Tujuan Pembelajaran:

1. Menjelaskan

pengertian

pencatatan surat

masuk & keluar

2. Menjelaskan alat &

bahan yang

digunakan untuk

mencatat surat masuk

& keluar

3. Menjelaskan sistem

pencatatan surat

masuk & keluar

4. Menjelaskan prosedur

pencatatan surat

masuk & keluar

ADMINISTRASI UMUM SMK KELAS X SEMESTER 1

1. Pengertian

Pencatatan Surat

Masuk dan

Keluar

Pencatatan ialah

pembuatan sebuah

catatan pembukuan,

kronologis kejadian

yang terjadi, terukur

melalui suatu cara

yang sistematis dan

teratur (Simamora,

2000:4). Sedangkan

menurut Mulyadi

(2008:196) pencatatan

yaitu suatu urutan

ketiga klerikal

biasanya melibatkan

beberapa orang dalam

suatu departemen atau

lebih yang dibuat

untuk menjamin

penanganan secara

seragam terhadap

transaksi perusahaan

yang terjadi berulang-

ulang. Jadi dari uraian

pengertian pencatatan

diatas, dapat

disimpulkan bahwa

pencatatan adalah

kegiatan menulis

suatu kejadian secara

sistematik pada

sebuah media.

Menurut

Wursanto (dalam

Yumi & Rahmah,

2015) mengatakan

bahwa surat masuk

yaitu semua jenis

surat yang diterima

dari instansi lain atau

perorangan, baik yang

diterima melalui pos

maupun yang melalui

kurir dengan

menggunakan buku

pengiriman/ ekspedisi.

Sedangkan surat

keluar yaitu surat yang

sudah lengkap

(bertanggal, bernomor,

berstempel, dan telah

ditandatangani oleh

pejabat yang

berwenang) yang

dibuat oleh suatu

instansi, kantor atau

lembaga untuk

ditujukan atau dikirim

kepada instansi, kantor

atau lembaga lain.

Dokumen menurut

bahasa Inggris adalah

“Documentation” dan

menurut

bahasa latin

“Documentum”.

Menurut kamus

kepegawaian yang

dimaksud dengan

dokumen adalah

semua catatan tertulis,

baik tercetak maupun

tidak tercetak dan

segala benda yang

mempunyai

keterangan-

keterangan di pilah

untuk dikumpulkan,

disusun, disediakan

atau disebarkan.

Setelah melihat

dan membaca dari

uraian di atas, maka

secara sederhana

dapat ditarik

kesimpulan bahwa

pencatatan surat

masuk dan keluar

ialah sebuah kegiatan

menulis/mencatat

surat yang masuk atua

keluar pada sebuah

media.

1

Dimana media yang

biasa digunakan untuk

mencatat surat masuk

dan keluarg dalam

suatu organisasi

adalah sebuah buku.

Buku ini disebut

dengan buku agenda.

KBBI.

2. Alat dan Bahan

Untuk Mencatat

Surat Masuk dan

Keluar

1. Buku Agenda

Buku agenda

merupakan sebuah

buku yang berisi

informasi tentang

surat atau dokumen

masuk dan keluar

dalam sebuah

organisasi. Menurut

Sugiarto (dalam

Hidayat & Jumiatun,

2016) terdapat tiga

macam buku agenda,

diantaranya yaitu (1)

buku agenda tunggal,

(2) buku agenda

berpasangan, dan (3)

buku agenda kembar,

dengan

penjelasannya

sebagai berikut:

a. Buku agenda

tunggal

Buku agenda

tunggal yaitu

buku yang

digunakan untuk

mencatat surat

masuk dan surat

keluar sekaligus

berurutan pada

tiap-tiap

halaman.

b. Buku agenda

berpasangan

Buku agenda

berpasangan

yaitu buku yang

dipergunakan

untuk mencatat

surat masuk

dihalaman kiri

dan surat keluar

pada halaman

kanan dengan

nomor surat

sendiri. Buku

agenda ini

terletak pada satu

buku, dengan

posisi

bersebelahan

antara bagian kiri

dan kanan buku.

c. Buku agenda

kembar

Buku agenda

kembar yaitu

buku yang

digunakan untuk

mencatat surat

masuk dan surat

keluar sendiri.

Dengan kata lain

surat masuk dan

surta keluar

memiliki buku

masing-masing,

atau tidak berada

dalam satu buku.

2. Kartu Kendali

Amsyah

(2003:57) dalam

bukunya

menyebutkan bahwa

kartu kendali yaitu

selembar kertas

berukuran 10 cm x 15

cm yang berisi data-

data dari suatu surat ,

2

seperti indeks, isi

ringkas, lampiran,

dari, kepada, anggal

surat, nomor surat,

tanggal terima,

catatan dan lain

sebagainya.

Penggunaan kartu

kendali sendiri adalah

unutk menggantikan

penggunaan buku

agenda dan buku

ekspedisi. Kartu

kendali ini sendiri

untuk peletakannya

biasanya diletakkan

pada sebuah kotak

dan disusuna secara

sistematis

3. Alat Pembuka Surat

Seperti namanya,

alat ini berfungsi

untuk membuka

surat. Surat yang

masuk atau baru saja

diterima biasanya

bagain belakangnya

akan direkatkan. Hal

ini bertujuan agar

kerahasiaan atau

informasi yang ada

dalam surat tetap

terjaga dan sampai

kepada penerima

surat yang tepat.

Selain itu tampilan

amplop juga akan

lebih rapi dan terlihat

resmi. Alat pembuka

surat ini antara lain

gunting, cutter, atau

mesin pembuka surat

elektrik.

4. Stempel

Stempel yang

dimaksud adalah

stempel tanggal dan

stempel perusahaan

5. Lembar Pengantar

Lembar pengantar

adalah yang biasa

digunakan untuk

mengantar surat. Dan

dibawa bersama

ketika surat

diantarkan

6. Lembar Disposisi

Lembar yang

biasanya berisi

intruksi dari

pimpinan

7. Buku Ekspedisi

Disebut juga

“Buku Pengantar

Surat” untuk

mencatat pengiriman

surat kepada pihak

lain. Orang yang

melaksanakan

pekerjaan ekspedisi

disebut ekspeditur.

Buku ekspedisi

terbagi tiga, yaitu:

a. Buku ekspedisi

extern (luar kota)

ini digunakan

untuk mengirim

surat kepada

kantor atau

jawatan dengan

melibatkan

kantor pos.

b. Buku ekspedissi

intern (dalam

kota) ini

digunakan untuk

mengirim surat

kepada kantor

atau jawatan

dalam kota saja.

c. Buku ekspedisi

local yang

digunakan untuk

membagi surat

3

di dalam kantor

masing-masing

pihak yang di

dalam sebuah

kantor.

8. Blanko Konsep

Yaitu blanko yang

biasa digunakan

untuk membuat

konsep surat keluar

9. Alat tulis

Alat tulis ini dapat

berupa bolpoin,

penggaris, penghapus,

pensil, dan lain

sebagainya.

3. Sistem

Pencatatan

Surat/Dokumen

Masuk Dan

Keluar

Menurut Wursanto

(dalam Yumi &

Rahmah, 2015)

mengatakan bahwa surat

masuk yaitu semua jenis

surat yang diterima dari

instansi lain atau

perorangan, baik yang

diterima melalui pos

maupun yang melalui

kurir dengan

menggunakan buku

pengiriman/ ekspedisi.

Penggunaan sistem

pengelolaan

surat/dokumen pada

suatu organisasi

tentunya berbeda-beda,

disesuaikan dengan

kebutuhan dan tingkat

keefisiensian sistem

tersebut dengan

organisasi yang akan

menggunakannya. Pada

umumnya di Indonesia

terdapat 3 cara

pengelolaan

surat/dokumen dalam

hal pencatatan,

diantaranya yaitu (1)

buku agenda, (2) kartu

kendali, dan (3) Tata

naskah (Takah). Buku

agenda biasa digunakan

di kantor yang kecil dan

perusahaan swasta,

Kartu Kendali

digunakan di

departemen kantor

pemerintahan serta

beberapa bank, dan

Takah pada lingkungan

perkantoran departemen

Hankam, Departemen

Pertahanan, dan atau

jajaran-jajaran ABRI

(Amsyah, 2003:51).

4. Prosedur

Pencatatan

Surat/Dokumen

Masuk Dan

Keluar

Menurut Wursanto

(dalam Hidayat &

Jumiatun, 2016 ) adapun

pengelolaan surat

masuk adalah sebagai

berikut:

1. Penerimaan surat

2. Penyortiran,

3. Pencatatan,

4. Mengagendakan,

5. Pengarahan

(disposisi)

6. Penyampaian,

7. Penggandaan dan

8. Penyimpanan berkas.

Setelah mengetahui

prosedur pengelolaan

surat masuk dalam suatu

organisasi, selanjutnya

adalah prosedur

pengelolaan surat keluar.

4

Yaitu tahap-tahap

mengelola surat keluar,

dimana kita bertindak

sebagai pengirim surat

sehingga tahap awal yang

perlu dilakukan salah

satunya adalah dengan

membuat atau

menciptakan surat.

Adapun prosedur

pengelolaan surat keluar

menurut Wursanto (dalam

Hidayat & Jumiatun,

2016 ) adalah sebagai

berikut:

1. Pembuatan konsep

surat,

2. Pengetikan,

3. Penandatanganan,

4. Pencatatan,

5. Pengiriman dan

6. Penyimpanan surat

5. Penggunaan TIK

dalam

Pengelolaan

Surat/Dokumen

Seiring

perkembangan zaman,

ilmu pengetahuan juga

akan mengalami

perkembangan.

Penemuan-penemuan

baru yang diharapkan

dapat memudahkan atau

membantu manusia dalam

menyelesaikan suatu

pekerjaan. Begitupun di

dunia perkantoran, salah

satunya adalah

kemudahan dalam proses

pencatatan dan

penyimpanan dokumen.

Kini kita dapat dengan

mudah dan cepat saat

menyimpan dan mencatat

dokumen. Hal ini karena

telah tersedianya aplikasi

pengelola arsip atau yang

biasa disebut dengan e-

arsip (elektronik arsip).

Dengan aplikasi ini kita

dapat mengagendakan

arsip, menyimpan arsip

dalam bentuk soft file,

mengetahui jumlah

peminjaman arsip,

membuat arsip baru,

meminjamkan arsip, dan

sebagainya de ngan

mudah. E-arsip sendiri

biasanya memiliki nama

atau sebutan masing-

masing disetiap tempat.

Adanya aplikasi tersebut

diharapkan dapat

membantu efektivitas dan

efisiensi pekerjaan kantor,

sehingga dapat

meningkatkan

produktivitas organisasi

tersebut.

5