BAGIAN UMUM
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
SURAT MASUK
NO. POB/UMUM/001
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM
Kode :
POB/UMUM /001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
SURAT MASUK Nomor Revisi : 1
3
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
SURAT MASUK
NO. POB/UMUM /001
Legalisasi
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Lian Purnama Sari, SE _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT, TU, BMN _________________ ________________
Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Efrion, SE,. MM Kepala Bagian Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM
Kode :
POB/UMUM /001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
SURAT MASUK Nomor Revisi : 1
4
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM
Kode :
POB/UMUM /001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
SURAT MASUK Nomor Revisi : 1
5
A. Tujuan
Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan surat agar setiap informasi yang masuk dapat diterima, didokumentasikan, disampaikan dan ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat serta memastikan bahwa proses kegiatan pengelolaan surat masuk dapat berjalan dengan efektif, konsisten, memenuhi standar baku dan sistematis. Dalam pengelolaan surat masuk diharapkan dapat pula memenuhi ketentuan dengan mengakomodasi kepentingan Universitas Maritim Raja Ali Haji, memenuhi ketentuan yang berlaku dan dapat dijadikan alat bukti yang sah dikemudian hari.
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup pengelolaan dan proses kegiatan menjadi efektif dan sistematis.
C. Pengertian/Definisi
(1) Surat Masuk adalah informasi yang diterima melalui surat yang disampaikan dari pihak internal maupun pihak eksternal, baik dari individu, lembaga atau organisasi lainnya.
(2) Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institut. atau universitas.
(3) Pencatatan Surat Masuk adalah catatan surat masuk yang berisi nomor urut, tanggal terima, tanggal surat, nomor surat, hal surat , identitas pengirim, unit kerja tujuan, dan nama tujuan surat. catatan surat masuk disusun berdasarkan urutan nomor dan tanggal terima.
D. Referensi
(1) Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
(2) Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 53 tahun 2011 tentang Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji
(4) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Tekonologi, dan Pendidikan Tinggi
(5) Peraturan Rektor Universitas Maritim Raja Ali Haji No. 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM
Kode :
POB/UMUM /001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
SURAT MASUK Nomor Revisi : 1
6
E. Ketentuan Umum
(1) Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah Perguruan Tinggi Negeri.
(2) Sistem Perkantoran Eletronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur
elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,
menganalisis, menyimpan, mengirimkan atau menyebar informasi untuk
aktifitas perkantoran dan tata usaha di lingkungan Universitas Maritime Raja
Ali Haji.
(3) Surat Masuk adalah surat yang diterima dari pihak eksternal untuk pimpinan
Universitas Maritim Raja Ali Haji atau pimpinan unit kerja lainnya
dilingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji atau surat yang diterima oleh
pimpinan unit kerja di Universitas Maritim Raja Ali Haji dari Pimpinan
Universitas Maritim Raja Ali Haji atau Pimpinan unit kerja lainnya di
Universitas Maritim Raja Ali Haji
(4) Disposisi adalah perintah atau informasi dari atasan kepada bawahan dalam
menindaklanjuti surat masuk
(5) Penelusuran Surat yang selanjutnya disebut Penelurusan surat adalah
system yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat
masuk secara elektronik dan memastikan diproses dengan benar.
(6) Surat elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji yang selanjutnya disebut
email Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah alamat dan aplikasi surat
eletronik pada system informasi elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji.
F. Prosedur
NO URAIAN KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
REKTOR/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK
KABAG KASUBBAG PELAKSANA
ADM/SEKRETARIAT JASA EKSPEDISI KELENGKAPAN
WAKTU (dalam menit)
OUTPUT KET
1 Penyampaian surat yang datang melalui jasa ekspedisi;
Surat, jasa ekspedisi Disesuaikan Surat diterima
2 Surat diterima dengan menanda tangani tanda penerimaan, dicatat di komputer di Folder surat masuk, memphoto Copy surat masuk selanjutnya lengkapi lembar disposisi;
Komputer, mesin photo copy dan lembar disposisi
15 Tanda terima
3 Menerima surat, mengisi lembar disposisi sesuai perihal surat;
Lembar disposisi 20 Disposisi
4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, selanjutnya didisposisikan kembali sesuai dengan tupoksi kasubag;
Lembar disposisi 15 Disposisi
5 Memerintahkan kepada pelaksana administrasi sesuai perihal surat untuk dilaksanakan/dibuatkan surat balasan;
Lembar disposisi 15 Disposisi
6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai permintaan;
Komputer, Printer, ATK
30 Surat balasan
7 Proses distribusi. Jasa ekspedisi 15 Tanda terima
(1) Rincian prosedur:
Kegiatan 1 Jasa Ekspedisi mengantarkan surat masuk kepada pengelola/ staf bagian umum.
Kegiatan 2 Staf/ Pengelola surat masuk menandatangani tanda terima Surat yang diterima, dicatat di komputer di Folder surat masuk lalu memphoto Copy surat masuk selanjutnya lengkapi dengan lembar disposisi;
Kegiatan 3 Rektor/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK Menerima surat, mengisi lembar disposisi sesuai perihal surat;
Kegiatan 4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, selanjutnya di disposisikan kembali sesuai dengan tupoksi kasubag;
Kegiatan 5 Memerintahkan kepada pelaksana administrasi sesuai perihal surat untuk dilaksanakan/dibuatkan surat balasan; Kegiatan 6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai permintaan
Kegiatan 7 Proses distribusi
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
SURAT KELUAR
NO. POB/ UMUM /002
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
SURAT KELUAR
NO. POB/ UMUM / 002
Legalisasi
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Suraya Nasrah, S.Pd _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT,TU, BMN _________________ ________________
Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:
Efrion, SE Kabag Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/002
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2Januari 2018
SURAT KELUAR Nomor Revisi :
2
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/002
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2Januari 2018
SURAT KELUAR Nomor Revisi :
3
A. Tujuan
Menyelenggarakan kegiatan Pengelolaan Surat agar setiap informasi yang keluar dapat diterima, didokumentasikan, disampaikan dan ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat serta memasyikan bahwa proses kegiatan pengelolaan surat Keluar dapat berjalan dengan efektif, konsisten, memenuhi standar baku dan sistematis. Dalam pengelolaan Surat Keluar diharapkan dapat pula memenuhi ketentuan dengan mengakomodasi kepentingan Universitas Maritim Raja Ali Haji, memenuhi ketentuan yang berlaku dan dapat dijadikan alat bukti yang sah dikemudian hari.
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup pengelolaan dan proses kegiatan menjadi Efektif dan Sistematis.
C. Pengertian/Definisi
(1) Surat Keluar adalah informasi yang tulis melalui surat keluar yang disampaikan dari pihak Internal ke pihak Eksternal, kepada individu, lembaga atau organisasi lainnya
(2) Perguruan Tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institut. atau universitas.
(3) Pencatatan Surat Keluar adalah surat keluar yang berisi nomor surat, tanggal surat, hal surat, unit kerja tujuan, dan nama pengirim disusun berdasarkan uruitan yang sistematis.
D. Referensi
(1) Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
(2) Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi;
(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 tahun 2011 tentang Pendirian Universitas maritim Raja Ali Haji
(4) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;
(5) Peraturan Rektor Universitas Maritim Raja Ali Haji Nomor 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/002
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2Januari 2018
SURAT KELUAR Nomor Revisi :
4
E. Ketentuan Umum
(1) Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah Perguruan Tinggi.
(2) Sistem Perkantoran Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur
elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpiulkan , mengolah,
menganalisis, menyimpan, mengirimkan atau menyebar informasi untuk
aktifitas perkantoran dan Tata Usaha di lingkungan Unviversitas Maritim Raja
Ali Haji.
(3) Surat keluar adalah informasi yang tulis melalui surat keluar yang disampaikan dari pihak Internal ke pihak Eksternal, kepada individu, lembaga atau organisasi lainnya atau
(4) Disposisi adalah perintah atau informasi dari atasan kepada bawahan dalam
menindaklanjuti surat (5) Penelusuran Surat yang selanjutnya disebut Penelusuran Surat adalah
system yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat.
(6) Surat elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji yang selanjutnya disebut email Universitas Marirtim Raja Ali Haji adalah alamat dan aplikasi surat elektronik pada system informasi elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji
F. Prosedur
NO URAIAN KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
REKTOR/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK
KABAG KASUBBAG PELAKSANA
ADM/SEKRETARIAT JASA EKSPEDISI KELENGKAPAN
WAKTU (dalammenit)
OUTPUT KET
1 Draf surat sesuai dengan perhalnya
Surat, jasaekspedisi Disesuaikan Suratditerima
2 Koreksi draft surat
Komputer, mesin photo copy danlembardisposisi
15 Tandaterima
3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat persetujuan
Lembardisposisi 20 Disposisi
4 Penandatangan surat
Lembardisposisi 15 Disposisi
5 Pencatatan di buku surat keluar dan pengarsipan Lembardisposisi 15 Disposisi
6 Distribusi surat Komputer, Printer, ATK
30 Suratbalasan
7 Proses distribusi. Jasaekspedisi 15 Tandaterima
(1) Rincian prosedur:
Kegiatan 1 Staf/ Pengelola surat keluar membuat surat sesuai perihal surat
Kegiatan 2 Staf/ Pengelola surat keluar mengisi nomor surat keluar menandatangani tanda terima surat keluar, dicatat di buku agenda surat keluar.
Kegiatan 3 Pimpinan memeriksa Surat yang akan dikirimkan.
Kegiatan 4 Rektor/ WR I/ WR II. Ka.BUPK/ Ka.BUPK menandatangani surat yang akan dikirimkan
Kegiatan 5 Surat Keluar Dicap, Dicatat di Buku Agenda surat keluar dan diarsipkan.
Kegiatan 6 Surat di Distribusikan oleh Jasa ekspedisi dengan membawa Form Tanda Terima surat keluar. Isi form Tanda terima surat adalah Ditujukan, Nomor Surat, Hal, Nama Penerima, No Telpon dan Tandatangan Penerima Surat.
Kegiatan 7 Proses distribusi
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA
NO. POB/ UMUM/003
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA
NO. POB/ UMUM/003
Legalisasi
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Zainur Isman Pengurus dan Penyimpan Barang BMN _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana,SE. M.Ak Kasubag Umum _________________ ________________
Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:
Efrion, SE. MM Kabag Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/003
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGURUS DAN PENYIMPANAN BARANG MILIK NEGARA
Nomor Revisi : 1
2
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/003
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGURUS DAN PENYIMPANAN BARANG MILIK NEGARA
Nomor Revisi : 1
3
A. Tujuan
Pedoman kerja Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan Biro Umum Pegawai dan Keuangan (BUPK) Universitas Maritim Raja ali Haji, ini bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.
B. Ruang Lingkup
Pedoman kerja penatausahaan Barang Milik Negara berlaku untuk seluruh pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara pada Sub Bagian Perlengkapan Biro Umum Pegawai dan Keuangan Universitas Maritim Raja Ali Haji.
C. Pengertian/Definisi
(1) Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau perolehan lainnya yang sah.
(2) Pengelola barang milik negara (pengelola) adalah pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab melakukan koordinasi pengelolaan barang milik Negara (BMN) Tingkat kuasa pengguna barang di lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji. Pelaksana fungsi koordinasi ini adalah di Unit kerja pemegang barang di tiap Fakultas dan UPT.
(3) Pembantu pengelola barang milik negara selanjutnya (pembantu pengelola) adalah pejabat yang bertanggungjawab mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang milik negara yang ada pada satuan kerja di lingkungan universitas Maritim Raja Ali Haji.
(4) Pengguna barang milik negara (pengguna) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan barang milik negara. Pejabat ini melekat pada diri pemegang barang BMN. Selaku pengguna barang, Pemegang Barang akan membuat laporan tentang perubahan dan nilai barang.
(5) Penyimpan barang milik negara adalah pegawai yang diserahi tugas untuk menerima, menyimpan, dan memgeluarkan barang.
(6) Pengurus barang milik negara adalah pegawai yang diserahi tugas untuk mengurus barang negara dalam proses pemakaian yang ada di setiap satuan kerja.
(7) Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang milik negara untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan pemenuhan kebutuhan yang akan dating.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/003
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGURUS DAN PENYIMPANAN BARANG MILIK NEGARA
Nomor Revisi : 1
4
(8) Pengadaan adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang.
(9) Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang milik negara selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
(10) Pengamanan adalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan
barang milik negara dalam bentuk fisik, administratif dan tindakan upaya
hukum.
(11) Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam mengelola dan menata usaha kan barang milik negara sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang bersangkutan.
(12) Pemanfaatan adalah pendayagunaan barang milik negara yang tidak dipergunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dalam bentuk sewa, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan, bangun guna serah dan bangun serah guna dengan tidak mengubah status kepemilikan.
(13) Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan
pelaporan hasil pendataan barang milik negara.
(14) Penilaian adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan
pada data/fakta yang obyektif dan relevan dengan menggunakan
metode/teknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik negara. Untuk
mengakui nilai aset dari hasil penilaian ini, secara akuntansi harus dilakukan
penjurnalan dengan mendebit Aset Tetap dan mengkredit Ekuitas Dana.
(15) Standarisasi sarana dan prasarana kerja Universitas adalah pembakuan
ruang kantor, perlengkapan kantor, kendaraan dinas dan lain-lain barang
yang memerlukan standarisasi. Standardisasi ini berkaitan dengan
penyusunan SPM (Standar Pelayanan Minimal) dan Analisis Standar Belanja
(ASB).
D. Referensi
1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara,
2. PP Nomor 6 Tahun 2006 jo. PP 38/2008 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)
3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/003
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGURUS DAN PENYIMPANAN BARANG MILIK NEGARA
Nomor Revisi : 1
5
4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2014 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara.
5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29 Tahun 2010 Tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.
E. Ketentuan Umum
(1) Menginventarisasi segala bentuk barang milik negara yang ada di lingkungan Universitas Raja Ali Haji, Baik barang yang masih layak di gunakan ataupun yang sudah tidak bisa di gunakan selayaknya.
(2) Menerima dan mencatat barang milik negara sesuai dari apa yang di belanjakan dan di butuhkan oleh Universitas Maritim Raja ali Haji.
(3) Melaporkan kepada kepala Sub Bagian Perlengkapan Biro Umum Pegawai dan Keuangan hasil dari inventarisasi barang milik negara di lingkungan Universitas Maritim Raja Ali haji.
(4) Mendistribusikan barang milik negara kepada pihak penyimpan dan pengurus barang milik negara di tingkat unit, fakultas dan UPT sesuai permintaan dan kebutuhan di tiap-tiap unit kerja.
(5) Menyimpan dan memelihara barang milik negara Universitas Maritim Raja Ali Haji yang belum terpakai atau yang belum di distribusikan ke tiap-tiap unit kerja. Dan juga barang yang sudah terpakai dengan catatan tidak bisa di pergunakan lagi atau rusak.
(6) Pengarsipan bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.
F. Prosedur
(1) Diagram Prosedur PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA
USER FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT
Umum, RT, BMN
.
Mulai
Disposisi
permintaan barang
BMN
-Distribusi
-BAST
Catat Aset LANCAR
Pelaporan
Selesai
Cek
Barang
1
b
a
li
k
a
n
2
2
b
a
li
k
a
n
3
b
a
li
k
a
n
1
b
4
b
a
li
k
a
n 5
b
a
li
k
a
n
(2) Rincian prosedur:
Kegiatan1 Memproses surat permintaan barang yang telah di disposisikan oleh kasubag Biro Umum Pegawai dan Keuangan.
Kegiatan 2 Memeriksa barang sesuai permintaan yang di ajukan oleh tiap-tiap unit kerja. Apabila barang yang di butuhkan tidak ada atau kosong pengajuan di kembalikan kepada pemohon. Apabila barang yang dibutuhkan ada di teruskan ke pendistribusian ke pemohon.
Kegiatan 3 Mendistribusikan barang milik negara ke tiap-tiap unit kerja sesuai dengan kebutuhan dan permintaan. Sebagai bukti di buat Berita Acara Serah Terima barang.
Kegiatan 4 Mencatat aset lancar dan aset tetap. Mencatat barang yang telah di distribusikan ke tiap-tiap unit kerja.
Kegiatan 5 Pelaporan stock opname pada setiap akhir bulan sebagai acuan pengajuan pengadaan dan kebutuhan barang milik negara.
BAGIAN UMUM UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA
NO. POB/UMUM/004
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
3
BAGIAN UMUM UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA
NO. POB/UMUM/004
Legalisasi
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Lian Purnama Sari, SE _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT, TU, BMN _________________ ________________
Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Efrion, SE,. MM Kepala Bagian Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
4
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
5
A. TUJUAN (1) Menertibkan Pengelolaan barang milik negara UMRAH sesuai dengan peraturan yang
berlaku. (2) Mewujudkan kesamaan presepsi dan langkah dalam pengelolaan barang dengan sistem
pengadministrasian yang terpusat.
(3) Kesempurnaan pengurusan dan pengawasan terhadap pengelolaan UMRAH (4) Tercapainya pengawasan yang efektip terhadap kekayaan barang milik UMRAH
B. RUANG LINGKUP
Semua barang bergerak maupun tidak bergerak baik yang berasal dari kekayaan negara yang
telah dipisahkan dan ditetapkan sebagai kekayaan awal UMRAH sebagai penyertaan modal
pemerintah, serta kekayaan lainnya yang dibeli, diperoleh atau yang dihasilkan dari dana
APBN atau diluar APBN sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
C. DESKRIPSI Pengelolaan barang adalah bagian dari kegiatan penatausahaan barang dalam sistem
manajemen pengelolaan barang di lingkungan UMRAH. Kegiatan pengelolaan meliputi
pencatatan, pembukuan, opname fisik dan pelaporan yang wajib dilakukan dalam rangka tertib
administrasi dalam mengelola barang, sekaligus memberikan pelayanan berupa data dan
informasi secara benar, cepat, tepat dan akurat serta dapat dipertanggungjawaban yang dapat
digunakan sebagai bahan informasi dalam perencanaan dan penganggaran, informasi sebagai
bahan untuk pengadaan,sebagai petunjuk dalam rangka pemeliharaan, perawatan dan
sebagai bahan informasi mengenai kondisi barang.
D. ISTILAH (1) Pengelola Barang/PB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab
menetapkan kebijakan dan pedoman dalam pengelolaan barang/Rektor.
(2) Kuasa Pengelola Barang/KPB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab
melakukan pengelolaaan barang berdasarkan kebijakan dan pedoman yang telah
ditetapkan oleh Pengelola Barang/Wakil Rektor Bidang Administrasi.
(3) Pengguna Barang/PB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap
penggunaan Barang/Kepala Biro.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
6
(4) Kuasa Pengguna Barang/KPB adalah : Kepala satuan kerja di lingkungan UMRAH atau
pejabat yang ditunjuk untuk menggunakan dan bertanggungjawab terhadap barang yang
berada dalam penguasaannya.
5. Pengelolaan adalah kegiatan untuk melaukan perhitungan, pencatatan, penilaian, dan
pendaftaran terhadap semua barang berdasarkan aturan yang berlaku.
6. Pelaporan adalah kegiatan setelah dilakukannya opname fisik barang atau setelah
proses kegiatan pengedaan yang harus ditindaklanjuti dengan memberikan laporan
berupa data dan informasi
E. REFERENSI
(1) UU No. 17 Tahun2003 TentangKeuanganNegara;
(2) UU No. 1 Tahun2004 TentangPerbendaharaanNegara;
(3) UU No. 15 Tahun2004 TentangPemeriksaanPengelolaandan
TanggungJawabKeuanganNegara;
(4) PPNo.27 Tahun 2014 tentang PengelolaanBarang Milik Negara/Daerah;
(5) PMK No. 120/PMK.06/2007 tentangPenatausahaanBarangMilik Negara;
(6) PMK No. 244/PMK.06/2012jo 52/PMK.06/2016tentang Tata Cara Pelaksanaan
Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara;
(7) PMK No. 246/PMK.06/2014 jo PMK 87/PMK.06/2016 tentang Tata cara Penggunaan BMN.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
7
Berhasil
Gagal
F. PROSEDUR
USER /PPK
FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT
Unit Layanan Pengadaan Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan
Umum, RT, BMN
Mulai
Dokumen Kebutuhan
Proses PBJ
Lelang
Proses BAST
Distribusi
BAST
Pelaporan
Pencatatan Aset
Pemanfaatan
Selesai
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/004
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1
8
Rincian prosedur:
1. Pengajuan barang dari Unit kerja di lingkungan UMRAH (User,PPK, Fakultas, Lembaga,
UPT)
2. Proses pengadaan Baranhg dan Jasa yang dilaksanakan oleh Unit Pelayanan Teknis, jika
berhasil diserahkan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, Lelang gagal dokumen
diserahkan lembali ke PPK.
3. Proses berhasil, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Membuat Berita Acara Serah Terima
Kebagian Umum/Rumah tangga/BMN.
4. Selanjutnya bagian Umum/Rumah Tangga/BMN mencatat barang yang diserahkan oleh
Panitia Penerima Hasil Pekerjaan yang dilakukan oleh Operator BMN.
5. Selanjutnya dari bagian Rumah tangga mendistribusikan barang kepada user sesuai
dengan dokumen kebutuhan.
6. Setelah selesai pendistribusian bagian BMN membuat pelaporan terhadap segala transaksi
yang terjadi yang dilaksanakan oleh Operator BMN.
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
BARANG PERSEDIAAN
NO. POB/ UMUM/005
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
BARANG PERSEDIAAN
NO. POB/ UMUM/005
Legalisasi
Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:
Nurhayat, S.sos
Tim Pengembang Pekerjaan _________________ ________________
Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal:
Putra Kirana, SE, M.Ak
Sekretaris _________________ ________________
Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:
Efrion, SE, MM
Ketua _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/005
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
BARANG PERSEDIAAN Nomor Revisi : 1
3
A. Tujuan
Memberikan panduan pada Bagian Umum khususnya bagian persediaan untuk
pengelolaan barang persediaan di Universitas Maritim Raja Ali Haji.
B. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk lingkup kerja Universitas Maritim Raja Ali Haji
khususnya Bagian Umum.
C. Pengertian/Definisi
1. Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan
pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi,
institut. atau universitas.
2. Universitas Maritim Raja Ali Haji sebagai perguruan tinggi menyelenggarakan
pendidikan akademik dan/atau pendidikan vokasi dalam sekelompok disiplin
ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat
menyelenggarakan pendidikan profesi.
3. Bagian Umum melalui Kepala Bagian Umum diteruskan ke Kasubag. Umum,
Rumah Tangga dan Barang Milik Negara adalah satuan kerja yang dibentuk
oleh rektor dan diberi tugas pelayanan barang persediaan di Universitas
Maritim Raja Ali Haji.
4. Aset lancar adalah aset yang diharapkan segera untuk dapat direalisasikan
atau dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu 12 bulan sejak tanggal
pelaporan. Barang milik negara yang masuk kategori aset lancar adalah
barang persediaan.
5. Barang persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau
perlengkapan yang dimasukan untuk mendukung kegiatan operasional
pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan atau
diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.
6. Barang persediaan dapat diakui pada saat : potensi manfaat ekonomi masa
depan diperoleh dan mempunyai nilai atau biaya yang dapat diukur dengan
andal, diterima dan hak kepemilikannya atau penguasaannya berpindah
dengan sumber yang digunakan sebagai pengakuan perolehan persediaan
adalah faktur, kuitansi, atau berita acara serah terima.
7. Barang persediaan disajikan di neraca pada bagian aset lancar, satuan kerja
melaksanakan stock opname persediaan yang dilakukan setiap semester.
Berdasarkan hasil stock opname tersebut selanjutnya dilakukan penyesuaian
data nilai persediaan.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/005
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
BARANG PERSEDIAAN Nomor Revisi : 1
4
D. Referensi
1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi
2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2011 tentang
Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji.
3. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 181/PMK.06/2016
tentang Penatausahaan Barang Milik Negara.
E. Ketentuan Umum
1. Pimpinan unit mengajukan permohonan kebutuhan barang persediaan ke
Kepala Bagian Umum.
2. Pengajuan kebutuhan barang persediaan harus diketahui oleh Kepala
Bagian Umum.
3. Penyerahan barang persediaan harus dilengkapi dengan berita acara serah
terima melalui pengurus dan penyimpan barang milik negara tingkat
Universitas.
4. Pendataan barang persediaan atau stock opname harus dilaksanakan
setiap akhir bulan dan dilakukan oleh pengurus dan penyimpan barang
milik negara tingkat Universitas serta dikoordinasikan dengan operator
persediaan.
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/005
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
BARANG PERSEDIAAN Nomor Revisi : 1
5
F. Prosedur Pengelolaan Barang Persediaan
ALUR PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN
USER /PPK FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT
Unit Layanan Pengadaan Panitia Penerima
Hasil Pekerjaan
Sub. Bagian
Umum, RT, BMN
Mulai
Dokumen
Kebutuhan
Berhasil
Stock
Opname
Input
Masuk
Pelaporan
Distribusi
BAST
Input
Keluar
Proses PBJ
Lelang
Gagal
Proses
BAST
Selesai
Penerima
Barang
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/005
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018
BARANG PERSEDIAAN Nomor Revisi : 1
6
Keterangan
1. Pengajuan barang dari Unit kerja di lingkungan UMRAH (User,PPK, Fakultas,
Lembaga, UPT)
2. Proses pengadaan Barang dan Jasa yang dilaksanakan oleh Unit Layanan
Pengadaan, jika berhasil diserahkan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, Lelang
gagal dokumen diserahkan lembali ke PPK.
3. Proses berhasil, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Membuat Berita Acara Serah
Terima Kebagian Umum/Rumah Tangga/BMN.
4. Selanjutnya Bagian Umum/Rumah Tangga/BMN mencatat barang yang
diserahkan oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan yang dilakukan oleh Operator
Persediaan sebagai barang masuk.
5. Selanjutnya dari bagian Rumah tangga mendistribusikan barang kepada user
sesuai dengan dokumen kebutuhan.
6. Berita acara serah terima diberikan ke operator persediaan untuk dimasukan
kedalam aplikasi sebagai barang keluar.
7. Pada akhir bulan Penyimpan dan pengelola BMN universitas dan operator
persediaan melakukan stock opname barang persediaan.
8. Hasil stock opname kemudian disesuaikan dengan data aplikasi persediaan
kemudian dibuat laporan barang persediaan.
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN
NO. POB/ UMUM/006
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN
NO. POB/ UMUM/006
Legalisasi
Disiapkanoleh: TandaTangan: Tanggal: Hardianto, SE Tim Penyusun POB _________________ ________________ Diperiksaoleh: TandaTangan: Tanggal: Putra Kirana, SE
_________________ ________________
Disahkanoleh: TandaTangan: Tanggal:
Efrion, SE, MM Kabag Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/006
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 April 2018
PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN
Nomor Revisi : 1
2
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal CatatanPerubahan AlasanPerubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/006
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 April 2018
PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN
Nomor Revisi : 1
3
A. Tujuan
(1) Memberikan panduan bagi pejabat berwenang untuk memberikan ijin pemeliharaan peralatan dan mesin.
(2) Memberikan panduan bagi pejabat/pegawai untuk mengetahui dan
melaksanakan tugas-tugas terkait dengan pemeliharan peralatan dan mesin.
B. RuangLingkup
Berlaku untuk lingkup kerja di Unit Bagian Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji.
C. Pengertian/Definisi
(1) Kasubbag Tata Usaha, Rumah Tangga, dan Barang Milik Negara adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai Kasubbag Tata Usaha, Rumah Tangga, dan Barang Milik Negara.
(2) Komputer dan Laptop yang dimaksud adalah peralatan/mesin BMN yang digunakan oleh Dosen/Pegawai untuk melakukan pekerjaan.
(3) AC yang dimaksud adalah mesin pendingin BMN di setiap unit agar Dosen/Pegawai merasa nyaman dalam rungan dalam melakukan pekerjaan.
(4) Kendaraan Roda Empat adalah kendaraan operasional yang digunakan oleh pejabat yang berwenang dari Rektor dan jajarannya.
D. Referensi
Standar Internasional ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan
E. KetentuanUmum
(1) Pemeliharaan peralatan dan mesin adalah usaha yang dilakukan dengan cara mengontrol, mengecek, dan memelihara semua peralatan yang dimiliki oleh Universitas Maritim Raja Ali Haji.
(2) Pemohon pemeliharaan peralatan dan mesin harus mengajukan permohonan berupa surat yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum.
(3) Pemohon yang diizinkan perbaikan peralatan dan mesin yaitu Dosen dan Pegawai.
(4) Bagi pemohon yang berasal dari Fakultas, UPT, peralatan dan mesin yang diizinkan berupa komputer, laptop, AC, kendaraan dinas roda 2 dan 4.
(5) Bagi pemohon yang akan perbaikan peralatan dan mesin yang sifatnya bertujuan untuk kegiatan kemahasiswaan (bukan untuk keperluan pribadi),
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/006
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 April 2018
PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN
Nomor Revisi : 1
4
maka surat permohonan tersebut harus ditandatangani dan diketahui oleh Pembina atau Wakil Dekan II Bidang Umum dan Keuangan.
(6) Biaya-biaya yang timbul dari penggunaan peralatan BMN sepenuhnya dibebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) .
F. Prosedur
(1) Diagram Prosedur Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Kegiatan Pemohon Bagian Umum Rekanan
Pemohon membuat surat permohonan service yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji
Berdasarkan surat permohonan service dilakukan pendataan ke bagian umum agar mengontrol BMN dikemudian hari.
Setelah melakukan pendataan, seterusnya mensurvei kondidsi barang yang akan diperbaiki/diganti, kalau (Ya) BMN akan diantar ke rekanan dan segera dilakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan/penggantian, setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang, jika (Tidak) dilaporkan kembali ke unit bahwa kondisi BMN masih layak dipakai.
Tidak Ya
Dalam proses perbaikan pihak rekanan akan segera menginformasikan ke Bagian Umum bahwa BMN yang layak pakai atau tidak. Setelah perbaikan selesai Bagian Umum segera mengantar BMN ke unit masing-masing agar dapat digunakan kembali untuk operasional.
Tidak Ya
Mulai
Surat Permohonan
Service
Persetujuan
Pendataan
Databse
1
1
2
Laporan ke
Pemohon 3
BMN diantar
ke rekanan
5
Proses
Pengantaran
6
7
Selesai 8
4
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG
NO. POB/ UMUM/007
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018
BAGIAN UMUM
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG
NO. POB/ UMUM/007
Legalisasi
Disiapkanoleh: TandaTangan: Tanggal: Dwi Srimugi Rahayu, S.Sos. Staf Bagian Umum _________________ ________________ Diperiksaoleh: TandaTangan: Tanggal: Putra Kirana, SE. Kasubag TU, BMN/ RT _________________ ________________
Disahkanoleh: TandaTangan: Tanggal:
Efrion, SE Kabag Umum _________________ ________________
Status Dokumen
Nomor Salinan/ Distribusi
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/007
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggalberlaku : 2 Januari 2018
PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/ GEDUNG
Nomor Revisi : 1
2
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN
Tanggal CatatanPerubahan AlasanPerubahan
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/007
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggalberlaku : 2 Januari 2018
PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/ GEDUNG
Nomor Revisi : 1
3
A. Tujuan 1. Memastikan bahwa melalui Bagian Umum dapat memberikan pelayanan
sarana dan prasarana sesuai dengan yang dibutuhkan oleh seluruh civitas akademika Universitas Maritim Raja Ali Haji kepada Mahasiswa, warga didalam Universitas Maritim Raja Ali Haji, warga diluar UMRAH (umum) untuk berbagai macam kegiatan baik dalam jam dinas maupun diluar jam dinas.
2. Sebagai POB bagi personil bagian umum dalam melaksanakan tugasnya.
B. RuangLingkup
Kegiatan Mahasiswa dan Universitas Maritim Raja Ali Haji dan peminjaman ruang/gedung beserta sarana dan prasarananya.
C. Pengertian/Definisi
(1) Sarana Prasarana dan Fasilitas Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji yang dapat digunakan untuk melayani mahasiswa, warga UMRAH, warga diluar UMRAH (Umum) pada berbagai macam kegiatan baik dalam jam dinas ataupun diluar jam dinas.
(2) Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institute,atau universitas.
D. Referensi
(1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
(2) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji;
(4) PeraturanRektor Universitas Maritim Raja Ali Haji Nomor 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan dilingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji.
E. KetentuanUmum
(1) Auditorium tidak sedang digunakan
(2) mematuhi ketentuan penggunaan ruang/gedung Auditorium
F. ProsedurPeminjaman Ruang/gedung di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji
Kegiatan Pengguna Kabag Umum Kasubag TU, BMN/RT Pengelola
Ruang/gedung
Persyaratan Waktu Output
Mengajukan surat permohonan3 hari sebelum kegiatan dengan surat resmi. Kalau Fakultas ditandatangani oleh Dekan, Wakil Dekan, atau Kabag TU yang ditujukan kepada Kabag Umum.
Surat Permohonan yang bersangkutan
Surat
Mendisposisikan surat tersebut kepada Kasubag TU, BMN/ RT.
Surat Permohonan yang Ybs
Disposisi
Mendisposisikan kepada pengelola ruang/gedung untuk dilakukan pengecekan jadwal kegiatan.
Disposisi Kabag Umum
Disposisi
Melakukan pengecekan kegiatan yang diajukan dengan kegiatan yang sudah terjadwal sebelumnya.
Ya Tidak
Disposisi Kasubag TU, BMN/ RT
Disposisi
Kasubag TU, BMN/ RT menyampaikan secara lisan atau mengisi disposisi untuk melakukan penjadwalan kembali.
Disposisi
Kasubag TU, BMN/ RT memberikan persetujuan pemakaian ruang/gedung .
Disposisi
Pengguna yang akan menggunakan ruang/gedung mengecekdan memastikan kembali pada H-1 penggunaan ruang/gedung pada Kasubag TU, BMN/RT yang tercatat pada papan pengumuman.
Pelaksanaan Kegiatan
Mulai
Selesai
(1) Rincianprosedur:
Kegiatan 1Kegiatan Rutin yaitu menerima surat resmi peminjaman ruangan 3 (hari) sebelum kegiatan dilaksanakan. Kalau Fakultas surat ditandatangani oleh Dekan, Wakil Dekan atau Kabag TU Fakultas. Kalau untuk pihak rektorat ditandantangani Kabag atau Kasubag.
Kegiatan 2Surat masuk tesebut di disposisikan ke Kabag Umum dan Kasubag TU, BMN/ RT.
Kegiatan 3Mendisposisikan kepada pengelola ruang/gedung untuk dilakukan pengecekan jadwal.
Kegiatan 4Melakukan pengecekan jadwal kegiatan yang diajukan dengan kegiatan yang sudah terjadwal sebelumnya.
Kegiatan 5Kasubag TU, BMN/RT menyampaikan secara lisan atau mendisposisikan untuk melakukan penjadwalan kembali.
Kegiatan 6Kasubag TU, BMN/ RT memberikan persetujuan pemakaian ruang/gedung .
Kegiatan 7Pengguna yang akan menggunakan ruang/gedung mengecek dan memastikan kembali pada H-1 penggunaan ruang/gedung pada Kasubag TU, BMN/ RT atau pengelola ruang/ruang/gedung yang tercatat pada papan pengumuman penggunaan ruang/gedung .
Kegiatan 8 Palaksanaan Kegiatan.