UH Innkjøpsforum,
Quality Spa & Resort SonLars Skogan04.06.2010
Agenda
■ Om UNINETT
■ Avtaler■ A/V■ Telefoni
■ PC
■ Avrop og minikonkurranser
Om UNINETT
Om UNINETT
■ 1976: Etablert som prosjekt under SINTEF
■ 1993: A/S 100 % eid av KD
■ Lokalisert i Trondheim
■ 86 ansatte■ Hvorav ca 20 jobber med domenenavn (.no)
■ 190 kunder■ 40 UH
■ 150 forskningsinstitusjoner, private høgskoler, etc.
■ Primæroppgaver: IKT-området”Hvor samordning og samarbeid gir gevinst”
■ IP-nett (”internett”)■ ”Nettnære” tjenester
■ Feide / sertifikater / Eduroam
■ Bistand v/campusnett■ Tungregning og lagring■ Innkjøp
■ Administrative IT-systemer
Om UNINETT
Om UNINETT
Lasere som blinker…
10.000.000.000 ganger i sekundet?
- Hva skal vi med det, da?
Om UNINETT
Avtaler
■ 9 avtaleområder
■ 34 avtaler
■ 22 leverandører
■ Omsetning 2009 ≈ 450 mill
Avtaler
30
8
25
?? 50
180
10
9035
Avtaleområde Leverandør Kontaktperson epost Dato fraDato til(forlenget til)
Avtalens gyldighet Status
Vedlikeholdsavtale UmoeIKT Erik Jensen [email protected] 08.03.2005 08.03.2008 08.03.2008 i arbeidVedlikeholdsavtale Intelecom Rolf Fossbak [email protected] 09.03.2005 09.03.2008 09.03.2008 i arbeidWLAN Atea Trond Johnsen [email protected] 01.09.2007 01.09.2009 01.09.2009 i arbeidMicrosoft-forhandler Inmeta Joacim Lande [email protected] 21.12.2005 21.12.2010 21.12.2010 i arbeidNettverksutstyr Multidata Torbjørn Sand [email protected] 31.03.2006 30.06.2009 31.03.2011 i arbeidNettverksutstyr Siemens Magne Orderløkken [email protected] 07.06.2006 07.06.2008 07.06.2011 i arbeidNettverksutstyr Atea Trond Johnsen [email protected] 16.06.2006 16.06.2009 16.06.2011 i arbeidAdsl UmoeIKT Erik Jensen [email protected] 31.08.2006 31.08.2010 31.08.2011 okProgramvare Inmeta Joacim Lande [email protected] 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Crayon Geir Johansen [email protected] 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Atea Einar Bjørgen [email protected] 12.06.2007 12.06.2010 12.06.2012 okProgramvare Protego Joakim Braathu [email protected] 19.06.2007 19.06.2010 19.06.2012 okProgramvare SPSS Anders Volckmar [email protected] 20.07.2007 20.07.2010 20.07.2012 okProgramvare Statsoft John Martin Dervå [email protected] 21.01.2008 21.01.2011 21.01.2014 okLagringsutstyr OpenSystems Asle Tronrud [email protected] 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr Dell Espen Schanke Nielsen [email protected] 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr Atea Einar Bjørgen [email protected] 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okLagringsutstyr UmoeIKT Erik Jensen [email protected] 01.04.2009 01.04.2011 01.04.2013 okFast-telefoni TDC Erling Sælen [email protected] 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni TDC Erling Sælen [email protected] 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni NetCom Per Olav Borgsø [email protected] 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okMobiltelefoni UmoeIKT Erik Jensen [email protected] 14.09.2009 14.09.2011 14.09.2013 okAV-utstyr UmoeIKT Erik Jensen [email protected] 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr YIT Knut Gaaserud [email protected] 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr FotoPhono Daniel Wormnæs [email protected] 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okAV-utstyr AV Design Willy Johansen [email protected] 01.11.2009 01.11.2013 01.11.2013 okPC - server HP Espen Solbakken [email protected] 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Dell Espen Schanke Nielsen [email protected] 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Atea Einar Bjørgen [email protected] 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Itum Roar Stenbro [email protected] 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPC - server Eplehuset Erlend Larsen [email protected] 25.03.2010 25.03.2012 25.03.2014 okPrint/kopi Atea Einar Bjørgen [email protected] 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 okPrint/kopi Xerox Norge Inge Andre Krokvik [email protected] 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 okPrint/kopi Ricoh Norge Espen Langseth [email protected] 09.05.2008 09.05.2011 09.05.2014 ok
Avtaler
UNINETT
AV-utstyr
AV-utstyr
■ Nytt avtaleområde innenfor rammeavtalene
■ Arbeidsgruppe(r):■ HiHm - Trond Bakås, Carl Morten Karterud■ HiST - Lars Sellie■ UiO - Knut Ottersen, Lasse Moer, Kjell-Gunnar Thomsen■ NTNU - Astrid Solberg, Frank Børø■ UiT - Jon Fagertun■ UNINETT - Hege Vanebo, Gunnar Bøe, Roald Torbergsen
AV-utstyr
■ Totalt 4 avtaler:■ YIT■ AV Design■ UmoeIKT■ FotoPhono■ Kontrakter basert på NS byggkontrakt-maler
■ Hovedområder■ ”Alt” A/V-utstyr■ Utstyrskjøp (kamera, prosjektor, skjerm, lydanlegg…)■ Totalentreprise (planlegging, installasjon, support)
■ Status så langt:■ Få minikonkurranser■ Lavt omsetningsvolum■ Kjøp uten minikonkurranse
AV-utstyr
Telefoni
■ Arbeidsgruppe■ UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Kjetil Otter Olsen
■ UiB - Per Bruvold, Svein Hagen
■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Terje Buseth
■ UNINETT - Lars Skogan, Roald Torbergsen, Hege Almås
Telefoni
Kontrakter:Dato fra: 14.09.2009
Dato til: 14.09.2011
Max opsjon til: 14.09.2013
Ett, elektronisk dokument (pdf)
Klarere SLA-betingelser
Bedre rapporteringsmuligheter
Bedre faktureringsmuligheter
Bedre administrativ oppfølging
Telefoni
Gammel avtale, fasttelefoni Ny avtale, fasttelefoni Forskjell
Startpris Minuttpris Startpris Minuttpris Startpris Minuttpris
Til fasttelefon 0,203 0,084 0,102 0,042 -49,8 % -49,9 %
Til Telenor Mobil 0,203 0,644 0,102 0,276 -49,8 % -57,2 %
Til NetCom 0,203 0,973 0,087 0,387 -57,2 % -60,2 %
Til andre mobil 0,203 1,008 0,087 0,432 -57,2 % -57,1 %
Interntrafikk 0,203 0,084 0,000 0,000 -100,0 % -100,0 %
UT per mnd 1600,00 1600,00 0,0 %
GT per mnd 193,00 185,00 -4,1 %
Nummerserie, 100 nummer per år 240,00 120,00 -50,0 %
Telefoni - fast
Besparelser
Trafikkvekst til mobiltelefon på 12 %
Trafikkostnader
341.000 (april 2009) 169.000 (april 2010) (-50 %)
Faste avgifter -20 %
Årlig besparelse: ca. 2.000.000
Telefoni - fast
Månedlig abonnementspris 15 19,9 4,45
Oppstart Per minutt Oppstart Per minutt Oppstart Per minutt
Til fasttelefon intern 0 0 0,240 0,240 0,339 0,339
Til mobil intern 0 0 0 0 0 0
Til fasttelefon i Norge 0,291 0,174 0,240 0,240 0,339 0,339
Til mobil, Telenor Mobil 0,291 0,174 0,240 0,240 0,339 0,339
Til mobil, NetCom 0,291 0,174 0,240 0,240 0,590 0,810
Til mobil, andre operatører 0,291 0,174 0,240 0,240 0,590 0,810
2,40
24,00
179,00 Opptil 5 GB
0,39
9,76
99,00 Opptil 4 GB
Datapris per MB
Maxpris per dag
Dataabonnement
0,23
9,50 for 200MB
99,00 Opptil 2 GB
SMS
MMS
0,174
0,474
0,240
0,970
0,354
0,954
Telefoni - mobil
Sum, 12 måneder 860,24 1128,77 1848,40 2692,69
+31 % +115 %+213 %
Besparelse ≈
31 - 68 %
Gammel
avtale (NetCom)
Telefoni - mobil
Besparelser
(Q1 2009) (Q1 2010)
Trafikkvekst 20 %
Fakturerte kostnader -30 %
Effektiv besparelse: 50 %
Årlig besparelse: ca. 2.600.000
Telefoni - mobil
PC
■ Stasjonære, bærbare, Mac, servere og skjermer
■ Avtaledato 25. mars 2010
■ Arbeidsgruppe■ UiO - Kjell-Gunnar Thomsen, Nina Røisland, Kjetil Kirkebø, Trond
Amundsen, Anders Vinger
■ UiB - Per Bruvold, Tor Lærde, Robert Hetleid
■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Brynulf Mauring
■ UNINETT - Lars Skogan, Hege Vanebo, Hege Almås
PC
PC
Produkt / Leverandør
Stasjonær Bærbar Server Tilbehør Mac
Itum
Atea
Dell
HP
Imento
Eplehuset
PC
■ Evaluert standardmodeller■ 1 stk stasjonær■ 3 stk bærbare■ Ymse servere■ Betydelig å hente på standardisering
■ 4-5 års levetid
■ Regnet på strømforbruk
■ E-handel■ ”Punch-out” for alle avtaler■ Sortimentsbegrensning
PC
Avrop og minikonkurranser
…hvor vanskelig er det egentlig?
Erfaringer fra telefoniavtalene
”Ja, det er jo greit med ny avtale, men…”
- ”Vi har det bra der vi er…”
- ”Vi sparer uansett mye i forhold til den gamle avtalen…”
- ”Det blir for tungvint å bytte…”
- ”De ansatte er ikke innstilt på ny avtale nå…”
- ”Det er jo så kjekt med iPhone…”
- ”Det er så mange her som har igjen bindingstid…”
- ”Vi har ikke gjort noen evaluering, men så litt på tallene…”
- ”Det er ikke noe vits i å komme hit på besøk”
- ”Vi vet hva som fungerer, og da skal vi ikke ha inn noe nytt”
- ”Ja vi skal nok gjøre noe, men det blir ikke nå, i hvert fall”
■ Mye dialog med leverandørene
■ Brannslukking
■ Møter
■ Tolkningsuttalelser
■ Kontakt med institusjonene
■ Utarbeide minikonkurransedokumenter
■ Se igjennom konkurransedokumenter
■ Se igjennom innsigelser
■ Bidra ved svar
Avrop og minikonkurranser
■ Leverandørene er mer bevisst
■ Kjenner regelverket
■ Forventer omsetning
■ Skjerpinger i regelverk
■ KOFA ”blander seg inn” i minikonkurranser
Vi må ha høyere bevissthet i minikonkurranser
Avrop og minikonkurranser
■ Konsekvenser for UNINETTs arbeid:■ Mer forarbeid
■ Mer nøkkelferdige løsninger
■ Mindre lokal tilpasning
■ Mer informasjon
■ Bedre maldokumenter
■ Mer ’ferdigsøm’
■ Større prosesstøtte ved avrop
Avrop og minikonkurranser
■ Konsekvenser for virksomhetenes arbeid:■ ”Pass på” / bistå IT-sjefen■ Gjennomfør minikonkurranse
■ ”Papirbasert” prosess (KOFA 148/09)
■ Skrive protokoll
■ Evaluér tilbudene
■ Begrunne og dokumentere
■ Informere leverandører (og UNINETT) om beslutning
Avrop og minikonkurranser
For PC-avtalene
Avrop og minikonkurranser
Guide til avrop
Mal for protokoll
Mal for minikonkurranse
Mal for tildelingsbrev
Mal for avropsavtale
Notater fra evaluering
Evalueringsskjema
Prisskjema
Sendt til samtlige virksomheter 4. juni 2010
Avrop og minikonkurranser
Avrop og minikonkurranser
Avrop og minikonkurranser
Avrop og minikonkurranser
■ PC■ Benytt samme tildelingskriterier■ De ligger ferdig i…
■ Minikonkurransedokumentet■ Protokollen■ Evalueringsskjemaet
■ Benytt arbeidsgruppens felles vurderinger■ Dersom dere ikke har øvrige krav til kriteriene
■ Gjør det enkelt for dere og oss■ ”Meld dere på”!■ Spør, hvis og når dere lurer på noe