Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo

Kỹ năng Tổ chức

Hội nghị – Hội thảoTâm Việt Group

1

Nội dung1. Tổng quan

2. Quy trình tổ chức

3. Lập kế hoạch

4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết2




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết3

Cuộc họp là gì?

Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:

trực tiếp gặp mặt nhau;

thông qua phương tiện điện tử;

thông qua điện thoại

để:

chia sẻ thông tin;

ra quyết định, kế hoạch hay hành động.

4

Phân loại

Theo cấp độ:

Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương.

Cấp bộ.

Cấp chính phủ.

Cấp quốc gia.

Cấp quốc tế.5

Phân loại

Theo mục đích Cung cấp thông tin.

Trao đổi thông tin.

Đào tạo.

Thu nhận ý kiến.

Ra quyết định.

Yêu cầu trợ giúp.6

Phân loại

Theo cách thức:

Gặp mặt trực tiếp.

Tele-conference.

Video conference.

7

Khâu tổ chức quan trọng?

Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.

Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.

Tạo ấn tượng và thiện cảm.

8

Thách thức khi tổ chức?

Phối hợp.

Xử lý tình huống bất thường.

9




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết10

Quy trình tổ chức

Bước 1. Lập kế hoạch.

Bước 2. Chuẩn bị.

Bước 3. Điều khiển.

Bước 4. Tổng kết.

11




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết12

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.

6. Trang bị & tài liệu.

7. Nguồn lực.13

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.14

Mục tiêu

Xác định mục tiêu là gì?

Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo

Tại sao phải xác định mục tiêu?

Định hướng cho tất cả các hoạt động

khác.

15

Mục tiêu

Các loại mục tiêu:

Cung cấp thông tin.

Trao đổi thông tin.

Đào tạo.

Thu nhận ý kiến.

Ra quyết định.

Yêu cầu trợ giúp.16

Mục tiêuCách đặt mục tiêu:

Rõ ràng.

Ngắn gọn, súc tích.

Trọng tâm.

Ví dụ:

Thông báo tiến độ giải ngân vốn XDCB

Tập huấn kỹ năng phòng chống sốt rét

Thông qua luật đất đai sửa đổi17

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.18

Thành phầnXác định thành phần là gì?

Những cá nhân, tổ chức được mời tham gia vào hội nghị – hội thảo

Tại sao phải xác định thành phần?

Giúp đạt mục tiêu đề ra.

Truyền tải nội dung.

Tiếp nhận nội dung.

19

Thành phầnCác thành phần chủ yếu:

Tham dự.

Thuyết trình.

Điều khiển/ dẫn chương trình.

Ban tổ chức.

Thư ký.

Hỗ trợ.

Truyền thông báo chí. 20

Thành phần

Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:

Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.

Khả năng đề xuất ý kiến.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn

lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.21

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.22

Thời gian

Xác định thời gian là gì?

Xác định thời điểm tổ chức

Xác định khoảng thời gian phù hợp

Tại sao phải xác định thời gian?

Truyền tải thông tin.

Thu nhận và xử lý thông tin.

Ra quyết định.23

Thời gian

Các phân loại thời gian:

Ban ngày.

Buổi tối.

Ngày làm việc.

Ngày nghỉ.

24

Thời gian

Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:

Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.

Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.

Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.

Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.

Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.

Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.25

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.26

Chương trình

Xác định chương trình là gì?

Trình tự phối hợp của các hoạt động.

Tại sao phải xác định chương trình?

Thu nhận thông tin.

Tiếp nhận và xử lý thông tin.

27

Chương trình

Các phần của chương trình:

Đón tiếp.

Khai mạc.

Nội dung.

Kết thúc.28

Chương trình

Đón tiếp:

Chào mừng.

Chuyển tài liệu.

Hướng dẫn chỗ ngồi.

29

Chương trình

Khai mạc:

Thông báo mục đích – chủ đề.

Thông báo chương trình.

Thành phần tham dự.

Diễn văn/ tiết mục khai mạc.

Khen thưởng – ghi nhận.30

Chương trìnhNội dung:

Thứ tự các nội dung. Cách thức chuyển tiếp. Người chịu trách nhiệm Người hỗ trợ. Các hoạt động chung:

• Thư giãn giữa giờ giải lao• Sổ xố vui...

31

Chương trình

Kết thúc:

Thông qua nghị quyết.

Kêu gọi cam kết.

Diễn văn bế mạc.

Hoạt động chung:

• Chụp hình

• Liên hoan…32

Chương trình

Cách xác định chương trình:

Đủ để đạt mục tiêu.

Phù hợp với đối tượng tham dự.

Phù hợp với phân bổ thời gian.

33

Chương trình

Lưu ý:

Lập thời gian chi tiết cụ thể.

Các phương án dự phòng.

34

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.35

Địa điểm

Xác định địa điểm là gì?

Địa điểm diễn ra.

Địa điểm ăn nghỉ và phương tiện đi lại.

Tại sao phải xác định địa điểm?

Tạo thuận lợi cho việc tham dự.

36

Địa điểm

Địa điểm tổ chức:

Số lượng phòng.

Cách bố trí: lớp học, nhà hát, chữ U, bàn tròn.

Diện tích phòng: tuỳ theo cách bố trí và yêu

cầu trưng bày/ trang trí.

Khu vực nghỉ giải lao – trà/ cafe.

37

Địa điểm

Địa điểm tổ chức (tiếp):

Khu vực thảo luận theo nhóm.

Khu vực đi lại, lối thoát hiểm, khu vệ sinh.

Hệ thống điện, điều hoà, ánh sáng.

Bảng chỉ dẫn.

Địa điểm của các hoạt động chung.

38

Địa điểm

Địa điểm nơi ăn nghỉ:

Khoảng cách đến nơi tổ chức.

Danh sách ghép phòng (nếu cần).

Thực đơn.

Phương tiện di chuyển.

39

Địa điểm

Cách xác định địa điểm phụ thuộc:

Số lượng thành phần tham dự.

Thời điểm và thời gian diễn ra sự kiện.

Yêu cầu của chương trình.

40

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.41

Trang bị và tài liệu

Xác định trang bị & tài liệu là gì?

Liệt kê các trang bị cần phải sử dụng.

Liệt kê các tài liệu cần sử dụng.

Tại sao phải xác định trang bị & tài liệu?

Đảm bảo truyền tải thông tin.

Đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin.42


Các yếu tố liên quan đến Trang bị:

LCD, Projector, Slide, VCR, TV, micro.

Flip chart, bảng, bút viết.

Dụng cụ trình diễn và trang trí.

Tai nghe, giấy bút.

Công cụ cho các hoạt động chung.

43


Các yếu tố liên quan đến tài liệu:

Nghị quyết, thoả thuận, báo cáo, số liệu.

Các biểu mẫu cần dùng.

Phần thưởng, kỷ niệm chương, quà.

44


Cách xác định Trang bị & Tài liệu:

Phù hợp với thành phần tham dự.

Phù hợp với thời gian phân bổ.

Phù hợp với từng nội dung.

Phù hợp với địa điểm tổ chức.45

Lập kế hoạch

1. Mục tiêu.

2. Thành phần.

3. Thời gian.

4. Chương trình.

5. Địa điểm.


7. Nguồn lực.46

Nguồn lực

Xác định nguồn lực là gì?

Nhân lực.

Vật lực.

Tài lực.

Tại sao phải xác định nguồn lực?

Triển khai tổ chức thành công.47

Nguồn lựcCác yếu tố liên quan đến nhân lực:

Đón tiếp.

Chỉ dẫn.

Bảo vệ.

Điều khiển âm thanh, ánh sáng.

Điều khiển thiết bị, phát tài liệu.

Điều khiển các hoạt động chung.48

Nguồn lực

Các yếu tố liên quan đến vật lực:

Trang thiết bị.

Công cụ dụng cụ

Tài liệu.

49

Nguồn lực

Các yếu tố liên quan đến tài lực:

Địa điểm.

Thành phần tham dự.

Trang thiết bị và tài liệu.

50

Nguồn lực

Cách xác định nguồn lực:

Phương án chi tiết cụ thể cho từng khoản.

Tham khảo số liệu để lập kế hoạch chính xác.

Đưa ra các phương án dự phòng.

51




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết52

Chuẩn bị

Nguồn lực

Địa điểm

Trang bị & tài liệu

Thành phần

Diễn tập

53

Nguồn lực

Chuẩn bị nguồn lực gì?

Nhân lực.

Vật lực.

Tài lực.

54

Nhân lực

Phê duyệt.

Điều động.

Phổ biến mục tiêu.

Huấn luyện đào tạo.

Động viên tinh thần.

55

Vật lực

Phê duyệt.

Điều động.

Bảo dưỡng/ chuẩn bị.

Kiểm tra56

Tài lực

Phê duyệt.

Giải ngân.

Phân bổ cho các phần.

57

Cách thức chuẩn bị nguồn lực

Tiếp cận các nguồn lực cần thiết:

Lập đề xuất và kế hoạch chi tiết.

Nêu bật lợi ích và tầm quan trọng của

các nội dung chuẩn bị.

Đặc biệt lưu ý các nguồn lực liên quan

đến kế hoạch dự phòng.58

Địa điểm

Chuẩn bị địa điểm là gì?

Kiểm soát quyền sử dụng các địa điểm

và phương tiện cần thiết.

Tại sao phải chuẩn bị địa điểm?

Tạo thuận lợi truyền tải nội dung.

Tạo thuận lợi thu nhận nội dung.

59

Địa điểm

Các yếu tố liên quan đến đặt chỗ:

Hợp đồng – văn bản.

Đặt cược – cam kết.

Làm rõ khung thời gian (giờ cụ thể).

Thời gian để chuẩn bị.

Phương tiện đi lại giữa các địa điểm.

60

Địa điểm

Các yếu tố liên quan đến bố trí:

Chữ U.

Bàn tròn.

Theo nhóm.

Lớp học.

Đặc biệt61

Địa điểm

Cách thức chuẩn bị địa điểm:

Văn bản – văn bản – văn bản.

Lưu ý các phương án dự phòng.

62

Trang bị và Tài liệuChuẩn bị trang bị & tài liệu là gì?

Hoàn tất và tập kết trang bị & tài liệu.

Các yếu tố liên quan:

Hợp đồng cung ứng.

Tập kết, kết nối thử.

Duyệt nội dung các tài liệu.

In ấn, đóng tập, chia bộ.63

Trang bị và Tài liệu

Cách thức chuẩn bị trang bị & tài liệu:

Văn bản – văn bản – văn bản.

Mắt thấy – Tai nghe.


64

Thành phầnChuẩn bị thành phần là gì?

Thông báo cho các thành phần tham dự.

Phối hợp với các thành phần tham dự.

Các yếu tố liên quan:

Giấy mời, thông báo trước.

Phối hợp với các nhân sự thuyết trình.

Kế hoạch các cơ quan truyền thông báo chí

Họp phân công các nhân sự hỗ trợ.65

Thành phần

Cách thức chuẩn bị thành phần:

Đảm bảo chắc chắn về địa điểm và thời gian.

Đánh giá mức độ ưu tiên của các thành phần.

Kiểm chứng lại để xác nhận thông tin.


66

Diễn tập

Diễn tập là gì?

Tự kiểm định diễn biến thực tế.

Tại sao phải diễn tập?

Tìm ra các thiếu sót để điều chỉnh.

67

Diễn tập

Các yếu tố liên quan đến diễn tập:

Địa điểm như dự kiến.

Thời gian như dự kiến.

Chương trình như dự kiến.

Trang bị – tài liệu như dự kiến.

Nhân sự hỗ trợ, thuyết trình như dự kiến68

Diễn tập

Cách thức diễn tập:

Diễn tập nhiều lần.

Điều chỉnh ngay những khiếm khuyết.

Lưu ý diễn tập cả các p/ án dự phòng.

69




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết70

Điều khiển

1. Đón tiếp

2. Khai mạc

3. Nội dung

4. Kết thúc

71

Tại sao phải đón tiếp?

Hướng dẫn vị trí.

Gây ấn tượng

Tạo không khí thân thiện.

72

Các yếu tố liên quan

Chào hỏi xã giao.

Chuyển các văn kiện, tài liệu.

Chỉ dẫn về địa điểm.

73

Điều khiển phần đón tiếp

Bố trí nhân lực đầy đủ.

Bố trí cửa vào – tránh nhầm lẫn.

Nhận diện thành phần tham dự.

Thông tin kịp thời các tình huống.


74

Khai mạc

Chính thức mở đầu.

Làm rõ mục đích.

Tạo sự tập trung.

Tạo không khí và ấn tượng.

75

Điều khiển phần khai mạc

Tuân thủ thời gian.

Nếu chậm trễ -> thông báo công khai.

Các nhân sự hỗ trợ vào vị trí.

Gây chú ý cho những người tham dự.

Tránh các tác động gây mất tập trung.

Lưu ý các phương án dự phòng.76

Điều khiển phần nội dung

Phối hợp diễn biến các phần

chính của chương trình.

77

Điều khiển phần nội dung

Tuân thủ thứ tự các phần.

Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian.

Nhân sự hỗ trợ cho các phần chuyển tiếp.

Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi).

Hướng dẫn những người đến muộn.

Sự ổn định của âm thanh, ánh sáng.

Lưu ý các phương án dự phòng.78

Kết thúc

Tóm tắt kết quả của buổi họp.

Tạo sự cam kết.

Tạo không khí và ấn tượng.

79

Điều khiển phần kết thúc

Các nội dung đã thống nhất – nghị quyết.

Phối hợp trong các hoạt động chung.

Hướng dẫn lối đi.

Trao quà lưu niệm.

Kiểm soát thời gian.

Lưu ý phương án dự phòng.80




4. Chuẩn bị

5. Điều khiển

6. Tổng kết81

Tổng kết

1. Thanh quyết toán

2. Đánh giá kết quả

3. Rút kinh nghiệm

4. Chuẩn hoá quy trình

82

Thanh, quyết toán

Địa điểm.

Trang bị & tài liệu.

Thành phần.

Cách thức:

Theo hợp đồng.

Lên kết toán tổng thể trước khi TQT.

Giải trình đối với tình huống bất thường.83

Đánh giá kết quả

Đánh giá:

Kết quả đạt được so với mục tiêu.

Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban

đầu.

84

Cách thức đánh giá

So sánh kết quả thực tế với mục tiêu.

Tập trung vào các mục tiêu quan trọng.

Số liệu – số liệu – số liệu.

Khách quan – khách quan – khách quan.

Đánh giá việc chuẩn bị các p/ án dự phòng

Xen xét đến các tình huống bất thường.85

Rút kinh nghiệm

Phát hiện các điểm mạnh – điểm yếu.

Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu.

86

Cách thức rút kinh nghiệm

Liệt kê các điểm đã làm tốt.

Liệt kê các điểm còn thiếu sót.

Liệt kê các điểm có thể làm tốt hơn.

Mọi người cùng tham gia.

Ghi nhận các tình huống bất thường.87

Chuẩn hóa quy trình

Đảm bảo khiếm khuyết không lặp lại.Cách thức chuẩn hoá quy trình:

Trọng tâm vào các quy trình then chốt.

Mọi người cùng tham gia góp ý. Bổ sung các tình huống bất thường. Công thức hoá các phần chuẩn bị.

88

Ôn tập nội dung

Bước 1. Lập kế hoach.

Mục tiêu: 6 mục tiêu.

Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởng

Thời gian: trong giờ – ngoài gìờ.

Chương trình: 4 phần.

Địa điểm: 3 yếu tố.

Trang bị và tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lý

Nguồn lực: 3 loại nguồn lực.89


Bước 2: Chuẩn bị.

Nguồn lực: phê duyệt – điều động.

Địa điểm: văn bản – văn bản – văn bản.

Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe.

Thành phần: kiểm chứng – phối hợp.

Diễn tập: sát thực – thời gian.90


Bước 3: Điều khiển.

Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh.

Khai mạc: thời gian – gây chú ý.

Nội dung: tiến độ – phối hợp.

Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng.

91


Bước 4: Tổng kết.

Thanh quyết toán: kết toán, thanh toán.

Đánh giá: trọng tâm, khách quan.

Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm.

Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá

92

Education

Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo