Kertas Kerja I.1

1. Apakah bentuk badan hukum dari perusahaan yang digambarkan di modul ?

Badan hukum dari perusahaan yang digambarkan di modul adalah Persekutuan

Komanditer (commanditaire vennootschap atau CV) dimana Ny. Ashanti dan Anang

adalah sebagai sekutu aktif dan selaku sekutu pasif adalah Raul dan Yanti.

2. Apakah sudah terdapat sistem informasi di CV Suju Lapan Sembilan ?

CV. Suju Lapan Sembilan telah memiliki sistem informasi yang telah dibangun

oleh Anang, putra dari Ny. Ashanti. Sistem yang dibangun sudah berbentuk sistem

informasi akuntansi, namun karena putra Ny. Ashanti telah bekerja di perusahaan

ternama, sistem informasi yang dibangun tidak dikembangkan lagi dan jabatan dari

Anang diambil alih oleh Ny. Ashanti. Kelemahan dari sistem informasi akuntansi yang

telah ada adalah seluruh operasional masih terpusat di Ny. Ashanti

3. Secara umum apa hasil survey awal tim analis atas sistem informasi yang terdapat

di CV Suju Lapan Sembilan ?

Adapun hal-hal yang didapat dari survey lapangan selama 1 minggu adalah data

terkait dengan :

1. Perusahaan belum memiliki Standart Operating Procedure yang tertulis.

2. Kebijakan umum terkait dengan operasional perusahaan (belum tertulis dan

didapatkan dari wawancara).

3. Struktur organisasi dan deskripsi kerja (berasal dari wawancara karena belum

memiliki Standart Operating Procedur yang tertulis)

4. Prosedur penjualan, pembelian dan penggajian beserta dengan kebijakan

manajemen (berasal dari wawancara karena belum memiliki Standart

Operating Procedure yang tertulis).

5. Daftar nama karyawan, nama pemasok dan pelanggan.

6. Dokumen-dokumen yang ada dan format laporan manajerial yang telah dibuat

oleh manajemen.

7. Kode Akun dan Laporan Keuangan

4. Sebagai apakah posisi anda di dalam pengerjaan proyek perancangan sistem ini ?

Analis junior dari Kantor konsultan IWAY yang akan membantu Mr. Lemos

sebagai analis senior dan ketua proyek untuk melakukan analisa dan perancangan

sistem informasi berbasis manual.

5. Apakah keinginan dari pemilik atas sistem informasi yang akan dibangun oleh

Kantor Konsultan Sistem IWAY ?

Berdasarkan diskusi analis senior dengan Ny. Ashanti, berikut keinginan Ny.

Ashanti terkait sistem informasi yang akan dibangun oleh kantor Konsultan Sistem

IWAY :

1. Sistem yang fleksibel dan tidak terpusat.

2. Jika sistem manual dapat diimplementasikan maka langkah berikutnya adalah

sistem informasi yang sudah terkomputerisasi.

3. Sistem yang terkomputerisasi menggunakan jurnal yang otomatis untuk siklus

penerimaan kas dan pengeluaran kas sehingga akuntansi tidak perlu banyak

terlibat atas proses jurnal khusus ini.

Kertas Kerja II.1

1. Departemen/unit Kerja apa saja yang terdapat pada CV. Suju Lapan Sembilan ?

General Manajer CV. Suju Lapan Sembilan, dibantu oleh kesekretarian dan

personalia, membawahi dua Departemen / Unit Kerja yaitu :

Departemen Operasional, terdiri dari :

1. Penjualan

2. Logistik dan Pengiriman

3. Pramuniaga dan Marketing

Departemen Keuangan, terdiri dari :

1. Keuangan dan Akuntansi

2. Siapa saja yang memiliki hubungan keluarga pada struktur organisasi di atas ?

Berikut hubungan keluarga yang terdapat pada struktur organisasi CV. Suju apan

Sembilan :

Suleman (bagian keuangan dan akuntansi) adalah sepupu dari Agnezmo

(kesekretarian dan personalia).

Lady dan Katty (dibagian penjualan) adalah keponakan dari Sity (pembantu

di bagian keuangan dan akuntansi)

Perryh (dibagian penjualan) adalah keponakan dari Ny Ashanti (general

manajer).

3. Siapa yang menduduki posisi Keuangan dan Akuntansi ?

Posisi keuangan dan akuntansi dijabat oleh Suleman dan dibantu oleh Sity.

4. Siapa yang menduduki posisi Kesekretarian dan Personalia ?

Posisi kesekretariatan dan personalia dijabat oleh Agnezmo yang merupakan

orang kepercayaan dari Ny. Ashanti.

5. Apakah keinginan kedepan pemilik CV. Suju Lapan Sembilan ?

Pemilik CV. Suju Lapan Sembilan ingin merubah badan hukum usahanya dari

CV menjadi PT. Untuk melakukan perubahan tersebut, perlu pembentukan struktur

organisasi dan deskripsi kerja yang lebih baik.

Kertas Kerja II.2

1. Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem Pengendalian Internal

Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal :

a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan  perlindungan yang

cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem Pengendalian Internal

adalah sebagai berikut :

a. Bagian Logistik dan Pengiriman tidak memiliki hubungan istimewa dengan

bagian lain dalam perusahaan.

Kertas Kerja II.3

1. Kelemahan Struktur Organisasi CV. Suju Lapan Sembilan

Beberapa jabatan dirangkap oleh orang yang sama.

Dikatakan pada bab sebelumnya bahwa pemesanan oleh pelanggan dapat

dilakukan melalui website, namun tidak ada dalam struktur organisasi bagian

yang bertanggung jawab terhadap IT perusahaan, dalam hal ini adalah operator

atau administrator dari website yang dimaksud.

Bagian akuntansi dan keuangan tidak terpisah.

Beberapa orang dalam struktur organisasi memiliki hubungan keluarga dan

hubungan istimewa sehingga rawan terjadi fraud.

2. Kelemahan Deskripsi Kerja CV. Suju Lapan Sembilan

Kurangnya pemisahan tanggungjawab fungsional secara tegas

Bagian Pramuniaga dan Marketing dijadikan satu padahal secara khusus memiliki

deskripsi kerja yang berbeda.

Bagian marketing tidak melakukan pemasaran atau promosi melalui berbagai

media untuk meningkatkan penjualan perusahaan.

Pramuniaga tidak bertanggung jawab untuk melayani konsumen yang datang.

Bagian Logistik yang bertanggung jawab atas persediaan dijadikan satu dengan

bagian Pengiriman yang bertanggung jawab atas pengiriman barang, hal ini

memungkinkan terjadinya fraud.

Bagian yang bertanggung jawab atas pencatatan (akuntansi) dan mengotorisasi

arus kas (keuangan) tidak terpisahkan.

Kertas Kerja II.4

Apakah menurut anda, struktur organisasi dan deskripsi kerja tersebut perlu

disempurnakan?

Ya / Tidak

Kertas Kerja II.5

1. Usulan deskripsi kerja CV. Suju Lapan Sembilan

General Manajer

a. Membuat keputusan strategi perusahaan pada seluruh operasional perusahaan.

b. Bertindak sebagai pemberi otoritas atas pembelian, tarif diskon dan harga jual

barang, nilai gaji dan otorisasi atas pengeluaran kas.

c. Menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasional perusahaan.

Kesekretariatan dan Personalia

a. Bertanggungjawab atas hal-hal administratif perusahaan.

b. Bertanggungjawab atas jadwal kegiatan general manajer.

c. Bertindak sebagai tangan kanan general manager dan dapat menggantikan

general manager bila diminta oleh general manager.

d. Mengatur hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan.

Manajer Keuangan

Bertugas memeriksa dan mengotorisasi seluruh keuangan dan pencatatan keuangan.

Kasir

a. Melayani pembayaran dari konsumen dan memberikan struk pembayaran.

b. Mengelola kas kecil dan menyetorkan pada bendahara jika kas pada kasir

melebihi Rp. 1.000.000,-

Bendahara

a. Bertugas menerima kas dari kasir dan membuat bukti penerimaan kas.

b. Bertugas mengeluarkan kas untuk kas kecil yang dipegang oleh kasir dan

keperluan lainnya, serta membuat bukti pengeluaran kas.

Akuntansi

a. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi keuangan perusahan.

b. Membuat laporan keuangan dan laporan manajerial yang dibutuhkan

perusahaan.

Manajer Pemasaran

Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan gubungan eksternal dengan

pelanggan.

Periklanan

Melakukan promosi di berbagai media

Administrator Website

a. Bertanggung jawab atas konten dan desain website.

b. Merespon pemesanan yang diterima melalui website.

Operator

a. Merespon pemesanan yang diterima melalui telepon dan fax.

b. Melayani pelanggan sebagai customer service.

Manajer Operasional

Bertanggungjawab atas segala kegiatan operasional perusahaan

Logistik

a. Bertugas meminta pengajuan pembelian persediaan.

b. Bertugas melakukan pengecekan persediaan yang datang atas pembelian.

c. Bertugas melakukan stok opname atas persediaan.

d. Bertugas melakukan klasifikasi persediaan.

Pengiriman

Melakukan pengiriman barang sesuai dengan pesanan.

Pramuniaga

Melayani dan memberikan bantuan kepada konsumen yang datang.

2. Usulan Struktur Organisasi saat ini

3. Usuan Struktur Organisasi dua tahun kedepan