Arkivet og dets brugereArkivet som serviceinstitution

SLA Arkivuddannelse – modul 4

Synliggørelse og formidling

• Hvem er arkivets brugere, og hvordan modtager vi dem?

• Arkivindretning, åbningstider, brugerundersøgelser ?

Arkivet og omverdenen

 Arkivets opgaver:

Indsamling

Bevaring

Registrering

Formidling og kommunikation

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Fra kæde til cirkel

Indsamling bevaring og kassation Tilgængeliggørelse formidling

Indsamling bevaring og kassation Tilgængeliggørelse formidling indsamling

bevaring og kassation tilgængeliggørelse formidling etc. ( cirkel)

Ps. Gælder især for private arkiver, der ikke er lovregulerede

Gruppearbejde:Jeres erfaringer med brugere:

Er der nok, der bruger arkivet ?

hvordan får vi flere til ? Skal arkivet have flere ?

Hvad kræver hvilke grupper ?

Indsamling og formidling

Registrering og formidling

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og dets brugere.  Arkivindretning. Modtagelse af brugerne. Arkivets retningslinier i forhold til brugerne. Brugerundersøgelser. gode råd om lidt af hvert. 

Arkivet og omverdenen

Arkivet og omverdenen

.    

Hvor og hvornår kan arkivet kontaktes?

• Annoncering af åbningstid (hvordan bestemmes den ?)• Skiltning (samhusning ?, synlighed)

• Brochure: (alene og sammen med andre) • fremlagt på bibliotek, museum, skoler, forretninger etc.• uddeles ved arrangementer.• husomdeles•

• Lokalavisen – rubrik med ”Det sker” – kalender - kultunaut 

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Arkivindretning: Skiltning i huset, hvis man bor sammen med andre Garderobe/knagerække til overtøj. Brugerområde (arbejdsborde – læseapparater – computere). Håndbøger – registranter – kirkebøger – udklipsbøger – billedsamlinger m.m. – tilgængelige for brugerne. Udstilling – billeder på væggene m.m.

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Magasin SIKKERHED

indretning af læsesalen og branding

2004: et åbent vidensrum2009: HistorieAalborg

lounge område med sofa og skærm

Regler for benyttelse af arkivet: 

Rygeforbud Forbud mod at spise og drikke i arkivet, når der er arkivalier fremme – evt. henvise til kantine, køkken el. lign. Udlån af arkivalier. Kopiering af arkivalier – og fotografering/ scanning Prispolitik (prisliste).  Forbud og regler bør være synlige for brugerne via opslag eller foldere

Skabe til tasker og overtøj

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Den gode ekspedition:  Brugeren modtages venligt og interesseret. Brugerens behov afklares (vejledningssamtale) Brugeren får et tilfredsstillende svar på henvendelsen.

• Husk, at et tilfredsstillende svar også kan være en henvisning til f.eks. litteratur eller specialsamlinger eller til andre arkiver

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Arkivet og omverdenen

Hvad vil brugeren? 

Hvad skal materialet bruges til? Hvor lang tid kan/vil brugeren anvende på opgaven? Få brugeren til at konkretisere, hvis forespørgslen er meget bred.

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Brugeren og materialerne:

 Kan ikke læse gotisk håndskrift.

• Er det strengt nødvendigt at bruge originale kilder?• Findes der transkriberet materiale?• Find eller anbefal vejledninger i skriftlæsning.  Har ikke megen tid til undersøgelsen.Har kun brug for generelle oplysninger.

• Findes der et oversigtligt eller generelt værk om emnet?• Findes der noget om emnet i ældre aviser?• Er der en artikel om emnet i f.eks. Dansk Kulturhistorisk opslagsværk?• Kan en oversigtsartikel suppleres med f.eks. lokale billeder el. lign.?

 

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Brugeren og materialerne fortst

Arkivet har ikke noget om emnet:

• Henvis til litteratur.

• Henvis til naboarkiver, stadsarkiver eller statslige arkiver

• Henvis til specialsamlinger

 

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Det danske arkivlandskab

• Statens Arkiver (rigsarkivet, landsarkiverne, erhvervsarkivet, dansk dataarkiv)

• Temaarkiver• Stadsarkiver• Lokalarkiver• særsamlinger• Kongelige Biblioteks manuskript og

billedsamling

Arkivet og omverdenen

Skriftlige forespørgsler: 

Send et foreløbigt brev, hvis du er i tidsnød. Skriv klart, konkret og uformelt. Skriv altid det vigtigste først. Lad være med at stræbe efter et officielt præg i arkivets breve. Pas på kancellisprog og arkiv-faglige udtryk. Skriv altid under med både arkivets og dit eget navn. Hav en politik for hvad arkivet udfører ved forespørgsler

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

God telefonkultur.  Sig både arkivets og dit eget navn, når du tager telefonen. Hav altid blok og blyant lige ved telefonen. Referer forespørgslens hovedpunkter, når samtalen sluttes. Bed om en skriftlig henvendelse, hvis problemet er kompliceret

Hvis der ikke kan svares prompte (ex åbningstider, fakta), så bed om en mail / et brev  

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Gruppebesøg i arkivet.  Når en gruppe melder sin ankomst, er der mange ting at overveje: • Har arkivet plads til så stor en gruppe? • Er det bedre, at arkivet kommer til gruppen? • Kolliderer tidspunktet med andre aktiviteter, f.eks. åbningstid • Er der en medarbejder, der kan lave en omvisning? • Er medarbejderens forberedelsestid tilstrækkelig? 

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

Hvem er vores brugere?  Indskrivning – gæstebog. Statistik. Brugerundersøgelser (formål – spørgeskema – hvad kan vi bruge det til?). 

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

gode råd om lidt af hvert:

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

1) Gør dig nogle overvejelser om din holdning til arkivarbejdet.

Som arkivmedarbejder forventer omverdenen, at du ved noget om, hvorfor dit arbejde er betydningsfuldt.

Nedenstående er eksempler på typiske spørgsmål, som kan komme bag på én, hvis du ikke har gjort dig nogle overvejelser i forvejen: • Hvorfor er det så vigtigt, at der er et arkiv i området?• Hvorfor arbejder du som frivillig i arkivet?• Hvad er det, I indsamler?

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

1) Gør dig nogle overvejelser om din holdning til arkivarbejdet

• Hvor gammelt skal det være, for at I vil have det? (indsamlingspolitik)• Hvem kan bruge det?• Hvad er det mest spændende I har?• Hvad er det ældste I har?• Hvad får kommunen for de penge I får i tilskud?• Hvad ville man miste, hvis arkivet blev nedlagt?• Bliver arkivet overflødigt, når vi engang får det papirløse samfund? (strategi) 

Diskuter som del af teambuilding

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

2) Hav dokumentation parat ved ansøgningom penge.

Når der skal søges penge fra kommune, sponsorer eller fonde er det godt at have nogle tal parat til dokumentation for behovet:

• Besøgstal, antal forespørgsler, antal hits på hjemme- siden, medlemsbetalinger, driftsudgifter m.m. 

3) Forbered nogle gode historier fra arkivet.

Forbered nogle gode historier fra arkivet, så du har nogetpå lager, hvis lejligheden byder sig for at komme i avisen.

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.

Arkivet og omverdenen

4) Gør dig tanker om fremtidens arkiv

Diskuter det med de øvrige arkivmedarbejdere.• Vi skal alle være på forkant med udviklingen.

•Strategi for fremtiden  

Arkivet og dets brugere. Arkivet som serviceinstitution.