Embed Size (px)
Citation preview
VẢN h ổ n g ,w NGHỀ CO ĐIỆN HÀ NỘI biên)
■ỴTRUNG CẮP NGHỂ VÀ CAO ĐANG NGHỂ)
THẠC Sĩ ĐỔNG THị VÂN HỒNG KHOA KINH TẾ - TRƯỞNG CAO ĐANG nghề c ơ điện hà nội
(Chủ biên)
6IÂ0 TRÌNH
TIN HỌC KÊ TOÁN■
(DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP NGHÊ VÀ CAO ĐẲNG NGHỀ)
NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Hà Nội - 2010
N hóm tá c giả:
T h S . Đ ồ n g T h i V ăn H ồ n g
CN. N g u y ễ n T h ế H o à n
CN. Đ ă n g T h i Á n h N g u y ê t
2
LỜI NÓI ĐẨU
Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán.
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản vể các hàm Excel và kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đặc biệt là phần mềm kế toán MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Khoa Kinh tế trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội biên soạn Giáo trình Tin học kế toán (Dùng cho trình độ trung cấp ng hé và cao dẳng nghê)
Cuốn sách gồm 02 phần:
Phần 1 NHỮNG KIẾN THỨC c ơ BẢN
Chương 1 Mở đầu
Chương II Cơ sở dữ liệu
Phần II THỰC HÀNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA
Chương 1 Tổng quan về phần mềm kế toán
Chương II Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán
Chương III Kế toán vốn bằng tiền
Chương IV Kế toán vật tư
Chương V Kế toán tài sản cố định
Chương VI Kế toán tiền lương
Chương VII Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Chương VIII Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
3
Chương IX Kế toán thuếChương X Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính
Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông đảo bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
NHÓM TÁC GIẢ
4
PHẦN I: NHỮNG KIẾN THỨC cơ BẢN
ChuangI
MỞ ĐAU
A. LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN1. Những khái niệm chung1.1. Giới th iệu M icrosoft ExcelMicrosoft Excel (gọi tắt là: Excel) là một loại bảng tính
điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện vối Excel từ việc viết một hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.
Microsoft Excel là một trong những chương trình mạnh mẽ trong việc tính toán trên trang văn bản, điều này giải thích tại sao Microsoft Excel là sản phẩm văn phòng được sử dụng rộng rãi trên thế giới.
Ngày nay, với nền công nghệ thông tin phát triển thì phần mềm Microsoft Excel là một trong các phần mềm đáng tin cậy nhất nó giúp chúng ta có thể tính toán một cách nhanh chóng, chính xác tới từng con số. Không ai làm kế toán mà lại không biết sử dụng tới phần mềm này.
1.2. M ôt s ố k h á i niệm cơ bản trong Excel- Khái niệm về tập trang tínhTập trang tính là một tập tin của Excel được gọi là một
Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên xls. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ.
- Khái niệm về trang tínhMỗi trang tính được gọi là một Sheet, có tốì đa 255
Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheetl, Sheet2, ...
5
- Các loại địa chỉ ô: là chỉ là toạ độ của 1 ô hoặc 1 khôi ô được sử dụng để tính toán hoặc xử lý dữ liệu.
a) Toạ độ của ô trên Sheet mang giá trị chứa trong ô ứng với cột và hàng.
C3 =1100
Chúng ta thấy địa chỉ của ô ở đây là C3 còn 1100 là giá trị mà địa chỉ ô C3 mang.
b) Toạ độ của một khối ô trên Sheet mang giá trị là danh sách các giá trị chứa trong khối ô và có địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô cuối.
=C1: C5
c) Địa chỉ tương đối: là địa chỉ tự động thay đổi giá trị địa chỉ khi copy địa chỉ biểu thức tính toán tới địa chỉ mới đê phù hợp với tính toán của vùng mới.
A B c D
1 100 200 300 400
2 500 600 700 800
3 900 1000 1100
4 1300 1400 1500 1600
5 1800 1900 2000 2100
A B c D1 100 200 300 4002 500 600 700 8 0 ^
3 900 1000 1100" 1200
4 1300 1400 1500 1600
5 1800 1900 2000 2100
6
( ----------------Công thức
nguồn
Côngthứccopy
d) Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi giá trị khi copy biểu thức tính toán tới vùng mối.
Ấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối.Địa chỉ tuyệt đôì có dạng tổng quát như sau:
A B c D1 Mặt
hàngSỐ
lượng Đơn giá Thànhtiền
2 A 2 200 =B 2 te r3 B 7 300 =B3*C34 c 9 350 =B4*C45 D 32 370 =B5*C56 E 16 400 =B6*C6
$cột$hàngVí dụ: $c$2: đọc là địa chỉ tuyệt đốì của ô C2.
A B c D E
Măt Sô' Đơn Thành Chiếthàng lượng giá tiền khấu Công thức
1 5% nguon
2 A 2 200 =B2*C2 =B2*C2*$E$1/Í
3 B 7 300 =B3*C3 =B3*C3*$E$1 Côngthức4 c 9 350 =B4*C4 =B4*C4*$E$1
5 D 32 370 =B5*C5 =B5*C5*$E$1 copy
6 E 16 400 =B6*C6 =B6*C6*$E$1 \ r
e) Địa chỉ bán tuyệt đôi (địa chỉ hỗn hợp)Quy ước viết: cột tuyệt đối: $<tên cộ txch ỉ số hàng>
hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ sô' hàng>
7
Ví dụ: $A1, B$2- Khi sao chép công thức, các địa chỉ loại này chỉ thay đối
ở thành phần tương đối còn thành phần tuyệt đối thì không thay đổi.
A$3+l
Hỉnh 1: Địa chỉ hỗn hợp
í) Các loại dữ liệu- Kiểu chuỗi: Bao gồm là các ký tự không phải là chữ số.
Nếu ta gõ vào chữ sô" mà muôn Excel hiểu là ký tự thì phải gõ ký tự vào trong dấu”.
- Kiểu sô": Được quy định từ 0 đến 9.- Kiểu công thức: Bao giò cũng bắt đầu là dấu =, tiếp đến
là các địa chỉ ô, toán tử toán học (+, *, /) và các hàm.- Kiểu ngày tháng: dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy- Cách nhập dữ liệu:+ Khi nhập dữ liệu vào ô, muốn kết thúc dùng mũi tên di
chuyển hoặc Enter.
8
+ Muốn sửa dữ liệu trong ô bấm F2 hoặc kích đơn vào ký tự cần sửa trên dòng công thức.
+ Muốn dừng việc nhập dữ liệu bấm Esc.Chú ý: Khi ta đang làm việc trong một ô muốn xuống
dòng ta nhấn Alt+Enter.- Toán tử toán họcToán tử là dấu phép toán trong biểu thức. Có nhiều
dạng toán tử khác nhau, chúng ta sẽ xem xét 2 loại cơ bản là toán tử số học và toán tử quan hệ:
+ Toán tử số học: gồm các phép toán:*: Toán tử nhân Ví dụ: 2 X 3 thì khi nhập trên Excel là: 2*3 /: Toán tử chia Ví dụ: 2: 3 thì khi nhập trên Excel là: 2/3 +: Cộng
TrừA: Luỹ thừa Ví dụ: 23 thì khi nhập trên Excel là 2A3 %: Phầm trăm Ví dụ: 2/100 thì khi nhập trên Excel là 2% + Toán tử quan hệ, gồm các phép toán:>: Lớn hơn Ví dụ: C2 > 5 >=: Lón hơn hoặc bằng <: Nhỏ hơn<=: Nhỏ hơn hoặc bằng =: Bằng <>: Khác (#)Ví dụ: Hãy viết biểu thức sau trên Excel
__ 2x2 + 16x - 5 _Y = ------——-------- IX
Ỉ2x +1
9
2. Các thao tác trên trang tính2.1. Làm việc với tập trang tín h- Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.- Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau
đó nhập vào tên mới.- Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/VVorkSheet.- Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/
Delete Sheet.2.2. Làm viêc với trang tínhMỗi một Sheet được xem như là một bảng tính gồm
nhiều hàng, nhiều cột.- Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh sô từ 1
đến 65.536- Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh sô từ A,
B,...Z,AA,AB AZ, ...IV.- Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa
trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.Như vậy một Sheet có: 65.536 (hàng) * 256 (cột) =
16.777 216(0).Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số
thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột c và hàng thứ 9.- Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được
gọi là ô hiện hành.Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.+ Sử dụng bàn phím:T, i: Lên, xuống 1 hàng.— : Qua trái, phải 1 ô.PageUp: Lên 1 trang màn hình.PageDown: Xuống 1 trang màn hình.Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình.
Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hìnhCtrl + Home: về ô Al.- Vùng (Range/Block/Array/Reference): gồm nhiều ô liên
tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:). Ví dụ: C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuổi là F10.
- Gridline: Trong bảng tính có các đường lưối (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra. Muôn bật/tắt Gridline, vào lệnh Tools/Options/View, sau đó Click vào mục Gridline đê bật/tắt đường lưới.
2.3. Đ ịnh dang trang tính- Chọn các ô trong trang tính:
p Microsoft Excel - Buoi 7 •J ® Elle Edit \£iei/v Insert Format look Qata yvindow tidpJ D G» y ữt £lose «o - 2 A ếi a í # 0 ? j Times New Roi
B5 1 3 1 Xi mãng: n 1 E1___ c D E F ỉ
Công ty TNHH 3V Ả NG D ự TRÙ VẬT TƯ CÔ NG TRÌNH 1
5200
30000 i p p à1000 litĩộ p ọ ọ ,
5
H ình 2: Các loại vùng và cách chọn
11
1.Chọn toàn bộ bảng tính.2. Chon côt.
3. Chọn hàng. 5. Chọn dãy ô không4. Chọn dãy ô liên tục. liên tuc.
Loại vùng Cách chonVùng chỉ một ô Click vào ô cần chon.
Vùng nhiều ô liên tục
- Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuôi của vùng.- Keyboard: Đưa con trỏ về ô đầu tiên, nhấn giữ phím Shift kết hợp với các phím mũi tên.- Mouse + Keyboard: Đưa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng.
Nhiều ô cách khoảng
Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô.
Nhiều vùng cách khoảng
Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt từng vùng.
Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp đến cột cuối (nếu chọn nhiều cột).
Nguyên dòng Click vào chỉ sô" hàng, Drag tiếp đến hàng cuối (nếu chọn nhiều hàng).
Toàn bộ SheetClick vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Một phần của ôD_Click vào ô cần chọn (hoặc đặt trỏ vào ô, gõ phím F2), sau đó chọn giông như chọn văn bản thông thường.
- Định dạng kiểu dữ liệu:+ Vào Format/Cells/Number nhìn thấy hộp thoại
Category ta sẽ tìm Number (kiểu số), currency (tiền tệ),
12
Accouting (tài chính), Date (ngày tháng), Time (giờ), Percentage (phần trăm), Text (ký tự)...
+ OK- Căn chỉnh dữ liệu:+ Vào Format/Cells/Alignment nhìn thấy hộp thoại ta sẽ
tìm các thuộc tính trong hộp thoại:* Horizontal: căn theo chiều ngang:Left: căn về bên trái ô.General: ngầm định thông thường.Center: căn giữa ô.Right: căn về bên phải ô.Fill: căn đều tự động trong ô.Justify: cân thẳng hai bên.* Vertical: căn theo chiều dọc:Top: căn trên.Center: căn giữa, bottom: căn dưới.Justify: căn đều hai bên.Orientation: chọn hướng văn bản.+ OK
- Định dạng phông chữ:Trên thanh công cụ Formatting hoặc vào
Format/cells/Fonts (chọn các thuộc tính Font chữ, cỡ chữ, màu sắc của chữ....)
- Kẻ bảng tính- Định dạng màu nền2.4. X ử lý dử liệu trên trang tính- Sao chép toàn bộ thuộc tính của dữ liệu.- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.- Vào menu Edit/Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click
vào nút Copy.
13
- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.- Vào menu Edit/Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click
vào nút Paste.- Sao chép có lựa chọn thuộc tính của dữ liệu.- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần di chuyển.- Vào menu Edit/Cut; hoặc nhấn Ctrl + X; hoặc Click vào
nút Cut .- Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích.- Vào menu Edit/Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click
vào nút Paste .Lưu ý: Để di chuyển nhanh, bạn Drag vào đường biên
(không phải điểm Fill Handle) của khôi đến vị trí mối.
A B1 1 A B2 1 13 SỀ 2 m u m4 h r 1 3 H5 4
Hình 3: Di chuyên dữ liệu
- Chèn dòng, cột, ô:+ Chèn ô.* Lựa chọn vị trí ô cần chèn.* Vào Insert chọn Cell.* Hộp thoại xuất hiện lựa chọn một trong các khả năng sau: ** Shift cell right: Chèn ô dữ liệu chuyển sang phải.** Shift cell down: Chèn ô dữ liệu chuyển xuông dưới.** Entire rows: Chèn thêm 1 dòng.** Entire columns: Chèn thêm 1 cột.* OK
14
+ Chèn dòng, cột.* Lựa chọn vị trí cột, dòng cần chèn thêm (dùng chuột
bôi đen).* Vào Insert chọn:** Columns: chèn cột.** Rows: chèn ròng.
. - Xoá ô, dòng, cột.+ Xóa ô.* Lựa chọn các ô cần xóa (dùng chuột bôi đen).* Vào Edit chọn delete.* Hộp thoại xuất hiện lựa chọn một trong các khả năng sau: ** Shift cell left: Xóa ô dữ liệu chuyển sang trái.** Shift cell up: Xóa ô dữ liệu chuyển lên trên.** Entire rows: xóa 1 dòng.** Entire colunms: xóa 1 cột.* OK+ Xóa dòng, cột.* Lựa chọn cột, dòng cần xóa (dùng chuột bôi đen).* Vào Edit chọn delete.
Delete -------------------------------(* :5hft ceils p t jc Shift cells up
r Entire row c Entire column
OK I Cancel I
Hình 4: Xoá dữ liêu
15
3. Đồ thị (Chart)Khi bạn cần trình bày dữ liệu của bảng tính đến người
khác thì việc hiển thị các sự kiện và con sô dưói dạng biêu đô rấ t có ý nghĩa. Biểu đồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện đồ họa, biến đổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa. Biêu đồ giúp bạn so sánh sô' liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải đọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên đoán được sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh động và thuyết phục hơn.
Biểu đồ là công cụ biểu diễn sô' liệu trên bảng dưới dạng thức đồ hoạ khác nhau nhằm mục đích tăng khả năng phân tích và so sánh dữ liệu.
Trong Excel dựa vào những số liệu trong bảng tính, bạn dễ dàng tạo ra những loại đồ thị (biểu đồ) khác nhau trong bảng tính hiện hành hoặc trên những bảng tính riêng biệt.
Ngoài ra, với những khả năng phong phú về đồ hoạ của Excel, bạn có thể thực hiện những yêu cầu khác nhau.
3.1. Chon dữ liệu và chọn loại đồ th ị • • • • •Có 3 loại biểu đồ thường gặp là biểu đồ dạng cột
(Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn sô' liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng.
B iểu tương Loại b iểu đồ Chức năng
llỉ Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc.
E Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang.
16
ìứí Line Cho xem sự thay đổi dữ liệu trong một giai đoạn.
<ề PieSo sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể.
1-vvV X Y (Scatter) Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan.
AreaNhấn mạnh tầm quan trọng tương đối của các giá trị qua một giai đoạn.
© Doughnut
So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phạm trù dữ liệu (Biểu đồ Pie có một lỗ ỏ giữa).
RadaChỉ ra các thay đổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương đối với tâm điểm.
Surface
Tạo vết các thay đổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như thời gian) thay đổi, là một đồ họa 3 chiều.
m** * BubleHiện sáng các chùm giá trị, tương tự như đồ họa Scatter.
17
1I n i i ỉ i
StockKết hợp đồ họa Line và đồ họa Column. Được thiết kê đặc biệt để tạo vêt giá cô phiếu.
0Cylinder
Sử dụng một hình trụ để trình bày các dữ liệu đồ họa Bar hay đồ họa Column.
ConeNhấn mạnh các đỉnh của dử liệu, là đồ họa Bar hay đồ họa Column.
4 »Pyramid
Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu trong các đồ họa Bar hay Column, tương tự đồ họa Cone.
CÁC THÀNH PHẨN CỦA Biểu ĐỐ
THÕNG KÊ SINH VIÊN
300
250
ỉ 150
i * 200 5- ■ TIN HỌC
■ ĐIỆN TỬ□ CAO ĐẲNG" ẵ 100
50
01992 1993 1994 1995 1996 1997 1998
Năm
H ình 5 : Các thành p h ầ n của biểu đồ
1. Chart Area: Vùng nền biểu đồ.2. Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ.3. Trục X.4. Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục Y.5. Category (X) axis: Tiêu đề trục X.6. Trục Y.7. Vùng giá trị trên trục X.8. Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y.9. Gõc toạ độ o.10. Gridlines: vùng lưới.11. Dãy số liệu được minh họa trong biểu đồ.12. Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu trong
3.2. Cách vẽ đồ th ịMột biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong
bảng tính hiện hành. Vì vậy, trước khi xây dựng biểu đồ bạn
biểu đồ.
19
cần tạo bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính.
Ví d u l: Có sô liệu trong bảng THÔNG KÊ s o LƯỢNGSINH VIÊN theo từng năm học, hay dữ liệu cho các Đ ổ THỊTOÁN HỌC dưới đây:
B c D E F G
1 THỐNG KÉ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN
2
3 NĂMTINHỌC
ĐIỆNTỬ
CAOĐANG
4 1992 100 54 05 1993 154 53 456 1994 96 38 607 1995 145 78 808 1996 166 93 1289 1997 173 75 16010 1998 154 94 24511 Cộng: 988 485 71812
Yêu cầu:a) Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số' lượng sinh viên
các ngành theo từng năm học.b) Dùng biểu đồ Pie để so sánh tổng số’ sinh viên của 3
ngành từ năm 1992-1998.
9n
Ví dụ 2: Thực hiện yêu cầu (a) của Ví dự 1: biểu diễn sô" lượng sinh viên các ngành theo từng năm.
- Vào menu Insert/Chart hoặc Click vào nút Chart Wizard trên thanh Standard.
- Thao tác qua 4 bưốc của Chart Wizard như sau:Bước 1: Chọn loại biểu đồ.
Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type
Standard Types Ị Custom Types I
l l l l j A.
£ Bar
Line
Pie
|£V XY (Scatter)
Area
^ Doughnut
Ị ^ r Radar
^ Surface
• j Bubble
t ì 5tock A
Chart sub-type:
rm
III IU
lv-l
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu.- Lớp Data Range:+ Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu đồ.+ Series in: dữ liệu của từng đôì tượng nằm theo hàng
(Row) hay cột (Column).
21
C h a ri W iz a rd Step 2 o f 4 C h a rt Source Dỏ la
■ TINKX■ DCNTTJ OCAQPẤM
Data Range I Scries I
Qata range: |»Sheet2!$C$4:$E$l 1
Series in: c Rows
(• Columns
1 1 [? ) | Cancel 1 < Back 1 Next > I Finish 1
1 1
S o u r c e D a ta c ? l f x |
Data Range Series I
Series_________________ ________________________________
Name: |=Sheet2 '*D *4 Ĩ Ỉ
CAO ĐANG
_ J Values: |= Sheet2 '$D $5:$D $ll 5 ]
Add I Remove I
Category (X) axis labels: |= 5heet2 '$B $5:$B $ll 3
0 Cancel 1 <gack N«xt > 1 Firush
- Lớp Series: vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu đồ.
+ Series: mỗi tên trong danh sách xác định một dãy sô' liệu trong biểu đồ (sinh viên mỗi ngành). Dữ liệu tương ứng được định nghĩa trong hộp Name và Values.
+ Name: tên cho dãy số liệu của đôi tượng được chọn trong danh sách Series, là địa chỉ ô tiêu đề của dãy số liệu, nếu không có thì hộp Name sẽ trông, khi đó bạn phải tự nhập tên vào.
Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) để xác định mỗi dãy sô liệu trong biểu đồ.
+ Values: địa chỉ của dãy sô" liệu của đối tượng được chọn trong danh sách Series.
+ Nút Add: thêm dãy số liệu mới.+ Nút Remove: xóa dãy sô' liệu không dùng trong
biểu đồ.+ Category(X) axis labels: vùng dữ liệu làm tiêu đề
trục X.Bước 3: xác định các tùy chọn cho biểu đồ.- Titles: đặt các tiêu đề cho biểu đồ.+ Chart title: tiêu đề biểu đồ.+ Category (X) axis: tiêu đề trục X.+ Value (Y) axis: tiêu đề trục Y.- Axes: tùy chọn cho các trục toạ độ (X, Y,...).- G ridlines: tùy chọn cho Legend: Tùy chọn các
đường lưới.
23
C hart W iz a rd - Step 3 of 4 Chart Options
Tides I Axes I Gridines I Legend I Data Labels I Data Table I
Chart tide:____________
ỊthÔNG kề sinh viênTHỐNG KỀ SINH VIỀN
Category (X) axis: 300 , ' •
[Nam
Value (Y) axis:
':r < -
1 So lượng
Second category (X) axis: "lEtfflU1
Second value (Y) axis:
■ T U HOC■ SEN rơ□ CAOBX.M
Cancel I < Back I Next >___I Fjnisti
Bước 4: Xác định vị trí đặt biểu đồ (Chart Location).- As new sheet: tạo một sheet mới chỉ để tạo biểu đồ- As object in: chọn sheet để đặt biểu đồ.Kích vào nút Finish để kết thúc tạo biểu đồ.
C h a rt W iz a rd - S tep 4 o f 4 - C h a rt'L o ca tio n
Place chart:
c As new sheet: 1 Chart 1
(* As object in: 1 Sheet2*
Cancel ! < Back j Next > 1 Finish
Kết quả:
24
THỐNG KÊ SINH VIÊN3 0 0o>
§. 200 a
v o 1 0 0 cnũ
□ TIN HỌC ■ ĐIỆN TỬ□ CAO ĐẲNG
1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998
Năm
SO SÁNH TỶ LỆ SINH VIÊN CÁC NGÀNH
22%
□ TIN HỌC ■ ĐIỆN TỬ□ CAO ĐẲNG
Bài tập: Công ty Mê Linh có báo cáo doanh thu bán hàng Qúy I như sau:
Nhóm sản phẩm
Doanh thu bán hàng Quý ITổng
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Vật liệu xây dựng 3500 5000 7200 15700
Hoá chất 4200 6700 4100 15000
Điện tử 7800 2350 6700 16850Điện lạnh 1270 8700 2500 12470
Yêu cầu: Hãy lập biểu đồ so sánh doanh thu bán hàng Qúy I của Công ty Mê Linh theo các dạng đã học?
25
B. CÁC HÀM THÔNG DỤNGMuôn xem danh sách các hàm thì Click chọn nút Paste
Function trên thanh Standard hoặc chọn menu Insert/ Function hoặc gõ tố hợp phím Shift + F3. Hộp thoại Paste Function sẽ xuất hiện.
1. Các hàm toán học1.1. Hàm Int, A BS (Cho phần nguyên của trị sô)- Cú pháp:=Int(Number)với Number là: trị sô, toạ độ ô chứa trị s ố .1.2. Hàm Round. (Hàm làm tròn số)- Cú pháp:=Round(giá trị cần làm tròn, n)với n là sô các chữ sô cần làm tròn.+ nếu n = 0 làm tròn không có số lẻ.Ví dụ: =Round(l6.66,0) = 171.3. H àm Mod (cho ra trị số dư của phép toán chia)- Cú pháp:=Mod(Number,divisor number)
2. Các hàm lôgic- Là biểu thức mà đưa ra các giá trị đúng hoặc sai.Ví dụ: 3>4 là một biểu thức điều kiện cho giá trị sai.
5>2 là một biểu thức điều kiện cho giá trị đúng.- Biểu thức có thể chứa biến: x>4 đây là biểu thức điểu
kiện chứa biến mà giá trị đạt được của nó có thể là đúng hoặc có thể là sai tuỳ thuộc vào giá trị biến x; trong Excel thì biến X có thể thay thế bởi một địa chỉ cụ thể, ví dụ như: Al, A2,...(A1>4).
2.1. H àm I f {Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện là dũng, nếu sai trả vê giá trị 2).
26
- Cú pháp:=if(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)Trong đó: giá trị 1: là giá trị đưa ra ứng với trường hợp
điều kiện là đúng; giá trị 2: là giá trị đưa ra ứng với trường hợp điều kiện là sai.
Chú ý: Nếu giá trị 1 và 2 là kiểu ký tự thì phải để trong ngoặc kép Ví dụ: =if(3>5, “sai”, “đúng”).
2.2. H àm And: Cho ra giá trị là đúng (True) khi tấ t cả các điều kiện là đúng, cho ra giá trị là sai (False) nếu ít nhất một trong các điều kiện là sai.
- Cú pháp:=and(điều kiện 1, điều kiện 2, điểu kiện n).
Bài tập: Xác định sản phẩm để khuyến mại cho khách hàng tại siêu thị sau với điều kiện để được khuyến mại nếu: là tủ lạnh LG có xuất sứ Việt Nam sản xuất trước năm 2004 thì được khuyến mại (True).
A B c D E F G
1 Tên sản phẩm
Năm sản xuất
Xuấtsứ
Sốlượng
Đơngiá
Khuyếnmại
Ghichú
2 Tủ lanh LÓ 2003 Việt
Nam 20 340
3 Tủ lanh LÒ 2003 Trung
Quốc 14 450
4 Quạt bàn 2001 TrungQuốc 23 870
5 Máy tính 2005 ViệtNam 67 1200
6 Ti vi sony 2005 HànQuốc 14 560
27
2.3. H àm Or: Cho ra giá trị là đúng (True) nếu có điều kiện là đúng, cho ra giá trị là sai (False) nêu tất cả các điểu kiện là sai.
- Cú pháp:=or(điều kiện 1, điểu kiện 2, điều kiện n).Bài tập: Xác định sản phẩm để khuyến mại cho khách
hàng tại siêu thị sau với điều kiện để được khuyến mại: nếu sản phẩm là tủ lạnh LG hoặc sản phẩm có xuất sứ Việt Nam thì được khuyến mại (True).
A B c D E F G
1 Tên sản phẩm
Nămsảnxuất
Xuấtsứ
Sốlượng
Đơngiá
Khuyếnmại
Ghichú
2 Tủ lạnh LG 2003 ViệtNam 20 340
3 Tủ lạnh LG 2003 TrungQuốc 14 450
4 Quạt bàn 2001 TrungQuốc 23 870
5 Máy tính 2005 ViệtNam 67 1200
6 Tivi Sony 2005 HànQuốc 14 560
Bài tập thực hành:
ĐIẺM THI MÔN LÝ THUYẾT KẾ TOÁN
STT Họ và tên Điểm kiểm tra Điểmthi
TBmôn
Đậu / Trượt
Xếploại
1 Đỗ Thị Ngọc Anh 8 7 6 5 6 5 6,12 Ngô Mai Anh 8 7 6 7 7 7 7,03 Trương Thị Bẩy 8 8 6 5 8 6 6,8
28
STT Họ và tên Điểm kiểm tra Điểmthi
TBmôn
Đậu/Trượt
Xếploại
4 Lê Nhã Cương 6 6 6 4 7 4 5,4
5 Kiéu Thị Chinh 7 8 8 5 8 6 6,9
6 Phạm Quốc Danh 8 7 7 4 6 6 6,3
7 Đoàn Việt Dũng 6 7 5 6 8 4 5,8
8 Nguyễn Ngọc Dung 7 7 7 7 8 7 7,2
9 Nguyễn Linh Duyên 7 8 7 9 8 5 7,2
10 Cù Tiến Đạt 7 8 7 6 8 4 6,5
11 Hoàng Thị Hằng 7 8 7 9 7 5 7,0
12 Quản MaiHương 7 6 8 5 7 4 6,0
13 Đỗ Thu Hương 8 7 8 6 8 7 7,3
14 Phan Thị Hương 8 7 7 6 7 7 7,0
15 Trần Thị Thu Hà 6 7 6 5 7 7 6,4
16 Nguyễn Thị Hải 8 8 5 7 8 7 7,2
17 Lê Thị Hạnh 7 6 7 4 7 6 6,2
18 PhươngHoàngHưởng 8 8 5 6 8 7 7,0
19 Phan Đức Hùng 7 7 7 3 8 5 6,1
20 Trân Thị Thảo Hién 7 6 6 7 7 6 6,5
Yêu cầu:1. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin vào trong cột
Đậu/Trượt biết rằng nếu điểm thi >=5 là đậu, nếu điểm thi <5 là trượt?
2. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin vào trong cột xếp loại biết rằng nếu điểm TB môn bé hơn 7,0 là trung bình khá, nếu TB môn lớn hơn hoặc bằng 8,0 là giỏi, nếu từ 7,0 đến dưới 8,0 là khá?
29
3. Hãy áp dụng hàm để điền thông tin trong cột xếp loại biết rằng nếu điểm TB môn bé hơn 6,5 là trung bình, nêu TB môn lớn hơn hoặc bằng 6,5 và bé hơn 7,0 là trung bình khá, nếu TB môn từ 7,0 đến dưới 8,0 là khá, nêu TB môn lớn hơn hoặc bằng 8,0 là giỏi?
3. Các hàm xử lý ngày tháng
3.1. Hàm Now, Today
Cú pháp Ý nghĩa
TODAY()Trả về ngày hiện hành của hệ thống. =TODAY(...) Tuỳ vào ngày hiện hành của hệ thông.
NOW()Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống.=NOW(...) Tuỳ vào ngày và giờ hiện hành của hệ thông.
3.2. H àm Day: Tách ra giá trị là ngày
- Cú pháp:=Day(date)
với B5= 12/09/2009 thì =day(B5)=12
Lưu ý: Date là kiểu dữ liệu ngày/tháng/năm
Do hệ điều hành Window là của người Mỹ viết ra nên kiểu ngày tháng năm được định dạng theo kiểu Mỹ là tháng/ngày/năm, vì vậy để đổi sang kiểu định dạng ngày/tháng/năm của Việt Nam thì chúng ta làm như sau:
Vào Start/Setting/Control panel/Regioner and language options/ sau đó đổi các thông sô' cho phù hợp.
30
^ Customize Regional Options
Jtanfacrs I Currency j T ing I Qrt*
Example
Short date
Long date
O ite formats
Short date 3 2 5 Ĩ Ỉ
Long date: dd/MM/yyyy
W h it the notations mean:(t dd = day; ddd, dddd = day of wedc M = month; y = year
Calendar
When a two-digit year I t entered, interpret it as » yea t between:
1950 and 2029 i y
1 Click Reset to restore the system default setting! for ị numbers, currency, time, and date.
OK I I C ancel
3.3. H àm Month, Year: Tách ra giá trị là tháng và năm- Cú pháp:=month(date)=Year(date)
VớiB5=12/09/2009 thì =month(B5)=9, và =year(B5)=20094. Các hàm tài chínhMột trong những ứng dụng cao cấp của Excel trong quản
trị doanh nghiệp là nhóm các hàm tài chính. Mỗi hàm giải quyết một bài toán tài chính thường gặp trong doanh nghiệp. Trong Excel các hàm tài chính được chia làm 3 nhóm cơ bản là: các hàm khấu hao tài sản cố định, các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư và các hàm tính giá trị đầu tư.
Excel cung cấp một nhóm các hàm tính khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên, trong phạm vi chương trình chúng ta sẽ
31
nghiên cứu 4 hàm tính khấu hao đơn giản tương ứng là: hàm SLN (phương pháp khấu hao tuyến tính) và các hàm SYD, DB, DDB (phương pháp khấu hao nhanh).
4.1. Các hàm tính kh ấ u hao tà i sản cô đ ịn h4.1.1. Hàm tính khấu hao tài sản cố định theo đường
thẳng (Hàm SLN-Straight Line)Phương pháp này còn được gọi là phương pháp khấu hao
bình quân, phương pháp khấu hao đường thẳng hay phương pháp khấu hao cô' định. Đây là phương pháp khấu hao đơn giản nhất và được sử dụng khá phố biến cho việc tính khấu hao các loại tài sản cố định. Theo phương pháp này thì lượng trích khấu hao hàng năm là như nhau hay mức khấu hao và tỉ lệ khấu hao hàng năm của taì sản cố định được tính là không đổi trong suốt thời gian sử dụng của tài sản cô' định.
* Lượng trích khấu hao hàng năm
p ~ bd ~ -^dt kh - rp
Trong đó:+ Kbd là nguyên giá của tài sản cô" định+ Kdt là giá trị đào thải của tài sản cố định tính (giá trị
thải hồi ước tính hay giá trị còn lại ước tính của tài sản cố định sau khi đã tính khấu hao).
+ T là thòi gian sử dụng dự kiến của vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong điều kiện phù hợp với các thông số kinh tê kỹ thuật của tài sản cô" định và các yếu tô khác có liên quan đến sự hoạt động của tài sản cố định.
* Giá trị còn lại ở năm thứ i:
K,»=Kba- X C lh, t = l
Trong đó:+ Kbd là nguyên giá của ta
32
+ Ckht là giá trị khấu hao tính đến thòi điểm t Ví dụ: Một tài sản cố định đầu tư mới có nguyên giá( tính
cả chi phí lắp đặt chạy thử) là 120.000.000 đồng đưa vào sử dụng năm 2000 vối thòi gian sử dụng dự tính là 5 năm, giá trị thải hồi ước tính là 35.000.000 đồng. Hãy tính lượng trích khấu hao cho từng năm trong suốt vòng đòi của tài sản cô' định đó.
Áp dụng công thức ta có :Nguyên giá Kbd 120.000.000Giá trị còn lại Kdt 35.000.000Thời gian sử dụng T 5
Lượng trích khấu hao hàng năm:Cikh = (120.000.000 - 35.000.000)/5 = 17.000.000 đồng Giá trị còn lại năm đầu:K*!! = 120.000.000 - 17.000.000 = 103.000.000 đồng
Năm Lượng trích khấu hao Giá trị còn lại2000 17.000.000 103.000.0002001 17.000.000 86.000.0002002 17.000.000 69.000.0002003 17.000.000 52.000.0002004 17.000.000 35.000.000
Phương pháp này đdn giản, dễ hiểu, mức khấu hao phân bổ vào giá thành sản phẩm hàng năm là ổn định nên thuận lợi cho việc lập kế hoạch giá thành sản phẩm, thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nó không phản ánh được chính xác mức độ hao mòn thực tế của tài sản cố định khác nhau, khả năng thu hồi vốn đầu tư chậm nên khó tránh khỏi mất vốn do hao mòn vô hình gây ra. Do đó đốì với các doanh nghiệp lốn, có cơ sở vật chất hiện đại dễ bị tác động bởi
33
tiến bộ khoa học kỹ thuật người ta thường áp dụng phương pháp khấu hao nhanh.
Tính khấu hao tài sản cô định với tỷ lệ khấu hao trải đêu trong một khoảng thời gian xác định.
- Cú pháp: =SLN(cost, salvage, life)Trong đó: cost là giá trị ban đầu của tài sản cô định,
salvaga là giá trị còn lại ước tính của tài sản sau khi đã khấu hao, life là đời hữu dụng của tài sản cố định.
- Hàm SLN tính khấu hao theo công thức:SLN = (cost - salvage) I lifeXét ví dụ trên: Tính khâu hao cho tài sản cô định theo
hàm SLN được trình bày như trong hình sau:
A B c 0 E 1 F 1 Q H3 Phương pháp khâu hao đêu4 Sử đung hàm SLN56 Nguyên giá Km 120 ,000 ,000 Ị7 Giá trị còn 10 K* 35,000,0008 Thời gian sử dụng T 5 ị9 Công thúr10 Năm Laợng trích KH GTCL C11: C15 là -SLN($D$6,JDỈ7.ÍD$8)ti 2000 17,000,000 103,000,000 'DI l-$D$6-SUM(ịC$l 1:C11)12 2001 17,000,000 86,000,000 D12“ $D$6-SUM($Ctl 1C12)n 2002 17,000.000 69,000.000 D13=ÍD$ồ-SUM(tCtll:C13)H 2003 17,000,000 52,000,000 D14=$DÍ6-SUM($C$11:CU)15 2004 17,000.000 35.000,000 D15-ỈDÍ6-SUM($CÍ11 C15)
4.1.2. Hàm tính khấu hao theo phương pháp tổng số năm sử dụng (Hàm SYD-Sum of Year’Digits)
Theo phương pháp này mức khấu hao hàng năm được xác định dựa vào tỷ lệ khấu hao giảm dần qua các năm sử dụng và nguyên giá tài sản cô' định. Tỷ lệ khấu hao này được xác định bằng cách lấy số năm sử dụng còn lại cl-la cho tổng sô' thứ tự năm sử dụng. Các công thức như sau:
Cúh =Kbd ' Kdt *Tkhl
34
2(T - i +1) khi T ( T + ^
Trong đó:Tkh là tỷ lệ khấu hao theo năm sử dụng.T là thời gian dự kiến sử dụng tài sản cố định, i là thứ tự năm tính khấu hao.Ví dụ: vẫn với dữ kiện như ở ví dụ của mục 4.1.1. khi áp
dụng công thức tính khấu hao theo phương pháp tổng số năm sử dụng ta làm như sau:Nguyên giá Khd 120.000.000Giá trị còn lại Kdt 35.000.000Thời gian sử dụng T 5
Tỷ lệ khấu hao ỏ năm đầu tiên:Tkhl = (2 * (5 - 1 + 1)) / (5 * (5 + 1)) = 1/3 = 0,33 Lượng trích khấu hao năm đầu tiên:Clkll = (120.000.000 - 35.000.000) * 1/3 = 28.333.333,33 đồng. Giá trị còn lại năm đầu tiên:Kci! = 120.000.000 - 28.333.333,33= 91.666.667 đồng
Năm Tỷ lệ khấu haoTkhi
Lượng trích khấu haoc ikh
Giá trị còn lại^di - bd ” ikh
2000 0,333 28.333.333 91.666.6672001 0,267 22.666.667 69.000.0002002 0,200 17.000.000 52.000.000
2003 0,133 11.333.333 40.666.667
2004 0,067 5.666.667 35.000.000
- Tính tổng khấu hao hàng năm của một tài sản cô" định trong một khoảng thòi gian xác định.
35
- Cú pháp: = SYD(cost, salvage, life, per)Trong đó: các tham sô" cost, salvage, life như ở hàm SLN ;
per là số thứ tự năm khấu hao.Xét ví dụ 4.1 trên: Tính khấu hao cho tài sản cố định sử
dụng hàm SYD như trong hình sau:K 1 M p
28 Tính khàu hao theo phưcmg phâp tòng sò nảrn sử đung30 Sử dung hàm SYD3132 Nguyên giá Km 120.000,000
33 Giá tri còn lai K* 35,000,000
34 Thời gtan ùr dụng T 53536 Năm Luợng trích KH GTCL
3? Citt Kcti = Ấm - Cm39 1 28,333,333 91,666,667 Công thức39 2 22,666,667 69,000,000 L38=SYD($M$32.$M$33,ỈMỈ34.K38)
40 3 17,000,000 52,000,000 copy các công thức cho các ô L39L4241 4 11,333.333 4Ũ.666.6Ố7 M38-$M$6-SUM(tL$38L38)42 5 5,666,667 35,000,000 copy các công thức cho các ô M39M42
4.1.3. Hàm tính khấu hao tài sản theo phương pháp số dư giảm dần (Hàm DB- Declining Balance)
Theo phương pháp này sô" tiền khấu hao hàng năm Cikh được tính bằng cách lấy giá trị còn lại của tài sản cô' định theo thời gian sử dụng nhân với tỷ lệ khấu hao không đổi.
CM,=ÍKld- É C llhì* rV t=i /
Để xác định tỷ lệ khấu hao hàng năm theo phương pháp sô' dư giảm dần sao cho đến năm cuối thu hồi đủ vốn đầu tư ban đầu mua sắm tài sản cố định thì doanh nghiệp phải căn cứ vào nhiều nhân tố. Trong đó:
- Công thức xác định tỷ lệ khấu hao:
r = l - KK
dtbd
36
- Lượng trích khấu hao ở năm thứ nhất được tính theo công thức:
Ci=Kbd * r * m/12 với m là số tháng của năm sử dụng đầu tiên.- Lượng trích khấu hao càng về sau càng giảm và ở năm
cuối cùng được tính theo công thức:
Ckh= Í K bd- g c ttlì * r * a 2 - m ) / 1 2V t=l
Ví dụ: vẫn với dữ kiện như ở ví dụ của mục 4.1.1, nhưng khi áp dụng công thức tính lượng trích khấu hao cho tài sản cố’ định đó theo phương pháp số’ dư giảm dần khi đưa tài sản cố định dụng từ tháng 06/2000 (m = 7 tháng) ta làm như sau:
Nguyên giá Khd 120.000.000Giá trị còn lại Kdl 35.000.000Thời gian sử dụng T 5SỐ tháng năm đầu tiên sử dụng m 7
Tỷ lệ khấu hao:r = 1 - (35.000.000/ 120.000.000)(1/5)= 0,22 Lượng trích khấu hao năm đầu tiên:CIkh = 120.000.000 * 0,22 * 7/12 = 15.288.905,91 đồng Giá trị còn lại năm đầu tiên:Ken = 120.000.000 - 15.588.905.91 = 104.711.094,09 đồng Lượng trích khấu hao năm thứ hai: c 2k) = (120.000.000 -15.288.905,91) * 0,22
= 22.870.258,08 đồng.Giá trị còn lại năm thứ hai:Kc,2=120.000.000 - (15.288.905,91 + 22.870.258,08)
= 81.840.836,01 đồng.
37
Năm Lượng trích khấu hao Giá tri còn lại
2000 15.288.905,91 104.711.094,09
2001 22.870.258,08 81.840.836,01
2002 17.875.097,74 63.965.738,27
2003 13.970.945,06 49.994.793,21
2004 4.549.795,77 45.444.997,44
Lượng trích khấu hao năm cuối cùng: c 5kh= 49.994.793,21* 0.22*(12 - 1)112
= 4.549.795,77 đồng.- Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số
dư giảm dần theo một mức cố định trong một khoảng thòi gian xác định.
- Cú pháp: =DB(cost, salvage, life, period, month)Trong đó: các tham sô' cost, salvage, life như ở hàm SLN;
period là kỳ khấu hao; month sô tháng trong năm đầu. Nếu bỏ qua Excel sẽ tính vối month =12 tháng.
Áp dụng hàm DB tính lượng trích khấu hao cho tài sản cố' định được đưa vào sử dụng từ tháng 06/2000 (m = 7 tháng) như sau:
1 p 0 R II T 1 u 1 V 1323334
Tinh khấu hao theo phương pháp sổ dư giảm dẩn Sử dung hám DE.
3536
Nguyên giá Giá tri còn lại
KwK*
120,000,000 354)00 000
------------------ ị-------------- _ _ _
37 Thời gian sir dung T 5
38 Sô tháng nám đáu tiên ỉũr dụng m 73940 Năm Luợng trích KH GTCL Côm thút41 1 15.260,000 ũũ 104.740.000.00 Q41=DB($R$35,tR$36,ỈR$37J541 SRÍ33)42 2 22,833,320 00 81,906,(580 00 copy công thức cho các ô Ọ42 Q4543 3 17,855,Ể56 24 64,051.023.76 R4 M R$35-SUM ($QĨ41Q41)44 4 13,963,123 18 50,087.900 58 copy công thức cho các ô R42 R4545 5 10,919,162 33 39,168,738.25
38
4.2. Các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư và các hàm tín h g iá trị đầu tư
Đánh giá hiệu quả vốn đầu tư là tiền đề quan trọng cho việc quyết định lựa chọn phương án đầu tư của doanh nghiệp. Các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư đơn giản, nhanh chóng và chính xác trong Excel cũng sẽ là một lựa chọn khôn ngoan cho các nhà quản trị tài chính của doanh nghiệp.
Trong quá trình phân tích đánh giá dự án đầu tư, các chi phí và lợi ích lại thường xảy ra ở những thời điểm khác nhau của dự án. Tiền thay đổi giá trị về mặt thời gian do ảnh hưởng của các yếu tô' như lạm phát, các yếu tô' ngẫu nhiên và do thuộc tính vận động và khả năng sinh lòi của đồng tiền nên khi so sánh. Tổng hợp hoặc tính các chỉ tiêu bình quân của các khoản tiền phát sinh trong những khoảng thòi gian khác nhau cần phải chuyển chúng về cùng một mặt bằng thòi gian với việc sử dụng tỷ suất “i”. Các mặt bằng thòi gian có thể là đầu kỳ phân tích, cuối kỳ phân tích hoặc một năm (một quý, một tháng) nào đó của thòi kỳ phân tích tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể sao cho việc tính toán đơn giản.
- Các nhà kinh tế quy ước:+ Nếu năm đầu của thời kỳ phân tích là hiện tại thì các
năm sau đó là tương lai so với năm đầu.+ Nếu năm cuối cùng của thời kỳ phân tích là tương lai
thì các năm trước cuổi là hiện tại so với năm cuối. Quá trình thực hiện một dự án đầu tư thường kéo dài trong nhiều thòi đoạn (năm, quý, tháng). Ớ mỗi thòi đoạn có thể phát sinh các khoản thu và chi. Những khoản thu, chi xuất hiện ỏ các thời đoạn khác nhau tạo thành dòng tiền của dự án CF (Cash- Follows) và được biểu diễn bằng đồ thị dòng tiền.
- Biểu đồ dòng tiền: là một đồ thị biểu diễn các khoản thu chi của dự án theo các thời đoạn. Các khoản thu được biểu diễn bằng mũi tên theo hướng chỉ lên. Các khoản chi
39
được biểu diễn bằng mũi tên theo hướng chỉ xuống. Gốc của biểu đồ lấy tại 0. Để tiện cho việc tính toán người ta thường quy ước các thời đoạn bằng nhau và các khoản thu, chi đều được xuất hiện ở cuối mỗi thời đoạn.
Trên biểu đồ thường ghi rõ những đại lượng đã cho và những đại lượng cần tìm để dễ dàng hiểu được nội dung của vấn đề. Biểu đồ dòng tiền là công cụ được sử dụng trong phân tích tài chính dự án đầu tư.
Có hai loại lãi suất: lãi suất đơn (đến kỳ thì rút lãi) và lãi suất kép (đến kỳ không rút lãi mà cộng vào gốc).
- Các công thức tính toán giá trị dòng tiền+ Quy ước:* PV (Present Value) là giá trị hiện tại của tiền.* FV (Future Value) là giá trị tương lai của tiền.* i là tỷ suất (nếu vay vốn để đầu tư thì i là lãi suất vay,
nếu vay từ nhiều nguồn với lãi suất khác nhau thì i là lãi suất vay bình quân từ các nguồn).
* A là khoản tiền được phát sinh ở một thời đoạn (là khoản thanh toán đều cho từng kỳ với lãi suất cố định)
* n ỉà số thòi đoạn (năm, quý, tháng).Công thức tinh chuyển các khoản tiền phát sinh trong
các thòi đoạn của thòi kỳ phân tích về cùng một mặt bằng thời gian ở hiện tại hoặc tương lai được xem xét trong các trường hợp sau:
40
- Tính giá trị hiện tại biết giá trị tương lai P/F, i, n:
' r . / -(l + r )”
- Tính giá trị tương lai biết giá trị hiện tại F/P, i, n:F = P(l+i)n
Ví dụ: Số tiền tiết kiệm cho một ngưòi gửi 100 triệu đồng vào ngân hàng với lãi suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm là:
F = 100 * (1 + 0,05)10 = 162,98 triệu đồng.- Tính giá trị hiện tại cho một khoản tiền phát sinh ở
một thời đoạn P/A, i, n:
P m A i z 0 ± r rỉ
- Tính giá trị cho một khoản tiền ở một thòi đoạn khi biết giá trị hiện tại A/P, i, n:
A = p ------ ỉ------1 - 0 - 0 '"
- Tính giá trị tương lai cho một khoản tiền phát sinh ở một thòi đoạn F/A, i, n:
F = A « + iy‘ - ' i
- Tính giá trị cho một khoản tiền ở một thòi đoạn khi biết giá trị tương lai A/F, i, n:
A = F ------------0 + 0 ” -1
Ví dụ: Một người muốn tiết kiệm bằng cách gửi tiền đều đặn mỗi tháng 500.000 đồng vào ngân hàng với lãi suất 8%/năm (bỏ qua lạm phát) và hy vọng sẽ nhận 50 triệu đồng sau 5 năm (60 tháng). Liệu người đó có nhận được số tiền tiết kiệm như mong muôn không? Nếu không thì phải gửi mỗi tháng bao nhiêu tiền?
41
Sô" tiền tiết kiệm sau 5 năm là:F=500 000 * (((1+0,08/12)“ - 1)/(0,08/12))= 36.738.428,12 đồng.
Như vậy, nếu gửi 500.000 đồng mỗi tháng người đó sẽ không nhận được khoản tiền 50 triệu đồng như mong muôn sau 5 năm. Muốn nhận được 50 triệu đồng sau 5 năm người đó phải gửi vào mỗi tháng sô" tiền là:
A = 50.000.000 *(l/(((l+0,08/12)60-l)/(0.08/12)))= 680.486,38 đồng.
4.2.1. Hàm FV (Future Value)- Tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư có lãi suất
cô' định trả theo định kỳ hoặc gửi thêm vào.- Cú pháp: =FV(rate, nper, pmt, pv, type)Trong đó:+ rate là lãi suất mỗi kỳ.+ nper là tổng sô* kỳ tính lãi.+ pmt là số tiền phải trả đều trong mỗi kỳ, nếu bỏ trống
thì coi là 0.+ pv là giá trị hiện tại của khoản đầu tư, nếu bỏ trông thì
coi là 0.+ type là hình thức thanh toán. Nếu type = 1 thì thanh
toán đầu kỳ (niên kim đầu kỳ), nếu type = 0 thì thanh toán vào cuối mỗi kỳ (mặc định).
Ví dụ: Tính sô" tiền một người gửi 10.000$ vào ngân hàng và mỗi năm gửi thêm 200$ với lãi suất 5%/năm (bỏ qua lạm phát) sau 10 năm như trong hình sau:
A B c D E 1 F G3 Tĩnh giá trị tương lai cho một khoản đầu tư I
4 rate 5% ---------- , _ j
5 nper 10 FV $18,930.306 pmt -200 Công thức ---------- j
17 pv -10,000 F5=FV(C4,C5.C6,C7,i;
42
4.2.2. Hàm PV (Present Value)- Trả về giá trị hiện tại của một khoản đầu tư theo từng kỳ.- Cú pháp: =PV(rate, nper, pmt, fv, type)Trong đó: fv là giá trị tương lai của khoản đầu tư và các
tham sô tương tự như hàm FV.Ví dụ: Một người muổn có sô' tiền tiết kiệm 300$ sau năm
10 năm. Hỏi bây giờ người đó phải gửi vào ngân hàng bao nhiêu? Biết lãi suất ngân hàng là 6%/năm (bỏ qua lạm phát).
Áp dụng hàm PV ta có:
G H 1 J K L M3 71nh giá trị hiện tại cho một khoản đầu tư Ị4 rate ì 6% 1
5 nper 1 15 PV ị ($125.18) 16 pmt 1 0 Công, ihùc i ị7 fv ị 300 F13=PV(C13,C14,C15,C16,1)
4.2.3. Hàm RATE- Tính lãi suất cho một khoản vay.- Cú pháp: =RATE(nper, pmt, pv, fv, type) Các tham sô'
tương tự như các hàm ở trên.Ví dụ: Tính lãi suất cho một khoản vay 1.000$ trong 2
năm, mỗi năm phải trả 100$. Đáo hạn phải trả cả gốc lẫn lãi là 1.200$.
Áp dụng hàm RATE ta tính lãi suất của khoản vay đó là:= RATE(2,100,-1000,1200,0)=19%4.2.4. Hàm NPV (Net Present Value)- Giá trị hiện tại thuần của một dự án đầu tư là giá trị
của các khoản đầu tư, chi phí và thu nhập trong vòng đòi của dự án được quy về hiện tại và được xác định theo công thức:
NPV = ỷ — ì — - ỷ — = Ỳ v ‘ ~ c ' ả ( l + r)' á a + r)‘ S ( l + r)“
43
Trong đó:+ Bt là khoản thu năm thứ t.+ c t là khoản chi năm thứ t.+ n là sô" năm hoạt động của dự án.+ r là tỷ suất chiết khấu được chọn (lãi suất thấp nhất
mà nhà đầu tư chấp nhận được).- Đánh giá:+ Nếu NPV >= 0 thì dự án được chấp nhận.+ Nếu NPV < 0 thì dự án không mang tính khả thi.Ví dụ: Tính NPV cho một dự án đầu tư có đầu tư ban đầu
là 1 tỉ đồng, doanh thu hàng năm là 0,5 tỷ đồng, chi phí hàng năm là 0,2 tỷ đồng, thòi gian thực hiện dự án là 4 năm, có lãi suất chiết khấu là 8%/năm.N P V - 1 0 , 5 - 0 , 2 0 , 5 - 0 . 2 0 , 5 - 0 , 2 0 , 5 - 0 , 2
" (1 + 0,08)° + (1 + 0,08)' + (1 + 0 ,08)2 Q + 0 ,08 )3 + ( l + 0 ,08 )4
= - 0,006NPV < 0 nên dự án không được chấp nhận.Việc tính toán thủ công này khá vất vả và rất dễ mắc sai
sót. Excel cung cấp cho ta hàm NPV tính toán đơn giản hơn rấ t nhiều.
- Cú pháp: =NPV(rate,valuel,value2,...,value(n))Trong đó:+ rate là tỷ suất chiết khấu+ value 1 là giá trị vốn đầu tư ban đầu (biểu diễn dưới
dạng sô" âm),value2,... value(n) luồng tiền kỳ vọng trong tương lai.
Xét ví dụ trên: Tính giá trị hiện tại thuần sử dụng hàm NPV như sau:
44
c D 1 E 1 F G H6 Tính giá tn hiên tai thuần NPV của dư án7 Ị ỉ ' 18 năm dòng tiền tỉ suất chiết kỉiấu NPV9 0 -1 8% (0.006)10 1 0.311 2 ~ 0.312 3 0.313 4 0.314 Công thức15 G9=E9+NP V (F 9 ,E 10 :E 13) Ị
16 INhân xét 1
17 NPV < 0 nên dự án không mang tính khả thi!
4.2.5. Hàm IRR (Internal Rate of Return)- Tỷ suất thu hồi nội bộ IRR (hay tỷ suất hoàn vốn nội
bộ) là mức lãi suất, nếu dùng nó làm tỷ suất chiết khấu để tính chuyển các khoản thu, chi của dự án về cùng mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ cân bằng với tổng chi, tức là NPV = 0 hay:
y 1 BtỂỐ(1+IRRy Ố a + IR R )1- Đánh giá:+ nếu IRR >= r thì dự án được chấp nhận.+ nếu IRR < r thì dự án không được chấp nhận. Excel
cũng cung cấp hàm tính IRR.- Cú pháp: =IRR(value,guess)Trong đó:+ value là giá trị vôn đầu tư ban đầu (biểu diễn dưói
dạng sô" âm).+ guess là giá trị suy đoán, nếu bỏ trống thì được gán
là 10%.
45
Trong Excel cũng dùng phương pháp thử dần. Nếu sau 20 lần thử không tính được thì báo lỗi #NUM. Thay đổi giá trị dự đoán để Excel tính lại.
Ví dụ: Một dự án đầu tư tính đến thòi điểm dự án bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất là 100 triệu USD, doanh thu hàng năm của dự án là 50 triệu USD. Chi phí hàng năm là 20 triệu USD, đời của dự án là 5 năm. Hãy xác định tỷ suất hoàn vốn nội bộ, biết lãi suất vay dài hạn là 12%/năm.
Áp dụng hàm IRR xác định tỷ suất hoàn vốn nội bộ như sau:
c D E F G H 120 Tinh tỷ suât hoàn vôn nôi bô IRR21 i ;22 năm doanh thu clũ plú dòng tiền ERR !23 0 0 100 -100 15%24 1 50 20 3025 2 50 20 3026 3 50 20 3027 4 50 20 3028 5 50 20 3029 Công thức30 H23=IKR(G23:G28)31 Nhản xét32 IRR > 12% nên dự án được chấp nhận
46
Chương II
C0SỞ DỮ LIỆU
1. Khái niệmKhi quản lý thông tin về một đổi tượng nào đó, như quản
lý nhân viên chẳng hạn, ta phải quản lý nhiều thuộc tính liên quan đến nhân viên đó như họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ sô", lương, phụ cấp, chức vụ,... Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tượng cần quản lý. Các thuộc tính đó thường được biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (là chuỗi, số, ngày, tháng,...) và được hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là mẫu tin (record). Các mẫu tin cùng “dạng” (cùng cấu trúc) hợp lại thành một cơ sở dữ liệu.
Trong Excel, cơ sở dữ liệu có dạng như một danh sách, ví dụ như danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa,... Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột như vậy được gọi là một trường (field) của cơ sỏ dữ liệu, tên của cột sẽ được gọi là tên trường.
Hàng đầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa các tên trưòng được gọi là hàng tiêu đề (Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là một mẫu tin (record) cho biết thông tin về đôi tượng mà ta quản lý.
A B c D E F G H
1BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT Tháng 07/ 20012
3 STT HO TEN MANG BAC HESO NG_BD LUONG PHU
CAP
4 1 Trần Thanh Bình 01.003 4 2.58 25/01/97 541,800 108,360
5 2 Phan Thanh Bình 01.003 3 2.34 30/01/98 491,400 98,280
6 3 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1 1.00 01/01/99 210,000 105,000
7 4 Trần Văn Hùng 01.009 2 1.09 15/01/99 228,900 114,450
47
8 5 Nguyễn Anh Dũng 01.003 1 1.86 01/10/97 390,600 78,120
9 6 Châu Thanh Khiết 01.009 1 1.00 01/05/98 210.OCX) 105.000
10 7 Lê Minh Lợi 01.009 3 1.18 01/08/98 247,800 123,900
11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110
- Mỗi cột gọi là một trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE so,...
- Hàng thứ ba được gọi là hàng tiêu đề (Header row).- Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, mỗi hàng là một
mẫu tin (record).Một sô' công việc thường gặp khi làm việc trên cơ sở dữ
liệu (bảng tính) như: sắp xếp (Sort) các mẫu tin trong cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng/giảm của một trường (gọi là trường khoá), trích lọc (Filter) các mẫu tin thoả mãn điều kiện chỉ định, thông kê, tổng hợp các mẫu tin theo nhóm (Subtotals),...
2. Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu- Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.- Vào menu Data/Sort, xuất hiện hộp thoại sau:
Khoá sắp xếp chính
K h o a s a p j xếp thứ hai ^ '
Soft by -
I MANG
Then by
(* Ascendi
Desceni
BAC Ascending
<• ỉòẽKhoá sắp xếp thứ ba
^ —LjThen by ỵ i ,——
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
(• Ascendng
(~ Descending
Vùng Cơ SỞ dữ liệu đã chọn có dòng tiêu đề hay không?
Idy list h a s ------------
f* Header LOW
Options..
No header r0H
] _OK Cancel
48
- Chọn có/không có dòng tiêu đề.- Chọn các khóa sắp xếp và thứ tự sắp tương ứng với khóa.- Click chọn OK để sắp xếp dữ liệu trong bảng.Chú ý• Nếu muốn sắp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của
hộp thoại Sort, sau đó chọn mục Sort left to right.• Nếu muôn sắp xếp nhanh theo cột nào đó thì đặt trỏ
vào ô bất kỳ của cột đó và Click chọn nút sắp xếp trên thanh Standard để sắp theo chiều tăng dần, hoặc để sắp theo chiều giảm dần.
3. Tính tổng các nhóm- Vào menu Data/Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau:+ At each
change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm.
+ Use function: chọnhàm sử dụng tính toán hay thống kê.
+ Add subtotal to:Chọn têntrường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay thông kê.
+ Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp mới.
+ Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.
Subtotal
At each change in:
Use function:
Add subtotal to: r NG_BD ~
r PHU CAP
T lfS l
[✓ Replace current subtotals
r Page break between groups
ĨS Summary below data
Remove All OK Cancel
49
+ Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm.
Một số hàm trong hộp liệt kê thả Use function:Hàm Mô tả
Sum Tính tổng các số trong nhóm.Count Đếm số ô không rỗng trong nhóm.Average Tính giá trị trung bình các số trong nhóm.Max Tim giá trị lớn nhất trong nhóm.Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.Product Tính tích các số trong nhóm.Count Nums Đếm số ỏ kiểu số trong nhóm.
Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm/'■'11* 1- _ ___ /1 1 o Q ___ __ / . ____1 V Ạ 1Click vào các n ú tl 1 I 2 I 3 Ị đê chọn các mức dữ liệu bạn
muổn xem.+: Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only).+: Chỉ hiển thị tổng phụ (Subtotal Total Only).+: Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And
Subtotal).+: Hiển thị chi tiết tấ t cả các mẫu tin cùng các tổng hợp
(All Record).- Click vào biểu tượng(+), (-) để hiển thị hoặc để che giấu
các mẫu tin trong nhóm con.4. Các hàm trên cơ sở dữ liệu4.1. Cú p h á p chungCác hàm cơ sở dữ liệu mang tính chất thống kê những
mẫu tin trong cơ sở dữ liệu có trường thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước.
Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria)- database: địa chỉ vùng cơ sở dữ liệu (nên chọn là địa chỉ
tuyệt đối cho dễ sao chép).
50
- field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của ô tên trường hoặc sô thứ tự của trường đó (cột thứ nhất của vùng cơ sở dữ liệu đã chọn tính là 1 và tăng dần sang trái).
- criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn.Xét cơ sở dữ liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIÊT với vùng tiêu
chuẩn được tạo trước.A B c D E F G H A12
B Ả N G L Ư Ơ N G C H I T IÊ T T H Á N G 0 7 / 2001
3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHUCAP
4 1 Trân Thanh Binh 01.003 4 2.58 25/01/97 541,800 108,360
5 2 Phan Thanh Binh 01.003 3 2.34 30/01/98 491,400 98,280
6 3 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1 1.00 01/01/99 210,000 105,000
7 4 Trần Văn Hùng 01.009 2 1.09 15/01/99 228,900 114,450
8 5 Nguyên Anh Dũng 01.003 1 1.86 01/10/97 390,600 78,120
9 6 Châu Thanh Khiết 01.009 1 1.00 01/05/98 210,000 105,000
10 7 Lê Minh Lợi 01.009 3 1.18 01/08/98 247,800 123,900
11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110
12
4.2. Các hàm- Hàm Dsum: Tính tổng số của những mẫu tin thoả mãn
điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.+ Cú pháp:= DSUM(BLOCK, COLUMN, CRETERIA)* BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác.* COLUMN: Sô' cột chứa dữ liệu cần khai thác trong
phạm vi khối cơ sở dữ liệu.* CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện.
51
- Hàm Daverage: Tính trung bình sô của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.
+ Cú pháp:= DAVERAGE (BLOCK, COLUMN, CRETERLA)
* BLOCK: Phạm vi khối cơ sở dữ liệu cần khai thác.* COLUMN: Số cột chứa dữ liệu cần khai thác trong
phạm vi khôi cơ sỏ dữ liệu.* CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện.Tính trung bình cộng các giá trị trong cột field của các
mẫu tin thỏa điều kiện criteria.= DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14)= DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14)- Hàm Dmax: Tìm trị sô' cao nhất của những mẫu tin
thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.+ Cú pháp:= DMAX (BLOCK, COLUMN, CRETERIA)* BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác.* COLUMN: Số cột chứa dữ liệu cần khai thác trong
phạm vi khôi cơ sở dữ liệu.* CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện.Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa
điều kiện criteria.= DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14)= DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14)- Hàm Dmin: Tìm trị sô thấp nhất của những mẫu tin
thoả mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.+ Cú pháp: = DMIN(BLOCK, COLUMN, CRETERIA)* BLOCK: Phạm vi khôi cơ sở dữ liệu cần khai thác.* COLUMN: Sô cột chứa dữ liệu cần khai thác trong
phạm vi khối cơ sở dữ liệu.
52
* CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện.Tìm trị nhỏ nhất trong cột íìeỉd của các mẫu tin thỏa
điều kiện criteria.= DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) = DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14)- Hàm Dcount: Đếm tổng sô" ô của những mẫu tin thoả
mãn điều kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.Tìm trị số cao nhất của những mẫu tin thoả mãn điều
kiện trên cột khai thác trong cơ sở dữ liệu.+ Cú pháp: = DCOUNT (BLOCK, COLUMN, CRETERIA)* BLOCK: Phạm vi khối cơ sở dữ liệu cần khai thác* COLUMN: Scí cột chứa dữ liệu cần khai thác trong
phạm vi khôi cơ sở dữ liệu.* CRETERIA: Vùng, phạm vi điều kiện.Đếm các ô kiểu sô" trong cột field của các mẫu tin thỏa
điều kiện criteria.= DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) = DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14)- Hàm DcountaĐếm các ô khác rỗng trong cột field của các mẫu tin
thỏa điều kiện criteria.= DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) = DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14)
5. P ivot TableCơ sở dữ liệu là một tập hợp của những mẫu tin, cơ sở
dữ liệu được trình bày theo cấu trúc cột, dòng (mỗi dòng tin tương ứng với một cột và một mẫu tin tương ứng với một dòng của bảng tính). Tuy nhiên với cấu trúc này, bạn sẽ gặp khó khăn khi cần phân tích hay tổng hợp những dữ liệu theo từng đề mục.
53
Với tính năng Pivot Table của Excel, bạn có thể sắp xếp và trình bày những vùng tin trong cơ sở dữ liệu, để có thể nhanh chóng phân tích hay thống kê dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau.
* Một Pivot Table gồm có 4 thành phần như sau:- Page: Hiển thị một mục tin trong vùng tin lựa chọn làm
đề mục chính cho Pivot Table (co thể có hoặc không).- Row: Hiển thị những mục tin trong vùng tin lựa chọn
như những vùng tiêu đề (có thể có hoặc không).- Column: Hiển thị những mục tin trong vùng tin lựa
chọn như những cột tiêu đề (bắt buộc phải có).- Data: vùng dữ liệu cần tính toán hay thống kê tương
ứng với cột/dòng tiêu đề (bắt buộc phải có).* Các bước thực hiện:1. Chọn lệnh Data/Pivot Table(xuất hiện hộp thoại Pivot Table chọn Next hai lần).2. Lựa chọn trong phạm vi vùng chứa cơ sở dữ liệu trên
bảng tính:+ Nháy chuột vào phạm vi vùng cơ sở dữ liệu (Excel
xuất hiện đưòng chuyển động xoay quanh khôi lựa chọn).+ Chọn Next.3. Chọn Finish.
Ví dụ: Sử dụng Pivot Table để phân tích bảng tínhDựa vào bảng sau hãy phân tích số’ lượng hàng đã giao
cho từng khách hàng:
Đơn vị Sảnphẩm
Sốlượng Giá Trị giá Thuế Tổng
Loan Bánh 170 5 850 0.15 977.5Loan Bánh 350 5 1750 0.15 2012.5Nam Bánh 600 5 3000 0.15 3450
54
Đơn vị Sảnphẩm
Sốlượng
Giá Trị giá Thuế Tổng
Sao Thuốc 590 20 11800 11800Nam Cà phê 550 10 4000 0.02 5610Loan Cà phê 400 10 4000 0.02 5610Loan Thuốc 280 20 5600 5600
Bước 1: Bấm vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu sau đó vào Data/Pivol Table Report, thấy xuất hiện cửa sổ Pivot Table Wizard Step 1 of 4.
Bước 2: Bấm Next thấy xuất hiện cửa sổ Pivot Table Wizard Step 2 of 4.
ở cửa sổ này ta chọn vùng dữ liệu cần phân tích (thông thường máy tự chọn) -> bấm Next sẽ thấy xuất hiện cửa sổ Pivol Table Wizard Step 3 of 4.PivotTable Wizafd - Step 3 of 4 I ? | x |
CUD K L a J
* mConstruct your PivotTable by dragging the field buttons on the right to the diagram on the left.
Tại cửa sổ này kéo các trường vào vùng Column, Row, Data (nhìn ví dụ trên cửa sổ).
55
Sau đó bấm kép chuột vào trường nằm ở vùng data sẽ xuất hiện cửa sổ.
PivotTable Field
Source field: So luong
Name: Ị
Summarize by:Sụrn° , H ICount “1AverageMax JMinProduct
dCount Nums
B B
Delete j
Number.,.
Options >> I
Tại cửa sổ này chọn hàm sử dụng để phân tích dữ liệu sau đó bấm OK.
Bấm tiếp Next sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép chọn vùng chứa dữ liệu sau khi phân tích:
- New Worksheet: nếu đưa dữ liệu sang Sheet mới.- Existing Worksheet: nếu để dữ liệu ở Sheet hiện hành. Bấm Finish để kết thúc.
56
PHẦN II: THỰC HÀNH PHẨN MỀM KẾ TOÁN MISA
Chương I
TỔNG QUAN VẼ PHẦN MỀM KÊ TOÁN
1. Khái niệm phần mềm kế toánPhần mềm kê toán: là hệ thống các chương trình máy
tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
2.1. Công đoan 1: Nhận dữ liệu đầu vào- Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại
các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thông tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
57
- Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
2.2. Công đoan 2: Xử lý- Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tô chức thông
tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thông kê trong công đoạn sau.
- Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
2.3. Công đoan 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra- Căn cứ trên kết quả xử ]ý dữ liệu kế toán trong công
đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thông kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, để phục vụ cho các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thông phần mềm khác.
- Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bốt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
3. Tính Ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
3.1. T ính ch ính xácDo dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một
nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu
58
