Transportledning/Transportorganisation 8p

Lektioner

2011-09-15

2011-09-22

2011-09-29

2

Presentation av kurs

Transportledning/Transportorganisation 8p Kursens namn: Transportledning/Transportorganisation ( trpt ledn 2) Omfattning: 8 Poäng Lärare: Bengt Sigvald/Jenny Åkerblom                       Mål: Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper i att organisera, planera och administrera transportledningsfunktionen inom en verksamhet Den studerande ska kunna och förstå grundläggande ledarskapsbegrepp och välja kommunikationsformer efter situation. Behärska instruktioner i tal och skrift och kunna informera med bekräftelse från mottagaren. Förstå innebörden av målstyrt ledarskap och känna till metoder för coachning och konflikthantering.                       Examination: Examination sker genom tentamina samt obligatoriska övningar och inlämningsuppgifter enligt instruktion vid kursstart. Kursen bedöms med betygen Godkänd och Väl Godkänd. För betyget Godkänd krävs 50% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart. För betyget Väl Godkänd krävs 80% av poängen på tentamen samt poänggränser på inlämningsuppgifter och övningar, vilka meddelas vid kursstart.  

Tentamenspliktigt: Litteratur, eventuellt utdelat material, information på föreläsningar som ej finns dokumenterat.                        Litteratur: Sveriges Åkeriföretags Åkerihandbok (utdelas vid kursstart) och ev. kurslitteratur som meddelas vid kursstart. Organisation och Ledarskap - styr rätt i en ny tid. Liber förlag, ISBN 47-08818-8. Författare Nils Nilsson.  Under kursen utdelade kompendier

3

Från broschyrenYrket Transportledare kopplat till delkursen Transportledning/Transportorganisation

Transporter ska planeras så att de blir så effektiva, billiga och miljövänliga som möjligt. Det är din uppgift som transportledare att hitta effektiva och lönsamma lösningar av transporten.Transportledare planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats.Som transportledare fungerar man som en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt kundens önskemål. Det är viktigt att vara serviceinriktad och kunna överblicka flera saker samtidigt.Transportledare i ett speditionsföretag arbetar i en ledningscentral och tar emot order från kunder som ringer och berättar vad de har för gods, vart det ska och när det skall vara framme.

Transportledaren ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten och att det finns tillräckligt utrymme kvar på fordonet. Kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare.Transportbranschen är i ständig utveckling och många tekniska hjälpmedel används för att få ett ekonomiskt och effektivt flöde av varor och transporter. När ordern från kunden är mottagen kan transportledaren t.ex. med hjälp av GPS system finna den bil som är närmast kunden och direkt kontakta den för uppdraget.Dessa hjälpmedel har fått en allt större roll i takt med att kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ständigt ökar.Är du redo för utmaningen? Är detta något för dig?

4

KURSINNEHÅLL

Praktisk del med mycket material från ”verkligheten”. Mina erfarenheter om hur transportledarens vardag kan se ut.

•V 37 – V 39 Att leda, förmedla och planera, såväl processer, människor samt transporter. Förstå processerna som transportledaren berörs av och förstå sin roll i processen. Känna till några principer för framgångsrika transportföretag. Många exempel från verkligheten (intervjua en transportledare om hur deras vardag ser ut)•V 40 – 41 Kunna planera och strukturera samt prioritera intressenter och uppdrag. Vilka rutiner, checklistor/tips som kan vara bra att känna till. Här är vardagstillämpning av ISO-kraven ett måste. Gästföreläsare om ”ruttplanering”.•V 41 – V44 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete i en transportorganisation•V 45 – V47 Avstämnings- och uppföljningsarbete. Vi färdigställer Handboken för Visionstransporter AB•V 48 – V49 Introduktion till IT inom transportledning och gästföreläsare/studiebesök

Under kursens gång ska vi beskriva ett fiktivt företags verksamhet ” Visionstransporter AB ” med fördjupning på det stöd som en transportledare behöver i vardagen i form av en ”handbok” med rutiner, checklistor, mallar utöver det som alla bör veta i företaget. Ett antal hemuppgifter utdelas.

5

Vi presenterar oss för varandra och vi tar reda på vilka erfarenheter som finns i klassen av:

Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Säkerhet

Hemuppgift 1 delades ut (max 1 tim tid för lösning)

Att vara en transportledare är tidspressat

5

MF Sälja Avtala

Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa

upp

Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter

Ledningsaktiviteter

Stödaktiviteter 8

output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare

som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).

Ku

nd

beh

ov

Kla

rlag

da

beh

ov

Avt

alad

e

vill

kor

Säk

ers

täll

da

resu

rse

r

Up

pfy

lld

a vi

llko

r

Bet

alt

Nö

jd k

un

d

Vi skissade på processerna för ett transportföretag

MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa

upp

Visioner Affärsidépolicy Strategier Mål Styrning

Organisation System

Personal IT-stöd Lokalerresurser Infrastruktur Verksam-

hetsmiljö

Huvudaktiviteter

Ledningsaktiviteter med

Stödaktiviteter med

KravLagar

Ekon., Adm.

Vi skissade på processerna för ett transportföretag och vilka som är intressenter

output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare

som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).

Mar

knad

sbeh

ov

Ku

nd

beh

ov

Kla

rlag

da

beh

ov

Avt

alad

e v

illk

or

Kla

rlag

da

resu

rser

Säk

ers

täll

da

resu

rser

Up

pfy

lld

a vi

llko

r

Bet

alt

Nö

jda

kun

der

o

ch i

ntr

ess

ente

r (ä

g.,

per

s.,

le

v.,

(ban

k),

sa

mh

älle

)

Planera tjänster

BehovUppfyllda behov

Förslag på innehåll i Ledningssystemet för Visionstransporter AB

1. Förord, Beskrivning av VIT AB2. Verksamhetssystem med Affärsidé, Policy och mål3. Lagar Krav, Arbetsmiljö och Yttre miljö4. Organisation, Ansvar och befogenheter5. Fordon Utrustning6. Utbildning, Rekrytering, anställning och introduktion7. Inköp8. Avtal och kontrakt 9. Planera, Orderhantera10.Utföra uppdrag11.Korrigerande och förebyggande åtgärder12.Extern kommunikation13. Interna Kommunikation, Ledningens genomgång14.Dokumentation, Backuprutiner15.Ständiga förbättringar, Klagomål16.Hjälpmedel, blanketter17.Uppföljning

Vi pratade om att under kursen skapa ett fiktivt företag ”Visionstransporter AB” relaterad till transportledarens vardag

Det ska handla om förbättringar!

• Vi pratar processer eller förståelsen av hur mitt arbete påverkas av/påverkar andras arbete.

• 10 min övning med redovisning

Vi pratade om några av de viktigaste sakerna att hålla ordning på i ett företag:

Företagets processer och ständiga förbättringar

Vad är en förbättring?

Vad är en Vad är en förbättring?förbättring?

Något som någon tycker kan göras bättre!

Vem kan förbättra?

Vem kan förbättra?

Någon annan? eller jag/vi!

Kanske bäst om jag får gör det själv?

Vad kan bli bättre?

Det beror väl på vad man tänker på!

Människan (kunskap, attityd, beteende), arbetssätt, hjälpmedlen, omgivningen och kommunikation?

Vad kan bli bättre?

• Du själv (kompetens/hälsa)

• Ledarskap och medarbetarskap

• Arbetssätt och rutiner

• Produkter och tjänster

• Yttre miljön

• Arbetsmiljön

• Kommunikation

Vad saknar Du?

Måste vi förbättra oss?

Har vi tid?

Det har ju gått bra förut!

Vi förbättrar ju oss hela tiden utan att prata om

det!

(kunskap, attityd, beteende)

Nu ska vi se en film.

Varför skall man arbeta med ”ständiga förbättringar” och processer?

• Man kan identifiera och arbeta tydligare med målstyrning

• Processer ger möjlighet till en helhetssyn över verksamheten

• Medarbetarna blir både mer motiverade och engagerade

• Kvaliteten blir högre genom att tjänsterna som passerar en process får ta del

av förbättringarna

Spar tid, pengar och frustration!

Nyttan för mig?”Med ständiga förbättringar”

- Intressantare arbete

- Kompetens och hälsa

- Gehör för idéer

- Mindre strul

Vad tycker Du?

Nyttan för företaget?

- Lönsamhet- Nöjda kunder- Engagerade medarbetare- Når uppsatta mål

Vad tycker Du?

Källor till förbättringar

- Förslag (från anställda)- Förslag (från åkare, ägare, leverantörer)- Diskussioner vid möten- Kundsynpunkter- Reklamationer- Affärsplaner (mål mm)- Interna/externa revisioner- Leverantörsavvikelser- Incidenter- Arbetsskador/Tillbud

Hur tar vi hand om goda idéer?

En övning – 2 minPåstående

Jag rapporterar inga skriftliga avvikelser! Det tar för lång tid och

vi har inga bra system för det!

Svarsalternativ (med hand upp)

Ja, det stämmer

Nej, det stämmer inte

Jag rapporterar muntligt (viktigast att göra något)

Vet inte – Frågan otydlig

En övning – 5 minPåståendeDe här alternativen använder jag själv vid hantering av förbättringsfrågor/ avvikelser.

Svarsalternativ (hand upp) Idag använder jag nr ?

1. Fyller i en enkel blankett för behandling 2. Fixar själv om det går 3. Tar upp det vid nästa möte 4. Löser frågan med någon annan 5. Chefen/berörd får lösa det 6. Skriver upp det så jag inte glömmer det 7. Pratar om det vid fikat/rast 8. Inget, det skapar bara en massa nya problem 9. Vänta tills det händer igen (vill se trend) 10. Inget av alternativen, så här gör jag

Noteringar efter diskussion

Många organisationer präglas av att förbättringsverksamheten kännetecknas av avhjälpande åtgärder (lösa akutproblem) än av att förebygga fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering.

Det synsättet leder till att värdefull erfarenhet om trender går förlorat. I stället för att avsätta resurser för att avhjälpa att fel inte uppstår, så läggs mest kraft på ”akutproblem”.

Vi kommer under kursens gång visa på metoder att öka förbättringskulturen inom företag.

SIQs Modell mäter:

1. Ledarskap

2. Information och analys

3. Verksamhetens planering

4. Medarbetarnas engagemang

5. Verksamhetens processer

6. Verksamhetens resultat

7. Kundtillfredsställelse

Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, därSIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem.

De fyra frågor som skapar systematiken är:Hur gör vi för att...

Har vi ett medvetet valt, genomarbetat, metodiskt och organiserat arbetssätt för att genomföra våra arbetsuppgifter? Genomsyras detta också av de Grundläggande Värderingarna? Stödjer det valda arbetssättet verksamhetens planer? Samverkar det på ett positivt sätt medandra valda arbetssätt? Kännetecknas arbetssättet av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering?

I vilken omfattning tillämpas de valda arbetssätten?

När vi utarbetat systematiska, integrerade och förebyggande arbetssätt ska de också tillämpas i relevanta sammanhang, i hela organisationen, i alla processer, för alla varor och tjänster och vid relevanta tillfällen.

Vilket resultat leder det till?

Resultaten är det yttersta beviset på att de arbetssätt som valts och tillämpats leder till det som avsetts. För att kunna följa upp verksamheten och dess utveckling måste resultat jämföras med egna målvärden och med motsvarande värden hos ledande organisationer och konkurrenter.

Hur gör vi för att utvärdera och förbättra det vi gör?

En av Modellens grundläggande värderingar är ständiga förbättringar. Hur utvärderar vi de arbetssätt som valts och dessas tillämpning? Bedriver vi ett systematiskt förbättringsarbete baserat på genomförda utvärderingar och gjorda lärdomar? Illustrationen nedan bygger på det kända förbättringshjulet eller Demings PDSA-hjul och illustrerar ovanstående. Ständiga förbättringar kan åstadkommas om vi återkommande och regelbundet ställer oss dessa frågor.

Tips på fler metoder

5 5 x Varför?AAPQP AQL AckrediteringCCorrective and Preventive ActionDEdwards DemingEEffektivitetsrevisionFFelträdsanalys Fiskbensdiagram FörbättringskunskapGGood Clinical Practice Good Manufacturing Practice

JJoseph JuranKKapabilitetsindex Kvalitet Kvalitetskontroll Kvalitetsledning Kvalitetssäkring KvalitetsteknikLLean productionMMätosäkerhetOOeePPDCA PPAP

RRotfelsanalysSSambandsdiagram Sex Sigma Spårbarhet Statistisk processkontroll

Stjärna (klassificering)TTolerans (teknik) TotalkvalitetVValidering Variation

• Inom vilka områden vi ska bli bättre? Så att vi kan styra förbättringsarbetet.

• Antal förbättringar vi genomför? Så att vi vet att förbättringar genomförs och gör nytta. Bl.a. ekonomiskt!

Är det bra om vi?

på min arbetsplats vet?

Att lyckas med ständiga förbättringar

KulturKultur

SystemHur vi gör!

SystemHur vi gör!

Ledarskap

Ledarskap

Rätt från början

Att inte göra rätt från början ökar kostnaderna ca 10 ggr per utvecklingsfas

1

10

100

1000

Idé PrototypSerie-

produktionHos kund

36

37

Vad är en process? En process är en grupp av samverkande

eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. (Definition enligt ISO 9000:2000)

Avtalade villkor Uppfyllda villkor

MF Sälja Avtala

Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa

upp

Huvudprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter

Ledningsaktiviteter

Stödaktiviteter 38

output = Input till nästa delprocess. output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare För varje delprocess finns en processägare

som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).som får stöd av rutiner och verktyg (databaser).

Ku

nd

beh

ov

Kla

rlag

da

beh

ov

Avt

alad

e

vill

kor

Säk

ers

täll

da

resu

rse

r

Up

pfy

lld

a vi

llko

r

Bet

alt

Nö

jd k

un

d

39

Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering

Traditionellt tänkande Processorienterat tänkande

De anställda är problemet Processen är problemet

Förändra anställda Förändra processen

Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation

Lita inte på någon Samarbeta mot gemensamma lösningar

Vem gjorde fel?! Vad tillät felet att uppstå?!

Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för

bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område!

Jag gör mitt jobb Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation

Vi kan få full koll på?:

Den dagliga driften - Vad orsakar mest störningar eller bidrar till

onödigheter och hur kan arbetsflödena förbättras mer systematiskt? Vi

diskuterar gränssnitt mellan delprocesser, där vi kan hitta förbättringar.

Ledarskapet och engagemanget - Hur påverkar Du som formell eller

informell ledare personligen engagemang för verksamhetens utveckling?

Kulturen - Vilka värderingar bör behållas och stärkas?

Intressentbehoven - Hur håller vi oss ajour med behov och

förväntningar hos dem vi är till för?

Se även ”grundläggande värderingar”

MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera

Följa upp

Visioner Affärsidépolicy Strategier Mål Styrning

Organisation System

Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur Verksam-hetsmiljö

Huvudaktiviteter

Ledningsaktiviteter med

Stödaktiviteter med

KravLagar

Ekon., Adm.

KIMPKML

367 TRÄFFAR PÅ GOOGLE

Vad betyder?

Kom Inte Med Problem, Kom Med Lösningar

Tänk på det när ni gör nästa övning!

Övning”Inget är så bra utan att det kan bli bättre” Tid 10 min

Beskriv några förbättringsförslag (Tipslappen).

Därefter fundera på vad som kan göras åt det! (om tid finns)

Vi kollar sedan var förslagen hamnar på processkartan.

3 förslag

2 förslag

4 förslag

3 förslag

1 förslag

Redovisning var förslagen hamnade på vår processkarta

”Funderingar”

Vad har vi för stöd för vårt arbete?• Rutiner• Handböcker• IT-stöd,• Databaser • Mallar• Excellblad• Portalen

Vem ansvarar för vad?Vilka behöver dela denna information?

Vad kan förbättras/fungerar det som det var tänkt?

50

Slut på lektion 1

51

Övningsuppgift 1 Tid 20 min

Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som har hand Dina transportbehov?

Vi kommer att bjuda in en transportköpare och en transportsäljare som beskriver sina roller och ”krav” med fokus på transportplanering.

52

Övningsuppgift 2 Tid 20 min Redovisning alla grupperVad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag

som har hand Dina transportbehov?

Kreditvärdighet, ekonomiLeveranssäkerhetMiljöarbete, Miljöcert.ArbetsmiljöKval.arb, Utv.planUtbildning –personalKollektivavtalSäkerhet TAPAKval.process, Lean, Q3, 5SFordonspark. ProfileringDokumentation – UppföljningDatasystem, IT, integr. med egna syst.Kontaktnät (vem man ska vända sig till)Försäkringar Alltrans,Ansvarsfördelning (vem gör vad) Stillestånd)Kör- och vilotiderSparsam körningResurser, kapacitetLedtiderHjälpmedel – hanteringsutrustnijngAlkolås

LastsäkringTrafiksäkerhetspolicyPris, KredittiderMiljöaspekterGod omsättningGott ryktePunktlighetKommunilationsvänligaSäkerhetsrutinerLäge TillgänglighetFordonsflottan uppdateradAffärsprinciperSamlastning/lagerMiljömärkta transporterProduktivitetSocialt ansvar- etiskt policyReklamationerÅterrapporteringArbetsmiljöFöreg. årsredovisning,Ekonomi, resurser

53

Redovisning av övningsuppgift 3 Tid 20 minVad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet?

532010-03-25/ Kvalitet/ lager &

terminalansvarig/Bengt Sigvald

5454

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

5555

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

56

Kvalitet och lönsamhet Övningsuppgift 2 10 min

Vilka effekter kan man få inom ett företag av förbättrad kvalitet?1. Nöjda och engagerad personal2. Effektivare arbetsmetoder3. Nöjdare kunder (fler), attraktivare på marknaden4. Lönsammare företag5. Bättre position på markanden, konkurrens6. Kortare ledtider7. Högre produktivitet8. Utökad service9. Förutsättningar för kapitalrationelisering.10. Bättre arbetsmiljö11. Svinn och felkostnader minskar (tidsslöseri), färre fel12. Starkare varumärke13. Kompetensen förstärks, kan behållas14. Mindre pers.oms, sjukskrivningar, olyckor15. Effektivare16. Bättre överblick

56

57

Kvalitet och lönsamhetjämför med övningsuppgiften

Effekter av förbättrad kvalitet• Nöjdare kunder/ Fler kunder, mervärde• Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)/positiv arbetsklimat• Bättre marknadsposition/ gott ryckte, expansion• Kortare ledtider• Minskade räntekostnader (kapitalbindning)• Minskade kassationer och omarbetning/mindre reklamationer• Högre produktivitet• Ökad lönsamhet/kan ta ett högre pris• Ökad service• Färre kvalitetskontroller• Ökade krav från kunder

572010-03-25/ Kvalitet/ lager &

terminalansvarig/Bengt Sigvald

58

HemuppgiftSyfte: att som transportledare skaffa sig argument för de mjuka frågorna vid

kundkontakter (kvalitet, miljö och hälsa) Sök information om!

1. På vilket sätt har människan påverkat den globala uppvärmningen? Vad talar för? Vad talar emot?

2. Hur stor och med vilken påverkan har transporterna på miljön?3. Hur hanterar större transportsäljande företag miljöfrågorna på sin

hemsida?4. Hur hanterar större transportköpande företag miljöfrågorna på sin

hemsida?5. Beskriv hur viktigt ISO-certifiering är för svenska företag efter vad som

skrivs på företagens hemsida. (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001). Ge exempel på policys. Beskriv vad de olika standarderna står för!

Varje grupp lämnar en rapport på ca 2 A4 sidor, som avrapporteras till övriga under ca 10 min (dela upp presentationen i gruppen)

Övriga kan ställa frågor vid presentationen som sker torsdagen den 29 september 2011.

59

Transportledare 8 poäng HT 2010

Yrket Transportledare • planerar och organiserar transporter av olika slag så att varor och

gods når sina mottagare i rätt tid och på rätt plats. • en länk mellan kunden och föraren som transporterar godset enligt

kundens önskemål• kommunikativ, serviceinriktad och att kunna överblicka flera saker

samtidigt• tar emot order från kunder, planerar uppdrag för den egna

fordonsflottan eller inhyrda fordon• ansvarar för att rätt fordon bokas för transporten• kontakten med yrkesförarna sköts med olika tekniska hjälpmedel

och användningen av datorer i bilarna blir allt vanligare. • kraven på effektivitet, ekonomi och miljöansvar ökar ständigt

6060

De åtta ledningsprinciperna värdegrunder för kvalitetsledning

- ISO 9001 presenterar åtta ledningsprinciper som utgör basen för ett bra kvalitetsledningssystem. Dessa principer utgör värdegrunden i alla olika modeller för verksamhetsutveckling, enligt ISO 9001, TQM eller olika branschmodeller.

- Med dessa åtta principer som ledstjärna kan alla typer av organisationer åstadkomma resultat.

- Men få organisationer har fullt ut nyttjat potentialen som finns i tillämpningen av principerna visar fler undersökningar, se Framgång för Sverige (www.siq.se)

6161

De åtta ledningsprinciperna

KundfokusOrganisationen är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kunders förväntningar.

LedarskapI ledningens roll ligger bl a krav på att ge de anställda en tydlig bild av förutsättningar och utvecklingsinriktning för företaget.

Medarbetarnas engagemangMedarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas för organisationens bästa.

ProcessinriktningEtt önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process.

6262

De åtta ledningsprinciperna

Systematiskt angreppssätt för ledningAtt fastlägga, förstå och hantera samverkande processer som ett system medverkar till att organisationen blir effektiv i att uppnå sina mål.

Ständig förbättringStändig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål.

Faktabaserade beslutVerkningsfulla strategier och beslut baseras på fakta.

Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörerEn organisation och dess leverantörer är beroende av varandra, och ömsesidigt fördelaktiga relationer.

6363

6464

656565

Utdrag från en internrevision på min undervisning under HT 2009

666666

6767672010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

68

De 8 ledningsprinciperna

TQM

Ömsesidigt utbyte med

leverantörer

Ömsesidigt utbyte med

leverantörer

KundfokusKundfokus

LedarskapLedarskap

Process-inriktning

Process-inriktning

System-metodik för

ledning

System-metodik för

ledning

Ständig förbättring

Ständig förbättring

Engagerad personal

Engagerad personal

Det finns både interna och externa kunder

Förutsättning och inriktning

Utveckling beror av att alla är engagerade

Processerna är motorn i verksamheten

Processerna har ett syfte och samband med andra processer

Genom målstyrning med uppföljning,kommunikation och att lära av erfarenheter

Fördelaktiga relationer ökar förmågan hos båda att skapa värde

Fakta-baserade

beslut

Fakta-baserade

beslutVerkningsfulla

beslutbygger på analys

av relevantinformation

68

Hit kom vi 2011-09-22 - Kom ihåg!• Studiebesök på TC• Intervju TL• Boka föreläsare, kund, lev, mob.kom. Sv. åkeriföretag• Avtal, Kvalplan kund. Visa exempel• Lägg ut dok på IN• Visa två exempel på kundförfr. (levuppg. NTM, Q3,

gröna transporter m.m.• Ta fram planscher med 8 ledn.principer, processer

tipstavlan• Gör en kursutvärdering för en lektion (visa metoder)• Fråga om Medarb.samtal

70

Kvalitet - vad är det?Qualitas (lat, Cicero 106-43 f Kr. ) - beskaffenhet

”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979)”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951)”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979)

”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000)

71

Offensiv kvalitetsutveckling”Hörnstenar”

Engagerat ledarskap

Arbeta med processer

Arbeta med processer

Basera beslut på fakta

Basera beslut på fakta

Arbeta med förbättringar

Arbeta med förbättringar

Skapa förutsättningar för delaktighet

Skapa förutsättningar för delaktighet

Sätt kunderna i

centrum

Sätt kunderna i

centrum

71

72

Långsiktig framgångFör att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter:

Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar

det gäller att ”snappa” upp dessa i tid

Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa

ger även stabilitet för jobben

Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande

Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose

Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningenViktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation

Vilken grupp saknas?

73

74

Kvalitetsarbetets utvecklingTQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar

Kvalitetssäkring

Kvalitetsstyrning

Kvalitetskontroll

EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT

Tid

Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?75

Offensiv kvalitetsutveckling”Hörnstenar”

Engagerat ledarskap

Arbeta med processer

Arbeta med processer

Basera beslut på fakta

Basera beslut på fakta

Arbeta med förbättringarArbeta med förbättringar

Skapa förutsättningar för delaktighet

Skapa förutsättningar för delaktighet

Sätt kunderna i

centrum

Sätt kunderna i

centrum

76

Nöjd personal ger nöjdare kunder

2009-09-30Såväl kunder som leverantörer gör hellre affärer med företag som har nöjda anställda.

Det visar en undersökning beställd av Ingenjörsvetenskapsakademien, Iva.När de anställda trivs med arbetet, så lockas även kunder. Det kan verka självklart, men

sambandet är ändå underskattat i näringslivet.

Därför har Iva beställt en undersökning för att få bättre belägg för sambandet. Undersökningen visar en tydlig koppling mellan personalens välmående och styrkan hos företagets varumärke.

UNDERSÖKNINGEN har bestått i att hundra personer som gör affärer med ett visst företag har frågats om vad de tycker om att göra affärer med företaget, och om vad de tror om företagets arbete med sin personal. Det visade sig att personalarbetet var den sjätte viktigaste faktorn efter sådant som service, kundorientering och ledarskap.

– Om man har företaget som leverantör upplever man kanske att det är tryggt att göra affärer med ett företag där personalen trivs och mår bra. Företaget uppfattas som en god samhällsmedborgare, säger Frans Melin.

77

Långsiktig framgångFör att nå långsiktig framgång i ett företag krävs att man beaktar ett antal olika aspekter:

Kunderna - förändrar sina behov och förväntningar

det gäller att ”snappa” upp dessa i tid

Ägarna - vill att värdet i ägandet ska växa

ger även stabilitet för jobben

Medarbetare - ställer krav på social gemenskap, god arbetsmiljö och självförverkligande

Samhället - ställer krav som ständigt förändras vilket är viktigt att bevaka och tillgodose

Visioner och mål skapar förutsättningarna och anger riktningenViktigt att utvärdera och agera. Det skapar engagemang och motivation

Vilken grupp saknas?

78

Modell för processbaserat ledningssystem för kvalitetISO 9001:2000

Kunder

Krav

Kunder

Tillfreds-ställelse

Produkt-framtagning

Hantering av resurser

Mätning, analysoch förbättring

Ledningens ansvar

StändigStändig förbättringförbättring avav

kvalitetsledningssystemetkvalitetsledningssystemet

Insats Utfall

Produkt

Medarbetare, samhälle, ägare,

kunder och leverantörer ska tillfredsställas

79

Struktur SS EN ISO 9001:2000

0. Introduktion1. Omfattning2. Bindande referens3. Termer och definitioner4. Kvalitetsledningssystem (4.2, 4,5, 4,16)

5. Ledningens ansvar (4.1)

6. Resursstyrning (4.1, 4.9, 4,18)

7. Produktförverkligande (4.3, 4.4, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.11, 4.12, 4.15, 4.19)

8. Mätning, analys och förbättring (4.10, 4.13, 4.14, 4.17, 4.20)

80

4 Ledningssystem för kvalitet4.1 Allmänna krav, 4.2 Dokumentationskrav

4.1 Allmänna krav• Ständiga förbättringar

• Processer skall identifieras och

- ordningsföljd, samverkan och sekvens fastställas

- kriterier och metoder för drift och styrning fastställas

- resurser för funktion och övervakning av funktion säkerställas

- metodik för övervakning, mätning och analys finnas

• Utlagda processer skall styras

81

Allmänt• Krav för att säkerställa effektiv drift och styrning av processer skall

dokumenteras

Kvalitetsmanual• Kvalitetssystemets omfattning inkl undantag från standarden (som

skall motiveras)

Styrning av specificerande dokument• Inga direkta krav på dokumentförteckningar• Externa dokument – identifierbara samt styrd distribution

Styrning av redovisande dokument

4.2.1

4.2.2

4.2 Dokumentationskrav

4.2.3

4.2.4

82

5.1 Ledningens åtagande• Bevis från ledningen på sitt åtagande att utveckla, införa

och förbättra kvalitetsledningssystemet

Kundfokus• Säkerställa att kundens behov fastställs och uppfylls• Kundtillfredsställelse som målsättning

Kvalitetspolicy• Uppfylla krav• Ständiga förbättringar• Uppdatering

5.2

5 Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande, 5.2 Kundfokus, 5.3 Kvalitetspolicy, 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation, 5.6 Ledningens genomgång

5.3

83

5.4.1 Kvalitetsmål• Relevanta funktioner och nivåer• Uppfylla produktrelaterade krav• Skall vara mätbara och överensstämma med kvalitetspolicy• Processers förmåga att uppfylla planerade resultat• Kundtillfredsställelse som målsättning

Planering för ledningssystem för kvalitet• Uppfyllande av mål • Ändringar i kvalitetssystemet• Enligt krav i 4.1

5.4.2

5.4 Planering

84

5.5.1Ansvar och befogenhet

(ingen ändring i sak, kortare skrivet)

Ledningens representant• Utses av högsta ledningen • Skall skapa medvetenhet om kundkrav i organisationen

Intern kommunikation• Högsta ledningens ansvar• Bra kommunikationsprocesser även omfattande

kvalitetsledningssystemets verkan

5.5.3

5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation

5.5.2

85

5.6.1Allmänt

• Skall omfatta förbättringsmöjligheter / behov av ändring i kvalitetsledningssystemet, inkl policy

Underlag för genomgång

• Revisionsresultat• Kundreaktioner• Processduglighet• Produktöverensstämmelse• Korrigerande och förebyggande åtgärder• Uppföljning från föregående möte• Planerade ändringar som kan påverka systemet

Resultat av genomgång

• Förbättring av systemet och dess processer,

produkter relaterade till kundkrav

samt resursbehov

5.6.3

5.6 Ledningens genomgång

5.6.2

86

6.1 Tillhandahållande av resurser• Fastställa behov och tillhandahålla resurser för att hålla systemet

levande, förbättra dess effektivitet och öka kundtillfredsställelse

Personalresurser6.2.1 Bas för kompetens utbildning, upplärning, skicklighet och

erfarenhet

6.2.2 Kompetens, medvetenhet och praktisk utbildning• Utvärdering av genomförd utbildning• Medvetenhet skall säkerställas: Hur

påverkar mitt arbete kvalitet /kvalitetsmål?• Dokumenteras !

Infrastruktur – t. ex byggnad och arbetsplats, prod.utrustning

Verksamhetsmiljö – dok. och styrning av

arbetsmiljökrav för att säkerställa produktkvalitet

6.2

6 Hantering av resurser6.1 Tillhandahållande av resurser, 6.2 Personalresurser, 6.3 Infrastruktur, 6.4 Verksamhetsmiljö

6.3

6.4

87

Planering av produktframtagning Processer skall planeras och utvecklas för bl a kvalitets- mål och krav på produkter

Kundanknutna processer7.2.1 Fastställande av produktanknutna krav

Specificerande kundkrav – krav på leverans och aktiviteter efter leverans

Krav som är nödvändiga för produktens användning, enligt lagar och bestämmelser samt organisationens egna krav skall fastställas

7.2.2 Genomgång av produktanknutna krav

Skall omfatta alla krav identifierade i 7.2.1

7.2.3 Kommunikation med kund

Kommunikationsvägar rörande produktinformation

och kundsynpunkter (inkl klagomål) skall fastställas

7.1

7.2

7 Produktframtagning 7.1 Planering av produktframtagning, 7.2 Kundanknutna processer, 7.3 Konstruktion och utveckling, 7.4 Inköp, 7.5 Produktion a varor och utförande av tjänster, 7.6 Behandling av övervakningsutrustning

88

Konstruktion och utveckling7.3.1 Planering och utveckling

7.3.2 Underlag för konstruktion och utveckling

Skall innefatta tillämplig information från tidigare utveckling

7.3.3 Resultat av konstruktionsutveckling

Skall inkludera information för inköp, produktion och service

7.3.4 Genomgång av konstruktion och utveckling

Syftar till att utvärdera möjligheten att uppfylla kraven samt att identifiera problem och föreslå åtgärder

7.3.5 Verifiering av konstruktions- och utvecklingsresultat

7.3.6 Validering av konstruktions- och utvecklingsresultat

Skall om möjligt ske före leverans.

7.3.7 Styrning av ändringar i konstruktions- och utvecklingsresultat Även effekter av ändringar på ingående delar

och tidigare levererade produkter

7.3

7.4 Inköp7.4.1 Inköpsprocessen

Kriterier för bedömning och val av skall fastställas för nya och befintliga leverantörer

7.4.2 Inköpsinformation 7.4.3 Verifiering av inköpt produkt

90

7.5 Produktion av varor och utförande av tjänster

7.5.1 Styrning - inget nytt7.5.2 Validering av processer

Speciella processer innefattar även metoder, rutiner, dok.krav och omvalidering

7.5.3 Identifikation och spårbarhet – inget nytt7.5.4 Kundens egendom

Omfattar även ”icke-fysisk egendom”, t.ex. sekretessbelagd information

7.5.5 Skyddande av produkt

Kortare beskrivet. Styrande ”bevara överensstämmelse med kundkrav”

Behandling av övervakningsutrustningValidering krävs för mjukvara använd

för mätning och övervakning7.6

91

Allmänt

Övervakning och mätning8.2.1 Kundtillfredsställelse - Skall kunna mätas

8.2.2 Intern revision – kriterier skall anges

8.2.3 Övervakning och mätning av processer

Skall göras för att visa processernas förmåga att uppfylla planerat resultatEj uppnått resultat – korrigerande åtgärder.

8.2.4 Övervakning och mätning av produkt

8.1

8.2

8 Mätning, analys och förbättring

92

8.3 Behandling av avvikande produktOmfattar även avvikelser upptäckta efter leverans.

Analys av informationInsamling och analys av data för att visa systemets effektivitet och upptäcka förbättringsmöjligheter inkl: leverantörer, kundtillfredsställelse,process- och produktkaraktäristik och deras trender inkl möjligheter till förebyggande åtgärder.

Förbättring8.5.1 Ständig förbättring

Genom användning av kvalitetspolicy, kvalitetsmål, revisionsresultat, dataanalys, korrigerande och förebyggande åtgärder och ledningens genomgång.

8.5.2 Korrigerande åtgärder

8.5.3 Förebyggande åtgärder

8.4

8.5

93

Det gäller att tänka efter före man skriver

94

Utdrag ur Vikingalagen i Eddan År 1000 e.Kr.

• Var en bra handelsman• Finn ut vad köparen vill ha• Lova ej mer än vad Du kan hålla• Ta ej för mycket betalt• Bädda så att Du kan återkomma• Håll ordning på Ditt lager• Ha bra ordning på vad var och en gör• Se till att alla gör nyttiga saker• Gör trevliga saker som stärker gruppen• Be alla i gruppen om Deras råd

Exempel på en ”tidig effektiv rutin”

95

Vi ska bli allt bättre och ständigt värdera våra

polic ier, mål och organisation

Miljö- och kvalitetsledningssystem på AlltransportLedningens genomgång

Revision

Dokumentation/Statistik

Rapporter, utvärderingar

mätresultat, protokoll etc.

Nödlägesberedskap

Vad gör vi före/om/efternågot har hänt. Övning på ”tänkta” nödlägen.Jour, tele etc.

Kompetens

KompetenshöjningUtbildningsplaner

Kommunikation

Möten internt, externt.Viktigt: Leverantörsmöten(åkarmöten), kundmöten,”samhället”

Organisation

AO -chefer – Linjeansvar(kemikalier, lagar, tillstånd)

VerksamhetsanalysUtgå från process -styrning

FlödesanalysVilka resurser används/köps inVad förbrukasVad blir kvar (utsläpp)

IdentifieringVilka lagar, krav ochtillståndspliktig verk-samhet finns för resp.affärsområde och anläggning

Identifiering

Aspekter

Värdering

Vilka är våra viktigasteaspekter

Mål

Anges för berörd affärsområde och anläggning

Program

När ska vad bli klart och vem har ansvaret.(Ansvar, tid, uppgift)

Analysera

Sätt mål

Följ upp

Utför

Policy

STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR

Hur påverkar jag miljön?

97

98

23-04-21 : 99Källa, delvis: Naturvårdsverket

99

VäxthuseffektenVäxthuseffektenVäxthuseffektenVäxthuseffekten

Ju tjockare glasväggar(COCO22 ) desto varmarei växthuset (atmosfären) !

100

23-04-21 : 101

101

Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang...Vanliga kemiska begrepp i miljö/trpt-sammanhang...

Kväveoxider (NOKväveoxider (NOxx))

KolvätenKolväten ( (HCHC))

Kolmonoxid (CO)Kolmonoxid (CO)

Koldioxid (COKoldioxid (CO22))

Partiklar / sot (PM)Partiklar / sot (PM)

VäxthuseffektenVäxthuseffekten

FörsurandeFörsurande

HälsoproblemHälsoproblem

HälsoproblemHälsoproblem

Hälsoproblem ,Hälsoproblem ,nedsmutsningnedsmutsning

102

” Två sorters koldioxid (CO2)...”” Två sorters koldioxid (CO2)...”

Fossila bränslenFossila bränslen ( diesel,bensin, kol , naturgas )( diesel,bensin, kol , naturgas )

COCO22 bunden i miljontals år frigörs .Ger nettotillskott bunden i miljontals år frigörs .Ger nettotillskott till till atmosfären ( växthuseffekten)atmosfären ( växthuseffekten)

Biobaserade bränslenBiobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc)( etanol,metanol, RME,etc)

” ”Det korta kretsloppet”Det korta kretsloppet” Samma mängd COSamma mängd CO22 som som

frigörs binds snabbt igen frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen)( fotosyntesen)

103

OzonOzonOzonOzonEn vanlig syremolekyl (OEn vanlig syremolekyl (O2)2) med en extra syreatom = O med en extra syreatom = O33

Ozon i atmosfärenOzon i atmosfärenSkyddar mot ultraviolettSkyddar mot ultraviolettstrålningstrålning

Förstörs avfreoner ,mm(ozonhålet)

Förstörs avfreoner ,mm(ozonhålet)

Marknära ozonMarknära ozon Skadar växtlighetenSkadar växtligheten Påverkar hälsanPåverkar hälsan

Bildas av solljus ochkolväten (avgaser)

Bildas av solljus ochkolväten (avgaser)

Bra !Bra !

Dåligt !Dåligt !

Ozonhålet104

VattenVattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor

LuftLuftkvalitetsnormer finns fastställda pga av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga

Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas.

Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs.Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm)

Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver.

Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga

VattenVattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor

LuftLuftkvalitetsnormer finns fastställda pga av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga

Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas.

Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs.Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm)

Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver.

Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga

Kemikalier i vår vardag…

105

106

107

Fem generationer1

88

0

20

80

19

00

19

20

19

40

19

60

19

80

20

00

20

20

20

40

20

60

T-Fordens tidevarvbörjar

Världskrig där olja hade betydelse

Ekonomisk tillväxttack vare olja

1:a oljekrisen

Allmänt miljö-medvetande börjar gry

Dieselfordon börjar debatteras Oljan slut?

108

Förutsättning

• Miljöarbete handlar ytterst om att bevara förutsättningarna för liv

• Nu konsumerar vi 1 ½ jordklot

• Med nuvarande utveckling kommer vi snart att vara uppe i 2 jordklot!

109

BullerAvgaser

Avfall

Drivmedelsförbrukning Däck

Bränsle- och oljespill

Minskad tomkörning Ökad beläggning

Kemikalier

Bränsle Biodrivmedel

TRB

110

111

Vad är ISO enligt http://sv.wikipedia.org/wiki/Internationella_standardiseringsorganisationen!

Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) (engelska; International Organization for Standardization, franska; Organisation internationale de normalisation), är ett internationellt standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. ISO startade verksamheten den 23 februari 1947.

Medan ISO definierar sig själva som en icke-statlig organisation är deras förmåga att sätta standarder mycket kraftfullare än övriga icke-statliga organ och i praktiken verkar de som ett konsortium med starka bindningar till ländernas regeringar. Medlemmarna är nationella standardiseringsorgan från varje land och även större bolag.

ISO-standarderna har blivit snabbt accepterade internationellt och använda av nästan alla länder. Landets storlek, utvecklingsnivå och geografi kommer inte att ha någon betydelse i sammanhanget, eftersom dessa standarder är till för alla och används på ett likartat sätt runt om i världen.

ISO-standarder är numrerade enligt formatet "ISO nnnnn:åååå:titel" där "nnnnn" är standardiseringsnumret, "åååå" är publiceringsåret och "titel" är rubriken. Exempelvis är ISO 9899 en standard för programspråket C.

I Sverige är det SIS, Swedish Standards Institute

som är medlem i ISO.

111

Medlemmar av ISO i grönt.

112112

113

114

Kvalitetsarbetets utvecklingTQM Offensiv kvalitetsutveckling = ständiga förbättringar

Kvalitetssäkring

Kvalitetsstyrning

Kvalitetskontroll

EFTERÅT NU FÖRE STÄNDIGT

Tid

Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!?

115

Kvalitet och lönsamhetjämför med övningsuppgiften

Effekter av förbättrad kvalitet• Nöjdare kunder• Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)• Bättre marknadsposition• Kortare ledtider• Minskade räntekostnader (kapitalbindning)• Minskade kassationer och omarbetning• Högre produktivitet

115

116

Kvalitet - vad är det?Qualitas (lat, Cicero 106-43 f Kr. ) - beskaffenhet

”Uppfyllande av satta krav” (Crosby 1979)”Lämplighet för sitt syfte” (Juran 1951)”Samhällets totala förluster orsakade av produkten efter dess leverans” (Taguchi 1979)

”Den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav, dvs behov eller förväntning som är angiven, i allmänhet underförstådd eller obligatorisk” (ISO 9000:2000)

116