñado

para insertar la

bibliografía en el

documento.

1

2

3

4

P á g i n a | - 182 -

Índice

4. Finalmente clic en bibliografía.

3.3 Grupo Notas al Pie

Índice, Tabla de contenidos

Los índices y tablas de contenidos

sirven para ayudar al lector a

encontrar información en el

documento. Son muy útiles cuando

estamos trabajando con documentos

extensos, bien planificados y estructurados, se insertan índices de las

palabras claves junto con los números de página; además una tabla de

contenidos que facilite enormemente la localización de algún punto

importante del documento.

Índice: Un índice es una lista de palabras claves e importantes en el

documento y también muestra el número de página

donde se encuentra dicha palabra. El índice está

ordenado alfabéticamente.

El índice se suele colocar al final de un libro para

encontrar términos importantes de manera rápida y

sencilla.

En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de un

índice.

Crear un índice: Para generar el índice es necesario PRIMERO marca

entradas, a través de los siguientes pasos:

P á g i n a | - 183 -

Desde el inicio del documento selecciona las frases o palabras que

vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar

una marca.

Accede a la ficha Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada

(Grupo Índice).

En la ventana Marcar entrada de índice, si ya seleccionamos el

texto, el recuadro Entrada estará ya escrito, en caso contrario

introducir el texto. Este recuadro Entrada es el que posteriormente

aparecerá en el índice.

Para crear Sub entradas de la Entrada principal, las sub entradas aparecerán

debajo de la entrada principal y sangrías a la derecha. Las sub entradas se

utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente

relacionados con ella que también se encuentran en el documento.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Clic

Ingresar texto para el índice

Se puede crear sub entradas

P á g i n a | - 184 -

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.

Presionamos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la

siguiente frase o palabra que deseemos marcar. Seleccionamos y vamos

al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté

activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y

así con todas las marcas. Luego clic en cerrar.

A) Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas: CREAR EL

ÍNDICE.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos

situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos.

Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Clic en la ficha Referencias

En el Grupo Índice, presionar clic en el comando Insertar índice, se

visualiza un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la

imagen.

Entradas

Sub entradas

Palabra marcado como

entrada

P á g i n a | - 185 -

Si tenemos sub entradas elegir Tipo, Con sangría; si queremos que

aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos

que las sub entradas aparezcan a la derecha.

En formatos seleccionar el estilo para el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos

Aceptar y se generará el índice.

Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

En el siguiente Video, observarás, como se configuran el Índice:

Índice

Índice

Estilos

Tipos de sub entrada

P á g i n a | - 186 -

Tabla de Contenido

Es un reflejo de la estructura de un documento y contiene

los títulos de los temas y subtemas que forman el

documento. Una tabla de contenidos contiene o no el

número de página y establecer un enlace directo a los puntos contenidos en la

tabla.

La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que

miramos cuando queremos saber de qué temas trata el libro.

Crear una Tabla de Contenidos:

Se crea una tabla de contenido con

varios niveles de títulos y es posible

incluir otras listas en el documento:

por ejemplo, tablas de figuras, tablas

de fotografías y tablas de ilustraciones.

Una tabla de contenido se crea con dos

pasos básicos:

Primero. Identificar el texto que se desea incluir en la tabla de contenido

Segundo. Compilar la tabla de contenido

1. Seleccionar el título o subtítulo que desea incluir en su tabla de

contenidos, utilizando el botón agregar texto.

2. Aplicar un estilo según sea

conveniente a cada uno de los

títulos o subtítulos de todo su

documento (generando

niveles).

P á g i n a | - 187 -

3. Clic en tabla de contenidos e ir a donde dice

Inserta tabla de contenidos.

4. Aquí vamos a cambiar los formatos

de la tabla de contenidos.

Pulsamos sobre el botón OPCIONES...

y vamos a la ventana: Tabla de

contenidos, donde establecemos la

relación entre estilos y el nivel de la

Tabla de Contenidos.

Los valores por defecto son los que se observan

en la imagen; pero es posible cambiarlos a

nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que

nuestra Tabla de Contenidos sólo tenga 3

niveles asignamos el nivel 3 a los estilos Título

3, Título 4, etc.

5. Finalmente aceptar así se mostrara la tabla de contenidos.

P á g i n a | - 188 -

En el siguiente Video, observarás, como se configuran la Tabla de

Contenido:

Tabla - Contenido

Ficha Correspondencia

Iniciar correspondencia

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia permite

generar documentos personalizados como

cartas, invitaciones, etc., es decir, con un

mismo mensaje, pero dirigido a varios

destinatarios. En el documento usted podrá insertar campos como nombre,

dirección, etc., de cada uno de los destinatarios a quiénes va dirigido.

Ésta es una herramienta extremadamente útil, si se utiliza adecuadamente

porque ahorrarnos gran cantidad de tiempo y facilitar notablemente nuestro

trabajo.

4

P á g i n a | - 189 -

Iniciar combinación por correspondencia

Primero debe elaborar su base de datos con la lista de destinatarios, usando

las tablas de Word, Excel o Access.

En segundo lugar, elaborar la plantilla del documento en Word.

Cuando ya se tiene la información:

1. Presionar clic en la Ficha

correspondencia

2. En el Grupo Iniciar combinación de

correspondencia, desplegar el

comando Iniciar combinación

de correspondencia.

3. Presionar clic en la opción paso a paso por el Asistente para combinar

correspondencia.

Paso 1

Seleccionar el tipo de documento: carta

P á g i n a | - 190 -

Paso 2

Seleccionar el documento inicial: Utilizar el documento

actual.

Paso 3 a. Seleccionar lista de destinatarios: Ubicar una

lista existente.

b. Presionar clic en Examinar.

c. En la ventana del explorador, seleccionar el

archivo en el cual están los destinatarios (el

archivo debe estar cerrado para enlazar.)

d. Se muestra la selección de tabla,

presionar clic en Aceptar, Aceptar.)

e. Luego muestra los destinatarios de

combinar correspondencia. Mediante un

check usted puede deshabilitar

destinatario, filtrar, ordenar.

P á g i n a | - 191 -

Paso 4

a. Como la carta ya está redactada, presionar clic

en Más elementos para elegir los campos de

la base de datos en Excel e insertar en el

documento de Word.

b. A continuación se muestra esta

ventana con los campos.

c. En el documento de Word vamos

insertando los campos en cada

uno de los campos solicitados.

Paso 5

Muestra la Vista Previa de las cartas

donde ir visualizando con las fechas

adelante o atrás.

P á g i n a | - 192 -

Paso 6

El último paso indica que se completó la

combinación. Esta listo para imprimir las cartas.

a. Se desea imprimir las cartas, presionar

clic en Imprimir.

b. Seleccionar los registros que desea imprimir: Todos, registro actual o

indicar un rango desde… Hasta…

En el siguiente Video, observarás, como se configuran la Correspondencia:

Correspondencia

NOTA: Si faltaron algunos datos, puede regresar sin ningún problema a los pasos anteriores.

P á g i n a | - 193 -

AUTOEVALUACIÓN UNIDAD 05

1. Responde V (verdader0) o F (falso):

a) Se pude escribir encabezados diferentes en Microsoft Word ( )

b) Diseño de página permite crear saltos de página ( )

c) Tabla de contenidos es igual a índice. ( )

d) La Ficha correspondencia permite crear formularios. ( )

2. Es una opción de Encabezado:

a. Alfabeto.

b. Anual.

c. Austin.

d. Conservador.

e. Todas las anteriores.

3. Corresponde a los comandos de Configurar página:

a. Márgenes.

b. Orientación.

c. Tamaño

d. Columnas.

e. Todas las anteriores.

4. Es un formato de tabla de contenidos:

a. Clásico.

b. Elegante.

c. Sofisticado.

d. Moderno.

e. Todas las anteriores.

5. La correspondencia se pude aplicar:

f. Cartas.

g. Mensajes de correo electrónico.

h. Sobres.

i. Etiquetas.

j. Todas.

P á g i n a | - 194 -

PRÁCTICA GUÍADA

Tema ESTRUCTURACIÓN DE DOCUMENTOS

Enunciado

En la Práctica que se muestra a continuación, usted podrá aplicar los

contenidos desarrollados en la Unidad 05, obteniendo un documento

profesional caracterizado por la adecuada estructuración: distribución de las

hojas en secciones, encabezados y pie de páginas diferentes, diferentes

formatos de numeración, así como la elaboración de una tabla de contenidos

automática. También logrará emitir diversos documentos a través de la

combinación de correspondencia.

Práctica

1. Haciendo uso del programa Word 2010, elabora un documento

estructurado cuyas características sean las siguientes:

Que esté distribuido en secciones.

Que cada sección tenga diferentes encabezados, pie de página y

numeración.

Que al final de cada sección se inserte una nota al pie.

Insertar citas bibliográficas y a partir de ellas crear la Bibliografía.

Generar la tabla de contenidos automática.

Generar Correspondencia.

2. Para desarrollar este práctica, usted debe generar como texto aleatorio,

18 párrafos, para ello utilice el comando =rand(18,3). Inserte como

título el nombre de cada programa y el logo de cada uno de los programas

que forman Microsoft Office 2013 con ajuste cuadrado.

Tal como se muestra en la siguiente imagen.

P á g i n a | - 195 -

PARA EL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA, ES PRECISO TENER EN

CUENTA LA SECUENCIA DE PASOS.

o Seleccionar toda la información

Clic en la Ficha Inicio

En el grupo Párrafo:

Alineación justificada

Interlineado 1.5 líneas

o Aplicar Formatos a los títulos

Clic en la Ficha Inicio

En el grupo Fuente:

Tipo fuente verdana

Tamaño fuente 14

Color fuente Azul

Estilo Negrita

P á g i n a | - 196 -

o Distribuir el documento en secciones. Utilizando: salto de sección, página

siguiente e insertar encabezados diferentes a partir de la hoja 3.

Sección 1: usar el encabezado predeterminado Alfabeto, y escribir

Microsoft Office 2013.

Sección 2: usar el encabezado predeterminado Mosaicos, y escribir

Computación I.

1. Ubicarte al final de la página 3.

2. Insertar los saltos de sección a las páginas siguiente dentro del

documento.

1

2

P á g i n a | - 197 -

3. Tenemos 2 secciones:

a. Sección 1 Páginas 1,2 y 3

b. Sección 2 Páginas 4,5 y 6

4. Desde la ficha Insertar.

a) En el grupo Encabezado y pie de página, en la opción

encabezado.

b) Insertar un tipo de encabezado, “Alfabeto”.

5. Se aprecia que todo el documento tiene el mismo encabezado.

P á g i n a | - 198 -

6. Para cambiar el encabezado de la sección 2 (4ta, 5ta y 6ta página),

posicionarse en el encabezado de la 4ta página.

7. Antes de insertar el encabezado de la 4ta página, en la cinta

Herramientas de Encabezado y Pie de Página.

a. Presionar clic en el botón de comando Vincular con la anterior,

esta permitirá romper el vínculo con la sección anterior.

b. Insertar encabezado “Mosaicos” y escribir Computación I

P á g i n a | - 199 -

o insertar una nota al pie, utilizando Referencias, insertar una nota al pie (al

final del segundo párrafo- MS Microsoft Office)

de la hoja 1.

1. Ir a la ficha Referencias, en el grupo Notas al

pie clic en Insertar Nota al pie– MS Microsoft

Office.

o Utilizando Referencias insertar una nota al pie (al final del tercer párrafo-

® Marca registrada.

1. Ir a la ficha Referencias, en el grupo de Notas al pie, clic en insertar

nota la pie – ® Marca registrada.

P á g i n a | - 200 -

o Utilizando Administrar fuentes, crear tres Libro como autor con tus

apellidos y nombres con los títulos siguientes: Word 2013, PowerPoint

2013, Excel 2013, respectivamente.

1. Utilizando referencias, en el grupo Citas y bibliografía, clic en

administrar fuentes.

2. Clic en nuevo para ingresar la fuente de libros.

3. Finalmente pasar la información que requiera el formato.

P á g i n a | - 201 -

o Utilizando Bibliografía, insertar al final del documento insertar la

bibliografía.

1. Ir ficha Referencias, del grupo Citas y bibliografía, clic en Insertar

Bibliografía.

2. Así se muestra.

o Utilizando Tabla de contenidos aplicar al documento, insertar en la primera

página.

1. Seleccionar los títulos, subtítulos si es que los tuviera.

P á g i n a | - 202 -

2. En la ficha referencias en el grupo Tabla de contenidos, agregar el

nivel de texto (nivel 1), así para todos los títulos.

3. Al inicio del documento insertar la tabla de contenidos.

4. Elegir el formato Formal

P á g i n a | - 203 -

5. Así se muestra el resultado.

o Utilizando Índices insertar todas las palabras claves del documento e

insertar al final del documento.

1. Seleccionar uno por uno las palabras claves del documento

2. Clic en la ficha referencias en el grupo índice marca entrada, clic en

marcar todas.

P á g i n a | - 204 -

3. Las marcas seleccionas se ven con los siguientes símbolos.

4. Clic en la ficha insertar, grupo índice, insertar índice (seleccionar

formato sofisticado).

5. Así se muestra el índice.

P á g i n a | - 205 -

Resultado final

TEMA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

PRÁCTICA

Utilizando combinación de correspondencia elaborar una carta para cada

uno de los clientes potenciales, promocionando el nuevo producto de la

empresa.

o Generar la base de datos

Abrir Excel, ingresar los datos y guardarlos en Mis Documentos

con nombre de clientes.

NOTA: Después de guardar el archivo Clientes, cerrarlo para poder insertar los datos de

Excel, caso contrario saldrá un mensaje que indica que está siendo usado.

P á g i n a | - 206 -

o En un nuevo documento de Word, redactar el contenido de la

carta:

Clic en la Ficha Correspondencia

Clic en Iniciar correspondencia

Clic en paso a paso por el Asistente para combinar

correspondencia.

Seguir los pasos, que te indica el asistente de Word.

Sr. Carlos Rojas Ortiz

Tienda ABC

Ciudad de Chimbote

Reciba un saludo muy cordial de nuestra empresa “Frutas Deliciosas”, el objetivo de la

presente es para hacer de su conocimiento de un nuevo producto que estamos

incorporando en el mercado de nombre Durazno que tiene la siguiente información:

Conocido también como melocotón, es originarios de Asía. Tiene un bajo aporte de

calorías, es una excelente fruta para dietas de reducción.

Contienen vitamina A, B1, B2 y C.

Posee propiedades laxantes y diuréticas. Sus flores son antihelmínticas y

antiespasmódicas.

Estamos enviando una muestra y estaremos atentos a sus pedidos.

Atentamente.

María Mercedes

Administradora

P á g i n a | - 207 -

Desarrollando la creación de combinación por correspondencia

Paso 1: indicar que tipo de documento estamos

trabajando.

o Seleccionar Carta, Clic en siguiente.

Paso 2: Seleccionar el documento inicial.

o Seleccionar utilizar el documento actual

o Luego siguiente.

Paso 3: Seleccionar los destinatarios.

o Utilice una lista existente (nuestro archivo

de Excel)

o Luego examinar y ubicar el archivo de

nombre clientes desde mis documentos.

o Abrir el archivo de nombre clientes.

P á g i n a | - 208 -

o Luego aceptar

o Siguiente.

Paso 4: Escriba la carta.

o Utilice: Más elementos e insertar en cada lugar de la carta.

P á g i n a | - 209 -

o Luego siguiente.

Paso 5: Vista previa de las cartas.

o Utilice << Destinatario 1 >>, para adelantar o retroceder.

P á g i n a | - 210 -

o Luego siguiente.

Paso 6: Complete la combinación.

o Utilice imprimir las cartas.

P á g i n a | - 211 -

Finalmente, la práctica debe quedar como se muestra en el siguiente ejemplo:

María Mercedes