1 .

SEMINARSKO GRADIVO

eRegistrator

dokumentacijski sistem v praksi

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si

2 .

KAZALO

1 DELO Z DOKUMENTI V EREGISTRATORJU ............................................................... 4

1.1 Dostop do dokumentov ............................................................................................ 4

1.2 Pravice pregleda in dela z dokumenti ..................................................................... 5

1.3 Možnosti pregleda in filtriranja ................................................................................ 6

1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta ........................................................... 7

1.3.2 Filtriranje po statusih dokumentov ........................................................................... 7

1.3.3 Filtriranje z uporabo enostavnih filtrov ..................................................................... 8

1.3.4 Filtriranje s pred nastavljenimi hitrimi filtri ................................................................ 9

1.4 Lastnosti dokumentov .............................................................................................12

1.5 Dodajanje dokumentov v eRegistartor ...................................................................14

1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator .....................................................................15

1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov ......................................................................15

1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja ................................................................17

1.5.4 Nov dokument iz eRegistartrorja ............................................................................19

1.5.5 Nov dokument iz modulov SAOP iCenter ...............................................................19

1.5.6 Nov dokument iz SAOP Poročevalca .....................................................................19

1.6 Ostala opravila na dokumentih ...............................................................................19

1.7 Fascikli eRegistratorja .............................................................................................24

1.7.1 Preglednica fasciklov eRegistratorja .......................................................................24

1.7.2 Opravila fasciklov ...................................................................................................25

1.7.3 Dodajanje novega fascikla......................................................................................26

2 DELO Z DOKUMENTI PREJETIH IN IZDANIH E-RAČUNOV ......................................28

2.1 Uvoz prejetega e-računa in urejanje njegovih dokumentov .................................29

2.1.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa .................................................31

2.1.2 Urejanje dokumentov prejetega e-računa ...............................................................33

2.1.3 Delo s fasciklom prejetega e-računa ......................................................................38

2.1.4 Dodajanje prilog prejetemu e-računu ......................................................................40

3 .

2.2 Izdani e-račun in njegove priloge ...........................................................................43

2.2.1 Dodajanje prilog izdanemu e-računu ......................................................................43

2.2.2 Priprava osnutka izdanega e-računa ......................................................................43

3 VARNOSTNI SISTEM EREGISTRATORJA .................................................................44

3.1 Klasifikacijski načrt .................................................................................................44

3.1.1 Uvoz klasifikacijskega načrta ..................................................................................45

3.2 Vrste dokumentov ...................................................................................................46

3.2.1 Urejanje vrst dokumentov .......................................................................................46

3.2.2 Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z ......................................................................48

3.2.3 Varnost posamezne vrste dokumentov...................................................................49

3.2.4 Pregled pooblastil na vrstah dokumentov ...............................................................51

3.3 Vzorci eRegistratorja ...............................................................................................51

3.4 Vrste fasciklov .........................................................................................................52

3.5 Upravljanje z dokumenti ..........................................................................................53

4 HRAMBA DOKUMENTOV ............................................................................................54

4 .

1 Delo z dokumenti v eRegistratorju

Dokumenti se v eRegistrator shranjujejo samodejno ob uvozu dokumentov (npr. uvoz

prejetega e-računa) ali ob tiskanju oziroma izdaji dokumentov (npr. ob zaključku obračuna

plač). Dokumente lahko dodajamo tudi ročno, s skeniranjem ali dodajanjem dokumentov iz

direktorija na računalniku.

Dokumenti so v eRegistartorju organizirani tako, da se hranijo na nivoju šifrantov:

strank,

artiklov,

zaposlenih,

osnovnih sredstev,

delovnih mest in

naprav.

Znotraj teh entitet se dokumenti hranijo na posamezne subjekte (npr. na šifro stranke).

Dokumente lahko hranimo v glavni mapi subjekta ali pa jih razvrstimo v podmape, kreirane

hierarhično ali večnivojsko.

1.1 Dostop do dokumentov

Do dokumentov v eRegistratorju lahko dostopamo na več načinov, in sicer:

Pregled nad dokumenti, do katerega dostopamo preko Moduli – eRegistrator.

Omogoča nam pregled nad vsemi dokumenti v eRegistratorju v skladu s pooblastili

varnostnega sistema.

5 .

Kjerkoli v modulih iCentra preko pasice s priponkami dokumentov (spodnja slika).

Ta omogoča pregled dokumentov in dodajanje prilog.

Preko Raziskovalca dokumentov na šifrantih strank, artiklov, zaposlenih, osnovnih

sredstev delovnih mest in naprav.

Preko posameznih fasciklov. Do preglednice fasciklov dostopamo preko Bližnjice –

Šifranti – Fascikli, kjer je vpogled v celoten seznam fasciklov in posameznih

dokumentov hranjenih v fascikle. Za dostop do posameznega dokumenta se

postavimo na želen fascikel in izberemo .

Preko SAOP Razporejevalca opravil, do katerega dostopamo s klikom na F10.

Opravilo ima aktivno pasico s priponkami dokumentov in s tem možnost dostopanja

do dokumentov hranjenih v eRegistartor.

1.2 Pravice pregleda in dela z dokumenti

Glede na pooblastila, ki jih imamo pri delu z dokumenti določene vrste dokumentov, so

vrstice obarvane na tri načine:

Sivi dokumenti so vidni na samem seznamu, vendar z njimi ne moremo delati nič.

Modre dokumente v preglednici lahko odpiramo za branje in jih kopiramo.

6 .

Črne dokumente lahko odpiramo za branje in spreminjanje, lahko jih tudi kopiramo. V

kolikor ima operater pravico do brisanja posamezne vrste dokumenta iz

dokumentnega sistema, lahko dokument obarvan črno, tudi briše.

Pravice pregleda nad dokumenti se določa za posamezno vrsto dokumentov. Nastavitve se

ureja preko administracije eRegistratorja, ki je obravnavana v poglavju 3. Varnostni sistem

eRegistratorja.

1.3 Možnosti pregleda in filtriranja

Dokumenti shranjeni eRegistrator so prikazani v obliki preglednice. Vedno bodite pozorni na

omejitev pregleda , ki ga najdete v spodnjem levem vogalu

preglednice. Privzeta vrednost je vedno prikaz podatkov za petdeset (50) dokumentov.

Število prikazanih dokumentov spremenimo tako, da v polje za vnos števila prikazanih

zadetkov v orodni vrstici preglednice, vpišemo željeno število prikazanih zadetkov.

Največje možno število je 5000.

Dokumente razvrščamo po posameznih stolpcih s klikom na naslovno celico stolpca. Če pri

izboru stolpca sočasno držimo tipko Shift, se nam razvrstitev prikaza po izbranem stolpcu

doda na že izbrano razvrstitev.

Primer: Če želimo izbrati razvrstitev po avtorjih dokumentov kliknemo na naslov stolpca Avtor in prikazani podatki

se nam razvrstijo po avtorjih. Če želimo dodatno razvrstiti še dokumente po datumu nastanka v okviru avtorja,

izberemo gumb Shift ter kliknemo na naslov stolpca Datum nastanka.

Za sistematičen pregled podatkov in iskanje dokumentov se poslužujemo različnih filtrov.

Uporaba teh je predstavljena v nadaljevanju.

7 .

1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta

na orodni vrstici je namenjen filtriranju po klasifikacijskem

načrtu oziroma po klasifikacijskih znakih in vrstah dokumentov. Filtriranje pričnemo s klikom

na , ki odpira okno za izbor klasifikacijskega znaka oziroma vrste dokumenta. Izbiro

potrdimo s klikom na in s tem aktiviramo filter.

Filtriranje po klasifikacijskem načrtu zaključimo s klikom na , s čimer spet omogočimo

prikaz vseh vrst dokumentov.

1.3.2 Filtriranje po statusih dokumentov

Prvih pet stolpcev preglednice dokumentov je fiksnih in prikazujejo status dokumenta, status

podpisa dokumenta, tip dokumenta in status arhiviranja dokumenta:

- dokument je v spreminjanju. Vrstica takega dokumenta je prikazana krepko, v rdeči

barvi. Če gremo z miško preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo in kje (na

katerem računalniku) je prevzel dokument v urejanje. Operater, ki je dokument prevzel,

odpira delovno različico dokumenta. Ostali operaterji pa lahko berejo zadnjo potrjeno

različico dokumenta.

- dokument je zaklenjen. Vrstica takega dokumenta je rdeče barve. Če gremo z miško

preko ikone, dobimo osnovne informacije o tem, kdo je dokument zaklenil. Dokument je

možno le odpreti, brati in kopirati. Spreminjanje ni mogoče.

- dokument je brisan. Dokument je bil z izbiro (briši) izločen iz eRegistratorja.

- dokument je izločen. Dokumentu je potekel rok hrambe in je bil s skrbniško funkcijo

izločen iz eRegistratorja.

8 .

- dokument je uničen. Vsi (brisani) in (izločeni) dokumenti se hranijo v direktoriju

izločenih dokumentov. Ko jih s skrbniško funkcijo uničimo iz tega direktorja, se vsebina

dokumenta uniči. Ostanejo nam samo meta podatki dokumenta.

- podpisana je PDF datoteka po standardih za podpisovanje PDF datotek.

- podpisana je ovojnica z datoteko.

- dokument čaka na ročno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku.

- dokument čaka na samodejno oddajo v elektronski arhiv pri ponudniku. Oddal se bo po

periodiki, ki je določena na posamezni vrsti dokumenta.

- dokument je v fazi oddaje v elektronski arhiv pri ponudniku. Postopek oddaje se je

pričel, ni pa še povratne informacije od ponudnika, da je dokument uspešno prejel.

- dokument je bil uspešno oddan v elektronski arhiv pri ponudniku.

Po statusih dokumentov se filtriramo tako, da se postavimo v polje pod naslovno celico

posameznega stolpca s statusi in s klikom na aktiviramo spustni seznam. Izberemo

želeni status.

Primer: Po statusu dokumenta iščemo zaklenjene dokumente – dokumente, ki jih ne moremo prevzeti v

spreminjanje.

1.3.3 Filtriranje z uporabo enostavnih filtrov

Prikazane dokumente lahko filtriramo s pomočjo vnosa podatkov v vrstico filtra, ki omogoča

enostavno definicijo (vnos ključnih podatkov) za prikaz dokumentov.

9 .

V prazno polje (označeno na sliki) vpišemo alfa numerične znake po katerih iščemo določen

dokument. Iščemo lahko po poljubnih stolpcih, vedno pa znake omejimo s %.

Primer: Po imenu dokumenta iščemo dokument, ki ima v svojem nazivu znake 1212.

1.3.4 Filtriranje s pred nastavljenimi hitrimi filtri

Z izborom deljenega gumba zaženemo izbor pred nastavljenih in hitrih filtrov. Vsi

operaterji imajo privzeto nastavljene tri sistemske filtre:

- prikaže dokumente, katerih avtor je prijavljeni operater iCentra.

- prikaže dokumente, ki jih je v urejanje prevzel prijavljeni operater iCentra.

- prikaže dokumente, ki jih je zaklenil prijavljeni operater iCentra.

Poleg tega lahko vsak operater dodaja med hitre filtre še lastne pred nastavljene filtre. Z

izborom aktiviramo preglednico, kjer filtre urejamo. S klikom na (dodaj) ali

(popravi) se nam odpre okno za nastavitev pogojev filtra. S klikom na (briši) obstoječe

filtre pobrišemo.

V zgornjem delu okna za izgradnjo filtra vnesemo želene pogoje izbora prikazanih podatkov.

Ko pogoje definiramo, v spodnji del vnesemo še naziv filtra ter ga poljubno dodamo v skupno

rabo z ostalimi operaterji.

1 0 .

S klikom na shranimo vnesene pogoje in se vrnemo v preglednico filtrov

eRegistratorja. Klik na nam omogoča predogled filtriranih podatkov, vendar

ostanemo v oknu za izgradnjo filtra. S klikom na pa zapustimo okno za urejanje

filtrov, zadnji vnosi in nastavitve pa se nam ne shranijo.

Urejene filtre moramo dodati še na seznam hitrih filtrov, da bomo do njih lažje dostopali. Z

izborom aktiviramo preglednico s filtri. S klikom na se odpre okno za izbor

dodatnih hitrih filtrov eRegistratorja.

Na levi strani okna za nastavitev hitrih filtrov eRegistrtaorja vidimo filtre, ki so nam na voljo za

uporabo pri nastavitvi hitrih filtrov. Vidni so nam lastni filtri ter filtri drugih operaterjev, ki so

dani v skupno rabo. Na desni strani okna imamo hitre filtre, ki so že nastavljeni za uporabo.

1 1 .

Filter dodamo v uporabo tako, da kliknemo nanj ter ga, brez da bi popustili klik na miški, iz

levega okna prenesemo v desno okno med filtre v uporabi.

Če želimo hitri filter odstraniti iz uporabe na določenem oknu v preglednici, se postavimo

nanj ter z desnim klikom miške aktiviramo možnost . Po potrditvi se nam bo

izbrani filter odstranil iz seznama.

Za lažji in bolj pregleden izbor hitrih filtrov, lahko sorodne filtre tudi združimo. V ta namen

moramo v desnem okencu oblikovati skupine. Novo skupino naredimo tako, da z desnim

klikom miške aktiviramo možnost . Odpre se nam okno, kjer skupino

poimenujemo in potrdimo. Izbrane sorodne filtre nato prenesemo v oblikovano skupino (na

isti način kot filtre prenašamo iz levega v desno okno).

Skupine hitrih filtrov brišemo na enak način kot brišemo hitre filtre. Skupine hitrih filtrov, ki

vsebujejo podrejene filtre, ni mogoče brisati.

1 2 .

1.4 Lastnosti dokumentov

Vsak dokument shranjen v eRegistrator ima poleg samega imena in vsebine shranjene tudi

dodatne lastnosti dokumenta, ki podrobneje opredeljujejo dokument.

Do lastnosti posameznega dokumenta dostopamo tako, da se postavimo na želen dokument

in kliknemo na v glavni vrstici preglednice. Operaterji, ki nimajo pooblastil za

branje dokumenta, nimajo dostopa do lastnosti dokumenta. Lastnosti dokumenta lahko

vnaša oziroma spreminja samo operater, ki ma pooblastilo za spreminjanje dokumenta.

Odpre se okno z lastnostmi dokumentov, ki je sestavljeno iz več zavihkov.

V zavihku Splošno so prikazane splošne lastnosti dokumenta (glej sliko). V zgornjem delu

okna so v rumeno obarvanih okvirčkih prikazane lastnosti, ki se dokumentu dodajo

1 3 .

samodejno. V drugem delu, v belih okvirčkih, pa so lastnosti, ki jih lahko sami vnašamo ali

spreminjamo. Vrsto dokumenta lahko izbiramo le iz vrst dokumentov, za katere imamo

najmanj pooblastila za spreminjanje.

V kolikor je dokument razvrščen v vrsto dokumentov, ki se oddajajo v arhiv k zunanjemu

ponudniku storitev elektronskega hranjenja, je zavihek Arhiv aktiven. Prikazani so osnovni

podatki o ponudniku storitev hranjenja za ta dokument, status oddaje, čas oddaje (za

dokumente, ki so že oddani) oziroma čas predvidene oddaje (za dokumente, ki se

samodejno oddajo v arhiv po določenem zamiku). Če ima operater veljavno digitalno potrdilo

za zunanjega ponudnika storitev hrambe, lahko na tem mestu preko gumba

odpre dokument iz zunanjega arhivskega sistema.

V zavihek Po meri lahko dodajamo dodatne lastnosti (informacije) dokumenta.

V kolikor ima dokument podpisano ovojnico, potem je zavihek Podpis ovojnice aktiven. Na

njem so prikazani podatki o podpisnikih dokumenta, izdajatelju digitalnega potrdila, stanju

veljavnosti podpisanega dokumenta, času podpisa, časovnem žigu in razlogu za podpis, ki

ga je podpisnik navedel ob podpisovanju. Podpisi imajo lahko različne statuse:

- vsi kazalci stanja podpisa so v redu, dokument je celovit in enak dokumentu ob

njegovem podpisovanju.

- podpis dokumenta in celovitost sta v redu, vendar izdajatelj potrdila ni na seznamu

zaupanja vrednih izdajateljev (na delovni postaji morate urediti nastavitve digitalnih podpisov

in certifikat izdajatelja dodati med zaupanja vredne certifikate).

- podpis dokumenta in/ali celovitost nista v redu. Dokument ni celovit, ker sta bila

dokument in/ali podpis po podpisovanju spremenjena.

Na zavihku Komentarji so zapisani vsi komentarji vezani na dokument. Prikazani so podatki

o verziji dokumenta, na katero se nanaša komentar, avtorja in čas komentarja ter komentar

sam. Na tem mestu lahko komentarje tudi dodajamo, urejamo ali brišemo. Za razliko od

ostalih lastnosti dokumenta, ki jih operaterji s pooblastilom za branje ne morejo urejati, lahko

taki operaterji na tem mestu komentarje dodajajo, urejajo ali brišejo.

Na zavihku Fascikli so prikazani podatki o fasciklih, v katere je dokument razvrščen. En

dokument je lahko razvrščen v več fasciklov.

1 4 .

1.5 Dodajanje dokumentov v eRegistartor

Dokumente v eRegistartor dodajamo na naslednje načine:

S kopiranjem dokumentov v eRegistrator

Z optičnim branjem dokumentov

Z izdelavo dokumentov iz vzorcev v eRegistrator

Z izdelavo dokumentov iz obstoječih dokumentov v eRegistrator

S samodejnim shranjevanjem dokumentov iz modulov iCentra

Z neposrednim shranjevanjem list in izvozov iz poročil SAOP Poročevalca

S pomočjo dodajanja dokumentov neposredno iz zunanjih klientov povezanih z

eRegistratorjem preko vmesnika

V fazi dodajanja dokumenta se odpira okno za Dodajanje dokumentov.

Podatke se ne glede na način dodajanja vedno izpolnjuje na enak način, in sicer:

Po želji spremenimo ime dokumenta.

Vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo

dokument hranjen. Najprej se moramo v polju

Skupina omejiti na pravi šifrant. Šele izbira

šifranta nam omogoča izbiro subjekta (npr.

stranka dobavitelj/kupec). Subjekt določimo v

polju Šifra, kamor vpišemo naziv ali interno šifro

subjekta ali pa s klikom na dostopamo v šifrant.

1 5 .

Ko določimo subjekt, moramo določiti mapo

subjekta, v katero bo dokument odložen. S

klikom na se nam odpre drevesna struktura

map izbranega subjekta.

V kolikor v eRegistartor dostopamo iz

Raziskovalca, nam subjekta in mape

dokumentov ni potrebno izbirati, saj je to

določeno s tem, kje v Raziskovalcu se nahajamo.

Vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med vrstami dokumentov, za

katere imamo najmanj pravico do spreminjanja.

V kolikor dokument spada v fascikel, na tem mestu vpišemo ali izberemo fascikel.

Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za urejanje dokumentov.

Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen digitalni podpis, se na tem mestu izpiše še

digitalno potrdilo za podpis dokumenta.

Če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen zapis razloga podpisa, ga moramo na tem

mestu vnesti.

Poljubno lahko dodamo komentar.

S klikom na se dokument shrani v eRegistrator.

1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator

Dokument dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na računalniku) kopiramo, v

eRegistartorju pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico dokumentov.

Z izbiro ukaza se odpre okno za Dodajanje dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v

uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.

1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov

Dodajanje dokumentov v eRegistartor s pomočjo optičnega branja papirnih dokumentov

(skeniranja) zaženemo z izborom . Odpre se nam vmesnik za skeniranje

dokumentov.

1 6 .

Branje oziroma skeniranje dokumenta zaženemo s pomočjo gumba (skeniraj) v

zgornjem levem kotu.

Skeniramo lahko več dokumentov, pri čemer so odvisne nastavitve posamezne naprave za

optično branje dokumentov (urejamo preko gumba - nastavitve). V kolikor imamo

nastavljen samodejni podajalec, se dokumenti podajajo in skenirajo sami. Če pa skeniramo

posamično, moramo dokumente ročno prilagati in za vsakega izbrati možnost (skeniraj).

Pregled vseh dokumentov je na levi strani okna, prikazuje pa se nam dokument, na katerega

smo postavljeni (dokument v rdečem okvirčku).

Orodna vrstica preglednice nam

ponuja različne možnosti dodelave slike skeniranega dokumenta:

- dodaj sliko oziroma dokument iz direktorija na računalniku

- povečaj pogled nad dokumentom

1 7 .

- pomanjšaj pogled nad dokumentom

- prilagodi širino strani preglednemu oknu

- prilagodi višino strani preglednemu oknu

- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji naprej)

- spremeni vrstni red trenutnega dokumenta (pošlji nazaj)

- zavrti prikazano stran v desno

- briši prikazano stran

- zavrti celoten dokument (vse strani dokumenta) v desno

- uredi dokument (kontrast, osvetlitev, sivine,…)

S klikom na , zaključimo urejanje in dokument shranimo v eRegistrator. Gumb

omogoča skeniranje novega dokumenta, ki se bo pod istimi pogoji hranil v

Registrator.

Z gumbom zvržemo urejen skeniran dokument vendar ostanemo na vmesniku za

skeniranje, z gumbom pa zapremo vmesnik za skeniranje, dokument se nam ne

shrani.

Preden se dokument dokončno vloži v eRegistrator, se nam odpre še okno za Dodajanje

dokumentov, ki ga izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v

dokumentni sistem.

1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja

Dodajanje dokumentov s pomočjo vzorcev eRegistratorja zaženemo z izborom .

Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, le da je namesto gumba , gumb

. Podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v

eRegistartor.

1 8 .

Postopek zaključimo z izbiro gumba . Odpre se nam preglednica vzorcev, kjer

izberemo enega od vzorcev. Kako urejamo preglednico vzorcev in dodajamo nove vzorce, si

lahko podrobneje preberete v poglavju 3.3 Vzorci eRegistratorja.

Po izboru vzorca nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko dokument

uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistartor, vendar je

še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko).

Dokument moramo potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj in izberemo

gumb (vrni).

1 9 .

1.5.4 Nov dokument iz eRegistartrorja

Nov dokument lahko kreiramo tudi tako, da se postavimo na obstoječi dokument v

eRegistratorju in kliknemo na gumb (nov dokument). Pri tem nam predstavlja trenutno

izbrani obstoječi dokument v eRegistratorju vzorec za nov dokument. Odpre se nam okno za

Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v uvodu v poglavje 1.5.

Dodajanje dokumentov v eRegistartor.

S klikom na gumb nastane osnutek dokumenta, ki se nam odpre v urejanje. Ko

dokument uredimo, ga shranimo in zapremo. Urejen dokument se nam shrani v eRegistrator,

vendar je še vedno označen za spreminjanje (obarvan redeče in krepko). Dokument moramo

potrditi oziroma vrniti v eRegistrator. Postavimo se nanj ter izberemo gumb (vrni).

V kolikor za izbrani dokument, ki predstavlja vzorec oziroma osnovo za nov dokument,

nimamo pooblastila za spreminjanje, ukaz ni aktiven.

1.5.5 Nov dokument iz modulov SAOP iCenter

Pri samodejnem shranjevanju dokumentov iz modulov SAOP iCentra v eRegistrator, moduli

poskrbijo za polnjenje ustreznih podatkov v lastnosti dokumenta.

1.5.6 Nov dokument iz SAOP Poročevalca

Listine in izvoze poročila SAOP Poročevalca, ki se nahaja na zavihku Liste in izvozi poročila,

lahko neposredno shranimo v eRegistrator. To storimo tako, da izberemo listo oziroma izvoz,

ki ga želimo shraniti kot dokument v eRegistartor ter z desnim klikom izberemo možnost

.

Odpre se nam okno za Dodajanje dokumentov, kjer podatke izpolnimo po navodilih v

uvodu v poglavje 1.5. Dodajanje dokumentov v eRegistartor.

1.6 Ostala opravila na dokumentih

Nad preglednico z dokumenti je orodna vrstica z opravili, ki so vezana na dokumente

eRegistratorja. Do opravil dela z dokumenti pa lahko dostopamo tudi preko spustnega

menija, ki se odpre ko na dokumentu preglednici eRegistartorja izvedemo desni klik na

miško.

2 0 .

Za lažji pregled je v tem poglavju podan celoten seznam opravil. V kolikor je bilo oziroma bo

posamezno opravilo že obravnavano tekom navodil, je poleg kratkega opisa pripisano

poglavje, kjer se je/bo posamezno opravilo obravnavalo.

- dodajanje vzorca. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.3. Nov

dokument iz vzorcev eRegistartorja.

- optično branje dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju

1.5.2. Optično branje papirnih dokumentov.

- pregled lastnosti dokumenta. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju

1.4. Lastnosti dokumentov.

- filtriranje po klasifikacijskem načrtu. Opravilo je

podrobneje obravnavano v poglavju 1.3.1 Filtriranje s pomočjo klasifikacijskega načrta.

- osveži preglednico dokumentov.

- omejitev števila pregleda prikazanih dokumentov.

- hitri filtri. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.3.4 Filtriranje s pred

nastavljenimi hitrimi filtri.

- odpri dokument (dokument lahko odpremo tudi z dvoklikom na izbran dokument).

Morebitnih sprememb na dokumentu ne moremo shranjevati, saj imamo dokument le v

pregledu za branje. Odpre se zadnja potrjena verzija dokumenta. V kolikor odpiramo

dokument, ki ga kot prijavljeni operater spreminjamo, vidimo zadnjo delovno verzijo

dokumenta.

S klikom na lahko izberemo možnost , ki nam odpre okno Raziskovalca

operacijskega sistema MS Windows z datoteko dokumenta.

Možno je sočasno odpiranje več dokumentov. Možnost odpiranja oziroma branja dokumenta

imajo samo operaterji s pooblastilom za branje posamezne vrste dokumenta.

- prevzem dokumenta v spreminjanje. V primeru, da želimo dokument spreminjati, ga

moramo prevzeti v urejanje. Iz zadnje potrjene različice dokumenta v eRegistratorju se na

delovni postaji prevzema (na računalniku) izdela osnutek nove verzije dokumenta, ki jo

spreminjamo.

V preglednici se dokument obarva rdeče in krepko. Ostali operaterji tako vedo, da imajo na

vpogled dokument, ki se ureja, da ga sami ne morejo urejati in imajo na vpogled 'staro'

različico dokumenta.

Možnost prevzemanja dokumenta imajo samo operaterji s pooblastilom spreminjanja

posamezne vrste dokumenta.

2 1 .

- vrni dokument oziroma potrditev spremenjenega dokumenta. Ko prevzeti dokument

uredimo, ga potrdimo in vrnemo v eRegistrator z izborom tega gumba. Dokument ni več

obarvan krepko rdeče, temveč postane spet črn. Nova verzija dokumenta se zapiše v

eRegistrator in postane dostopna tudi ostalim operaterjem.

Ob shranjevanju nove različice dokumenta se razveljavijo vsi morebitni podpisi na ovojnici

dokumenta. V primeru, da je za vrsto dokumenta obvezen podpis, je ob vračilu nove različice

dokumenta zahtevan nov digitalni podpis le-tega. Poljubno lahko ob vračilu dokumenta

zapišemo tudi komentar vezan na novo različico dokumenta.

Primer spreminjanja dokumenta ( prevzem in vrnitev):

Dokument ''DOPIS'' želimo urediti,

dopolniti z novimi podatki.

Postavimo se na dokument in

kliknemo na (prevzemi)

oziroma z desnim klikom miške

aktiviramo spustni meni in

izberemo Prevzemi.

Prevzeti dokument se obarva rdeče

in krepko. Ko se s kurzorjem

postavimo na ikono za

spreminjanje, se nam izpiše

podatek o tem kdo in kje je

dokument prevzel.

Ko v MS Word zaključimo z

urejanjem, dokument shranimo in

zapremo.

V preglednici poiščemo dokument,

ki ga urejamo. Postavimo se na

dokument in kliknemo na

(vrni) oziroma z desnim klikom

miške aktiviramo spustni meni in

izberemo Vrni.

2 2 .

- prepoved spreminjanja dokumenta. Ko želimo, da dokumenta nihče ne more

spreminjati, ga zaklenemo. Dokument se obarva rdeče. Operaterji lahko tak dokument samo

berejo ali kopirajo. Možnost zaklepanja dokumenta je aktivna samo na dokumentih

operaterja, ki je avtor dokumenta in ko dokument ni v spreminjanju.

- sprostitev spreminjanja dokumenta. Ko želimo ponovno omogočiti spreminjanje

zaklenjenega dokumenta, ga s tem ukazom odklenemo. Dokument se obarva črno in je na

voljo za prevzem. Dokument lahko odklene le operater, ki je avtor dokumenta.

- preimenovanje dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

spreminjanja.

- brisanje dokumenta. Nepotrebne dokumente, ki jih želimo izločiti, lahko brišemo. V

kolikor je dokument del fascikla, nas program na to opozori in zahteva dodatno potrdilo

brisanja. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do brisanja.

Izbrisan dokument se ne uniči popolnoma, temveč se shrani v direktorij izločenih

dokumentov. V tem direktoriju lahko operater s skrbniško funkcijo za posamezen brisan

Ob vračilu dokumenta se odpre

okno, kamor lahko vnesemo

komentar in ga potrdimo s klikom

na .

Na vrsti dokumenta za urejani

dokument je določen obvezen

podpis, zato se ob vračilu

dokumenta odpre še digitalno

potrdilo za podpis. Izberemo

, saj se v nasprotnem

primeru dokument ne shrani.

2 3 .

dokument razveljavi brisanje. Več o tem si lahko preberete v poglavju 3.6. Upravljanje z

dokumenti.

- prenos dokumenta. V kolikor je dokument hranjen na napačen subjekt ali mapo, ga

lahko z izbiro tega ukaza prenesemo. Poleg dokumenta se prenesejo vse njegove različice in

revizijska sled dokumenta. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

spreminjanja.

- kopiranje dokumenta v odložišče. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo

do branja.

- prilepi dokument iz odložišča. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.1

Kopiranje dokumenta v eRegistartor.

- shranjevanje dokumenta v datotečni sistem. Gre za direktno kopiranje dokumenta v

direktorij (mapo) na računalniku. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do

branja.

- odpri in shrani kot nov dokument. Opravilo je podrobneje obravnavano v poglavju 1.5.4

Nov dokument iz eRegistratorja.

- pripenjanje dokumenta v fascikel. Operater lahko dokument shrani v katerikoli fascikel,

na katerem je pooblaščen za upravljanje dokumentov. Možnost je aktivna za operaterje, ki

imajo pooblastilo do spreminjanja.

- podpis PDF datoteke po pravilih za podpisovanje PDF datotek. Možnost je aktivna za

operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.

- podpis ovojnice, v kateri se nahaja dokument izbran za podpis. Možnost je aktivna za

operaterje, ki imajo pooblastilo do branja.

- oddaja dokumentov v arhiviranje pri ponudniku. S tem ukazom v arhiv oddamo

dokumente, ki jih ročno pošiljamo v arhiv . S tem ukazom lahko tudi predčasno pošljemo v

arhiv dokumente, ki se hranijo samodejno a imajo predviden čas oddaje v prihodnosti .

Ukaz je aktiven le za dokumente, ki imajo veljavno povezavo na ponudnika storitve hrambe.

Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do pregleda dokumentov.

Več o hrambi si lahko preberete v poglavju 4 Hramba dokumentov.

- razvrščanje dokumentov. Z izbiro tega ukaza se nam podatki v preglednici dokumentov

razvrstijo po zadnjem izbranem razvrščanju pregleda po stolpcih.

2 4 .

Opravila spustnega menija

Z desnim klikom na enem ali več dokumentih se odpre spustni meni z opravili, ki so možni na

dokumentu. Večina opravil je dosegljiva preko orodne vrstice in spustnega menija. Njihov

pomen je v obeh primerih enak. Nekatera opravila pa je možno izvesti samo preko

spustnega menija:

- omogoča pošiljanje dokumentov na dva načina. Prvi je , ki

pošlje izbrani dokument po elektronski pošti. Izbira , pa omogoča prepis

izbranih dokumentov v stisnjeno mapo izven eRegistratorja. Oodpre se nam okno, kjer

izberemo direktorij (mapo) na računalniku, kamor bomo stisnjeno mapo shranili. Možnost je

aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.

- omogoča dodajanje novega dokumenta ali nove bližnjice. S klikom na

lahko uvozimo nov dokument v eRegistrator iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz

raziskovalca datotek. Gumb pa omogoča direktno tvorjenje bližnjice v

eRegistratorju, ki kaže na zunanji vir, to je datoteko ali URL povezavo.

- omogoča pregled zgodovine dela z dokumentom. Možnost je

aktivna za operaterje, ki imajo pooblastilo do branja dokumentov.

- omogoča pregled starejših verzij dokumenta. V kolikor dokument nima

shranjenih starejših verzij, je možnost neaktivna. Možnost je aktivna za operaterje, ki imajo

pooblastilo do branja dokumentov.

1.7 Fascikli eRegistratorja

Fascikli eRegistratorja omogočajo enovit dostop in enostavno upravljanje dokumentov

eRegistartoja, ki tvorijo zaključeno celoto.

1.7.1 Preglednica fasciklov eRegistratorja

Preglednica s fascikli eRegistratorja omogoča pooblaščenim operaterjem enostaven dostop

do fasciklov eRegistartorja. V preglednici fasciklov so prikazani fascikli na katerih smo

pooblaščeni za dostop do dokumentov ter javni fascikli. Če smo pooblaščeni za dostop do

dokumentov fascikla, lahko z dokumenti fascikla tudi upravljamo.

Do preglednice s fascikli dostopamo preko Bližnjice – Šifranti – Fascikli ali preko opravilne

vrstice v eRegistratorju (skrajno desno).

2 5 .

Nad preglednico sta dva filtra, ki omogočata enostaven izbor prikazanih fasciklov.

Status fascikla, kjer lahko izbiramo med:

- prikažejo se vsi nezaključeni fascikli.

- prikažejo se nezaključeni fascikli, katerih rok izvedbe je pretekel. V

preglednici so ti fascikli obarvani rdeče.

- prikažejo se nezaključeni fascikli, ki nimajo določenega roka izvedbe. V

preglednici so ti fascikli obravani rožnato.

- pokažejo se nezaključeni fascikli, katerim rok izvedbe še ni pretekel. V

preglednici so ti fascikli obarvani zeleno.

- pokažejo se zaključeni fascikli. V preglednici so ti fascikli obarvani belo.

- kjer se pokažejo vsi fascikli.

Vrsta fasckla, ker vpišemo ali izberemo želeno vrsto fascikla. Če je podatek neizpolnjen,

se prikažejo fascikli vseh vrst fasciklov.

1.7.2 Opravila fasciklov

Nad preglednico fasciklov se nahaja opravilna vrstica z naslednjimi opravili:

- pregled dokumentov v fasiklu

- osveži podatke v preglednici

- omejitev števila pregleda prikazanih fasciklov

- pred nasatvljeni filtri za omejitev podatkov v preglednici fasciklov.

- dodaj fascikel

2 6 .

- popravi fascikel

- briši fascikel (fascikla ne moremo brisati dokler so v njem pripeti dokumenti)

- zaključi fascikel (po potrditvi dobi fascikel status zaključen in upravljanje dokumetnov na

njem ni več mogoče)

- komentiraj fascikel

1.7.3 Dodajanje novega fascikla

Nov fascikel opremo s klikom na gumb (dodaj fascikel). Odpre se okno za definiranje

lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in

Komentarji.

Najprej izpolnimo označena polja na zavihku Osnovni podatki:

Vrsta fascikla – vnesemo ali izberemo vrsto fascikla, kateri pripada fascikel.

Šifra fascikla – se zapiše samodejno, ko potrdimo vnos podatkov.

Naziv fascikla – kratek opis vsebine fascikla.

Uporabnik – vpišemo ali izberemo uporabnika iCentra, ki mu pripada fascikel.

Predlaga se uporabnik, v katerega smo trenutno prijavljeni.

Javni fascikel – označimo, če gre za javni fascikel. Javni fascikli so dostopni vsem

operaterjem. To pomeni, da lahko vsi operaterji pregledujejo oziroma berejo

dokumente pripete v fascikel.

Skrbnik - vpišemo uporabniško ime operaterja, ki je skrbnik fascikla. Ta se

samodejno doda med pooblaščene operaterje.

Status – izberemo možnost V delu ali Zaključen.

Rok izvedbe – vnesemo datum, do katerega naj bi bil fascikel zaključen.

Skupina/Šifra – opredeljujeta nosilni subjekt fascikla (npr. šifra stranke)

Klasifikacijska skupina/Klasifikacijski znak – opredeljujeta položaj fascikla v

klasifikacijskem načrtu, v kolikor je za fascikel to potrebno. V kolikor vnesemo

podatek o Roku hrambe, se podatki o hrambi na posamezni vrsti ne upoštevajo –

'povozijo' jih podatki na Roku hrambe.

Rok hrambe – datum, do katerega se morajo dokumenti fascikla hraniti v

elektronskem arhivu.

Opis – podrobnejši opis vsebine fascikla.

2 7 .

Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da tudi drugi operaterji lahko delajo z

dokumenti priloženimi temu fasciklu. Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na

(dodaj). Odpre se nam okno s seznamom operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati

pooblastilo ter obkljukamo:

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi

ima po varnostnem sistemu pravico do dela.

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad

katerimi ima po varnostnem sistemu nima pravico do dela.

2 8 .

Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo

oziroma komentar.

S klikom na je nov fascikel odprt.

2 Delo z dokumenti prejetih in izdanih e-

računov

E-račun, ki ga določa Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov

prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila

je elektronski račun. Sestavljen je iz najmanj dveh datotek, ki ju predpisuje enotna

standardizirana oblika e-SLOG:

Ovojnica je zapisana v XML obliki. Vsebuje vse potrebne podatke za usmeritev e-

računa in njegovih prilog. Omogoča torej, da se e-račun prenese preko banke ali

UJP po e-bančnih poteh od izdajatelja k prejemniku.

Račun je zapisan v XML obliki. Vsebuje vse podatke o računu: datum, izdajatelja,

znesek, vrstice računa, denarna enota, prejemnika, davčne številke, transakcijski

račun…

2 9 .

Neobvezne priloge računa so lahko PDF ali slika računa ter razne specifikacije, kot

priloga prejetemu računu. PDF je nujna priloga prejetemu e-računu, v kolikor XML

dokument ne zagotavlja vizualizacije dokumenta prejetega računa.

2.1 Uvoz prejetega e-računa in urejanje njegovih

dokumentov

Prejete e-račune lahko v Knjigo prejetih računov uvažamo na dva načina, in sicer:

ročno z izbiro Uvoz e-računov

avtomatično z izbiro Uvoz računov e-Poštar (B2B povezava z UJP-netom)

V obeh primerih se nam odpre spodnje okno (pri uvozu preko e-Poštarja nimamo okenca

Uvozi iz mape), kjer moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:

Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla, kjer iz šifranta fasciklov izberemo šifro

fascikla za prejete račune. Ta nastavitev omogoča, da se fascikel ob uvozu prejetega e-

računa kreira samodejno.

Javni fascikel omogoča, da dokumente, ki se z uvozom prejetega e-računa vložijo v

fascikel vidijo (ne pa tudi spreminjajo) vsi operaterji, ki imajo pravico do dela s podatki v

Knjigi prejetih računov.

Obe nastavitvi sta pomembi, saj se s tem izognemo ročnemu odpiranju fasciklov in

naknadnemu dodajanju pooblastil na fasciklih. Nastavitve je potrebno urediti pri vsakem

operaterju, ki e-račune uvaža. Nastavitve se ohranijo s prvim uvozom prejetega e-računa ob

takih nastavitvah.

3 0 .

Ko prejeti e-račun uvozimo v Knjigo prejetih računov se:

avtomatično izpolnijo podatki o dobavitelju, datumih, znesku in davkih. Uvožene

podatke vedno preverite in jih po potrebi dopolnite oziroma popravite.

dokumenti prejetega e-računa vložijo v eRegistrator na nivo šifranta strank. Shranijo

se XML in priloge prejetega e-računa (PDF in razne specifikacije). Ovojnica se ne

shranjuje. Dokumenti prejetega e-računa v eRegistratorju ostanejo, dokler jih ročno

ne brišemo.

Primer: Uvozili smo račun dobavitelja, ki se nam je v Knjigi prejetih računov shranil pod zaporedno

številko 36. Po uvozu smo ugotovili napako in račun 36 brisali iz preglednice v Knjigi prejetih računov. S

tem smo pobrisali le podatke, ki so pomembni za nadaljnje knjiženje. Dokumenti prejetega računa (XML,

PDF) so kljub brisanju ostali v eRegistratorju, zato jih moramo s funkcijo Briši pobrisati iz eRegistratorja.

Več o opravilu brisanja si lahko preberete v poglavju 1.6. Ostala opravila na dokumentih.

samodejno kreira fascikel prejetega računa, v kolikor smo pri postopku uvažanja

upoštevali zgornje nastavitve - izbira šifre fascikla. V fascikel se pripnejo vsi

dokumenti prejetega e-računa, naknadno pa lahko pripenjamo tudi dodatne priloge

prejetega e-računa (npr. naročilnice). Dokumenti ostanejo pripeti na fasciklu, dokler

jih ročno ne odpnemo iz posameznega fascikla.

Več o odpenjanju dokumentov iz fascikla v nadaljevanju, v poglavju 2.1.4 Dodajanje prilog

prejetemu e-računu.

3 1 .

2.1.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa

V Knjigi prejetih računov do uvoženih dokumentov prejetega e-računa najlažje dostopamo

preko pasice s priponkami dokumentov (glej sliko). Pasica prejetega računa je sestavljena

iz:

Slike – na to mesto se pripne PDF dokument prejetega e-računa. V kolikor PDF

dokumenta ni in XML zagotavlja vizualizacijo prejetega e-računa, se na to mesto

pripne XML.

Slike priloge – na to mesto se pripne XML prejetega e-računa. V kolikor XML

zagotavlja vizualizacijo, se pripne na Sliko, Slika priloge pa ostane nezasedena.

Fascikla – na to mesto se pripnejo XML in vse priloge prejetega e-računa. Fascikel

se samodejno kreira, če ob uvozu prejetega e-računa določimo šifro fascikla za uvoz.

V kolikor tega ne definiramo, to polje ostane nezasedeno (sivo).

V levem in desnam delu pasice so gumbi, ki nam omogočajo delo s priponko oziroma

fasciklom. V srednjem delu je zapisano ime pripetega dokumenta. Če je dokument prevzet v

spreminjanje, je ime dokumenta obarvano rdeče in krepko. Če je dokument zaklenjen, pa je

ime obarvano rdeče.

V nadaljevanju so predstavljena gumbi z opravili, ki jih pasica ponuja:

- pripni dokument. Odpre se Raziskovalec dokumentov na glavni mapi entitete, ki

omogoča izbrati obstoječo datoteko ali kreirati nov dokument.

- odpri mesto priponke. Odpre se Raziskovalec dokumentov v mapi, kjer se nahaja

pripeti dokument.

- odpni dokument. Izbrani dokument pripet na Sliko oziroma Sliko priloge se odpne iz

tega mesta. Dokument je še vedno shranjen v glavni oziroma podmapah entitete (še vedno

je v eRegistratorju).

- odpri pripeti dokument. Odpre se pripeti dokument. Gumb je aktiven samo za operaterje

s pooblastilom branja posamezne vrste dokumenta.

- prevzemi pripeti dokument. Pripeti dokument prevzamemo v spreminjanje oziroma

urejanje. Gumb je aktiven samo na dokumentih, ki niso v spreminjanju ali zaklenjeni.

Dokument lahko prevzame samo operater s pooblastilom za spreminjanje dokumenta.

3 2 .

- vrni dokument. Vrne novo, popravljeno verzijo prevzetega dokumenta. Puščica poleg

dokumenta omogoča izbiro s pomočjo katerega razveljavimo prevzem

dokumenta. Opravili sta aktivni le operaterju, ki je prevzel dokument v spreminjanje.

- v fascikel. Omogoča enostavno dodajanje pripetega dokumenta v izbrani fascikel. V

kolikor je fascikel na pasici aktiven, se izbrani dokument samodejno doda v ta fascikel, sicer

pa moramo fascikel izbirati iz preglednice fasciklov.

- optično preberi dokument. Odpre se vmesnik za optično branje dokumenta (skeniranje).

Postopek skeniranja je podrobneje opisan v poglavju 1.5.2 Optično branje papirnih

dokumentov.

- dodaj fascikel. Gumb omogoča ročno dodajanje fascikla, v kolikor le-ta ni bil samodejno

kreiran ob uvozu prejetega računa. Postopek opisan v poglavju 2.1.3 Delo s fasciklom

prejetega e-računa.

- pripni fascikel. Gumb omogoča, da na pasico pripnemo že obstoječi fascikel. Odpre se

nam preglednica fasciklov, v kateri izberemo želeni fascikel. Izbiramo lahko med fascikli, za

katere smo pooblaščeni za upravljanje z dokumenti.

- odpni fascikel. Izbrani fascikel se odpne iz tega mesta. Fascikel je še vedno shranjen v

preglednici fasciklov (še vedno je v eRegistratorju).

- zaključi pripeti fascikel. Zaključenega fascikla ne moremo več urejati – upravljanje z

dokumenti v fascikli je onemogočeno.

- pregled dokumentov v fasciklu. Odpre se preglednica dokumentov, vloženih na pripeti

fascikel.

- dodaj komentar. Odpre se nam okno za dodajanje komentarjev na pripeti fascikel.

- pregled revizijske sledi. Odpre se nam okno z revizijsko sledjo fascikla.

Do dokumetntov prejetega računa lahko torej dostopamo preko (pripni dokument) in

(odpri mesto priponke) oziroma preko vpogleda v fascikel (pregled dokumentov v

fasciklu). Preko prvih dveh gumbov dostopamo v Raziskovalec dokumentov določenega

subjekta. Razlika med dostopoma je ta, da preko (pripni dokument) dostopamo do glavne

mape (v primeru na sliki spodaj je to mapa 0000001), preko (odpri mesto priponke) pa

nas pregled postavi v mapo, kamor je pripeti dokument shranjen (v primeru na sliki spodaj je

to mapa Prejeti računi 2015).

3 3 .

V kolikor dostopamo preko (pregled dokumentov v fasciklu), pa se v preglednici prikažejo

le dokumenti, ki so vloženi v pripet fascikel. Za vrsto fasciklov prejeti računi to pomeni, da

vidimo le dokumente, ki so sestavni del določenega prejetega računa.

2.1.2 Urejanje dokumentov prejetega e-računa

V poglavju 2.2.1 Pregled uvoženih dokumentov prejetega e-računa smo pojasnili

funkcionalnosti posameznih gumbov na pasici s priponkami dokumentov. V nadaljevanju,

pa je predstavljen primer urejanja dokumentov prejetega e-računa preko pasice s

priponkami.

3 4 .

Primer: Uvozili smo prejeti e-račun izdajatelja, ki vsebuje le XML datoteko. Ob urejanju prejetega računa smo

ugotovili, da se dokument ne vizualizira pravilno – dokument je neberljiv.

V takem primeru prejetega računa ne zavrnemo, temveč kontaktiramo izdajatelja, ga obvestimo o napaki in

zahtevamo prejeti račun v PDF obliki. Ko dokument prejmemo, moramo urediti pasico s priponkami dokumentov.

Iz Slike z ukazom (odpni dokument) odpnemo napačen dokument. Odpre se nam opozorilo, da se bo pot do

priponke izgubila – izberemo 'V redu'. S tem se izgubi le pot do priponke. XML računa je še vedno hranjen v

mapi subjekta.

Na polje Slika pripnemo pravi dokument. Vstopimo v Raziskovalec na subjektu preko gumba (pripni

dokument).

V Raziskovalcu izberemo podmapo na subjektu, kamor bomo hranili PDF dokument prejetega računa. V našem

primeru je to mapa Prejeti računi 2015. Vidimo lahko, da je odpeti XML dokument še vedno dostopen preko

raziskovalca (kasneje ga bomo pripeli na Sliko priloge).

Imamo tri možnosti dodajanja PDF dokumenta:

PDF smo prejeli preko MS Outlooka. V prejetem elektronskem sporočilu se postavimo na priponko (PDF

računa). Z desnim klikom aktiviramo možnost 'Kopiraj'. V Raziskovalcu se nato postavimo v polje z

dokumenti ter izberemo (prilepi).

3 5 .

PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko (PDF

računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku, se postavimo nanj ter z desnim klikom

aktiviramo možnost 'Kopiraj' (Ctrl+C). V Raziskovalcu se nato postavimo v polje z dokumenti ter izberemo

(prilepi).

PDF smo prejeli preko elektronske pošte, vendar nam le-ta ne omogoča kopiranja prilog. Priponko (PDF

računa) elektronske pošte shranimo v direktorij (mapo) na računalniku. V Raziskovalcu se nato postavimo v

polje z dokumenti in z desnim klikom miške aktiviramo seznam opravil, kjer izberemo 'Novo – Dokument'.

Odpre se nam raziskovalec datotek, kjer zberemo shranjen PDF dokument.

Neglede na način dodajanja dokumenta se nam nato odpre okno za Dodajanje dokumenta. Dokument lahko

poljubno preimenujemo, v kolikor nam trenutno poimenovanje ne ustreza. Nato moramo v polje Vrsta dokumenta

izbrati pravo šifro vrste dokumenta. V našem primeru je to PR – Prejeti računi. Po želji lahko dodamo komentar.

3 6 .

S klikom na dokument vložimo v eRegistrator.

V Raziskovalcu se postavimo na pravi dokument (PDF računa) in izbiro potrdimo z gumbom .

PDF računa je tako pripet na mesto Slika.

3 7 .

Če želimo lahko na mesto Slika Priloge pripnemo še XML prejetega računa. Dostopamo preko gumba (pripni

dokument) na Sliki priloge in v Raziskovalcu izberemo predhodno odpeti XML dokument.

Pripenjanje na Sliko priloge ni nujno, saj se je XML dokument ob uvozu prejetega e-računa že samodejno pripel v

fascikel. S tem je shranjen na pravo mesto – v fascikel, kjer hranimo vse dokumente prejetega e-računa.

V kolikor fascikel ni odprt, ga moramo odpreti ročno po navodilih v poglavju 2.1.3 Delo s fasciklom

prejetega e-računa. V fascikel nato priložimo tako PDF kot tudi XML dokument prejetega e-računa.

PDF dokument smo vložili kasneje, zato ga moramo v fascikel ročno pripeti. Na mestu Slika, kamor je PDF pripet

izberemo gumb (v fascikel).

S klikom na potrdimo pripenjanje na fascikel.

S klikom na (pregled dokumentov v fasciklu) preverimo, da so vsi dokumenti na mestu in zaključimo urejanje.

3 8 .

2.1.3 Delo s fasciklom prejetega e-računa

Fascikel prejetega računa je pomemben iz več razlogov:

Ob uvozu prejetega e-računa se vanj shranijo vsi dokumenti prejetega računa.

Omogoča dodajanje novih prilog prejetega e-računa.

'Drži' oziroma hrani vse dokumente prejetega e-računa na enem mestu.

Primer: Lahko se zgodi, da ob uvozu prejetega e-računa pozabimo na izbiro šifre fascikla prejetega računa (polje

fascikel je sivo – glej sliko spodaj). V tem primeru lahko fascikel opremo ročno in nanj ročno pripnemo dokumente

prejetega e-računa.

Nov fascikel opremo s klikom na gumb . Odpre se okno za definiranje lastnosti novega fascikla. Sestavlja ga

več zavihkov, in sicer Osnovni podatki, Pooblastila in Komentarji. Najprej izpolnimo označena polja na zavihku

Osnovni podatki:

Vrsta fascikla je šifra fascikla za prejete račune (npr. PR).

Naziv fascikla je poljubno poimenovanje fascikla prejetega računa. Svetujemo sistematično

poimenovanje fasciklov (npr. zaporedna številka prejetega računa).

Označimo opcijo Javni fascikel. To pomeni, da bodo lahko operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo

prejetih računov, videli dokumente priložene temu fasciklu.

3 9 .

Zavihek Pooblastila izpolnjujemo, v kolikor želimo da operaterji, ki imajo pravico do dela s Knjigo prejetih

računov, delajo z dokumenti priloženimi temu fasciklu (spreminjajo obstoječe dokumente ali dodajajo nove

priloge). Pooblastilo novemu operaterju dodamo s klikom na (dodaj). Odpre se nam okno s seznamom

operaterjev. Izberemo operaterja, ki mu želimo dati pooblastilo ter obkljukamo:

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu le dokumente, nad katerimi ima po

varnostnem sistemu pravico do dela.

, s čimer omogočimo operaterju, da ureja na fasciklu tudi dokumente, nad katerimi ima po

varnostnem sistemu nima pravico do dela.

Zavihek Komentarji izpolnjujemo, v kolikor želimo na fascikel dopisati kakršnokoli opombo oziroma komentar.

S klikom na je nov fascikel odprt, vendar prazen. Nanj moramo pripeti dokumente prejetega e-

računa.

4 0 .

Dokumente pripnemo tako, da za dokumente priložene na Sliko in Sliko priloge izberemo (pošlji v fascikel).

Potrdimo fascikel, ki nam ga sistem avtomatično ponudi oziroma iz preglednice fasciklov izberemo želeni fascikel.

S klikom na se dokumenti prenesejo v ročno odprt fascikel. Dokumente lahko pregledamo s klikom

na (pregled dokumentov).

2.1.4 Dodajanje prilog prejetemu e-računu

Prejetemu e-računu lahko dodajamo priloge, ki jih z e-računom nismo prejeli. Priloge vedno

dodajamo s pripenjanjem dokumentov v fascikel prejetega računa. V nadaljevanju so

predstavljeni primeri dodajanja prilog.

Preko gumba (pregled dokumentov) dostopamo do dokumentov vloženih v fascikel

prejetega računa.

V fasciklu imamo naslednje možnosti dodajanja dokumenta:

Optično branje dokumenta: Dokument v fascikel optično preberemo s klikom na gumb

. Odpre se vmesnik za optično branje oziroma skeniranje dokumentov. Postopek

skeniranja je podrobneje predstavljen v poglavju 1.5.2 Optično branje papirnih dokumentov.

Prilepi dokument: Dokument lahko dodajamo tako, da ga v odložišču (v mapi na

računalniku) kopiramo, v fasciklu pa ga z ukazom (prilepi), dodamo v preglednico

dokumentov. Postopek kopiranja in lepljenja dokumenta je podrobneje predstavljen v

poglavju 1.5.1 Kopiranje dokumentov v eRegistrator.

Novo – Dokument: Z desnim klikom miške na polje z dokumenti v fasciklu se odpre spustni

meni z opravili, ki so možna na dokumentu. Z izbiro se nam ponudi gumb

4 1 .

, omogoča dodajanje dokumenta iz datotečnega sistema s pomočjo izbora iz

raziskovalca datotek. Postopek dodajanja dokumenta na ta način je predstavljen na primeru

urejanja prilog prejetega računa v poglavju 2.1.2 Urejanje prilog prejetega e-računa.

Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja: Dokument lahko dodamo tudi preko vzorcev

dokumentov. Dodajanje preko vzorcev zaženemo preko gumba . Postopek je

podrobneje predstavljen v poglavju 1.5.3 Nov dokument iz vzorcev eRegistratorja.

Dodaj iz eRegistrtorja: V fascikel lahko dodamo dokument, ki je že vložen v eRegistrator. Z

izbiro gumba (dodaj iz eRegistratorja) se nam odpre Pregled nad dokumenti v

eRegistratoju.

S pomočjo filtrov se omejimo po pregledu in se postavimo na želen dokument. Izbiro

potrdimo s klikom na .

4 2 .

Odpre se še potrditveno okno za izbiro fascikla prejetega računa. S klikom na se

dokument pripne na fascikel prejetega računa.

Zgodi se, da v fascikel prejetega računa pripnemo napačen dokument. Napačno prilogo bi

radi odstranili iz fascikla. V fasciklu se postavimo na prilogo, ki jo želimo odstraniti in

kliknemo na (odpni dokument).

S tem dokument le odpnemo iz fascikla. Dokument je še vedno hranjen v eRegistartorju. V

kolikor želimo dokument brisati, moramo preko (pripni dokument) ali (odpri mesto

priponke) dostopati do Raziskovalca. Tam poiščemo dokument, ki ga želimo brisati, se

postavimo nanj in izberemo (briši). Možnost brisanja imajo le operaterji s pooblastilom

do brisanja posamezne vrste dokumentov.

4 3 .

2.2 Izdani e-račun in njegove priloge

PDF in XML dokument ter morebitne priloge izdanega računa se v eRegistrator shranijo, ko

pripravimo osnutek izdanega računa. V kolikor želimo izdanemu računu dodati priloge,

moramo to storiti pred pripravo osnutka izdanega računa.

2.2.1 Dodajanje prilog izdanemu e-računu

Priloge izdanega računa lahko dodajamo na dva načina:

Preko Priponka (o.), kjer lahko pripnemo le eno prilogo izdanega računa.

Preko Fascikla izdanega računa, kamor lahko pripnemo poljubno število prilog. Fascikel

se ne kreira samodejno ampak ga moramo odpreti ročno.

Postopek dodajanja dokumentov preko Raziskovalca in fasciklov je opisan v poglavjih 1.5

Dodajanje dokumentov v eRegistrator in 1.7.3. Postopek dodajanja novega fascikla

2.2.2 Priprava osnutka izdanega e-računa

Pri pripravi osnutka izdanega e-računa moramo biti pozorni na naslednje nastavitve:

Dodaj Priponka (o.) – v izdan e-račun se vključi dokument, ki je pripet na mesto

Priponka (o.).

Dodaj vse dokumente iz fascikla – v izdan e-račun se vključijo vsi dokumenti pripeti v

Fascikel.

4 4 .

3 Varnostni sistem eRegistratorja

Za upravljanje z administracijo in varnostnim sistemom eRegistratorja je pooblaščen le

določen posameznik oziroma posamezniki v organizaciji. To so administratorji oziroma

skrbniki eRegistratorja.

V menijskem zavihku Administracija imajo aktiven dostop do gumba eRegistrator.

Administrator eRegistratorja lahko upravlja s podatki in varnostjo na klasifikacijskem načrtu,

vrstah dokumentov in vzorcih. Prav tako lahko le administrator uniči brisane in izločene

dokumente oziroma jih označi kot ponovno aktivne.

Več o posameznih nastavitvah in urejanju varnostnega sistema je zapisano v nadaljevanju.

3.1 Klasifikacijski načrt

Klasifikacijski načrt predstavlja klasificiranje dokumentov eRegistratorja v skladu z

zakonodajo in internimi akti podjetja (notranjimi pravili). Na posameznem klasifikacijskem

znaku so določena leta hrambe ter status arhivsko in/ali trajno gradivo za posamezne vrste

dokumentov. Klasifikacijske znake povezujemo z vrstami dokumentov.

Do klasifikacijskega načrta organizacije dostopamo preko Administracija – eRegistrator –

Klasifikacijski načrt.

Odpre se nam preglednica s klasifikacijskim načrtom. Klasifikacijski znaki so lahko razvrščeni

v različne Klasifikacijske skupine zato bodite pozorni, na katero Klasifikacijsko skupino ste

omejeni pri pregledu.

Zapise na posameznem klasifikacijskem znaku lahko pregledujemo in popravljamo z

dvoklikom na vrstico oziroma s klikom na (popravi zapis). Vsako spremembo moramo

potrditi z gumbom sicer se le-te ne shranijo.

4 5 .

3.1.1 Uvoz klasifikacijskega načrta

V kolikor podatkov oziroma zapisov klasifikacijskih znakov v Klasifikacijski skupini ni,

moramo klasifikacijski načrt uvoziti. V zgornjem desnem kotu okna izberemo gumb Uvoz

podatkov. Ponudita se nam dva načina uvoza klasifikacijskega načrta, in sicer:

Uvoz iz tekstovne datoteke, ter

Uvoz – Logitus (ta možnost je siva, v kolikor nimamo vzpostavljene povezave z

elektronsko hrambo pri ponudniku Logitus).

Z izbiro ene ali druge možnosti načina uvoza klasifikacijskega načrta se odpre okno kot na

sliki.

Pri izbiri Klasifikacijske skupine v spustnem seznamu izberemo želeno klasifikacijsko

skupino. V kolikor uporabljate ali boste uporabljali modul Knjiga pošte priporočamo, da

klasifikacijski načrt uvozite v klasifikacijsko skupino Knjiga pošte (v modulu Knjiga pošte je

namreč omenjena klasifikacijska skupina privzeta). Klasifikacijski uvozimo le v eno od štirih

skupin, saj se s tem izognemo nepotrebnemu podvajanju podatkov v šifrantu.

Polje Datoteka za uvoz je aktivno le v primeru, da izberemo Uvoz iz tekstovne datoteke. Na

tem mestu vpišemo pot do direktorija, kamor smo izvozili oziroma shranili TXT datoteko

Klasifikacijskega načrta (npr. C:\SAOP datoteke\saop 2005\icenter). V kolikor smo izbrali

Uvoz – Logitus je pot do datoteke že pred nastavljena in je polje neaktivno (sivo).

V kolikor klasifikacijski načrt uvažamo v prazno klasifikacijsko skupino (šifrant je neizpolnjen,

gre za prvi uvoz), izberemo možnost Samo dodajanje zapisov. Če želimo le dodati in

popraviti manjkajoče klasifikacijske znake, izberemo Dodajanje in spreminjanje zapisov. V

4 6 .

kolikor želimo povoziti obstoječi klasifikacijski načrt v določeni klasifikacijski skupini, pa

izberemo možnost Prekrijemo obstoječe stanje.

S klikom na Potrdi, se aktivira prenos podatkov. Klasifikacijski znaki se zapišejo v

preglednico Klasifikacijskega načrta.

3.2 Vrste dokumentov

Vrste dokumentov predstavljajo notranji pregled organizacije na dokumente v eRegistratorju.

Vezane so na klasifikacijske znake v klasifikacijskem načrtu. Predstavljajo osnovni gradnik

eRegistratorja, ki omogoča združevanje dokumentov in postavljanje pravil za ravnanje z

njimi. Vrste dokumentov odpira in ureja administrator eRegistratorja.

Do vrst dokumentov dostopamo preko Administracija - eRegistrator - Vrste dokumentov.

Odpre se nam preglednica vrst dokumentov, ki ste jih uredili z nastavitvami eRegistratorja.

3.2.1 Urejanje vrst dokumentov

Za kreiranje nove vrste dokumenta kliknemo na gumb (vnesi zapis), za popravljanje

obstoječe vrste dokumenta pa izberemo gumb (popravi zapis) oziroma dvokliknemo na

vrstico izbrane vrste dokumenta. Odpre se nam okno z nastavitvami posamezne vrste

dokumenta.

4 7 .

Šifra – pri dodajanju novega zapisa vpišemo šifro vrste dokumenta. V kolikor urejamo

obstoječo vrsto dokumenta, šifre ne moremo spreminjati.

Klasifikacijska skupina/znak – izberemo skupino/znak iz klasifikacijskega načrta, ki

opredeljuje mesto vrste dokumenta v klasifikacijskem načrtu. Dokumenti hranjeni pod to

vrsto dokumenta se bodov elektronskem arhivu hranili glede na nastavitve na izbranem

klasifikacijskem znaku.

Naziv – vpišemo naziv vrste dokumenta

Stopnja zaupnosti – izberemo stopnjo zaupnosti vrste dokumenta (Interno, Javno ali

Zaupno)

Obvezen podpis (če je PDF, podpiši PDF) – če je označen pomeni, da je za vrsto

dokumenta podpis obvezen. V kolikor dokumenta ne podpišemo, se ne shrani v

eRegistrator.

Obvezen razlog podpisa – če je označen pomeni, da je za vrsto dokumenta ob

podpisovanju obvezna navedba razloga podpisa. V kolikor razloga ne navedemo, podpis

ni možen.

Časovni žig – če je označen pomeni, da se za vrsto dokumenta overi tudi čas podpisa s

strani ponudnika certificiranega časovnega žigosanja.

Ponudnik storitev – na spustnem seznamu izberemo ponudnika storitev arhiviranja.

Trenutno je SAOP možno povezati z eArhivom Pošte Slovenije, eHrambo Logitus in

eHrambo Mikrografija.

4 8 .

Zamik pri pošiljanju (se aktivira ko izberemo ponudnika storitev) - izbiramo med

naslednjimi možnostmi pošiljanja:

o Brez avtomatskega pošiljanja – prepis dokumentov v eHrambo mora za vsak

posamezen dokument te vrste sprožiti operater iCentra ročno.

o Pošlji takoj po vpisu dokumenta – v trenutku zapisa dokumenta v eRegistrator se ta

samodejno prepiše še v eHrambo.

o Pošlji čez X dni - dokumenti te vrste se samodejno prepišejo v eHrambo čez X dni po

zapisu v eRegistartor.

Dodatni parametri - vpišemo dodatne parametre povezave s ponudnikom, podatki so

odvisni pod ponudnika s katerim se povezujemo. iCenter je z verzijo 6.30.011 povezan z

naslednjimi ponudniki dolgoročne hrambe:

E-Arhiv Pošte Slovenije

E-Hramba Logitus

mSef – eHramba Mikrografija

eHramba.si ZZI

3.2.2 Vrste dokumentov A, D, N, O, S in Z

Pred začetkom urejanja nastavitev eRegistratorja so se dokumenti avtomatično hranili pod

vrste dokumentov stranke (S) in zaposlene (Z).

Vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O), stranke

(S) in zaposleni (Z) ne omogočajo izbire ponudnika elektronske hrambe ter s tem nastavitev

let hrambe in arhivskega oziroma trajnega gradiva. Dokumentov shranjenih pod te vrste

dokumentov v elektronsko hrambo ne morete pošiljati.

V kolikor se vam je dokument, ki ga želite hraniti v eHrambi, shranil pod eno od omenjenih

vrst dokumentov ali pa se je hranil pod napačno vrsto dokumenta, je potrebno to na

posameznem dokumentu ročno popraviti.

V eRegistratorju poiščite napačno vložen dokument. Postavite se nanj in izberite gumb

Lastnosti.

4 9 .

Odpre se vam okno Lastnosti dokumenta. Poiščite podatek o Vrsti dokumenta in s klikom na

odprite preglednica Vrste dokumentov. Izberite pravo vrsto dokumenta – vrsto, pod

katero se mora dokument hraniti v eHrambi. S klikom na Potrdi shranite spremembe.

3.2.3 Varnost posamezne vrste dokumentov

Da v pregledu dokumentov v eRegistratorju zagotovimo varnost nad pregledi dokumentov,

moramo za posamezno vrsto dokumenta urediti varnostni sistem. Tako kot do sedaj določeni

zaposleni niso imeli vpogleda v fascikel določenih dokumentov, je tudi z varnostnim

sistemom eRegistratorja mogoče prepovedati vpogled v določene dokumente.

5 0 .

Varnost uredimo na vseh vrstah dokumentov in sicer tako, da se postavimo na želeno vrsto

dokumenta in kliknemo na . Odpre se nam preglednica za vrsto dokumenta,

na kateri se trenutno nahajamo.

Navpično so prikazane skupine operaterjev, vodoravno pa dejanja oziroma delo z dokumenti:

Brez pooblastil (povsod so križci) – dokumenti, shranjeni pod to vrsto dokumentov, v

eRegistratorju niso vidni.

Seznam – s tem pooblastilom dodelimo vpogled v seznam dokumentov, shranjenih pod

to vrsto dokumentov. Dokumenti so sivi in jih ne moremo odpirati za branje ali

spreminjanje. Prav tako ne moremo urejati lastnosti teh dokumentov.

Branje – s tem pooblastilom dodelimo možnost do branja dokumentov, shranjenih pod to

vrsto dokumentov. Dokumente lahko pregledujemo, kopiramo, izvažamo iz

eRegistratorja, jih pošiljamo po elektronski pošti. Lastnosti dokumentov so nam vidne,

vendar jih ne moremo spreminjati.

Spreminjanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost urejanja dokumentov, shranjenih

pod to vrsto dokumentov. Dokumente lahko dodajamo v eRegistrator, jih prevzemamo v

spreminjanje in jih urejene vračamo v eRegistrator. Lastnosti dokumentov so nam vidne,

lahko jih tudi spreminjamo.

Brisanje – s tem pooblastilom dodelimo možnost brisanja dokumentov, shranjenih pod to

vrsto dokumentov.

Pooblastila dodajamo tako, da se postavimo v polje, kjer želimo dodati pravice, ter z desnim

klikom miške aktiviramo možnost oziroma .

Z izbiro gumba potrdimo vnesena pooblastila.

Za vrste dokumentov artikli (A), naprave (N), delovna mesta (D), osnovna sredstva (O),

stranke (S) in zaposleni (Z) priporočamo, da dodate pooblastila največ do branja

dokumentov. S takimi nastavitvami pooblastil vsem operaterjem onemogočimo, da bi pod te

vrste dokumentov karkoli shranjevali. Kot že rečeno - te vrste dokumentov ne moremo

5 1 .

pošiljati v hrambo, zato je smiselno, da se pod to vrsto dokumenta ne hrani noben dokument

več.

3.2.4 Pregled pooblastil na vrstah dokumentov

V preglednici vrsto dokumentov je spodaj levo gumb . S klikom na , se

nam odpre spustni meni z dvema možnostma:

, ki nam odpre okno z OLAP pregledom pooblastil na vrstah

dokumentov eRegistratorja (slika spodaj)

, ki omogoča ponastavitev varnostnega sistema vezanega na

vrste dokumentov. S klikom na ta gumb postanejo vsi dokumenti dostopni vsem operaterjem.

3.3 Vzorci eRegistratorja

Vzorci eRegistratorja so splošni osnutki, ki služijo za izdelavo novih dokumentov

eRegistratorja.

Primer: Imamo določen osnutek pogodbe o zaposlitvi. Tega namesto v MS Wordovem dokumentu ne hranimo v

posebni mapi na računalniku, temveč ga hranimo kot vzorec v eRegistratorju. Novo pogodbo o zaposlitvi lahko na

ta način uredimo, oblikujemo in hranimo kar preko eRegistartorja.

5 2 .

Do vzorcev eRegistratorja dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vzorci. Vzorci

dokumentov so vezani na tip entitete (šifrant strank, artiklov, zaposlenih,…), zato moramo že

v podmeniju izbrati entiteto, na katero bomo vzorec hranili.

Odpre se okno Raziskovalca dokumentov na nivoju entitete.

Delo z vzorci je enako kot delo z dokumenti v Raziskovalcu dokumentov. Vzorce

dokumentov pripravimo z ustreznimi orodji (npr. MS Word, MS Excel, OO Write, OO

Calc,…), nato pa jih z ukazi za kopiraj in prilepi prenesemo med vzorce eRegistratorja.

3.4 Vrste fasciklov

Vrste fasciklov eRegistratorja predstavljajo skupine z enotnim številčenjem fasciklov znotraj

vrste fascikla. Omogočajo nam, da lahko fascikle razdelimo v različne skupine. Posamezen

fascikel lahko pripada le eni vrsti fascila.

Primer: Imamo vrste fascikla PR (prejeti računi) in IR (izdani računi). V vrsto fascikla PR so uvrščeni vsi fascikli, ki

se samodejno kreirajo ob uvozu prejetega e-računa. V vrsto fascikla IR pa so uvrščeni vsi fascikli, ki jih ročno

odpremo pri dodajanju prilog na izdani račun.

Do vrst fasciklov dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Vrste fasciklov.

Odpre se preglednica s podatki o vrstah fasciklov.

5 3 .

Na preglednici lahko dodajamo, spreminjamo ali brišemo podatke o vrstah fasciklov. Če

želimo brisati vrsto fascikla, ki je v uporabi, nas program o tem opozori in nam le-te ne pusti

brisati.

3.5 Upravljanje z dokumenti

Upravljanje z dokumenti eRegistratorja omogoča administratorjem eRegistratorja nekatera

opravila z dokumenti, ki običajnim operaterjem niso na razpolago.

Do upravljanja z dokumenti dostopamo preko Administracija – eRegistrator – Upravljanje z

dokumenti. Odpre se podmeni, ki omogoča naslednja opravila:

omogoča odklepanje dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre

preglednica dokumentov, ki jih posamezni operaterji zaklepajo (dokumenti so v

eRegistratorju obarvani redeče in imajo status ). Na seznamu izberemo dokumente in jih

odklenemo. Administrator eRegistratorja lahko odklene vse zaklenjene dokumente, ne glede

na to kdo jih he zaklenil.

omogoča preklic prevzema dokumentov. Z izborom te možnosti se odpre

preglednica dokumentov, ki jih imajo posamezni operaterji v prevzemu oziroma jih urejajo

(dokumenti so v eRegistratorju obarvani rdeče in krepko, imajo status ). Na seznamu

izberemo dokumente in jih vrnemo v eRegistartor. Administrator eRegistratorja lahko vrne

vse prevzete dokumente, ne glede na to kdo jih je prevzel in jih ima v spreminjanju.

omogoča preklic brisanja dokumentov. Dokumenti, ki so izločeni iz uporabe v

eRegistratorju (so brisani) se le označijo kot izločeni in skozi eRegistrator niso več dostopni.

V primeru, da je bil izločen napačen dokument, ima administrator možnost preklicati brisanje

in omogočiti ponovno dostopnost dokumenta. Z izborom te možnosti se odpre preglednica

izločenih dokumentov. Na seznamu izberemo dokumente in jim razveljavimo brisanje.

5 4 .

omogoča izločitev dokumentov, ki jim je pretekel rok hrambe iz

eRegistratorja. Dokumenti imajo glede na svojo uvrstitev v klasifikacijski načrt različna

obdobja, ko se morajo hraniti v dokumentnem sistemu. Po preteku roka hrambe se lahko

dokumenti izločijo iz dokumentnega sistema in uničijo. Izločeni dokumenti se le označijo, da

so izločeni in skozi eRegistartor niso več dostopni. Če smo izločili dokumente, ki jih nismo

želeli jih lahko ponovno aktiviramo s Preklicem brisanja.

Z izborom te možnosti zaženemo izločanje dokumentov glede na rok hrambe. Ob zagonu se

nam odpre preglednica, kjer nastavimo parametre izločanja. Nastaviti moramo dva

parametra:

Datum izločanja – uporablja se za izračun zapadlosti roka hrambe dokumenta. Predlaga

se zadnji dan preteklega leta.

Uporabnik – je številka uporabnika iCentra katerega dokumente želimo izločati. Z izbiro

nič (0) izločamo dokumente vseh uporabnikov.

Vrste dokumentov, ki jih želimo izločiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice

(lahko si predlagamo z desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Izloči se izvede

izločanje zapadlih dokumentov izbranih vrst.

omogoča uničenje vsebine izločenih dokumentov. Dokumenti, ki so

izločeni (brisani) iz eRegistratorja niso fizično brisani temveč so izločeni iz pregleda v

eRegistratorju. O dokumentih so ohranjeni meta podatki in vsebina dokumenta. Če želimo

izbrisati fizično vsebino dokumentov, moramo le-te uničiti. Uničenim dokumentom se ohranijo

meta podatki.

Z izborom te možnosti zaženemo uničenje izločenih dokumentov. Ob zagonu se nam odpre

preglednica, kjer moramo določiti iz katerega uporabnika želimo izločene dokumente uničiti.

Če vpišemo nič (0), se bodo uničili izločeni dokumenti vseh uporabnikov. Vrste dokumentov,

ki jih želimo uničiti označimo s kljukico v prvem stolpcu preglednice (lahko si predlagamo z

desnim klikom miške – izberi vse). S klikom na Uniči se izvede uničevanje izločenih

dokumentov izbranih vrst.

4 Hramba dokumentov

V elektronski arhiv pri zunanjem ponudniku lahko pošiljate le dokumente, ki so se v

eRegistrator vlagali pod vrsto dokumenta s popolno urejenimi nastavitvami:

so vezani na pravi klasifikacijski znak,

je izbran ponudnik elektronskega arhiviranja (polje Ponudnik storitev),

je določena periodika pošiljanja v elektronsko hrambo,

5 5 .

so izpolnjeni Dodatni parametri pri ponudnikih hrambe, kjer je to zahtevano oziroma

priporočeno.

V kolikor ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Brez avtomatskega

pošiljanja, morate dokumente ročno pošiljati v elektronski arhiv preko eRegistratorja. Ti

dokumenti imajo status , v elektronski arhiv pa jih pošljete tako, da se postavite na želen

dokument in kliknete na gumb (oddaj v arhiv).

Če ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Pošlji čez X dni, se dokumenti

avtomatično pošiljajo v elektronski arhiv po določeni periodiki. Dokumenti, ki čakajo na

avtomatski prenos imajo status . V kolikor želite določen dokument te vrste predčasno

poslati v arhiv, se postavite na želen dokument in kliknete na gumb (oddaj v arhiv).

Če pa ste pri nastavitvah Zamik pri pošiljanju izbrali možnost Pošlji takoj ob vpisu

dokumenta, se dokumenti pošiljajo v elektronski arhiv takoj po vložitvi v eRegistrator. Ti

dokumenti že imajo status (dokument je v fazi oddaje) oziroma (dokument je bil

uspešno oddan).

Na Lastnostih

posameznega dokumenta

lahko preverite datum, ko bo

dokument s statusom

samodejno poslan v arhiv.