UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Delo diplomskega projekta

Vodenje poslovnega sistema v podjetju X

The leadership of a business system – the case of company X

Kandidat: Pia Černčič

Študijski program: Poslovna ekonomija

Študijska usmeritev: Splošni management

Mentor: dr. Duško Uršič

Jezikovno pregledala: prof. Simona Peserl Vezovnik

Študijsko leto: 2016/2017

Maribor, avgust 2017

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorju, dr. Dušku Uršiču, za strokovno pomoč, predloge in koristne napotke pri pisanju diplomskega projekta.

Prav tako se zahvaljujem svoji družini za pomoč in podporo v času študija in pisanja diplomskega projekta.

POVZETEK

Uspešno poslovanje podjetja je v največji meri odvisno od njegovega dobička, vendar pa je v današnjih časih pomembno, če se želi podjetje obržati na trgu, tudi skrb za odjemalce, zaposlene, varstvo okolja in gojenje dobrih poslovnih odnosov med partnerji. Zaradi nenehnih sprememb v okolju in vedno boljše ozaveščenosti potrošnikov morajo biti podjetja pripravljena na spremembe v podjetju in njihovih poslovnih sistemih. Pomembno je, da organizacije prepoznajo tveganja in jih uporabijo sebi v prid ali pa se jim izognejo. Dobro poznavanje trga in udeležencev na trgu, s tem pa tudi poznavanje njihovih potreb, podjetja uporabijo sebi v korist, saj pričnejo s proizvodnjo učinkov, po katerih je povpraševanje. Z dobro zastavljeno politiko podjetja bo organizacija lažje dosegala zastavljene cilje in se s tem obdržala ter razvijala na trgu.

V diplomskem projektu smo predstavili pomen poslovnega sistema v podjetju, predstavili pa smo tudi obstoječi poslovni sistem v podjetju Mercator d. d. Podjetje obstaja od leta 1949 in se še vedno trudi biti najkonkurenčnejši trgovec na domačem in tujem trgu ter se neprestano razvijati in rasti.

Diplomski projekt je sestavljen iz teoretičnega in empiričnega dela. V začetnem poglavju smo na kratko predstavili in opisali, kaj je organizacija in kakšni so njeni cilji ob ustanovitvi. V nadaljevanju smo podrobneje opisali poslovni sistem v podjetju, njegov nastanek, kakšni so cilji in smotri ter kakšen pomen ima poslovni sistem za gospodarjenje. Nato smo spoznali integriran sistem vodenja in s tem njegove koristi za podjetje, prav tako pa morebitne omejitve in področja integracije sistema vodenja. Nato smo predstavili podjetje Mercator d. d., kjer smo spoznali njihovo dejavnost, zgodovino, poslanstvo, vizijo in strategijo. Proti koncu diplomskega seminarja spoznamo obstoječ poslovni sistem v podjetju Mercator d. d.

Ključne besede: organizacija, poslovni sistem, politika podjetja, cilji, poslovanje

ABSTRACT

Successful business of a company is largely depended on its profits. But if the company wants to stay on the market nowadays, it is also important that the company takes care of its customers, employees, the environment and good business relations among partners. Because of the constant changes in the environment and increasing consumer awareness, companies must be prepared for changes in the companies themselves and in their business systems. It is important that organisations identify risks and avoid them or use them to change. Companies can use good knowledge about the market, the market participants and their needs for their own benefit, so that they can produce the needs that coustomers want. With a well-established company policy the organisation will easily achieve the goals they want and thereby stay and also develop on the market.

In our dissertation we presented the importance of the business system in the company. We also presented the existing business system in the company Mercator d. d. The company has existed since 1949 and it is still trying to be one of the best merchant on the Slovenian market as well as on the foreign market, beside that the company Mercator d. d. is constantly developing in growth.

The dissertation consists of both theoretical and empirical work. In the beginning we briefly presented and described what the organisation is and what its goals are when it is established. After that we precisely described the business system in the company, its origin, its goals and objectives and the importance of the business management system. Then we learned about the integrated management system and its benefits for the company, as well as the possible limitations and the areas of the integration of the management system. Then we presented Mercator d. d. We learned about its branch of activity, history, mission, vision and strategy. Towards the end of the dissertation we learned about the existing business system in Mercator d.d.

Key words: organization, business system, company policy, goals, business

i

KAZALO

1 UVOD_________________________________________________________________________________ 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema _______________________________________________ 1 1.2 Predmet diplomskega dela _________________________________________________________ 1 1.3 Cilj diplomskega dela ______________________________________________________________ 2 1.4 Predvidene metode raziskovanja ____________________________________________________ 2

2 POJEM IN POMEN ORGANIZACIJE ________________________________________________ 3 2.1 Nastanek organizacije _____________________________________________________________ 3 2.2 Cilji organizacije __________________________________________________________________ 3

3 POMEN POSLOVNEGA SISTEMA V PODJETJU __________________________________ 5 3.1 Opredelitev sistema _______________________________________________________________ 5

3.1.1 Sistemska teorija _____________________________________________________________ 5 3.2 Opredelitev in nastanek poslovnega sistema __________________________________________ 6

3.2.1 Cilji in smotri poslovnega sistema _______________________________________________ 7 3.2.2 Vedenje in stabilnost poslovnega sistema _________________________________________ 8

3.3 Poslovni procesi v poslovnem sistemu ________________________________________________ 9 3.3.1 Celovitost poslovnega procesa __________________________________________________ 9

3.4 Poslovni sistem in gospodarjenje ___________________________________________________ 10 3.4.1 Pridruževanje in razdruževanje poslovnega sistema ________________________________ 10 3.4.2 Prenehanje poslovnega sistema ________________________________________________ 11 3.4.3 Poslovno sodelovanje poslovnih sistemov ________________________________________ 11

4 INTEGRACIJA SISTEMA VODENJA ORGANIZACIJE ___________________________ 13 4.1 Namen integracije _______________________________________________________________ 13 4.2 Koristi integracije sistema vodenja __________________________________________________ 13

4.2.1 Zmanjšanje kompleksnosti ____________________________________________________ 13 4.2.2 Boljša celostna podoba podjetja _______________________________________________ 14 4.2.3 Boljša izvedba dela __________________________________________________________ 14 4.2.4 Večje zainteresiranje odjemalcev _______________________________________________ 14 4.2.5 Boljše obvladovanje tveganj ___________________________________________________ 14 4.2.6 Racionalizacija virov _________________________________________________________ 15

4.3 Omejitve integracije sistema vodenja _______________________________________________ 15 4.3.1 Verodostojnost implementacije ________________________________________________ 15 4.3.2 Potreba po delitvi sistema vodenja _____________________________________________ 15 4.3.3 Specifične zahteve odjemalca _________________________________________________ 15

4.4 Področja integracije sistema vodenja ________________________________________________ 15 4.4.1 Odgovornost vodstva in voditeljstvo ____________________________________________ 16 4.4.2 Cilji in politika ______________________________________________________________ 17 4.4.3 Razporeditev virov __________________________________________________________ 18 4.4.4 Komuniciranje in informacijski sistem ___________________________________________ 18 4.4.5 Izboljšave in pregled vodstva __________________________________________________ 19

5 PREDSTAVITEV PODJETJA MERCATOR D. D. _________________________________ 21 5.1 Obvladujoča družba ______________________________________________________________ 21 5.2 Poslanstvo, vizija, strategija in uprava družbe _________________________________________ 21 5.3 Zgodovina ______________________________________________________________________ 22

ii

6 PREDSTAVITEV OBSTOJEČEGA POSLOVNEGA SISTEMA V PODJETJU MERCATOR D. D. _______________________________________________________________________ 23 6.1 Integriran sistem vodenja _________________________________________________________ 23

6.1.1 Certificirani sistemi vodenja___________________________________________________ 23

7 SKLEP ______________________________________________________________________________ 25

LITERATURA IN VIRI __________________________________________________________________ 27

1

1 UVOD

1.1 Opis področja in opredelitev problema

Živimo v dinamičnem in hitro rastočem okolju z neprestanimi spremembami. Če se želi podjetje na trgu obdržati in poslovati uspešno, se mora truditi zadovoljevati potrebe kupcev. To pomeni, da se mora podjetje na vseh področjih izboljševati in truditi za vedno boljšo kakovost svojih izdelkov ali storitev. Brez nenehnega prizadevanja za uspešnejše poslovanje podjetja lahko hitro pride do izgube v konkurenčnem boju.

Za učinkovito uvajanje poslovnega sistema v podjetje ni pomembno samo ustvarjati boljše dobrine in s tem zadovoljevati svoje odjemalce, ampak je potrebno tudi spodbujati dobre odnose z dobavitelji ter graditi na delovni kulturi v podjetju in zadovoljstvu delavcev. Podjetje je lahko uspešno takrat, kadar poskrbi za svoje zaposlene. Nezadovoljstvo se kaže skozi odnose in klimo v podjetju ter na končnih proizvodih. Za uspešno vzpostavitev poslovnega sistema je potrebno vložiti veliko truda, časa in podpore vodilnih v podjetju. Treba je vzpostaviti takšno kulturo dela, ki je nastala na podlagi zaupanja, vrednot, skupnih ciljev ter vizije zaposlenih in vodstva podjetja. Prizadevanje zaposlenih za nenehno izboljšavo in uspešnost pri delu pripomore k povečanju učinkovitosti in odgovornosti. Zadovoljen kader in dobri odnosi med zaposlenimi in vodstvom pripomorejo k nenehnim izboljšavam, pospešenim sodelovanjem, izboljšanju kakovosti dela ter povečanemu notranjemu razvoju, ki je pomemben za konkurenčnost podjetja na trgu. Podjetja se zavedajo, da lahko kupci vsakodnevno dostopajo do različnih in dobrih proizvodov, ki se vsakodnevno pojavljajo na trgu v še boljših oblikah. Zaradi tega morajo uspešna podjetja za svoj obstoj dosegati visok standard.

Diplomsko delo je sestavljeno iz več poglavij. V drugem poglavju predstavimo pojem in pomen organizacije, kako nastane ter kakšni so njeni cilji. V tretjem poglavju predstavimo pomen poslovnega sistema v podjetju, opredelitev in nastanek poslovnega sistema, kaj je sistemska teorija, cilje in smotre, vedenje in stabilnost ter celovitost poslovnega sistema. V četrtem poglavju podrobneje predstavimo integriran sistem vodenja, kakšne so njegove koristi in omejitve. V petem poglavju predstavimo podjetje Mercator d. d., njegovo zgodovino poslovanja, vizijo, cilje in strategijo. V šestem poglavju predstavimo obstoječi poslovni sistem podjetja Mercator d.d.

1.2 Predmet diplomskega dela

Predmet diplomskega dela je predstaviti poslovni sistem v podjetju, kaj je poslovni sistem ter kaj pomeni uspešna uvedba poslovnega sistema za podjetje, njegovo vodstvo in zaposlene. Spoznali bomo obstoječi poslovni sistem v podjetju Mercator d. d. in poiskali morebitne predloge o poslovnem sistemu, ki bi lahko še izboljšali delovanje in uspešnost podjetja na trgu.

2

1.3 Cilj diplomskega dela

Cilj diplomskega dela je pregled aktivnosti, ki jih izvaja vodstvo in zaposleni na poti do uspešnosti poslovanja podjetja, ter poiskati način, kako dosegati želene rezultate in konkurenčnost podjetja na trgu. Nadalje je cilj dela analizirati obstoječi poslovni sistem in postopek dela v podjetju Mercator d. d. ter na podlagi analize opredeliti možne izboljšave za zmanjšanje problemov.

1.4 Predvidene metode raziskovanja

Pri izdelavi diplomske naloge bomo preučili strokovno literaturo s tega področja. Preučili bomo dejansko stanje in način dela obravnavanega podjeta. Uporabili bomo metodo analize in analizirali ugotovljene probleme. Prav tako pa bomo uporabili vire podjetja z metodo zbiranja podatkov in preučevanja poslovne dokumentacije podjetja.

3

2 POJEM IN POMEN ORGANIZACIJE

2.1 Nastanek organizacije

Organizacijo lahko ustanovi en sam lastnik ali več solastnikov. Njihov interes ob ustanovitvi je učinkovito doseganje zastavljenih ciljev. Lastniki ob ustanovitvi organizacije tvegajo izgubo premoženja zaradi morebitnega slabega poslovanja organizacije. Za začetek delovanja morajo ustanovitelji v organizacijo vložiti tako materialna kot tudi nematerialna sredstva, ki so za to potrebna. Ljudje smo med seboj radi povezani, zato znamo delovati v organizaciji. Gre za sodelovanje množice ljudi z različnim znanjem, katerega v organizaciji združijo za doseganje ciljev. Vendar pa je pred znanjem najpomembneje, da ljudje složno sodelujejo z drugimi udeleženci (Biloslavo 2008, str. 15 - 16).

V teoriji lahko organizacijo enačimo z delovno celoto ali tvorbo. Celota dela uresničuje in stremi k doseganju zastavljenih ciljev organizacije, njeni udeleženci pa so med seboj odvisni ter opravljajo vsak svojo nalogo. Številni organizacijski teoretiki pojmujejo organizacijo kot zavestno človeško dejavnost, s katero si prizadevajo ustvariti novo celoto, ki bi v posameznih razmerah živela in opravljala svojo dejavnost (Ivanko 2004, str. 10).

Organizacija je eden izmed najbolj razčlenjenih pojmov v gospodarski praksi in teoriji. Vzrokov za različno razumevanje in pojmovanje organizacij je več, vendar je najpogostejši ta, da se s tem ukvarjajo ljudje različnih poklicev. Zelo težko oz. skoraj nemogoče je skupno obravnavanje organizacije med ljudmi, ki pripadajo različnim strokam, saj ti uporabljajo vsak svoje strokovne metode in prijeme pri obravnavanju organizacije. Za ljudi, ki pripadajo tehnični stroki, organizacija predstavlja skupek in proces različnih tehnik dela in njihovo kombiniranje, pravniki prepoznajo organizacijo kot pravno osebo, sociologi obravnavajo organizacijo kot skupino različnih ljudi ter socialni sistem, ekonomisti pa organizacijo razumejo kot določen način dela in način organzacije.

2.2 Cilji organizacije

Pri delu v organizaciji si človek postavlja cilje, kako bo izdelal izdelke, kako jih bo izdelal več, kako bo izboljšal kakovost. Na podlagi zastavljenih ciljev bo organiziral delo. Cilji organizacije so zastavljeni že s samo ustanovitvijo. Z načrtovanjem dela nastajajo sekundarni cilji, ki izhajajo iz temeljnih ciljev. Vsaka organizacija želi s svojim poslovanjem dosegati ustrezni dobiček in poslovno uspešnost, vendar pa bi samo ti cilji (kot temeljni cilji) lahko podjetje privedli do nesolidnega poslovanja. Zato si morajo podjetja poleg temeljnih ciljev zastaviti tudi dopolnilne cilje, s katerimi dolgoročno skrbijo za razvoj in ugodno poslovanje v daljšem obdobju.

Zadovoljevanje potreb družbe je cilj, s katerim se podjetje usmerja na svoje porabnike. Svoje proizvode želi porabnikom čim bolj približati ter prepoznati njihove želje in potrebe, ustvariti takšen izdelek, po katerem bodo kupci povpraševali in s tem povečevali dobiček podjetja. Z vedno boljšim znanjem in ozaveščenostjo širše javnosti o varnem in

4

zdravem okolju pa se mora podjetje pri doseganju boljšega dobička zavedati tudi, da mora na trgu ponuditi takšen izdelek, ki bo zdravju prijazen in z njegovo izvedbo ne bodo škodili ter onesnaževali okolja. Podjetje mora skrbeti za dobro znanje svojih zaposlenih, njihovo znanje osveževati in jim omogočati sprotna izobraževanja o novostih ter spremembah na trgu, kot tudi o novih tehnikah in tehnologijah, ki so naprednejša in bolj naravnana k okolju, s pomočjo katerih bodo opravljali dodeljenja dela v podjetju. Podjetje mora vlagateljem omogočiti varno in koristno naložbo premoženja v podjetje. Z uspešnim poslovanjem podjetje povečuje dobiček vlagateljev, kar povečuje količino denarja za delež od dobička. Zadovoljni vlagatelji bodo v podjetje vlagali še več finančnih sredstev, kar pomeni, da bo podjetje lahko še naprej poslovalo po že izoblikovanih poteh ter se izboljševalo, širilo in razvijalo. Razvoj podjetja pa spada med najzahtevnejše cilje, saj zahteva širitev in prodor podjetja na tuje ozemlje in svetovni trg. S tem mora podjetje prilagajati svoje dosedanje tehnike dela novemu trgu, prav tako pa mora svojo ponudbo prilagoditi glede na potrebe širše družbe. Podjetje mora uvajati nove načine tehnike dela in tehnologije, ki so potrebne pri izvedbi novih proizvodov, ter se posluževati novih načinov, kako uspešno predstaviti svoje proizvode novemu trgu in njegovim potrošnikom. Cilj prodiranja na tuje trge ni motivacija samo za vlagatelje ob povečanju dobička, ampak tudi vzpodbuda zaposlenim za večjo ustvarjalnost in iniciativnost (Ivanko 2004, str. 14 - 15).

5

3 POMEN POSLOVNEGA SISTEMA V PODJETJU

3.1 Opredelitev sistema

Sistem pomeni celoto, ki jo sestavlja več različnih delov, ki se med seboj razlikujejo po svojih lastnostnih (Rosi & Sternad 2010, str. 7). Sistem lahko razlagamo kot celoto, ki je organizirana iz dveh ali več sestavnih delov ali podsistemov, ki so med seboj v različnih odnosih. Vsi deli ali podsistemi pa med seboj tvorijo sistem. Norbert Weiner je zapisal: »Organizacijo moramo pojmovati kot nekaj, v čemer obstoji soodvisnost med različnimi deli organizacije, vendar je ta soodvisnost različne intenzitete.« Vsi deli, ki sestavljajo sistem, so si torej po lastnostih lahko zelo različni, prav tako je povezanost med temi deli lahko različno močna. Tako je soodvisnost delov zelo velika pri npr. mehanskih sistemih, v drugih pa manjša kot npr. v organizacijskih sistemih (Možina idr. 1994, str. 64).

Pojem sistem ima več različnih pomenov, zato ga lahko razlagamo tudi kot »pojav«, ki zajema vse, kar se pojavlja kot objektivno ali subjektivno. Sistem nam pomaga lažje dojemati posamične pojave, saj jih ne zožuje na posamične pojave, ampak jih vidi ter združuje kot celote ali vsaj delne celote. Združene enote, postopki, načela in dejavnosti so združeni z namenom, da se doseže določen cilj (Rosi & Sternad 2010, str. 8).

3.1.1 Sistemska teorija

Teorija sistemov glede na vsa ugotovljena dejstva sega daleč v zgodovino človeštva in se je razvila zaradi vedno večjih potreb in razvoja človeštva. Glavno izhodišče preučevanja so bili naravni sistemi, tako se je na primer razvijala biologija, matematika, astronomija, kemija, medicina itd. S pomočjo teh ved oz. znanosti so se začele razvijati tudi znanosti o tehničnih in družbenih sistemih. Pričele so se opredelitve pojmov, kot so cilji, strukture in upravljanje države. Iskali so načine, kako bi država kot sistem čim bolje delovala. Vednar pa v začetkih sistem ni bil tako povezan in soodvisen od vseh vplivnih dejavnikov kot danes. Zato so se vse bolj začele razvijati in nastajati nove discipline o sistemskih teorijah in sistemih; znanosti, s katerimi so se ukvarjali predhodno pa so postavili nekoliko na stran. V prvi polovici dvajsetega stoletja je prišlo do naglega razvoja v proizvodnji, kar je zahtevalo in pospešilo razvoj tehnološega sistema. Nove tehnologije in tehnike dela pa so v odnosu z družbo, kar pomeni, da vplivajo tudi na razvoj in odnose v družb in ne samo na proizvodnjo. Čeprav je bila teorija tehničnih sredstev takrat zelo pomembna, pa to ni bilo dovolj. Z velikim vplivom na družbo in njen razvoj so morali uvesti novo teorijo, ki je vse to zajemala širše, torej kako nova tehnologija vpliva na razvoj in odnose v družbi ter kakšne tehnike so potrebne za čim boljši razvoj družbe. (Rosi & Sternad 2010, str. 12).

Danes vse pogosteje srečujemo izraze, kot so splošna teorija upravljanja, teorija sistemov, upravljanje sistemov in splošna teorija sistemov; vse te teorije pa imajo en skupni cilj, in to je najti skupne lastnosti in načine upravljanja, ki bi veljale za vse sisteme enako. Ljudje dandanes vse probleme, ki so lahko majhni ali veliki, najenostavnejši ali najkompleksnejši, v večini rešujejo sistemsko. Sem spadajo vsi zapleti na področju ekonomije, zdravsta in za širšo javnost vedno bolj pomembna ekološka ozaveščenost. To

6

pripomore k vedno boljšim inovacijam in dosežkom za človeštvo, ki pa mnogokrat niso varni in zdravju prijazni. Sem spadajo na primer vesoljski poleti, proizvodnja zdravil, predelava hrane in robotizacija, ki prekomerno onesnažuje naravo in njen neobvladljiv razvoj lahko povzroči industrijske vojne. Tudi najsodobnejša spoznanja o teorijah nam v določenih primerih ne prinesejo učinkovitega in dolgotrajnega želenega reševanja ter obvladovanja nastalih problemov. Zato se teorija sistemov še vedno razvija in prilagaja sodobnemu načinu življenja, da se bodo podjetja lahko lažje in učinkoviteje prilagajale zahtevam sodobnega načina življenja (Rosi & Sternad 2010, str. 14).

Da bi razumeli delovanje sistema, moramo poznati vse sorodne sestavne dele, ki so med seboj povezani in podrejeni celoti ter stremijo k doseganju skupnega cilja. Tako poznamo dve zvrsti sistemov, ki jih imenujemo odprti in zaprti sistem. Na odprt sistem okolje ne vpliva, je pa v neprestanem razmerju in součinkovanju z okoljem. Zaprti sistemi pa nimajo nobene povezave z okolico. Sistemska teorija označuje organizacijo kot sistem, ki ga sestavljajo ljudje in drugi sestavni deli za dosego skupnih ciljev (Rozman idr. 2011, str. 23).

3.2 Opredelitev in nastanek poslovnega sistema

Poslovni sistem tvori podjetje, ki zajema različne naprave, stroje, opremo, zgradbe in ljudi, ki so prisotni v organizaciji. Vsem elementom, ki ne spadajo v poslovni sistem, pravimo »okolica poslovnega sistema«.

V poslovnih sistemih so združeni ljudje in sredstva, da bi proizvedli želene učinke in storitve ter s tem zadovoljevali potrebe. Od začetkov delovanja majhnih poslovnih sistemov so ti močno napredovali po organizacijski plati kot tudi po vsebini. Na začetku so se oblikovali manjši poslovni sistemi, nato so se začeli oblikovati obsežnejši, katere danes poznamo kot mednarodne korporacije. Poleg mednarodnih poslovnih sistemov lahko v praksi prav tako najdemo veliko manjših poslovnih sistemov, kot so družinska podjetja z nekoliko manjšim številom zaposlenih (Tič & Strašek 2004, str. 18).

Poslovni sistem se ne oblikuje z namenom, da se uresniči zgolj posamezni projekt, ampak si prizadeva za trajno ohranjanje in razvoj. Dejavnosti, s katerimi se ukvarja poslovni sistem, so prodajanje in proizvajanje določenih proizvodov, prodajanje blaga, izvajanje določene vrste storitev ... Z ukvarjanjem s temi dejavnostmi lahko poslovni sistem v tržnem gospodarstvu opredelimo kot marketinško ali trženjsko usmeritev, saj brez posvečanja pozornosti proizvodom ali storitvam, po katerih je na trgu povpraševanje, vzpostavitev poslovnega sistema ne bi imelo smisla. Kadar želimo oblikovati poslovni sistem, ni dovolj, da poznamo samo predmet poslovanja, potrebno je zagotoviti tudi ustrezna finančna sredstva, namenjena vzpostavitvi poslovnega procesa, ter delavce, ki so ustrezno strokovno usposobljeni za delo. (Turk 1990, str. 15 - 16).

Poslovni sistem je rezultat človeškega ustvarjanja, njegovo delovanje pa teži k doseganju želenih učinkov ali storitev. Takšen sistem imenujemo dinamično organiziran sistem. Da poslovni sistem doseže svoj namen in izpolnjuje zastavljene cilje, je potrebnih več aktivnih komponent sistema, kot so ljudje, orodja in predmeti dela (Kajzer 1974, str. 68 - 69).

7

3.2.1 Cilji in smotri poslovnega sistema

Poslovni sistem v večini vzpostavijo ljudje z namenom, da bi uresničevali svoje osebne ali širše cilje oz. potrebe. Poslovni sistem lahko drugače imenujemo tudi poslovni proces ali poslovanje. Smoter poslovnega sistema pa ni, da se vzpostavi in posluje samo za uresničitev določenega cilja ali posamičnega posla, nato pa se njegovo poslovanje preneha. Glavni smoter poslovnega sistema je njegova ohranitev in razvoj ter nadaljevanje z dejavnostmi, ki jih potrebuje za svoje poslovanje. Te dejavnosti so v poslovnem sistemu opredeljene in imajo določene omejitve, čeprav se lahko po potrebi spreminjajo. Uspešen poslovni sistem mora proizvajati takšne proizvode in dobrine, po katerih trg povprašuje, v nasprotnem primeru delovanje poslovnega sistema ne bi imelo smisla. Starejši poslovni sistemi so bili usmerjeni samo v proizvodnjo svojih izdelkov, ne pa na potrebe odjemalcev. Namen poslovnega sistema je bil proizvesti čim več proizvodov podjetja ne glede na to, ali trg še povprašuje po njih, saj so bili mnenja, da bodo kupci zadovoljni s proizvodom samo, če bo tehnično dobro izveden in dovršen. Danes pa so poslovni sistemi bolj tržno oz. marketinško naravnani. To pomeni, da izvedejo podrobno raziskavo trga in njegovih udeležencev ter na takšen način ugotovijo, kakšne so njihove potrebe. Šele ko poznajo potrebe, po katerih je povečano povpraševanje, pričnejo z njihovo proizvodnjo (Turk 1990, str. 15).

Smoter lastnikov in drugih financerjev je delovanje poslovnega sistema tako, da dosega nove vrednosti, ki prinašajo obresti in delež pri delitvi dobička. Smoter delavcev v poslovnem sistemu pa je doseganje osebnih dohodkov, ki jih potrebujejo za svoje življenje in življenje svoje družine. Smotrom poslovnega sistema morajo biti podrejeni vsi cilji, ki so določeni na podlagi poslovnih procesov na različnih ravneh, s katerimi poslovni proces dosega poslovne učinke (Turk 1990, str. 16 - 17).

Poslovni sistem se je skozi leta močno spremenil in napredoval, in sicer predvsem po svojih načinih dela kot tudi po velikosti. Iz majhnih poslovnih sistemov, ki smo jih poznali v obliki tovarn, so se danes razširili v veliko večje poslovne sisteme, ki se širijo tudi na tuje trge in jih imenujemo mednarodni poslovni sistemi. Kljub vedno večjim velikim poslovnim sistemom pa je med njimi kar nekaj manjših poslovnih sistemov, ki jih lahko imenujemo tudi družinska podjetja. Ne glede na velikost poslovnega sistema pa imajo vsi isti cilj, in to je uspešno poslovanje, širitev na tuje trge, razvoj in večji dobiček. Poslovni sistem je način, kako dosegati zastavljene cilje. Cilj poslovnega sistema pa ni njegov obstoj, ampak stalni in dolgoročni dobiček, saj bo ta zagotavljal obstoj podjetja. Če želi podjetje ugotoviti svojo poslovno uspešnost, mora za to določiti jasne cilje, s katerimi izmeri uspešnost. Podjetje lahko ima več različnih ciljev, ki imajo motivacijski učinek na zaposlene, saj te cilje oblikuje širši krog ljudi v podjetju, vsi pa so podrejeni najvišjemu cilju, torej dolgoročnemu dobičku (Toplak 2006, str. 18).

»Vedno pa cilj na nižji ravni izhaja iz ustreznega cilja na višji ravni. Pri postavljanju ciljev je seveda treba upoštevati tudi nasprotno smer. Sicer pa so cilji pri poslovnem procesu lahko takšni da:

a) se medsebojno dopolnjujejo (uresničevanje posameznega cilja pomaga uresničiti

se kakšnega drugega),

8

b) si medsebojno nasprotujejo (uresničevanje posameznega cilja preprečuje

uresničiti še kakšnega drugega) ali

c) so medsebojno neodvisni (uresničevanje posameznega cilja ne vpliva na

uresničevanje katerega drugega) (Turk 1990, str. 17).«

Motiv za katerokoli človeško dejavnost izhaja iz potreb, njihov namen pa je zadovoljevanje teh potreb. Poslovni sistema mora potrebe razčleniti na potrebe okolja, v katerem sistem deluje, na potrebe poslovnega sistema kot celote in na potrebne dele sistema, nujne za njegovo delovanje. Potrebe se lahko zadovoljijo samo takrat, kadar je dosežen namen poslovnega sistema. Tako zadovoljevanje potreb poslovnega sistema in njegovih delov imenujemo namensko ustvarjen poslovni sistem. Kadar poslovni sistem ustvarja želene učinke in izpolnjuje zastavljene cilje, dosega svoj namen. Kateremukoli zastavljenemu cilju je potrebno dodeliti določene sistemske lastnosti, kot so kakovost, količina, čas in prostor. Poslovni sistem dosega želene cilje tako, da njihovo trenutno stanje spremeni v želeno. Za preoblikovanje ciljev iz obstoječe v želeno obliko je potrebno izvrševati različne aktivnosti oziroma naloge (Kajzer 1974, str. 70 - 72).

Kulturne in športne organizacije so neprofitne organizacije, katerim pa glavni cilj ni dobiček. Vendar se morajo tudi te oblike organizacij prav tako truditi za svojo uspešno delovanje, saj morajo v svojo dejavnost vlagati različna sredstva, za katera morajo znati pojasniti, kako so jih porabila (Toplak 2006, str. 18).

3.2.2 Vedenje in stabilnost poslovnega sistema

V organizacijah ves čas skrbijo za vhode in izhode ter za njihovo spreminjanje, ti pa vplivajo na stanje določenega poslovnega sistema. Vhodi so vse informacije, znanja, materiali in surovine, ki jih podjetje potrebuje, da doseže določen cilj. Izhodi pa so znanja, informacije, storitve in proizvodi, ki jih podjetje ustvarja ter z njimi zadovoljuje potrebe odjemalcev. Stanje pa zajema način dela, tehnološke postopke in procese, ki jih podjetje izvaja. Kadar poslovni sistem v podjetju ne deluje in se v tem času ne spreminja, lahko zanj rečemo, da je njegovo vedenje stabilno v mirovanju. V takšnem stanju so podjetja ponavadi v krajšem časovnem obdobju. Pogosteje se poslovni sistemi vedejo stabilno v gibanju, kar pomeni, da poslovni sistem deluje in se giblje po predvidenih potekih ter načinih dela. Dogaja pa se tudi, da določen element, ki je pomemben za delovanje, prične nepredvideno naraščati ali padati, to je lahko upadanje produktivnosti ali večanje števila zaposlenih. Takrat lahko za poslovni sistem rečemo, da se nestabilno vede. Za podjetje pomeni katastrofo delovanje, ki je posledica nestabilnega vedenja. Stabilizacijo označujemo, kadar se poslovni sistem giblje iz nestabilnega v stabilno stanje. Kadar pa podjetje preide iz stabilnega stanja v nestabilno, pa se v podjetju vzpostavijo izredne razmere.

Vhodi, izhodi in stanje poslovnega sistema se s časom spreminjajo, vendar ostanejo med seboj povezani in obdržijo rdečo nit. Podjetja spremljajo in so pozorna na časovna spreminjanja, svoje odločitve in postopke dela pa prilagajajo spremembam v poslovnem procesu. Ti se spreminjajo glede na stabilnost okolja, prav tako pa se spreminja rast, razvoj in delo. Zaradi pogojev onesnaževanja, globalnih pogojev in drugih vzrokov poslovni sistemi spremenijo način vedenja, se združujejo in začnejo medsebojno delovati

9

tako z manjšimi podjetji kot tudi z multinacionalnimi korporacijami. Obstajata dve vrsti poslovnih sistemov, ki jih imenujemo deterministični in stohastični poslovni sistemi. Za deterministični poslovni sistem v podjetju je lažje in z večjo gotovostjo vnaprej napovedovati dogodke, ki se bodo zgodili v podjetju. Deterministični sistem lahko primerjamo z vedenjem sistema lune, saj lahko njeno dogajanje in spremembe določimo do sekunde natančno za tisočletja nazaj in naprej. Pri stohastičen sistemu pa lahko spremembe in dogajanja v podjetju napovemo samo z določeno verjetnostjo, čeprav podjetje natančno pozna svoje trenutne razmere. Vedenje pri stohastičnih sistemih je vedno odvisno od nekih naključij in naključnih vhodov in izhodov ter njihovih sprememb. Pogosto se dogaja, da je vedenje stohastičnega sistema popolnoma neustrezno in nepravilno, saj se ravna po nekih zakonitostih, ki povzročajo negotovost in jih je v večini težko prepoznati. (Tič & Strašek 2004, str, 18 - 19).

3.3 Poslovni procesi v poslovnem sistemu

Večina poslovnih sistemov deluje v določenem poteku, ki je predviden vnaprej. Poznamo dve vrsti procesov, ki jih imenujemo deterministični in stohastični procesi. Procese, ki jih lahko natančno določimo oziroma opredelimo, imenujemo deterministični proces, kar pomeni, da lahko vhode v poslovnem sistemu natančno opredelimo in določimo njihovo vrednost v izbranem času. Procese, ki jih napovemo z neko verjetnostjo, imenujemo stohastični procesi, saj vsebujejo stohastične vhode, ki jih ne moremo predvideti v izbranem času v prihodnosti. V poslovnem sistemu lahko imamo več podsistemov, ki so deterministični ali stohastični, odvisno glede na njihovo dejavnost. Vendar pa je v večini procesov takšnih, ki jih ni mogoče predvideti v prihodnosti in jih napovedujemo samo z verjetnostjo. Dlje, kot je napovedan čas njegove izvedbe, težje napovemo njegovo izvedbo (Tič & Strašek 2004, str. 21).

3.3.1 Celovitost poslovnega procesa

Poslovni proces ni mogoč brez določenih elementov, katere iz tehnološkega zornega kota razumemo kot delavce in njihovo delovno silo, delovna sredstva in predmete dela. Vsi ti elementi med seboj sodelujejo in so povezani pri vsakem poslovnem procesu v podjetju. Kar pomeni, da morajo biti ob pričetku proizvodnje novih poslovnih učinkov delavcem na voljo vsa sredstva in pripomočki, ki jih potrebujejo ob ustvarjanju učinkov. Vendar pa vsa oskrba s potrebnimi elementi za delo ni izvedljiva brez denarja. Zato poslovni proces zajema tudi skrb za denar, ki je namenjen za delovna sredstva, s katerimi se kasneje oblikujejo učinki. Ti končni izdelki z izvedbo in prodajo kasneje podjetju povrnejo vložen denar ali vrednost celo povečajo. Prvine poslovnega procesa so poslovni procesi in tehnološki vložki, ki so potrebni za realizacijo zastavljenih poslovnih učinkov, ki jih izvajajo delavci. Poslovni proces za svojo uspešno izvedbo potrebuje tudi določena finančna sredstva, ki so povezana s kapitalom in bodo omogočala uvedbo potrebne tehnologije ter nakup določenih materialov, katere zaposleni potrebujejo pri izvedbi učinkov podjetja. Delavce oz. delo lahko v poslovnem procesu izpostavimo kot dejavnik, brez katerega ne bi deloval noben poslovni sistem. Vse druge dejavnike in prvine, ki jih najdemo v poslovnem procesu, kot so proizvodi in končni učinki podjetja, so plod človeškega dela in jih lahko povezujemo s finančnimi sredstvi in kapitalom. Tako so nekoč poenostavili razlago poslovnega procesa in so navedli, da je za poslovni proces

10

pomembno delo, kapital in zemlja oz. zemljišče, na katerem podjetje obratuje. Sodobne raziskave in opredelitve poslovnesa procesa pa vse pogosteje navajajo kot zelo pomemben element znanje, ki ga morajo podjetja vključevati v poslovni proces kot posebno vrsto storitev. Opazimo lahko, da obstaja veliko različnih načinov razvrstitve in razčlenitve na temeljne sestavne dele poslovnega procesa (Turk 1990, str. 17 - 18).

3.4 Poslovni sistem in gospodarjenje

S poslovnim sistemom razumemo do okolja usmerjeno in zaokroženo gospodarsko celoto, katere cilj je poslovati s pridobitnim ali nepridobitnim namenom. V poslovnem sistemu potekajo določeni postopki, s katerimi vložke spreminjajo v izložke oziroma željene končne cilje. Prvine v poslovnem sistemu so delovna sredstva, delovna sila, predmeti dela in storitve. Vložke pa ne razumemo samo kot oblikovanje izložkov, ampak tudi kot podobo podatkov in poslovnih informacij, ki so potrebne za poslovno odločanje v poslovnem sistemu. Poslovne informacije pa so pomembne tudi za vodstveni del poslovnega sistema, saj lahko s pomočjo poslovnih informacij lažje določijo cilj in namen delovanja poslovnega sistema. Poslovni učinki so posledica vlaganja določenih vložkov in izložkov v poslovni sistem, ki jih z gospodarskega vidika vidimo v obliki denjarja, z vidika orodja jih razumemo kot sredstva, s pomočjo katerih bomo prišli do želenih poslovnih učinkov, ter z vidika lastništva vložke in izložke vidimo kot obveznosti do virov sredstev (Melavc 2003, str. 17).

Gospodarska značilnost poslovnega sistema je razdelitev na vodstveni, izvajalni in informacijski del. Vsi ti deli v poslovnem sistemu potrebujejo za uspešno delovanje določena finančna sredstva, katera uporabljajo in organizirajo tako, da uresničujejo zastavljeni cilj poslovnega sistema, ki je v večini primerov dobiček. Zato mora poslovni sistem ugotavljati svoje stroške, odhodke in prihodke za obstoj in razvoj na trgu (Melavc 2003, str. 17 - 18).

3.4.1 Pridruževanje in razdruževanje poslovnega sistema

Posamezen poslovni sistem lahko preneha obstajati tako, da se pridruži drugemu poslovnemu sistemu. Vse pravice in obveznosti pridruženega poslovnega sistema preidejo na tisti poslovni sistem, ki je po združitvi ostal kot gospodarska in pravna oseba. Lahko pa pride do novonastajajočega poslovnega sistema, kii je nastal na podlagi združenja dveh poslovnih sistemov zaradi finančnih, proizvajalnih ali tržnih razlogov. V tem primeru oba poslovna sistema prenehata delovati kot gospodarska in pravna oseba ter se združita v nov, večji poslovni sistem. Takrat pravice in obveznosti posameznih poslovnih sistemov preidejo na novi poslovni sistem. Možno pa je tudi, da poslovni sistem kupi drug poslovni sistem. Kupnina poslovnega sistema se določi na podlagi premoženja oziroma pričakovanega dobička. Tako preidejo vsa sredstva prodanega poslovnega sistema na tistega, ki ga je kupil. Poslovni sistem, ki je kupil poslovni sistem, lahko ugotovi vrednost kupljenega poslovnega sistema in plačano kupnino ter ugotovi dobro ali slabo ime.

Vzroki za pridruževanje in združevanje poslovnih sistemov v večje poslovne sisteme privedejo do večjega pričakovanja na področju usresničevanja zastavljenih ciljev

11

poslovnega sistema. Nekateri posamezni deli v poslovnem sistemu pa nimajo možnosti za uspešno doseganje temeljnih ciljev, če so sestavni del enotnega poslovnega sistema. Tako lahko pride do razdružitve poslovnega sistema, kar pomeni, da nastaneta ob razdružitvi dva ali več poslovnih sistemov. Ob razdruževanju nastane več gospodarskih in pravnih oseb, zato je treba ugotoviti obseg sredstev in obveznosti za vsak poslovni sistem, ki je nastal ob razdružitvi (Melavc 2003, str. 23 - 24).

3.4.2 Prenehanje poslovnega sistema

Posamezen poslovni sistem lahko preneha delovati kot pravna in gospodarska oseba, kar je povezano z vprašanjem uresničevanja različnih ciljev poslovnega sistema. Oblikuje se lahko poslovni sistem, za katerega je že vnaprej določen čas poslovanja in je omejen z doseganjem temeljnega cilja, vendar pa se v večini izoblikujejo poslovni sistemi za nedoločen čas. Dejavnost poslovnega sistema je nenehno izvajanje določene dejavnosti, ki je predmet delovanja. Kadar pride do situacije, ko poslovni sistem ne more uresničevati temeljnih ciljev na daljši čas, nastopijo okoliščine, ki zahtevajo prenehanje poslovnega sistema. Ustanovitelja, ki načrtuje prenehanje poslovnega sistema, imenujemo poslovni sistem v prenehanju, kar pa je dolgotrajen gospodarski in pravni postopek. Z gospodarskega vidika je potrebno ugotoviti vsa sredstva in obveznosti poslovnega sistem, s pravnega vidika pa je potrebno, da se ob prenehanju uredijo vse pravice in obveznosti ter da se ob prenehanju delovanja poslovni sistema tudi izbriše iz sodnih knjig (Melavc 2003, str. 24).

3.4.3 Poslovno sodelovanje poslovnih sistemov

Za delovanje in obstoj poslovnega sistema na trgu je pomembno, da sodeluje tudi z drugimi poslovnimi sistemi: za posojilo denarja ali pa sam poslovni sistem posoja denar, za nakup ustreznih prvin oz. sredstev za delovanje poslovnega sistema ali kadar poslovni sistem prodaja svoje učinke na trgu. Vsak poslovni sistem v večji ali manjši meri sodeluje in je odvisen od drugih poslovnih sistemov, ki jih lahko razvrstimo v finančno sodelovanje, proizvajalno sodelovanje ter nakupno in prodajno sodelovanje.

Da lahko poslovni sistem deluje in proizvaja poslovne učinke, sodeluje in se povezuje z drugimi poslovnimi sistemi, ki mu bodo zagotovili sredstva, ki jih potrebuje pri svoji proizvodnji. Takšen način sodelovanja med poslovnimi sistemi imenujemo proizvajalno sodelovanje, katerega delimo na zaporedne in vzporedne povezanosti. Pri zaporednem povezovanju poslovnih sistemov se oblikuje končni poslovni sistem, ki je sestavljen iz proizvajalne verige več poslovnih sistemov. Vsak poslovni sistem opravlja del končnega učinka, ki izhaja iz končnega poslovnega sistema. Pri takšnem načinu sodelovanja gre torej za usklajevanje proizvajalnih del več poslovnih sistemov, in sicer predvsem v proizvodnji in prodaji poslovnih učinkov podjetja. Pri vzporedni delitvi poslovnega sistema pa gre za proizvajalno sodelovanje med proizvajalnim in prodajnim poslovnim sistemom. Z dobro in ustrezno delitvijo sodelovanja lahko podjetje dosega dobre rezultate, saj mu takšen način omogoča ugodnosti s tem, ko vsak poslovni sistem dosega končne učinke. Proizvajalni način poslovanja poslovnemu sistemu omogoča lažje in uspešnejše doseganje zastavljenih ciljev, ki so v večini primerov uspešna proizvodnja in prodaja končnih učinkov.

12

Zaporedno proizvajalno sodelovanje med poslovnimi sistemi zahteva tudi nakupno in prodajno sodelovanje, saj poslovni sistem ne deluje na način kot vzporedno povezani poslovni sistemi. Vzporedno povezani poslovni sistemi ne potebujejo nakupnega in prodajnega sodelovanja z drugimi poslovnimi sistemi, saj sami proizvajajo in prodajajo končne poslovne učinke. Ko poslovni sistemi vzpostavijo nakupno in prodajno sodelovanje, vendar ne poravnajo svojih obveznosti do prodanih ali kupljenih končnih učinkov ali učinkov, ki jih potrebujejo za svojo proizvodnjo, med njimi nastane finančno sodelovanje. Med poslovnimi sistemi nastanejo dolgovi oz. terjatve, s katerimi poslovni sistem prodajalca lažje oblikuje poslovne prihodke in poslovne odhodke ter s tem lažje oblikuje poslovni izid.

Poslovni sistemi torej med seboj sodelujejo na različne načine, da si s tem razbremenijo delo, pridobijo na času in s tem povečajo svojo produktivnost; načini sodelovanja pa so proizvajalno sodelovanje, prodajno in nakupno sodelovanje ter finančno sodelovanje. Kljub takšnemu načinu sodelovanja med poslovnimi sistemi pa je potrebno poudariti, da vsi poslovni sistemi ostanejo samostojni. Do takšnega sodelovanja lahko pride samo, kadar poslovni sistemi delujejo na odprtem tržišču, ki omogoča popolno konkurenco, saj bodo samo v tem primeru poslovni sistemi lahko med seboj sodelovali. V primeru nepopolne konkurence je na prodajnem trgu samo en proizvajalec in prodajalec določenega poslovnega učinka. V tem primeru ne more priti do katerekoli izmed oblik sodelovanja. Poslovni sistem, ki na trgu posluje sam oz. je edin, imenujemo monopol. Na trgu nepopolne konkurence lahko pride tudi do oligopola. Takrat govorimo o redkih poslovnih sistemih na nekem tržišču, ki proizvajajo in prodajajo podobne ali enake končne učinke. Poslovni sistemi, ki se znajdejo v tej situaciji, si lahko olajšajo svoje poslovanje na takšen način, da se med seboj sporazumno dogovorijo in oblikujejo takšne cene, ki bodo enake za vse poslovne sisteme na trgu (Melavc 2003, str. 21 - 22).

13

4 INTEGRACIJA SISTEMA VODENJA ORGANIZACIJE

Pri integraciji sistema vodenja organizacije gre za združitev več sistemov, ki si ga je zadalo podjetje. Sem spadajo: sistem vodenja kakovosti, sistem vodenja zdravja in varnosti, sistem vodenja financ in sistem vodenja okolja. Tem sistemom se pridružujejo tudi postopki in procesi, uporabljeni v organizaciji z namenom, da se izvaja zastavljena politika podjetja, to pa omogoča lažje doseganje zastavljenih ciljev (Tič & Strašek 2004, str. 48 - 49).

4.1 Namen integracije

V zadnij letih se je pojavilo vse več organizacij, ki urporabljajo večsistematični pristop oziroma integracijski sistem vodenja, saj si podjetja vse bolj prizadevajo za boljšo kakovost svojih proizvodov, skrb za okolje, izboljševanje varnosti, obvladovanje tveganj ter povečevanje poslovne uspešnosti.

K takšnemu načinu delovanja organzacij je pripomogel vedno večji vpliv k spodbujanju odgovornosti organizacije, prav tako pa ima velik vpliv za takšno ravnanje zakonodaja. Vedno boljša izobrazba širše javnosti je doprinesla k večji skrbi za okolje in s tem do zahtev, da mora biti podjetje odgovorno za svoja dejanja. Povečale so se skrbi in moralne obveznosti do zaposlenih s strani delodajalcev, saj delavci pričakujejo ugodne, varne in zdravju prijazne delovne pogoje. Določeni minimalni standardi izdelkov in storitev so privedli do spodbujanja izboljšav, pri tem pa imajo močan vpliv tudi višje denarne kazni v primeru, da podjetja ne ravnajo v skladu s predvidenimi minimalnimi standardi. Odjemalci vse pogosteje zahtevajo zdravstvene, okoljske in varnostne sisteme. Zaradi teh okoliščin so podjetja bila primorana uvesti nove pristope vodenja, s katerimi dosegajo izboljšave. Organizacije morajo zmanjšati kontroliranje procesov in zaposlenih ter se bolj posvetiti vodenju in izboljšavam na vseh področjih v organizaciji, hkrati pa tudi zmanjševati incidente in neskladja. Takšnih pristopov se poslužuje vse več organizacij, saj tako lažje dosegajo boljšo kakovost svojih izdelkov in storitev ter lažje obvladujejo odpadke (Tič & Strašek 2004, str. 49 - 50).

4.2 Koristi integracije sistema vodenja

Najpogostejši razlog za uvedbo sistema vodenja v organizaciji in kasneje njihovo integracijo je korist, ki je za vsako organizacijo različnega pomena in vrednosti. Nekatere koristi so direktne in svoj učinek pokažejo takoj, več krat pa v podjetju pride do indirektnih koristi, ki pokažejo svoj učinek šele čez nekaj časa. Najbolj pogoste koristi pri integraciji so izboljšave pri zmanjšanju kompleksnosti, boljša celostna podoba podjetja, boljša izvedba dela, večji interes odjemalcev, boljše obvladovanje tveganj ter racionalizacija virov (Tič & Strašek 2004, str. 50).

4.2.1 Zmanjšanje kompleksnosti

Več kot ima podjetje sistemov vodenja, več težav se pojavi pri organizaciji dela, komunikaciji znotraj in zunaj podjetja ter dokumentaciji. Do nižje kompleksnosti v

14

podjetju pridemo tako, da zmanjšamo število sistemov vodenja, poenostavimo način dela ter minimiziramo dokumentacijo. Lažje je, če se podjetje usmeri samo v en sistem vodenja in tega vzdržuje ter ga nenehno izboljšuje, saj bo tako tudi lažje usmerjalo zaposlene k integriranim procesom. Z integracijo je podjetju omogočeno, da ima le eno vrsto dokumentov, s katerimi zapisuje preventivne ukrepe, s tem pa privarčujejo na času in povečajo produktivnost (Tič & Strašek 2004, str. 52) .

4.2.2 Boljša celostna podoba podjetja

Organizacija, ki se odloči za uvedbo integracije sistemov vodenja in s tem izboljšave na tem področju, izboljšuje tudi celostno podobo podjetja pri svojih odjemalcih, saj lahko ti prepoznajo integracijo kot izboljšavo. Integriran vodstveni sistem pripomore k boljšemu menenju širše javnosti, predvsem s certificiranjem in z določenimi standardi, saj tako podjetje začne delovati na vseh področjih, za katera vodstvo prej ni namenjalo posnebnega časa. Podjetje lažje prepozna področja, kjer bi lahko prišlo do izboljšav, in si tako postavi cilje, način dela in rok izvedbe (Tič & Strašek 2004, str. 51).

4.2.3 Boljša izvedba dela

Podjetje potrebuje pri izvedbi svojih ativnosti določene vhode in izhode ter načine, s katerimi bo izvajala svoje aktivnosti. Zavedati se mora in poznati vse vhode, ki jih bo podjetje potrebovalo za izvedbo; sem spada predvsem kakovost vhodov, nevarnosti do okolja, škodljive snovi in ali so vhodi prijazni do zdravja. Enako velja v primeru z izhodi podjetja. Za vse ugotovitve je potrebno najti rešitve in morebitne ukrepe, kar pa je s pomočjo integriranega sistema vodenja veliko lažje. To vodi k izboljšanju izvedbe, saj podjetje poveča komunikacijo na delovnem mestu, zmanjšuje tveganja in incidente ter povečuje kakovost svojih izdelkov ali storitev ( Tič & Strašek 2004, str. 51 - 52).

4.2.4 Večje zainteresiranje odjemalcev

Z integriranim sistemom vodenja ima podjetje lažji pregled in upravljanje z delovanjem organizacije, kar izboljša dobave, ki jih podjetje potrebuje za izvedbo aktivnosti. Podjetja si vse pogosteje prizadevajo za vse večjo izpolnitev potreb svojih zaposlenih, saj so ti kjučnega pomena pri končnih izhodih podjetja. Zadovoljni zaposleni bodo bolj motivirani za delo in ga tudi bolje opravljali, kar bo posledično privedlo do vrhunskih storitev. Boljša kakovost storitev pomeni tudi večje zadovoljsto odjemalcev in s tem tudi povečanje njihovega interesa ( Tič & Strašek 2004, str. 52).

4.2.5 Boljše obvladovanje tveganj

Podjetja se srečujejo z veliko tveganji, ki so povezana z dejavnostjo, ki jo izvajajo. V poslovanju so številna tveganja tista, ki jih podjetja predvidevajo, pride pa tudi do tveganj, ki niso bila predvidena. Podjetja se lahko zavarujejo z določenimi pravili in predpisi, ki se navezujejo na skrb do okolja, zdravje in varnost, vendar pa lahko pride do težav, če se podjetje tega loti z več sistemi vodenja. Več kot ima podjetje sistemov vodenja, težje in kompleksnejše je za podjetje najti težavo in rešitev zanjo. Zato je bolj koristno, da ima podjetje integriran sistem vodenja, s katerim bo v dokumentaciji lažje

15

našlo potrebne informacije, zmanjšalo tveganja in hitreje našlo rešitev ter se s tem izognilo morebitnim stroškom (Tič & Strašek 2004, str. 50 - 51).

4.2.6 Racionalizacija virov

Pogosto se dogaja, da imajo podjetja več sistemov vodenja, ki se med seboj razlikujejo. To pomeni, da za izvedbo več sistemov potrebujejo več zaposlenih, ki v večini poznajo samo svoj sistem, drugih sistemov v podjetju pa ne. Zato pride do povečanja stroškov in večje porabe finančnih sredstev, saj bo podjetje potrebovalo več izboraževanj in usposabljanj za svoje zaposlene. Tudi dokumentacije je bistveno več, kar za podjetje pomeni izgubo časa z iskanjem le te, to pa zmanjšuje njihovo poduktivnost in posledično povečuje izgubo. Z integracijo se bistveno zmanjša obseg dokumentacije, kar prinese več časa in zniža neizbežne stroške, prav tako pa podjetje poveča kakovost in varnost svojih proizvodov ter izboljša skrb za okolje (Tič & Strašek 2004, str. 51).

4.3 Omejitve integracije sistema vodenja

4.3.1 Verodostojnost implementacije

Pri integraciji sistema vodenja lahko pride do določenih omejitev oziroma zadržkov. Čeprav sistem vodenja izpolnjuje vse zahteve standarda, se v določenem časovnem obdobju spreminja. Podjetja si prizadevajo nenehno spreminjati sisteme vodenja z namenom, da bi jih vedno znova izboljševali. To pa privede do tega, da se lahko sistem po izboljšavah popolnoma spremeni. Pomembno je, da se tudi integracija spreminja, nadgrajuje in dopolnjuje, da bodo lahko znotraj nje delovali vsi obstoječi sistemi vodenja kljub spremembam.

4.3.2 Potreba po delitvi sistema vodenja

V podjetju lahko pride do omejitve poslovnega sistema na željo katerega od zaposlenih v podjetju, ki je specialist na določenem področju. Če so njegovi predlogi dobro utemeljeni in za podjetje prinašajo koristi ter lažje poslovanje, se lahko podjetje odloči za ločene in posamične sisteme vodenja.

4.3.3 Specifične zahteve odjemalca

Med dobavitelji in odjemalci lahko v določenih panogah, predvsem v industrijskih, odjemalec zahteva okoljski sistem ali sistem zdravja in varnosti. V takšnih primerih je takšen sistem težje vključevati v integrirani sistem, saj zahteva ločeno preglednost. Zahteve odjemalca so lahko zelo različne in se lahko razlikujejo ter so v nasprotju z integriranim sistemom vodenja. Za podjetje je najlažje, da posebne zahteve upošteva in jih obravnava ločeno od inegriranega sistema vodenja (Tič & Strašek 2004, str. 53).

4.4 Področja integracije sistema vodenja

Najvišje vodsto v organizaciji se lahko odloči za integracijo sistema vodenja, če so mnenja, da bo to pripomoglo k njihovi konkurenčnosti in boljšemu poslovanju. Pri uvedbi integracije mora vodstvo prepoznati področja sistemov vodenja, ki se bodo združila v

16

enotno obliko in bodo namenjena določenemu področju delovanja v organizaciji. Kljub integriranemu sistemu pa področja, ki so združena, ostanejo samostojna. Obstaja veliko področij v podjetju, ki se lahko poenotijo in ta so: odgovornost vodstva in voditeljstvo, cilji in politika, razporeditev virov, komuniciranje in informacijski sistem ter izboljšave in pregled vodstva. Glede na ugotovitve skozi korake, ki jih zahteva integracija, se vodstvo podjetja odloči, kaj bo integrirano in kaj ne (Tič & Strašek 2004, str. 83).

4.4.1 Odgovornost vodstva in voditeljstvo

Če želi podjetje imeti učinkovit sistem vodenja, mora vključevati vse dele organizacije. Pomembno je, da na pravilen način vključuje zaposlene ter z njimi sodeluje in jih podpira. Zaposleni morajo čutiti, da so za podjetje pomembni in da njihov prispevek z delom pripomore k uspešnemu poslovanju podjetja. To podjetje doseže na takšen način, da zaposlene vključuje v planiranje in jim daje možnost pri oblikovanju načina dela. Pri politiki podjetja najvišje vodstvo določi jasno zastavljena izhodišča, usmeritve, vrednote in cilje. S cilji si podjetje zastavi izboljšave in prizadevanja za njihovo realizacijo. Vodstvo je odgovorno, da spremlja spremembe na trgu in s pridobljenimi informacijami spreminja ter prilagaja politiko podjetja tako, da ostane ali še izboljša svojo konkurenčnost. Vodstvo podjetja je odgovorno, da prepozna in analizira vsa možna tveganja za podjetje ter oblikuje takšen način dela, da bo tveganja obvladovala. Najpomembnejša obvladovanja tveganj so tista, ki so zakonsko predpisana; sem spadajo skrb za zaposlene in njihovo zdravje, skrb in varnost okolja, skrb za varne informacije in proizvesti varen ter zdravju prijazen končni učinek. Vodstvo podjetja je odgovorno za spremembne v organizaciji. Ljudje so mnenja, da če vse teče po ustaljenih navadah, je to dobro. Vendar pa v današnjih časih z globalizacijo prihaja v poslovnem svetu do vedno več sprememb in izboljšav v poslovanju, zato je pomembno, da podjetje ne obstoji na enem mestu, saj lahko to privede do pogube. Zahteve po spremembah zainteresiranih udeležencev in dinamičnega okolja pa poveča tveganja, saj podjetje ni prepričano, ali so izbrali pravilne spremembe in njihov način uvedbe. Vsaka sprememba mora biti v skladu z izbranimi cilji in željami podjetja. Slaba komunikacija med zaposlenimi in vodstvom lahko privede do velikih tveganj v podjetju. Če želimo imeti učinkovito komunikacijo, mora vodstvo poskrbeti za dobro obveščanje in vključevanje zaposlenih v načrte o spremembah in novih načinih dela v podjetju.

V podjetju mora biti jasno določena organizacijska struktura z jasno določenimi cilji, ki bo pripomogla k lažjemu razumevanju pravil in odgovornosti v podjetju. Podjetja se zavedajo omejenosti virov (človeških, finančnih in fizičnih), zato morajo z njimi ravnati po predhodno zastavljenih načinih in pogojih, da bodo dosegali želene cilje. Vodstvo si mora prizadevati za motivacijo zaposlenih, saj bodo motivirani zaposleni delali boljše, prav tako pa si bodo prizadevali svoje delo opraviti čim hitreje. Zaposleni morajo čutiti svojo vlogo v podjetju in da so za podjetje pomembni. Podjetje mora prepoznati svoje procese dela in njihove omejitve, na podlagi tega pa si zastavi splošne cilje, za katere pripravi plan, na kakšen način bodo ti cilji izvedeni. Pomembno je, da ima podjetje zastavljen takšen plan, ki ga lahko spreminja glede na potrebe in spremembe na trgu (Tič & Strašek 2004, str. 84 - 89).

17

4.4.2 Cilji in politika

Vsako podjetje ima zastavljeno svojo politiko podjetja in cilje. Pri njihovem oblikovanju morajo biti pozorni na izhodišča, strukturo v podjetju in stanje podjetja; pristopov in načinov oblikovanja politike podjetja ter ciljev pa je veliko. Področja, ki vplivajo na oblikovanje politike podjetja in cilje, so zahteve in potrebe zainteresiranih strani, obnovitev politike podjetja in ciljev, poslanstvo, politika in vizija. Vsaka organizacija ima veliko število zainteresiranih strani, najpomembnejši pa so odjemalci, zaposleni, lastniki, dobavitelji in lokalna skupnost. Obstoj in uspešno poslovanje podjetja je odvisno od zadovoljstva zainteresiranih strani. Podjetje lahko ugotavlja, ali so zainteresirane strani zadovoljne, kadar prejmejo izhode podjetja, ki izpolnjujejo njihova pričakovanja. Nezadovoljstvo podjetju predstavlja probleme v delovanju, zato si prizadeva za morebitne izboljšave.

Najpomembnejša zainteresirana stran za podjetje so njegovi odjemalci. Odjemalec se v podjetju pojavi že na začetku, ko podjetje pridobiva svoje vhode oz. učinke, s katerimi kasneje proizvede izhode oz. končne učinke. Podjetje mora prepoznati želje in zahteve odjemalcev ter na podlagi tega oblikovati primerne izhode, ki bodo zadovoljili njihove potrebe, podjetju pa omogočili uspešno poslovanje. Zaposleni so tisti, ki dajejo podjetju dodatno vrednost in so eden izmed najpomembnejših dejavnikov za obstoj podjetja. Ni dovolj, da ima podjetje vrhunsko opremo in tehnologijo za delo; če zaposleni niso usposobljeni ali nočejo delati, rezultatov ni. Zato je primerno, da vodstvo skrbi za svoje zaposlene tako, da jim nudi redna izobraževanja in usposabljanja, da imajo dodeljene primerne odgovornosti in pooblastila, da se zaposlene za uspešno delo pohvali in nagradi ter se jim omogoči varno in primerno delovno okolje. Kadar so želje in interesi lastnikov v organizaciji znane, to ne predstavlja nobenih problemov. Kadar pa so v podjetju lastniki in vodstvo isti ljudje, pa lahko pride do nasprotij in konfliktov v njihovih interesih ter pričakovanj do organizacije. Dobavitelji se v podjetju pojavljajo, kadar podjetje potebuje vhode v procesu proizvodnje. Dobavitelji podjetje oskrbujejo z materiali, s surovinami, z vzdrževanji, s svetovanji in z usposabljanji. Smiselno za podjetja je, da z dobavitelji negujejo dobre odnose in zavezništvo, saj dobavitelji vplivajo na dobro ime podjetja ter kakovost proizvodov. Podjetje pa lahko od dobaviteljev zahteva določene standarde proizvodov ali storitev, ki jih pričakujejo odjemalci. Širša skupnost je do organizacij postala bolj stroga, saj je vedno več informacij in dejstev o pomembnosti okolja. Od podjetij se v današnjih časih zahteva vedno večja skrb in ozaveščenost o varnih in zdravih proizvodih (varnih za ljudi in naravo) ter varovanje okolja in skrb za odpadke.

Organizacija v začetkih integracije ugotavlja in prepoznava svoja izhodišča, koristi, tveganja in omejitve. Na podlagi tega lahko prične z oblikovanjem politike podjetja in organizacijo le tega ter oblikuje svoje vrednote in načela. Podjetje lahko z vsemi vidiki lažje oblikuje svoje cilje, s tem pa tudi usmeritve, vizijo in poslanstvo. Pomembno je, da se za politiko organizacije določi poslanstvo, ki natančno opisuje dejavnost, s katero se podjetje ukvarja. Ko ima podjetje dobro zastavljeno poslanstvo, se lažje oblikuje politika podjetja in vizija. Vendar mora vodstvo poslanstvo nenehno spreminjati zaradi vse pogostejših sprememb na trgu. Politiko podjetja mora oblikovati najvišje vodstvo v podjetju. Politika je sestavljena iz načel in vrednot, ki se oblikujejo na podlagi kulture in filozofije v podjetju. Podjetja, ki so usmerjena v prihodnost, svoje politike podjetja ne

18

spreminajo na kratki rok, vendar pa jo morajo obnavljati in se prilagajati spremembam na trgu. Podjetje lahko razvije številne politike podjetja, ki se nanašajo in koristijo različnim dejavnostim v podjetju, vendar pa morajo vse izhajati in biti v skladu s politiko celotne organizacije. Vizija je pogled v prihodnost in vodstvu podjetja omogoča razvoj kreativnosti. Z vizijo si podjetje zastavi cilje in jih dosega na načine, ki so v skladu z določeno politiko podjetja (Tič & Strašek 2004, str. 90 - 111).

4.4.3 Razporeditev virov

Vodstvo mora prepoznati in podjetju zagotoviti vire, ki jih potrebuje za delovanje. Bistveni viri, ki so pomembni za izvajanje in doseganje ciljev podjetja, so finančni, premoženjski, človeški, informacijski itd. Podjetje si mora prizadevati za pridobitev najnovejše tehnologije in opreme, ki bo varčnejša, prijazna do okolja in bo izboljšala delovne pogoje zaposlenih. Človeški viri so za organizacijo zelo pomembni, saj vplivajo na izvedbo proizvodov. Vodstvo mora zaposlene pravilno motivirati, jih vzpodbujati in ustrezno voditi. Sistem nagrajevanja zaposlenih mora biti pravičen, saj bo to zaposlene gnalo k izboljšavam dela in končnih učinkov. Vodstvo se zaveda, da je dobro znanje zaposlenih pogoj za dobro delovanje podjetja, zato se mora tudi zavedati, kakšen kader si želi zaposlovati, ter zaposlene nenehno vzpodbujati k učenju in usposabljanju ter razvijati željo po nenehnih spremembah (Tič & Strašek, str. 122 - 124).

4.4.4 Komuniciranje in informacijski sistem

Za lažji in varnejši pretok informacij med tistimi, ki informacije potrebujejo, in tistimi, ki so za to odgovorni, podjetja vzpostavijo informacijski sistem. Z informacijskim sistemom podjetje zajema vse podatke, ki se navezujejo na vodenje in poslovanje na vseh področjih. Za vodstvo je še posebej pomembno, da imajo dobro zastavljen informacijski sistem, saj se lažje odločajo o načinih dela in zastavljajo cilje ter lažje spremljajo aktivnosti za uresničitev teh ciljev. Informacije in podatki so lahko finančni ali nefinančni, predstavljeni pa so lahko v različnih oblikah. Lahko so v obliki grafov, kazalnikov ali opisani, lahko se oblikujejo ročno, s pomočjo računalnika ali obe kombinaciji skupaj.

Dokumentacija je prisotna v vsakem poslovnem sistemu. Vsebovati mora vse potrebne informacije, ki jih potrebuje podjetje ter posamezniki za uspešno izvedbo obveznosti, ki so jim dodeljene. Pomembno je, da se v podjetju dokumentirajo vsi procesi in načini dela ter natančno določene aktivnosti vsakega posameznika. To pripomore k boljši preglednosti nad procesom, hkrati pa omogoča njegovo pravilnejšo izvajanje. Obseg dokumentacije se razlikuje po tem, kako kompleksna in velika je organizacija. Dokumentacija pa se lahko uporablja za različne namene, kot so obveščanje o novem konkurentu na trgu, o razvoju trga in o spremembah na tujih trgih, seznanitev o novih storitvah ali proizvodih, o novi politiki, novih ciljih in novih programih podjetja (Tič & Strašek 2004, str. 133 - 134).

Komunikacijski sistem vzpodbuja učinkovitejšo komunikacijo med zaposlenimi in vodstvom ter enotami in oddelki v podjetju. Prav tako pa je pomembna komunikacija med podjetjem in zainteresiranimi udeleženci. Komunikacijski sistemi omogočajo lažjo komunikacijo v podjetju kot tudi zunaj podjetja. Organizacije si ustvarijo internetne strani

19

z vsemi potrebnimi informacijami tako za zaposlene kot za zunanje zainteresirane strani. E- pošta omogoča enostavnejše in hitrejše komuniciranje 24 ur dnevno. Z dobrim informiranjem zaposlenih lahko podjetja dvigujejo njihovo motivacijo za delo in močno vplivajo na zunanje udeležence s tem, ko jih podjetje informira o svojih ciljih in izboljšavah. Podjetje si torej z dobrim komunikacijskim sistemom omogoča uvedbo sprememb, informira zaposlene in zainteresirane strani o svojem stanju in načinu dela, izboljšuje svojo politiko podjetja in omogoča pridobivanje tako notranjih kot zunanjih mnenj o delovanju podejta (Tič & Strašek 2004, str. 134 - 135).

4.4.5 Izboljšave in pregled vodstva

Ko bo organizacija imela vpeljane vse potrebne elemente v sistem vodenja, bo vzpostavljen učinkovit poslovni sistem, s katerim bo podjetje upravljalo svoje poslovne procese. Vendar je pomembno, da najvišje vodstvo v določenih časovnih obdobjih izvaja pregled in kontrolo nad sistemom, da bi s tem ugotavljali njegovo učinkovitost in morebite težave. Občasne kontrole nad sistemom podjetju omogočijo hitrejše odpravljanje neskladij in uspešnejše doseganje ciljev, dosledno delovanje v skladu z zastavljeno politiko podjetja ter zadovoljevanje potreb zaposlenih in odjemalcev. Namen vodstvenega pregleda sistema je odkrivanje, ali integriran sistem vodenja pravilno opravlja svoj namen in če integriran sistem fukncionira na način, kot so si prvotno zastavili. Pregled in presoja se izvaja na način, s katerim želi vodstvo prejeti čim več informacij o neskladjih v sistemu, o njegovih uspešnih ali neuspešnih rezultatih in o učinkovitosti sistema. To se oblikuje v poročila in dopise, s pomočjo katerih vodstvo kasneje objektivno oceni delovanje integriranega sistema vodenja. Do sprememb v sistemu vodenja pride tudi zaradi sprememb v zakonodaji in standardih v zvezi s kakovostjo, z naravnanostjo do okolja in zdravja. Podjetje mora temu primerno prilagajati svojo politiko podjetja, cilje in delovne procese. Vodstvo lahko uvede spremembne v kateremkoli elementu v sistemu, če menijo, da bo to prineslo boljše rezultate. Pri tem pa mora biti vodstvo prepričano, da bodo predlogi izboljšali delovanje sistema in zmanjšali neskladnosti, ugotoviti pa morajo tudi ustreznost vhodov in izhodov podjetja, ki morajo biti v skladu s cilji in politiko podjetja.

Vhodi v vodstvenem pregledu vodstvu poročajo o sedanjem in preteklem delovanju sistema. Ko je vodstvo s pomočjo poročil seznanjeno z delovanjem integriranega sistema vodenja, prične z analiziranjem stanja sistema, z njegovimi prednostmi in slabostmi ter z analiziranjem odnosa sistema z zaposlenimi, zunanjimi udeleženci in okoljem. Vhode v vodstvenem pregledu imenujemo vsa poročila in predloge, ki so lahko poročila o ugotavljanju načina delovanja procesov in njegovih predlogov za izboljšave, poročila o ugotavljanju skladnosti sistema znotraj podjetja, poročila o ugotavljanju skladnosti sistema zunaj podjetja, poročila o zadovoljstvu odjemalcev, poročila o uresničevanju planov in upravljanja s tveganji ter poročila o pritožbah in neskadjih s strani zainteresiranih strani.

Izhodi vodstvenega pregleda so rezultati in pregledi, do katerih podjetje pride s predhodno seznanitvijo o stanju integriranega sistema vodenja in z oblikovanjem poročil. Rezultati pregleda vsebujejo vse podatke o sistemu, prav tako pa se določi, kakšni ukrepi se bodo izvajali, da bo podjetje prišlo do izboljšav, kdo bo za to delo odgovoren in do kdaj

20

morajo biti določene zahteve izpolnjene. Vodstvo mora biti pri določanju teh ukrepov pozorno, da bodo vse spremembe v sistemu podjetju prinesle izboljšave in se tako izognili tveganjem. Rezultati pregleda so vsi ukrepi za učinkovitejše obvladovanje tveganj, ukrepi za izboljšave procesov in postopkov dela ter ukrepi in izboljšave v sistemu vodenja.

Vodstvo si mora prizadevati za nenehno izboljševanje vodstvenega sistema. Podjetje se mora zavedati, da so izboljšave za njih vrednota in da jih morajo vključevati v svojo politiko podjetja. Sistemi so oblikovani tako, da podjetja hitro ugotovijo odstopanja in neskladja. Odstopanj se mora podjetje zavedati in pričeti ukrepati na takšen način, da začne z iskanjem novih rešitev in se jim prilagajati. Za izboljšave mora podjetje prepoznati in analizirati, kakšne so možnosti za izboljšave, izbrati pravilne izboljšave in jih pričeti uvajati v podjetje ter sproti spremljati in nadzirati, ali izboljšave izpolnjujejo njihove zahteve. Nenehne izboljšave pripomorejo k večanju uspešnosti in učinkovitemu delovanju vseh procesov in aktivnosti v podjetju. S tem si podjetje pridobi dodatne koristi, saj izboljšuje procese dela in s tem povečuje zadovoljstvo zaposlenih. Z zadovoljnimi zaposlenimi pa podjetje proizvaja boljše končne učinke, ki bodo izpolnjevali potrebe odjemalcev in povečevali njihovo zadovoljstvo (Tič & Strašek 2004, str. 150 - 154).

21

5 PREDSTAVITEV PODJETJA MERCATOR D. D.

5.1 Obvladujoča družba

Družba Poslovni sistem Mercator d. d. opravlja dvojno nalogo, in sicer izvaja koncernske naloge za vse družbe v Skupini Mercator in opravlja trgovsko dejavnost.

Upravljanje družbe Poslovni sistem Mercator d. d. izhaja iz Kodeksa upravljanja javnih delniških družb. To pomeni, da podjetje posluje v skladu z internimi pravili, skadno z zakonodajo ter dobro poslovno prakso. Poslovni sistem Mercator d. d. je član različnih poklicnih združenj, s katerimi sodeluje in z njimi gradi dobro poslovno prakso, ki je pomembna za uspešno poslovanje podjetja. Združenja, v katerih je podjetje Mercator d. d. član, so: Trgovska zbornica Slovenije, Inštitut za delo pri Pravni fakulteti v Ljubljani, Inštitut za pravo pri Pravni fakulteti v Mariboru, Združenja nabavnikov Slovenije, Kmetijska gozdarska zbornica in Združenja delodajalcev Slovenije (http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/obvladujoca-druzba/).

5.2 Poslanstvo, vizija, strategija in uprava družbe

Poslanstvo določa namen in obstoj podjetja ter ravnanje do zaposlenih in odjemalcev. V podjetju Mercator d. d. stremijo k motiviranim zaposlenim, saj menijo, da je to ključno pri konkurenčni prednosti. Prizadevajo si za dobre odnose in zaupanje z vsemi deležniki ter za zadovoljne potrošnike, ki bodo Mercator opredelili kot najboljšega trgovca.

Vizija predstavlja podjetje v prihodnosti oz. kakšna naj bi bila, ko bo uspešno dosegala zatavljene cilje. Mercator si zastavlja, da bo najuspešnejši in najučinkovitejši trgovec na trgih Slovenije, prav tako pa želi uspešno poslovati na tujih trgih, kot sta Srbija in Črna Gora.

S strategijo podjetje določi način, s katerim bo uresničeval zastavljeno vizijo. Mercator uresničuje pet obljub, ki imajo opredeljenjo jasno poslanstvo. Prva je vrednost za denar, saj Mercator dobro pozna svoje kupce, za katere ima najbolj inovativno ponudbo, s katero dnevno zadovoljuje njihova pričakovanja in potrebe. Kot drugo želijo biti kupcem najbližji, kar se odraža v najširši mreži trgovin ter s povezovanjem z okoljem in lokalnimi ponudbami. Kot tretje želijo imeti najboljšo ponudbo za svoje kupce, kar pomeni, da poleg priznanih blagovnih znamk kupcem ponujajo še svojo blagovno znamko, ki nudi konkurenčne cene in dobro kakovost ter svojo ponudbo prilagaja glede na potrebe kupcev. Kot četrto obljubo si Mercator prizadeva za sveže izdelke, zato si prizadeva v največji meri sodelovati z regionalnimi in lokalnimi dobavitelji, ob tem pa največ pozornosti posveča kruhu, delikatesi in ribarnicam. Pod peto obljubo pa si prizadevajo ustvariti prijeten ambient za kupce, kar dosegajo s prenavljanjem prodajaln ter s prijaznim in ustrežljivim osebjem. V Mercatorju si prizadevajo biti najboljši lokalni ponudnik, zato želijo ponuditi najboljšo kakovost in svežino po konkurenčnih cenah ter s tem zadovoljiti stranke, ki se bodo z

22

veseljem vračale v njihove prodajalne (http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/poslanstvo-vizija-vrednote/).

Uprava družbe

Družbo vodi uprava, ki je sestavljena iz predsednika, ta pa nadzornemu svetu predlaga še druge člane uprave. Nadzorni svet pa imenuje celotno upravo. Uprava družbe se določi za pet let in ima možnost neomejenega ponovnega imenovanja. Na predlog predsednika uprave nadzorni svet družbe z Aktom o upravi določi, koliko članov uprave bo sodelovalo ter vsa njihova delovna področja in pooblastila (http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/uprava-druzbe/).

5.3 Zgodovina

Zgodba Mercatorja sega v leto 1949, torej več kot 65 let nazaj, ko je bilo ustanovljeno podjetje na debelo, ki se je takrat imenovalo Živila Ljubljana. Predhodnik Skupine Mercator, Živila Ljubljana, je na začetku svojega poslovanja kupcem ponujala 40 vrst izdelkov, danes pa na Mercatorjevih policah lahko najdemo več kot 40 tisoč različnih vrst izdelkov. Na začetku poslovanja Živila Ljubljana je bilo zaposlenih 36 ljudi, danes pa Mercator na petih trgih zaposluje več kot 21.400 ljudi. Ljudje so Mercator že pred 65 leti imeli za svojega in tako se Merator še danes vsakodnevno trudi ter daje vse od sebe, da bo tako ostalo tudi v prihodnosti.

»Ali ste vedeli…

• …da ime Mercator izhaja iz latinščine in v prevodu pomeni »trgovec«? • …da je bil Mercator na začetku veletrgovec, njegova prodaja pa je potekala kar iz

skladišč? • …da so bili na začetku najbolj prodajani in priljubljeni izdelki, ki jih je prodajal Mercator,

karamele in sardine? • …da je imel Mercator že v 50-ih letih prejšnjega stoletja v lasti prvo bencinsko črpalko? • …da je Mercator kot prvi v Slovenijo uvažal kavo, čaj, riž, začimbe in južno sadje? • …da je Mercator leta 1963 imel 216 prodajaln, od tega 10 samopostrežnih? • …da Mercator danes v Sloveniji nudi izdelke več kot 2000 slovenskih dobaviteljev in

proizvajalcev? • …da ima danes Mercator več kot 1500 maloprodajnih enot, ki merijo preko 1 milijon

kvadratnih metrov? • …da je Mercator kot prvi v Sloveniji uvedel kartico zvestobe? Danes ima Pika kartico v

Sloveniji že skoraj 900 tisoč kupcev. • …da Mercator danes podpre letno več kot 1500 družbeno-odgovornih projektov?

(http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/zgodovina/)«

23

6 PREDSTAVITEV OBSTOJEČEGA POSLOVNEGA SISTEMA V PODJETJU MERCATOR D. D.

6.1 Integriran sistem vodenja

Skupina Mercator se zaveda, kaj od nje prikačujejo kupci, okolje, lastniki in poslovni partnerji, zato si s sistemi vodenja prizadevajo in zagotavljajo uspešno upravljanje poslovnih procesov. S poslovnimi procesi uresničujejo svoje uspešno delovanje, kar se odraža v izpolnjevanju zahtev kupcev, družbenega okolja, lastnikov in poslovnih partnerjev, prav tako pa s tem povečujejo njihovo zaupanje in zadovoljstvo.

Z izvajanjem mednarodnih sistemov vodenja si Mercator zagotavlja primerljivost poslovanja in transparentnost na mednarodni ravni. Sisteme so povezali v integriran sistem vodenja, za katere se osnovne zahteve izvajajo ne glede na to, ali imajo certificirane sisteme v vseh družbah Skupine Mercator. Stremijo k trajnostnim razvojem sistema, ki ga stalno nadgrajujejo in dopolnjujejo s svojimi poslovnimi odločitvami. S sprotnim spremljanjem ključnih dejavnikov poslovanja izboljšujejo dobro poslovno prakso med družbami Skupine Mercator, hkrati pa to omogoča boljše in lažje obvladovanje procesov (http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/integriran-sistem-vodenja/).

6.1.1 Certificirani sistemi vodenja

Mercator si prizadeva za vedno boljše poslovanje, pri tem pa se zaveda dobrobiti svojih potrošnikov, zaposlenih, družbenega okolja in poslovnih partnerjev, prav tako pa skrbi za sveže in kakovostne izdelke po nizkih ter konkurenčnih cenah. V svoje poslovanje želi uvesti vse več različnih sistemov vodenja, ki pripomorejo k učinkovitejšemu nadzoru procesov.

Certificirani sistemi vodenja v podjetju Mercator:

ISO 9001 – Sistem vodenja kakovosti ISO 9001 je mednarodno sprejeti standard, ki je namenjen različnim vrstam gospodarskih panog, ki si želijo izboljševati svoje poslovanje in uspešno zadovoljevati potrebe svojih odjemalcev. Pogosto pa se zahteva uvedba tega standarda, če želi podjetje v poslovanje vpeljevati tudi druge standarde, kot je npr. standard AEO. ISO 14001 – Sistem ravnanja z okoljem ISO 14001 je mednarodno sprejet standard, ki organizaciji pomaga uvesti učinkovit sistem, ki je naravnan na okolje. V tem standardu so zajeti vsi vidiki vedenja podjetja, ki so prijazni do okolja. HACCP – Zagotavljanje varnosti živil (Hazard Analysis Critical Control Point) HACCP je preventivni sistem, ki zagotavlja proizvodnjo ustreznih živil. Dandanes je na trgu dostopnih veliko nizkocenovnih živil, ki pa niso zdravstveno ustrezna, zato je za uspešnost in konkurenčnost podjetja ta sistem pomemben, saj ljudje vedno bolj posegajo po kakovostnejših živilih.

24

IFS – Ocena kakovosti in varnosti živil (International Food Standard) IFS je mednarodni standard, na podlagi katerega podjetje ocenjuje dobavitelja oziroma prodajalca živil. Ta standard je namenjen trgovcu, saj lažje preverja kakovost izdelkov dobavitelja in se s tem zaščiti pred nakupom neustreznih živil. SQMS – Zahteve za kakovost in varnost (Supplier Quality Management System) SQMS je sistem kakovosti in varnosti v najširšem smislu in je standard multinacionalnega podjetja McDonald's. AEO – Status pooblaščenega gospodarskega subjekta (Auhtorized Economic Operator) AEO je status, ki podjetjem, ki izpolnjujeja vse zahteve in pogoje tega statusa, omogoča in olajša hitrejše ter lažje postopke carinjenja, ki zahtevajo vse preglede varnosti. DRUŽINI PRIJAZNO PODJETJE – polni certifikat DRUŽINI PRIJAZNO PODJETJE je sistem, ki pripomore k boljšemu in kavelitetnejšemu ravnanju s človeškimi viri v podjetju. Skrbijo za zadovoljstvo zaposlenih tako, da usklajujejo njihovo poklicno in zasebno življenje. EKO PRIDELAVA EKO PRIDELAVA je certifikat, ki se pridobi na podlagi upravljanja procesov, ki so skladni z zakonodajo za ekološko kmetovanje, in kupcu zagotavlja, da gre za najboljšo kakovost izdelka. UTZ – Trajnostna pridelava kakava UTZ certifikat zagotavlja trajno gojenje kave, kakava in čaja, pridelava le tega pa je usmerjena k dolgotrajni kakovosti in rodovitni pridelavi. Namen tega certfikata je, da podjetje dobi cenovno ugoden in kakovosten kakav (http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/integriran-sistem-vodenja/).

25

7 SKLEP

V diplomskem projektu smo predstavili pomen organizacije, ki jo razumemo kot skupek in zaokroženo celoto določenih aktivnosti in ljudi, ki imajo enak namen, to je, da se dosežejo določeni zastavljeni cilji organizacije. Organizacijo lahko ustanovi en lastnik ali več lastnikov, ki imajo enak interes in željo po enakem cilju. V začetnih obdobjih je pomembno, da lastniki vlagajo v rast in razvoj organizacije, s tem pa tvegajo izgubo sredstev, saj ne morejo predvidevati uspešnega poslovanja. Razlag in pojmovanja organizacije je veliko, saj jo ljudje iz različnih strok dojemajo drugače. Kar pomeni, da dve osebi, ki prijahajata z različnih delovnih področij, kot sta npr. ekonomija in sociologija, organizacije nikakor ne bosta dojemali na enak način. Cilj organizacije je vsekakor dobiček, vendar če bo organizacija usmerjena samo v ta cilj, lahko to ogrozi njeno poslovanje. Zastaviti si mora dopolnilne cilje, s katerimi si bo prizadevala za boljše in uspešnejše poslovanje ter za zadovoljsto tako zaposlenih kot tudi odjemalcev.

Podrobneje smo predstavili in spoznali poslovni sistem podjetja. Sistem vsebuje več manjših sistemov ali podsistemov, ki so si med seboj po lastnostih in velikosti različni. Tudi odnosti med temi podsistemi so lahko različno močni, vendar pa so združeni v sistem z namenom, da se doseže nek skupni cilj. Podjetja oblikujejo poslovni sistem, v katerem so združeni ljudje, oprema, stroji in zgradbe, z namenom, da se proizvede končni učinek ali storitev, s katero bi zadovoljevali potrebe kupcev. Z vzpostavitvijo poslovnega sistema podjetja ne želijo uresničiti samo enkratni projekt, ampak želijo poslovni sistem razvijati. V začetnih obdobjih uvedbe poslovnih sistemov so ti bili zelo majhni z majhnim številom zaposlenih, danes pa so poslovni sistemi zelo veliki in jih lahko poimenujemo tudi mednarodni poslovni sistemi. Cilj poslovnega sistema je proizvajati takšne proizvode, po katerih trg povprašuje, in s tem večati svoj dobiček. Smoter poslovnega sistema pa ni enkratna realizacija posamičnega projekta, ampak njegov obstoj in ravoj. Najbolj zaželeno in najpogostejše gibanje poslovnega sistema je stabilno v gibanju, kar pomeni, da podjetje posluje po načrtovanih in željenih poteh. Vendar pa morajo poslovni sistemi v današnjih časih spreminjati in prilagajati svoje vedenje, saj širša javnost vse bolj poudarja varstvo okolja ter zdrave proizvode. Posamezni poslovni sistem lahko preneha delovati na takšen način, da se pridruži drugemu poslovnemu sistemu; lahko pride do tega, da dva poslovna sistema nehata delovati in se šele nato združita ali pa da en poslovni sistem kupi drugega. Zgodi se lahko tudi, da se poslovni sistemi zaradi slabega sodelovanja in posledično neuspešnega poslovanja razdružijo ter delujejo vsak zase. Oblikujejo pa se lahko poslovni sistemi, za katere je že vnaprej predviden čas poslovanja. Če želi poslovni sistem dosegati cilje, mora podjetje zaposlenim omogočiti vsa delovna sredstva, ki jih potrebujejo pri svojem delu.

V diplomskem projektu smo predstavili pomen integracije, kjer gre za združevanje več sistemov vodenja v podjetju. Z integracijo poslovnih sistemov podjetje lažje dosega načrtovane cilje, se lažje in hitreje izogne tveganjem, boljše dosega zastavljeno politiko podjetja, to pa privede podjetje do boljšega poslovanja. Najpogostejši sistemi vodenja, ki jih zajema integracija, so sistem vodenja kakovosti, sistem vodenja zdravja in varnosti, sistem vodenja financ in sistem vodenja okolja. Podjetja morajo vse pogosteje prilagajati in spreminjati svoj način dela in proizvode, saj potrošniki zahtevajo takšne končne učinke,

26

ki so prijazni do zdravja in ne onesnažujejo okolja. Integracija podjetju prinese kar nekaj koristi, ki so lahko direktne ali indirektne. Direktne koristi so tiste, ki svoj učinek pokažejo takoj, bolj pogoste pa so indirektne koristi, ki se pokažejo čez nekaj časa. Najpogostejše koristi integracije so izboljšave pri zmanjšanju kompleksnosti, boljša celostna podoba podjetja, boljša izvedba dela, večje zanimanje odjemalcev, obladovanje tveganj in racionalizacija virov. Kljub temu da poslovni sistem deluje uspešno in v skladu z zakonodajo, pa se podjetja srečujejo z omejitvami intregracije. Nekaj najpomembnejših omejitev je: verodostojnost implementacije, potreba po delitvi sistema vodenja in specifične zahteve odjemalca. Vodstvo se lahko odloči za integracijo določenih področij v podjetju, če bi to izboljšalo poslovanje podjetja. Področja, ki se lahko poenotijo, so odgovornost vodstva in voditeljstvo, cilji in politika, razporeditev virov, komuniciranje in informacijski sistem ter izboljšave in pregled vodstva.

Predstavili smo podjetje Mercator d. d., ki zaposljuje več kot 21.400 ljudi in opravlja dve nalogi, to sta izvajanje koncesijskih nalog in trgovska dejavnost. Njihovo poslanstvo temelji na motiviranih zaposlenih. V viziji so si zastavili biti najboljši in najučinkovitejši trgovec. S strategijo pa so si zastavili način, kako bodo uresničevali zastavljeno vizijo. Spoznali smo obstoječ poslovni sistem podjetja Mercator d. d., ki je integriran sistem vodenja, s pomočjo katerega želijo redno izboljševati svoje delovne procese, izpolnjevati pričakovanja kupcev, uspešno poslovati, izpolnjevati zahteve kupcev, skrbeti za okolje in graditi dobre odnose s poslovnimi partnerji. Mercator d. d. si želi pridobivati vse več certifikatov za dokazovanje kakovosti, s katerimi bi izpolnjevali želje kupcev.

27

LITERATURA IN VIRI

1. Biloslavo, R. (2008). Strateški management in management spreminjanja. Koper:

Fakulteta za management.

2. Ivanko, Š. (2004). Temelji organizacije. Ljubljana: Fakulteta za upravo.

3. Kajzer, Š. (1974). Poslovni sistemi i upravlanje njima (s osvrtom na poslovne

sisteme u udruženom radu ) – magistarski rad. Maribor: Visoka ekonomsko

komercialna šola u Mariboru.

4. Melavc, D. (2003). Gospodarjenje. Koper: Fakulteta za management.

5. Mercator d. d. (2017). Prevzeto 13. julija 2017 s Portal Mercatorgroup:

http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/obvladujoca-druzba/.

6. Mercator d. d. (2017). Prevzeto 13. julija 2017 s Portal Mercatorgroup:

http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/poslanstvo-vizija-vrednote/.

7. Mercator d. d. (2017). Prevzeto 13 julij 2017 s Portal Mercatorgroup:

http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/uprava-druzbe/.

8. Mercator d. d. (2017). Povzeto dne 13. julij 2017 s Portal Mercatorgroup:

http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/zgodovina/.

9. Mercator d. d. (2017). Prevzeto dne 13. julij 2017 s Portal Mercatorgroup:

http://www.mercatorgroup.si/sl/o-skupini/integriran-sistem-vodenja/.

10. Možina, S., Kavčič B., Tavčar, M., Pučko, D., Ivanko, Š., Lipičnik, B., Gričar, J.,

Repovž, L., Vizjak, A., Vahčič, A., Rus, V., Bohinc, R. (1994). Management.

Radovljica: DIDAKTA založba.

11. Rosi, B., Sternad, M. (2010). Teorija sistemov. Celje: Fakulteta za logistiko.

12. Rozman, R., Mihelčič, M., Kovač, J. (2011). Sodobne teorije organizacij. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta v Ljubljani.

13. Tič, D., Strašek, V. (2004). Integracija sistema vodenja organizacije. Maribor:

YakYak.

14. Toplak, J. (2006). Ekonomika poslovnega sistema. Celje: Visoka komercialna šola

15. Turk, I. (1990). Uvod v ekonomiko poslovnega sistema. Ljubljana: Zveza društev

računovodskih in finančnih delavcev Slovenije.