UH Innkjøpsforum,

Quality Spa & Resort SonLars Skogan04.06.2010

Agenda

■ Om UNINETT

■ Avtaler■ A/V■ Telefoni

■ PC

■ Avrop og minikonkurranser

Om UNINETT

Om UNINETT

■ 1976: Etablert som prosjekt under SINTEF

■ 1993: A/S 100 % eid av KD

■ Lokalisert i Trondheim

■ 86 ansatte■ Hvorav ca 20 jobber med domenenavn (.no)

■ 190 kunder■ 40 UH

■ 150 forskningsinstitusjoner, private høgskoler, etc.

■ Primæroppgaver: IKT-området”Hvor samordning og samarbeid gir gevinst”

■ IP-nett (”internett”)■ ”Nettnære” tjenester

■ Feide / sertifikater / Eduroam

■ Bistand v/campusnett■ Tungregning og lagring■ Innkjøp

■ Administrative IT-systemer

Om UNINETT

Om UNINETT

Lasere som blinker…

10.000.000.000 ganger i sekundet?

- Hva skal vi med det, da?

Om UNINETT

Avtaler

■ 9 avtaleområder

■ 34 avtaler

■ 22 leverandører

■ Omsetning 2009 ≈ 450 mill

Avtaler

30

8

25

?? 50

180

10

9035

Avtaleområde Leverandør Kontaktperson epost Dato fraDato til(forlenget til)

Avtalens gyldighet Status

Vedlikeholdsavtale UmoeIKT Erik Jensen erik.jensen@umoeikt.no 08.03.2005 08.03.2008 08.03.2008 i arbeidVedlikeholdsavtale Intelecom Rolf Fossbak rolf.fossbakk@intele.com 09.03.2005 09.03.2008 09.03.2008 i arbeidWLAN Atea Trond Johnsen trond.johnsen@atea.no 01.09.2007 01.09.2009 01.09.2009 i arbeidMicrosoft-forhandler Inmeta Joacim Lande joacim.lande@inmeta.com 21.12.2005 21.12.2010 21.12.2010 i arbeidNettverksutstyr Multidata Torbjørn Sand torbjorn.sand@multidata.no 31.03.2006 30.06.2009 31.03.2011 i arbeidNettverksutstyr Siemens Magne Orderløkken magne.orderlokken@nsn.no 07.06.2006 07.06.2008 07.06.2011 i arbeidNettverksutstyr Atea Trond Johnsen trond.johnsen@atea.no 16.06.2006 16.06.2009 16.06.2011 i arbeidAdsl UmoeIKT Erik Jensen erik.jensen@umoeikt.no 31.08.2006 31.08.2010 31.08.2011 okProgramvare Inmeta Joacim Lande joacim.lande@inmeta.com 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Crayon Geir Johansen Geir.johansen@crayon.no 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Atea Einar Bjørgen einar.bjorgen@atea.no 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Protego Joakim Braathu joakim.braathu@atea.no 19.06.2007 19.06.2010 19.06.2012 okProgramvare SPSS Anders Volckmar anders.volckmar@spss.no 20.07.2007 20.07.2010 20.07.2012 okProgramvare Statsoft John Martin Dervå john.martin.derva@statsoft.no 21.01.2008 21.01.2011 21.01.2014 okLagringsutstyr OpenSystems Asle Tronrud asle.tronrud@opensystems.no 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr Dell Espen Schanke Nielsen espen.schanke.nielsen@dell.com 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr Atea Einar Bjørgen einar.bjorgen@atea.no 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr UmoeIKT Erik Jensen erik.jensen@umoeikt.no 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okFast-telefoni TDC Erling Sælen erling.saelen@tdc.no 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni TDC Erling Sælen erling.saelen@tdc.no 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni NetCom Per Olav Borgsø pob@netcom-gsm.no 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni UmoeIKT Erik Jensen erik.jensen@umoeikt.no 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okAV-utstyr UmoeIKT Erik Jensen erik.jensen@umoeikt.no 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr YIT Knut Gaaserud stian.aarstad@yit.no 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr FotoPhono Daniel Wormnæs dw@fotophono.no 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr AV Design Willy Johansen willy.johansen@avdesign.no 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okPC - server HP Espen Solbakken marius.muller@hp.com 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Dell Espen Schanke Nielsen espen.schanke.nielsen@dell.com 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Atea Einar Bjørgen einar.bjorgen@atea.no 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Itum Roar Stenbro roar.stenbro@itum.com 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Eplehuset Erlend Larsen erlend.larsen@eplehuset.no 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPrint/kopi Atea Einar Bjørgen einar.bjorgen@atea.no 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 okPrint/kopi Xerox Norge Inge Andre Krokvik inge-andre.krokvik@xerox.com 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 okPrint/kopi Ricoh Norge Espen Langseth espen.langseth@ricoh.no 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 ok

Avtaler

UNINETT

AV-utstyr

AV-utstyr

■ Nytt avtaleområde innenfor rammeavtalene

■ Arbeidsgruppe(r):■ HiHm - Trond Bakås, Carl Morten Karterud■ HiST - Lars Sellie■ UiO - Knut Ottersen, Lasse Moer, Kjell-Gunnar Thomsen■ NTNU - Astrid Solberg, Frank Børø■ UiT - Jon Fagertun■ UNINETT - Hege Vanebo, Gunnar Bøe, Roald Torbergsen

AV-utstyr

■ Totalt 4 avtaler:■ YIT■ AV Design■ UmoeIKT■ FotoPhono■ Kontrakter basert på NS byggkontrakt-maler

■ Hovedområder■ ”Alt” A/V-utstyr■ Utstyrskjøp (kamera, prosjektor, skjerm, lydanlegg…)■ Totalentreprise (planlegging, installasjon, support)

■ Status så langt:■ Få minikonkurranser■ Lavt omsetningsvolum■ Kjøp uten minikonkurranse

AV-utstyr

Telefoni

■ Arbeidsgruppe■ UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Kjetil Otter Olsen

■ UiB - Per Bruvold, Svein Hagen

■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Terje Buseth

■ UNINETT - Lars Skogan, Roald Torbergsen, Hege Almås

Telefoni

Kontrakter:Dato fra: 14.09.2009

Dato til: 14.09.2011

Max opsjon til: 14.09.2013

Ett, elektronisk dokument (pdf)

Klarere SLA-betingelser

Bedre rapporteringsmuligheter

Bedre faktureringsmuligheter

Bedre administrativ oppfølging

Telefoni

Gammel avtale, fasttelefoni Ny avtale, fasttelefoni Forskjell

Startpris Minuttpris Startpris Minuttpris Startpris Minuttpris

Til fasttelefon 0,203 0,084 0,102 0,042 -49,8 % -49,9 %

Til Telenor Mobil 0,203 0,644 0,102 0,276 -49,8 % -57,2 %

Til NetCom 0,203 0,973 0,087 0,387 -57,2 % -60,2 %

Til andre mobil 0,203 1,008 0,087 0,432 -57,2 % -57,1 %

Interntrafikk 0,203 0,084 0,000 0,000 -100,0 % -100,0 %

UT per mnd 1600,00 1600,00 0,0 %

GT per mnd 193,00 185,00 -4,1 %

Nummerserie, 100 nummer per år 240,00 120,00 -50,0 %

Telefoni - fast

Besparelser

Trafikkvekst til mobiltelefon på 12 %

Trafikkostnader

341.000 (april 2009) 169.000 (april 2010) (-50 %)

Faste avgifter -20 %

Årlig besparelse: ca. 2.000.000

Telefoni - fast

Månedlig abonnementspris 15 19,9 4,45

Oppstart Per minutt Oppstart Per minutt Oppstart Per minutt

Til fasttelefon intern 0 0 0,240 0,240 0,339 0,339

Til mobil intern 0 0 0 0 0 0

Til fasttelefon i Norge 0,291 0,174 0,240 0,240 0,339 0,339

Til mobil, Telenor Mobil 0,291 0,174 0,240 0,240 0,339 0,339

Til mobil, NetCom 0,291 0,174 0,240 0,240 0,590 0,810

Til mobil, andre operatører 0,291 0,174 0,240 0,240 0,590 0,810

2,40

24,00

179,00 Opptil 5 GB

0,39

9,76

99,00 Opptil 4 GB

Datapris per MB

Maxpris per dag

Dataabonnement

0,23

9,50 for 200MB

99,00 Opptil 2 GB

SMS

MMS

0,174

0,474

0,240

0,970

0,354

0,954

Telefoni - mobil

Sum, 12 måneder 860,24 1128,77 1848,40 2692,69

+31 % +115 %+213 %

Besparelse ≈

31 - 68 %

Gammel

avtale (NetCom)

Telefoni - mobil

Besparelser

(Q1 2009) (Q1 2010)

Trafikkvekst 20 %

Fakturerte kostnader -30 %

Effektiv besparelse: 50 %

Årlig besparelse: ca. 2.600.000

Telefoni - mobil

PC

■ Stasjonære, bærbare, Mac, servere og skjermer

■ Avtaledato 25. mars 2010

■ Arbeidsgruppe■ UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Nina Røisland, Kjetil Kirkebø, Trond

Amundsen, Anders Vinger

■ UiB - Per Bruvold, Tor Lærde, Robert Hetleid

■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Brynulf Mauring

■ UNINETT - Lars Skogan, Hege Vanebo, Hege Almås

PC

PC

Produkt / Leverandør

Stasjonær Bærbar Server Tilbehør Mac

Itum

Atea

Dell

HP

Imento

Eplehuset

PC

■ Evaluert standardmodeller■ 1 stk stasjonær■ 3 stk bærbare■ Ymse servere■ Betydelig å hente på standardisering

■ 4-5 års levetid

■ Regnet på strømforbruk

■ E-handel■ ”Punch-out” for alle avtaler■ Sortimentsbegrensning

PC

Avrop og minikonkurranser

…hvor vanskelig er det egentlig?

Erfaringer fra telefoniavtalene

”Ja, det er jo greit med ny avtale, men…”

- ”Vi har det bra der vi er…”

- ”Vi sparer uansett mye i forhold til den gamle avtalen…”

- ”Det blir for tungvint å bytte…”

- ”De ansatte er ikke innstilt på ny avtale nå…”

- ”Det er jo så kjekt med iPhone…”

- ”Det er så mange her som har igjen bindingstid…”

- ”Vi har ikke gjort noen evaluering, men så litt på tallene…”

- ”Det er ikke noe vits i å komme hit på besøk”

- ”Vi vet hva som fungerer, og da skal vi ikke ha inn noe nytt”

- ”Ja vi skal nok gjøre noe, men det blir ikke nå, i hvert fall”

■ Mye dialog med leverandørene

■ Brannslukking

■ Møter

■ Tolkningsuttalelser

■ Kontakt med institusjonene

■ Utarbeide minikonkurransedokumenter

■ Se igjennom konkurransedokumenter

■ Se igjennom innsigelser

■ Bidra ved svar

Avrop og minikonkurranser

■ Leverandørene er mer bevisst

■ Kjenner regelverket

■ Forventer omsetning

■ Skjerpinger i regelverk

■ KOFA ”blander seg inn” i minikonkurranser

Vi må ha høyere bevissthet i minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

■ Konsekvenser for UNINETTs arbeid:■ Mer forarbeid

■ Mer nøkkelferdige løsninger

■ Mindre lokal tilpasning

■ Mer informasjon

■ Bedre maldokumenter

■ Mer ’ferdigsøm’

■ Større prosesstøtte ved avrop

Avrop og minikonkurranser

■ Konsekvenser for virksomhetenes arbeid:■ ”Pass på” / bistå IT-sjefen■ Gjennomfør minikonkurranse

■ ”Papirbasert” prosess (KOFA 148/09)

■ Skrive protokoll

■ Evaluér tilbudene

■ Begrunne og dokumentere

■ Informere leverandører (og UNINETT) om beslutning

Avrop og minikonkurranser

For PC-avtalene

Avrop og minikonkurranser

Guide til avrop

Mal for protokoll

Mal for minikonkurranse

Mal for tildelingsbrev

Mal for avropsavtale

Notater fra evaluering

Evalueringsskjema

Prisskjema

Sendt til samtlige virksomheter 4. juni 2010

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

■ PC■ Benytt samme tildelingskriterier■ De ligger ferdig i…

■ Minikonkurransedokumentet■ Protokollen■ Evalueringsskjemaet

■ Benytt arbeidsgruppens felles vurderinger■ Dersom dere ikke har øvrige krav til kriteriene

■ Gjør det enkelt for dere og oss■ ”Meld dere på”!■ Spør, hvis og når dere lurer på noe

Spørsmål

innkjop@uninett.no

www.uninett.no