https://www.youtube.com/watch?v=BYcWvnw9sJg

กระบวนการจดสมมนา

ขนตอนกระบวนการจดสมมนา

ขนเตรยมการกอนสมมนา - การวางแผนและเตรยมการสมมนา

ส ารวจประเดนปญหา ตงคณะกรรมการสมมนา เขยนโครงการ ด าเนนงานเตรยมจดสมมนา

ขนด าเนนการระหวางการสมมนา - การด าเนนการสมมนา

(ตอนรบผเขาสมมนา ประธานในพธ แขกผมเกยรต วทยากร และผสงเกตการณ) ลงทะเบยน เปดการสมมนา จดการประชมกลมใหญ จดการประชมกลมยอย จดการประชมรวม ปดการสมมนา

ขนด าเนนการหลงการสมมนา - การประเมนผลการสมมนา

วเคราะหประเมนผลการสมมนา รายงานผบงคบบญชา รายงานหนวยงานทเกยวของ (ตอ

หนวยงานผเขารวมสมมนา) ด าเนนงานงบประมาณ ตดตามผลและวเคราะหการตดตาม

ผลการสมมนา

1. ขนเตรยมการกอนสมมนา

ส ารวจประเดนปญหาและความตองการในการสมมนา 1. ปญหาและอปสรรคทเกดขนในการท างาน หรอปญหาทเกดขนในหนวยงาน

2. การพจารณาจากความตองการของบคลากร โดยการส ารวจความคดเหนจากแบบสอบถาม หรอ

สมภาษณ ทเรยกวา “Survey Need”

3. การพจารณาจากนโยบายหรอจดมงหมายของหนวยงานนน การทบคคลในหนวยงานนนจะ

เขาใจนโยบายและปฏบตไดอยางถกตอง แนวทางหนงทชวยได คอ การจดสมมนา

ตงคณะกรรมการด าเนนการจดสมมนา เพอท าหนาทตางๆ 1. หาหวขอเรองทใชในการสมมนา รวบรวม แยกแยะประเดนตางๆ ทงหวขอใหญและยอย 2. พจารณาจดประสงค จดมงหมายของการสมมนา 3. พจารณาและเสนอ แตงตงประธาน คณะกรรมการและอนกรรมการฝายตางๆ 4. พจารณาสถานท วน เวลา และระยะเวลาการจดสมมนา 5. พจารณาวธการสมมนาและการจดกจกรรมเสรมการสมมนา 6. พจารณาวทยากร ผเชยวชาญทจะเชญเขารวมงานสมมนา 7. พจารณาแนวทางในการประชาสมพนธ วธการประเมนผล ตลอดจนการเผยแพรรายงานผลการสมมนา รายงานสรป หรอผลสรปของการสมมนาไดอยางเหมาะสม 8. จดเตรยมงบประมาณ 9. พจารณาปญหาอนๆ ทอาจเกดขน ในขนกอน ระหวาง และหลง 10. พจารณาเรองอนๆ ตามความเหมาะสม

เขยนโครงการ เพอก าหนดความชดเจนของการด าเนนงานขนตอนตางๆ ใหเรยบรอยและมประสทธภาพ สามารถใชประโยชนจากโครงการสมมนา ดงน

1. ใชในการขออนมตจดสมมนาจากผมอ านาจ

2. ใชขอความสนบสนนดานงบประมาณตางๆ ทเกยวของ หรอแหลงเงนทนตางๆ

3. ใหผเกยวของท าความเขาใจ ความเปนมาเกยวกบการจดสมมนา

การเขยนโครงการสมมนาประกอบดวยหวขอตางๆ ทส าคญ ดงน 1 ชอโครงการ - ตงตามลกษณะของผเขาสมมนา - ตงตามเนอหาทจะสมมนา - ตงตามกจกรรมทจดสมมนา - ตงตามปญหาทก าหนดจะสมมนา 2 หลกการและเหตผล กลาวถงปญหาและความจ าเปนทตองจดสมมนาในหวขอดงกลาว ซงการเขยนหลกการและเหตผลไดจากการศกษาคนควา อางองขอมล หลกฐานตางๆระกอบ เพอเปนเหตผลวามความจ าเปนอยางไรทตองจดเรองดงกลาว

3 วตถประสงค แสดงถงความตองการทจะกระท าสงใดๆในการสมมนา เพออะไร เปาหมายอะไร ควรเขยนแยกเปนขอๆ ใหชดเจน และตองเขยนสมพนธกบหลกการและเหตผล ควรมลกษณะดงน - ตรงกบความจ าเปนในการจดสมมนา - เขยนจากการไดส ารวจปญหาแลว และมการก าหนดภารกจทถกตอง - ตองมความเปนไปได - สามารถวดและประเมนผลได - มการระบพฤตกรรมทตองการใหเปลยนแปลงใหชดเจนและเจาะจงมากทสด - มความเปนเหตเปนผลในการปฏบตงาน การใชค าน าหนาในการเขยนวตถประสงค จะเรมดวยค าวา เพอ เพราะแสดงถงความตองการ เชน เพอสงเสรม เพอก าหนดรปแบบ เพอแจกแจง เพอแกปญหา เปนตน

4 ผรบผดชอบโครงการ ใหระบเปนบคคลซงเปนหวหนาโครงการ ชอหนวยงาน องคกร เปนตน 5 กลมเปาหมายหรอผเขาสมมนา ก าหนดใหชดเจนวา คอใคร มคณสมบตอยางไร จ านวนเทาใด และมาจากแหลงใด 6 วทยากร ใคร ต าแหนง หนาทและสงกดหนวยงานใด 7 ระยะเวลา เปนการระบใหชดเจนวาระยะเวลาทจดสมมนามกวน เรมตงแตวนใดสนสดถงวนใด 8 สถานท ก าหนดใหชดเจนวาใชสถานทใด หองใด ทตงสถานท รวมถงรายละเอยดสถานทแตละกจกรรม เชน พธเปด-ปด การบรรยาย อบรม สมมนากลมใหญ-ยอย ระบไวในก าหนดการใหชดเจน 9 วธการสมมนา ก าหนดวธการสมมนาใหชดเจนในแตละกจกรรมวาจะใชวธใดบาง เชน การบรรยาย การอภปราย การปฏบตการ การประชมกลมยอย เปนตน

10 งบประมาณ การระบจ านวนเงนงบประมาณทใชจายในการจดสมมนา ระบคาใชจายในรายการใดบาง ระบรายรบหรอแหลงทมาของงบประมาณมาจากแหลงใดบาง เชน จากการลงทะเบยนของผเขาสมมนา จากเงนอดหนนของหนวยงาน จากการบรจาคของเอกชนหรอหนวยงานอน เปนตน 11 การประเมนผล ก าหนดวธการประเมนผลสมมนาใหชดเจนวาใชวธใด เชน การใชแบบสอบถาม การสงเกตพฤตกรรมผเขาสมมนา การสมภาษณ เปนตน 12 ผลทคาดวาจะไดรบ การระบถงผลทคาดวาจะไดรบความส าเรจของโครงการหลงจากทด าเนนการเสรจสนลง ระบวาใครจะไดรบประโยชนอะไร อยางไรบางจากการสมมนาครงน ทงเชงปรมาณและคณภาพ 13 ก าหนดการสมมนา ก าหนดตารางการสมมนาในแตละวน ระบเวลา ตงแตเรมลงทะเบยน กจกรรม สถานท ใหชดเจน ตอนทายของโครงการ จะระบรายนามพรอมลายเซนของผจดท าโครงการ ผ เสนอโครงการและผอนมตโครงการ พรอมการลงวน เดอน ป ทอนมตโครงการ

ตวอยางโครงการสมมนา

ด าเนนงานเตรยมจดสมมนา คณะกรรมการจดสมมนามหนาทดงน 1.การประชาสมพนธการสมมนา ใหผทเกยวของทราบ สามารถท าไดหลายลกษณะ เชน ประกาศในนสพ. สงจดหมายถงหนวยงานทเกยวของ สงอเมล แถลงขาวทางวทย โทรทศน ออนไลน เปนตน 2. ตดตอเชญวทยากร 2.1 ส ารวจรายชอวทยากรทจะสามารถบรรยายหรออภปรายไดตามประเดนปญหาหรอหวขอทก าหนดไว 2.2 ก าหนดตววทยากรทจะบรรยาย และวทยากรส ารองไว 2.3 ตดตอทาบทามวทยากรหลกดวยวาจาอยางไมเปนทางการกอนเปนการสวนตวกอน โดยใหรายละเอยดเกยวกบเรองทจดสมมนา ตลอดจนสถานภาพและจ านวนผเขาสมมนา โดยขอใหวทยากรตอบรบเปนการภายในใหทราบกอน และจะท าหนงสอเชญออกจากหนวยงานอยางเปนทางการตอไป 2.4 คณะท างานผรบผดชอบจะตองประสานงานกบวทยากรเพออ านวยความสะดวกดานการเดนทาง ทพก และอนๆ

3. เชญผเขารวมการสมมนา 3.1 จดท าแบบประวตหรอแบบลงทะเบยนผเขารวมการสมมนา 3.2 ท าหนงสอแจงหนวยงานใหคดเลอกบคคลเขารวมการสมมนา โดยแจงคณสมบตของผทจะเขารวมสมมนา พรอมทงสงรายละเอยดเกยวกบการสมมนาและแบบประวต//ใบสมคร//ใบตอบรบใหผสมครกรอก 3.3 คดเลอกผเขารวมการสมมนาโดย - ก าหนดเกณฑในการคดเลอก - พจารณาใบสมคร - คดเลอกโดยการจดแบงกลม - ท าบญชรายชอผเขารวมการสมมนา 3.4 แจงชอผทไดรบคดเลอกเขารวมสมมนาใหตนสงกดและผเขารวมสมมนาทราบ และสงเอกสาร รายละเอยดก าหนดการ การแตงกาย เปนตน

4. การเตรยมการดานสถานท อปกรณ และอาหาร 4.1 ตดตอขอใชสถานทท าการสมมนา หรอถามการศกษาดงาน ฝกงาน ทศนศกษา ฯลฯ ตดตอหนวยงานทเกยวของและพาหนะในการเดนทางดวย 4.2 วางแผนการใชสถานท การจดหอง และเตรยมเครองโสตทศนปกรณทจะใชไวลวงหนา 4.3 จดท าอปกรณทตองใชในการสมมนา เชน ปายชอโครงการ ปายชอวทยากร ปายชอผเขารวมสมมนา ปายบอกทางไปยงหองสมมนา ปายลงทะเบยน เปนตน

5 เตรยมการดานการลงทะเบยน - เตรยมแฟมบญชรายชอของผเขารวมสมมนา//ผจด - จดแบงรายชอของผเขารวมสมมนา แบงตามสงกด ตามเขต เปนตน เพอความสะดวกในการลงทะเบยน การแจกเอกสาร การเกบเงน และการสรปผล - ท าใหทราบยอดของผเขารวมสมมนา

6 เตรยมการดานเอกสาร เอกสารควรจดใสแฟมไวดวยกน หรอบรรจใสกระเปาเอกสารแจกผเขารวมสมมนา 6.1 โครงการสมมนา 6.2 ก าหนดการสมมนา 6.3 หวขอของการประชมกลมยอย 6.4 รายชอสมาชกและสงกด 6.5 บทความและงานเขยนประเภทอน ทนาสนใจและเกยวของกบเรองทจดสมมนา 6.6 เอกสารประกอบการสมมนา การบรรยายหรออภปรายของวทยากร 6.7 ค ากลาวรายงานของประธานจดสมมนา 6.8 ค ากลาวเปด-ปดการสมมนา 6.9 ใบประเมนการสมมนา 6.10 กระดาษเปลาส าหรบจดบนทกเพมเตม และอนๆ เชน ของทระลกทเกยวของกบงานสมมนา

7 เตรยมการส าหรบพธเปด-ปดการสมมนา รางค ากลาวรายงานและค ากลาวในพธเปด-ปด 1 ค ากลาวรายงานพธเปด ทวไปจะมรายละเอยดดงน - ค าปฎสนถารตอผเปนประธาน - ค ากลาวแสดงความขอบคณประธานในพธเปด - ความเปนมาของการจดสมมนา - วตถประสงคของโครงการ - หวขอยอยหรอขอบขายของการสมมนา - วธการด าเนนการ - ผเขารวมการสมมนา - วทยากร - งบประมาณ - ผลทคาดวาจะไดรบ - ค ากลาวเชญใหประธานท าหนาทเปดการสมมนา

2 ค ากลาวเปดการสมมนา - ค าปฏสนถารตอผกลาวรายงานและสมาชกผเขาสมมนา - ค ากลาวแสดงความรสกทไดรบเชญใหเปนประธาน - ค ากลาวแสดงความรสกเกยวกบการจดสมมนา - ใหขอคดอนเปนประโยชนตอการสมมนา - ค ากลาวเปดการสมมนา

ตวอยาง ค ากลาวรายงานในพธเปดประชมสมมนา

3 ค ากลาวรายงานในพธปด - ค าปฏสนถารตอผเปนประธาน - ค ากลาวแสดงความขอบคณประธาน - กลาวทาวถงความเปนมาของการจดสมมนาอยางกวางๆ - กลาวถงวธการจดสมมนา - รายงานผลทไดรบจากการสมมนา - กลาวขอบคณผเกยวของในดานตางๆ - กลาวถงผลทจะน าไปใชประโยชน หรอเปาหมายทจ าด าเนนการตอไป - กลาวเชญใหประธานปดการสมมนา

4 ค ากลาวปดการสมมนา - ค าปฏสนถารตอผกลาวรายงานและผเขารวมสมมนา - กลาวแสดงความรสกทมตอการจดสมมนา - ใหขอคดเกยวกบหวขอสมมนา - กลาวแสดงความปรารถนาทจะใหผเขาสมมนาด าเนนการตอไป หลงจบการสมมนาแลว - กลาวขอบคณผมสวนรวมในการจดสมมนา

(ตอนรบผเขาสมมนา ประธานในพธ แขกผมเกยรต วทยากร และผสงเกตการณ) ลงทะเบยน จดโตะลงทะเบยน ใบลงชอ แยกกลม/สงกด ฯลฯ ท าปายใหชดเจน เอกสารทแจก เพอ

ทราบจ านวนคน รวดเรว และเปนประโยชนตอการแบงกลม การสนทนาการ เปนตน - เซนชอ - รบเอกสาร

เปดการสมมนา - กลาวรายงาน (อาจมการแสดงเปด) - กลาวเปด

2. ขนด าเนนการระหวางการสมมนา - การด าเนนการสมมนา

จดการประชมกลมใหญ - ชแจงแนวทางสมมนา/วตถประสงค - วทยากรบรรยาย จดการประชมกลมยอย

หลงจากทไดรบการเสรมความร ความคดจากวทยากรในทประชมใหญแลว จะแบงเปนกลมยอย ตามความสนใจหรอปญหา แลวด าเนนการประชมกลมยอย โดยมสมาชกทรบผดชอบหนาทตางๆ ประจ ากลม ไดแก วทยากรประจ ากลม (มบทบาทเฉพาะระยะเรมแรก) ประธานกลม รองประธาน เลขานการและผชวย และสมาชกกลม

จดการประชมรวม - รายงานผลการประชม พรอมทงแนวทางแกไขปญหาของแตละกลมยอยอภปรายผล ซงผลนนผเขาสมมนาทกคนในทประชมมสทธเสนอแนะ หลงจากไดปรบปรงแกไข เลขานการกลมรวบรวมใหเลขานการคณะกรรมการจดการสมมนา จดพมพเปนรายงานผลการสมมนาของทประชมใหญตอไป - สรปและประเมนผลการสมมนา อาจประเมนวทยากรเปนรายคน รายวน หรอท าครงเดยวกได น าขอมลทไดมาสรปผล และน าไปรายงานในการกลาวปดสมมนาหรอไปพจารณาแกไขในสมมนาครงตอไป

ปดการสมมนา - กลาวปดสมมนา ประธานอาจเปนคนเดยวกบกลาวเปดหรอไมกได

วเคราะหประเมนผลการสมมนา - ท าผลสรปการสมมนา จดพมพรายงานการสมมนา แจกจายไปยงบคคลหรอหนวยงานตางๆทเกยวของ โดยทวไป นยมใชเครองมอคอ แบบสอบถามและการสมภาษณ การประเมนโดยใชแบบสอบถาม 1. แบบสอบถามชนดปลายเปด รปแบบของค าถามทถามอยางกวางๆ เปดโอกาสใหผตอบตอบไดอยางเสร ตามพอใจ เชน ทานไดรบประโยชนจากการสมมนาครงนอยางไรบาง ทานคดวาสมมนาครงนควรปรบปรงเรองใด ขอด ผตอบไดใชความคดเหนของตนเองไดอยางเสร ใชภาษาเขยนของตนเอง ผสรางสรางขอค าถามไดงาย ชวยใหไดขอมลทงทเปนความคดเหน และขอเทจจรงจากผตอบ ก าหนดความยาวของค าตอบได ขอเสย ใชเวลาในการตอบนาน ผทไมถนดทางการเขยนไมไดรบความสะดวก และใชเวลาในการรวบรวมค าตอบนาน สรปและวเคราะหขอมลไดยาก

3. ขนด าเนนการหลงการสมมนา - การประเมนผลการสมมนา

2. แบบสอบถามชนดปลายปด ลกษณะค าถามทผสรางก าหนดจดมงหมายทแนนอนไวแลวและจดเตรยมค าตอบไวลวงหนาแลว ผตอบเพยงเลอกค าตอบจากทก าหนดไวให 2.1 แบบใหเลอกตอบอยางใดอยางหนงในสองอยาง 2.2 แบบใหเลอก 1 ค าตอบ ในหลายค าตอบ 2.3 แบบใหเลอกไดมากกวา 1 ค าตอบ 2.4 แบบใหเลอกค าตอบตามล าดบกอนหลง(Ranking of Item) 2.5 แบบประมาณคา (Rating Scale) ก าหนดระดบน าหนกเปรยบเทยบ ขอด 1 ตอบเรว สะดวก ตรงตามวตถประสงคของผสราง 2 ขอมลทไดไมกระจดกระจาย วเคราะหงาย 3 ขอมลทไดเปนปรนยเชอถอไดสง 4 ไมมปญหาเกยวกบทกษะการเขยนของผตอบ 5 ค าตอบทไดเปรยบเทยบกนไดชดเจนและทนท

ขอเสย 1 ผตอบไมมอสระในความคดเหนของตน 2 ผตอบทไมตงใจหรอไมตอบตรงความจรง ขอมลทไดไมเกดประโยชน 3 ตวเลอกทก าหนดไมตรงกบความตองการผตอบ 4 การสรางแบบสอบถามตองอาศยผมความรความสามารถเฉพาะ 5 ค าตอบทก าหนดไวบางครงไมชดเจน ตดสนใจไดยาก ก ากวม หรอล าเอยงเปนตน

รายงานผบงคบบญชา เปนลายลกษณอกษร - บรรลวตถประสงคมากหรอนอย - ปญหาและอปสรรค และการแกไขอปสรรคนน ขอเสนอแนะ

รายงานหนวยงานทเกยวของ (ตอหนวยงานผเขารวมสมมนา) - เพอใหไปใชประโยชนในการบรหารงาน ด าเนนงานงบประมาณ - เบกจายคาใชจายตางๆ ใหเรยบรอย ตดตามผลและวเคราะหการตดตามผลการสมมนา เพอแกไขในการจดครง

ถดไป - ตดตามการน าความรจากการสมมนาไปใชประโยชน (หลงจบระยะหนง)

งานเอกสารทเกยวของกบงานสมมนา

1. วาระการประชม 2. รายงานการประชม 3. เอกสารประกอบการสมมนา 4. รายงานการสมมนา

1. วาระการประชม คอ เอกสารทอธบายประเดนของการประชมอยางส นๆ ก าหนดแนวทางการประชม และก าหนดเวลา เ พอใหสมาชกไดศกษาเปนแนวทางในการประชม ทราบวตถประสงคและกจกรรมทจะท าไดอยางชดเจน ควรสงถงมอสมาชกกอนเกดงานประชม องคประกอบของ “วาระการประชม” 1 วตถประสงคของการประชม 2 ประเดนในการอภปราย 3 วน เดอน ป 4 เวลา 5 สถานท 6 ผเรยกประชม

2. รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ผทท าหนาทเขยนรายงานการประชม คอ เลขานการ เพราะในการประชมแตละครงจะตองมเรองแจงใหสมาชกทราย นอกจากน ยงมเรองสบเนองและเรองพจารณา หากการประชมสมมนาไมมการบนทกไวเปนลกฐาน ผเขารวมประชมอาจจะมขอโตแยงกนในภายหลง ประกอบดวยหวขอดงน

1 ชอการประชม/ลกษณะของการประชม สถานท วน เวลาการประชม และ ครงท เชน การประชมคณะกรรมการ.............. ประชมเวลา 10.00น. ณ หองประชมสมาคม เมอวนท 8 กนยายน 2561 เปนตน 2 รายชอผมาประชม 3 รายชอและเหตผลผทไมสามารถเขารวมประชม 4 รายงานการประชมครงสดทาย(ทผานมา) โดยการอานหรอท าส าเนาแจก 5 เวลาทเรม 6 ขอความ 7 รายการอนๆ เปนเรองตางๆ ทจะชแจงใหสมาชกทราบเพมเตม 8 เวลาทเลกประชม 9 ผจดท ารายงานการประชม

3. เอกสารประกอบการสมมนา องคประกอบของเอกสารประกอบการสมมนา 1 ค าน า 2 โครงการจดการสมมนา 3 สารจากคณะกรรมการด าเนนงาน 4 ก าหนดการ/กจกรรมการสมมนา 5 รายชอผเขารวมการสมมนา 6 รายชอคณะท างาน 7 บทความตางๆ ทเกยวของกบเรองสมมนา เนอหาจากวทยากร

4. รายงานการสมมนา คอ เอกสารรายงานทมลกษณะคลายรายงานทางวชาการ ซงใหความส าคญในเรองการใชค า ประกอบดวย 3 สวน ไดแก 1 สวนตนเรอง - หนาปกหรอปกใน ไดแก ชอหวขอสมมนา วนท เวลา และสถานทจด ชอหนวยงานทจด - ค าน า - สารบญ 2 สวนเนอเรอง - สาระส าคญ ไดแก บทน า ความเปนมา ความส าคญของปญหา วรรณคดทเกยวของ วธด าเนนการวจย ผลการวจย สรปผลและขอเสนอแนะ - อญประภาษ ขอความทคดมาจากค าพดหรอขอเขยนของผอนโดยไมเปลยนอกษร พรอมระบเจาของค าพด - เชงอรรถ/อางอง การระบแหลงทมาของขอมลหรอเนอหาขอมลในเอกสารตางๆ ทงการอางองแบบแยกเนอหา (ใสเลขทายก ากบขอความนน และระบแหลงทมาไวอกหนา) และแบบแทรกในเนอหา (American Psychological Association) 3 สวนทายเรอง - บรรณานกรม - ภาคผนวก สวนสดทายของหนงสอ สวนทเพมเตมซงไมใชเนอเรองทแทจรงของหนงสอ สนบสนนใหผอานสนใจมากขน มความรเพมเตม

รายงานการสมมนา

ค าน า สารบญ หลกการและเหตผล วตถประสงค ประโยชน ตวชวดความส าเรจ เชงปรมาณ/คณภาพ เปาหมายการด าเนนโครงการ วธการด าเนนโครงการ ผลการด าเนนโครงการ สรปผลการประเมนจากผ เขาสมมนา + สรปปญหา อปสรรค และการแกไข ภาคผนวก - ภาพประกอบ - รายนามคณะกรรมการด าเนนงานจดสมมนา - คาใชจาย - ประวตวทยากร

ตวอยางรายงานการสมมนา 1

ตวอยางรายงานการสมมนา 2

เทคนคการจดสรรกจกรรมในการสมมนา กจกรรมสมมนาทนยมท า มดงน กจกรรมพธเปดการสมมนา กจกรรมละลายพฤตกรรม กจกรรมสรางความสนใจรวม กจกรรมการสรางโอกาสการแลกเปลยนความร กจกรรมการสรางกรอบความรใหมจากผลการสมมนา กจกรรมพธปดการสมมนา