UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Diplomsko delo

ORGANIZIRANJE POSLOVNEGA DOGODKA

Organization of a business event

Kandidatka: Snežana Tumara

Študijski program: visokošolski strokovni – Poslovna ekonomija 96'

Študijska usmeritev: marketing

Mentor/ica: prof. dr. Bruno Završnik

Jezikovno pregledal/a: Manca Ravnikar Romih

Študijsko leto: 2015/2016

Maribor, april 2016

ZAHVALA

Zahvaljujem se vsem, ki so kakorkoli pripomogli k nastajanju te diplomske naloge.

POVZETEK

Komunikacija nas spremlja od rojstva naprej, tako v zasebnem kot poslovnem življenju. Poznamo družbeno in poslovno komuniciranje. Slednje se od prvega loči po svoji ciljni naravnanosti, saj je namenjeno postavljanju ciljev organizacije in doseganju le-teh. Ločimo poslovno komuniciranje, ki poteka navzven, torej iz organizacije v zunanje okolje, in tisto, ki poteka znotraj organizacije. V tej diplomski nalogi se posvečamo tistemu, ki poteka navzven, natančneje, pišemo o organizaciji poslovnega dogodka kot o eni izmed vrst poslovnega komuniciranja, ki je namenjeno informiranju in vplivanju na omejeno število udeležencev.

Ker je poslovni svet že zdavnaj uvidel učinkovitost kongresov, seminarjev, konferenc in forumov kot sredstva za sodelovanje, izmenjavo izkušenj in skupnega učenja, ne čudi dejstvo, da narašča število poslovnih dogodkov in sodelovanj, ki podjetjem omogočajo vstop na nove trge, pomagajo pri ohranjanju dobrih odnosov z obstoječimi partnerji ter pri iskanju novih partnerjev, nudijo izdelke in storitve uporabnikom, spremljajo aktualne smernice ipd.

Organizacija brez vizije v komuniciranju je podjetje brez glasu. Obvladovanje veščin poslovnega komuniciranja je vitalnega pomena za dolgoročno uspešnost vsake organizacije. Brez strokovnega znanja, izkušenj, partnerske mreže in virov v organizaciji je težko, v nekaterih primerih celo nemogoče, organizirati in izpeljati dogodek na visoki ravni, zato tudi število storitvenih agencij, katerih glavna dejavnost je organizacija različnih dogodkov, narašča.

Ključne besede: komunikacija, poslovno komuniciranje, poslovni dogodek, agencija, organizacija.

ABSTRACT

Communication is a part of our lives from the day we are born, either in private or professional settings. We distinguish between social and business communication and what separates the latter from the former is its targeted use as it is intended to define organizational goals and help achieve them. We separate external business communication that is directed from the organization towards its external environment and internal business communication. In this diploma thesis, I will focus on external communication, specifically on managing business events as a type of business communication that is intended to inform and influence a limited number of attendees.

The business world has long understood the efficiency of meetings, seminars, conferences and forums as a means of collaboration, exchanging experience and fostering shared learning. Therefore, it is no surprise that there is an increasing number of business events and meetings that help companies enter new markets, maintain great relationships with existing partners or look for new partners, offer new products and services to consumers, keep up with the latest trends, etc.

ii

Organization without a communication vision is a company without a voice and well-developed business communication skills are vital to the long-term success of any organization. Without the professional skills, experience, partner networks and resources organizations find it difficult or in some cases even impossible to organize and execute a high-quality event, which is why the number of agencies that specialize in event management services is growing.

Key Words: communication, business communication, business event, agency, organization.

.

i

KAZALO

1 UVOD_________________________________________________________________________________ 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema _______________________________________________ 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave ____________________________________________________ 1 1.3 Predpostavke in omejitve __________________________________________________________ 1 1.4 Predvidene metode raziskovanja ____________________________________________________ 2

2 POSLOVNO KOMUNICIRANJE _____________________________________________________ 1 2.1 Vloga in namen poslovnega komuniciranja ____________________________________________ 1 2.2 Vrste poslovnega komuniciranja _____________________________________________________ 2 2.3 Komuniciranje kot vplivanje ________________________________________________________ 5

3 POSLOVNI DOGODEK KOT OBLIKA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA _______ 7 3.1 Definicija dogodka ________________________________________________________________ 7 3.2 Poslovni dogodek _________________________________________________________________ 9 3.3 Najpogostejši poslovni dogodki ____________________________________________________ 10

4 STROKOVNJAK ZA IZVEDBO – DA ALI NE? ____________________________________ 12

5 ZASNOVA, NAČRTOVANJE, PRIPRAVA IN IZVEDBA DOGODKA _____________ 14 5.1 Projekt: poslovni dogodek ________________________________________________________ 15

6 PRIMERI IZ PRAKSE – ORGANIZACIJA Z VIDIKA AGENCIJE ________________ 20 6.1 Konferenca za novinarje __________________________________________________________ 20

6.1.1 Primer organizacije novinarske konference _______________________________________ 20 6.2 Dogodek za poslovne partnerje ____________________________________________________ 26

6.2.1 Primer organizacije dogodka za partnerje ________________________________________ 26

7 SKLEP ______________________________________________________________________________ 38

LITERATURA IN VIRI __________________________________________________________________ 39

KAZALO SLIK

SLIKA 1: SESTAVINE KOMUNIKACIJSKEGA PROCESA ___________________________________________ 2 SLIKA 2: RAZMERJE MED UDELEŽENCI IN PROJEKTOM ________________________________________ 15

KAZALO TABEL

TABELA 1: OBLIKE INTERNEGA KOMUNICIRANJA IN NJIHOVE PREDNOSTI _________________________ 3 TABELA 2: SLOGI KOMUNICIRANJA IN VPLIVANJA V KOMUNICIRANJU ____________________________ 6 TABELA 3: KLASIFIKACIJA DOGODKOV ______________________________________________________ 8 TABELA 4: KLASIFIKACIJA POSLOVNIH DOGODKOV GLEDE NA CILJE ______________________________ 9 TABELA 5: NAČINI KOMUNICIRANJA GLEDE NA CILJNO JAVNOST _______________________________ 16

ii

SEZNAM OKRAJŠAV

1

1 UVOD

1.1 Opis področja in opredelitev problema

Kako najbolje predstaviti izdelek ali kako najučinkoviteje posredovati pomembno novico? Sta oglaševanje in sporočilo za javnost dovolj? Zaradi podobnosti izdelkov, ki so na voljo, vse večje zahtevnosti kupcev in njihovega, zaradi vsakodnevne množice marketinških obvestil, čedalje manjšega zaznavanja, lahko rečemo, da ne.

Poleg oglaševanja, neposrednega trženja, osebne prodaje, pospeševanja prodaje, sporočil za javnost in drugih oblik tržnega komuniciranja so poslovni dogodki učinkovito in prepoznavno komunikacijsko orodje in imajo pomembno vlogo pri doseganju želene ciljne skupine, saj z njo ustvarjajo zaupnejši stik.

1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave

Namen diplomskega dela je v teoretičnem delu najprej opredeliti poslovno komuniciranje, njegovo vlogo in namen, našteti njegove vrste in razložiti njegovo vplivanje na ciljne javnosti ter izpostaviti poslovni dogodek kot eno izmed oblik poslovnega komuniciranja.

V nadaljevanju razmišljamo o načinih organiziranja poslovnih dogodkov in o tem, ali je za organizacijo dogodkov bolje najeti specializiranega strokovnjaka ali ne.

Peto poglavje zajema posamezne korake izvedbe dogodkov, ki med drugim ponujajo odgovore na vprašanja, pomembna za organizacijo dogodkov:

- Zakaj dogodek? - Komu je namenjen? - Kdaj se bo zgodil? - Kje se bo zgodil? - Kaj se bo dogajalo?

Dokazali bomo, da s skrbnim načrtovanjem poslovnega dogodka lahko dosežemo določene odzive udeležencev, s promocijskimi dejavnostmi pred izvedbo dogodka in po njej pa lahko povečamo učinek samega dogodka ter s prenosom v virtualno okolje povečamo tudi njegovo opaznost.

1.3 Predpostavke in omejitve

V praktičnem delu diplomskega dela predstavljamo dva primera iz prakse. Izbrali smo si novinarsko konferenco in regijski dogodek za partnerje. Prvega smo uporabili za

2

posredovanje novice širši javnosti, drugega pa za večanje zvestobe partnerjev in njihovo izobraževanje. Omenjene predpostavke dokazujemo le na teh dveh primerih.

1.4 Predvidene metode raziskovanja

Cilje diplomskega dela bomo dokazovali na dveh študijah primera, organizacije novinarske konference in dogodka za partnerje.

Viri, uporabljeni pri izdelavi diplomskega dela, so knjige domačih in tujih avtorjev, spletni viri ter interna dokumentacija marketinške agencije.

1

2 POSLOVNO KOMUNICIRANJE

2.1 Vloga in namen poslovnega komuniciranja

Slovar slovenskega knjižnega jezika pravi, da komuniciranje pomeni izmenjavanje, posredovanje misli in informacij, komunikacija pa je sredstvo, ki vse to omogoča (Bajec, Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994).

Komunikacija je eden od pomembnejših elementov marketinškega spleta. Marketinško komuniciranje običajno predstavlja največji del celotnega komunikacijskega proračuna, velik del tega proračuna pa predstavlja tudi korporativno komuniciranje, ki ima svoje korenine v odnosih z javnostmi in čigar glavni namen je izobraziti vlagatelje, potrošnike in širšo javnost o poslovni organizaciji, kakšna le-ta je, kaj počne in za kaj se zavzema (Doyle, 2003).

Komuniciranje samo, brez namere, ni poslovno komuniciranje. Poslovno komuniciranje je ciljno početje, ki se ga lahko naučimo ter je vselej namenjeno postavljanju ciljev organizacije in doseganju le-teh.

Poslovno lahko komuniciramo na več načinov, tako zunaj podjetja, torej iz organizacije v okolje, kot znotraj podjetja, med ravnmi in funkcijami organizacije (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Vloga poslovnega komuniciranja, 2004).

Prav tako obstaja komunikacija, ki temelji na sistemu množičnega obveščanja, in tista, ki je namenjena bolj neposredni, medosebni komunikaciji. V najširšem pomenu zajema komunikacija prenos ali izmenjavo informacij s ciljnim občinstvom (Doyle, 2003).

Različne oblike komuniciranja omogočajo (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Vloga poslovnega komuniciranja, 2004):

- posredovanje in sprejemanje informacij, - medsebojno izmenjavo mnenj, - ohranjanje in vzdrževanje poslovnih in drugih stikov, - delovanje in prenos idej, zamisli, rešitev, - začenjanje, razvoj in končanje dela, - nabavo, prodajo, pogodbe, - pregled, usmerjanje in usklajevanje tržnih poslov, dejavnosti, - reševanje tekočih in potencialnih problemov, - raziskovalno in razvojno dejavnost itd.

Na kakšen način bomo komunicirali, je odvisno od namena in zastavljenega cilja. Poslovno komuniciranje je uspešno le, če doseže načrtovane cilje, zato morajo biti ti merljivi, dosegljivi in izzivni. Doseganje načrtovanih ciljev mora temeljiti na ustrezni strategiji komuniciranja, ki obsega dejavnosti (kaj in kako), urejenost (kdo, kdaj in kje) in sredstva (koliko). Vsi ti elementi morajo biti med seboj usklajeni, saj lahko le tako

2

pričakujemo uspeh (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Vloga poslovnega komuniciranja, 2004).

Poslovno komuniciranje pa mora biti tudi učinkovito, torej tako, ki daje kar največ rezultatov ob dani porabi virov, oziroma tako, ki dosega načrtovane rezultate ob minimalni porabi virov. Mera doseganja ciljev je uspešnost. Šteje torej dosežen cilj, opravljena naloga, ne pa obsežna in intenzivna komunikacijska dejavnost sama zase. Učinkovito poslovno komuniciranje ni nujno tudi uspešno komuniciranje (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Vloga poslovnega komuniciranja, 2004).

Skupek sestavin, ki zagotavljajo pretok informacij do prejemnika, imenujemo komunikacijski proces (Slika 1).

Slika 1: Sestavine komunikacijskega procesa

VIR: (Petričevič, Sestavine komunikacijskega procesa, 2010)

2.2 Vrste poslovnega komuniciranja

Po Doylu (Doyle, 2003) so temeljne vrste komunikacije sledeče:

One-to-many (Eden-mnogim) : uporablja se za komunikacijo z množico, kjer je vsebina iz enega zornega kota prek različnih kanalov posredovana množici. Ta oblika je primerna za posredovanje novic in drugih sporočil, kjer razprava in dialog nista potrebna. Ni interaktivna ali prilagojena posameznikom.

3

Many-to-one (Mnogi-enemu): je pogosto povezana s t. i. komunikacijo ena-na-ena. Primeri tovrstne konunikacije so brezplačna telefonska številka, vabilo za vrnitev priporočenih pošiljk ali gumb za odgovor na e-poštno spročilo.

One-to-one (Ena-na-ena): je najbolj intezivna komunikacijska izmenjava. Primera sta na primer prodajna predstavitev ali pogajanje o ceni. Primerna je za izdelke in storitve, ki temeljijo na vrednosti. Večina komunikacij ena-na-ena poteka iz oči v oči. Najbolj pogosta oblika na spletu je e-pošta, kjer kupec in prodajalec komunicirata neposredno.

Many-to-many (Mnogi-mnogim): splet je najpomembnejši trg za oblikovanje skupnosti, kot so spletni forumi, klepetalnice v realnem času (real-time chat rooms), spletne strani z blogi in razprave o vprašanjih skupnih zanimanj. Glavna vrednost takega komuniciranja je možnost izmenjave idej in izkušenj udeležencev.

Možina (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Vrste komuniciranja, 2004) pa vrste poslovnega komuniciranja deli na:

Interno komuniciranje, ki se uporablja za komuniciranje med zaposlenimi in boljše kot je, bolj zaposleni razumejo organizacijske cilje ter njihov pomen, hkrati pa so bolje pripravljeni za pojasnjevanje stališč organizacije v stikih z drugimi javnostmi. Nameni internega komuniciranja so identifikacija zaposlenih z organizacijo, socializacija zaposlenih, informiranje in izobraževanje, prepričevanje in animiranje, doseganje zvestobe in motivacije pri zaposlenih ter razvijanje pozitivnih medsebojnih odnosov. Interno komunikacijo dalje delimo na formalno, ki obsega medosebno komunikacijo in posredno publikacijo, in neformalno, ki načeloma poteka horizontalno med zaposlenimi (med posameznimi oddelki ter med nadrejenimi in podrejenimi). Pomembnejša oblika neformalne komunikacije so govorice, ki so pomemben vir informacij za zaposlene.

V preglednici so prikazane najpogostejše oblike internega komuniciranja in njihove prednosti (Tabela 1).

Tabela 1: Oblike internega komuniciranja in njihove prednosti

OBLIKA INTERNEGA KOMUNICIRANJA PREDNOSTI

Sestanki Povratna informacija, možnost takojšnjega posredovanja predlogov.

Oglasne table Kratke in jedrnate informacije.

Interno glasilo Pisna razlaga informacij, vsem omogočen dostop do enakih informacij.

Intranet Dostop do pomembnejših informacij, ki so potrebne za delo, sprotno aktualiziranje informacij, predvsem pravilnikov, navodil, seznamov zaposlenih in zakonodaje.

Internetne strani Splošno informiranje in možnost postavljanja vprašanj.

4

Elektronska pošta Dvosmerna komunikacija, povratna informacija.

Nabiralniki pripomb, pohval in predlogov Anonimno pridobivanje pozitivnih in negativnih povratnih informacij.

Dan odprtih vrat direktorja Neposredni stik vodstva z bazo.

Interno izobraževanje Osebnostna rast, možnost napredovanja in načrtovanja karierne rasti.

Družabna srečanja, tako interna kot z družinskimi člani in s poslovnimi partnerji

Neformalno medsebojno spoznavanje na ravni celotne organizacije, poglabljanje poslovnih vezi in utrjevanje medsebojnih odnosov.

Anketiranje Pridobivanje ciljno naravnane povratne informacije.

Korporativni blog (zaenkrat nadvse pogosta uporaba v tujini) in druga orodja digitalnega komuniciranja (npr. mikroblog)

Možnost dvo- in večsmerne komunikacije, takojšnje povratne informacije. Zaposleni kot anonimne osebe bolj odkrito komunicirajo. Pričakovati je treba tudi negativna mnenja in nanje odgovoriti. Težko nadzorujemo pogovore na spletu, lahko pa jih usmerjamo tako, da ne zanemarimo kanala, ki omogoča transparentno, avtentično in demokratično komuniciranje vseh upletenih.

Vir podatkov: (Kosi & Rom, 2009)

Eksterno komuniciranje, kjer gre za komunikacijo med organizacijo in javnostjo. Imenujemo jo tudi odnosi z javnostmi (ang. public relations, skrajšano PR). To delo običajno opravlja šolani strokovnjak ali oddelek, v manjših organizacijah pa vodstvo. Vloga eksternega komuniciranja je povečevanje ugleda podjetja in pospeševanje njegovega napredovanja, zato je način komunikacije z javnostmi zelo pomemben. Bolj kot količina vsebin je pomembna sama vsebina. K sredstvom eksterne komunikacije štejemo tisk, televizijo, radio in vse oblike oglaševanja, zato je priporočljivo, da s predstavniki medijev in novinarji ohranjamo dobre odnose. Za uspešno komunikacijo so bistvene tudi povratne informacije in odzivanje na sporočila, ki jih posredujemo javnosti, saj nam pokažejo, ali so nas prejemniki pravilno razumeli.

Krizno komuniciranje uporabljamo v času krize, ki jo razumemo kot nekaj nenačrtovanega in nezaželenega, je časovno omejena in negativno vpliva na organizacijo in njene zaposlene. Povzročijo jo lahko notranji ali zunanji dejavniki, v obeh primerih pa je bistveno, da vodstvo hitro sprejema odločitve in obvladuje prenašanje sporočil znotraj in zunaj organizacije. Posebno pozornost je treba nameniti komuniciranju z javnostmi, tako z mediji kot z internimi sredstvi obveščanja. Krizno urejanje odnosov z javnostmi obsega krizno načrtovanje, komuniciranje in pokrizno preverjanje odnosov. Kriza nima nujno le negativnega pomena, je hkrati nevarnost in priložnost za nov način razmišljanja, delovanja in poslovanja v organizaciji. Dobro je vedeti, kako se krizi izogniti oziroma kako jo izkoristiti v svoje dobro.

5

Tržno komuniciranje organizacija uporablja za komuniciranje s kupci in potrošniki. Poteka med osebami in ne med organizacijami. Je neločljiva sestavina tržne ponudbe ter obsega izdelke in storitve, pogoje trženja, tržne poti, tržnike in ponudbo. Njegov cilj je največja učinkovitost in uspešnost organizacije v delovanju do partnerjev (kupcev in dobaviteljev) ter do svojih tekmecev (obstoječih in potencialnih). Gre za informiranje udeležencev o trženjski ponudbi in trženjskih strategijah organizacije ter za vplivanje na udeležence, da bi ravnali v korist trženjskih ciljev organizacije. Poteka lahko na osebni ali neosebni ravni. Pri prvi gre za komuniciranje med dvema ali več osebno znanimi udeleženci (npr. prodajni ali nabavni razgovor), pri drugi pa za osebno neznanimi udeleženci (npr. oglas v časopisu). V potrošnem trženju prevladuje neosebno komuniciranje.

Potočnik (Potočnik, 2004) pravi, da je učinkovito tržno komuniciranje odločilni dejavnik uspešnosti trženjske strategije organizacij, ki z aktivnostmi oglaševanja, osebne prodaje, neposrednega in elektronskega trženja, odnosov z javnostmi in pospeševanja prodaje posredujejo informacije o svojih izdelkih, storitvah in idejah, o svoji dejavnosti in zaposlenih. Ni vprašljivo, ali naj komunicira, temveč komu, kaj in kako pogosto naj sporoča. Meni, da je za organizacijo pomembno vsaj zaradi treh razlogov:

1. je bistvena sestavina strateškega pozicioniranja podjetja, 2. odločilno vpliva na informiranje in prepričevanje kupcev, da kupujejo izdelke in

storitve prav te organizacije, in 3. zato, ker ustvarja zveste kupce, če so bili z izdelki in s storitvami zadovoljni.

Pri tržnem komuniciranju naj na kratko omenimo še donosnost naložb v trženje, ki pomeni ustvarjanje pozitivne vrednosti poslovanja ali blagovne znamke. Obstajati mora jasna meja med komuniciranjem in poslovnimi rezultati. Za merjenje poslovne uspešnosti in stroškovne učinkovitosti je treba natančno opredeliti kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne cilje ter določiti, kaj pomeni donosnost (Young & Lucy, 2008).

Multimedijsko sporočanje je komuniciranje s pomočjo mobilnega telefona, radia, televizije in spleta. Komunicira se torej z besedo, s sliko in z zvokom. Tipično občinstvo je zbrano »na razdalji«.

2.3 Komuniciranje kot vplivanje

Prednostna naloga poslovnega komuniciranja je vplivanje na sogovornika. Če želimo, da je poslovna komunikacija uspešna, moramo na sogovornike (posameznike ali skupine) vplivati tako, da bodo ti spremenili svoja stališča in delovanje v korist doseganja zastavljenih ciljev naše organizacije. Upoštevati je treba vedenjske značilnosti ljudi, saj se vsakdo od nas v različnih položajih različno obnaša, hkrati pa večinoma sprejemamo le tiste vplive, ki so v skladni z našimi zanimanji, ta pa izhajajo iz lastnih nepotešenih potreb. Vedenje je posledica odločanja med želenimi koristmi in možnimi nezaželenimi izgubami. Uspešno je torej tisto komuniciranje, kjer s spodbudami za potešitev obstoječih ali novih potreb uspemo vplivati na delovanje in vedenje sogovornikov (Možina, Tavčar, Zupan, & Kneževič, Komuniciranje kot vplivanje, 2004).

6

Za doseganje tega imamo na voljo več slogov, ki jih prikazujemo v preglednici na strani 6 (Tabela 2).

Tabela 2: Slogi komuniciranja in vplivanja v komuniciranju

SLOG KOMUNICIRANJA VPLIVANJE V KOMUNICIRANJU

Vodja odloči in sporoči svojo odločitev. Avtoritarno vodenje – o vsem odloča vodja, ki ne dopušča nobene razprave.

Vodja proda odločitev sodelavcem. Avtoritarno vodenje – vodja prepriča sodelavce o pravilnosti svoje odločitve.

Vodja predloži zamisel in spodbuja vprašanja. Delno avtoritarno vodenje – vodja predlaga in želi povratno informacijo v obliki vprašanj, na katera daje ustrezne odgovore.

Vodja predloži možne rešitve in dopušča spremembe predlogov.

Sodelovalno vodenje – vodja sicer predlaga, a so njegovi predlogi le eni od predlogov sodelavcev.

Vodja predloži zadevo, zbere predloge in odloči. Sodelovalno vodenje – vodja predstavi problem in nalogo, nato na osnovi dobljenih predlogov izbere in potrdi najboljšega.

Vodja določi meje in postavi delovne skupine za urejanje zadev.

Vodja določi samo pogoje in okvirne omejitve, ostalo prepusti samostojnosti in ustvarjalnosti sodelavcev.

Vodja dovoljuje samostojno delovanje sodelavcem v okviru danih pooblastil.

Vodja popolnoma zaupa sodelavcem, razdeli jim naloge in zahteva prevzem odgovornosti.

Vir podatkov: (Kosi & Rom, Slogi komuniciranja in vplivanja v komuniciranju, 2009).

7

3 POSLOVNI DOGODEK KOT OBLIKA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA

3.1 Definicija dogodka

V Slovarju slovenskega knjižnega jezika najdemo razlago, da je dogodek nekaj, kar se zgodi (Bajec, 1994). Rečemo lahko, da je življenje sestavljeno iz zaporedja različnih dogodkov, torej vsega, kar se nam zgodi oziroma dogaja. Nekateri dogodki se dogajajo spontano in nanje nimamo vpliva, spet drugi so načrtovani in pripravljeni vnaprej. V nadaljevanju obravnavamo te slednje, načrtovane dogodke.

Kotler (Kotler, 1996) pravi, da z organizacijo posebnih dogodkov podjetja pritegnejo pozornost na nove izdelke ali druge dejavnosti. Kot posebne dogodke opredeljuje dogodke, ki bodo dosegli želeno ciljno javnost. Sem sodijo novinarske konference, seminarji, izleti, razstave, tekmovanja in natečaji, obletnice ter sponzorstva kulturnih in športnih dogodkov.

Posebni dogodki so torej načrtovane in organizirane priložnosti, ki vsebujejo organizacijske cilje in niso del običajnih aktivnosti vsakdanjega življenja. Razvrščamo jih glede na velikost, vsebino in namen, ciljne skupine ali pa na konkretne cilje investitorja.

Imajo pa tudi skupne značilnosti, ki so (Novak, Uvod v upravljanje dogodkov, 2009):

Namenskost: zgodijo se samo zaradi investitorjevega posebnega namena in niso rutinski ali vsakdanji.

Načrtovanje: zanje je značilno podrobno načrtovanje, ki se začne s potrebo po dogodku, nadaljuje pa z raziskavo za izvedbo dogodka, zasnovo in s pripravo.

Edinstvenost: vsak dogodek je drugačen, ne glede na to, ali se zgodi z enakim namenom in cilji za enako ciljno skupino.

Minljivost: gre za enkraten dogodek in ne traja v nedogled.

Fizičnost: dogodek se zgodi tudi fizično na izbranem prizorišču, ne glede na to, ali kanal komuniciranja ni osebni stik, temveč sodobna tehnologija (videokonference).

Neotipljivost: dogodkov ne moremo fizično potipati, saj se pravzaprav zgodijo v glavah ljudi. Ko se končajo, obstajajo le kot spomin, ki ga lahko obudimo s fotografijami, videoposnetki ipd.

Interaktivnost: gre za druženja manjšega ali večjega števila ljudi, pri čemer prihaja do različnih interakcij.

Obrednost: obredi in ceremonije so arhetipi starodavnih dogodkov, njihovi elementi pa se kažejo v posebnih dogodkih (športni dogodki se končajo s ceremonialom).

8

Doživetje: dogodek je posebno doživetje. Če je dogodek vse, kar se zgodi, je doživetje vse, kar doživi posameznik. Posebno doživetje pa je značilnost posebnih dogodkov.

Tabela 3: Klasifikacija dogodkov

Vrsta dogodkov Namen Cilji Ciljna javnost Primeri

Dogodki izobraževalne narave (konference, kongresi, seminarji)

Izmenjava informacij, novosti, izkušenj posamezne stroke in druženje ljudi, ustvarjanje dobička na trgu

Potrjevanje, prepoznavanje, uveljavljanje in pozicioniranje stroke v širšem družbenem okviru; pozicioniranje vplivnih strokovnjakov; predstavitev novih spoznanj, dognanj in napredka stroke širši javnosti

Ljudje iz stroke, poslovna javnost (uporabniki storitev), akademska sfera (pomembna za posamezno stroko) in mediji

Konferenca Event management, Slovenska marketinška konferenca, srečanje zdravnikov, Forum Slovenske turistične organizacije

Komercialni dogodki (sejmi, »semplingi«, promocijska prodaja, predstavitev izdelkov ali storitev)

Promocija oziroma pospeševanje prodaje

Predstavitev, pritegnitev pozornosti, prepoznavanje, pozicioniranje na trgu, razprodaja zalog in zvišanje dobička

Odvisno od dogodka – vabljena je specifična ali širša javnost

Mednarodni obrtni sejem, EIBTM v Barceloni, promocija v nakupovalnem središču

Korporativni dogodki (skupščine delničarjev, novinarske konference, praznovanja, dogodki za utrjevanje ugleda in javne podobe, dogodki za dvig zvestobe deležnikov)

Namen je odvisen od posameznega dogodka – če gre za skupščino, je namen administrativen, če gre za novinarsko konferenco, je namen nekaj sporočiti širši javnosti po medijih, če gre za praznovanje oziroma dogodke za gradnjo javne podobe ali zvestobe, je namen grajenje in ohranjanje odnosov ter zaupanja

Aktivnost skupščine, obveščenost (lastnikov, zaposlenih, ciljne javnosti …), promocija, organizacije, izboljšanje spoštovanja in zaupanja

Različna ciljna javnost, odvisno od tipa dogodka – delničarji, zaposleni, finančni posredniki, poslovni partnerji, širša javnost (po medijih), vlada, lokalna skupnost …

Skupščina delničarjev, dogodek za novinarje, novoletne zabave, teambuilding, predstavitve novosti, dogodek za prodajno mrežo

Politični dogodki (shodi, kongresi, konvencije, shodi političnih strank in predvolilne kampanje, volitve)

Promocija političnih idej ali udejanjanje državljanskih pravic

Pridobivanje članov in volivcev, oddajanje glasov

Različne in težko opredeljive

Promocijska stojnica na Prešernovem trgu, volitve v Evropski parlament

Kulturni dogodki (razstave, koncerti, predstave, festivali,

Zadovoljiti duhovne, kulturne in izobraževalne potrebe

Promocija kulture, zabava, ponujanje ekskluzive …

Splošna javnost, ki jo vsebina dogodka zanima, ima od nje

Odprtje razstave ob 200-letnici Ilirskih provinc Napoleon rezhe, Iliria vstan! v

9

turistične prireditve in tematski dogodki)

obiskovalcev, tudi dobiček

koristi, goji čut za estetiko ipd.

mestnem muzeju Ljubljana

Športni dogodki (tekmovanja, s športom povezana odprtja, podelitve ali sklepni deli)

Zabava in/ali posel Promocija športa in njegovih akterjev ter zabava

Različne vrste vabljene javnosti – splošna javnost (po medijih), legende športa, poslovna javnost, mediji

Explosion of Fun v Kranjski Gori, poleti v Planici, Zlata lisica, Ljubljanski maraton, Barcolana

Dobrodelni dogodki Družbena korist Družbeno delo, izboljšanje ugleda in širše družbene zavesti

Vabljeni predvsem člani dobrodelnih združenj, donatorji in mediji

Dogodki klubov (Lyons ali Rotary)

Vir podatkov: (Novak, Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov, 2009).

3.2 Poslovni dogodek

Poslovni dogodki so dogodki, ki jih za doseganje svojih organizacijskih ciljev organizirajo organizacije. Ker so komercialni ali korporativni dogodki najpogostejši, njihovo število pa se bo v prihodnosti še povečevalo, se bomo v tej diplomski nalogi osredotočili ravno na te dogodke.

V prejšnjem poglavju smo pisali o poslovnem komuniciranju, v tem poglavju pa nadaljujemo s poslovnim dogodkom kot najučinkovitejšo metodo za prepričevanje ciljne javnosti.

Poslovni dogodki niso le dogodki, ki jih organizirajo podjetja, temveč so to vsi dogodki, ki jih načrtujemo s ciljem koristi za organizacijo. Največkrat se koristi pokažejo s promocijskim učinkom po dogodku (Novak, 2009).

Tabela 4: Klasifikacija poslovnih dogodkov glede na cilje

Vrsta dogodka Cilji Primer Organizator

Administrativni Izpolnjevanje obveznosti do deležnikov

Skupščina delničarjev Tajništvo uprave

Kadrovski Izboljšanje storilnosti in motivacije

Izobraževanje zaposlenih, teambuilding

Kadrovska služba, tajništvo uprave

Prodajni Prodaja ali povečanje prodaje

Nastopi na sejmih, prodaja na stojnicah

Prodajna služba

Promocijski Izboljšanje prepoznavnosti, vrednosti blagovne znamke

Novinarske konference, dogodki za medije, sponzorstva

Prodajna služba

Lojalnostni Večja zvestoba deležnikov Dogodki za zaposlene in poslovne partnerje ali prodajno mrežo

Prodajna služba

10

Profitni Ustvarjanje dobička Plačljivi dogodki za trg Poseben oddelek ali podjetje

Vir podatkov: (Novak, Klasifikacija poslovnih dogodkov glede na cilj, 2009).

3.3 Najpogostejši poslovni dogodki

Novak in drugi (Novak, 2009) razvrščajo najpogostejše poslovne dogodke tako:

Administrativni dogodki: sem uvrščamo skupščine. Dogodek se zgodi zaradi izpolnjevanja obveznosti do udeležencev (npr. sprejemanje letnih programov, izvolitev in razreševanje članov uprave ipd.) in zahteva precej organizacijskih spretnosti, čeprav se na prvi pogled ne zdi tako. Treba je zagotoviti navzočnost večine, obveščenost članov, pijačo itd.

Kadrovski dogodki: so dogodki za izboljšanje storilnosti in motivacije. Mednje štejemo čedalje bolj priljubljene teambuildinge, ki imajo predvsem zvestobne učinke.

Prodajni dogodki: organiziramo jih zaradi prodaje ali povečanje prodaje. Najpogostejši tovrstni dogodki so sodelovanja na sejmih.

Promocijski dogodki: tovrstne dogodke organiziramo predvsem, ko želimo širši javnosti prek medijev sporočiti novost (npr. novinarska konferenca) ali ko želimo privabiti nove kupce (npr. sponzorstva na športnih in drugih javnih prireditvah).

Lojalnostni dogodki: gre za dogodke, ki so namenjeni predvsem poslovnim partnerjem in zaposlenim. Njihov glavni namen je dvig zvestobe udeležencev ter zunanja podoba organizacije (ang. image). Dogodki za vsako posamezno ciljno javnost se razlikujejo, zato vsak zahteva svoj pristop. Za vse pa velja, da je pomembna dobra udeležba, kar je mogoče doseči z načinom vabljenja, z različnimi elementi presenečenja in darilom pa presežemo pričakovanja udeležencev. Po dogodku sledi zahvala in lep spomin (fotografije).

Profitni dogodki: organiziramo jih z namenom prodaje na trgu in z željo po ustvarjanju dobička. Lahko so kulturni (koncerti, plesni spektakli, gledališče), športni (nogometna tekma, boks), izobraževalni (strokovni seminarji, predavanja marketinških gurujev), vse več pa je tudi inovativnih spektaklov, ki ponujajo posebna doživetja za udeležence (avto-moto predstave).

Dobri dogodki so le tisti, ki vplivajo na posameznike tako, da ti spremenijo svoj odnos, mnenje, potrošne navade ipd. v korist organizacije. Na vsakem dogodku lahko s pravim pristopom ustvarimo doživetja in vplivamo na čustva. Vsem je skupna živa izkušnja, ki ima večjo spominsko in čustveno vrednost, kot jo imajo oglaševanje, odnosi z javnostmi idr. Primerljivi so mogoče le z osebno prodajo, vendar ima ta pomanjkljivost odkrite tržne naravnanosti, ki je pri dogodkih bolj subtilna. Poleg tega pri osebni prodaji ni navdušenosti množice. Dogodek je v osnovi okvir za upravljanje izkušenj potrošnikov. Če želimo upravljati z izkušnjami potrošnikov prek dogodkov, se moramo najprej zavedati,

11

kaj dogodek je, komu je namenjen, v kolikšni meri je pod našim nadzorom in kaj je pri njem sploh pomembno.

V šestem poglavju diplomskega dela bomo podrobneje opredelili konferenco za novinarje in dogodek za poslovne partnerje.

12

4 STROKOVNJAK ZA IZVEDBO – DA ALI NE?

Organizacija dogodkov je eden najuspešnejših načinov vključevanja potrošnikov v blagovno znamko na osebni ravni in spodbujanja samodejnega širjenja govoric.

Organizacija različnih promocijskih in ostalih dogodkov ni nekaj, kar je namenjeno le velikim podjetjem. Vse pogosteje se tudi manjše organizacije odločajo za ta način komuniciranja s svojo ciljno publiko, ker očitno prinaša rezultate. Edina razlika, v kolikor sploh obstaja, je proračun (ang. budget), s katerim te organizacije razpolagajo.

Vsak dogodek, od sestanka do večjih dogodkov, katerih cilj je krepitev blagovne znamke, lahko pripravi organizacija sama, če razpolaga z zadostnim strokovnim znanjem, izkušnjami, časom itd.

Morda deluje enostavno, toda priprava dogodka zahteva resno delo in načrtovanje, tudi najmanjših podrobnosti, a vse v sklopu predvidenega proračuna in v skladu s cilji, ki jih organizacija želi doseči.

Zaradi trenutnih razmer na trgu in v želji privarčevati čim več sredstev nekatere organizacije izvedbo dogodkov prepuščajo svojim zaposlenim, ki za uspešno izvedbo nimajo ne potrebnega znanja ne izkušenj. Ker zaposleni niso vešči organizacije dogodkov, jim to povzroča stres, nepotrebno izgubo časa in s tem denarja, vse to pa lahko vodi k napakam, ki velikokrat privedejo do neželenih rezultatov oziroma slabega dogodka.

Največkrat premalo časa namenijo pravim vprašanjem na začetku načrtovanja. Vsakič si je treba postaviti konkreten cilj in se vprašati, kakšen je namen dogodka ter kdo je ciljna skupina. Pri izvedbi se je treba držati načrta ter hkrati ohraniti dovolj manevrskega prostora za improviziranje, če ugotovimo, da ima začetni načrt pomanjkljivosti. Dogodek je od ideje do končne analize uspešen le ob prilagajanju potrebam njegovih udeležencev.

Da je dogodek lahko uspešen, mora biti ravno prav dolg, gostiti mora zanimive goste, privabiti ustrezno število udeležencev, zadovoljiti gurmanske zahteve, imeti program, ki ustreza investitorju in njegovim vsebinam, ustrezno ga je treba skomunicirati, oglaševati in pozicionirati.

Lahko organizacija to naredi sama? Ali je bolje najeti strokovnjake, ki razpolagajo z znanjem in izkušnjami s tega področja, s stiki dobaviteljev, izvajalcev, novinarjev in urednikov, zaradi večkratnega sodelovanja z dobavitelji pa tudi z ugodnejšimi pogoji zakupa in najema?

Vsaka organizacija mora sama sprejeti odločitev, ali zadevo izpelje sama in s tem morebiti izgubi čas, ki bi ga zaposleni lahko namenili drugim pomembnim poslovnim aktivnostim, ter privarčuje nekaj proračuna ali vse skupaj prepusti strokovnjakom, porabi mogoče nekoliko več denarnih sredstev, toda v zameno dobi vrhunsko izveden dogodek, ki bo zadovoljil ali celo presegel pričakovanja organizatorja in udeležencev.

13

Primer domače zabave:

Včasih se pri raznovrstnih praznovanjih, kot so okrogle obletnice in rojstni dnevi otrok, odločimo, da bomo celotno organizacijo izpeljali sami.

Kot primer vzemimo zabavo po končanem študiju. Odločili smo se, da bomo uspešen zaključek šolanja praznovali s svojimi domačimi in prijatelji doma. Zakaj bi po nepotrebnem zapravljali denar za najem gostinskega lokala in ostale gostinske ponudbe, ko pa lahko vse pripravimo sami?

Sami lahko nakupimo potrebne dobrine, pripravimo prigrizke, okrastimo domači prostor in tako precej privarčujemo, saj dobro vemo, da so cene v gostinskih lokalih precej višje kot v trgovini. In tako se dan pred zabavo odpravimo v trgovino, nakupimo potrebne izdelke ter po vrnitvi domov pričnemo urejati prostor. Vse skupaj nam sicer vzame precej časa, ki bi ga lahko drugače namenili drugim dejavnostim, denimo obisku frizerskega salona, a po drugi strani nas veseli misel, da smo se izognili nepotrebnim stroškom najetih storitev in bomo ta sredstva raje namenili za kaj drugega.

Naslednji dan, torej na dan zabave, začnemo s pripravo prigrizkov, ker seveda želimo, da je hrana sveža in še topla. Cel dan namenimo pripravi, vmes se na hitro uredimo, ker seveda prej ni bilo časa, saj smo ravno na dan zabave ugotovili, da smo dan prej pozabili kupiti najljubšo pijačo dobrega prijatelja. Ker zabavo organiziramo čez vikend, nam je ponovni obisk trgovine vzel veliko časa. V trgovini je bila gneča, saj so ravno tisti vikend nudili poseben popust na senčnike, kar smo seveda spregledali, saj med delavniki nismo imeli časa prelistati vseh letakov in pregledati ali preposlušati vseh televizijskih in radijskih oglasnih sporočil. In tako smo zaradi pomanjkanja časa primorani pohiteti s pripravo, saj bodo gostje vsak čas prišli. V vsej tej zmedi in naglici seveda pozabimo na pol stvari, ki smo jih nameravali pripraviti, torta nam ne uspe tako, kot smo si zamislili, toda časa za popravek ni.

Na koncu nam le nekako uspe vse pripraviti in dočakati goste. Ko že mislimo, da se lahko prepustimo zabavi, ugotovimo, da bomo cel večer hrano in pijačo stregli sami. Naslednji dan, ko bi lahko počivali, pa je čas za pospravljanje. In takrat si rečemo, da bomo naslednjo zabavo organizirali v bližnjem gostinskem lokalu, kjer bodo poskrbeli za pogostitev in postrežbo, hkrati pa poskrbeli za red in čistočo. Res je, da bomo najverjetneje zapravili več denarja, res pa je tudi, da bomo bolj spočiti, hkrati pa bomo imeli več časa za sproščeno druženje in uživanje, ki se ga bomo z veseljem spominjali. Na nas je, da presodimo, kaj nam pomeni več.

Enako se lahko vprašamo pri organiziranju poslovnega dogodka. Bi raje privarčevali in mogoče tvegali neuspešen dogodek ali bi raje več proračuna namenili za najem strokovnjakov in tako posledično poskrbeli za odlično izkušnjo udeležencev?

14

5 ZASNOVA, NAČRTOVANJE, PRIPRAVA IN IZVEDBA DOGODKA

Kot smo že v prejšnjem poglavju omenili, zahteva priprava dogodka resno delo in načrtovanje, tudi najmanjših podrobnosti, a vse v sklopu predvidenega proračuna in v skladu s cilji, ki jih organizacija želi doseči.

Gre za projektno vodenje, ki ga vodi projektni vodja, tj. oseba, ki je odgovorna za uresničitev ciljev projekta.

Prusnik (Prusnik, 1991) pravi, da je projekt materializirana ideja v določenem času in bo po svoji uresničitvi lahko spremenil način dosedanjega življenja. Sestavljajo ga aktivnosti, kjer vhodne vire spremenimo v neko višjo vrednost, izdelek ali storitev. V našem primeru v dogodek. Za vsako aktivnost moramo določiti cilj, prav tako delovne rezultate. Projekt je torej rezultat dela vsake aktivnosti.

Obvladovanje projekta je sestavljeno iz (Moderna organizacija v okviru Univerze v Mariboru, 2008):

- prepoznavanja zahtev, - določanja jasnih in uresničljivih ciljev, - uravnoteženja izključujočih (konkurenčnih) zahtev glede na kakovost, obseg, čas

in stroške: uravnoteženje teh treh dejavnikov vpliva na kakovost projekta. S kakovostno izvedenimi projekti dobimo na koncu zahtevani izdelek, storitev ali rezultat v okviru načrtovanega obsega, pravočasno in z odobrenimi stroški,

- prilagajanja specifikacij, načrtov in prijemov kot posledice raznolikih vidikov in pričakovanj različnih udeležencev projekta.

15

Slika 2: Razmerje med udeleženci in projektom

VIR: (Moderna organizacija v okviru Univerze v Mariboru, 2008)

5.1 Projekt: poslovni dogodek

Pri upravljanju dogodka moramo vedno odgovoriti na pet Goldblattovih vprašanj, znanih kot pet W-jev (Novak, 2009):

WHY – Zakaj se bo dogodek zgodil?

Dogodek mora biti vedno v skladu z vizijo in s poslanstvom podjetja. Pred dogodkom vedno proučimo svoje namene za izvedbo dogodka in določimo konkretne cilje, ki jih želimo doseči, npr. dobiček, zabava, izboljšanje prodaje, dvig zvestobe itd.

WHO – Kdo je deležnik dogodka?

Za vsak dogodek moramo določiti ciljne javnosti, za katere nato natančno opredelimo še njihove značilnosti – demografsko strukturo, želje, potrebe, pričakovanja ipd. Vsaka ciljna javnost ima svoje značilnosti, zato moramo za vsako posebej pripraviti program in izbrati način komuniciranja z njimi pred dogodkom, na in po njem.

16

Tabela 5: Načini komuniciranja glede na ciljno javnost

Vrste ciljne javnosti Stopnja zahtevnosti Način komuniciranja

Interna javnost

(zaposleni in partnerji)

Malo do srednje zahtevna Neposredno in neformalno, dovolimo si lahko največ preizkušanja.

Poslovne javnosti

(stranke na promocijskem dogodku)

Srednje do zelo zahtevna Komuniciramo formalno in sproščeno, sporočamo po različnih kanalih in z elementi, v katere zavijemo sporočilo.

Mediji

(na novinarskem dogodku)

Zelo zahtevna Sporočamo ključne informacije, ki jih želijo slišati, brez olepševanja, komuniciramo z dejanji, obravnavamo jih kot VIP-goste.

VIP-javnost

(ključni kupci, politiki, znane osebnosti)

Zelo zahtevna Komuniciramo z dejanji – rezervacija parkirnih mest, stolov v prvi vrsti oziroma najboljše mize, posebej jih pozdravimo … Ves čas dajemo občutek, da so VIP-gosti, hkrati moramo poskrbeti, da se lahko sprostijo med družabnim delom.

Splošna javnost

(obiskovalci javnih prireditev)

Manj zahtevna Nagovarjamo neformalno, neposredno, splošno.

Lokalna javnost

(obiskovalci lokalnih prireditev)

Srednje zahtevna Nagovarjamo neformalno, neposredno, spoštljivo.

Vir podatkov: (Kosi & Rom, 2009).

WHEN – Kdaj bo dogodek?

Premišljena izbira termina je ključna za dobro udeležbo na dogodku in za učinkovit prenos sporočila, saj udeleženci niso vedno enako dovzetni za prihod na dogodek ali prejemanje sporočil. Pri določitvi termina moramo vedno preveriti, ali se na isti dan, ob podobni uri ne dogaja kaj podobnega za isto ciljno skupino.

WHERE – Kje se bo dogodek zgodil?

Prizorišče ni le kraj, kjer se bo dogodek zgodil, temveč tudi statusni simbol, ki lahko dopolnjuje sporočilo dogodka. Vsak dogodek ima prizorišče, ki ustreza njegovemu namenu, ciljni javnosti, terminu in programu. Določimo ga v fazi kreativne zasnove.

WHAT – Kaj se bo dogajalo?

Gre za vsebino dogodka, ki jo določimo glede na ciljno javnost, namen dogodka in sporočila, ki ga želimo prenesti. Na splošno določimo osrednjo temo in rdečo nit prireditve, pa tudi kako bomo na dogodku komunicirali osrednje sporočilo, ki ga želimo prenesti (tega smo določili pri vprašanju WHY).

17

Če želimo uspešen dogodek, s katerim dosežemo ali presežemo želene cilje organizacije, si moramo vsakič pripraviti osnovna izhodišča zanj. Z raziskavo si najprej odgovorimo na osnovna vprašanja (zakaj, kdo, kdaj, kje, kaj), nato ugotovimo prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti dogodka (analiza SWOT) ter s študijo izvedljivosti podrobneje premislimo glede zahtevnosti projekta, vseh stroškov in koristi, ki jih dogodek prinaša. V tej fazi pripravimo prvi osnutek proračuna in program, ki nam kasneje služi kot izhodišče za finančno in vsebinsko zasnovo dogodka (Novak, 2009).

Dogodek je smiseln le, če z njim ustvarimo presežek koristi nad stroški. Stroške in koristi lahko ovrednotimo v kvantitativnih finančnih kazalcih (dobiček) ali nefinančnih parametrih, kot so zabava, izboljšanje ugleda, povečanje zvestobe, promocija v javnosti ipd. Z ovrednotenjem se prične finančno upravljanje dogodka, torej proces, ki traja ves čas projekta, od študije izvedljivosti do zaključnega poročila. Proces tvori prepoznavanje in upravljanje stroškov in prihodkov projekta, nadzor stroškov in prihodkov, spremljanje finančnega toka, priprava različnih vrst proračunov, vmesnih in končnih finančnih poročil ter drugih dokumentov. Poleg vsega pa moramo pri vsem tem dosledno upoštevati še davčno zakonodajo in računovodsko prakso (Novak, 2009).

Naslednja faza je zasnova dogodka, ki je hkrati najbolj ustvarjalna. V tej fazi pripravimo natačen koncept dogodka, ki vključuje program, izbiro prizorišča, scenografijo in druge elemente, ki vplivajo na celostno podobo dogodka. Zasnova temelji na raziskavi, ki nam je dala izhodišča in se dopolnjuje s finančnim načrtovanjem. Končni rezultat je scenarij dogodka, v katerem se zapiše natančen potek vsebinskega dela in predvidi premikanje obiskovalcev po prizorišču. Cilj vsake zasnove naj bi bil ustvarjanje izjemnih doživetij za obiskovalce (Novak, 2009).

Z zasnovo dogodka pridemo do scenarija dogodka in proračuna, ki smo ga sproti prilagajali spremembam pri nastopajočih in drugih elementih dogodka. Gre za dokončen koncept dogodka, ki ga v jedru ne bomo več spreminjali. Seveda koncept dogodka nikoli ni povsem dokončen, zasnova dogodka pa se pogosto ne konča do prireditve. Narava organizacije dogodkov je pač taka, da moramo biti kljub natančnim izhodiščem, dobri zasnovi in vestnemu načrtovanju vedno pripravljeni na improvizacijo in prilagajanje trenutnim razmeram (Novak, 2009).

Načrtovanje in priprava dogodka sta ločeni, vendar tesno prepleteni fazi. V širšem pomenu se načrtovanje dogodka začne že s študijo izvedljivosti in z zasnovo, kjer smo dogovorili vsebino dogodka in določili osnovne sestavine, sledi pa še natančna opredelitev vsega, kar potrebujemo za dogodek, priprava in koordinacija za izvedbo. Upoštevati je treba vse, tudi najmanjše podrobnosti, ki se nanašajo na posamezne dele dogodka, hkrati pa moramo biti dovolj prilagodljivi in upoštevati tudi spremembe, ki se dogajajo sproti. Identifikacija vsebin ter koordinacija kadrovskih, tehničnih in administrativnih vsebin ter ukrepov, potrebnih za izvedbo, je najbolj dolgotrajen in zahteven del upravljanja dogodkov. Kot tak potrebuje tudi dober sistem nadzora. Strateško načrtovanje je nadzorovanje in nadzor nad pripravo dogodka navadno opravljamo na podlagi projektne knjige, sestavljene iz kadrovskih podatkov, proceduralnih zahtev, logistično-časovnega načrtovanja in vsebinskih izvedbenih načrtov za posamezne sklope (trženje, nastopajoči, scenografija itd.). (Novak, 2009).

18

Projektna knjiga lahko vsebuje nekatere ali vse spodnje elemente (Novak, 2009):

- osnovne informacije o dogodku s ključnimi datumi in z osnovnim programom, - seznam ljudi v organizacijskem odboru in stikov, - postopke za odločanje in zagotavljanje kakovosti, - seznam opravil z roki za izvedbo, - izvedbeni načrti za posamezne sklope, - seznam nastopajočih in njihovih nalog (moderatorji, glasbeniki itd.), - seznam podizvajalcev in njihovih nalog (varnostna služba, prizorišče itd.), - tloris prizorišča, navodila za pot do prizorišča in načrt toka udeležencev, - časovnica z opravili na dan dogodka, - scenarij prireditve, - opomniki.

Priprava dogodka pomeni organizacijo dogodka v ožjem pomenu besede. Gre za uresničevanje vsega, kar smo si začrtali v fazi načrtovanja. Vedno se začne s sestankom, na katerem predstavimo potek dela, določimo naloge in odgovornosti posameznikov, uvedemo sistem komunikacije in pojasnimo nejasnosti. Pri manjših dogodkih je lahko organizacijska ekipa sestavljena samo iz dveh oseb, pri večjih pa imamo lahko tudi organizacijski odbor iz 10 ali več oseb (Novak, 2009).

Načrtovanje in priprava dogodkov sta kompleksen in dolgotrajen proces, v katerem je treba evidentirati in zagotoviti elemente, potrebne za izvedbo dogodka. V tej fazi moramo pomisliti na vse podrobnosti dogodka v zvezi s prizoriščem, z nastopajočimi, s tehničnimi zahtevami, scenografijo itd. Posebej je pomembno, da predvidimo kritične točke, na katerih se lahko kaj zaplete na dan prireditve, in se na to ustrezno pripravimo. Dobro načrtovanje in pripravo zagotovimo s stalno komunikacijo z vsemi deležniki, upravljanjem pogodb, predvsem pa s stalnim nadzorom nad delom organizacijske ekipe, ki ga zagotavljamo s projektno knjigo, v kateri so zapisana opravila, roki za izvedbo in izvedbeni načrti po posameznih sklopih (Novak, 2009).

Dan dogodka mora biti dan, na katerem se poplača ves trud, ki ga investitor, upravljavec dogodka in vsa ekipa vložijo v zasnovo in pripravo. Gre za uresničitev scenarija, ki smo ga pripravili v fazah raziskave, zasnove, načrtovanja in priprave. Predvsem slednja dva elementa sta zelo pomembna za izvedbo, saj moramo že v fazi načrtovanja natančno predvideti ves potek in dogajanje na dan prireditve. Načrt za izvedbo vključuje časovni in logistični program prireditve, določa tok udeležencev po izbranem prizorišču in predvidi zaporedje posameznih dogodkov na prireditvi. Vanj so zajeti vsi elementi, ki vplivajo na potek dogodka – prihod in sprejem udeležencev, pijača dobrodošlice, prehod v dvorano, začetek prireditve, vložki moderatorja, govori, nastopi nastopajočih, avdiovizualni vložki, spremembe v scenografiji, čas za pogostitev itd. (Novak, 2009).

Izvedbeni načrt bomo na konkretnem primeru podrobneje predstavili v naslednjem poglavju.

Na kratko naj omenimo še to, da zaradi naraščanja števila raznovrstnih dogodkov narašča tudi število specializiranih agencij, ki v celoti prevzamejo organizacijo dogodka v imenu in za račun naročnika, investitorja.

19

V takšnih primerih je s pravnega vidika treba upoštevati osnovna pravila:

- organizator mora biti za opravljanje dejavnosti ustrezno registriran, - organizator mora imeti ustrezne pogodbe z naročnikom, - organizator mora imeti ustrezne pogodbe s svojimi podizvajalci, - v primeru sponzorstev/donacij je treba skleniti tudi sponzorske in donatorske

pogodbe (Zajec & Avbreht, 2004).

Hkrati pa velja, da je organiziranje (predvsem javnih) dogodkov omejeno s številnimi pravnimi omejitvami, ki so pomembne predvsem za organizatorje shodov in prireditev, v nekaterih primerih pa tudi za udeležence dogodkov. Vsak javni dogodek je namreč treba prijaviti ali zanj pridobiti določena dovoljenja, organizator prireditve pa v vsakem primeru odgovarja za kakovostno izvedbo prireditve in morebitno škodo, ki nastane zaradi nje ali v zvezi z njo (Zajec & Avbreht, 2004).

20

6 PRIMERI IZ PRAKSE – ORGANIZACIJA Z VIDIKA AGENCIJE

6.1 Konferenca za novinarje

Kodeks novinarjev Slovenije, veljaven od 21. decembra 2010, v preambuli navaja: Prvo vodilo dela novinarjev je pravica javnosti do čim boljše informiranosti. Obveščenost javnosti je temelj delovanja sodobnih družb in je pogoj za delovanje demokratičnega sistema. Da bi zagotovili pravico javnosti do obveščenosti, morajo novinarji vedno braniti načela svobode zbiranja in objavljanja informacij in pravico do izražanja mnenj. Novinarji so dolžni predstavljati celovito sliko dogodkov in svoje delo, ob spoštovanju pravic drugih, opravljati natančno in vestno. Takšno delo je verodostojnost novinarjev. Kodeks velja za besedilo, fotografijo, sliko in zvok (Novinarsko častno razsodišče, 2002). V središču novinarstva so novice. V primerjavi z dogodkom novica ni nekaj, kar se zgodi, dogodek pa se zgodi in lahko postane novica, če o njem kdo poroča (Verčič, Zavrl, & Rijavec, 2002).

Zadnja leta se vse več dogodkov organizira zato, da bi postali novice, saj pravilno pripravljeni in izvedeni dogodki prispevajo k odprtosti organizacije in preglednosti njenega dela. Prednost dogodkov je, da omogočajo soustvarjati okolje, v katerem se predstavljamo (Verčič, Zavrl, & Rijavec, 2002).

Novinarska konferenca je eno izmed najpogostejših orodij odnosov z mediji, ki so sestavni del odnosov z javnostmi, katerih naloga je razvoj vzajemno koristnih odnosov med organizacijo in njenimi javnostmi. Novinarsko konferenco skličejo organizacije takrat, kadar želijo širši javnosti ali pa vsaj ožji specializirani javnosti posredovati pomembne informacije o izdelkih ali storitvah ter o samem podjetju. Z novinarsko konferenco predstavnikom medijev ponudimo možnost osebnega pogovora s ključnimi predstavniki organizacije, hkrati pa je vsebina konference običajno tema, ki sproža vprašanja novinarjev, na katera morajo biti predstavniki organizacij posebej pripravljeni.

6.1.1 Primer organizacije novinarske konference

Podjetje, ki je vodilni evropski ponudnik tehnoloških rešitev in ki, kljub širokemu naboru izdelkov, nenehno razvija inovativne rešitve ter se lahko pohvali s številnimi nagradami za najboljše izdelke na svojem področju, v nadaljevanju naročnik, želi predstaviti svojo novo tehnološko rešitev. S tem namenom se je odločilo najeti strokovnjake, v nadaljevanju agencijo, ki bo zanj pripravila strategijo marketinške predstavitve.

Agencija je na prvem sestanku, poleg ostalih aktivnosti (oglaševanje, sporočila za medije, novice itd.) predlagala organizacijo novinarske konference, katere namen je širši javnosti predstaviti funkcionalnosti in prednosti uporabe nove tehnološke rešitve, hkrati pa predstavnikom medijev omogočiti njeno takojšnje testiranje. Poleg tega pa je želja naročnika predstavnikom medijev najaviti tudi posebni dogodek, ki se bo zgodil kmalu po konferenci in na katerem bodo sodelujoči na podlagi nove rešitve razvijali njene dodatne funkcionalnosti.

21

Tabela 6: Odgovori na pet Goldblattovih vprašanj, znanih kot pet W-jev (poglavje 5)

Why – Zakaj dogodek? Širši javnosti, tako poslovni kot splošni, želimo posredovati novico o novi tehnološki rešitvi, ki bo marsikateremu uporabniku olajšala življenje.

Who – Komu je namenjen? Govorniki – visoki predstavniki naročnika. Novinarji, ki pokrivajo pomembnejša življenska področja (gospodarstvo, finance, informacijska tehnologija, življenski slog).

When – Kdaj se bo zgodil? Rešitev je končana in pripravljena na predstavitev, prav tako so določeni govorniki. Po preverbi razpoložljivosti lokacije in ustreznosti termina določimo datum.

Where – Kje se bo zgodil? Lokacija dogodka – določimo po posvetovanju z naročnikom.

What – Kaj se bo dogajalo? Predstavitev nove tehnološke rešitve (funkcionalnosti in prednosti njene uporabe).

Vir podatkov: (lastni).

Predlog scenarija, ki ga je agencija predstavila naročniku, vsebuje:

Aktivnost: novinarska konferenca Izbrani novinarji: novinarji, ki pokrivajo področja gospodarstvo, finance, informacijske tehnologije, življenski slog (ang. lifestyle). Glede na tematiko je agencija pripravila seznam (adremo) novinarjev, ki bi jih vsebina utegnila zanimati. Ker gre za rešitev, namenjeno širši javnosti, tako poslovni kot splošni, sestavijo seznam novinarjev, ki pokrivajo pomembnejša življenjska področja. Raje povabimo več novinarjev kot premalo, da bodo obveščeni vsi, za katere to želimo, in da dosežemo večjo publiciteto. Datum: četrtek, 12. 11. 2015, ob 11.00 uri Datum in uro novinarske konference moramo uskladiti z drugimi konferencami, ki bi morebiti tudi zanimale našo ciljno javnost. Prekrivanje terminov vsekakor ni dobro, saj zna kljub ekskluzivni novici občutno zmanjšati obisk novinarjev. Pri izbiri ure moramo biti

22

pozorni na to, da ne bo prezgodaj (pred 10. uro) ali prepozno (po 13. uri, ko večina dnevnikov končuje redakcije). Lokacija: dvorana Iris Grand hotela Union Business (Miklošičeva 3, Ljubljana) Najmanj teden dni pred novinarsko konferenco moramo rezervirati prostor. Po velikosti mora ustrezati približnemu številu udeležencev, blizu izbrane lokacije pa mora biti dovolj parkirnih mest. Pred govornike bomo poleg pijač, mikrofonov in tehnične opreme postavili tudi tablice z njihovimi imeni, da ne bi prišlo do napačnega navajanja s strani novinarjev. V našem primeru so se odločili za novinarjem že znano lokacijo, ki je v bližini večine povabljenih medijskih hiš, je prestižna, hkrati pa ponuja zadovoljive tehnične možnosti komuniciranja in zadovoljuje gurmanskim zahtevam (pogostitev). Govorniki: glavni izvršni direktor naročnika, predsednik upravnega odbora naročnika, dva predstavnika partnerjev, ki sodelujeta pri projektu, in povezovalec programa. Za govornike so izbrali visoka predstavnika podjetja in predstavnika partnerjev, ki pri projektu sodelujeta, za povezovalca programa pa uveljavljeno moderatorko, ki bo morala spoznati govornike in obravnavano vsebino, saj bo le tako vedela, na koga mora usmerjati vprašanja novinarjev ob koncu novinarske konference, hkrati pa bo poskrbela za pozdravni nagovor ob pričetku konference. Pri pripravi scenarija ne smemo pozabiti na zaporedje tem. Opredeliti moramo, kaj točno bo kdo povedal, koliko časa bo za to porabil, katera vizualna gradiva bo potreboval (če jih sploh bo) itd. Novinarska konferenca naj bo kratka in jedrnata. Trajala naj bi največ 30 do 45 minut. Časovni potek dogodka (scenarij):

- Moderatorka pozdravi prisotne, pove nekaj besed o tem, zakaj smo se zbrali, ter predstavi govornike. Preda besedo prvemu govorcu.

- Glavni izvršni direktor naročnika predstavi podjetje (5 minut).

- Moderatorka se mu zahvali in preda besedo predsedniku upravnega odbora naročnika.

- Predsednik upravnega odbora naročnika predstavi spremembe, do katerih bo vodila nova rešitev ter njeno idejo (10 minut).

- Moderatorka se mu zahvali, napove prikaz delovanja rešitve v živo in preda besedo.

- Predstavnik naročnika izvede prikaz delovanja rešitve (5 minut).

- Moderatorka se mu zahvali in preda besedo predstavniku partnerja, ki sodeluje pri projektu.

- Predstavnik partnerja, ki sodeluje pri projektu, predstavi prednosti rešitve za izdajatelje ter trende na področju pametnih telefonov (5 minut).

- Moderatorka se mu zahvali in preda besedo drugemu predstavniku podjetja, ki sodeluje pri projektu.

- Drugi predstavnik pove, zakaj so se odločili za rešitev in našteje prednosti, ki jih

vidijo kot izdajatelj (5 minut).

23

- Moderatorka se mu zahvali, strne predstavljene novosti v dva stavka ter pozove novinarje k vprašanjem. Usklajuje vprašanja. (Če s strani novinarjev ni nobenega vprašanja, sama zastavi vnaprej pripravljeno vprašanje in skuša s tem spodbuditi debato). Ko ni več vprašanj, povabi zbrane k druženju.

Poleg vsbinskega dela mora agencija govornike pripraviti tudi na morebitna neprijetna vprašanja novinarjev. V ta namen pripravi nabor možnih vprašanj, ki jim skupaj z govorniki poišče primerne odgovore. Ta vprašanja in odgovori se nato uporabljajo tudi pri nadaljnjih srečanjih z mediji.

Trajanje novinarske konference: približno 30-40 minut + vprašanja in odgovori, sledi neformalno druženje s pogostitvijo.

Pred začetkom, ko se novinarji še zbirajo v dvorani, in med neformalnim druženjem ob koncu se na LCD-zaslonu vrti predstavitveni video. Med konferenco se prikaže uporaba predstavljene rešitve v živo.

Izbranim novinarjem kot naprednim uporabnikom sodobnih tehnologij je nekaj dni pred novinarsko konferenco (9. 11. 2015) agencija ponudila predstavljeno rešitev v testiranje, s čimer jih je vpletla v razvojni proces z namenom, da bo uporabniška izkušnja čim boljša. V ta namen agencija posreduje seznam izbranih novinarjev (seznam 10 imen iz različnih medijev).

Organizacija srečanja z novinarji:

- Potrditev oziroma izbor vsebine (agencija na podlagi naročnikovih izhodišč pripravi komunikacijska sporočila).

- Prostor, ozvočenje in luči, LCD-zaslon (agencija se dogovori s prodajnim managerjem hotela in zunanjimi ponudniki).

- Pogostitev po predstavitvi (agencija se dogovori s prodajnim managerjem hotela: navadna in mineralna voda, sok, kava/čaj, pecivo, rezano sadje in rezane ciabatte).

- Dodatni materiali za pripravo prostora (agencija zagotovi usmerjevalne table in namizne tablice z imeni govornikov; steno za fotografiranje, roll-upe in namizne zastavice pa zagotovi naročnik).

- Fotograf (agencija priskrbi fotografa).

- Dve hostesi, ki sprejemata novinarje, delita darila in ob koncu med razpravo nosita mikrofone (agencija najame hostesi in ju poduči o njunih nalogah).

- Priprava besedila za moderatorko (pripravi agencija).

- Darila za novinarje (zagotovi naročnik).

- Novinarska gradiva (agencija pripravi sporočilo za javnost in ga skupaj s fotografijami takoj po dogodku posreduje novinarjem).

24

Novinarska gradiva:

- »Rezervirajte si čas«, vabilo, opomnik (pripravi in novinarjem distribuira agencija).

- Telefonsko preverjanje udeležbe novinarjev (naloga agencije).

- Sporočilo za javnost (pripravi in distribuira agencija).

- Gradiva se novinarjem distribuira prek aplikacije ActiveCampaign/agencija z e-naslova predstavnika naročila, e-naslov za Reply-to pa je naslov predstavnika agencije.

Časovna opredelitev: Tabela 7: Časovna opredelitev priprave novinarske konference

Aktivnost Rok izvedbe

Definiranje vsebine in govornikov (naročnik) 30. 10. 2015

Distribucija »Rezervirajte si čas« 29. 10. ali 2. 11. 2015

Distribucija vabila 5. 11. 2015

Telefonsko preverjanje udeležbe 10. in 11. 11. 2015

Priprava sporočila za javnost 10. 11. 2015

Distribucija opomnika 11. 11. 2015

Zadnji jutranji opomnik za stike, pri katerih do takrat ni zabeležene interakcije (prijave …)

12. 11. 2015 ob 9:00

Konferenca za novinarje 12. 11. 2015

Distribucija sporočila za javnost 12. 11. 2015

Zaključno poročilo 16. 11. 2015

Vir podatkov: (lastni).

Ekipa agenicje:

- Direktor agencije

- Dve vodji projekta V dveh delovnih dneh po izvedeni novinarski konferenci agencija za naročnika pripravi poročilo o opravljenem delu, ki vsebuje finančno poročilo in predloge izboljšav.

Poročilo o organizaciji novinarske konference podjetja X ob predstavitvi nove rešitve:

25

Opravljeno delo:

E-sporočila: Na skupaj 832 elektronskih naslovov novinark in novinarjev, ki pokrivajo področja gospodarstvo, finance, informacijska tehnologija in življenjski slog, ter blogerjev je agencija posredovala naslednja e-sporočila:

- 29. 10. 2015: Rezervirajte si čas

- 6. 11. 2015: Vabilo

- 9. 11. 2015: Ponovno pošiljanje vabila stikom, ki ga prvič niso odprli

- 11.11. 2015: Telefonski priklic

- 11. 11. 2015: Povabilo k prenosu aplikacije (izbrani novinarji in blogerji)

- 11. 11. 2015: Ne pozabite

- 12. 11. 2015: Ponovno pošiljanje opomnika stikom, ki ga prvič niso odprli

- 12. 11. 2015: Sporočilo za javnost Odjave od prejemanja naročnikovih sporočil: agencija naročniku posreduje seznam odjavljenih stikov. V našem primeru se jih je odjavilo pet. Druga gradiva in sestanki: Agencija je za naročnika pripravila naslednja gradiva:

- Scenarij konference za novinarje

- Ključna sporočila

- Oporne točke za govornike

- »Rezervirajte si čas«, vabilo, opomnik

- Dopis novinarjem s povabilom k prenosu in uporabi aplikacije

- Moderatorsko besedilo

- Možna negativna vprašanja in odgovori nanje

- Napisne tablice

Opravljeni sestanki z naročnikom:

- 6. 10. 2015

- 21. 10. 2015

- 22. 10. 2015

- 30. 10. 2015

- 5. 11. 2015

- 9. 11. 2015 (testiranje opreme v Grand hotelu Union Business)

- 11. 11. 2015 Konferenca za novinarje: agencija naročniku posreduje seznam novinarjev, ki so se udeležili novinarske konference. Udeležilo se je je 24 novinarjev iz naslednjih medijev in medijskih hiš: Delo, Dnevnik, Finance, InStore, IRT3000, Mediade, Monitor, Adriamedia,

26

POP TV, RTV SLO, Radio1, Radio Kaos, TS media, Slovenia times, STA, Morel, Revija VIP, Žurnal 24 idr. Prisotni pa so bili tudi predstavniki agencije (direktor in vodji projektov). Zabeležene objave (do 13. 11. 2015): agencija naročniku posreduje seznam zabeleženih objav (objavljenih do 13. 11. 2015 – dan po konferenci). V tisku, na televiziji, radiu in ostalih medijih je bilo v enem dnevu zabeležnih 17 objav. Objavili so jih mediji Delo.si, TV Slovenija, Finance in Finance.si, STA, Siol.net, Zurnal24.si, Startaj.si, Radio Slovenija, RTVSLO.si, Manager, Instore.si, Monitorpro.si, Monitor.si, Si21.com, Agencijanet.si in Računalniške novice. Priložnosti za izboljšave za naprej: agencija ugotavlja, da bi bilo dobro v prihodnje pripraviti dodatne stole ob večjem obisku od predvidenega ter pripraviti še bolj poglobljena možna negativna vprašanja in odgovore nanje.

6.2 Dogodek za poslovne partnerje

V tretjem poglavju smo predstavili vrste poslovnih dogodkov (Tabela 4). Če sodi prejšnji primer novinarske konference med promocijske dogodke, katerih namen je širši javnosti prek medijev sporočiti novost, potem štejemo dogodek za poslovne partnerje iz tokratnega primera med lojalnostne dogodke, katerih namen je povečanje zvestobe poslovnih partnerjev.

6.2.1 Primer organizacije dogodka za partnerje

Za primer vzemimo podjetje, ki je globalni ponudnik kibernetskih varnostnih rešitev, katerega poglobljeno strokovno znanje s področja varnostnih groženj se nenehno spreminja v varnostne rešitve in storitve za zaščito podjetij, kritične infrastrukture, državnih organov in potrošnikov po vsem svetu. Obsežen portfelj podjetja zajema vodilno varnostno zaščito za končne uporabnike ter številne specializirane varnostne rešitve in storitve za boj proti izpopolnjenim in razvijajočim se digitalnim grožnjam.

Podjetje deluje v več kot 200 državah in teritorijih ter ima 37 pisarn v 32 državah, zaposluje pa skoraj 3300 visoko usposobljenih strokovnjakov. V našem primeru nas zanima le regija jugovzhodne Evrope (ang. South Eastern Europe), v nadaljevanju regija SEE, ki zajema Balkan, Albanijo, Grčijo in Ciper. Za to regijo podjetje, v nadaljevanju naročnik, vsako leto s pomočjo svoje regijske agencije organizira partnerski dogodek, katerega cilj je povečati zadovoljstvo in zvestobo obstoječih partnerjev (prodajna mreža) ter jim predstaviti izpopolnjene in nove rešitve, letne dosežke, prihodnje cilje in načine dela ter program spodbude (ang. incentive program). Ker gre za več različno govorečih partnerjev, ki prihajajo iz različnih držav, je poleg običajnih aktivnosti, ki so potrebne za izvedbo dogodka, treba upoštevati še različne kulture, jezik, prehranjevalne navade ipd.

Tabela 8: Odgovori na pet Goldblattovih vprašanj, znanih kot pet W-jev (poglavje 5)

Why – Zakaj dogodek? Obveščanje poslovnih partnerjev o novostih in pomoč pri implementaciji teh novosti v njihovo delo – posledično boljši končni rezultati (večja prodaja).

27

Prijateljsko druženje s partnerji – posledično boljše sodelovanje.

Who – Komu je namenjen? Govorniki – predstavniki naročnika (IT-strokovnjaki, generalni direktor za regijo SEE, marketing manager za regijo SEE). Obstoječi poslovni partnerji iz regije (obstoječi distributerji, prodajalci iz Slovenije, s Hrvaške, iz Bosne in Hercegovine, Srbije, Makedonije, Črne gore, Albanije, Grčije in Cipra.

When – Kdaj se bo zgodil? Dogodek se običajno zgodi v zadnjem četrtletju poslovnega leta, ko je že znana večina dosežkov tekočega leta, ko so znani delni rezultati zastavljenih prodajnih načrtov in ko so delno že začrtane smernice in navodila poslovanja za prihodnje leto.

Where – Kje se bo zgodil? Ker so na dogodek povabljeni partnerji iz različnih držav, ga je treba vsako leto organizirati v eni izmed držav. Lokacije se letno menjavajo.

What – Kaj se bo dogajalo? Službenemu delu dogodka, ki zajema predstavitev napredka in dosežkov tekočega leta, delovnih metod, novih pričakovanj in priložnosti, novosti in marketinških aktivnosti za prihodnje leto ter program spodbude (incentive program) itd. sledi sproščeno druženje, teambuilding … skratka zabava.

Vir podatkov: (lastni).

Predlog izvedbe partnerskega dogodka v Beogradu, Srbija:

Aktivnosti odnosov s ciljnimi javnostmi

Aktivnost: partnerski dogodek Ciljna javnost: obstoječi partnerji (distributerji in prodajalci) iz jugovzhodne Evrope. Ker število udeležencev na dogodku zaradi omejenega proračuna (ang. budget) ne more biti neomejeno, generalni direktor za regijo SEE pripravi seznam partnerjev, ki jih bodo povabili na dogodek. To so običajno višji predstavniki distributerjev, direktorji podjetij, ki se ukvarjajo s prodajo rešitev poslovnim in končnim kupcem, ter vodje prodajnega

28

osebja. Zaradi zgoraj omenjenega razloga vabijo le tiste partnerje, ki so pri svojem delu najuspešnejši, oziroma tiste, za katere menijo, da niso v celoti izkoristili svojega potenciala in bi jih z različnimi aktivnostmi na dogodku radi spodbudili k večji zavzetosti in posledično večji prodaji naročnikovih rešitev. Število povabljenih partnerjev po dogovoru z naročnikom ne sme presegati števila 70. Lokacija: dvorana Nikola Tesla, Hotel Metropol Palace***** (Beograd, Srbija) Tovrstni dogodek, katerega cilj je, poleg ostalih ciljev, tudi medsebojno povezovanje in spoznavanje partnerjev, katerega posledica je učinkovitejše ter lažje trenutno in prihodnje sodelovanje (nekateri distributerji prodajajo rešitve tudi partnerjem iz drugih držav; npr. največji slovenski prodajalec naročnikove rešitve nabavlja pri srbskem distributerju). Dogodek je najbolje organizirati enkrat letno, na eni lokaciji, ter tako združiti vse partnerje iz regije. Partnerji se tako bolje spoznajo in imajo možnost na licu mesta izmenjati izkušnje ipd. Ker udeleženci prihajajo iz različnih držav, je dogodek v izogib slabi volji partnerjev treba organizirati vsakič v drugi državi. Zaradi velike zasedenosti hotelov in dvoran v tem obdobju (jesen je običajno zelo zasedeno obdobje, saj takrat poteka največ konvencij, seminarjev, sejmov ipd.) je treba izbrani hotel in dvorano rezervirati najmanj nekaj mesecev prej. Po velikosti mora ustrezati številu udeležencev, hotel pa mora imeti zaradi pomembnejših gostov oznako 5*. Za vse dni dogodka je treba poskrbeti za nočitve in pogostitve gostov, v dvorani, kjer se bo odvijal uradni del dogodka, pa mora biti poskrbljeno za tehnično opremo, sedežno postavitev in ostalo. Poleg lokacije predavanja je treba najti tudi primerno lokacijo za slavnostno večerjo, ki je načrtovana za naslednji dan po prihodu na dogodek. Najbolj primerna lokacija je restavracija, ki ni preveč oddaljena od hotela (največ 15 minut vožnje z avtobusom), ima dovolj prostora za 70 ljudi, jo je možno deloma zapreti za ostale goste ter zadovoljuje gurmanske in tehnične potrebe (oder za nastopajoče govornike, glasbenike ter povezovalce programa, ozvočenje itd.). Datum: od srede, 21. 10. 2015, do petka, 23. 10. 2015 Termin dogodka morajo zaradi velike zasedenosti hotelov in izbranih govornikov v jesenskem obdobju nekaj mesecev prej uskladiti z naročnikom in v končni fazi tudi z večjimi poslovnimi partnerji. Običajno vedno najprej preverijo razpoložljivost želenih govornikov oziroma predavateljev (naročnikovih visoko izobraženih strokovnjakov) in nato termin dogodka prilagodimo njim. Formalni del dogodka: Govorniki na formalnem delu dogodka: generalni direktor za regijo SEE in naročnikovi strokovnjaki s podoročij, ki jih želi naročnik poudariti na dogodku. Posebnega povezovalca dogodka ni oziroma njegovo vlogo opravlja generalni direktor za regijo SEE, ki ga vsi partnerji dobro poznajo in so z njim v stalnem stiku. Teme in zaporedje vsebin opredeli naročnik. Prav tako določi dolžino posameznih predavanj. Spodaj primer agende.

29

Neformalni del (popoldanski teambuilding in večerni program): gre za neformalno, sproščeno druženje partnerjev po predavanjih in predstavitvah. Cilj tega je medsebojno spoznavanje in ustvarjanje bolj osebnih sodelovanj ter posledično večja zvestoba partnerjev naročniku. Neformalni del je običajno sestavljen iz dveh delov, in sicer popoldanskega teambuildinga, ki je nekakšna podlaga za večerno, bolj sproščeno vzdušje, in slavnostne večerje, ki predstavlja zaključek vsega dogajanja. Teambuilding ne sme biti preveč naporen, saj ne želimo na dan pred odhodom partnerjev preveč izčrpati, hkrati pa mora biti inovativen, saj želimo sodelovanje vseh partnerjev. Tema je vedno nekaj zabavnega in lahkotnega. V tokratnem primeru se je naročnik odločal med več predlogi, podanih s strani agencije, in na koncu izbral ogled mesta z reke ter čokoladno tekmovanje na ladjici. Tudi večerni del je sestavljen iz dveh delov – podelitve priznanj najboljšim partnerjem (partnerji z najboljšimi prodajnimi rezultati) in zabave. Za povezovalca programa običajno izberemo lokalnega zvezdnika ali zvezdnico. Povezovalec mora biti oseba, ki je priljubljena, znana, duhovita, sproščena in zanimiva, in nikakor nekdo iz rumenega tiska. Pomembno je tudi, da poleg lokalnega jezika tekoče govori angleško, saj je uradni jezik dogodka angleščina. Nagrade najboljšim partnerjem podeljujejo predstavniki naročnika (predavatelji). Podelitev se običajno opravi med večerjo (po predjedi), sledi pa ji druženje. Večerja je načrtovana med 20.00 in 23.00 uro, z možnostjo podaljšanja. Časovni potek dogodka (scenarij): Agenda – potek dogajanja za vse dni dogodka: Sreda, 21. 10. 2015 14:00–naprej Prihod gostov (prijava v hotelu možna po 14.00 uri) 19:00–22:00 Večerja v hotelski restavraciji Četrtek, 22. 10. 2015 09:00–09:30 Registracija gostov pred dvorano Nikola Tesla 09:30–10:00 Predavanje 1 10:00–10:45 Predavanje 2 10:45–11:30 Predavanje 3 11:30–11:45 Odmor (kava) 11:45–12:30 Predavanje 4 12:30–13:15 Predavanje 5 13:15–13:30 Vprašanja in odgovori 13:30–14:30 Kosilo 14:30–15:00 Prosti čas 15:00–15:15 Zbiranje v hotelski avli in odhod na teambuilding 15:15–18:15 Teambuilding – ogled mesta z reke in čokoladno tekmovanje 18:15–18:30 Vrnitev v hotel 18:30–19:30 Prosti čas 19:30–19:45 Odhod na večerjo (restavracija v mestu)

30

20:00–22:30 Slavnostna večerja Petek, 23. 10. 2015 Do 12:00 Odhod iz hotel (odjava) Organizacija dogodka za partnerje:

- Agenda dogodka (agencija na podlagi naročnikovih izhodišč pripravi časovnico z dogajanjem za vse dni srečanja ter jo pred dogodkom distribuira povabljenim partnerjem).

- Hotel, dvorano, ozvočenje in luči, projektor in platno, flipcharti (agencija se dogovori s prodajnim managerjem hotela in z zunanjimi ponudniki).

- Nočitev in pogostitev za vse dni srečanja (agencija se dogovori s prodajnim managerjem hotela in z zunanjimi izvajalci: večerja v hotelu na dan prihoda, kosilo in odmor za kavo v hotelu na dan predavanj, teambuilding v mestu, svečana večerja v mestu, vsi prevozi do različnih lokacij).

- Dodatni materiali za pripravo prostora na dan predavanj (agencija zagotovi usmerjevalne table, roll-upe, akreditacije za vse udeležence ter spletno aplikacijo za registracijo udeležencev prek tabličnega računalnika, mizo za hostese priskrbi hotel).

- Fotograf (agencija priskrbi fotografa).

- Dve hostesi, ki na dan predavanj skrbita za registracijo udeležencev in ob koncu predavanj delita darila (agencija najame hostesi, ju poduči o njunih nalogah ter poskrbi za promocijska oblačila).

- Priprava besedil za govornike (pripravi naročnik).

- Darila za udeležence (po dogovoru z naročnikom zagotovi agencija). Gradiva:

- »Rezervirajte si čas«, vabilo, opomnik, agenda dogajanja za vse dni dogodka in zahvalno pismo (pripravi in udeležencem distribuira agencija – gradiva v angleškem jeziku).

- Telefonsko preverjanje udeležbe (naloga agencije – v lokalnem ali angleškem jeziku).

31

Slika 3: Primer e-sporočila »Vabilo«

Vir podatkov: (lastni).

Časovna opredelitev: Tabela 6: Časovna opredelitev priprave dogodka za partnerje

Aktivnost Rok izvedbe

Definiranje okvirne vsebine in govornikov (naročnik) Nekaj mesecev pred dogodkom (najkasneje do konca maja)

Distribucija »Rezervirajte si čas« (ang. Save the date) 1. 9. 2015

32

Distribucija vabila z možnostjo prijave (ang. Invitation) 21. 9. 2015

Telefonsko preverjanje udeležbe povabljenih, ki niso odgovorili na vabilo

28. in 29. 9. 2015, 5. in 6. 10. 2015

Distribucija opomnika (ang. Reminder) 16. 10. 2015

Dogodek za partnerje 21. do 23. 10. 2015

Distibucija zahvalnega pisma 26. 10. 2015

Zaključno poročilo Do 31. 10. 2015

Vir podatkov: (lastni).

Ekipa agencije:

- Vodja projektov

- Asistent vodje projektov

Tabela 9: Regijski partnerski dogodek – agencijski izvedbeni načrt

Termin: 21.–23. 10. 2015 sreda–petek

Lokacija: Hotel Metropol Palace*****

Beograd, Srbija

Torek, 20. 10. 2015

Kdaj Kaj Kdo Opombe Status (po dogodku)

10:00–11:00 Prihod v hotel Vodja projektov in asistent

Po načrtu

11:00–12:00 Ogled predavalnice Nikola Tesla v hotelu

Vodja projekta, prodajni manager hotela

Razredna postavitev, tehnična oprema (projektor, platno, pointer, prenosni računalnik, 5x flipchart)

Delno urejeno (lastna nabava flomasterjev za flipchart)

12:00–13:00 Dostava daril za partnerje v hotel

Lokalni distributer Po načrtu

13:00–13:30 Ogled restavracije v središču mesta (večerna zabava)

Vodja projekta, asistent, vodja restavracije

Postavitev miz, postavitev odra, ozvočenje, torta presenečenja, časovnica, hišna glasbena skupina

Po načrtu

33

13:30–14:00 Srečanje z moderatorjema v restavraciji

Vodja projekta, asistent, vodja restavracije, moderatorja

Pregled scenarija Delno urejeno (oder je premajhen, zato ga v končnem nismo imeli)

16:00–17:00 Ogled lokacije za teambuilding (ogled mesta z reke in čokoladni teambuilding na ladji)

Vodja projekta, asistent, predstavnik lokalne agencije, lastnik ladje,

Predstavnik za čokoladni teambuilding

Pogostitev (hrana, pijača), mini tekmovanje (razdelitev v skupine in izdelava lastne čokoladne skulpture)

Po načrtu

Sreda, 21. 10. 2015

Po 14:00 Prihod gostov Asistent Pozdravljanje obiskovalcev, urejanje rezervacij (preverjanje in pomoč v recepciji)

Po načrtu

18:00–19:00 Ogled restavracije v hotelu

Vodja projektov, vodja restavracije

Postavitev usmerjevalnih tabel in miz (samopostrežni buffet), rezervirano za naše goste

Po načrtu

19:00–22:00 Večerja

Četrtek, 22. 10. 2015

08:30–09:00 Prihod hostes (2) Projektni vodja, hostesi

Kratki napotki za delo hostes

Po načrtu

09:00–09:30 Registracija gostov Asistent, hostesi Preverjanje udeležbe na tabličnih računalnikih in delitev akreditacij vsem udeležencem

Delno po načrtu - naslednjič uporabiti aplikacijo, ki ne potrebuje internetne povezave

09:30–11:30 1.del predavanj

11:30–11:45 Odmor za kavo Vodja restavracije Postavitev pred dvorano

Po načrtu

11:45–13:30 2. del predavanj

12:00–13:00 Priprava daril za partnerje

Hostesi, asistent Darila v restavraciji Po načrtu

13:00–13:30 Kosilo Vodja restavracije Postavitev v bližnji restavraciji, samopostrežni buffet

Po načrtu

34

13:30–14:30 Kosilo Vodja restavracije Samopostrežni buffet

Prepočasno polnjenje posod s hrano

14:30 Delitev daril partnerjem Hostesi Ob odhodu iz restavracije

Po načrtu

14:30–15:00 Srečanje z lokalnim vodjo čokoladnega teambuildinga

Projektni vodja, asistent, lokalni vodja teambuildinga

Zadnji napotki za izvedbo in preverjanje udeležbe

Skoraj vsi partnerji so se udeležili teambuildinga

15:00–15:30 Avtobusni prevoz do lokacije ladjice

Voznik avtobusa in lokalna vodička

Po načrtu

15:30–17:30 Vkrcanje na ladjo Ogled mesta z reke in čokoladni teambuilding

Po načrtu – zelo dobro sprejeto pri partnerjih

17:30–18:30 Izkrcavanje in avtobusni prevoz do hotela

Po načrtu

18:00–18:15 Telefonski pogovor Projektni vodja in predstavnik restavracije

Obvestilo o prihodu v restavracijo (v mestu) in pregled časovnega poteka

Manjša zamuda, zato kasnejši začetek

19:30–19:45 Zbiranje v hotelskem preddverju

Asistent Preverjanje udeležbe, prevoz do restavracije

Po načrtu (brez zamud)

20:00 Prihod v restavracijo Vodja restavracije Pijača dobrodošlice Po načrtu

19:35–19:45 Sedežni red Projektni vodja, vodja restavracije

Po načrtu

19:45–19:50 Pozdravni nagovor moderatorjev

Moderatorja Po načrtu – zelo zadovoljni z izbiro

19:50–20:30 Večerja Vodja restavracije in osebje

Samopostrežni buffett

Po načrtu

20:30–20:40 Najava podelitve priznanj najboljšim partnerjem

Moderatorja Naknadna popestritev moderatorjevega vložka z opisom dogodka iz prvega večera – zelo dobro sprejeto pri partnerjih

20:40–21:10 Podelitev priznanj Predstavniki naročnika (regionalni manager za SEE, njegov namestnik in predavatelji)

Po načrtu

35

21:10–21:15 Priprava za torto presenečenja

Asistent, vodja restavracije

Presenečenje za gostujoče predavatelje

Po načrtu

21:10–21:30 Zabavni program – stand-up

Moderatorja Stand-up in torta Po načrtu – zelo dobro sprejeto s strani udeležencev in predstavnikov naročnika

21:30–22:00 Nastop hišne glasbene skupine in nadaljevanje z večerjo

Po načrtu

22:00–22:15 Zabavni program Moderatorja Lastni program Po načrtu

22:30 Priprava avtobusnega prevoza

Asistent in voznik avtobusa

Čakanje pred restavracijo

Po načrtu

23:00 Zaključek uradnega dela Moderatorja Po načrtu

23:15–23:30 Prevoz do hotela Voznik avtobusa Manj kot polovica partnerjev se je vrnila v hotel, ostali so na lastne stroške ostali v restavraciji skupaj z regijskim managerjem za SEE

Petek, 23. 10. 2015

09:00–10:00 Pregled stroškov in poravnava dolga ter prevzem marketinških gradiv

Vodja projektov in prodajni manager hotela

Pozna odjava iz hotela

Nižji stroški zaradi priznavanja popusta (prepočasno polnjenje posod s hrano pri kosilu)

10:00–12:00 Odhod partnerjev iz hotela

Vodja projektov in asistent

Zahvala za udeležbo Po načrtu

13:00 Odhod iz hotela Vodja projektov in asistent

Pozna odjava iz hotela

Vir podatkov: (lastni).

Poročilo o organizaciji partnerskega dogodka:

V nekaj dneh po opravljenem dogodku mora agencija naročniku oddati poročilo o opravljenih storitvah. Najpomembnejša dela poročila v našem primeru sta finančna slika, s katere je razvidno, ali so stroški presegli načrtovani proračun, in ter seznam udeležencev in njihov splošni odziv.

36

Opravljeno delo:

E-sporočila: Na skupaj 85 elektronskih naslovov partnerjev je agencija posredovala naslednja e-sporočila v angleškem jeziku:

- 1. 9. 2015: Rezervirajte si čas

- 21. 9. 2015: Vabilo

- 16. 10. 2015: Ne pozabite

- 26. 10. 2015: Zahvala Telefonski priklic: agencija je v štirih dneh opravila 18 telefonskih klicev v različne države. Preverjala je udeležbo partnerjev, ki niso odgovorili na vabilo. Klici so bili opravljeni v lokalnem in angleškem jeziku.

Druga gradiva in sestanki: Agencija je za naročnika pripravila naslednja gradiva:

- agendo za vse dni dogodka,

- »Rezervirajte si čas«, vabilo, opomnik in zahvalo,

- moderatorsko besedilo za večerni program,

- usmerjevalne table v hotelu, roll-upe, akreditacije ter spletno aplikacijo za registracijo udeležencev, tablična računalnika, darila za udeležence po koncu formalnega dela, darila dobrodošlice v hotelskih sobah udeležencev in promocijska oblačila za hostesi,

- seznam udeležencev: od 70 povabljenih udeležencev se jih je dogodka udeležilo 67. Trije so dva dni pred dogodkom odpovedali udeležbo in tako agenciji omogočili pravočasno storniranje rezervacije v hotelu. Opomba: nepričakovana begunska kriza, katere posledica je bila gneča in zapiranje državnih mej, je malenkostno vplivala na udeležbo. Iz tega razloga sta dogodek odpovedala le dva partnerja, eden iz Slovenije in drugi s Hrvaške.

Opravljeni sestanki:

Ogled hotela, restavracije in prozorišča za teambuilding dva meseca pred dogodkom (razdalja Ljubljana–Beograd–Ljubljana)

Ponovni ogled vseh prizorišč dogajanja dan pred dogodkom (vključena srečanja z lokalnimi predstavniki hotela, restavracij, agencije za izvedbo teambuildinga itd.)

Proračun: Dejanska poraba sredstev je bila za približno 2000 evrov nižja od načrtovane. Razlogi za to so dodatni popust v hotelu in pravočasne stornacije rezervacij, tako v hotelu kot izven njega (teambuilding, večerna slovesnost). Priložnosti za izboljšave za naprej: agencija ugotavlja, da bi bilo v prihodnje dobro zmanjšati hitrost dogajanja na glavni dan partnerskega srečanja in zagotoviti več prostega časa za počitek, samostojni ogled mesta ipd.

37

Splošni vtis: Veliko zadovoljstvo partnerjev, ki se je kazalo v izražanju hvale na družabnih omrežjih (Facebook) in prek e-sporočil kot odgovor na zahvalno pismo. Ob koncu leta 2015 pa se je učinkovitost dogodka pokazala tudi pri poslovnih rezultatih, saj je večina poslovnih partnerjev, ki so se udeležili dogodka, v želji po osvojitvi spodbujevalnega programa, ki ga je naročnik predstavil na dogodku, povečala prodajo naročnikovih rešitev.

38

7 SKLEP

Cilj diplomske naloge je bil v prvi vrsti dokazati, da je organiziranje poslovnega dogodka pomemben del komuniciranja organizacije z njenimi ciljnimi javnostmi. Z različnimi poslovnimi dogodki dosegamo različne organizacijske cilje, ki med drugim pripomorejo k boljši prepoznavnosti organizacije in njenih izdelkov oziroma storitev, večji prodaji in posledično večjemu dobičku, širjenju partnerske mreže ter k dvigu zvestobe obstoječih partnerjev. In še bi lahko naštevali. Na primerih organizacije novinarske konference in dogodka za partnerje ugotavljamo, da organizacija dogodka ne pomeni le rezervacije prizorišča ali pošiljanja vabil želeni ciljni javnosti, ampak predstavlja mnogo več kot le to. Gre za kompleksen proces, sestavljen iz mnogih, med seboj bolj ali manj povezanih aktivnosti, ki na koncu tvorijo celoto in lahko vsem deležnikom nudijo koristi, če jih znata organizator dogodka ali naročnik pravilno izpostaviti. Na vsak dogodek se je z vidika organizatorja treba temeljito pripraviti in natančno začrtati še tako majhno podrobnost oziroma vnaprej predvideti morebitna odstopanja ali možne zunanje pojave, na katere kot organizator ne moremo vplivati. Vedno je treba ohraniti nekoliko manevrskega prostora za improvizacijo, tako pri proračunu kot pri delu z zunanjimi izvajalci. Ugotavljamo tudi, da je treba pred dogodkom nujno odgovoriti na Goldblattovih pet W-jev (WHY, WHO, WHEN, WHERE in WHAT). Če na enega izmed teh vprašanj ne znamo odgovoriti, je s pripravo dogodka mogoče bolje počakati kot pa organizirati nepopoln dogodek, ki ne bo prinesel nobene koristi. Koristi pri novinarski konferenci so se naročniku pokazale v smislu večje poblicitete in posledično večjega povpraševanja kupcev po predstavljeni rešitvi ter večjega zanimanja medijev za rešitev. Pri dogodku za partnerje so se koristi pokazale pri hvaležnosti partnerjev ob koncu dogodka in pri povečanju prodaje naročnikovih rešitev, do katere je pripeljala naročnikova predstavitev novih metod dela in spodbujevalnega programa. Z njim nagrajujejo tiste partnerje, ki prodajo največ izdelkov, samoiniciativno širijo svojo prodajno mrežo in so pripravljeni svoja sredstva vlagati v promocijo naročnikovih izdelkov. Potrjujemo tudi, da gre v obeh primerih za vplivanje na ciljni javnosti. V prvem primeru naročnik s svojo predstavitvijo in prikazom uporabe rešitve najprej vpliva na novinarje, ki so kasneje pisali o rešitvi, prek njihovih člankov pa tudi na končne kupce (bralce, gledalce in poslušalce medijev). V drugem primeru gre za vplivanje na partnerje, ki so po dogodku začeli spreminjati načine dela, saj so začeli usvajati nove metode in navodila, posredovane s strani naročnika, hkrati pa je spodbujevalni program povzročil njihovo večjo angažiranost pri prodaji, vsaj pri nekaterih. V obeh izpostavljenih primerih smo dokazali, da s skrbnim načrtovanjem dogodka lahko dosežemo želene odzive udeležencev, ki jih vabimo na dogodke. S tem potrjujemo dejstvo, da je dogodek učinkovito orodje za doseganje ciljev in koristi organizacije.

39

LITERATURA IN VIRI

1. Bajec, A. (. (1994). V Slovar slovenskega knjižnega jezika (str. 420). Ljubljana: DZS.

2. Bajec, A. (. (1994). V Slovar slovenskega knjižnega jezika (str. 150). Ljubljana: DZS.

3. Doyle, C. (2003). Communications. V Collins dictionary Marketing (str. 122-126). Glasgow: HarperCollinsPublishers.

4. Kosi, T., & Rom, A. (2009). Oblike internega komuniciranja in njihove prednosti. V Poslovno komuniciranje (Elektronski vir) : gradivo za 1. letnik (str. 9). Ljubljana: Zavod IRC.

5. Kosi, T., & Rom, A. (2009). Slogi komuniciranja in vplivanja v komuniciranju. V Poslovno komuniciranje (Elektronski vir) : gradivo za 1. letnik (str. 14). Ljubljana: Zavod IRC.

6. Kotler, P. (1996). Trženjski koncepti in orodja. V Marketing management - Trženjsko upravljanje: analiza, načrtovanje, izvajanje in nadzor (str. 679). Ljubljana: Slovenska knjiga.

7. Moderna organizacija v okviru Univerze v Mariboru. (2008). V Vodnik po znanju projektnega vodenja : (PMBOK vodnik) : tretja izdaja (str. 8). Kranj: MOderna organizacija.

8. Moderna organizacija v okviru Univerze v Mariboru. (2008). Razmerje med udeleženci in projektom. V Vodnik po znanju projektnega vodenja : ((PMBOK vodnik) : tretja izdaja (str. 25). Kranj: Moderna organizacija.

9. Možina, S., Tavčar, M., Zupan, N., & Kneževič, A. N. (2004). Komuniciranje kot vplivanje. V Poslovno komuniciranje Evropske razsežnosti (str. 34-46). Maribor: Obzorja, založništvo in izobraževanje.

10. Možina, S., Tavčar, M., Zupan, N., & Kneževič, A. N. (2004). Vloga poslovnega komuniciranja. V Poslovno komuniciranje Evropske razsežnosti (str. 16-19). Maribor: Obzorja, založništvo in izobraževanje.

11. Možina, S., Tavčar, M., Zupan, N., & Kneževič, A. N. (2004). Vrste komuniciranja. V Poslovno komuniciranje Evropske razsežnosti (str. 23-33). Maribor: Obzorja, založništvo in izobraževanje.

12. Novak, Ž. (. (2009). V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 17-18). Ljubljana: Planet GV.

13. Novak, Ž. (. (2009). Finančno upravljanje dogodka. V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 43-58). Ljubljana: Planet GV.

14. Novak, Ž. (. (2009). Klasifikacija poslovnih dogodkov glede na cilj. V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 23). Ljubljana: Planet GV.

40

15. Novak, Ž. (. (2009). Načrtovanje in priprava dogodka. V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 197-212). Ljubljana: Planet GV.

16. Novak, Ž. (. (2009). Uvod v upravljanje dogodkov. V Ž. (. Novak, Dogodek od A do Ž: priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 15-27). Ljubljana: Planet GV.

17. Novak, Ž. (. (2009). Z raziskavo do izhodišč dogodkov. V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 29-42). Ljubljana: Planet GV.

18. Novak, Ž. (. (2009). Zasnova dogodka. V Dogodek od A do Ž : priročnik za organizacijo in vodenje dogodkov (str. 59-77). Ljubljana: Planet GV.

19. Novinarsko častno razsodišče. (10. Oktober 2002). Kodeks. Pridobljeno iz Kodeks novinarjev Slovenije: http://razsodisce.org/kodeks_ns.html

20. Petričevič, V. (2010). Proces in sestavine poslovnega komuniciranja. V Poslovno sporazumevanje in vodenje (str. 6). Ljubljana: Zavod IRC.

21. Potočnik, V. (2004). Pojem tržnega komuniciranja za storitve. V Trženje storitev s primeri iz prakse (str. 245-247). Ljubljana: GV Založba.

22. Prusnik, A. (1991). Projekt. V Projekt, organizacija, dokumentacija, nadzor (str. 43-47). Ljubljana: DZS.

23. Verčič, D., Zavrl, F., & Rijavec, P. (2002). Medijski načrti. V Odnosi z mediji (str. 65). Ljubljana: GV Založba.

24. Verčič, D., Zavrl, F., & Rijavec, P. (2002). Novinarstvo. V Odnosi z mediji (str. 20). Ljubljana: GV Založba.

25. Young, A., & Lucy, A. (2008). Sprememba filozofije. V Dobičkonosno trženjsko komuniciranje: vodnik za upravljanje donosnih marketinških investicij (str. 16-32). Ljubljana: Medijski partner.

26. Zajec, B., & Avbreht, A. (2004). Dogodki. V Pravni vidiki komuniciranja (str. 119-133). Ljubljana: Časnik Finance.