Tujuan Pembelajaran:
1. Menjelaskan
pengertian
pencatatan surat
masuk & keluar
2. Menjelaskan alat &
bahan yang
digunakan untuk
mencatat surat masuk
& keluar
3. Menjelaskan sistem
pencatatan surat
masuk & keluar
4. Menjelaskan prosedur
pencatatan surat
masuk & keluar
ADMINISTRASI UMUM SMK KELAS X SEMESTER 1
1. Pengertian
Pencatatan Surat
Masuk dan
Keluar
Pencatatan ialah
pembuatan sebuah
catatan pembukuan,
kronologis kejadian
yang terjadi, terukur
melalui suatu cara
yang sistematis dan
teratur (Simamora,
2000:4). Sedangkan
menurut Mulyadi
(2008:196) pencatatan
yaitu suatu urutan
ketiga klerikal
biasanya melibatkan
beberapa orang dalam
suatu departemen atau
lebih yang dibuat
untuk menjamin
penanganan secara
seragam terhadap
transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-
ulang. Jadi dari uraian
pengertian pencatatan
diatas, dapat
disimpulkan bahwa
pencatatan adalah
kegiatan menulis
suatu kejadian secara
sistematik pada
sebuah media.
Menurut
Wursanto (dalam
Yumi & Rahmah,
2015) mengatakan
bahwa surat masuk
yaitu semua jenis
surat yang diterima
dari instansi lain atau
perorangan, baik yang
diterima melalui pos
maupun yang melalui
kurir dengan
menggunakan buku
pengiriman/ ekspedisi.
Sedangkan surat
keluar yaitu surat yang
sudah lengkap
(bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah
ditandatangani oleh
pejabat yang
berwenang) yang
dibuat oleh suatu
instansi, kantor atau
lembaga untuk
ditujukan atau dikirim
kepada instansi, kantor
atau lembaga lain.
Dokumen menurut
bahasa Inggris adalah
“Documentation” dan
menurut
bahasa latin
“Documentum”.
Menurut kamus
kepegawaian yang
dimaksud dengan
dokumen adalah
semua catatan tertulis,
baik tercetak maupun
tidak tercetak dan
segala benda yang
mempunyai
keterangan-
keterangan di pilah
untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan
atau disebarkan.
Setelah melihat
dan membaca dari
uraian di atas, maka
secara sederhana
dapat ditarik
kesimpulan bahwa
pencatatan surat
masuk dan keluar
ialah sebuah kegiatan
menulis/mencatat
surat yang masuk atua
keluar pada sebuah
media.
1
Dimana media yang
biasa digunakan untuk
mencatat surat masuk
dan keluarg dalam
suatu organisasi
adalah sebuah buku.
Buku ini disebut
dengan buku agenda.
KBBI.
2. Alat dan Bahan
Untuk Mencatat
Surat Masuk dan
Keluar
1. Buku Agenda
Buku agenda
merupakan sebuah
buku yang berisi
informasi tentang
surat atau dokumen
masuk dan keluar
dalam sebuah
organisasi. Menurut
Sugiarto (dalam
Hidayat & Jumiatun,
2016) terdapat tiga
macam buku agenda,
diantaranya yaitu (1)
buku agenda tunggal,
(2) buku agenda
berpasangan, dan (3)
buku agenda kembar,
dengan
penjelasannya
sebagai berikut:
a. Buku agenda
tunggal
Buku agenda
tunggal yaitu
buku yang
digunakan untuk
mencatat surat
masuk dan surat
keluar sekaligus
berurutan pada
tiap-tiap
halaman.
b. Buku agenda
berpasangan
Buku agenda
berpasangan
yaitu buku yang
dipergunakan
untuk mencatat
surat masuk
dihalaman kiri
dan surat keluar
pada halaman
kanan dengan
nomor surat
sendiri. Buku
agenda ini
terletak pada satu
buku, dengan
posisi
bersebelahan
antara bagian kiri
dan kanan buku.
c. Buku agenda
kembar
Buku agenda
kembar yaitu
buku yang
digunakan untuk
mencatat surat
masuk dan surat
keluar sendiri.
Dengan kata lain
surat masuk dan
surta keluar
memiliki buku
masing-masing,
atau tidak berada
dalam satu buku.
2. Kartu Kendali
Amsyah
(2003:57) dalam
bukunya
menyebutkan bahwa
kartu kendali yaitu
selembar kertas
berukuran 10 cm x 15
cm yang berisi data-
data dari suatu surat ,
2
seperti indeks, isi
ringkas, lampiran,
dari, kepada, anggal
surat, nomor surat,
tanggal terima,
catatan dan lain
sebagainya.
Penggunaan kartu
kendali sendiri adalah
unutk menggantikan
penggunaan buku
agenda dan buku
ekspedisi. Kartu
kendali ini sendiri
untuk peletakannya
biasanya diletakkan
pada sebuah kotak
dan disusuna secara
sistematis
3. Alat Pembuka Surat
Seperti namanya,
alat ini berfungsi
untuk membuka
surat. Surat yang
masuk atau baru saja
diterima biasanya
bagain belakangnya
akan direkatkan. Hal
ini bertujuan agar
kerahasiaan atau
informasi yang ada
dalam surat tetap
terjaga dan sampai
kepada penerima
surat yang tepat.
Selain itu tampilan
amplop juga akan
lebih rapi dan terlihat
resmi. Alat pembuka
surat ini antara lain
gunting, cutter, atau
mesin pembuka surat
elektrik.
4. Stempel
Stempel yang
dimaksud adalah
stempel tanggal dan
stempel perusahaan
5. Lembar Pengantar
Lembar pengantar
adalah yang biasa
digunakan untuk
mengantar surat. Dan
dibawa bersama
ketika surat
diantarkan
6. Lembar Disposisi
Lembar yang
biasanya berisi
intruksi dari
pimpinan
7. Buku Ekspedisi
Disebut juga
“Buku Pengantar
Surat” untuk
mencatat pengiriman
surat kepada pihak
lain. Orang yang
melaksanakan
pekerjaan ekspedisi
disebut ekspeditur.
Buku ekspedisi
terbagi tiga, yaitu:
a. Buku ekspedisi
extern (luar kota)
ini digunakan
untuk mengirim
surat kepada
kantor atau
jawatan dengan
melibatkan
kantor pos.
b. Buku ekspedissi
intern (dalam
kota) ini
digunakan untuk
mengirim surat
kepada kantor
atau jawatan
dalam kota saja.
c. Buku ekspedisi
local yang
digunakan untuk
membagi surat
3
di dalam kantor
masing-masing
pihak yang di
dalam sebuah
kantor.
8. Blanko Konsep
Yaitu blanko yang
biasa digunakan
untuk membuat
konsep surat keluar
9. Alat tulis
Alat tulis ini dapat
berupa bolpoin,
penggaris, penghapus,
pensil, dan lain
sebagainya.
3. Sistem
Pencatatan
Surat/Dokumen
Masuk Dan
Keluar
Menurut Wursanto
(dalam Yumi &
Rahmah, 2015)
mengatakan bahwa surat
masuk yaitu semua jenis
surat yang diterima dari
instansi lain atau
perorangan, baik yang
diterima melalui pos
maupun yang melalui
kurir dengan
menggunakan buku
pengiriman/ ekspedisi.
Penggunaan sistem
pengelolaan
surat/dokumen pada
suatu organisasi
tentunya berbeda-beda,
disesuaikan dengan
kebutuhan dan tingkat
keefisiensian sistem
tersebut dengan
organisasi yang akan
menggunakannya. Pada
umumnya di Indonesia
terdapat 3 cara
pengelolaan
surat/dokumen dalam
hal pencatatan,
diantaranya yaitu (1)
buku agenda, (2) kartu
kendali, dan (3) Tata
naskah (Takah). Buku
agenda biasa digunakan
di kantor yang kecil dan
perusahaan swasta,
Kartu Kendali
digunakan di
departemen kantor
pemerintahan serta
beberapa bank, dan
Takah pada lingkungan
perkantoran departemen
Hankam, Departemen
Pertahanan, dan atau
jajaran-jajaran ABRI
(Amsyah, 2003:51).
4. Prosedur
Pencatatan
Surat/Dokumen
Masuk Dan
Keluar
Menurut Wursanto
(dalam Hidayat &
Jumiatun, 2016 ) adapun
pengelolaan surat
masuk adalah sebagai
berikut:
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran,
3. Pencatatan,
4. Mengagendakan,
5. Pengarahan
(disposisi)
6. Penyampaian,
7. Penggandaan dan
8. Penyimpanan berkas.
Setelah mengetahui
prosedur pengelolaan
surat masuk dalam suatu
organisasi, selanjutnya
adalah prosedur
pengelolaan surat keluar.
4
Yaitu tahap-tahap
mengelola surat keluar,
dimana kita bertindak
sebagai pengirim surat
sehingga tahap awal yang
perlu dilakukan salah
satunya adalah dengan
membuat atau
menciptakan surat.
Adapun prosedur
pengelolaan surat keluar
menurut Wursanto (dalam
Hidayat & Jumiatun,
2016 ) adalah sebagai
berikut:
1. Pembuatan konsep
surat,
2. Pengetikan,
3. Penandatanganan,
4. Pencatatan,
5. Pengiriman dan
6. Penyimpanan surat
5. Penggunaan TIK
dalam
Pengelolaan
Surat/Dokumen
Seiring
perkembangan zaman,
ilmu pengetahuan juga
akan mengalami
perkembangan.
Penemuan-penemuan
baru yang diharapkan
dapat memudahkan atau
membantu manusia dalam
menyelesaikan suatu
pekerjaan. Begitupun di
dunia perkantoran, salah
satunya adalah
kemudahan dalam proses
pencatatan dan
penyimpanan dokumen.
Kini kita dapat dengan
mudah dan cepat saat
menyimpan dan mencatat
dokumen. Hal ini karena
telah tersedianya aplikasi
pengelola arsip atau yang
biasa disebut dengan e-
arsip (elektronik arsip).
Dengan aplikasi ini kita
dapat mengagendakan
arsip, menyimpan arsip
dalam bentuk soft file,
mengetahui jumlah
peminjaman arsip,
membuat arsip baru,
meminjamkan arsip, dan
sebagainya de ngan
mudah. E-arsip sendiri
biasanya memiliki nama
atau sebutan masing-
masing disetiap tempat.
Adanya aplikasi tersebut
diharapkan dapat
membantu efektivitas dan
efisiensi pekerjaan kantor,
sehingga dapat
meningkatkan
produktivitas organisasi
tersebut.
5