Tinjauan ManajemenAgustus 2014

Jurusan Hama dan Penyakit TumbuhanFakultas PertanianUniversitas BrawijayaMalang2014

MANAGEMENT REVIEW

NOTULA RAPAT

Judul Kegiatan Rapat Laboratorium Hama Tumbuhan

Tanggal 2 Januari 2014Jam 13.00 WIB s/d selesai

Tempat Ruang Sidang 1 Lantai 1 Jurusan HPT

Notulen Tita Widjayanti, SP., M.Si

No Nama Peran/Jabatan Inisial

1. Dr. Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU Ketua Jurusan BTR2. Dr. Ir. Sri Karindah, MS Ketua Lab Hama SKD3. Dr. Ir. Toto Himawan, SU Sekretaris Jurusan THW4. Dr. Ir. Ludji Pantja Astuti LPA5. Dr. Ir. Gatot Mudjiono GMN

6. Dr. Ir. Aminudin Affandi AAF

7. Dr. Ir. Retno Dyah Puspitarini RDP

8. Rina Rachmawati, SP.,MP., M.Eng RRI

9. Moch. Syamsul Hadi, SP., MP MSH

10. Tita Widjayanti, SP., M.Si TWI

11. Silvi Ikawati, SP., M.Sc SIW

AGENDA RAPAT

No. Topik Meeting Kode

1. Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2013

2. Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPA Siklus 2 20133. Laporan Penelitian Kelompok Dosen Hama

i

Daftar Isi

I. Pelaksanaan________________________________________________________________________3

II. Lingkup Pembahasan______________________________________________________________3

III. Hasil dan Tindak Lanjut___________________________________________________________4

ii

I. Pelaksanaan

Hari, tanggal : Kamis/2 Januari 2014

Jam : 13.00-selesai

Tempat : Ruang Sidang HPT lt.1

Peserta : Anggota Lab. Hama Tumbuhan, HPT, FP, UB

II. Lingkup Pembahasan

2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2014

Sasaran Mutu Laboratorium Hama HPT FP UB disusun untuk tahun 2014, merupakan

beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-

target capaiannya untuk setiap akhir tahun dan mengacu pada RENSTRA FP UB. Sasaran

Mutu secara lengkap tertuang dalam Manual Mutu Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP

UB.

Dalam mengevaluasi tingkat ketercapaian Sasaran Mutu, tingkatan dan skor evaluasi

keberhasilan kegiatan dikelompokkan dalam 4 tingkatan yakni: 　 (1) Kategori I dengan

tingkat keberhasilan 76-100% (dengan skor 4); (2) Kategori II dengan tingkat keberhasilan

51-75% (dengan skor 3); (3) Kategori III dengan tingkat keberhasilan 25-50% (dengan

skor 2); dan (4) Kategori IV dengan tingkat keberhasilan <25% (dengan skor 1).

Sedangkan formula yang digunakan untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan adalah

sebagai berikut:

= ((∑Kategori Ix4)+(∑Kategori IIx3)+(∑Kategori IIIx2)+(∑Kategori IV x 1))/Total

kategori x 4

2.2 Evaluasi Kepuasan Pelanggan

Pelanggan Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB terdiri dari pelanggan utama

dan pelanggan lain. Pelanggan utama adalah Mahasiswa, dosen dan karyawan, sedangkan

masyarakat di luar kampus adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan

Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB juga merupakan pelanggan pendukung dalam

proses bisnis yang ada di Laboratorium Hama, Jurusan HPT FP UB.

2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM Siklus II

Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja Laboratorium Hama, Jurusan HPT Siklus

11, yang dilaksanakan menjelang Continual Assessment ISO 9001:2008. Laboratorium

3

Hama, Jurusan HPT FP UB menjadi salah satu auditee dalam AIM unit kerja fakultas

Siklus 11 tersebut.

2.4 Tindak Lanjut atas Temuan 4th Stage Assessment ISO 9001:2008

Setelah AIM Unit Fakultas Siklus II tahun 2013, Laboratorium hama sebagai bagian

dari FP UB tidak terpilih sebagai auditee saat 4th Stage Assessment ISO 9001:2008 dalam

rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit

kerja di UB. Namun demikian temuan yang ada pada laboratorium hama dan unit lain di

UB menjadi bahan pertimbangan untuk perbaikan item yang sama di Fakultas Pertanian.

2.5 Continual Improvement

Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk

peningkatan kinerja dan pengembangan laboratorium hama, Jurusan HPT FP UB di tahun-

tahun mendatang, khususnya dalam mengevaluasi capaian program kerja dan sasaran

mutu.

III. Hasil dan Tindak Lanjut

3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2014

Sesuai yang tertera didalam Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya,

Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Fakultas Pertanian terdiri dari 2 hal yakni (1)

Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing dan (2) Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan

pencitraan publik. Penguatan Sasaran mutu yang ada didalam dua kelompok tersebut

diuraiakan secara rinci pada matriks berikut lengkap dengan hasil penilaian yang dilakukan

oleh Tim UJM:

No Kegiatan Sub Kegiatan Rincian kegiatan

1 2 3 4

1 Peningkatan Mutu,

Relevansi dan Daya

Saing

Pengembangan

Kurikulum dan

Teknologi Pembelajaran

1. Pengembangan

kurikulum berbasis

kompetensi

1. Lokakarya kurikulum

2. Konsultasi dengan tenaga ahli

2. Penerapan problem 1. Penyusunan GBPP dan SAP

4

based learning

Peningkatan Mutu Dosen 1.peningkatan studi

lanjut dosen ke

luar negeri

2.peningkatan

kemampuan dosen

berbahasa asing

1. Kursus bahasa asing

3.peningkatan

kemampuan

komputer,

multimedia, dan

teknologi

pembelajaran bagi

Dosen

1. Pelatihan komputer dan

multimedia

2. peningkatan dana

penelitian

kompetitif

1. Pelatihan penyusunan proposal

hibah kompetisi

3. Peningkatan

kemampuan

dosen untuk

meneliti dan

menulis artikel

ilmiah tingkat

internasional

1. Pelatihan penulisan artikel

ilmiah tingkat internasional

2.

4. Peningkatan

kemampuan

dosen mengikuti

seminar/worksho

p/ penelitian

bersama/ menulis

luar negeri

1. Pemberian insentif

5

2. Peningkatan

kemampuan

mengajar bagi

dosen yunior

1. Pendampingan oleh dosen senior

3. Peningkatan

jumlah Guru

Besar

4. Peningkatan

team teaching,

tim riset dosen

dan mahasiswa

untuk

menjalankan

sebuah jalur

keilmuan di

bidangnya

Peningkatan Mutu

Penelitian

1. Sinergi riset di

bawah payung

penelitian

jurusan

1. Lokakarya payung penelitian

2. Pengembangan

sistem insentif

bagi peneliti

yang mampu

bersaing secara

nasional maupun

internasional,

dan yang

menghasilkan

paten/royalti.

6

3. Peningkatan

kemampuan

peneliti muda

1. Pelatihan penyusunan proposal

bagi peneliti muda

Pengembangan

Laboratorium

1. Peningkatan

kualitas dan

kuantitas sarana

laboratorium

1. Pengadaan dan perbaikan alat-

alat laboratorium

2. Peningkatan

pelayanan

laboratorium

1. Pelatihan teknisi/laboran

2. Rekrutmen laboran

3. Peningkatan

sarana

laboratorium

lapangan

1. Pengadaan peralatan minimal

untuk pengamatan hama dan

hama tanaman di setiap Kebun

Percobaan

Peningkatan Mutu

Publikasi Ilmiah

1. Peningkatan

jumlah publikasi

melalui jurnal

profesi yang

terakreditasi

1. Penyusunan SOP Artikel

Publikasi Ilmiah

2. Pembentukan Tim Editor Karya

Ilmiah Jurusan HPT

2. Peningkatan

jumlah buku,

jurnal, dan

publikasi lain

(elektronik,dll)

yang diterbitkan

dalam skala

nasional dan

internasional

1.

Peningkatan Mutu

Layanan Masyarakat

1. Peningkatan

pendidikan pada

masyarakat

1. Melakukan kegiatan

pendampingan

7

2. Peningkatan

pelayananan

kepada

masyarakat

1. Meningkatkan keterlibatan dosen

dalam Klinik Tumbuhan

3. peningkatan

kualitas SDM

berwawasan

interpreneurship

1. Pelatihan interpreneurship bagi

dosen dan mahasiswa

4. perluasan

kerjasama

penerapan hasil

riset dan

teknologi

1. Meningkatkan kerjasama dengan

Pemda, Provinsi maupun

Kabupaten/Kota

II Penguatan Tata Kelola,

Akuntabilitas, dan

Pencitraan Publik

2.1 Kelembagaan 1. Pengembangan

klinik tumbuhan

1. Penataan Organisasi Klinik

Tumbuhan

2. Meningkatkan Aktivitas Klinik

Tumbuhan

3. Peningkatan Kualitas Pengelola

Klinik Tumbuhan

4. Pengadaan Sarana Klinik

Tumbuhan

5. Pemasyarakatan Klinik

Tumbuhan

2.2 Peningkatan Sarana

Dan Prasarana

1. Penyempurnaan

fasilitas rumah

kaca

1. Pengadaan sarana sumber air

2. Perawatan rumah kaca

8

3.2 Tindak lanjut temuan Audit Internal Mutu (AIM) Siklus II Tahun 2013

Berdasarkan hasil temuan AIM siklus II untuk laboratorium hama tumbuhan, jurusan

HPT, perlu dilakukan perbaikan Tinjauan Manajemen baik berupa format maupun isi item

yang dijabarkan dalamnya. Terkait dengan hal tersebut pada Tinjauan Manajemen kali ini

laboratorium hama, jurusan HPT telah melakukan beberapa perbaikan format dan isi.

Borang hasil tinjauan AIM II Tahun 2013 dapat dilihat pada Lampiran 1. Diantaranya

terdapat beberapa temuan yang ada di AIM siklus II tahun 2013 untuk laboratorium hama,

jurusan HPT seperti:

1. Peningkatan pelayanan prima dengan menambahkan manual prosedur pengelolaan

keluhan dan indeks kepuasan masyarakat. Kemudian, merevisi format manual prosedur

pelayanan uji dengan menambahkan waktu pelayanan (timeline).

2. Temuan yang mendukung kegiatan peningkatan mutu memerlukan tindakan perbaikan

dengan target waktu dalam jangka panjang seperti pengadaan SDM sesuai dengan

kompetensi, perlunya uji banding produk/jasa lab dengan lab lain.

Hasil tindak lanjut AIM siklus II Tahun 2013 yang telah didiskusikan dalam rapat

intern laboratorium hama, jurusan HPT menghasilkan beberapa keputusan untuk beberapa

perbaikan diantaranya:

1. Pembuatan MP pengelolaan keluhan (Lampiran 2), perekrutan asisten praktikum

(Lampiran 3), borang IKM (Lampiran 4) dan pelayanan uji (Lampiran 5) kemudian

mengunggahnya ke laman jurusan.

2. Perbaikan visi misi laboratorium telah disesuaikan dengan visi misi universitas.

3. Peningkatan pelayanan laboratorium dengan menerapkan standarisasi pelayanan

laboratorium, pembuatan standar uji pelayanan dan jenis pengujian/layanan yang

selanjutnya diunggah ke laman jurusan.

4. Pengembangan laboratorium, penambahan alat yang mendukung kegiatan

laboratorium, realisasi tahun 2013 yaitu penambahan mikroskop binokuler 20 buah.

Dan pengajuan alat untuk pengadaan tahun 2014 yaitu deep freezer, insect growth

chamber, lemari dan kotak koleksi serangga, olfactometer dan Laminar air flow.

9

5. Perencanaan penambahan tenaga laboran/ Pranata Laboratorium Pendidikan (PLP)

untuk sub lab (Entomologi, Akarologi, Patoser, Rearing) untuk melengkapi laboran

yang ada, pengajuan untuk tahun 2014-2018.

10

Lampiran 1. Borang Audit Internal Mutu Siklus II Tahun 2013

11

12

Lampiran 2. Manual Prosedur pengelolaan keluhan

MANUAL PROSEDUR

PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN LABORATORIUM HAMA TUMBUHAN

JURUSAN HAMA DAN PENYAKIT TUMBUHANFAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYAMALANG

2014

13

MANUAL PROSEDURPENANGANAN KELUHAN PELANGGAN LABORATORIUM

HAMA TUMBUHAN

Kode Dokumen :Revisi : 0Tanggal : 3 November 2014Diajukan Oleh : Ketua Lab. Hama

ttdDr. Ir. Sri Karindah, MS

Dikendalikan Oleh : Ketua UJM

ttdIr. Retno Mastuti, M.Agr.Sc., D. Agr.Sc

Disetujui Oleh : Ketua Jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan

ttdDr. Ir. Bambang Tri Rahardjo, SU

Daftar Isi

14

DAFTAR ISI...................................................................... i

Tujuan........................................................................................ 1

Ruang Lingkup............................................................................ 1

Definisi....................................................................................... 1

Dokumen.................................................................................... 2

Referensi.................................................................................... 2

Garis Besar Prosedur.................................................................. 2

Bagan Alir................................................................................... 4

Borang Keluhan Pelanggan........................................................ 5

MANUAL PROSEDURPenanganan Keluhan di Laboratorium Hama Tumbuhan

15

A. Tujuan1. Menjadi pedoman bagi penanganan dan tindak lanjut keluhan

pelanggan terkait dengan layanan yang diberikan oleh Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya

2. Mengukur kepuasan pelanggan dengan menggunakan kuesioner

B. Ruang lingkup1. Berlaku untuk semua jenis layanan yang diberikan oleh

Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya

2. Pengukuran kepuasan pelanggan ini ditujukan kepada pelanggan yang meliputi mahasiswa, dosen, peneliti ataupun pihak luar yang menggunakan layanan Laboratorium Hama Tumbuhan, Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya

C. Definisi dan Pihak-pihak terkait1. Pelanggan adalah semua pihak yang mendapatkan manfaat dari

layanan yang diberikan oleh laboratorium hama tumbuhan baik berupa jasa, barang, maupun tindakan administrasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik internal (mahasiswa, dosen, dan pegawai) maupun eksternal (rekanan, lembaga lain, maupun masyarakat luas).

2. Media penyampaian adalah perlengkapan baik nyata maupun virtual tempat pelanggan menyampaikan keluhan berupa kotak (Drop Box), alamat e-mail khusus, dan menu keluhan pelanggan pada website Jurusan HPT.

3. Subyek keluhan adalah jenis layanan yang dikeluhkan oleh pelanggan

4. Laboratorium hama tumbuhan adalah unit kerja yang berada di bawah jurusan Hama, terdiri dari 4 laboratorium dengan bidang yang berbeda yaitu laboratorium Entomologi, laboratoium Nematologi, laboratorium fisiologi dan toksikologi dan laboratorium rearing.

5. Mahasiswa, adalah mahasiswa jurusan hama yang mengambil mata kuliah Dasar Perlindungan Tanaman, ilmu Hama Tanaman, Hama dan Penyakit Penting Tanaman, Manajemen hama dan Penyakit Penting Tanaman, Entomologi dan Nematologi, Mahasiswa yang melakukan penelitian di Lab Hama dan Mahasiswa dari jurusan/fakultas lain yang melakukan penelitian di lab. Hama.

16

6. Kepala Laboratorium, sebagai pengelola laboratorium Hama7. Dosen Anggota Lab Hama8. Asisten Praktikum Lab Hama9. Laboran Lab Hama

D. Dokumen1. Lembar kritik dan Saran (terlampir)2. Lembar kuesioner laboratorium (terlampir)

E. Prosedur Penanganan keluhan pelanggan, pelanggan menyampaikan keluhan dengan cara:1. Masing-masing laboratorium hama tumbuhan membuat dan

mengelola media penyampaian berupa drop box, alamat e-mail, dan menu keluhan pada laman Jurusan HPT.

2. Drop box ditempatkan di depan ruang administrasi3. Laboratorium menyediakan borang keluhan pelanggan dan

ditempatkan bersama/disamping drop box. 4. Pelanggan menyampaikan keluhan dengan cara:

a. Mengisi borang keluhan dan memasukkan ke dalam drop box; atau

b. Mengisi dan mengirim borang keluhan pelanggan pada menu Keluhan Pelanggan dilaman Jurusan HPT.

5. Keluhan yang disampaikan harus mencantumkan:

a. Subyek keluhan

b. Uraian mengenai keluhan dan informasi mengenai peristiwa layanan yang dikeluhkan serta pihak yang memberikan layanan.

c. Usulan solusi

d. Nama pelanggan

e. Alamat e-mail

6. Apabila diperlukan, kerahasiaan identitas pelanggan yang menyampaikan keluhan dijamin oleh Kepala laboratorium.

7. Laboran (PLP) merekap dan menyerahkan hasil komplain kepada kepala laboratorium

8. Kepala laboratorium memeriksa dan mengklasifikasikan keluhan yang lengkap dan layak untuk ditindaklanjuti

17

9. Kepala laboratorium melakukan klarifikasi dan penyelesaian keluhan kepada masing-masing pelanggan yang memberikan keluhan

10. Apabila keluhan tidak dapat terselesaikan di tingkat laboran maupun kepala laboratorium maka akan diteruskan pada tingkat yang lebih tinggi

F. REFERENSI Manual Mutu

G. Diagram Alir

18

Mulai

Mengisi kuisoner di laman jurusan atau keluhan di dropbox (kotak kritik dan saran) (1 semester)

Memeriksa dan mendata keluhan (1 minggu)

Melakukan klarifikasi dan rencana tindakan perbaikan (1 minggu)

Membuat laporan kompilasi keluhan ke ketua jurusan (1 bulan)

Menindaklanjuti keluhan sesuai dengan jenis keluhan dan menyampaikan tanggapan (1 minggu)

SELESAI

Pelanggan

Asisten Dosen/ Dosen

penanggung

Rapat rutin lab hama

Ketua dan pengelola lab

Lampiran 1. Lembar Kritik dan Saran/ Borang keluhan pelanggan

Tanggal :

Nama Pelanggan :

Pekerjaan :

NIP/NIK/NIM :

Unit kerja/ Instansi :

Email :

No. HP :

Subjek Keluhan/ layanan yang dikeluhkan

:

Uraian keluhan :

Uraian Solusi :

19

Lampiran 2. Lembar Kuisoner laboratorium

KUISONER KEPUASAN PELANGGAN

LABORATORIUM HAMA TUMBUHAN

1. IDENTITAS DIRINama :NIM/NIP :Jurusan :Tanggal Peminjaman

:

2. KEPUASAN PENGGUNA LAB HAMA FP UB

No IndikatorSkala

Sangat Puas

Puas Kurang Puas

Tidak Puas

1 Kelengkapan koleksi fasilitas

2 Kecanggihan/spesifikasi fasilitas

3 Kemudahan akses informasi mengenai barang/fasilitas

4 Kemudahan peminjaman barang

5 Keramahan dan kesopanan petugas laboratorium dalam memberikan layanan

6 Kecepatan Pelayanan7 Kesesuaian biaya

pinjamanKeterangan: berilah tanda () pada kolom yang sesuai

20

Lampiran 3. Manual prosedur perekrutan asisten

Manual Prosedur Perekrutan Asisten Praktikum Jurusan HPT

o Dilakasanakan 2 minggu sebelum perkuliahan dimulaio Pendaftaran dilaksanakan dengan mengisi formulir di

administrasi HPTo Persyaratan mahasiswa sudah menempuh mata kuliah tersebut

dengan nilai minimal B

o Dilakukan dengan cara interview langsung kepada calon asisten untuk mengetahui kompetensi calon asisten praktikum

o Pengarahan dari Kajur, dosen, laboran serta administrasio Pengumuman mengenai jadwal pelaksanaan praktikumo Prosedur peminjaman alat dan bahan praktikumo Prosedur pengunaan laboratorium dan tata tertip praktikumo Dan sosialisasi prosedur dan tata tertip administrasi selama

pelakasanaan praktikum

o Sosialaisasi tata tertib praktikum dan jadwal pelaksanan praktikum

21

Pendaftaran

Seleksi Calon Asisten Praktikum

Pengumuman Hasil Seleksi Asisten Praktikum

Berifing PersiapanPraktikum

Berifing Oleh Asisten kePraktikan

PelaksanaanPraktikum

Lampiran 4. Kuisoner Indeks Kepuasan Masyarakat

Indeks Kepuasan Masyarakat

Laboratorium Hama Tumbuhan

Untuk meningkatkan kualitas layanan laboratorium hama dimasa yang akan datang, Kami sangat berterimakasih apabila anda berkenan meluangkan

waktu untuk mengisi kuesioner ini

Nama :…………………………………………………………………………

Alamat :………………………………………………………………..…..…….

Instansi :…………………………..……………………………………......……..

Jenis Pekerjaan : PNS/TNI/mahasiswa/swasta

Waktu sewa laboratorium :…………………………………………....................

Berilah tanda silang (x) pada satu dari piliha jawaban yang tersedia

1. Kemampuan dan kecekatan petugas/laboran

dalam memberikan layanan

2. Kelengkapan informasi tentang laboratoriumyang tersedia

3. Ketersediaan alat-alat dilaboratorium yangmemadai

4. Ketersediaan bahan-bahan dilaboratorium yangmemadai

5. Kebersihan dan kenyamanan ruang laboratorium

Saran dan Komentar

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Terimakasih atas partisipasi anda…!!!

22

23