Zarządzanie finansami w projekcie - power.frse.org.plpower.frse.org.pl/img/power/Mfile/file/75/powerse_szkolenie... · finansami, w szczególności oszczędności i efektywności;

power.frse.org.pl/ksztalcenie-zawodowe

Zarządzanie finansami w projekcie

„Zagraniczna Mobilność Kadry Edukacji Szkolnej”

power.frse.org.pl/edukacja-szkolna


SPIS TREŚCI

1. Kategorie budżetowe w projekcie

2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu

3. Kwalifikowalność kosztów – koszty nieuprawnione

4. Polityka kursowa

5. Typy podstawowych kontroli oraz kontrola finansowa projektów

6. Dokumentacja projektu

7. Porównanie z projektami mobilności Comenius



KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:



Według stawki ryczałtowej określamy wysokość dofinansowania w kategoriach:


Podróż Wsparcie

organizacyjne Wsparcie

indywidualne

Opłata za kurs/

szkolenie


U umowach projektów mobilnościowych może wystąpić

jedna kategoria budżetowa którą będziemy rozliczać na podstawie kosztów rzeczywistych.


Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi

potrzebami


Koszty ryczałtowe PODRÓŻ


Podróż uczestnika mobilności z miejsca, w którym znajduje się organizacja wysyłająca, do miejsca docelowego przyjazdu w kraju organizacji przyjmującej. DOFINANSOWANIE OBEJMUJE PODRÓŻ W OBIE STRONY

Wysokość dofinansowania zależy od odległości, jaką musi

pokonać uczestnik mobilności.

Odległość między miejscem wyjazdu, a miejscem

przyjazdu obliczamy przy pomocy kalkulatora

odległości dostępnego na stronie Komisji Europejskiej.

Kalkulator wylicza odległość w km w linii prostej.


Koszty ryczałtowe

PODRÓŻ

Wyłącznie podróż międzynarodowa wraz z transferem

Do rozliczeń z FRSE nie jest istotna wysokość rzeczywistych kosztów podróży.

Uczestnik podróżuje dowolnym środkiem transportu


Stawki kształtują się pomiędzy 180 EUR, a 1100 EUR dla

jednego uczestnika i są uzależnione od liczby kilometrów.


Koszty ryczałtowe WSPARCIE ORGANIZACYJNE

Wszelkie koszty bezpośrednio związane z realizacją działań w

zakresie mobilności,

koszty przygotowania pedagogicznego, międzykulturowego i

językowego,

monitorowania i wspierania uczestników w trakcie okresu

mobilności oraz

koszty zatwierdzania efektów uczenia się.


Dofinansowanie jest przyznawane organizacji wysyłającej, nie

bezpośrednio uczestnikowi.


Koszty ryczałtowe

WSPARCIE ORGANIZACYJNE

Kwota ryczałtowa obliczona będzie za pomocą iloczynu liczby

uczestników w mobilnościach i ryczałtowej stawki jednostkowej



Koszty ryczałtowe

WSPARCIE INDYWIDUALNE

Koszty bezpośrednio związane z utrzymaniem uczestników w trakcie trwania działania.

Zakwaterowanie

Wyżywienie

Przejazdy lokalne

Inne indywidualne koszty uczestnika mobilności w trakcie realizacji działania

Wysokości dofinansowania określana jest w formie dziennej stawki ryczałtowej właściwej dla kraju docelowego, pomnożonej przez liczbę dni

działania.


Stawki w roku konkursowym 2014 dostępne są na stronie internetowej http://power.frse.org.pl/edukacja-szkolna/article/se-umowa-finansowa


Koszty ryczałtowe

OPŁATA ZA KURS/SZKOLENIE

Dofinansowanie przyznane w tej kategorii pokrywa koszty udziału uczestnika mobilności w kursie za granicą – zajęcia i ewentualne materiały dydaktyczne.

Przy obliczaniu dofinansowania uwzględniane będą jedynie dni rzeczywistego

uczestnictwa w kursie.


Dzienna ryczałtowa stawka wynosić będzie 70 EUR na

uczestnika, a łączne maksymalne dofinansowanie może wynieść 700 EUR.


Koszty rzeczywiste Wsparcie Uczestników Projektu ze Specjalnymi

Potrzebami

Są to koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi

uczestnikami biorącymi udział w projekcie.

Poniesienie niniejszych kosztów musi być niezbędne w celu umożliwienia

osobie niepełnosprawnej uczestnictwa w działaniu.


Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów

obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych.


Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu


100 % wsparcia organizacyjnego

Podróż i wsparcie

indywidualne

Każda kategoria budżetowa

Wsparcie organizacyjne

Każda kategoria

budżetowa

Wsparcie uczestników

ze specjalnymi potrzebami


Poniesione koszty muszą być:

związane z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji

zgodne z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył;

racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności;

rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie finansowej;



Poniesione koszty muszą być:

Możliwe do identyfikacji i weryfikacji oraz traktowane przez beneficjenta zgodnie z obowiązującymi rutynowymi praktykami księgowymi obowiązującymi w jego organizacji

Dodatkowo koszty rzeczywiste muszą być:

niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych

określone w szacunkowym budżecie ustalonym w Załączniku II lub zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami budżetu

poniesione przez beneficjenta w okresie ustalonym w Umowie finansowej;



Koszty nieuprawnione

zwroty z kapitału oraz długi i opłaty z nimi związane,

rezerwy na straty lub długi,

odsetki dłużne,

wątpliwe do odzyskania długi,

straty kursowe,

koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Beneficjenta

koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu

leasingu lub najmu;

wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich;



Koszty nieuprawnione

koszty sprawozdane przez Beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez FRSE dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania Projektu;

koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych;

VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie.



Źródła finansowania projektu:

94,29 % środki Europejskiego

Funduszu Społecznego;

5,71 % środki pochodzące z

Budżetu Państwa.



Polityka kursowa

Budżet projektu w umowie finansowej został określony

w PLN z zastosowaniem kursu

Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN.

Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane

w walucie EUR.


1 Euro = 4,1942 PLN


Polityka kursowa

Do przeliczenia na walutę EUR kosztów rzeczywistych

poniesionych w innych walutach należy stosować:

w przypadku wydatków w PLN kurs

w przypadku walut innych niż PLN i Euro dzienny kurs wymiany Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie internetowej:

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch jej stron.


1 Euro = 4,1942 PLN




Typy podstawowych kontroli

Kontrola w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania

Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola zza biurka

Analiza raportu końcowego



Analiza raportu końcowego

KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu

KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów

CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania

oraz płatności bilansującej

OBSZAR KONTROLI Raport końcowy

MIEJSCE PRZEPROWADZENIA

KONTROLI Siedziba FRSE



Kontrola w siedzibie FRSE tzw. kontrola dokumentów zza biurka

KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu

końcowego przez FRSE

KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów

CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania , płatności

bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej

OBSZAR KONTROLI

Raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych

MIEJSCE PRZEPROWADZE

NIA KONTROLI Siedziba FRSE



Kontrola w siedzibie Beneficjenta,

w trakcie realizacji działania

KIEDY W trakcie realizacji projektu

KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów

CEL KONTROLI Zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o

dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi

OBSZAR KONTROLI

Wywiad mający na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań

MIEJSCE PRZEPROWADZE

NIA KONTROLI Siedziba beneficjenta



O czym należy pamiętać

FRSE może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub

dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli.

FRSE ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić kontrolę

specjalną – dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone

nieprawidłowości itp.



Okresowa ocena udziału ryczałtowego

Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjent zgadza się na kontrolę

ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny

poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem

ryczałtowych stawek jednostkowych.

Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty

dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie

ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez FRSE i KE w kontekście

możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących poziomu udziału

ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych

stawek jednostkowych.



Podpis organizatora kursu/szkolenia

Imię i nazwisko uczestnika kursu/szkolenia

Tytuł odbytego kursu/szkolenia

Daty rozpoczęcia i zakończenia uczestnictwa

w kursie/szkoleniu

Zaświadczenie o uczestnictwie

Musi zawierać:



DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca analizie - Koszty podróży


Podróż odbywająca się pomiędzy organizacją

wysyłającą, a przyjmującą



DOKUMENTACJA PROJEKTU podlegająca w analizie - Koszty podróży


Podróż z lokalizacji innej niż ta, gdzie posiada swoją

siedzibę organizacja wysyłająca i/lub do lokalizacji innej, niż ta, gdzie posiada swoją siedzibę organizacja

przyjmująca.

Trasa przejazdu wraz z biletami

podróżnymi lub faktura/rachunek z podanym miejscem wyjazdu i przyjazdu.


DOKUMENTACJA PROJEKTU

podlegająca w analizie


•Wsparcie Organizacyjne

•Wsparcie Indywidualne






Opłata za kurs/szkolenie

Faktura Potwierdzenie wniesienia opłaty za kurs Zaświadczenie o uczestnictwie





Rzeczywiste koszty Wsparcia Uczestników Projektu ze

Specjalnymi Potrzebami

Faktury/rachunki dokumentujące poniesione

koszty rzeczywiste, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty

oraz daty wystawienia.


Obniżenie dofinansowania z powodu niskiej jakości realizacji projektu

Raport końcowy będzie oceniony w oparciu o kryteria jakościowe i ocenę punktową uzyskaną w ramach 100 punktowej skali.

Jeśli wynik punktowy będzie niższy niż 50 punktów, FRSE zmniejszy ostateczną kwotę przyznanego dofinansowania w ramach kategorii


Wsparcie Organizacyjne


Obniżenie dofinansowania z powodu niskiej jakości realizacji projektu będzie wynosić:

- 25% • jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 41-50

punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów;


punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów;


punktów, włącznie z granicznymi wartościami punktów.



Porównanie z programem Comenius Kategorie budżetowe

Projekty mobilności

Comenius

PO WER - Zagraniczna Mobilność Kadry Edukacji

Szkolnej

BRAK Wsparcie organizacyjne

Koszty podróży ≠ Podróż

Koszty utrzymania ≠ Wsparcie indywidualne

Opłata za udział w kursie ≠

Opłata za Kurs/Szkolenie

Przygotowanie językowe

BRAK

Uczestnictwo osób ze

Specjalnymi Potrzebami

≠

Wsparcie Uczestników

Projektu ze Specjalnymi Potrzebami



Porównanie z programem Comenius Polityka kursowa


Comenius

PO WER –

Zagraniczna Mobilność

Kadry Edukacji Szkolnej

Miesięczny kurs

obrachunkowy wymiany

ustalony przez KE

„inforEuro”

≠

Dzienny kurs wymiany

Europejskiego Banku

Centralnego, dostępny na

stronie internetowej na

dzień podpisania Umowy

przez ostatnią z dwóch jej

stron.



Porównanie z programem Comenius Przesunięcia pomiędzy budżetami


Comenius

PO WER – Zagraniczna Mobilność


Niedozwolone

Wymagany aneks

≠

Dozwolone w granicach

określonych Umową

finansową

+ ponad granice określone w

Umowie finansowej

wymagany jest aneks



Porównanie z Comenius System kontroli podstawowych


Comenius

PO WER –

Zagraniczna Mobilność


Kontrola rutynowa =/≠ Analiza raportu końcowego

Kontrola szczegółowa tzw.

desk check

= Kontrola w siedzibie FRSE

tzw. kontrola zza

biurka

On-the-spot check during

action

= Kontrola w siedzibie

Beneficjenta,

w trakcie realizacji działania



Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów PO

WER Zagraniczna Mobilność Kadry Edukacji Szkolnej realizowanych na

zasadach Programu Erasmus+ nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku

stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych,

ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli

podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być

pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych.


Documents

Zarządzanie finansami w projekcie - power.frse.org.plpower.frse.org.pl/img/power/Mfile/file/75/powerse_szkolenie... · finansami, w szczególności oszczędności i efektywności;