การถอดบทเรยนการจดการความร (KM) เทคโนธาน ประจำาปงบประมาณ พ.ศ. 2558

(1 ตลาคม 2557 – 30 กนยายน 2558)

วนท 6 – 17 ตลาคม 2557 ณ หองหวหนาสำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน

รปแบบการจด : Show & Share & ReviseShow ผแทนสำานกงาน จำานวน 4 สำานกงาน

Share นพคณ กสานตกล

หวหนาสำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน

ถอดบท เรยน / Facilitator

ปารชาต ศรธรปญญา

งานระบบบรหารคณภาพ ISO หนวยบรหารงาน กลาง

1

กจกรรมการแลกเปลยนเรยนร (KM Sharing) ครงท 1/2558

เรอง การทบทวน การจดทำา แกไขปรบปรงเอกสารตาม“ระบบบรหารคณภาพมาตรฐาน

หลงจากทเทคโนธานไดมการระงบการขอรบรองระบบบรหารคณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001:2008 มาเปนระยะเวลา 2 ปแลว กบบรษท SGS (ประเทศไทย) จำากด ซงถอไดวาเปนบรษทชนนำา และเปนทยอมรบในดานการจดทำาระบบคณภาพทเปนมาตรฐานสากลของระดบประเทศ ในสวนของเทคโนธานนน ผอำานวยการเทคโนธาน ซงมบทบาทเปนเลขานการคณะกรรมการบรหารเทคโนธาน ไดนำาเรองขอการรบรองเขาหารอ เพอกำาหนดนโยบายการดำาเนนงานดาน ISO โดยคณะกรรมการบรหารเทคโนธาน ไดมมตเหนชอบใหเทคโนธานขอการรบรองระบบบรหารคณภาพตามมาตรฐาน ISO ตอไป เพราะเหนวาเปนมาตรฐานสากล สามารถสรางความนาเชอถอใหกบภารกจหลกของเทคโนธานไดเปนอยางด

ผอำานวยการเทคโนธาน จงไดมอบนโยบายดงกลาวใหกบงานระบบบรหารคณภาพ ตงแตตนปพ.ศ. 2558 งานระบบฯ จงไดเรมจดทำาโครงการใหมความสอดคลองกบการดำาเนนงานการจดการความร (KM) สำาหรบในปงบประมาณ พ.ศ. 2558 นน งานระบบฯ ไดจดทำาแผนปฏบตงานการดำาเนนงานกจกรรมแลกเปลยนความร ประจำาปงบประมาณ พ.ศ. 2558 โดยกำาหนดสำาหรบการจดกจกรรม จำานวน 3 ครง ครงท 1 เรองการทบทวน การจดทำา แกไขปรบปรงเอกสาร ตามระบบบบรหารคณภาพมาตรฐาน ISO 9001:2008 ในรปแบบการจดกจกรรม Show and Share มการกำาหนดกลมเปาหมายทเขารวมกจกรรม คอเจาหนาท

2

ปฏบตงานทเกยวของกบกระบวนการดำาเนนงาน ดานระบบ ISO ทมาจาก 3 สำานกงาน ไดแก

1. สำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน แบงออกเปน หนวยบรหารงานกลาง หนวยการคลงและงบประมาณ หนวยประสานงานเฉพาะกจ และหนวยบรการอาคารและสถานท

2. สำานกงานบรการวชาการและโครงการพเศษ แบงออกเปน หนวยบรการวชาการสชมชน หนวยประสานงานทปรกษาไทย หนวยบรการอบรมสมมนา แปลและลาม หนวยบรการคายเยาวชน และหนวยบรการสารสนเทศและประชาสมพนธ

3. สำานกงานอทยานการเรยนรสรนธร แบงออกเปน หนวยบรการอทยานการเรยนรสรนธร

งานระบบบรหารคณภาพ จงไดจดตารางนดหมายการทบทวนระบบเอกสาร ISO 9001:2008 ตามความพรอม เพอเปนการทบทวนเอกสาร การจดทำา แกไข และปรบปรงเอกสารใหเปนตามการใชงาน ณ ปจจบน และมความถกตองตามขอกำาหนดของ ISO เพอเทคโนธานจะไดยนขอรบรองจากบรษท SGS (ประเทศไทย) จำากด ภายในป พ.ศ. 2558 โดยเอกสารทจะมการนำามาทบทวน (Revise) ไดแก ขนตอนการดำาเนนงาน (Work-Procedure)

3

ขนตอนการปฏบตงาน (Work-Instruction) แผนคณภาพ (Quality Plan) และการแกไขแบบฟอรมใหม (Revise Form)

ในวนแรกของการ Show & Share ในบรรยากาศตอนเชาสายๆ พรอมการเซทอปกรณ Presentation จากเจาหนาทโสตทศนปกรณไวอยางเรยบรอย เครองดมชากาแฟ และขนมวางทจดเตรยมไวรองรบผมารวมถายทอดความรจากเจาหนาททมองคความรในตวเอง ทกอยางพรอม ณ หองหวหนาสำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน ซงมตำาแหนงทเปนผแทนฝายบรหาร : QMR ดวย โดยวนแรกนมหวหนาสำานกงานผอำานวยการฯ Document Control Center : Dcc. และเจาหนาทผปฏบตงานทเกยวของกบกระบวนการดำาเนนงาน เขารวมแลกเปลยนเรยนร พรอมการ Show & Share โดยสำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน เปนสำานกงานแรกทจะมารวมทบทวนเอกสาร พรอมถายทอดแลกเปลยนขนตอนการทำางานทเกยวของ ดงน

1. หนวยการคลงและงบประมาณ เปนหนวยแรกทนดหมายกอน มผเขารวม Show & Share & Revise จำานวน 4 คน ไดแก นางนพคณ กสานตกล นางปารชาต ศรธรปญญา นางนภทร สมวงศ นางสาวเกณกา ยมสมต และนางสาวประวณา สงประกล ซงเปนทนายนด อยางยงทงานการเงนและบญช งานแผนงบประมาณ จะเขารวมการขอการรบรองระบบ ISO ในรอบนในเรองของการใหบรการ ซงทงสองงานไดมการเตรยมความพรอมดานเอกสารมาเปนอยางด ไมวาจะเปนแผนคณภาพ และขนตอนการปฏบตงาน ซงผแทนฝายบรหาร : QMR ไดใหทงสองงานได

4

ถายทอดขนตอนงานเรมจากงานแผนงบประมาณกอน และตามดวยงานการเงนบญช ซงไดมการปรบขนตอนการปฏบตงานเปนบางสวนเพอใหมความสอดคลองกบขอกำาหนด ดานการใหบรการ สวนงานพสดนน ไดขอการรบรองมาโดยตลอด เพอใหเปนไปตามขอกำาหนดของมาตรฐาน ISO ขอ 7.4 การจดซอจดจาง และไดมเอกสารกำากบการทำางานไวแลว แตนำามาปรบปรงกระบวนการ ใหเปน ไปตามปจจบน และใหถกตองตรงกบขอกำาหนด โดย Facilitatior ขอสรปเอกสารหนวยการคลงและงบประมาณ ไดดงน

Procedure มจำานวน 2 PR 1.PR : ขนตอนการดำาเนนงานหนวยการคลงและงบ

ประมาณ2.PR : ขนตอนการดำาเนนงานการจดซอ จดจางพสด

Quality Plan มจำานวน 2 QP

1.QP : แผนคณภาพหนวยการคลงและงบประมาณ2.QP : แผนคณภาพการจดซอจดจางพสด

Work Instruction มจำานวน 3 WI

1.WI : ขนตอนการคดเลอกประเมนผรบจาง2.WI : ขนตอนการเบกจายเงนสำารองจาย3.WI : ขนตอนการตรวจสอบงบประมาณ

5ไมตองซเรยสนะคะ..คอยๆอธบายขนตอนการทำางานมาได

หนวยบรหารงานกลาง งานแรกคอ งานสารบรรณ-เลขานการ มเจาหนาทปฏบตงานสารบรรณ (ในขณะนนกอนเปลยนเจาหนาทคนใหม) คอนางสาวสภาณ เกษมสข และนางสาว สวรภา เกดสข ปฏบตงานเลขานการ ในสวนของงานสารบรรณมเอกสารแลว การ Revise ครงน ไดมการปรบปรงขนตอนการปฏบตงาน ไดแก Quality Plan และ Work-Procedure จำานวน 1 PR คอ การดำาเนนงานงานสารบรรณ และ Work-Instruction จำานวน 4 WI คอ การรบเอกสาร

/ การสงเอกสาร.......

การสงเอกสาร การจดเกบเอกสาร และการทำาลายเอกสารไดมการทบทวนและตรวจสอบเอกสารเรยบรอยแลว สวนงานเลขานการ ไดนำาเอาขนตอนการดำาเนนงานการจดประชมคณะกรรมการบรหารเทคโนธาน เขากระบวนการขอการรบรองระบบบรหารคณภาพ ISO เปนครงแรก ซงหวหนาสำานกงานผอำานวยการเทคโนธาน รบอาสา

6

OHO ! งานการเงน

งานแผนงบประมาณ

ในการเขยนแผนคณภาพ (Quality Plan) งานเลขานการใหใหม

งานตอมา คองานทรพยากรมนษย มเจาหนาทปฏบตงาน จำานวน 2 คน คอ นางสาวมณฑรา วรรณกลาง และนางสาวสภาณ เกษมสข (ยายมาจากงานสารบรรณ) ในดานเอกสาร ISO เดมไดแก Quality Plan จำานวน 2 QP, Work- Procedure จำานวน 2 PR คอ การจดจางพนกงานเทคโนธาน และการฝกอบรมพนกงาน, Work-Instruction จำานวน 2 WI คอ การจดจางพนกงาน และการฝกอบรม หลงจากทไดมการทบทวนเอกสารใหมในครงนไดปรบแกไข PR จากเดม 2 ฉบบ ใหเหลอเพยงฉบบเดยว เปนขนตอนการดำาเนนงานทรพยากรมนษย

7

งานทรพยากรมนษย 2 สาวหนาสวย หนาตาไมเครยดเลย

อม..ลกนองชนห

งานใหบรการพนทอาคารสรพฒน 1 และอาคารสรพฒน 2 มเจาหนาทปฏบตงาน เขารวม Show & Share & Revise จำานวน 2 คน คอ นางสาวสดารตน โพธกลาง (สรพฒน 1) และนางสาววราภรณ วรยะไชยวงศ (สรพฒน 2) ซงนบวาเปนการขอการรบรองระบบบรหารคณภาพ ISO เปนครงแรก ในสวนงานใหบรการพนทนน เปนการใหบรการดานสถานท เชน การเชาหองประชม หองอบรม หองสมมนา แกหนวยงานภายใน และหนวยงานภายนอกมหาวทยาลย จงเนนดานการใหบรการลวนๆ ซงเปนการดทจะไดนำาระบบการใหบรการเขาสระบบการขอการรบรองมาตรฐาน ISO ในรอบน ทงน หวหนาสำานกงานผอำานวยการฯ และเจาหนาททง 2 คน ตามรายชอดงกลาวขางตน ไดทำาการพจารณารวมกนเขยนขนตอนการทำางานเพมเตม และ Revise เอกสารใหม ไดแก แผนคณภาพการใหบรการอาคารสถานท (Quality Plan) และปรบขนตอนการดำาเนนงานใหเปนขนตอนการปฏบตงานการใหบรการอาคารสรพฒน 2 และบรเวณโดยรอบ รวมทงปรบปรงแบบฟอรมทใชใหมความครอบคลมการใหบรการมากขน ไดแก แบบฟอรมงานพนทอาคารสรพฒน 1 จำานวน 3 ฟอรม และแบบฟอรมงานพนทอาคารสรพฒน 2 จำานวน 7 แบบฟอรม

งานสดทายของหนวยบรหารงานกลาง คอ งานโสตทศนปกรณ มเจาหนาทปฏบตงาน 2 คน คอ นายณฐพงษ วสตรศกด และนายธวชชย อยพรมราช ปจจบนยงไมมเอกสารขนตอนการดำาเนนงานกำากบ การใชงาน งานระบบฯ จงไดคนหาเอกสารเกาๆ ทเคยมการจดทำามากอนแลว เมอป พ.ศ. 2553 มาทำาการ

8

Revise เอกสารใหมหมด เนองจากรปแบบของงานใหบรการโสตทศนปกรณ ไดเปลยนแปลงไปมากตามโครงสรางทปรบใหม การใหบรการกวางมากขน ซงงานนหวหนาสำานกงานฯ จะไดเรงดำาเนนงานชวยจดทำาแผนคณภาพใหทนตามทกำาหนดไว....เอาใจชวยงานนอกงานนะคะ เพราะงานโสตทศนปกรณ ถอวาเปน Hilight ของการขอการรบรองระบบ ISO กวาได

สำานกงานตอมา ทถอวาใหความรวมมอเปนอยางดกบงานระบบฯ และใหความสำาคญกบการจดทำาเอกสาร ISO ดวยดมาตลอด ถงแมวาเทคโนธานจะขอยกเลกการขอการรบรองระบบฯ แตทางสำานกงานนกยงนำาระบบมาใชงานอยจนถงปจจบน สำานกงานนนคอ สำานกงานอทยานการเรยนรสรนธร ตองขอชนชมในมาตรฐานของสำานกงานน ควรนำาเอาไปเปนตวอยางทดใหกบสำานกงานอนๆ บายวนนมเจาหนาทปฏบตงาน 2 คน ไดแกนางเหรพกตร อดมชยพนธ และนางสาวปทมา บญทพย เปนตวแทนของสำานกงานฯ เขารวมถายทอดเนอหา Show & Share & Revise

/ ขนตอนการทำางาน.......

ขนตอนการทำางานใหกบทมงานระบบฯ คอนขางละเอยดมาก จงไดรวมกนพจารณาความเหมาะสม ตดตอเนอหาขนตอนของงานใหมความกระชบมากยงขนเพองายตอการปฏบตงานของพนกงานระดบลาง ททางสำานกงานอทยานฯ มตำาแหนงงานของคนงานผเสอประจำาอย

9

สำานกงานสดทาย หลงจากทไดมการนดหมายตารางใหตรงกนมากทสด เพราะสำานกงานบรการวชาการและโครงการพเศษ จะมตารางการจดกจกรรมบรการวชาการชมชน งานอบรม สมมนา แปลและลาม งานบรการคายเยาวชน และโครงการพเศษตางๆ เชน โครงการศนยวจย มนสำาปะหลง รวมถงยงมหนวยบรการสารสนเทศและประชาสมพนธ ควคอนขางเตม เจาหนาทออกนอกพนทเกอบทกวน ในครงนจงไดนดหมายหนวยบรการสารสนเทศฯ มารวมถายทอดเนอหากระบวนการทำางาน และรวมแชรประสบการณการใหบรการงานสารสนเทศใหกบทมงานระบบฯ กอนหนวยอน โดยมเจาหนาทสาวสวย หนมหลอ คอนางสาวจราภา วจกษณประเสรฐ และนายภาน ศรนยคปต ทงสองงานนมขนตอนการดำาเนนงาน แผนคณภาพ ทชดเจนอยแลว เพราะเขารวมระบบบรหารคณภาพมาตรฐาน ISO มากอน หลงจากทไดอธบายขนตอนงานแลว

10

สำานกงานน..ตองยกให 3 ดาว แถมขนมเปนตะกราค

ทางทมงานระบบฯ จงไดรวมกนปรบปรง แกไขเนอหาไมมากนก ใหมความกระชบ สมบรณยงขน งานนไดมการปรบปรงแบบฟอรม ใหเปนรปแบบ 3 in 1 เลยทเดยว คอฟอรมเดยวสามารถใชงานการใหบรการไดครบถวน

หนวยบรการวชาการแกชมชน หนวยบรการคายเยาวชน และหนวยบรการอบรมสมมนา แปลและลาม ไดสงตวแทนเขารวมถายทอดเนอหา คอนางสาวทตยา กอบว เจาหนาทคนเกาแก ของการทำาระบบ ISO ตงแตเรมแรกการขอรบรองของเทคโนธาน ครงนทตยา ไดนำาเนอหาของขนตอนการดำาเนนงาน ขนตอนการปฏบตงาน และแผนคณภาพ ทงหมดมาใหทมงานระบบฯ รวมกนพจารณา โดยเนอหาคอนขางสมบรณแลว เพราะงานดานอบรมสมมนา เปนหวใจหลกของกระบวนการขอการรบรอง นบเปน Main

11

งาน IT สาวสวย..หนมหลอ

นองย แอนด นอง

หลกของ Scope ทเทคโนธานขอการรบรอง กระบวนการดำาเนนงานไดมการจดทำามาอยางตอเนองแลว จงไดมการปรบแบบฟอรมการใชงานใหตรงกบการทำางานมากทสด สวนงานโครงการอนๆ คอโครงการศนยวจยมนสำาปะหลงฯ จะมรปแบบลกษณะการใหบรการการอบรมสมมนา เชนเดยวกน กยงสามารถยดขนตอนการดำาเนนงานทมอยแลว เปนแนวทางการทำางานได

10 กวาวนทไดรวมถายทอดความร กระบวนการทำางานจากเจาหนาททเกยวของ เจาหนาททมองคความรอยในตวเอง นบวาเปน 10 วนทมประโยชนอยางมาก เจาหนาทเองกเหมอนไดมาทบทวนอกครง ทางทมงานระบบฯ กไดขอมลกลบไปแกไข ปรบปรง เอกสารกระบวนการดำาเนนงานของทกระดบงาน งานทกงานอยในสมอง..ถายทอดออกมาเปนคำาพด..คำาพดถายทอดออกมาเปนตวอกษร ตวหนงสอ..เรยงรอยถอยคำาออกมาเปนบทเรยนความร .....สดยอดจรงๆ ตองขอขอบคณเจาหนาททกทานนะคะ ทางงา

12

นองนน 3 in 1

Show & Share & Revise

ควบทกงาน..เคาไล เอย! หวหนาฯ สงนมาครา

นระบบฯ ไมมสงใดตอบแทน นอกจากจะนำาสงทเปนประโยชนทพวกทานๆ ไดสละเวลามาถายทอดองคความรทมอยในตวเอง เรยงรอยออกมาเปนตวหนงสอใหเปนเรองเปนราวใหทกคนไดใชประโยชนตอการทำางานในหนาทนะคะ....

THANK YOU

13