1 .
SEMINARSKO GRADIVO
eRegistrator
dokumentacijski sistem v praksi
SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici
Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36
Spletna stran: http://www.saop.si
2 .
KAZALO
1 DELO Z DOKUMENTI V EREGISTRATORJU ............................................................... 4
1.1 Dostop do dokumentov ............................................................................................ 4
1.2 Pravice pregleda in dela z dokumenti ..................................................................... 5
1.3 Možnosti pregleda in filtriranja ................................................................................ 6
1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta ........................................................... 7
1.3.2 Filtriranje po statusih dokumentov ........................................................................... 7
1.3.3 Filtriranje z uporabo enostavnih filtrov ..................................................................... 8
1.3.4 Filtriranje s pred nastavljenimi hitrimi filtri ................................................................ 9
1.4 Lastnosti dokumentov .............................................................................................12
1.5 Dodajanje dokumentov v eRegistartor ...................................................................14
1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator .....................................................................15
1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov ......................................................................15
1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja ................................................................17
1.5.4 Nov dokument iz eRegistartrorja ............................................................................19
1.5.5 Nov dokument iz modulov SAOP iCenter ...............................................................19
1.5.6 Nov dokument iz SAOP Poročevalca .....................................................................19
1.6 Ostala opravila na dokumentih ...............................................................................19
1.7 Fascikli eRegistratorja .............................................................................................24
1.7.1 Preglednica fasciklov eRegistratorja .......................................................................24
1.7.2 Opravila fasciklov ...................................................................................................25
1.7.3 Dodajanje novega fascikla......................................................................................26
2 DELO Z DOKUMENTI PREJETIH IN IZDANIH E-RAČUNOV ......................................28
2.1 Uvoz prejetega e-računa in urejanje njegovih dokumentov .................................29
2.1.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa .................................................31
2.1.2 Urejanje dokumentov prejetega e-računa ...............................................................33
2.1.3 Delo s fasciklom prejetega e-računa ......................................................................38
2.1.4 Dodajanje prilog prejetemu e-računu ......................................................................40
3 .
2.2 Izdani e-račun in njegove priloge ...........................................................................43
2.2.1 Dodajanje prilog izdanemu e-računu ......................................................................43
2.2.2 Priprava osnutka izdanega e-računa ......................................................................43
3 VARNOSTNI SISTEM EREGISTRATORJA .................................................................44
3.1 Klasifikacijski načrt .................................................................................................44
3.1.1 Uvoz klasifikacijskega načrta ..................................................................................45
3.2 Vrste dokumentov ...................................................................................................46
3.2.1 Urejanje vrst dokumentov .......................................................................................46
3.2.2 Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z ......................................................................48
3.2.3 Varnost posamezne vrste dokumentov...................................................................49
3.2.4 Pregled pooblastil na vrstah dokumentov ...............................................................51
3.3 Vzorci eRegistratorja ...............................................................................................51
3.4 Vrste fasciklov .........................................................................................................52
3.5 Upravljanje z dokumenti ..........................................................................................53
4 HRAMBA DOKUMENTOV ............................................................................................54
4 .
1 Delo z dokumenti v eRegistratorju
Dokumenti se v eRegistrator shranjujejo samodejno ob uvozu dokumentov (npr. uvoz
prejetega e-računa) ali ob tiskanju oziroma izdaji dokumentov (npr. ob zaključku obračuna
plač). Dokumente lahko dodajamo tudi ročno, s skeniranjem ali dodajanjem dokumentov iz
direktorija na računalniku.
Dokumenti so v eRegistartorju organizirani tako, da se hranijo na nivoju šifrantov:
strank,
artiklov,
zaposlenih,
osnovnih sredstev,
delovnih mest in
naprav.
Znotraj teh entitet se dokumenti hranijo na posamezne subjekte (npr. na šifro stranke).
Dokumente lahko hranimo v glavni mapi subjekta ali pa jih razvrstimo v podmape, kreirane
hierarhično ali večnivojsko.
1.1 Dostop do dokumentov
Do dokumentov v eRegistratorju lahko dostopamo na več načinov, in sicer:
Pregled nad dokumenti, do katerega dostopamo preko Moduli – eRegistrator.
Omogoča nam pregled nad vsemi dokumenti v eRegistratorju v skladu s pooblastili
varnostnega sistema.
5 .
Kjerkoli v modulih iCentra preko pasice s priponkami dokumentov (spodnja slika).
Ta omogoča pregled dokumentov in dodajanje prilog.
Preko Raziskovalca dokumentov na šifrantih strank, artiklov, zaposlenih, osnovnih
sredstev delovnih mest in naprav.
Preko posameznih fasciklov. Do preglednice fasciklov dostopamo preko Bližnjice –
Šifranti – Fascikli, kjer je vpogled v celoten seznam fasciklov in posameznih
dokumentov hranjenih v fascikle. Za dostop do posameznega dokumenta se
postavimo na želen fascikel in izberemo .
Preko SAOP Razporejevalca opravil, do katerega dostopamo s klikom na F10.
Opravilo ima aktivno pasico s priponkami dokumentov in s tem možnost dostopanja
do dokumentov hranjenih v eRegistartor.
1.2 Pravice pregleda in dela z dokumenti
Glede na pooblastila, ki jih imamo pri delu z dokumenti določene vrste dokumentov, so
vrstice obarvane na tri načine:
Sivi dokumenti so vidni na samem seznamu, vendar z njimi ne moremo delati nič.
Modre dokumente v preglednici lahko odpiramo za branje in jih kopiramo.
6 .
Črne dokumente lahko odpiramo za branje in spreminjanje, lahko jih tudi kopiramo. V
kolikor ima operater pravico do brisanja posamezne vrste dokumenta iz
dokumentnega sistema, lahko dokument obarvan črno, tudi briše.
Pravice pregleda nad dokumenti se določa za posamezno vrsto dokumentov. Nastavitve se
ureja preko administracije eRegistratorja, ki je obravnavana v poglavju 3. Varnostni sistem
eRegistratorja.
1.3 Možnosti pregleda in filtriranja
Dokumenti shranjeni eRegistrator so prikazani v obliki preglednice. Vedno bodite pozorni na
omejitev pregleda , ki ga najdete v spodnjem levem vogalu
preglednice. Privzeta vrednost je vedno prikaz podatkov za petdeset (50) dokumentov.
Število prikazanih dokumentov spremenimo tako, da v polje za vnos števila prikazanih
zadetkov v orodni vrstici preglednice, vpišemo željeno število prikazanih zadetkov.
Največje možno število je 5000.
Dokumente razvrščamo po posameznih stolpcih s klikom na naslovno celico stolpca. Če pri
izboru stolpca sočasno držimo tipko Shift, se nam razvrstitev prikaza po izbranem stolpcu
doda na že izbrano razvrstitev.
Primer: Če želimo izbrati razvrstitev po avtorjih dokumentov kliknemo na naslov stolpca Avtor in prikazani podatki
se nam razvrstijo po avtorjih. Če želimo dodatno razvrstiti še dokumente po datumu nastanka v okviru avtorja,
izberemo gumb Shift ter kliknemo na naslov stolpca Datum nastanka.
Za sistematičen pregled podatkov in iskanje dokumentov se poslužujemo različnih filtrov.
Uporaba teh je predstavljena v nadaljevanju.
7 .
1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta
na orodni vrstici je namenjen filtriranju po klasifikacijskem
načrtu oziroma po klasifikacijskih znakih in vrstah dokumentov. Filtriranje pričnemo s klikom
na , ki odpira okno za izbor klasifikacijskega znaka oziroma vrste dokumenta. Izbiro
potrdimo s klikom na in s tem aktiviramo filter.
Filtriranje po klasifikacijskem načrtu zaključimo s klikom na , s čimer spet omogočimo
prikaz vseh vrst dokumentov.
1.3.2 Filtriranje po statusih dokumentov
Prvih pet stolpcev preglednice dokumentov je fiksnih in prikazujejo status dokumenta, status
podpisa dokumenta, tip dokumenta in status arhiviranja dokumenta:
- dokument je v spreminjanju. Vrstica takega dokumenta je prikazana krepko, v rdeči
barvi. Če gremo z miško preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo in kje (na
katerem računalniku) je prevzel dokument v urejanje. Operater, ki je dokument prevzel,
odpira delovno različico dokumenta. Ostali operaterji pa lahko berejo zadnjo potrjeno
različico dokumenta.
- dokument je zaklenjen. Vrstica takega dokumenta je rdeče barve. Če gremo z miško
preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo je dokument zaklenil. Dokument je
možno le odpreti, brati in kopirati. Spreminjanje ni mogoče.
- dokument je brisan. Dokument je bil z izbiro (briši) izločen iz eRegistratorja.
- dokument je izločen. Dokumentu je potekel rok hrambe in je bil s skrbniško funkcijo
izločen iz eRegistratorja.
8 .
- dokument je uničen. Vsi (brisani) in (izločeni) dokumenti se hranijo v direktoriju
izločenih dokumentov. Ko jih s skrbniško funkcijo uničimo iz tega direktorja, se vsebina
dokumenta uniči. Ostanejo nam samo meta podatki dokumenta.
- podpisana je PDF datoteka po standardih za podpisovanje PDF datotek.
- podpisana je ovojnica z datoteko.
- dokument čaka na ročno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku.
- dokument čaka na samodejno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku. Oddal se bo po
periodiki, ki je določena na posamezni vrsti dokumenta.
- dokument je v fazi oddaje v elektronski arhiv pri ponudniku. Postopek oddaje se je
pričel, ni pa še povratne informacije od ponudnika, da je dokument uspešno prejel.
- dokument je bil uspešno oddan v elektronski arhiv pri ponudniku.
Po statusih dokumentov se filtriramo tako, da se postavimo v polje pod naslovno celico
posameznega stolpca s statusi in s klikom na aktiviramo spustni seznam. Izberemo
želeni status.
Primer: Po statusu dokumenta iščemo zaklenjene dokumente – dokumente, ki jih ne moremo prevzeti v
spreminjanje.
1.3.3 Filtriranje z uporabo enostavnih filtrov
Prikazane dokumente lahko filtriramo s pomočjo vnosa podatkov v vrstico filtra, ki omogoča
enostavno definicijo (vnos ključnih podatkov) za prikaz dokumentov.
9 .
V prazno polje (označeno na sliki) vpišemo alfa numerične znake po katerih iščemo določen
dokument. Iščemo lahko po poljubnih stolpcih, vedno pa znake omejimo s %.
Primer: Po imenu dokumenta iščemo dokument, ki ima v svojem nazivu znake 1212.
1.3.4 Filtriranje s pred nastavljenimi hitrimi filtri
Z izborom deljenega gumba zaženemo izbor pred nastavljenih in hitrih filtrov. Vsi
operaterji imajo privzeto nastavljene tri sistemske filtre:
- prikaže dokumente, katerih avtor je prijavljeni operater iCentra.
- prikaže dokumente, ki jih je v urejanje prevzel prijavljeni operater iCentra.
- prikaže dokumente, ki jih je zaklenil prijavljeni operater iCentra.
Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred nastavljene filtre. Z
izborom aktiviramo preglednico, kjer filtre urejamo. S klikom na (dodaj) ali
(popravi) se nam odpre okno za nastavitev pogojev filtra. S klikom na (briši) obstoječe
filtre pobrišemo.
V zgornjem delu okna za izgradnjo filtra vnesemo želene pogoje izbora prikazanih podatkov.
Ko pogoje definiramo, v spodnji del vnesemo še naziv filtra ter ga poljubno dodamo v skupno
rabo z ostalimi operaterji.
1 0 .
S klikom na shranimo vnesene pogoje in se vrnemo v preglednico filtrov
eRegistratorja. Klik na nam omogoča predogled filtriranih podatkov, vendar
ostanemo v oknu za izgradnjo filtra. S klikom na pa zapustimo okno za urejanje
filtrov, zadnji vnosi in nastavitve pa se nam ne shranijo.
Urejene filtre moramo dodati še na seznam hitrih filtrov, da bomo do njih lažje dostopali. Z
izborom aktiviramo preglednico s filtri. S klikom na se odpre okno za izbor
dodatnih hitrih filtrov eRegistratorja.
Na levi strani okna za nastavitev hitrih filtrov eRegistrtaorja vidimo filtre, ki so nam na voljo za
uporabo pri nastavitvi hitrih filtrov. Vidni so nam lastni filtri ter filtri drugih operaterjev, ki so
dani v skupno rabo. Na desni strani okna imamo hitre filtre, ki so že nastavljeni za uporabo.
1 1 .
Filter dodamo v uporabo tako, da kliknemo nanj ter ga, brez da bi popustili klik na miški, iz
levega okna prenesemo v desno okno med filtre v uporabi.
Če želimo hitri filter odstraniti iz uporabe na določenem oknu v preglednici, se postavimo
nanj ter z desnim klikom miške aktiviramo možnost . Po potrditvi se nam bo
izbrani filter odstranil iz seznama.
Za lažji in bolj pregleden izbor hitrih filtrov, lahko sorodne filtre tudi združimo. V ta namen
moramo v desnem okencu oblikovati skupine. Novo skupino naredimo tako, da z desnim
klikom miške aktiviramo možnost . Odpre se nam okno, kjer skupino
poimenujemo in potrdimo. Izbrane sorodne filtre nato prenesemo v oblikovano skupino (na
isti način kot filtre prenašamo iz levega v desno okno).
Skupine hitrih filtrov brišemo na enak način kot brišemo hitre filtre. Skupine hitrih filtrov, ki
vsebujejo podrejene filtre, ni mogoče brisati.
1 2 .
1.4 Lastnosti dokumentov
Vsak dokument shranjen v eRegistrator ima poleg samega imena in vsebine shranjene tudi
dodatne lastnosti dokumenta, ki podrobneje opredeljujejo dokument.
Do lastnosti posameznega dokumenta dostopamo tako, da se postavimo na želen dokument
in kliknemo na v glavni vrstici preglednice. Operaterji, ki nimajo pooblastil za
branje dokumenta, nimajo dostopa do lastnosti dokumenta. Lastnosti dokumenta lahko
vnaša oziroma spreminja samo operater, ki ma pooblastilo za spreminjanje dokumenta.
Odpre se okno z lastnostmi dokumentov, ki je sestavljeno iz več zavihkov.
V zavihku Splošno so prikazane splošne lastnosti dokumenta (glej sliko). V zgornjem delu
okna so v rumeno obarvanih okvirčkih prikazane lastnosti, ki se dokumentu dodajo
1 3 .
samodejno. V drugem delu, v belih okvirčkih, pa so lastnosti, ki jih lahko sami vnašamo ali
spreminjamo. Vrsto dokumenta lahko izbiramo le iz vrst dokumentov, za katere imamo
najmanj pooblastila za spreminjanje.
V kolikor je dokument razvrščen v vrsto dokumentov, ki se oddajajo v arhiv k zunanjemu
ponudniku storitev elektronskega hranjenja, je zavihek Arhiv aktiven. Prikazani so osnovni
podatki o ponudniku storitev hranjenja za ta dokument, status oddaje, čas oddaje (za
dokumente, ki so že oddani) oziroma čas predvidene oddaje (za dokumente, ki se
samodejno oddajo v arhiv po določenem zamiku). Če ima operater veljavno digitalno potrdilo
za zunanjega ponudnika storitev hrambe, lahko na tem mestu preko gumba
odpre dokument iz zunanjega arhivskega sistema.
V zavihek Po meri lahko dodajamo dodatne lastnosti (informacije) dokumenta.
V kolikor ima dokument podpisano ovojnico, potem je zavihek Podpis ovojnice aktiven. Na
njem so prikazani podatki o podpisnikih dokumenta, izdajatelju digitalnega potrdila, stanju
veljavnosti podpisanega dokumenta, času podpisa, časovnem žigu in razlogu za podpis, ki
ga je podpisnik navedel ob podpisovanju. Podpisi imajo lahko različne statuse:
- vsi kazalci stanja podpisa so v redu, dokument je celovit in enak dokumentu ob
njegovem podpisovanju.
- podpis dokumenta in celovitost sta v redu, vendar izdajatelj potrdila ni na seznamu
zaupanja vrednih izdajateljev (na delovni postaji morate urediti nastavitve digitalnih podpisov
in certifikat izdajatelja dodati med zaupanja vredne certifikate).
- podpis dokumenta in/ali celovitost nista v redu. Dokument ni celovit, ker sta bila
dokument in/ali podpis po podpisovanju spremenjena.
Na zavihku Komentarji so zapisani vsi komentarji vezani na dokument. Prikazani so podatki
o verziji dokumenta, na katero se nanaša komentar, avtorja in čas komentarja ter komentar
sam. Na tem mestu lahko komentarje tudi dodajamo, urejamo ali brišemo. Za razliko od
ostalih lastnosti dokumenta, ki jih operaterji s pooblastilom za branje ne morejo urejati, lahko
taki operaterji na tem mestu komentarje dodajajo, urejajo ali brišejo.
Na zavihku Fascikli so prikazani podatki o fasciklih, v katere je dokument razvrščen. En
dokument je lahko razvrščen v več fasciklov.
1 4 .
1.5 Dodajanje dokumentov v eRegistartor
Dokumente v eRegistartor dodajamo na naslednje načine:
S kopiranjem dokumentov v eRegistrator
Z optičnim branjem dokumentov
Z izdelavo dokumentov iz vzorcev v eRegistrator
Z izdelavo dokumentov iz obstoječih dokumentov v eRegistrator
S samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov iCentra
Z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil SAOP Poročevalca
S pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih klientov povezanih z
eRegistratorjem preko vmesnika
V fazi dodajanja dokumenta se odpira okno za Dodajanje dokumentov.
Podatke se ne glede na način dodajanja vedno izpolnjuje na enak način, in sicer:
Po želji spremenimo ime dokumenta.
Vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo
dokument hranjen. Najprej se moramo v polju
Skupina omejiti na pravi šifrant. Šele izbira
šifranta nam omogoča izbiro subjekta (npr.
stranka dobavitelj/kupec). Subjekt določimo v
polju Šifra, kamor vpišemo naziv ali interno šifro
subjekta ali pa s klikom na dostopamo v šifrant.
1 5 .
Ko določimo subjekt, moramo določiti mapo
subjekta, v katero bo dokument odložen. S
klikom na se nam odpre drevesna struktura
map izbranega subjekta.
V kolikor v eRegistartor dostopamo iz
Raziskovalca, nam subjekta in mape
dokumentov ni potrebno izbirati, saj je to
določeno s tem, kje v Raziskovalcu se nahajamo.
Vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med vrstami dokumentov, za
katere imamo najmanj pravico do spreminjanja.
V kolikor dokument spada v fascikel, na tem mestu vpišemo ali izberemo fascikel.
Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za urejanje dokumentov.
Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen digitalni podpis, se na tem mestu izpiše še
digitalno potrdilo za podpis dokumenta.
Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen zapis razloga podpisa, ga moramo na tem
mestu vnesti.
Poljubno lahko dodamo komentar.
S klikom na se dokument shrani v eRegistrator.
1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator
Dokument dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na računalniku) kopiramo, v
eRegistartorju pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico dokumentov.
Z izbiro ukaza se odpre okno za Dodajanje dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v
uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov
Dodajanje dokumentov v eRegistartor s pomočjo optičnega branja papirnih dokumentov
(skeniranja) zaženemo z izborom . Odpre se nam vmesnik za skeniranje
dokumentov.
1 6 .
Branje oziroma skeniranje dokumenta zaženemo s pomočjo gumba (skeniraj) v
zgornjem levem kotu.
Skeniramo lahko več dokumentov, pri čemer so odvisne nastavitve posamezne naprave za
optično branje dokumentov (urejamo preko gumba - nastavitve). V kolikor imamo
nastavljen samodejni podajalec, se dokumenti podajajo in skenirajo sami. Če pa skeniramo
posamično, moramo dokumente ročno prilagati in za vsakega izbrati možnost (skeniraj).
Pregled vseh dokumentov je na levi strani okna, prikazuje pa se nam dokument, na katerega
smo postavljeni (dokument v rdečem okvirčku).
Orodna vrstica preglednice nam
ponuja različne možnosti dodelave slike skeniranega dokumenta:
- dodaj sliko oziroma dokument iz direktorija na računalniku
- povečaj pogled nad dokumentom
1 7 .
- pomanjšaj pogled nad dokumentom
- prilagodi širino strani preglednemu oknu
- prilagodi višino strani preglednemu oknu
- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji naprej)
- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji nazaj)
- zavrti prikazano stran v desno
- briši prikazano stran
- zavrti celoten dokument (vse strani dokumenta) v desno
- uredi dokument (kontrast, osvetlitev, sivine,…)
S klikom na , zaključimo urejanje in dokument shranimo v eRegistrator. Gumb
omogoča skeniranje novega dokumenta, ki se bo pod istimi pogoji hranil v
Registrator.
Z gumbom zvržemo urejen skeniran dokument vendar ostanemo na vmesniku za
skeniranje, z gumbom pa zapremo vmesnik za skeniranje, dokument se nam ne
shrani.
Preden se dokument dokončno vloži v eRegistrator, se nam odpre še okno za Dodajanje
dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v
dokumentni sistem.
1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja
Dodajanje dokumentov s pomočjo vzorcev eRegistratorja zaženemo z izborom .
Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, le da je namesto gumba , gumb
. Podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v
eRegistartor.
1 8 .
Postopek zaključimo z izbiro gumba . Odpre se nam preglednica vzorcev, kjer
izberemo enega od vzorcev. Kako urejamo preglednico vzorcev in dodajamo nove vzorce, si
lahko podrobneje preberete v poglavju 3.3 Vzorci eRegistratorja.
Po izboru vzorca nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko dokument
uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistartor, vendar je
še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko).
Dokument moramo potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj in izberemo
gumb (vrni).
1 9 .
1.5.4 Nov dokument iz eRegistartrorja
Nov dokument lahko kreiramo tudi tako, da se postavimo na obstoječi dokument v
eRegistratorju in kliknemo na gumb (nov dokument). Pri tem nam predstavlja trenutno
izbrani obstoječi dokument v eRegistratorju vzorec za nov dokument. Odpre se nam okno za
Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5.
Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
S klikom na gumb nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko
dokument uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistrator,
vendar je še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo
potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj ter izberemo gumb (vrni).
V kolikor za izbrani dokument, ki predstavlja vzorec oziroma osnovo za nov dokument,
nimamo pooblastila za spreminjanje, ukaz ni aktiven.
1.5.5 Nov dokument iz modulov SAOP iCenter
Pri samodejnem shranjevanju dokumentov iz modulov SAOP iCentra v eRegistrator, moduli
poskrbijo za polnjenje ustreznih podatkov v lastnosti dokumenta.
1.5.6 Nov dokument iz SAOP Poročevalca
Listine in izvoze poročila SAOP Poročevalca, ki se nahaja na zavihku Liste in izvozi poročila,
lahko neposredno shranimo v eRegistrator. To storimo tako, da izberemo listo oziroma izvoz,
ki ga želimo shraniti kot dokument v eRegistartor ter z desnim klikom izberemo možnost
.
Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v
uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.
1.6 Ostala opravila na dokumentih
Nad preglednico z dokumenti je orodna vrstica z opravili, ki so vezana na dokumente
eRegistratorja. Do opravil dela z dokumenti pa lahko dostopamo tudi preko spustnega
menija, ki se odpre ko na dokumentu preglednici eRegistartorja izvedemo desni klik na
miško.
2 0 .
Za lažji pregled je v tem poglavju podan celoten seznam opravil. V kolikor je bilo oziroma bo
posamezno opravilo že obravnavano tekom navodil, je poleg kratkega opisa pripisano
poglavje, kjer se je/bo posamezno opravilo obravnavalo.
- dodajanje vzorca. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.3. Nov
dokument iz vzorcev eRegistartorja.
- optično branje dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju
1.5.2. Optično branje papirnih dokumentov.
- pregled lastnosti dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju
1.4. Lastnosti dokumentov.
- filtriranje po klasifikacijskem načrtu. Opravilo je
podrobneje obravnavano v poglavju 1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta.
- osveži preglednico dokumentov.
- omejitev števila pregleda prikazanih dokumentov.
- hitri filtri. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.3.4 Filtriranje s pred
nastavljenimi hitrimi filtri.
- odpri dokument (dokument lahko odpremo tudi z dvoklikom na izbran dokument).
Morebitnih sprememb na dokumentu ne moremo shranjevati, saj imamo dokument le v
pregledu za branje. Odpre se zadnja potrjena verzija dokumenta. V kolikor odpiramo
dokument, ki ga kot prijavljeni operater spreminjamo, vidimo zadnjo delovno verzijo
dokumenta.
S klikom na lahko izberemo možnost , ki nam odpre okno Raziskovalca
operacijskega sistema MS Windows z datoteko dokumenta.
Možno je sočasno odpiranje več dokumentov. Možnost odpiranja oziroma branja dokumenta
imajo samo operaterji s pooblastilom za branje posamezne vrste dokumenta.
- prevzem dokumenta v spreminjanje. V primeru, da želimo dokument spreminjati, ga
moramo prevzeti v urejanje. Iz zadnje potrjene različice dokumenta v eRegistratorju se na
delovni postaji prevzema (na računalniku) izdela osnutek nove verzije dokumenta, ki jo
spreminjamo.
V preglednici se dokument obarva rdeče in krepko. Ostali operaterji tako vedo, da imajo na
vpogled dokument, ki se ureja, da ga sami ne morejo urejati in imajo na vpogled 'staro'
različico dokumenta.
Možnost prevzemanja dokumenta imajo samo operaterji s pooblastilom spreminjanja
posamezne vrste dokumenta.
2 1 .
- vrni dokument oziroma potrditev spremenjenega dokumenta. Ko prevzeti dokument
uredimo, ga potrdimo in vrnemo v eRegistrator z izborom tega gumba. Dokument ni več
obarvan krepko rdeče, temveč postane spet črn. Nova verzija dokumenta se zapiše v
eRegistrator in postane dostopna tudi ostalim operaterjem.
Ob shranjevanju nove različice dokumenta se razveljavijo vsi morebitni podpisi na ovojnici
dokumenta. V primeru, da je za vrsto dokumenta obvezen podpis, je ob vračilu nove različice
dokumenta zahtevan nov digitalni podpis le-tega. Poljubno lahko ob vračilu dokumenta
zapišemo tudi komentar vezan na novo različico dokumenta.
Primer spreminjanja dokumenta ( prevzem in vrnitev):
Dokument ''DOPIS'' želimo urediti,
dopolniti z novimi podatki.
Postavimo se na dokument in
kliknemo na (prevzemi)
oziroma z desnim klikom miške
aktiviramo spustni meni in
izberemo Prevzemi.
Prevzeti dokument se obarva rdeče
in krepko. Ko se s kurzorjem
postavimo na ikono za
spreminjanje, se nam izpiše
podatek o tem kdo in kje je
dokument prevzel.
Ko v MS Word zaključimo z
urejanjem, dokument shranimo in
zapremo.
V preglednici poiščemo dokument,
ki ga urejamo. Postavimo se na
dokument in kliknemo na
(vrni) oziroma z desnim klikom
miške aktiviramo spustni meni in
izberemo Vrni.
2 2 .
- prepoved spreminjanja dokumenta. Ko želimo, da dokumenta nihče ne more
spreminjati, ga zaklenemo. Dokument se obarva rdeče. Operaterji lahko tak dokument samo
berejo ali kopirajo. Možnost zaklepanja dokumenta je aktivna samo na dokumentih
operaterja, ki je avtor dokumenta in ko dokument ni v spreminjanju.
- sprostitev spreminjanja dokumenta. Ko želimo ponovno omogočiti spreminjanje
zaklenjenega dokumenta, ga s tem ukazom odklenemo. Dokument se obarva črno in je na
voljo za prevzem. Dokument lahko odklene le operater, ki je avtor dokumenta.
- preimenovanje dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
spreminjanja.
- brisanje dokumenta. Nepotrebne dokumente, ki jih želimo izločiti, lahko brišemo. V
kolikor je dokument del fascikla, nas program na to opozori in zahteva dodatno potrdilo
brisanja. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do brisanja.
Izbrisan dokument se ne uniči popolnoma, temveč se shrani v direktorij izločenih
dokumentov. V tem direktoriju lahko operater s skrbniško funkcijo za posamezen brisan
Ob vračilu dokumenta se odpre
okno, kamor lahko vnesemo
komentar in ga potrdimo s klikom
na .
Na vrsti dokumenta za urejani
dokument je določen obvezen
podpis, zato se ob vračilu
dokumenta odpre še digitalno
potrdilo za podpis. Izberemo
, saj se v nasprotnem
primeru dokument ne shrani.
2 3 .
dokument razveljavi brisanje. Več o tem si lahko preberete v poglavju 3.6. Upravljanje z
dokumenti.
- prenos dokumenta. V kolikor je dokument hranjen na napačen subjekt ali mapo, ga
lahko z izbiro tega ukaza prenesemo. Poleg dokumenta se prenesejo vse njegove različice in
revizijska sled dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
spreminjanja.
- kopiranje dokumenta v odložišče. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo
do branja.
- prilepi dokument iz odložišča. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.1
Kopiranje dokumenta v eRegistartor.
- shranjevanje dokumenta v datotečni sistem. Gre za direktno kopiranje dokumenta v
direktorij (mapo) na računalniku. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do
branja.
- odpri in shrani kot nov dokument. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.4
Nov dokument iz eRegistratorja.
- pripenjanje dokumenta v fascikel. Operater lahko dokument shrani v katerikoli fascikel,
na katerem je pooblaščen za upravljanje dokumentov. Možnost je aktivna za operaterje, ki
imajo pooblastilo do spreminjanja.
- podpis PDF datoteke po pravilih za podpisovanje PDF datotek. Možnost je aktivna za
operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.
- podpis ovojnice, v kateri se nahaja dokument izbran za podpis. Možnost je aktivna za
operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.
- oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku. S tem ukazom v arhiv oddamo
dokumente, ki jih ročno pošiljamo v arhiv . S tem ukazom lahko tudi predčasno pošljemo v
arhiv dokumente, ki se hranijo samodejno a imajo predviden čas oddaje v prihodnosti .
Ukaz je aktiven le za dokumente, ki imajo veljavno povezavo na ponudnika storitve hrambe.
Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do pregleda dokumentov.
Več o hrambi si lahko preberete v poglavju 4 Hramba dokumentov.
- razvrščanje dokumentov. Z izbiro tega ukaza se nam podatki v preglednici dokumentov
razvrstijo po zadnjem izbranem razvrščanju pregleda po stolpcih.
2 4 .
Opravila spustnega menija
Z desnim klikom na enem ali več dokumentih se odpre spustni meni z opravili, ki so možni na
dokumentu. Večina opravil je dosegljiva preko orodne vrstice in spustnega menija. Njihov
pomen je v obeh primerih enak. Nekatera opravila pa je možno izvesti samo preko
spustnega menija:
- omogoča pošiljanje dokumentov na dva načina. Prvi je , ki
pošlje izbrani dokument po elektronski pošti. Izbira , pa omogoča prepis
izbranih dokumentov v stisnjeno mapo izven eRegistratorja. Oodpre se nam okno, kjer
izberemo direktorij (mapo) na računalniku, kamor bomo stisnjeno mapo shranili. Možnost je
aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.
- omogoča dodajanje novega dokumenta ali nove bližnjice. S klikom na
lahko uvozimo nov dokument v eRegistrator iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz
raziskovalca datotek. Gumb pa omogoča direktno tvorjenje bližnjice v
eRegistratorju, ki kaže na zunanji vir, to je datoteko ali URL povezavo.
- omogoča pregled zgodovine dela z dokumentom. Možnost je
aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.
- omogoča pregled starejših verzij dokumenta. V kolikor dokument nima
shranjenih starejših verzij, je možnost neaktivna. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo
pooblastilo do branja dokumentov.
1.7 Fascikli eRegistratorja
Fascikli eRegistratorja omogočajo enovit dostop in enostavno upravljanje dokumentov
eRegistartoja, ki tvorijo zaključeno celoto.
1.7.1 Preglednica fasciklov eRegistratorja
Preglednica s fascikli eRegistratorja omogoča pooblaščenim operaterjem enostaven dostop
do fasciklov eRegistartorja. V preglednici fasciklov so prikazani fascikli na katerih smo
pooblaščeni za dostop do dokumentov ter javni fascikli. Če smo pooblaščeni za dostop do
dokumentov fascikla, lahko z dokumenti fascikla tudi upravljamo.
Do preglednice s fascikli dostopamo preko Bližnjice – Šifranti – Fascikli ali preko opravilne
vrstice v eRegistratorju (skrajno desno).
2 5 .
Nad preglednico sta dva filtra, ki omogočata enostaven izbor prikazanih fasciklov.
Status fascikla, kjer lahko izbiramo med:
- prikažejo se vsi nezaključeni fascikli.
- prikažejo se nezaključeni fascikli, katerih rok izvedbe je pretekel. V
preglednici so ti fascikli obarvani rdeče.
- prikažejo se nezaključeni fascikli, ki nimajo določenega roka izvedbe. V
preglednici so ti fascikli obravani rožnato.
- pokažejo se nezaključeni fascikli, katerim rok izvedbe še ni pretekel. V
preglednici so ti fascikli obarvani zeleno.
- pokažejo se zaključeni fascikli. V preglednici so ti fascikli obarvani belo.
- kjer se pokažejo vsi fascikli.
Vrsta fasckla, ker vpišemo ali izberemo želeno vrsto fascikla. Če je podatek neizpolnjen,
se prikažejo fascikli vseh vrst fasciklov.
1.7.2 Opravila fasciklov
Nad preglednico fasciklov se nahaja opravilna vrstica z naslednjimi opravili:
- pregled dokumentov v fasiklu
- osveži podatke v preglednici
- omejitev števila pregleda prikazanih fasciklov
- pred nasatvljeni filtri za omejitev podatkov v preglednici fasciklov.
- dodaj fascikel
2 6 .
- popravi fascikel
- briši fascikel (fascikla ne moremo brisati dokler so v njem pripeti dokumenti)
- zaključi fascikel (po potrditvi dobi fascikel status zaključen in upravljanje dokumetnov na
njem ni več mogoče)
- komentiraj fascikel
1.7.3 Dodajanje novega fascikla
Nov fascikel opremo s klikom na gumb (dodaj fascikel). Odpre se okno za definiranje
lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in
Komentarji.
Najprej izpolnimo označena polja na zavihku Osnovni podatki:
Vrsta fascikla – vnesemo ali izberemo vrsto fascikla, kateri pripada fascikel.
Šifra fascikla – se zapiše samodejno, ko potrdimo vnos podatkov.
Naziv fascikla – kratek opis vsebine fascikla.
Uporabnik – vpišemo ali izberemo uporabnika iCentra, ki mu pripada fascikel.
Predlaga se uporabnik, v katerega smo trenutno prijavljeni.
Javni fascikel – označimo, če gre za javni fascikel. Javni fascikli so dostopni vsem
operaterjem. To pomeni, da lahko vsi operaterji pregledujejo oziroma berejo
dokumente pripete v fascikel.
Skrbnik - vpišemo uporabniško ime operaterja, ki je skrbnik fascikla. Ta se
samodejno doda med pooblaščene operaterje.
Status – izberemo možnost V delu ali Zaključen.
Rok izvedbe – vnesemo datum, do katerega naj bi bil fascikel zaključen.
Skupina/Šifra – opredeljujeta nosilni subjekt fascikla (npr. šifra stranke)
Klasifikacijska skupina/Klasifikacijski znak – opredeljujeta položaj fascikla v
klasifikacijskem načrtu, v kolikor je za fascikel to potrebno. V kolikor vnesemo
podatek o Roku hrambe, se podatki o hrambi na posamezni vrsti ne upoštevajo –
'povozijo' jih podatki na Roku hrambe.
Rok hrambe – datum, do katerega se morajo dokumenti fascikla hraniti v
elektronskem arhivu.
Opis – podrobnejši opis vsebine fascikla.
2 7 .
Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da tudi drugi operaterji lahko delajo z
dokumenti priloženimi temu fasciklu. Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na
(dodaj). Odpre se nam okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati
pooblastilo ter obkljukamo:
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi
ima po varnostnem sistemu pravico do dela.
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad
katerimi ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.
2 8 .
Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo
oziroma komentar.
S klikom na je nov fascikel odprt.
2 Delo z dokumenti prejetih in izdanih e-
računov
E-račun, ki ga določa Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov
prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila
je elektronski račun. Sestavljen je iz najmanj dveh datotek, ki ju predpisuje enotna
standardizirana oblika e-SLOG:
Ovojnica je zapisana v XML obliki. Vsebuje vse potrebne podatke za usmeritev e-
računa in njegovih prilog. Omogoča torej, da se e-račun prenese preko banke ali
UJP po e-bančnih poteh od izdajatelja k prejemniku.
Račun je zapisan v XML obliki. Vsebuje vse podatke o računu: datum, izdajatelja,
znesek, vrstice računa, denarna enota, prejemnika, davčne številke, transakcijski
račun…
2 9 .
Neobvezne priloge računa so lahko PDF ali slika računa ter razne specifikacije, kot
priloga prejetemu računu. PDF je nujna priloga prejetemu e-računu, v kolikor XML
dokument ne zagotavlja vizualizacije dokumenta prejetega računa.
2.1 Uvoz prejetega e-računa in urejanje njegovih
dokumentov
Prejete e-račune lahko v Knjigo prejetih računov uvažamo na dva načina, in sicer:
ročno z izbiro Uvoz e-računov
avtomatično z izbiro Uvoz računov e-Poštar (B2B povezava z UJP-netom)
V obeh primerih se nam odpre spodnje okno (pri uvozu preko e-Poštarja nimamo okenca
Uvozi iz mape), kjer moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:
Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla, kjer iz šifranta fasciklov izberemo šifro
fascikla za prejete račune. Ta nastavitev omogoča, da se fascikel ob uvozu prejetega e-
računa kreira samodejno.
Javni fascikel omogoča, da dokumente, ki se z uvozom prejetega e-računa vložijo v
fascikel vidijo (ne pa tudi spreminjajo) vsi operaterji, ki imajo pravico do dela s podatki v
Knjigi prejetih računov.
Obe nastavitvi sta pomembi, saj se s tem izognemo ročnemu odpiranju fasciklov in
naknadnemu dodajanju pooblastil na fasciklih. Nastavitve je potrebno urediti pri vsakem
operaterju, ki e-račune uvaža. Nastavitve se ohranijo s prvim uvozom prejetega e-računa ob
takih nastavitvah.
3 0 .
Ko prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov se:
avtomatično izpolnijo podatki o dobavitelju, datumih, znesku in davkih. Uvožene
podatke vedno preverite in jih po potrebi dopolnite oziroma popravite.
dokumenti prejetega e-računa vložijo v eRegistrator na nivo šifranta strank. Shranijo
se XML in priloge prejetega e-računa (PDF in razne specifikacije). Ovojnica se ne
shranjuje. Dokumenti prejetega e-računa v eRegistratorju ostanejo, dokler jih ročno
ne brišemo.
Primer: Uvozili smo račun dobavitelja, ki se nam je v Knjigi prejetih računov shranil pod zaporedno
številko 36. Po uvozu smo ugotovili napako in račun 36 brisali iz preglednice v Knjigi prejetih računov. S
tem smo pobrisali le podatke, ki so pomembni za nadaljnje knjiženje. Dokumenti prejetega računa (XML,
PDF) so kljub brisanju ostali v eRegistratorju, zato jih moramo s funkcijo Briši pobrisati iz eRegistratorja.
Več o opravilu brisanja si lahko preberete v poglavju 1.6. Ostala opravila na dokumentih.
samodejno kreira fascikel prejetega računa, v kolikor smo pri postopku uvažanja
upoštevali zgornje nastavitve - izbira šifre fascikla. V fascikel se pripnejo vsi
dokumenti prejetega e-računa, naknadno pa lahko pripenjamo tudi dodatne priloge
prejetega e-računa (npr. naročilnice). Dokumenti ostanejo pripeti na fasciklu, dokler
jih ročno ne odpnemo iz posameznega fascikla.
Več o odpenjanju dokumentov iz fascikla v nadaljevanju, v poglavju 2.1.4 Dodajanje prilog
prejetemu e-računu.
3 1 .
2.1.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa
V Knjigi prejetih računov do uvoženih dokumentov prejetega e-računa najlažje dostopamo
preko pasice s priponkami dokumentov (glej sliko). Pasica prejetega računa je sestavljena
iz:
Slike – na to mesto se pripne PDF dokument prejetega e-računa. V kolikor PDF
dokumenta ni in XML zagotavlja vizualizacijo prejetega e-računa, se na to mesto
pripne XML.
Slike priloge – na to mesto se pripne XML prejetega e-računa. V kolikor XML
zagotavlja vizualizacijo, se pripne na Sliko, Slika priloge pa ostane nezasedena.
Fascikla – na to mesto se pripnejo XML in vse priloge prejetega e-računa. Fascikel
se samodejno kreira, če ob uvozu prejetega e-računa določimo šifro fascikla za uvoz.
V kolikor tega ne definiramo, to polje ostane nezasedeno (sivo).
V levem in desnam delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo delo s priponko oziroma
fasciklom. V srednjem delu je zapisano ime pripetega dokumenta. Če je dokument prevzet v
spreminjanje, je ime dokumenta obarvano rdeče in krepko. Če je dokument zaklenjen, pa je
ime obarvano rdeče.
V nadaljevanju so predstavljena gumbi z opravili, ki jih pasica ponuja:
- pripni dokument. Odpre se Raziskovalec dokumentov na glavni mapi entitete, ki
omogoča izbrati obstoječo datoteko ali kreirati nov dokument.
- odpri mesto priponke. Odpre se Raziskovalec dokumentov v mapi, kjer se nahaja
pripeti dokument.
- odpni dokument. Izbrani dokument pripet na Sliko oziroma Sliko priloge se odpne iz
tega mesta. Dokument je še vedno shranjen v glavni oziroma podmapah entitete (še vedno
je v eRegistratorju).
- odpri pripeti dokument. Odpre se pripeti dokument. Gumb je aktiven samo za operaterje
s pooblastilom branja posamezne vrste dokumenta.
- prevzemi pripeti dokument. Pripeti dokument prevzamemo v spreminjanje oziroma
urejanje. Gumb je aktiven samo na dokumentih, ki niso v spreminjanju ali zaklenjeni.
Dokument lahko prevzame samo operater s pooblastilom za spreminjanje dokumenta.
3 2 .
- vrni dokument. Vrne novo, popravljeno verzijo prevzetega dokumenta. Puščica poleg
dokumenta omogoča izbiro s pomočjo katerega razveljavimo prevzem
dokumenta. Opravili sta aktivni le operaterju, ki je prevzel dokument v spreminjanje.
- v fascikel. Omogoča enostavno dodajanje pripetega dokumenta v izbrani fascikel. V
kolikor je fascikel na pasici aktiven, se izbrani dokument samodejno doda v ta fascikel, sicer
pa moramo fascikel izbirati iz preglednice fasciklov.
- optično preberi dokument. Odpre se vmesnik za optično branje dokumenta (skeniranje).
Postopek skeniranja je podrobneje opisan v poglavju 1.5.2 Optično branje papirnih
dokumentov.
- dodaj fascikel. Gumb omogoča ročno dodajanje fascikla, v kolikor le-ta ni bil samodejno
kreiran ob uvozu prejetega računa. Postopek opisan v poglavju 2.1.3 Delo s fasciklom
prejetega e-računa.
- pripni fascikel. Gumb omogoča, da na pasico pripnemo že obstoječi fascikel. Odpre se
nam preglednica fasciklov, v kateri izberemo želeni fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, za
katere smo pooblaščeni za upravljanje z dokumenti.
- odpni fascikel. Izbrani fascikel se odpne iz tega mesta. Fascikel je še vedno shranjen v
preglednici fasciklov (še vedno je v eRegistratorju).
- zaključi pripeti fascikel. Zaključenega fascikla ne moremo več urejati – upravljanje z
dokumenti v fascikli je onemogočeno.
- pregled dokumentov v fasciklu. Odpre se preglednica dokumentov, vloženih na pripeti
fascikel.
- dodaj komentar. Odpre se nam okno za dodajanje komentarjev na pripeti fascikel.
- pregled revizijske sledi. Odpre se nam okno z revizijsko sledjo fascikla.
Do dokumetntov prejetega računa lahko torej dostopamo preko (pripni dokument) in
(odpri mesto priponke) oziroma preko vpogleda v fascikel (pregled dokumentov v
fasciklu). Preko prvih dveh gumbov dostopamo v Raziskovalec dokumentov določenega
subjekta. Razlika med dostopoma je ta, da preko (pripni dokument) dostopamo do glavne
mape (v primeru na sliki spodaj je to mapa 0000001), preko (odpri mesto priponke) pa
nas pregled postavi v mapo, kamor je pripeti dokument shranjen (v primeru na sliki spodaj je
to mapa Prejeti računi 2015).
3 3 .
V kolikor dostopamo preko (pregled dokumentov v fasciklu), pa se v preglednici prikažejo
le dokumenti, ki so vloženi v pripet fascikel. Za vrsto fasciklov prejeti računi to pomeni, da
vidimo le dokumente, ki so sestavni del določenega prejetega računa.
2.1.2 Urejanje dokumentov prejetega e-računa
V poglavju 2.2.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa smo pojasnili
funkcionalnosti posameznih gumbov na pasici s priponkami dokumentov. V nadaljevanju,
pa je predstavljen primer urejanja dokumentov prejetega e-računa preko pasice s
priponkami.
3 4 .
Primer: Uvozili smo prejeti e-račun izdajatelja, ki vsebuje le XML datoteko. Ob urejanju prejetega računa smo
ugotovili, da se dokument ne vizualizira pravilno – dokument je neberljiv.
V takem primeru prejetega računa ne zavrnemo, temveč kontaktiramo izdajatelja, ga obvestimo o napaki in
zahtevamo prejeti račun v PDF obliki. Ko dokument prejmemo, moramo urediti pasico s priponkami dokumentov.
Iz Slike z ukazom (odpni dokument) odpnemo napačen dokument. Odpre se nam opozorilo, da se bo pot do
priponke izgubila – izberemo 'V redu'. S tem se izgubi le pot do priponke. XML računa je še vedno hranjen v
mapi subjekta.
Na polje Slika pripnemo pravi dokument. Vstopimo v Raziskovalec na subjektu preko gumba (pripni
dokument).
V Raziskovalcu izberemo podmapo na subjektu, kamor bomo hranili PDF dokument prejetega računa. V našem
primeru je to mapa Prejeti računi 2015. Vidimo lahko, da je odpeti XML dokument še vedno dostopen preko
raziskovalca (kasneje ga bomo pripeli na Sliko priloge).
Imamo tri možnosti dodajanja PDF dokumenta:
PDF smo prejeli preko MS Outlooka. V prejetem elektronskem sporočilu se postavimo na priponko (PDF
računa). Z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj'. V Raziskovalcu se nato postavimo v polje z
dokumenti ter izberemo (prilepi).
3 5 .
PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko (PDF
računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku, se postavimo nanj ter z desnim klikom
aktiviramo možnost 'Kopiraj' (Ctrl+C). V Raziskovalcu se nato postavimo v polje z dokumenti ter izberemo
(prilepi).
PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko (PDF
računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku. V Raziskovalcu se nato postavimo v
polje z dokumenti in z desnim klikom miške aktiviramo seznam opravil, kjer izberemo 'Novo – Dokument'.
Odpre se nam raziskovalec datotek, kjer zberemo shranjen PDF dokument.
Neglede na način dodajanja dokumenta se nam nato odpre okno za Dodajanje dokumenta. Dokument lahko
poljubno preimenujemo, v kolikor nam trenutno poimenovanje ne ustreza. Nato moramo v polje Vrsta dokumenta
izbrati pravo šifro vrste dokumenta. V našem primeru je to PR – Prejeti računi. Po želji lahko dodamo komentar.
3 6 .
S klikom na dokument vložimo v eRegistrator.
V Raziskovalcu se postavimo na pravi dokument (PDF računa) in izbiro potrdimo z gumbom .
PDF računa je tako pripet na mesto Slika.
3 7 .
Če želimo lahko na mesto Slika Priloge pripnemo še XML prejetega računa. Dostopamo preko gumba (pripni
dokument) na Sliki priloge in v Raziskovalcu izberemo predhodno odpeti XML dokument.
Pripenjanje na Sliko priloge ni nujno, saj se je XML dokument ob uvozu prejetega e-računa že samodejno pripel v
fascikel. S tem je shranjen na pravo mesto – v fascikel, kjer hranimo vse dokumente prejetega e-računa.
V kolikor fascikel ni odprt, ga moramo odpreti ročno po navodilih v poglavju 2.1.3 Delo s fasciklom
prejetega e-računa. V fascikel nato priložimo tako PDF kot tudi XML dokument prejetega e-računa.
PDF dokument smo vložili kasneje, zato ga moramo v fascikel ročno pripeti. Na mestu Slika, kamor je PDF pripet
izberemo gumb (v fascikel).
S klikom na potrdimo pripenjanje na fascikel.
S klikom na (pregled dokumentov v fasciklu) preverimo, da so vsi dokumenti na mestu in zaključimo urejanje.
3 8 .
2.1.3 Delo s fasciklom prejetega e-računa
Fascikel prejetega računa je pomemben iz več razlogov:
Ob uvozu prejetega e-računa se vanj shranijo vsi dokumenti prejetega računa.
Omogoča dodajanje novih prilog prejetega e-računa.
'Drži' oziroma hrani vse dokumente prejetega e-računa na enem mestu.
Primer: Lahko se zgodi, da ob uvozu prejetega e-računa pozabimo na izbiro šifre fascikla prejetega računa (polje
fascikel je sivo – glej sliko spodaj). V tem primeru lahko fascikel opremo ročno in nanj ročno pripnemo dokumente
prejetega e-računa.
Nov fascikel opremo s klikom na gumb . Odpre se okno za definiranje lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga
več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in Komentarji. Najprej izpolnimo označena polja na zavihku
Osnovni podatki:
Vrsta fascikla je šifra fascikla za prejete račune (npr. PR).
Naziv fascikla je poljubno poimenovanje fascikla prejetega računa. Svetujemo sistematično
poimenovanje fasciklov (npr. zaporedna številka prejetega računa).
Označimo opcijo Javni fascikel. To pomeni, da bodo lahko operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo
prejetih računov, videli dokumente priložene temu fasciklu.
3 9 .
Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo prejetih
računov, delajo z dokumenti priloženimi temu fasciklu (spreminjajo obstoječe dokumente ali dodajajo nove
priloge). Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na (dodaj). Odpre se nam okno s seznamom
operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati pooblastilo ter obkljukamo:
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi ima po
varnostnem sistemu pravico do dela.
, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad katerimi ima po
varnostnem sistemu nima pravico do dela.
Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo oziroma komentar.
S klikom na je nov fascikel odprt, vendar prazen. Nanj moramo pripeti dokumente prejetega e-
računa.
4 0 .
Dokumente pripnemo tako, da za dokumente priložene na Sliko in Sliko priloge izberemo (pošlji v fascikel).
Potrdimo fascikel, ki nam ga sistem avtomatično ponudi oziroma iz preglednice fasciklov izberemo želeni fascikel.
S klikom na se dokumenti prenesejo v ročno odprt fascikel. Dokumente lahko pregledamo s klikom
na (pregled dokumentov).
2.1.4 Dodajanje prilog prejetemu e-računu
Prejetemu e-računu lahko dodajamo priloge, ki jih z e-računom nismo prejeli. Priloge vedno
dodajamo s pripenjanjem dokumentov v fascikel prejetega računa. V nadaljevanju so
predstavljeni primeri dodajanja prilog.
Preko gumba (pregled dokumentov) dostopamo do dokumentov vloženih v fascikel
prejetega računa.
V fasciklu imamo naslednje možnosti dodajanja dokumenta:
Optično branje dokumenta: Dokument v fascikel optično preberemo s klikom na gumb
. Odpre se vmesnik za optično branje oziroma skeniranje dokumentov. Postopek
skeniranja je podrobneje predstavljen v poglavju 1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov.
Prilepi dokument: Dokument lahko dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na
računalniku) kopiramo, v fasciklu pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico
dokumentov. Postopek kopiranja in lepljenja dokumenta je podrobneje predstavljen v
poglavju 1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator.
Novo – Dokument: Z desnim klikom miške na polje z dokumenti v fasciklu se odpre spustni
meni z opravili, ki so možna na dokumentu. Z izbiro se nam ponudi gumb
4 1 .
, omogoča dodajanje dokumenta iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz
raziskovalca datotek. Postopek dodajanja dokumenta na ta način je predstavljen na primeru
urejanja prilog prejetega računa v poglavju 2.1.2 Urejanje prilog prejetega e-računa.
Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja: Dokument lahko dodamo tudi preko vzorcev
dokumentov. Dodajanje preko vzorcev zaženemo preko gumba . Postopek je
podrobneje predstavljen v poglavju 1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja.
Dodaj iz eRegistrtorja: V fascikel lahko dodamo dokument, ki je že vložen v eRegistrator. Z
izbiro gumba (dodaj iz eRegistratorja) se nam odpre Pregled nad dokumenti v
eRegistratoju.
S pomočjo filtrov se omejimo po pregledu in se postavimo na želen dokument. Izbiro
potrdimo s klikom na .
4 2 .
Odpre se še potrditveno okno za izbiro fascikla prejetega računa. S klikom na se
dokument pripne na fascikel prejetega računa.
Zgodi se, da v fascikel prejetega računa pripnemo napačen dokument. Napačno prilogo bi
radi odstranili iz fascikla. V fasciklu se postavimo na prilogo, ki jo želimo odstraniti in
kliknemo na (odpni dokument).
S tem dokument le odpnemo iz fascikla. Dokument je še vedno hranjen v eRegistartorju. V
kolikor želimo dokument brisati, moramo preko (pripni dokument) ali (odpri mesto
priponke) dostopati do Raziskovalca. Tam poiščemo dokument, ki ga želimo brisati, se
postavimo nanj in izberemo (briši). Možnost brisanja imajo le operaterji s pooblastilom
do brisanja posamezne vrste dokumentov.
4 3 .
2.2 Izdani e-račun in njegove priloge
PDF in XML dokument ter morebitne priloge izdanega računa se v eRegistrator shranijo, ko
pripravimo osnutek izdanega računa. V kolikor želimo izdanemu računu dodati priloge,
moramo to storiti pred pripravo osnutka izdanega računa.
2.2.1 Dodajanje prilog izdanemu e-računu
Priloge izdanega računa lahko dodajamo na dva načina:
Preko Priponka (o.), kjer lahko pripnemo le eno prilogo izdanega računa.
Preko Fascikla izdanega računa, kamor lahko pripnemo poljubno število prilog. Fascikel
se ne kreira samodejno ampak ga moramo odpreti ročno.
Postopek dodajanja dokumentov preko Raziskovalca in fasciklov je opisan v poglavjih 1.5
Dodajanje dokumentov v eRegistrator in 1.7.3. Postopek dodajanja novega fascikla
2.2.2 Priprava osnutka izdanega e-računa
Pri pripravi osnutka izdanega e-računa moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:
Dodaj Priponka (o.) – v izdan e-račun se vključi dokument, ki je pripet na mesto
Priponka (o.).
Dodaj vse dokumente iz fascikla – v izdan e-račun se vključijo vsi dokumenti pripeti v
Fascikel.
4 4 .
3 Varnostni sistem eRegistratorja
Za upravljanje z administracijo in varnostnim sistemom eRegistratorja je pooblaščen le
določen posameznik oziroma posamezniki v organizaciji. To so administratorji oziroma
skrbniki eRegistratorja.
V menijskem zavihku Administracija imajo aktiven dostop do gumba eRegistrator.
Administrator eRegistratorja lahko upravlja s podatki in varnostjo na klasifikacijskem načrtu,
vrstah dokumentov in vzorcih. Prav tako lahko le administrator uniči brisane in izločene
dokumente oziroma jih označi kot ponovno aktivne.
Več o posameznih nastavitvah in urejanju varnostnega sistema je zapisano v nadaljevanju.
3.1 Klasifikacijski načrt
Klasifikacijski načrt predstavlja klasificiranje dokumentov eRegistratorja v skladu z
zakonodajo in internimi akti podjetja (notranjimi pravili). Na posameznem klasifikacijskem
znaku so določena leta hrambe ter status arhivsko in/ali trajno gradivo za posamezne vrste
dokumentov. Klasifikacijske znake povezujemo z vrstami dokumentov.
Do klasifikacijskega načrta organizacije dostopamo preko Administracija – eRegistrator –
Klasifikacijski načrt.
Odpre se nam preglednica s klasifikacijskim načrtom. Klasifikacijski znaki so lahko razvrščeni
v različne Klasifikacijske skupine zato bodite pozorni, na katero Klasifikacijsko skupino ste
omejeni pri pregledu.
Zapise na posameznem klasifikacijskem znaku lahko pregledujemo in popravljamo z
dvoklikom na vrstico oziroma s klikom na (popravi zapis). Vsako spremembo moramo
potrditi z gumbom sicer se le-te ne shranijo.
4 5 .
3.1.1 Uvoz klasifikacijskega načrta
V kolikor podatkov oziroma zapisov klasifikacijskih znakov v Klasifikacijski skupini ni,
moramo klasifikacijski načrt uvoziti. V zgornjem desnem kotu okna izberemo gumb Uvoz
podatkov. Ponudita se nam dva načina uvoza klasifikacijskega načrta, in sicer:
Uvoz iz tekstovne datoteke, ter
Uvoz – Logitus (ta možnost je siva, v kolikor nimamo vzpostavljene povezave z
elektronsko hrambo pri ponudniku Logitus).
Z izbiro ene ali druge možnosti načina uvoza klasifikacijskega načrta se odpre okno kot na
sliki.
Pri izbiri Klasifikacijske skupine v spustnem seznamu izberemo želeno klasifikacijsko
skupino. V kolikor uporabljate ali boste uporabljali modul Knjiga pošte priporočamo, da
klasifikacijski načrt uvozite v klasifikacijsko skupino Knjiga pošte (v modulu Knjiga pošte je
namreč omenjena klasifikacijska skupina privzeta). Klasifikacijski uvozimo le v eno od štirih
skupin, saj se s tem izognemo nepotrebnemu podvajanju podatkov v šifrantu.
Polje Datoteka za uvoz je aktivno le v primeru, da izberemo Uvoz iz tekstovne datoteke. Na
tem mestu vpišemo pot do direktorija, kamor smo izvozili oziroma shranili TXT datoteko
Klasifikacijskega načrta (npr. C:\SAOP datoteke\saop 2005\icenter). V kolikor smo izbrali
Uvoz – Logitus je pot do datoteke že pred nastavljena in je polje neaktivno (sivo).
V kolikor klasifikacijski načrt uvažamo v prazno klasifikacijsko skupino (šifrant je neizpolnjen,
gre za prvi uvoz), izberemo možnost Samo dodajanje zapisov. Če želimo le dodati in
popraviti manjkajoče klasifikacijske znake, izberemo Dodajanje in spreminjanje zapisov. V
4 6 .
kolikor želimo povoziti obstoječi klasifikacijski načrt v določeni klasifikacijski skupini, pa
izberemo možnost Prekrijemo obstoječe stanje.
S klikom na Potrdi, se aktivira prenos podatkov. Klasifikacijski znaki se zapišejo v
preglednico Klasifikacijskega načrta.
3.2 Vrste dokumentov
Vrste dokumentov predstavljajo notranji pregled organizacije na dokumente v eRegistratorju.
Vezane so na klasifikacijske znake v klasifikacijskem načrtu. Predstavljajo osnovni gradnik
eRegistratorja, ki omogoča združevanje dokumentov in postavljanje pravil za ravnanje z
njimi. Vrste dokumentov odpira in ureja administrator eRegistratorja.
Do vrst dokumentov dostopamo preko Administracija - eRegistrator - Vrste dokumentov.
Odpre se nam preglednica vrst dokumentov, ki ste jih uredili z nastavitvami eRegistratorja.
3.2.1 Urejanje vrst dokumentov
Za kreiranje nove vrste dokumenta kliknemo na gumb (vnesi zapis), za popravljanje
obstoječe vrste dokumenta pa izberemo gumb (popravi zapis) oziroma dvokliknemo na
vrstico izbrane vrste dokumenta. Odpre se nam okno z nastavitvami posamezne vrste
dokumenta.
4 7 .
Šifra – pri dodajanju novega zapisa vpišemo šifro vrste dokumenta. V kolikor urejamo
obstoječo vrsto dokumenta, šifre ne moremo spreminjati.
Klasifikacijska skupina/znak – izberemo skupino/znak iz klasifikacijskega načrta, ki
opredeljuje mesto vrste dokumenta v klasifikacijskem načrtu. Dokumenti hranjeni pod to
vrsto dokumenta se bodov elektronskem arhivu hranili glede na nastavitve na izbranem
klasifikacijskem znaku.
Naziv – vpišemo naziv vrste dokumenta
Stopnja zaupnosti – izberemo stopnjo zaupnosti vrste dokumenta (Interno, Javno ali
Zaupno)
Obvezen podpis (če je PDF, podpiši PDF) – če je označen pomeni, da je za vrsto
dokumenta podpis obvezen. V kolikor dokumenta ne podpišemo, se ne shrani v
eRegistrator.
Obvezen razlog podpisa – če je označen pomeni, da je za vrsto dokumenta ob
podpisovanju obvezna navedba razloga podpisa. V kolikor razloga ne navedemo, podpis
ni možen.
Časovni žig – če je označen pomeni, da se za vrsto dokumenta overi tudi čas podpisa s
strani ponudnika certificiranega časovnega žigosanja.
Ponudnik storitev – na spustnem seznamu izberemo ponudnika storitev arhiviranja.
Trenutno je SAOP možno povezati z eArhivom Pošte Slovenije, eHrambo Logitus in
eHrambo Mikrografija.
4 8 .
Zamik pri pošiljanju (se aktivira ko izberemo ponudnika storitev) - izbiramo med
naslednjimi možnostmi pošiljanja:
o Brez avtomatskega pošiljanja – prepis dokumentov v eHrambo mora za vsak
posamezen dokument te vrste sprožiti operater iCentra ročno.
o Pošlji takoj po vpisu dokumenta – v trenutku zapisa dokumenta v eRegistrator se ta
samodejno prepiše še v eHrambo.
o Pošlji čez X dni - dokumenti te vrste se samodejno prepišejo v eHrambo čez X dni po
zapisu v eRegistartor.
Dodatni parametri - vpišemo dodatne parametre povezave s ponudnikom, podatki so
odvisni pod ponudnika s katerim se povezujemo. iCenter je z verzijo 6.30.011 povezan z
naslednjimi ponudniki dolgoročne hrambe:
E-Arhiv Pošte Slovenije
E-Hramba Logitus
mSef – eHramba Mikrografija
eHramba.si ZZI
3.2.2 Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z
Pred začetkom urejanja nastavitev eRegistratorja so se dokumenti avtomatično hranili pod
vrste dokumentov stranke (S) in zaposlene (Z).
Vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O), stranke
(S) in zaposleni (Z) ne omogočajo izbire ponudnika elektronske hrambe ter s tem nastavitev
let hrambe in arhivskega oziroma trajnega gradiva. Dokumentov shranjenih pod te vrste
dokumentov v elektronsko hrambo ne morete pošiljati.
V kolikor se vam je dokument, ki ga želite hraniti v eHrambi, shranil pod eno od omenjenih
vrst dokumentov ali pa se je hranil pod napačno vrsto dokumenta, je potrebno to na
posameznem dokumentu ročno popraviti.
V eRegistratorju poiščite napačno vložen dokument. Postavite se nanj in izberite gumb
Lastnosti.
4 9 .
Odpre se vam okno Lastnosti dokumenta. Poiščite podatek o Vrsti dokumenta in s klikom na
odprite preglednica Vrste dokumentov. Izberite pravo vrsto dokumenta – vrsto, pod
katero se mora dokument hraniti v eHrambi. S klikom na Potrdi shranite spremembe.
3.2.3 Varnost posamezne vrste dokumentov
Da v pregledu dokumentov v eRegistratorju zagotovimo varnost nad pregledi dokumentov,
moramo za posamezno vrsto dokumenta urediti varnostni sistem. Tako kot do sedaj določeni
zaposleni niso imeli vpogleda v fascikel določenih dokumentov, je tudi z varnostnim
sistemom eRegistratorja mogoče prepovedati vpogled v določene dokumente.
5 0 .
Varnost uredimo na vseh vrstah dokumentov in sicer tako, da se postavimo na želeno vrsto
dokumenta in kliknemo na . Odpre se nam preglednica za vrsto dokumenta,
na kateri se trenutno nahajamo.
Navpično so prikazane skupine operaterjev, vodoravno pa dejanja oziroma delo z dokumenti:
Brez pooblastil (povsod so križci) – dokumenti, shranjeni pod to vrsto dokumentov, v
eRegistratorju niso vidni.
Seznam – s tem pooblastilom dodelimo vpogled v seznam dokumentov, shranjenih pod
to vrsto dokumentov. Dokumenti so sivi in jih ne moremo odpirati za branje ali
spreminjanje. Prav tako ne moremo urejati lastnosti teh dokumentov.
Branje – s tem pooblastilom dodelimo možnost do branja dokumentov, shranjenih pod to
vrsto dokumentov. Dokumente lahko pregledujemo, kopiramo, izvažamo iz
eRegistratorja, jih pošiljamo po elektronski pošti. Lastnosti dokumentov so nam vidne,
vendar jih ne moremo spreminjati.
Spreminjanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost urejanja dokumentov, shranjenih
pod to vrsto dokumentov. Dokumente lahko dodajamo v eRegistrator, jih prevzemamo v
spreminjanje in jih urejene vračamo v eRegistrator. Lastnosti dokumentov so nam vidne,
lahko jih tudi spreminjamo.
Brisanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost brisanja dokumentov, shranjenih pod to
vrsto dokumentov.
Pooblastila dodajamo tako, da se postavimo v polje, kjer želimo dodati pravice, ter z desnim
klikom miške aktiviramo možnost oziroma .
Z izbiro gumba potrdimo vnesena pooblastila.
Za vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O),
stranke (S) in zaposleni (Z) priporočamo, da dodate pooblastila največ do branja
dokumentov. S takimi nastavitvami pooblastil vsem operaterjem onemogočimo, da bi pod te
vrste dokumentov karkoli shranjevali. Kot že rečeno - te vrste dokumentov ne moremo
5 1 .
pošiljati v hrambo, zato je smiselno, da se pod to vrsto dokumenta ne hrani noben dokument
več.
3.2.4 Pregled pooblastil na vrstah dokumentov
V preglednici vrsto dokumentov je spodaj levo gumb . S klikom na , se
nam odpre spustni meni z dvema možnostma:
, ki nam odpre okno z OLAP pregledom pooblastil na vrstah
dokumentov eRegistratorja (slika spodaj)
, ki omogoča ponastavitev varnostnega sistema vezanega na
vrste dokumentov. S klikom na ta gumb postanejo vsi dokumenti dostopni vsem operaterjem.
3.3 Vzorci eRegistratorja
Vzorci eRegistratorja so splošni osnutki, ki služijo za izdelavo novih dokumentov
eRegistratorja.
Primer: Imamo določen osnutek pogodbe o zaposlitvi. Tega namesto v MS Wordovem dokumentu ne hranimo v
posebni mapi na računalniku, temveč ga hranimo kot vzorec v eRegistratorju. Novo pogodbo o zaposlitvi lahko na
ta način uredimo, oblikujemo in hranimo kar preko eRegistartorja.
5 2 .
Do vzorcev eRegistratorja dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vzorci. Vzorci
dokumentov so vezani na tip entitete (šifrant strank, artiklov, zaposlenih,…), zato moramo že
v podmeniju izbrati entiteto, na katero bomo vzorec hranili.
Odpre se okno Raziskovalca dokumentov na nivoju entitete.
Delo z vzorci je enako kot delo z dokumenti v Raziskovalcu dokumentov. Vzorce
dokumentov pripravimo z ustreznimi orodji (npr. MS Word, MS Excel, OO Write, OO
Calc,…), nato pa jih z ukazi za kopiraj in prilepi prenesemo med vzorce eRegistratorja.
3.4 Vrste fasciklov
Vrste fasciklov eRegistratorja predstavljajo skupine z enotnim številčenjem fasciklov znotraj
vrste fascikla. Omogočajo nam, da lahko fascikle razdelimo v različne skupine. Posamezen
fascikel lahko pripada le eni vrsti fascila.
Primer: Imamo vrste fascikla PR (prejeti računi) in IR (izdani računi). V vrsto fascikla PR so uvrščeni vsi fascikli, ki
se samodejno kreirajo ob uvozu prejetega e-računa. V vrsto fascikla IR pa so uvrščeni vsi fascikli, ki jih ročno
odpremo pri dodajanju prilog na izdani račun.
Do vrst fasciklov dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vrste fasciklov.
Odpre se preglednica s podatki o vrstah fasciklov.
5 3 .
Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o vrstah fasciklov. Če
želimo brisati vrsto fascikla, ki je v uporabi, nas program o tem opozori in nam le-te ne pusti
brisati.
3.5 Upravljanje z dokumenti
Upravljanje z dokumenti eRegistratorja omogoča administratorjem eRegistratorja nekatera
opravila z dokumenti, ki običajnim operaterjem niso na razpolago.
Do upravljanja z dokumenti dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Upravljanje z
dokumenti. Odpre se podmeni, ki omogoča naslednja opravila:
omogoča odklepanje dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre
preglednica dokumentov, ki jih posamezni operaterji zaklepajo (dokumenti so v
eRegistratorju obarvani redeče in imajo status ). Na seznamu izberemo dokumente in jih
odklenemo. Administrator eRegistratorja lahko odklene vse zaklenjene dokumente, ne glede
na to kdo jih he zaklenil.
omogoča preklic prevzema dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre
preglednica dokumentov, ki jih imajo posamezni operaterji v prevzemu oziroma jih urejajo
(dokumenti so v eRegistratorju obarvani rdeče in krepko, imajo status ). Na seznamu
izberemo dokumente in jih vrnemo v eRegistartor. Administrator eRegistratorja lahko vrne
vse prevzete dokumente, ne glede na to kdo jih je prevzel in jih ima v spreminjanju.
omogoča preklic brisanja dokumentov. Dokumenti, ki so izločeni iz uporabe v
eRegistratorju (so brisani) se le označijo kot izločeni in skozi eRegistrator niso več dostopni.
V primeru, da je bil izločen napačen dokument, ima administrator možnost preklicati brisanje
in omogočiti ponovno dostopnost dokumenta. Z izborom te možnosti se odpre preglednica
izločenih dokumentov. Na seznamu izberemo dokumente in jim razveljavimo brisanje.
5 4 .
omogoča izločitev dokumentov, ki jim je pretekel rok hrambe iz
eRegistratorja. Dokumenti imajo glede na svojo uvrstitev v klasifikacijski načrt različna
obdobja, ko se morajo hraniti v dokumentnem sistemu. Po preteku roka hrambe se lahko
dokumenti izločijo iz dokumentnega sistema in uničijo. Izločeni dokumenti se le označijo, da
so izločeni in skozi eRegistartor niso več dostopni. Če smo izločili dokumente, ki jih nismo
želeli jih lahko ponovno aktiviramo s Preklicem brisanja.
Z izborom te možnosti zaženemo izločanje dokumentov glede na rok hrambe. Ob zagonu se
nam odpre preglednica, kjer nastavimo parametre izločanja. Nastaviti moramo dva
parametra:
Datum izločanja – uporablja se za izračun zapadlosti roka hrambe dokumenta. Predlaga
se zadnji dan preteklega leta.
Uporabnik – je številka uporabnika iCentra katerega dokumente želimo izločati. Z izbiro
nič (0) izločamo dokumente vseh uporabnikov.
Vrste dokumentov, ki jih želimo izločiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice
(lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Izloči se izvede
izločanje zapadlih dokumentov izbranih vrst.
omogoča uničenje vsebine izločenih dokumentov. Dokumenti, ki so
izločeni (brisani) iz eRegistratorja niso fizično brisani temveč so izločeni iz pregleda v
eRegistratorju. O dokumentih so ohranjeni meta podatki in vsebina dokumenta. Če želimo
izbrisati fizično vsebino dokumentov, moramo le-te uničiti. Uničenim dokumentom se ohranijo
meta podatki.
Z izborom te možnosti zaženemo uničenje izločenih dokumentov. Ob zagonu se nam odpre
preglednica, kjer moramo določiti iz katerega uporabnika želimo izločene dokumente uničiti.
Če vpišemo nič (0), se bodo uničili izločeni dokumenti vseh uporabnikov. Vrste dokumentov,
ki jih želimo uničiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice (lahko si predlagamo z
desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Uniči se izvede uničevanje izločenih
dokumentov izbranih vrst.
4 Hramba dokumentov
V elektronski arhiv pri zunanjem ponudniku lahko pošiljate le dokumente, ki so se v
eRegistrator vlagali pod vrsto dokumenta s popolno urejenimi nastavitvami:
so vezani na pravi klasifikacijski znak,
je izbran ponudnik elektronskega arhiviranja (polje Ponudnik storitev),
je določena periodika pošiljanja v elektronsko hrambo,
5 5 .
so izpolnjeni Dodatni parametri pri ponudnikih hrambe, kjer je to zahtevano oziroma
priporočeno.
V kolikor ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Brez avtomatskega
pošiljanja, morate dokumente ročno pošiljati v elektronski arhiv preko eRegistratorja. Ti
dokumenti imajo status , v elektronski arhiv pa jih pošljete tako, da se postavite na želen
dokument in kliknete na gumb (oddaj v arhiv).
Če ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Pošlji čez X dni, se dokumenti
avtomatično pošiljajo v elektronski arhiv po določeni periodiki. Dokumenti, ki čakajo na
avtomatski prenos imajo status . V kolikor želite določen dokument te vrste predčasno
poslati v arhiv, se postavite na želen dokument in kliknete na gumb (oddaj v arhiv).
Če pa ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Pošlji takoj ob vpisu
dokumenta, se dokumenti pošiljajo v elektronski arhiv takoj po vložitvi v eRegistrator. Ti
dokumenti že imajo status (dokument je v fazi oddaje) oziroma (dokument je bil
uspešno oddan).
Na Lastnostih
posameznega dokumenta
lahko preverite datum, ko bo
dokument s statusom
samodejno poslan v arhiv.