Download pdf - LAPORAN TUNJAUAN MANAJEMEN - tip.ub.ac.idtip.ub.ac.id/wp-content/uploads/2018/02/Tinjauan-Manajemen-Lab-TAK... · Menjadi pusat pendidikan dan penelitian di Bidang Teknologi Agroindustri

LAPORAN TUNJAUAN MANAJEMEN

LABORATORIUM TEKNOLOGI AGROKIMIA

JURUSAN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2017

Visi

Menjadi pusat pendidikan dan penelitian di Bidang Teknologi Agroindustri Skala Ganda

yang unggul dan berwawasan entrepreneur di tingkat Nasional dan Internasional

Misi

1. Menjadikan pusat kegiatan penelitian agroindustry skala ganda yang kompeten

dalam bidangnya.

2. Menjadikan pusat endidikan dan pelatihan teknologi produksi di bidang

agroindustri yang berkualitas di wilayah Jawa Timur.

3. Menjadi Laboratorium yang mampu menghasilkan temuan yang inovatif dan

publikasi bertaraf nasional di bidang agroindustri.

4. Membentuk mental entrepreneur yang berbasis ilmu dan teknologi agroindustri.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia, 2017

Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Teknologi Agrokimia

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr. Sucipto, STP.MP.

5. Koordinator Penyusun : Dr. Siti Asmaul M., STP. MP.

6. Anggota Penyusun : 1) Dr. Ir. Sukardi, MS. 2) Dr.Ir. Susinggih Wijana, MS

3) Dr. Dodyk Pranowo, STP, MSi 4) Dr. Sucipto, STP, MP

5) Dr.Ir. Maimunah Hindun Pulungan, MS 6) Nur Lailatul Rahma, Ssi., MSi 7) Beauty Suestining Diyah Dewanti, ST, MT

8) Ika Atsari Dewi, STP, MP 9) Achmad Syihab Fahmi, STP, MSi 10) Claudia Gadizza Perdani, STP., Msi.

11) Sigit Setyawan 12) .............................................

13) .............................................

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017

Malang, 10 Nopember 2017

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Dr. Ir. Sukardi, MS.

NIP. 196006261986011001

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia 2017

ii Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................ 1

III. PELAKSANAAN .............................................................................................. 2

IV. HASIL ........................................................................................................... 3

1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 3

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................ 3

3. Umpan Balik Pelanggan............................................................................ 4

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ...................................................................... 5

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .............................................. 7

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ........................................ 8

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ........................................................ 9

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................. 9

V. PENUTUP ..................................................................................................... 10


Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Teknologi Agrokimia (TAK) merupakan salah satu laboratorium di

Jurusan Teknologi Industri Pertanian yang menjadi salah satu sarana penunjang dalam

proses pembelajaran proses produksi agroindustri dibidang rekayasa fisika dan kimia,

khususnya tentang pengetahuan bahan agrindustri, satuan operasi, teknologi dan

manajemen pengemasan, keteknikan pengolahan serta perancangan pabrik. Sebagai

laboratorium tertua di Jurusan Teknologi Industri Pertanian (TIP) maka perlu terus

melakukan perbaikan dan pembenahan. Hal ini dimaksudkan untuk mencapai tingkat

kepuasan pengguna yang tinggi, sehingga diperlukan pengelolaan sarana-prasarana

yang baik serta SDM yang memiliki kompetensitinggi.

Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin

diterapkannya sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang

berkelanjutan. Laboratorium Teknologi Agrokimia memiliki komitmen untuk selalu

mengadakan rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan secara berkala yaitu setelah

pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan untuk segera menindaklanjuti adanya

temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin.

Semua aktivitas apabila ditunjang dengan manajemen yang baik akan dapat

meningkatkan performasi dimana tempat, sarana dan prasarana kegiatan tersebut

dilaksanakan. Laboratorium TAK saat ini masih didominasi oleh kegiatan yang

mengarah kepada kegiatan praktikum dan sebagian kecil masih digunakan untuk

Labortorium penelitian dosen guna meningkatkan kompetensinya (perbandingan sekitar

70 : 30). Ke depan diharapkan menjadi Laboratorium TAK menjadi ”Teaching Industry

Laboratory” yang merupakan sarana bagi mahasiswa S1, S2 maupun S3 untuk langsung

memahami aktivitas industri mulai dari hulu sampai hilir. Sesuai dengan mandat dari

Kemenristek-DIKTI, bahwa Laboratorium merupakan wahana untuk pengembangan

keilmuan di Terguruan Tinggi, sehingga perlu dikelola dengan baik dan benar. Di masa

datang Lab TAK diharapkan merupakan salah satu sarana untuk untuk mempelajari

hilirisasi produk-produk agroindustri.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Teknologi Agrokimia (TAK) melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup

seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil

Audit Internal Mutu Siklus 15 dengan jumlah temuan untuk Laboratorium Teknologi


2 Laboratorium Teknologi Agrokimia, Universitas Brawijaya

Agrokimia sebanyak 1 (satu) temuan yaitu “Terdapat dokumen hasil verifikasi

barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen

surat penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum

ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan”.

2. Umpan balik pelanggan, berupa rekapan IKM dari pelayanan yang ada di

laboratorium.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja

Lab TAK tahun 2017.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi dari hambatan program masing-

masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan tinjauan manajemen dilaksanakan pada :

Hari/ Tanggal : Jumat, 10 Nopember 2017

Jam : 17.00

Tempat : Hotel Amartha Hill- Batu- Malang

Peserta : Ka. Lab, Dosen Anggota Lab dan Laboran

Ruang Lingkup Pembahasan

1) Tindak Lanjut Temuan AIM UKPA LAB Siklus 15 yaitu tidak adanya dokumen verifikasi

pengadaan barang /peralatan Laboratorium TAK.

2) Capaian kinerja Lab TAK tahun 2017 seperti yang direncanakan sebelumnya

3) Tindakan untuk meningkatkan kinerja Lab. dan anggota Lab.

4) Mengatasi keluhan-keluhan pelanggan, khususnya para mahasiswa sebagai

pengguna Lab TAK yang terbanyak dan potensial.



Gambar-3.1. Rapat pembahasan hasil temuan audit internal

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Teknologi Agrokimia Tahun 2017 berikut

ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Berdasarkan temuan AIM UKPA LAB SIKLUS 15 tahun 2016, didapatkan 1 temuan

yaitu : “Terdapat dokumen hasil verifikasi barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas

Teknologi Pertanian) dan dokumen surat penggunaan Laboratorium Teknologi

Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan”.

Tindak lanjut : Dilakukan komunikasi ke pihak GJM di Fakultas Teknologi Pertanian

yang memiliki wewennag dan sesuai dengan tupoksi mereka untuk melakukan hal ini.

2. Hasil Audit Eksternal

Hasil audit eksternal yang dimaksud dalam hal ininadalah hasil layanan prima yang

telah dilakukan Lab TAK selama perioede tahun 2017 (Januari sd Nopember 2017). Hasil

nilai layanan prima dari audit eksternal adalah 742 dan ada sejumlah 10 poin saran



perbaikan yang harus diperhatikan dan dilakukan untuk masa datang. Dari ke 10 poin

saran perbaikan sudah dilakukan dan akan dipertahankan saran-saran tersebut oleh

pihak pengelola dan anggota Lab TAK.

3. Umpan Balik Pelanggan

Berdasarkan hasil rekapitulasi tingkat Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang

diwakili oleh mahasiswa yang menggunakan Laboratorium Teknologi Agrokimia sebagai

tempat untuk praktikum maupun penelitian, maka sampai dengan bulan Oktober 2017

diperoleh skor rerata sebesar 77.07 dengan nilai mutu B (baik). Terdapat 2 unsur

layanan yang mendapat nilai tingggi yaitu kedisiplinan petugas layanan (3,27) dan

kesopanan dan keramahan petugas layanan (3,33) yang sama-sama mendapat skor

tinggi. Hal ini menunjukkan bahwa masih banyak yang harus dibenahi oleh pihak

pengelola Lab. TAK agar ke depan motto layanan prima akan dapat diraih.

Gambar-4.1: Rekapitulasi Tingkat Kepuasan Masyarakat Pengguna Lab TAK 2017

Nilai yang paling rendah yaitu kecukupan sarana dan prasarana dengan nilai 2,64,

sesngkan yang lain rerata 3,0. Suatu tantangan bagi pengelola khususnya Ketua Lab

TAK untuk meningkatan nilai tersebut. Rendahnya nilai disebabkan ketidakseimbangan

antara jumlah pengguna fasilitas peralatan dibanding jumlah peralatan yang dimiliki Lab

TAK. Disamping itu sejumlah besar peralatan yang ada merupakan peralatan lama dan

perlu dilakukan perawatan dan perbaikan. Namun demikian karena keterbatasan dana

yang dimiliki dan adanya giliran kucuran dana dari Jurusan/Fakultas, sehingga tidak bisa

secara rutin dilakukan perbaikan maupun pengadaan alat baru.

3.12

3.06

3.27

3.21

3.15

3.00

3.33

3.03

3.03

3.06

2.64

0.00 0.50 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50

Prosedur Pelayanan

Persyaratan Pelayanan

Kedisiplinan Petugas Pelayanan

Tanggung Jawab Petugas Pelayanan

Kemampuan Petugas Pelayanan

Kecepatan Pelayanan

Kesopanan dan Keramahan Petugas…

Kewajaran Biaya Pelayanan

Kepastian Jadwal Pelayanan

Kenyamanan Lingkungan

Kecukupan Sarana dan Prasarana



Adanya Program Kompetisis Peningkatan Mutu dan Relevansi Laboratorium (PK-

PMRL) dari UB, merupakan peluang dari semua laboratorium untuk meraih dana hibah

tersebut. Namun demikian untuk tahun 2017/2018 Lab TAK belum berhasil mengajukan

proposal karena diperlukan persiapan yang matang dari pengelola khususnya dan

anggota Lab umumnya, agar perencanaan Lab TAK menjadi Lab “Teaching Industry”.

Secara garis besar tidak keluhan dari phak pelanggan, namun ada saran dari

pengguna Lab TAK adalah perlu penambahan dan pembaharuan peralatan yang ada.

Oleh karena itu adanya masukan yang baik dari pengguna perlu segera melakukan

analisis SWOT kondisi Lab TAK saat ini dan dibuat Renstra serta program kerja untuk 1

sampai dengan 5 tahun ke depan.

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Setiap tahun semua bagian di lingkungan FTP UB membuat perencanaan kerja dan

akan dievluasi keberhasilannya di akhir tahun kegiatan. Tidak terkecuali Laboratorium

Teknologi Agrokimia (TAK) Jurusan Teknologi Industri Pertanian (TIP) sudah membuat

perencanaan kerja untuk tahun 2017 seperti disajikan pada tabel di bawah.

Tabel-4.1: Program Kerja Lab TAK Tahun 2017.

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Penguatan Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Anggota Laboratorium

1. Melaksanakan penelitian 100 %

2. Melaksanakan praktikum 100 %

3. Melaksanakan penulisan jurnal nasional 100 %

4. Melaksanakan penulisan jurnal internasional bereputasi 100 %

5. Melaksanakan penulisan draf dan atau perolehan paten 100 %

6. Mengikuti seminar nasional 100 %

7. Mengikuti seminar internasional 100 %

8. Penulisan buku ajar 0 %

B. Peningkatan Manajemen Laboratorium

1. Perbaikan MP/SOP peralatan 100 %

2. Perbaikan MP/SOP keuangan 100 %

3. Perbaikan MP/SOP penelitian dosen dan mahasiswa 100 %

C. Peningkatan SDM Laboratorium

1. Mengirim Laboran mengikuti pelatihan K3 0 %



Kinerja proses dari Lab TAK pada tahun 2017 dari 5 program pokok dan terdiri dari

19 macam kegiatan. Dari ke 19 macam/jenis kegiatan terdapat 4 kegiatan yang belum

bisa terlaksana atau belum mencapai sasaran kinerja yang sudah ditargetkan, sedangkan

yang lain sudah terlaksana dengan baik. Ke 4 kegiatan tersebut antara lain: 1). Penulisan

buku ajar, 2). Pelatihan K3 bagi laboran, 3). Produk biofarmaka dan 4). Produk palma.

Penulisan buku ajar belum terlaksana karena untuk membuat buku ajar yang baik

dan dapat diterbitkan oleh penerbit yang berkompeten seperti UB Press memerlukan

persiapan yang matang dan waktu paling cepat 2 tahun. Beberapa angota Lab TAK baru

menulis 2 sampai 3 BAB dalam kurun waktu 1 tahun, sehingga tahun 2018 diharapkan

sudah bisa diterbitkan paling tidak 1 judul buku ajar oleh UB Press.

Pengiriman tenaga Lab (Laboran), untuk mengikuti pelatihan K3 juga belum bisa

dilaksanakan, hal ini disebabkan permasalahan waktu dan dana yang dimiliki.

Menemukan waktu yang tepat dari pihak penyelenggara dan tenaga laboran agak

mengalami kesulitan. Disamping itu pembiayaan kegiatan ini tergantung pihak Jurusan

dan atau Fakultas, sehingga menunggu giliran dan jadual pendanaan dari Jurusan dan

atau Fakultas.

Menghasilkan produk yang memiliki keunggulan khusus dari bahan baku yang

berasal dari bahan-bahan kearifan lokal seperti produk palma yang selama ini belum

tergali dengan baik juga memerlukan waktu. Seperti produk glukomanan dari jenis

tanaman palma masih terus dilakukan penelitian, sehingga diharapkan tahun depan

muncul produk yang dimaksud.

Seperti halnya produk-produk palma, produk-produk biofarmaka atau produk yang

berasal dari kearifan lokan yang berfungsi sebagai obat-obatan, kosmetika dan

sejenisnya, juga memerlukan waktu yang cukup lama.

2. Mengirim anggota Lab mengikuti pelatihan kompetensi 100 %

D. Peningkatan Fasilitas Laboratorium

1. Pengadaan peralatan untuk praktikum mahasiswa 100 %

2. Penyempurnaan peralatan penelitian mahasiswa dan dosen 100 %

3. Kaliberasi/standarisasi peralatan Lab TAK 100 %

E. Program Unggulan Laboratorium

1. Pelatihan jaminan halal 100 %

2. Produk berbasis atsiri 100 %

3. Produk biofarmaka 0 %

4. Produk palma 0 %



Tabel-4.2: Sasaran Mutu dan Indikator Kinerja & Capaian Lab TAK 2017

No. Sasaran Mutu atau Indikator Kinerja Baseline Target

Th.2017

Capaian

Th.2017

%

Capaian

A. Penguatan Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Anggota Laboratorium

1. Jumlah penelitian yang didanai 2 3 5 100

2. Kuisioner IKM 2,83 3 3,08 100

3. Jumlah submited jurnal nasional 1 2 3 100

4. Jumlah submited jurnal internasional 1 5 7 100

5. Jumlah draf paten yang diperoleh 1 2 2 100

6. Jumlah seminar nasional yang diikuti 5 10 11 100

7. Jumlah seminar internasional yang diikuti 1 2 6 100

8. Jumlah buku ajar yang diterbitkan 1 1 0 0

B. Peningkatan Manajemen Laboratorium

1. Adanya MP/SOP alat 1 paket 1 paket 1 100

2. Adanya MP/SOP keuangan Lab 1 paket 1 paket 1 100

3. Adanya MP/SOP penelitian 1 paket 1 paket 1 100

C. Peningkatan SDM Laboratorium

1. Sertifikat K3 untuk Laboran 1 1 0 0

2. Sertifikat kompetensi anggota Lab 1 1 3 100

D. Peningkatan Fasilitas Laboratorium

1. Penambahan alat sesuai jumlah mhs 1 3 unit 6 100

2. Peningkatan alat sesuai kompetensi dosen & mhs

1 2 unit 2 100

3. Peralatan terstandarisasi 0 1 unit 1 100

E. Program Unggulan Laboratorium

1. Pelatihan jaminan halal 0 1 1 100

2. Produk berbasis atsiri 0 1 2 100

3. Produk biofarmaka 0 1 0 0

4. Produk palma 0 1 0 0

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Dalam hal tingkat kepuasan pelanggan (IKM) di Lab TAK cukup baik dengan skor

rerata adalah 3,08 (cukup baik) dan tidak ditemukan keluhan-keluhan dari pihak



pengguna. Oleh karena itu kondisi ini perlu dipertahankan dan ke depan harus

ditingkatkan, sehingga bisa maksimal.

Dari hasil audit internal ditemukan data “Terdapat dokumen hasil verifikasi

barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen surat

penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur

terkait verifikasi hasil pengadaan”. Tindak lanjut yang telah dilakukan adalah melakukan

komunikasi ke pihak GJM di Fakultas Teknologi Pertanian yang memiliki wewenang dan

sesuai dengan tupoksi mereka untuk melakukan hal ini.

Untuk penulisan jurnal nasional bereputasi, jurnal internasional bereputasi,

diperolehnya paten, keikutsertaan di seminar nasional dan internasional sebagai indikator

“academic exelent” sebuah perguruan tinggi sudah tercapai dengan baik dan melebihi

target yang telah dicanangkan. Kondisi ini akan selalu dipertahankan dan bahkan akan

ditingkatkan di masa datang. Namun demikian buku ajar perlu dipacu agar anggota Lab

TAK lebih aktif lagi dalam penulisan buku ajar sesuai dengan kompetensi masing-masing

anggota.

No. Masukan Tindakan Perbaikan

Status

(Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Tidak ada keluhan - - Mempertahankan

B. Evaluasi Kepuasan

1. Nilai rerata baik (3,08) Meningkatkan

fasilitas yang ada

- Mengajukan dana hibah

Lab

C. Temuan Audit

1. Internal Mengkomunikasikan

dengan pihak terkait

- Komunikasi lebih intensif

2. Eksternal

D. Evaluasi Program Kerja

1. 4 dari 19 program kerja

belun terlaksana

Evaluasi program

kerja tahun depan

- Mencari program yang

mungkin bisa dilakukan

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. 21 % sasaran belum

terlaksana

Mencari akar

permasalahan

- Evaluasi secara berkala

thd kinerja anggota Lab

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

<Uraikan rekomendasi-rekomendasi dari tinjauan manajemen tahun sebelumnya,

tindakan apa saja yang sudah dilakukan, kendala apa saja yang dihadapi dan rencana

lanjutan apa yang dipersiapkan>.



No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1.

2.

3.

4.

5.

dst

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

<Dalam sub-bab ini, perlu dijelaskan hal-hal yang mempengaruhi implementasi

sistem manajemen, proses dan atau program. Secara umum, perubahan yang dapat

mempengaruhi sistem manajemen dibagi menjadi dua, yaitu lingkungan eksternal dan

lingkungan internal>.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

<Dalam sub-bab ini, perlu dijelaskan saran dan masukan yang diperoleh dari

stakeholders internal dan stakeholders eksternal, yang dapat digunakan untuk

meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi>.

<Sub-bab ini juga merupakan rekomendasi untuk tinjauan manajemen berikutnya,

atau juga bisa berupa masukan bagi institusi UB>.



V. PENUTUP

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar program

yang telah direncakan oleh Laboratorium Teknologi Agrokimia telah

dilaksanakan dengan baik. Namun demikian perlu adanya evaluasi yang dapat

dilakukan secara berkala dalam meningkatkan kinerja organisasi.

Lebih lanjut disampaikan kepada piha – pihak terkait, khususnya anggota

organisasi atas kerjasamanya dalam berkolaborasi memenuhi tugas – tugas

organisasi. Semoga apa yang telah dikerjakan bisa bermanfaat buat kemajuan

organisasi secara khusus dan ummat secara umum.