Embed Size (px)
Citation preview
VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA
Obor Finance a řízení
Ř ízení nákupní log ist iky
ve f i rm ě ŽĎAS, a.s .
Bakalářská práce
Autor: Tomáš Kluch
Vedoucí práce: Ing. Martina Kuncová, Ph.D.
Jihlava 2013
Anotace
Tato bakalářská práce je zaměřena na řízení logistických procesů zejména v oblasti nákupu
s cílem tyto procesy prověřit a optimalizovat ve firmě ŽĎAS, a.s., Žďár nad Sázavou.
Teoretická část je zaměřena obecně na vlastní pojem a poslání logistiky. Jsou zde zmíněny
známé možnosti využití metod nebo nástrojů pro řízení a rozhodování.
V praktické části jsou mapovány procesy v úseku Logistika ŽĎAS, a.s. Jsou zde popsány
i používané nástroje pro řízení úseku.
Praktická část dále obsahuje možnosti zlepšení podpory řízení nákupu v úseku Logistika
zejména v oblasti poptávky. Je zde popsána analýza a návrh možné realizace podpory tohoto
procesu. Vytvořené podklady lze využít pro rozšíření informačního systému.
Klí čová slova: logistika, řízení nákupu, podpora procesu, poptávka, dodavatel
Abstract
This thesis is focus on managing of logistic processes especially in area of procurement
and its goals are investigate and optimize these processes in ŽĎAS, Inc. Žďár nad Sázavou.
The theoretical part is focused on logistics concept and its function in general. The activities
which are needed to be done in procurement function are described.
In the practical part the processes in Logistic section of ŽĎAS, Inc are moped. The tools used
for section management are also described there.
The practical part contains options for improving support of managing of procurement
in Logistic, especially in Demand section. The analysis and the proposal for a possible
support implementation of these process are added. The created documents can be used to
extend the information system.
Key words:
logistic, procurement management, process support, demand, supplier
Tímto děkuji paní Ing. Martině Kuncové Ph.D. za cenné připomínky a rady při zpracování
této bakalářské práce.
Dále bych chtěl poděkovat vedoucímu odboru Nákup úseku Logistika ŽĎAS, a.s.
Ing. Stanislavu Jouklovi za poskytnutí potřebných materiálů a informací pro zpracování
mé bakalářské práce.
Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval jsem ji samostatně.
Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil autorská práva
(ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem
autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též „AZ “).
Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo
k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ .
Byl jsem seznámen/a s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ , zejména § 60
(školní dílo).
Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce
a prohlašuji, že s o u h l a s í m s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení
apod.).
Jsem si vědom toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu
jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu
nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše),
z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence.
V Jihlavě dne
.....................................................
Podpis
Obsah
1 Úvod a cíle bakalářské práce .............................................................................................. 8
2 Nákupní logistika ............................................................................................................... 9
2.1 Pojem Logistika ........................................................................................................... 9
2.2 Strategická úloha nákupu ............................................................................................. 9
2.3 Nákupní činnosti organizace ..................................................................................... 10
2.4 Nákupní politika firmy .............................................................................................. 10
2.5 Analýza a volba dodavatele ....................................................................................... 11
2.6 Poptávka a hodnocení nabídky .................................................................................. 12
2.7 Hodnocení dodavatelů ............................................................................................... 13
2.8 Funkce informačních systémů v logistice ................................................................. 14
3 Akciová společnost ŽĎAS ............................................................................................... 16
3.1 Základní údaje ŽĎAS, a.s. ......................................................................................... 16
3.2 Předmět podnikání organizace ................................................................................... 17
3.3 Organizační struktura ŽĎAS, a.s. .............................................................................. 18
3.4 Úsek Logistika ........................................................................................................... 19
4 Řízení nákupu ve ŽĎAS, a.s. – analýza současného stavu .............................................. 21
4.1 Řízení číselníku materiálu ......................................................................................... 22
4.2 Požadavky na zajištění ............................................................................................... 24
4.2.1 Požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS .................. 24
4.2.2 Požadavky na zajištění režijního materiálu ........................................................ 24
4.2.3 Požadavky na zajištění služby ............................................................................ 25
4.2.4 Požadavky na dokumentaci ................................................................................ 25
4.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů ........................................................................... 25
4.4 Poptávka – výběrové řízení ....................................................................................... 26
4.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů ............................................................... 27
4.6 Vystavení návrhu smlouvy ........................................................................................ 27
4.7 Uzavření smlouvy ...................................................................................................... 28
4.8 Příjem zboží ............................................................................................................... 28
4.9 Splnění požadovaných služeb .................................................................................... 29
4.10 Neustálé zlepšování procesu .................................................................................. 29
5 Hodnocení podpory a fungování procesů Nákupu ........................................................... 30
5.1 Řízení číselníku materiálu ......................................................................................... 30
5.2 Požadavky na zajištění ............................................................................................... 30
5.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů ........................................................................... 31
5.4 Poptávka – výběrové řízení ....................................................................................... 31
5.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů ............................................................... 33
5.6 Vystavení návrhu smlouvy ........................................................................................ 33
5.7 Uzavření smlouvy ...................................................................................................... 33
5.8 Příjem zboží ............................................................................................................... 33
5.9 Splnění požadovaných služeb .................................................................................... 33
5.10 Neustálé zlepšování procesu .................................................................................. 33
6 Možnosti zlepšení procesu poptávky a jeho podpora ....................................................... 35
6.1 Hlavní entity procesu ................................................................................................. 35
6.2 Popis procesu – vývojový diagram ............................................................................ 36
6.3 Návrh datového modelu ............................................................................................. 38
6.4 Plnění databázových tabulek ..................................................................................... 41
6.5 Návrh stavové tabulky ............................................................................................... 44
6.6 Role v úloze Poptávky ............................................................................................... 44
6.6.1 Referent nákupu ................................................................................................. 44
6.6.2 Vedoucí nákupu .................................................................................................. 45
6.6.3 Přehledy .............................................................................................................. 45
6.7 Začlenění poptávky do modulu MTZ ........................................................................ 45
6.8 Formulář pro poptávku .............................................................................................. 46
6.9 Formulář pro vyhodnocení nabídek ........................................................................... 48
7 Závěr ................................................................................................................................. 50
8 Použitá literatura .............................................................................................................. 51
9 Další použité zdroje .......................................................................................................... 51
10 Seznam tabulek ................................................................................................................ 52
11 Seznam obrázků ............................................................................................................... 52
8
1 Úvod a cíle bakalářské práce
Zpracování bakalářské práce na téma „Řízení nákupní logistiky ve firmě ŽĎAS, a.s.“ vychází
z poznatků, které jsem získal na semestrální praxi v této akciové společnosti. Zde jsem měl
možnost seznámit se s jejím výrobním programem, organizací a službami, které zajišťuje úsek
Logistika.
ŽĎAS, a.s., je velkou strojírenskou firmou, která je pro region strategická. Její roční obrat
přesáhl v minulém roce 3 miliardy Kč. Pracuje zde přibližně 2 500 zaměstnanců. Samotná
Logistika v současné době zaměstnává asi 200 lidí.
U prosperující firmy tohoto rozsahu je předpoklad, že je dobře organizovaná, má zmapované
všechny svoje procesy a využívá informační systém na vysoké úrovni.
U firmy ŽĎAS, a.s., tomu opravdu tak je. Veškeré procesy, které souvisí se zajištěním
výroby, jsou popsány v příslušných směrnicích, podnikových normách a příručkách. Firma je
držitelem certifikace pro systém managementu dle norem EN ISO 9001:2008,
EN ISO 3834-2, EN ISO 14001:2004 a BS OHSAS 18001:2007.
Používaný informační systém ve firmě je z velké části budovaný vlastními silami
tzv. „na míru“ dle požadavků uživatelů. Nakupované moduly jsou většinou pouze ty, které
jsou svázány s legislativou ČR anebo se přímo nedotýkají výroby (modul Personalistika
a mzdy, Docházkový systém, Stravovací systém a další.).
Aplikace, které slouží pro podporu procesů v úseku Logistika, jsou dle mého názoru poměrně
na vysoké úrovni. Využívají se zde moduly pro Řízení nákupu, Řízení skladů, Řízení
číselníku materiálů, Řízení dopravy. Důležitým nástrojem je i modul pro pokročilé plánování
výroby (APS1). Pro zpracování různých přehledů, tabulek a grafů se zde využívá i MS Office,
zejména MS Excel.
I přes poměrně dobrou podporu nástrojů pro řízení procesů v úseku Logistika, jsem se rozhodl
toto prostředí analyzovat a pokusit se v praktické části bakalářské práce naleznout slabá místa,
navrhnout případná zlepšení procesů a vytvořit podklady využitelné pro doplnění chybějící
funkcionality informačního systému firmy.
1 APS - Advanced Planning & Scheduling - Pokročilé plánování a rozvrhování
9
2 Nákupní logistika
2.1 Pojem Logistika
V dnešní době je dle mého názoru pojem „Logistika“ již poměrně zaběhlý a při jeho
vyslovení je znalému člověku jasné, že se nejedná o „pouhé“ zásobování materiálem, ale že
jde o strategické řízení celého dodavatelského řetězce.
Pojem logistika je odvozen od řeckého slova Logos, což znamená slovo, rozum, řeč,
počítání.2
Evropské logistické asociace se vyjadřují k pojmu Logistika takto:
„Logistika je organizace, plánování, řízení a výkon toků zboží vývojem a nákupem počínaje,
výrobou a distribucí podle objednávky finálního zákazníka konče tak, aby byly splněny
všechny požadavky trhu při minimálních nákladech a minimálních kapitálových výdajích.“ 3
2.2 Strategická úloha nákupu
Strategickou úlohou nákupu jsou činnosti související se získáváním zdrojů, které podporují
celkové cíle podniku a přispívají ke strategickému úspěchu firmy.
Pracovníci nákupu musí zajišťovat kontakt s vnějším prostředím – s dodavatelským trhem.
Díky těmto kontaktům je možné získávat důležité informace o trendech, nových
technologiích, materiálech a službách. Tyto informace může firma využít pro nové tržní
příležitosti.
Nedílnou součástí procesu nákupu je řízení systému dodavatelů a vztahů s dodavateli. Tyto
činnosti lze shrnout do těchto bodů4:
• výběr dodavatelů
• hodnocení a průběžné zajišťování zdrojů
• řízení podle kvality
• plánování nákupu a související průzkum trhu.
2 Xenie LUKOSZOVÁ, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4. 3 Logistika - efektivní řízení materiálových toků [online]. 2008 [cit. 2012-11-14]. Dostupné z: http://www.logistika.cz 4 Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1.
10
Důležitý je i vztah k ostatním funkčním celkům podniku. Je třeba pro ostatní oddělení firmy
poskytovat informace o nabízených materiálech a službách. Funkce nákupu je mnohdy
zapojena do důležitých rozhodovacích procesů.
2.3 Nákupní činnosti organizace
Dříve se na oblast nákupu nahlíželo jako na obslužnou – podpůrnou funkci. Zodpovědnost
spočívala zejména v plnění požadavků výroby, popř. jiných interních oddělení na nákup
materiálu. Nebylo nutností zkoumat oprávněnost požadavků, nebyla ani snaha budovat
dlouhodobé vztahy s dodavateli nebo rozumět potřebám koncových zákazníků. 5
V současné době se dají úkoly nákupu shrnout do těchto oblastí6:
• zjištění požadavku
• základní údaje o potřebě
• specifikace požadovaných položek
• hledání dodavatele
• posuzování nabídek
• výběr dodavatele
• objednávka
• zhodnocení nákupu.
2.4 Nákupní politika firmy
Aktivity firmy, které jsou spojeny s nákupem, lze charakterizovat jako činnosti, které vedou
k zajišťování hmotných a nehmotných činitelů, jež jsou nezbytné k provádění výrobních
a nevýrobních činností podniku.
V rámci firmy se snaží nákupní logistika zodpovědět základní otázky:
• Co nakoupit?
5 Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. 6 Xenie LUKOSZOVÁ, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4.
11
• Kdy nakoupit a jak mnoho?
• Kde nakoupit?
Tyto otázky souvisí s problematikou řízení zásob a řízením dodavatelů.
Pro zodpovězení otázky „co nakoupit“ musíme hledat odpověď v samotných potřebách firmy.
Faktory, které ovlivňují kupní rozhodnutí:
• cena zboží (služeb)
• okruh zboží (služeb), který se na trhu vyskytuje
• objem disponibilních finančních prostředků firmy.
Kdy a jak mnoho potřebného materiálu (služby) nakoupit, nám v současné době většinou
stanovuje informační systém, ve kterém požadavky na nákup vznikají.
V otázce kde nakoupit hraje důležitou roli nákupčí, který nese zodpovědnost za výběr
dodavatelů. Při rozhodování o dodavateli musí být brány v úvahu také další faktory jako
dovoz, služby, prostory a úroveň kvality v oblasti působení firmy, cena, termíny.7
2.5 Analýza a volba dodavatele
Této fázi nákupu je třeba věnovat patřičnou pozornost. Chybná předvolba dodavatele může
vést ke ztrátám, které lze těžko likvidovat během vlastního nákupního procesu. Při analýze
potencionálních dodavatelů se zpravidla shromažďují tyto informace8:
• všeobecné podnikové informace
• specifické informace k nakupovanému produktu
• nástroje kondiční a servisní politiky dodavatele
• stávající dodavatelsko-odběratelské vztahy.
Výsledkem analýzy je tvorba potencionálního okruhu dodavatelů, kteří jsou schopni zajistit
dodávky nakupovaných položek a to z pohledu kvality, dodacích lhůt, požadované
technologie, služeb, atd. V neposlední řadě má dnes váhu i certifikace dodavatele.
7 Marie JUROVÁ, Logistika. Brno: Fakulta podnikatelská VUT Brno, 1998. ISBN 80-214-1268-2. 8 Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.
12
2.6 Poptávka a hodnocení nabídky
Poptávka by měla obsahovat zejména následující údaje9:
• označení materiálu (služby)
• požadované množství (celkové nebo dílčí dodávky)
• požadované vlastnosti materiálu
• způsob požadovaného zpracování
• očekávané záruky, služby, případně rozsah dodávek
• požadavky na balení
• dodací a platební podmínky, místo převzetí
• očekávané rabaty, skonta, slevy.
Jako doplněk mohou být poskytnuty další popisy k použití materiálu, výkresy apod. Nedílnou
součástí poptávky jsou i kontakty na nákupčího.
Po obdržení nabídek se hodnotí zejména tato kritéria:
• zaručená cena na příjmu zboží odběratele
• spolehlivost dodávky, termín, možnost regulace dodávek
• úroveň kvality, trvalost v kvalitě, záruky
• servis, místo plnění.
Nabídka dodavatele může mít cenu členěnou na základní nákupní cenu, čistou nákupní cenu
(jsou zahrnuty rabaty, slevy) a zaručenou cenu na příjmu dodavatele (součástí je i cena
dopravy, náklady na balení, možnosti vracení obalů, pojištění, náklady za příslušenství, celní
poplatky, dovozní výdaje).
9 Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.
Pro hodnocení nabídek lze využít bodové hodnocení nebo s
Obrázek 1: Využití s
Zdroj: Gustav TOMEK a V
Vlastní rozhodnutí o výběru dodavatele je proces, na kterém se nepodílí jenom referent
nákupu, ale je to zpravidla celý tým složený ze zástupc
posoudit nabídku z pohledu kvality, spl
splatnosti, prověření smluvních vztah
2.7 Hodnocení dodavatelů
Kritéria hodnocení zahrnují nejen p
skutečné realizace dodávek. Mezi hlavní sledovaná kritéria pat
• kvalita (bezchybné produkty, spolupráce p
• náklady (tvorba ceny, platební podmínky, úrove
• dodavatelská spolehlivost (dodržení množství, dodací pohotovost)
• technické schopnosti (nové technologie, vst
10 Douglas M. LAMBERT, James R. STOCK a 11 Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu
Pro hodnocení nabídek lze využít bodové hodnocení nebo scoring model.
: Využití scoring modelu při předvýběru dodavatelů
Zdroj: Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu, str. 288
ěru dodavatele je proces, na kterém se nepodílí jenom referent
nákupu, ale je to zpravidla celý tým složený ze zástupců různých útvar
pohledu kvality, splňovaných parametrů, ceny, vč
ení smluvních vztahů a dalších faktorů.10
odnocení dodavatelů
Kritéria hodnocení zahrnují nejen předpoklady dodavatelské schopnosti, ale i výsledky
né realizace dodávek. Mezi hlavní sledovaná kritéria patří11:
ita (bezchybné produkty, spolupráce při plánování a řízení kvality, certifikace)
áklady (tvorba ceny, platební podmínky, úroveň ceny)
odavatelská spolehlivost (dodržení množství, dodací pohotovost)
echnické schopnosti (nové technologie, vstřícnost k požadovaným zm
LAMBERT, James R. STOCK a Lisa M. ELLRAM. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80
Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978
13
ru dodavatelů
nákupu, str. 288
ru dodavatele je proces, na kterém se nepodílí jenom referent
ůzných útvarů, kteří mohou
včasnosti dodávky,
edpoklady dodavatelské schopnosti, ale i výsledky
ízení kvality, certifikace)
adovaným změnám)
. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. . Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.
• dodavatelský servis (technická podpora, záruky, p
manipulace s obaly)
• komunikace s dodavatelem (p
• ostatní (vzdálenost dodavatele, ohleduplnost k
předpisů, apod.).
Na základě uvedených kritérií se vytvá
dodavatele“. V dnešní době se př
Při větším počtu nakupovaných položek ve firm
strategického významu a podle objemu odebíraného zboží (služeb).
Portfolio dodavatelů lze vyjádř
Zdroj: Gustav TOMEK a V
2.8 Funkce informačních systém
Pro správné řízení a rozhodování
získávají z informačního systému. V
materiálu a služeb, informace o nakupovaných položkách, objednávkách, poptávkách,
dodavatelích. Dalšími důležitými informacemi jsou stavy zásob (skladové hospodá
a vazby na plánování a řízení výroby a umožn
odavatelský servis (technická podpora, záruky, příprava materiálu, balení,
dodavatelem (přijatelnost vzájemných vztahů)
statní (vzdálenost dodavatele, ohleduplnost k životnímu prostř
uvedených kritérií se vytváří pro každého (významného) dodavatele tzv.
ě se předpokládá uložení těchto karet v elektronické podob
tu nakupovaných položek ve firmě, je vhodné dodavatele kategorizovat i podle
strategického významu a podle objemu odebíraného zboží (služeb).
lze vyjádřit i graficky:
Obrázek 2: Portfolio dodavatelů
Zdroj: Gustav TOMEK a Věra VÁVROVÁ, Řízení výroby a nákupu, str. 295
čních systémů v logistice
ízení a rozhodování jsou v logistice velmi důležité aktuální informace, které se
ního systému. V oblasti nákupu se jedná hlavně o požadavky na zajišt
materiálu a služeb, informace o nakupovaných položkách, objednávkách, poptávkách,
ůležitými informacemi jsou stavy zásob (skladové hospodá
řízení výroby a umožnění komunikace s okolím.
14
říprava materiálu, balení,
životnímu prostředí, dodržování
í pro každého (významného) dodavatele tzv. „Karta
elektronické podobě.
kategorizovat i podle
. 295
ležité aktuální informace, které se
ě o požadavky na zajištění
materiálu a služeb, informace o nakupovaných položkách, objednávkách, poptávkách,
ležitými informacemi jsou stavy zásob (skladové hospodářství)
15
Hlavním cílem logistického informačního systému je vytvořit informační prostředí, v němž
bude možné plánovat a koordinovat všechny logistické aktivity.
Základní funkce informačního systému ve firmě můžeme shrnout takto12:
• správa číselníků a katalogů (materiálové karty, dodavatelé, referenti nákupu, atd.)
• řízení nákupu (požadavky na zajištění materiálu a služeb, objednávky, údaje
o dodavatelích)
• řízení skladů (skladová evidence, příjmy, výdeje, inventury, reklamace, apod.)
• plánování potřeby materiálu (vychází z nabídek obchodního úseku, ze zpracované
konstrukční dokumentace, z požadavků středisek, z kapacitního plánování výroby,
udržování pojistných zásob, apod.)
• komunikace s okolím (udržování kontaktů, komunikace vnitřní i vnější).
K základním funkcím informačního systému patří i systémové funkce – zálohování, obnova
dat při havárii systému, řízení přístupových práv, apod. Tyto funkce jsou většinou zajišťovány
centralizovaně nad celým informačním systémem.
12 Marie JUROVÁ, Logistika. Brno: Fakulta podnikatelská VUT Brno, 1998. ISBN 80-214-1268-2.
16
3 Akciová společnost ŽĎAS
Akciová společnost ŽĎAS se sídlem ve městě Žďár nad Sázavou, zahájila svoji výrobu před
více než 60 lety. V současné době má cca 2500 zaměstnanců a objem výroby za rok 2011
představuje cca 125 milionů eur. ŽĎAS patří do skupiny firem Železiarne Podbrezová Group,
jejímž lídrem je přední světový výrobce ocelových trubek Železiarne Podbrezová a.s.
Podbrezová, Slovenská republika.
3.1 Základní údaje ŽĎAS, a.s.
Tabulka 1: Základní údaje ŽĎAS, a.s.
Zdroj: ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/
Obchodní název: ŽĎAS, a.s.
Sídlo: Strojírenská 6, 591 71 Žďár nad Sázavou, Česká republika
IČO: 46347160
DIČ: CZ46347160
Právní forma: akciová společnost
Zahájení výroby: 27. 8. 1951
Založení akciové společnosti: 30. 4. 1992
Výrobní program firmy ŽĎAS, a.s., je zaměřen na výrobu odlitků, výkovků, ingotů, tvářecích
strojů, kovacích lisů, zařízení na zpracování šrotu, zařízení na zpracování válcovaných
výrobků a dále nástrojů, určeným především pro automobilový průmysl.
Výroba probíhá ve vlastních výrobních halách se strojním vybavením k provádění těžkého
i lehkého obrábění, montáže a testování jednotlivých výrobků.
Moderní základna projekce a vývoje společně s certifikacemi dle EN ISO 9001:2008
a EN 729-2, EN ISO 140001:2004 a OHSAS 18001:200713 a dalšími výrobkovými
13 Získané certifikáty se týkají oblasti kvality, environmentu, bezpečnosti a ochrany zdraví.
17
a procesními certifikáty a kvalifikovaným personálem dle mezinárodně uznávaných standardů
jsou zárukou kvality a spolehlivosti výrobků firmy ŽĎAS.14
3.2 Předmět podnikání organizace
Předmět podnikání ŽĎAS, a.s. zahrnuje hlavní okruhy výrobního programu, na kterých
vytváří v rámci svého podnikání přidanou hodnotu.
Jedná se zejména o tyto oblasti15:
• výzkum, vývoj, výroba a odbyt tvářecích strojů, válcovacích a hutních zařízení
a agregátů, nástrojů a nářadí včetně řídicích systémů a automatizace
• vývoj, výroba a odbyt výrobků strojírenské metalurgie, zejména odlitků, výkovků
a výlisků ze železných i neželezných kovů a plastů
• projektová a konstrukční činnost
• výroba modelů, obalů a jiných výrobků ze dřeva
• výroba a odbyt elektrické a tepelné energie
• doplňkové činnosti související s provozem společnosti – v rozsahu udělených
živnostenských listů a koncesních listin.
14 ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/ 15 Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád
18
3.3 Organizační struktura ŽĎAS, a.s.
Akciová společnost ŽĎAS má úsekové uspořádání. Výrobní úseky (Výroba a Technika) jsou
dále členěny na provozy (metalurgie, strojírny, nástroje, energetika), odbory, oddělení.
Nejmenšími organizačními jednotkami jsou referáty.
Obslužné úseky se člení na odbory, oddělení a referáty.
Řídícími orgány společnosti jsou:
• valná hromada
• představenstvo
• dozorčí rada.
Obrázek 3: Organizační struktura ŽĎAS, a.s.
Zdroj: Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád
19
Úsek Logistika
Příprava materiálu
Sekretariát
Celní a spediční služby
Nákup
Doprava a služby
Plán a ekonomika
Expedice výrobků
3.4 Úsek Logistika
Úsek Logistika je ve ŽĎAS, a.s. důležitým článkem firmy. Přes tento útvar jsou
soustřeďovány všechny vstupy do firmy, ať už se jedná o nákup materiálu nebo služeb. Díky
současnému vlastníkovi jsou téměř všechny vstupy centralizované, což přináší větší přehled
o nákupních aktivitách firmy, ale má to i pozitivní vliv na vstupní náklady při pořizování
potřebných materiálů a služeb. Úsek je řízen ředitelem logistiky a zaměstnává v současné
době asi 200 pracovníků.
Obrázek 4: Organizační schéma úseku Logistika
Zdroj: Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád
Mezi hlavní organizační útvary logistiky patří:
• odbor Nákup (eviduje požadavky na zajištění materiálu a služeb, zajišťuje poptávkové
a výběrové řízení, opatřování dodávek, hodnocení a výběr dodavatelů, uzavírání
smluv, vyřizuje reklamace a zpracovává dílčí plány nákupu)
• odbor Příprava materiálu (zajišťuje přípravu materiálu dělením, moření dílů,
zpracovává technologické podklady pro dělení materiálu, provádí označení dodávek
dle předepsaného postupu
20
• odbor Expedice výrobků (zajišťuje konzervaci, balení a expedici výrobků)
• odbor Plán a ekonomika (zajišťuje zpracování rozpočtů úseku, středisek, zpracování
finančních toků v úseku, tvorbu plánů a další činnosti související s hospodařením
úseku)
• provoz Doprava a služby (zajišťuje drážní a silniční dopravu, telekomunikační služby,
ostrahu, údržbu zeleně a komunikací, požární ochranu, zdravotní a záchrannou službu)
• oddělení Sklady (zajišťuje příjem, skladování a výdej dodávek, provádí kontrolu
skladovatelnosti dodávek, provádí označení dodávek dle předepsaného postupu,
provádí inventarizace zásob)
• oddělení Celní a spediční služby (odpovídá za celní služby, provádí statistiky
odeslaného a přijatého zboží, zajišťuje dopravu výrobků ŽĎAS, a.s.)
• sekretariát (odpovídá za vedení administrativy útvaru). 16
16 Interní směrnice Z – 1/02 Organizační řád
21
4 Řízení nákupu ve ŽĎAS, a.s. – analýza současného stavu
Firma ŽĎAS, a.s. patří ve svém regionu ke strategickým společnostem. Výrobní program je
poměrně různorodý, firma dokáže zajistit dodávky složitých strojírenských celků, kvalitní
výkovky, odlitky, nástroje, ale je schopna vyhovět i požadavkům na menší nebo speciální
dodávky (modely, ozubená kola, turbíny, atd.).
Vzhledem k tomu, že se v této firmě jedná zejména o kusovou zakázkovou výrobu je
i zajištění logistiky poměrně náročné a má velký vliv na konkurenceschopnost společnosti.
Jelikož úsek Logistika ve ŽĎAS, a.s. pokrývá více oblastí (nákup, příprava materiálu, celní
služby, expedice, doprava, telekomunikační služby, ekonomika) zvolil jsem pro svoji práci
pouze jeden z hlavních segmentů úseku – řízení nákupu. Domnívám se, že by nebylo účelné
snažit se zmapovat všechny oblasti logistiky a za každou cenu hledat slabá místa. Nebylo by
to ani časově zvládnutelné a práce by pravděpodobně neměla ani efektivní přínos.
Během praxe, kterou jsem ve ŽĎAS, a.s. absolvoval, jsem získal informace zejména z oblasti
nakupování a ty jsem se snažil podrobněji analyzovat s cílem poukázat na možnosti zlepšení
procesu a navrhnout případné úpravy informačního systému, které by pomohly proces nákupu
podpořit.
Zástupci odboru Nákup poukázali na malou podporu procesu řízení poptávky, proto i moje
práce popisuje tuto část podrobněji.
V následujících kapitolách jsou zmapovány jednotlivé procesy nákupu ve ŽĎAS, a.s.
Podklady pro zpracování analýzy současných procesů nákupu ve firmě (kapitola 4) jsem
čerpal jednak z interních směrnic (zejména z OS 74 01 LNÁ Nakupování), další užitečné
informace jsem získal při mé praxi přímo od zaměstnanců firmy.
22
4.1 Řízení číselníku materiálu
Každý materiál (tj. surovina, polotovar, nebo zboží), který má být ve firmě používán, musí být
zařazen jako materiálová karta do číselníku materiálu.
Samotný požadavek na založení nové materiálové karty a jeho vyřízení je ve firmě důsledný
a poměrně složitý proces, kterého se zúčastňují čtyři články (útvary):
• žadatel (referent konstrukce, technologie, nákupu, normalizace) – specifikuje
požadavek na nákup, upřesňuje množství a požadovaný předběžný termín použití
položky; po vyřízení požadavku žadatel schvaluje, že opravené a doplněné údaje
vyhovují jeho potřebám a položka je zařazena mezi platné materiálové karty
• referent nákupu – posuzuje požadavek z pohledu zajištění, doplňuje dodací údaje
materiálové karty včetně limitní ceny
• technický garant – posuzuje požadavek z pohledu technického popisu, zajišťuje
začlenění do skupin. Kontroluje, zda již neexistuje použitelná náhrada
• pracovník controllingu – posuzuje navrženou limitní cenu materiálové položky,
v případě potřeby provádí ve spolupráci s referentem nákupu hromadné přecenění
položek.
Výkovky, odlitky a externí dodávky jsou zakládány v systému technické přípravy výroby
referenty konstrukce a do číselníku materiálu jsou přenášeny automatizovaně.
Zakládání položek dodaných zákazníkem jsou v režii pracovníků konstrukce a úseku Obchod.
Z níže uvedené tabulky vyplývá, že pracovníci logistiky společně s ostatními odbornými
útvary spravují poměrně velký počet materiálových karet, což je časově náročné na udržení
kvality limitních cen, dodavatelů a dalších navazujících činností. Proto jsou položky dále
rozděleny z hlediska znaku použití (doporučovaný výběr, materiál do vyčerpání stavu zásob,
materiál dodaný zákazníkem, režijní materiál, nedoporučovaný výběr, obtížně využitelný
materiál, zrušené položky).
23
Tabulka 2: Počty položek v číselníku materiálu – říjen 2012
Zdroj: Odbor Informatika ŽĎAS, a.s.
Číslo NS Název nákupní skupiny Počet položek
11 Profilová ocel 1128 12 Plechy 648 13 Děrované plechy 27 14 Trubky 950 15 Tažná ocel 142 16 Dráty 36 17 Barevné kovy 329 18 Pásová ocel 15 31 Výrobky z ropy, barvy, plyny 1553 32 Pružiny, oblouky, svařovací a spojovací materiál, lana 6387 33 Hydraulika, pneumatika, součásti potrubí 15423 34 Elektromateriál, čidla, štítky 13397 35 Pryž, PVC, hadice, sklo, ochranné prostředky 13635 36 Komunální nářadí 20142 37 Výrobky z dovozu 8712 44 Externí dodávky – kryty 532 45 Externí dodávky – svařence 1241 47 Externí dodávky – štítky 2 51 Odlitky nakupované mimo odlitků z barevných kovů 1896 52 Odlitky nakupované z barevných kovů 1944 53 Výkovky nakupované 2689 54 Odlitky ocelové vlastní výroby 3236 55 Výkovky vyráběně ve ŽĎAS, a.s. 13583 56 Výrobky ze dřeva 150 57 Keramika 1444 58 Šrot 3227 59 Řezivo 3971 60 Ingoty 34471 61 Písky 57 63 Paliva 3 65 Náhradní díly SAZ 595 66 Náhradní díly pro energetiku 214 71 Kancelářské potřeby, papír 1616 77 Materiál dodaný zákazníkem 16143 78 Díly pro generální opravy strojů vyrobených ve ŽĎAS, a.s. 6766 84 Zdravotnický materiál 125 85 Výpočetní technika a příslušenství 1828
Celkem 178257
24
4.2 Požadavky na zajištění
Základním předpokladem pro nákup je vytvoření požadavku ze strany žadatele. Nezbytné
atributy požadavku jsou:
• specifikace požadavku
• množství – rozsah
• termín zajištění.
Rozdělení požadavků ve ŽĎAS, a.s. je následující:
• požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS
• požadavky na zajištění režijního materiálu
• požadavky na zajištění služby
• požadavky na dokumentaci.
4.2.1 Požadavky na zajištění jednicového materiálu pro výrobky ŽĎAS
Požadavky na jednicový materiál17 vyplývají z konstrukční a technologické dokumentace a
vznikají automaticky při konstrukčním nebo technologickém schválení výrobku, popřípadě
při změnovém řízení. Termíny pro zajištění vyplývají z plánování ve výrobě. Řízení
požadavků se odehrává v informačním systému ŽĎAS v modulu MTZ18. Lze požadovat
pouze položky, které existují v číselníku materiálu.
4.2.2 Požadavky na zajištění režijního materiálu
Požadavky na zajištění spotřebního – režijního materiálu19 pro jednotlivá střediska vstupují
určení pracovníci odborných útvarů přímo do modulu MTZ. Potvrzením vedoucí útvaru
souhlasí s nákupem a cenou. Při vstupu požadavku musí být určena specifikace, množství a
termín pro zajištění materiálu. Lze požadovat pouze položky, které existují v číselníku
materiálu.
17 Jednicový materiál – veškerý materiál, ze kterého je vyroben výsledný produkt firmy, v rámci kalkulace se zahrnuje do přímých nákladů 18 MTZ – Materiálně technické zabezpečení 19 Režijní materiál – pomocný materiál, který využívají jednotlivá střediska k zajištění svých činností
25
4.2.3 Požadavky na zajištění služby
Požadavky na služby (údržba, servis, opravy, apod.) jsou specifikovány rovněž přímo
do modulu MTZ podobně jako požadavky na režijní materiál. Požadovanou službu lze vybrat
z číselníku a je možné ji doplnit textem.
4.2.4 Požadavky na dokumentaci
V případě potřeby zajišťuje úsek Logistika k materiálovým položkám průvodní dokumentaci
(Bezpečnostní listy, Návody k obsluze, Katalogové listy, apod.). Dokumentace se zajišťuje
v požadované jazykové mutaci. Specifikace vychází z požadavků na shodu výrobků
ŽĎAS, a.s. s příslušnými normami.
4.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů
Nákup ve firmě je povolen pouze od dodavatelů založených do Registru obchodních partnerů.
Založení obchodního partnera je proces, do kterého jsou zapojeny i další odborné útvary.
Referenti MTZ mohou do tohoto registru přispívat doplňujícími informacemi o svých
dodavatelích. Informace o způsobilosti dodavatele je v tomto registru pouze základní:
• způsobilý bez výhrad
• způsobilý s výhradami
• nezpůsobilý.
Hodnocení dodavatelů se provádí 1x ročně. Příležitostní dodavatelé, malí dodavatelé
s nákupem do 1 mil. Kč/rok se hodnotit nemusí.
Hodnocení dodavatelů tvoří referenti nákupu u významných dodavatelů v MS Excel, kde jsou
sledována různá kritéria podle druhu komodity. Například v rámci metalurgie jsou rozhodující
tato kritéria:
• certifikace
• jakost
• termíny plnění
• cena
• splatnost.
Váhové rozdělení určuje následující obrázek.
Obrázek 5: Kritéria pro hodnocení dodavatel
4.4 Poptávka – výběrové ř
Poptávka na materiál se provádí na základ
číselníku materiálu. Poptávka na službu vychází z
Poptávka se provádí z těchto dů
• za účelem zjištění potencionálního
• za účelem zjištění dostupnosti požadované dodávky
• před vystavením návrhu kupní smlouvy
Specifikace musí být uvedena zadáním pot
dodavatel mohl nabídnout odpovídající technické
Výběrové řízení se neprovádí v
• při hodnotě nákupu do 50 tis K
• při nákupu podle uzavř
• existence pouze jednoho vhodného dodavatele
0% 10% 20%
A22
certifikace
jakost
termíny plnění
cena
splatnost
nevyužito
čuje následující obrázek.
ritéria pro hodnocení dodavatelů u významných materiálů pro metalurgii
Zdroj: Odbor Nákup ŽĎAS, a.s.
ěrové řízení
se provádí na základě požadavku na založení nové materiálové karty do
Poptávka na službu vychází z požadavků jednotlivých st
chto důvodů:
ění potencionálního dodavatele
ění dostupnosti požadované dodávky
ed vystavením návrhu kupní smlouvy.
Specifikace musí být uvedena zadáním potřebných parametrů, které má dodávka plnit, aby
ut odpovídající technické řešení.
ízení se neprovádí v těchto případech:
nákupu do 50 tis Kč
řené rámcové kupní smlouvy
xistence pouze jednoho vhodného dodavatele.
20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
22 11 33 11 0
Váhové rozd ělení vlivu kritérií
26
ů pro metalurgii
požadavku na založení nové materiálové karty do
ů jednotlivých středisek.
, které má dodávka plnit, aby
27
Naopak výběrové řízení se musí provádět u všech komponent strojírenských výrobků s cenou
nad 100 tis Kč. Výběr dodavatele musí být na základě obdržených nabídek od nejméně tří
dodavatelů, přičemž dva musí mít dominantní postavení na českém nebo evropském trhu.
Výběr dodavatele musí proběhnout při respektování základních kritérií jako je cena, kvalita,
termín dodání a platební podmínky.
Poptávky jsou evidovány v MS Excel.
4.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů
Zkoušky se provádějí na základě požadavku příslušného vedoucího pracovníka ŽĎAS, který
potřebuje provedení zkoušky pro své navazující činnosti anebo pokud dodavatel signalizuje
lepší užitné vlastnosti při nižších nákladech.
Účastníci procesu:
• žadatel o zkoušku (vytváří požadavek)
• referent odpovědný za nákup (přezkoumává požadavky, eviduje protokoly)
• odborný zaměstnanec zajišťující požadovanou zkoušku (řídí a vyhodnocuje zkoušku)
• vedoucí odboru Nákup (rozhoduje o zahájení zkoušky, projednává závěrečný
protokol)
• ředitel pro Logistiku ((je informován o procesu).
4.6 Vystavení návrhu smlouvy
Návrh smlouvy se vystavuje pouze tehdy, pokud již byly schváleny všechny potřebné údaje
pro dodávku (materiál, termín, množství, dodavatel), nebo dohodnuty podmínky pro
Rámcovou smlouvu.
V případě první dodávky rozhodujících dílů (většinou výkovky nebo odlitky) od nového
dodavatele se doplňuje do návrhu smlouvy „Doplňkový technický předpis“ a v rámci
platebních podmínek je sjednaná platba až po převzetí výrobku vstupní kontrolou
ve ŽĎAS, a.s.
Návrh smlouvy sestavuje referent zajišťující nákup, kontrolu zajišťuje vedoucí nákupu, návrh
schvaluje kompetentní zaměstnanec (dle rozsahu požadované dodávky).
28
4.7 Uzavření smlouvy
U velkých nebo důležitých dodávek se připravuje harmonogram a průběžná kontrola plnění
dodávky. Smlouva se projedná, prověří se údaje smlouvy, vyznačí a provedou se případné
změny a přejde se k podpisu smlouvy.
4.8 Příjem zboží
Příjem zboží se provádí v těchto krocích:
• hlášení o dodání zásilky
• evidence zásilky, předání informace skladníkovi
• vážení zásilky
• provedení kvantitativní přejímky
• předání informací o dodávce příslušnému referentovi
• založení předběžné příjemky do IS
• rozhodnutí o vratnosti obalu
• provedení kvalitativní přejímky
• reklamace případné neshody
• označení materiálu a uložení do skladu
• zajištění bezpečnostního listu
• předání průvodní dokumentace žadateli
• vystavení a předání příjemky do úseku Finance
Výsledkem příjemky je vyreklamování veškerého vadného zboží, uskladnění a zaúčtování
pouze kvalitní dodávky, předání informací ostatním systémům o dostupnosti zboží na skladě.
29
4.9 Splnění požadovaných služeb
Požadované služby se realizují dle následujících kroků:
• referent nákupu zajišťuje součinnost žadatele a dodavatele služby
• po provedení služby se provede kontrola a převzetí služby a potvrzení faktury.
Předpokladem pro zajištění služby je zaevidování a proškolení dodavatelské firmy před
zahájením její činnosti.
4.10 Neustálé zlepšování procesu
Pro zlepšování procesu Nakupování jsou stanovena následující sledovaná kritéria:
• spolupráce s dodavatelem (externí audity, hodnocení dodavatelů, rámcové smlouvy,
atd.)
• výběrová řízení jako nástroj pro snížení cen nákupu materiálu, polotovarů,
subdodávek, surovin a služeb
• reklamace nakupovaného zboží - plán, vyhodnocování, opatření
• vzdělávání referentů zásobování - školení, workshopy, semináře.
30
5 Hodnocení podpory a fungování procesů Nákupu
Tato kapitola vychází z vlastních poznatků, které jsem získal ve firmě při mé semestrální
praxi.
5.1 Řízení číselníku materiálu
Vzhledem k rozmanitosti výroby ve ŽĎAS, a.s. a dlouhodobé existenci firmy se nachází
v číselníku materiálových položek velké množství materiálů a polotovarů – v současné době
je to kolem 180 000 materiálových karet.
V číselníku materiálu se nachází mnoho položek, které byly použity pouze jednorázově. Tyto
položky ale není možné fyzicky z databáze zrušit, jelikož mají vazbu na konstrukční rozpisky,
některé jsou požity v nabídkách výrobků ŽĎAS, a.s. a je tedy nutné jejich materiálovou kartu
zachovat.
Jednou z možností redukce spravovaných položek je zneplatnění materiálových karet,
u kterých se již nepředpokládá budoucí využití. Překážkou je ale mnohdy zbývající zásoba
na skladě.
Dalším problémem velkého množství položek číselníku materiálu je vedle jejich správy
i způsob hledání potřebných materiálů. Z těchto důvodů, byly zavedeny různé pomocné
skupiny materiálů, které postupným výběrem umožňují uživatelům filtrovat a tím lépe hledat
požadované materiály.
Vzhledem k tak velkému rozsahu číselníku materiálu je prospěšné, že se ve ŽĎAS, a.s. věnuje
této problematice i vnitřní legislativa, které popisuje způsob zakládání a správu položek.
Co se týká IT podpory tohoto procesu, lze konstatovat, že je na dobré úrovni. Všichni
uživatelé, kteří pracují s materiálovými kartami, ať už je to zakládání, správa materiálových
karet nebo jejich používání v konstrukčních rozpiskách nebo nabídkách, mají pro tuto činnost
k dispozici v rámci informačního systému potřebné úlohy.
5.2 Požadavky na zajištění
Požadavky na jednicový materiál vznikají v modulu Technická přípravy výroby
automatizovaně při konstrukčním, popřípadě technologickém schválení výrobku anebo
31
po schválení konstrukční nebo technologické změny. Materiálová spotřeba je počítána
programem, požadované termíny pro zajištění jsou přebírány z modulu Obchod.
Po přijetí požadavků na materiál do modulu MTZ probíhá intervalově bilancování požadavků
a to ve vztahu k volným zásobám a vystaveným objednávkám. Jednotliví referenti nákupu
mají potom k dispozici přehled nezajištěných požadavků, na základě kterého vystavují
potřebné objednávky.
Výhodou je i automatické promítání změn termínů výrobků ŽĎAS, a.s. do požadavků na
materiál. Referent nákupu může tyto změny sledovat a následně pružně reagovat na případnou
úpravu objednávky materiálu.
Obdobným způsobem jsou evidovány a vyřizovány požadavky na režijní materiál
pro střediska. Zde je pouze rozdíl v tom, že případné změny požadovaných termínů provádí
žadatel po dohodě s referentem nákupu přímo v modulu MTZ.
Požadavky na služby jsou členěny dle klasifikace produkce, což přispívá k unifikaci
a přehlednosti požadovaných služeb.
Veškeré činnosti pro řízení požadavků na zajištění materiálu a služeb jsou podporovány
propracovaným softwarem vytvořeným na zakázku ŽĎAS, a.s. Pracovníci logistiky v této
oblasti mají dostatečnou podporu, v současné době se zde nejeví prostor na změny procesu,
případné úpravy IS.
5.3 Hodnocení způsobilosti dodavatelů
Hodnocení způsobilosti dodavatelů procesně sice odpovídá postupům, které jsou uváděny
v odborné literatuře, nicméně by bylo vhodné vlastní hodnocení dodavatelů zakomponovat
do informačního systému ŽĎAS, a.s., aby byly zajištěny vazby na Registr obchodních
partnerů a modul MTZ (poptávky, objednávky, atd.) s umožněním výstupu vytvořených
přehledů do MS Excel.
5.4 Poptávka – výběrové řízení
Proces řízení poptávky nemá ve ŽĎAS, a.s. dostatečnou podporu. V současné době je možné
využít v rámci informačního systému pouze úlohu, která umožňuje vygenerovat číslo
poptávky, vybrat k této poptávce možného dodavatele z registru obchodních partnerů
a připojit specifikaci položek, které se poptávají. Vytvořenou poptávku lze vytisknout
32
(jako dopis) a odeslat, popřípadě je možné vygenerovat email se specifikací požadovaných
položek a rozeslat vybraným dodavatelům.
Po obdržení reakcí poptaných dodavatelů, vytváří každý referent MTZ individuálně tabulku
do MS Excel s cílem obdržené nabídky porovnat. Pro každou poptávku vzniká jeden sešit
MS Excel.
V dalších krocích provádí určený tým vyhodnocení nabídek a doporučí nejvhodnějšího
dodavatele.
Vedoucí odboru Nákup společně s ředitelem Logistiky provedou rozhodnutí o navrženém
dodavateli. Toto rozhodnutí je zaznamenáno do sešitu MS Excel, vytištěno, podepsáno
a archivováno u referenta nákupu.
Hlavní nedostatky současného stavu:
• V používaném systému není k dispozici informace o stavu poptávky – referent nákupu
musí ručně dohledávat ve své poště anebo v adresáři, kde jsou uloženy vytvořené
MS Excel se zpracovanými poptávkami.
• Nejsou jednotné formuláře pro poptávku a její vyhodnocení.
• V současné době se evidují pouze poptávky na materiál, bylo by vhodné umožnit
vytváření poptávek i na služby.
• Chybí přehledové úlohy o zpracovaných poptávkách, vyhledávání např. podle:
• čísla poptávky
• data založení, odeslání, rozhodnutí poptávky
• dodavatele
• poptávané položky
• referenta.
Podpora tohoto procesu je v současné době nevyhovující. Z tohoto důvodu je této
problematice věnovaná kapitola 6, kde jsou popsány možnosti zlepšení podpory včetně
návrhu podkladů pro realizaci úprav informačního systému.
33
5.5 Zkoušení nových nakupovaných materiálů
V této oblasti se dá konstatovat, že vlastní proces zkoušení probíhá bez větších problémů.
V rámci zlepšení evidence prováděných zkoušek by bylo vhodné ukládat vytvořené protokoly
zkoušek do elektronické podoby. Ve firmě existuje Systém na správu dokumentů, kde se
v současné době ukládají různé druhy dokumentace (provozní ke strojům, průvodní
k výrobkům ŽĎAS, dokumentace od dodavatelů, a další).
5.6 Vystavení návrhu smlouvy
Této oblasti byla ve ŽĎAS, a.s. věnovaná velká pozornost zejména v době, kdy firmu převzal
současný vlastník Železiarne Podbrezová a.s.
Proces je propracovaný s veškerou podporou informačního systému.
5.7 Uzavření smlouvy
Zde lze konstatovat podobně jako v předchozí kapitole, že proces uzavření smlouvy je dobře
propracovaný a podporovaný informačním systémem.
5.8 Příjem zboží
Jednotlivé kroky, které se provádějí při příjmu zboží, odpovídají potřebám firmy i legislativě.
V rámci zkvalitnění procesu by bylo vhodné zvážit využití zpracované části informačního
systému, která se týká navazující věcné likvidace materiálových faktur.
5.9 Splnění požadovaných služeb
Tato část je z velké části závislá na dobré organizaci práce referenta nákupu při komunikaci
a součinnosti s dodavatelem služeb.
5.10 Neustálé zlepšování procesu
Tento proces vychází zejména z požadavků EN ISO 9001:2008, kde by nebylo možné bez
neustálého zlepšování procesů ve firmě získat certifikaci.
Sledované ukazatele jsou prakticky plněny.
34
Vedle sledovaných kritérií, která jsou uvedena v analýze procesů, je snaha vedení úseku
Logistika sledovat a vyhodnocovat další ukazatele, které pomáhají celý proces nakupování
zlepšit. Jedná se zejména o sledování těchto ukazatelů:
• významní dodavatelé (dle příjmů)
• rozdělení nákupů dle komodit
• sledování objemu nákupu dle počtu položek, dle objemu v Kč
• vyhodnocování strategických položek
• vývoj cen – meziročně
• sledování největších cenových rozdílů (položkově).
35
6 Možnosti zlepšení procesu poptávky a jeho podpora
Následující podkapitoly se zabývají novým řešením poptávkového a nabídkového řízení
ve ŽĎAS, a.s.
6.1 Hlavní entity procesu
Poptávkové řízení je proces, kde hlavními entitami jsou poptávka, položky poptávky,
dodavatelé, nabídky dodavatelů a členové výběrové komise.
Obrázek 6: Vazby základních entit v rámci poptávkového řízení
Zdroj: Vlastní návrh
Vazby základních entit jsou následující:
• „Poptávka“ může obsahovat několik „Položek poptávky“ (materiálové nebo služby)
• „Poptávka“ může být rozeslána více „Dodavatelům“
• „Poptávka“ může být vyhodnocována několika „Členy komise“
• „Položka poptávky“ může mít několik „Nabídek dodavatelů“
• „Dodavatel“ může nabízet více „Položek poptávky“.
36
6.2 Popis procesu – vývojový diagram
Samotný proces poptávkového a nabídkového řízení je již popsán v předchozích kapitolách.
Následující vývojový diagram tento proces znázorňuje graficky po jednotlivých krocích,
navíc je doplněn o stavy, které mohou při poptávkovém řízení nastat.
Obrázek 7: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 1. část
Zdroj: Interní směrnice ŽĎAS, a.s. OS 74 01 LNÁ, upraveno a přizpůsobeno novému řešení
37
Obrázek 8: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 2. část
Zdroj: Interní směrnice ŽĎAS, a.s. OS 74 01 LNÁ, upraveno a přizpůsobeno novému řešení
38
6.3 Návrh datového modelu
Tato kapitola se zabývá návrhem datového modelu, který obsahuje tabulky s potřebnými
datovými položkami pro poptávkové a nabídkové řízení.
Obrázek 9: Návrh datového modelu poptávkového řízení
Zdroj: Vlastní návrh (zpracováno v MS Access 2007)
Navrhované řešení předpokládá, že uvedené tabulky budou doplněny do databáze Informix,
kterou ve ŽĎAS, a.s. využívají pro všechny aplikace, týkající se celého průběhu obchodního
případu včetně řízení nákupu a skladového hospodářství.
39
Uvedené tabulky nebudou v databázi figurovat samostatně, tabulka Dodavatel bude cílově
propojena s již existujícími tabulkami Registru obchodních partnerů a tabulka Polozka bude
mít vazby na stávající tabulku s materiálovými kartami.
Využití tabulek bude následující:
Tabulka Poptavka:
Záznamy v této tabulce zahrnují hlavičkové údaje poptávky. Při založení nové poptávky
se vygeneruje číslo poptávky, uloží se datum založení (aktuální datum), dle přihlášeného
uživatele se naplní i autor poptávky (jeho osobní číslo) a nastaví se stav poptávky
na „rozpracovaná“. Při zakládání poptávky je nutné dále určit, o jaký typ poptávky se jedná
(materiál nebo služba), dále je třeba určit, v jaké měně mají být položky poptávky nabízeny.
Pro tuto činnost se využijí pomocné tabulky (číselníky) Poptavka_typ (soustřeďuje možné
typy poptávek – poptávka na materiál nebo poptávka na službu) a Mena (zde jsou uloženy
možné měny, ve kterých lze zpracování nabídek požadovat).
Další atributy této tabulky (odběratel, požadovaný termín zpracování nabídky, požadovaná
dodací lhůta, požadované záruky) je možné vyplnit později pomocí funkčního tlačítka
„Oprav“. Tyto údaje jsou společné pro všechny položky poptávky.
Tabulka Polozka:
Tato tabulka soustřeďuje všechny požadované položky v rámci dané poptávky. Může
se jednat o požadované materiálové položky nebo služby (záleží na typu poptávky). Zde
se specifikují položky, které jsou poptávány. Je možné vybrat již existující materiálovou kartu
z centrálního číselníku materiálu. Pokud se jedná o nový materiál, který nebyl ve firmě zatím
nikdy požadován, potom je možné identifikaci položky vyplnit do údajů nazev_polozky
a popis_polozky. Důležité je také vyplnění měrné jednotky požadované položky.
V dalším kroku je třeba u každé položky poptávky stanovit požadované množství. Údaj
klasifikace lze využít u služeb pro přesnější kategorizaci požadované služby (jedná
se o klasifikaci produkce, kterou dnes již ve ŽĎAS, a.s. používají). U materiálů se do tohoto
údaje naplní číslo standardní klasifikace produkce, kterým je označena každá materiálová
karta.
40
Tabulka Dodavatel:
Tato tabulka slouží pro specifikaci poptávaných potencionálních dodavatelů. Tabulka bude
mít vazbu na stávající Registr obchodních partnerů, takže bude možné specifikaci dodavatelů
provádět výběrem z tohoto registru. V případě, že se bude jednat o nového dodavatele,
je možné jeho identifikační údaje vyplnit ručně (atributy ICO, nazev_firmy, ulice,
cislo_popisne, PSC, mesto).
Údaje splatnost, dodaci lhuta, dopravne se budou plnit až po přijetí nabídek od dodavatelů.
Jsou to společné údaje pro všechny nabízené položky.
Tabulka Nabidka:
Tabulka slouží pro vyplnění údajů k nabízeným položkám. Jedná se zejména o nabízenou
cenu. Je zde možné využít i údaj poznamka, kde lze uvádět další informace o nabízené
položce např. stav dodání výkovků a odlitků. V údaji jine_naklady lze vyčíslit další náklady
spojené s dodáním požadované položky (např. clo, cena obalu, apod.).
Údaj hodnoceni se použije až po jednání výběrové komise, která sice bude vycházet
z nejlepších cen, ale může stanovit pořadí i například podle splatnosti faktur nebo termínu
dodání. Z tohoto údaje bude patrné pořadí, které stanovila výběrová komise.
Tabulka Člen_komise:
V této tabulce bude uložen seznam účastníků výběrového řízení včetně informace o jejich
postavení v týmu (člen, vedoucí, ředitel). Identifikace pracovníka je dána osobním číslem.
Podle osobního čísla lze v již existujících tabulkách pracovníků dohledat jméno, příjmení,
středisko, telefon, a další údaje zaměstnance.
41
6.4 Plnění databázových tabulek
Následující část popisuje, jakým způsobem a při jakých událostech se budou plnit databázové
tabulky, které bude aplikace používat.
Navrhované tabulky byly konzultovány s pracovníky odboru Informatika.
Tabulka Poptavka
Atribut Popis
poptavka_id primární klíč – generuje se
poptavka_cislo číslo poptávky, generuje se ve tvaru RR-XXX-NNNN20
datum_zalozeni při založení poptávky se naplní aktuální datum
datum_odeslani při odeslání poptávky se naplní aktuální datum
datum_schvaleni při schválení poptávky se naplní aktuální datum
autor při založení poptávky se naplní osobní číslo přihlášeného uživatele
odberatel_nazev zde je možné při založení poptávky naplnit název odběratele, pro kterého je poptávaný sortiment určen
stav plní se dle stavové tabulky (kapitola 6.4)
typ_id typ poptávky – číselník, podrobný popis je uveden dále
mena_id číselník – měna, ve které budou uváděny ceny v poptávce
zaruka požadovaná záruka, údaj se plní v rocích
dodaci_lhuta požadovaná dodací lhůta, údaj se plní ve dnech
termin_nabidky požadovaný termín zpracování nabídky – datum
Tabulka Komise_clenove
Atribut Popis
poptavka_id cizí klíč z tabulky Poptavka
osobni_cislo osobní číslo člena komise – lze navázat na tabulku pracovníků
role číselník – referent nákupu, vedoucí nákupu, ředitel
20 RR je poslední dvojčíslí aktuálního roku, XXX je číslo referátu, kam poptávka spadá, NNNN je pořadové číslo poptávky v rámci aktuálního roku a referátu.
42
Tabulka Polozka
Atribut Popis
polozka_id primární klíč – generuje se
poptavka_id cizí klíč z tabulky Poptavka
nazev_polozky název materiálu nebo služby
popis_polozky zde je možné naplnit popis poptávané položky a to v případě, že potřebná položka není v číselníku materiálu
klasifikace klasifikace produkce služby nebo materiálu
mnozstvi požadované množství
merna_jednotka měrná jednotka požadované položky
Tabulka Dodavatel
Atribut Popis
dodavatel_id primární klíč – generuje se
poptavka_id cizí klíč z tabulky Poptavka
ICO IČO poptávaného dodavatele
nazev_firmy Název firmy poptávaného dodavatele
ulice Ulice poptávaného dodavatele
cislo_popisne Číslo popisné poptávaného dodavatele
PSC PSČ poptávaného dodavatele
mesto Město poptávaného dodavatele
dodaci_lhuta Dodací lhůta přislíbená dodavatelem
splatnost Splatnost faktury požadovaná dodavatelem
dopravne Dopravné účtované dodavatelem
Poznámka: Tabulka obchodních partnerů již v informačním systému existuje, zde je pouze
naznačena vazba, která se musí vytvořit. Výčet atributů rovněž není kompletní, stávající
tabulka obchodních partnerů má větší rozsah (jsou zde další atributy a identifikátory).
43
Tabulka Nabidka
Atribut Popis
polozka_id cizí klíč z tabulky Polozka
dodavatel_id cizí klíč z tabulky Dodavatel
cena nabízená cena položky
poznamka možnost upřesnění dodávky – stav dodání výkovků, odlitků apod.
jiné_naklady další náklady spojené s dodávkou (cla, obaly, apod.)
hodnoceni pořadí položky v rámci jedné poptávky
Tabulka Typ_poptavky
Atribut Popis
typ_id primární klíč – generuje se
kod kód poptávky – číselník (S=služba, H = hutní materiál, N = nakupované výrobky, V = výkovky, O = odlitky)
popis slovní popis (služba, hutní materiál, atd.)
Tabulka Mena
Atribut Popis
mena_id primární klíč – generuje se
kod kód měny (Kč, USD, atd.)
nazev popis měny (koruna česká, dolar americký, atd.)
44
6.5 Návrh stavové tabulky
Zde jsou uvedeny navrhované stavy, které se budou ukládat do tabulky Poptavka.
Tabulka 3: Návrh stavové tabulky pro poptávkové řízení
Zdroj: Vlastní návrh
Označení stavu Název stavu Prováděné kroky v rámci stavu
R Rozpracovaná
Vygenerování poptávky včetně základních atributů (číslo poptávky, datum založení, autor, výběr typu poptávky). Specifikace položek. Výběr možných dodavatelů. Upřesnění požadovaných údajů
O Odeslaná Poptávka je odeslaná určeným dodavatelům.
P Připravena k posouzení
Poptávka má vyplněny reakce obeslaných dodavatelů. Stanovení členů výběrové komise. Poptávka je připravena pro výběrové řízení.
V Vyhodnocená Pracovním týmem je navržen nejvhodnější dodavatel.
S Schválená Návrh je schválen vedoucím odboru Nákup, ředitelem Logistiky.
X Storno Poptávka je stornována (musí být vyplněn důvod zrušení poptávky).
6.6 Role v úloze Poptávky
V úloze budou využívány následující role:
• referent nákupu
• vedoucí nákupu
• přehledy.
6.6.1 Referent nákupu
Referent nákupu bude mít umožněno generovat poptávku, specifikovat položky poptávky,
přiřazovat poptávané dodavatele, rozesílat poptávky. Dále bude provádět vstup údajů
z obdržených nabídek, tisknout formuláře pro vyhodnocení nabídek, vstupovat výsledky
výběrového řízení, používat přehledy.
6.6.2 Vedoucí nákupu
Vedoucí nákupu bude moci provád
možnost schvalovat realizovaná výb
6.6.3 Přehledy
Pouze pasivní role s možností používání p
popř. výstup do MS Excel.
6.7 Začlenění poptávky do modulu MTZ
Úlohu navrhuji zařadit do modulu MTZ do skupiny úloh Doklady.
Úloha bude figurovat pod názvem Poptávky
Obrázek
oci provádět stejné činnosti jako referent nákupu, dále bude mít
možnost schvalovat realizovaná výběrová řízení.
možností používání přehledů. Tato role bude umožňovat i tisk p
ní poptávky do modulu MTZ
adit do modulu MTZ do skupiny úloh Doklady.
Úloha bude figurovat pod názvem Poptávky a nabídky. Další členění menu bude následující:
Obrázek 10: Dekompozice úlohy Poptávky a nabídky
Zdroj: Vlastní návrh
45
innosti jako referent nákupu, dále bude mít
ňovat i tisk přehledů,
ění menu bude následující:
46
6.8 Formulář pro poptávku
Úloha bude umožňovat generování poptávkových formulářů – pro každého dodavatele zvlášť
(poptávky se budou lišit pouze adresou dodavatele).
Obrázek 11: Návrh formuláře pro poptávku
Zdroj: Vlastní návrh
47
Obrázek 12: Příklad vyplněného formuláře pro poptávku
Zdroj: Vlastní návrh
Používané informační technologie ve ŽĎAS, a.s. v současné době umožňují výstup formuláře
do formátu XLS nebo PDF.
48
6.9 Formulář pro vyhodnocení nabídek
Formulář lze využít pro vyhodnocování nabídek materiálu i služeb.
Tento formulář bude možné vygenerovat po vstupu nabídek od všech dodavatelů, kteří byli
osloveni v rámci dané poptávky. Vedle nabízených cen jednotlivých položek se zde zobrazí
i následující vypočtené hodnoty:
• počet nabídnutých cen k dané položce
• nejnižší nabídnutá cena dané položky
• nejvyšší nabídnutá cena dané položky
• průměrná cena poptávané položky
• rozdíl mezi průměrnou a nejnižší cenou
• možná úspora, která je daná rozdílem za nákup požadovaného množství za průměrnou
cenu a za nákup požadovaného množství za nejnižší cenu.
Všechny uvedené hodnoty slouží dále jako podklad pro vyhodnocení nabídek dodavatelů.
Jsou zde uvedeny i doplňující informace od dodavatelů, které rovněž mohou rozhodování
ovlivnit (dodací lhůta, splatnost faktur, dopravné, jiné náklady).
Úloha pro vyhodnocení nabídek bude automaticky zvýrazňovat nejnižší ceny barevně.
Po vyhodnocení nabídek je možné zaznamenat závěry výběrové komise do pole Poznámka.
Na základě tohoto hodnocení mohou určení členové představenstva (nebo jejich zástupci)
rozhodnout o přípravě Návrhu smlouvy s vybranými dodavateli.
49
Obrázek 13: Příklad vyplněného formuláře pro vyhodnocení nabídek
Zdroj: Návrh vychází ze současně používaného formuláře zpracovaného v MS Excel
50
7 Závěr
Cílem bakalářské práce bylo analyzovat procesy pro řízení nákupu v úseku Logistika
ŽĎAS, a.s., pokusit se naleznout v této části slabá místa, navrhnout případná zlepšení
procesů, zejména v oblasti řízení poptávky a vytvořit podklady využitelné pro doplnění
chybějící funkcionality informačního systému firmy.
Výsledky bakalářské práce bych shrnul do těchto bodů:
1. Získání teoretických poznatků z použité odborné literatury s možností je porovnat
se zavedenou praxí ve ŽĎAS, a.s. Zde lze konstatovat, že procesy v oblasti nákupu
jsou na dobré úrovni. Tyto procesy podporuje informační systém, který je
propracovaný, vytvořený dle požadavků pracovníků ŽĎAS, a.s. Při zpracování
analýzy procesů v oblasti nákupu jsme došli společně s pracovníky Logistiky k závěru,
že nejslabším článkem je poptávkové řízení. Této části jsem věnoval v praktické části
větší prostor s cílem vypracovat podklady pro doplnění chybějící podpory
v informačním systému.
2. Důležitým momentem je ta skutečnost, že vypracované podklady budou dále využity
a předány odboru Informatika k realizaci software pro evidenci a podporu
poptávkového a nabídkového řízení. Po zavedení těchto nových úloh budou mít
pracovníci ŽĎAS, a.s. k dispozici kvalitnější informace o uskutečněných poptávkách a
vyhodnocených nabídkách. Přehledové úlohy umožní okamžitě nabídnout informace o
poptávkách a nabídkách ve vztahu k dodavatelům a poptávaným položkám. Dříve tyto
informace nebyly dostupné anebo bylo poměrně časově náročné je dohledat.
3. Neméně důležité jsou i poznatky a zkušenosti, které jsem získal při mé semestrální
praxi a při zpracování bakalářské praxe. Mohu konstatovat, že ŽĎAS, a.s. je
prosperující firmou, která dosahuje dobrých hospodářských výsledků, procesy
ve firmě má velmi dobře zmapované a podložené certifikací pro systémy řízení
jakosti, bezpečnosti a environmentu. Setkal jsem se s pracovníky logistiky a
informatiky, poznal jsem blíže výrobu v akciové společnosti ŽĎAS, seznámil jsem se
s vnitřní legislativou. Získané zkušenosti určitě využiji v budoucím studiu nebo
povolání.
Závěrem bych uvedl, že díky vstřícnosti pracovníků logistiky a informatiky se mi podařilo
získat potřebné informace a tím i naplnit stanovené cíle této bakalářské práce.
51
8 Použitá literatura
JUROVÁ Marie, Logistika. Brno: Fakulta podnikatelská VUT Brno, 1998. ISBN 80-214-1268-2. LAMBERT Douglas M., STOCK James R. ELLRAM a Lisa M.. Logistika. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-221-1. LUKOSZOVÁ Xenie, Řízení nákupu. Ostrava: VŠB - technická univerzita Ostrava, 2000. ISBN 80-7078-674-4. TOMEK Gustav a VÁVROVÁ Věra, Řízení výroby a nákupu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2007. ISBN 978-80-247-1479-0.
9 Další použité zdroje
Interní směrnice ŽĎAS, a.s. Z-1/02 Organizační řád, OS 74 01 LNÁ Nakupování Logistika - efektivní řízení materiálových toků [online]. 2008 [cit. 2012-11-14]. Dostupné z: http://www.logistika.cz/ Podklady z odboru Informatika ŽĎAS, a.s. Podklady z odboru Nákup ŽĎAS, a.s. ŽĎAS, a.s. [online]. 2012 [cit. 2012-11-15]. Dostupné z: http://www.zdas.cz/cs/
52
10 Seznam tabulek
Tabulka 1: Základní údaje ŽĎAS, a.s. ..................................................................................... 16
Tabulka 2: Počty položek v číselníku materiálu – říjen 2012 .................................................. 23 Tabulka 3: Návrh stavové tabulky pro poptávkové řízení ....................................................... 44
11 Seznam obrázků
Obrázek 1: Využití scoring modelu při předvýběru dodavatelů .............................................. 13
Obrázek 2: Portfolio dodavatelů .............................................................................................. 14
Obrázek 3: Organizační struktura ŽĎAS, a.s. .......................................................................... 18
Obrázek 4: Organizační schéma úseku Logistika .................................................................... 19
Obrázek 5: Kritéria pro hodnocení dodavatelů u významných materiálů pro metalurgii ........ 26 Obrázek 6: Vazby základních entit v rámci poptávkového řízení............................................ 35
Obrázek 7: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 1. část ........................... 36
Obrázek 8: Popis procesu poptávkového řízení – vývojový diagram 2. část ........................... 37
Obrázek 9: Návrh datového modelu poptávkového řízení ....................................................... 38 Obrázek 10: Dekompozice úlohy Poptávky a nabídky ............................................................ 45 Obrázek 11: Návrh formuláře pro poptávku ............................................................................ 46
Obrázek 12: Příklad vyplněného formuláře pro poptávku ....................................................... 47 Obrázek 13: Příklad vyplněného formuláře pro vyhodnocení nabídek .................................... 49
