LAPORAN MODUL

PRAKTIKUM MANAJEMEN PERGUDANGAN

Dosen :

Bilal AhmadiS.T., M.T

Disusun Oleh :

AULIA ARIFAH (150100107)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK INDUSTRI ELEKTRONIKA

POLITEKNIK APP JAKARTA

2015

1

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1ManajemenPergudangan………………………………………………..

1.2AktivitasPergudangan……………………………………………………

Bab II KegiatanPraktikum

2.1 Receiving danputaway……………………………………………….

2.2 Picking…………………………………………………………………

2.3 Shiping…………………………………………………………………

Bab III Analisa……………………………………………………………

Bab IV Kesimpulan……………………………………………………….

2

BAB I

PEBDAHULUAN

1.1 Manajemen Pergudangan

Manajemen Pergudangan dan Persediaan (inventory) memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan. Pelatihan ini akan membahas aspek operasional sistem manajemen pergudangan. Karena titik utama pembahasan adalah masalah operasional logistik dan administrasi pergudangan, maka pelatihan ini sangat cocok untuk para eksekutif perusahaan di tingkat operasional dan menengah. Dalam pelatihan ini, selain aspek manajemen juga akan dibahas secara terinci sistem dan prosedur administrasi pergudangan, laporan yang harus dihasilkannya beserta contoh setiap jenis formulir yang diperlukan.

1. MANAJEMEN logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan.

2.    Aktivitas-aktivitas dalam pergudangan

1. Receiving (penerimaan barang)2. Inspection and test (pemeriksaan dan pengujian barang)

3. Storage (penyimpanan barang)

4. Material Issuing (Pengeluaran barang)

5. Material Handling(penanganan barang)

3. Tujuan Operasi gudang

1. Memberikan pelayanan yang tepat waktu2. Mengetahui pergerakan barang sehingga barang mudah di temukan secara

benar

3

3. Meminimumkan total pergerakan fisik sehingga biaya pergerakan barang menjadi meminum.

4. Fungsi Gudang Modern

1. Distribution centers – Fokus pada pemenuhan permintaan pelanggan wholseler ataupun retailler

2. Terdapat berbagai jenis operasi yang di lakukakn dalam rangka memenuhi permintaan pelanggan,misalnya,packaging,lebelling,transportasi,order processing dll.

3. Bila di bandingkan dengan gudang tradisional make DCS adalah fasilitas dengan kecepatan perputaran Material yang tinggi sedangkan gudang memiliki pergerakan barang yang lebih rendah. contoh:DSC dan Wal mart.

1.2 AktivitasPergudangan

Beberapa aktifitas di dalam gudang adalah sebagai berikut :1.Administrasi.2. Penerimaan barang.3. Penyimpanan barang.4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi , setiap aktifitas ini sebaiknya dipimpin oleh satu orang semisal Kepala bagian, Leader, Supervisor atau sebutan lain dengan tugas dan tanggung jawab serupa. Tiap kepala bagian diharuskan  paling tidak mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh team-nya serta mampu melakukan

fungsi-fungsi pengendalian sebagai berikut :

1. Pengendalian operasionalnya2. Pengendalian biaya3. Pengendalian personalia

Ketiga fungsi pengendalian ini perlu terus dikembangkan oleh setiap pimpinan. Misalnya untuk Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan pencapaian saat ini, sebisa mungkin upgrade lah kemampuan team dengan berbagai hal kreatif.

4

Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi mengenai target-target (KPI) dan beberapa kesalahan yang masih dijumpai. Pemimipin harus terus mengasah diri untuk mencapai sistem kerja yang lebih baik, karena tidak ada sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang  sistem kerja yang lebih baik.

BAB II

KEGIATAN PRAKTIKUM

2.1 Alurgudang

2.1.1 Receiving and Put Away

Sebelumdilaksanakannyasimulasi receiving and put away,

dilakukanpembagianperandantugas.Ada yang berperansebagaisupervisior, admin,

picker, unloaderdan loader.Alurgudang yang terdaatdlam proses receiving and

putawayadalahpenerimaanbarangmasuk, bongkarmuatkendaraan,

pengecekanbarang, pemindahanbarangke storage danpembaharuan data.

Proses pertama yang dilakukanadalahpenerimaanbarangmasuk, yaitu

proses dimanabarangmasukdatangsesuaidenganjadwal yang telahditetapkan.

Laludilakukanbongkarmuatkendaraan, yaitu proses

pemindahan/penurunanbarangdarikendaraanketempatpenyimpananssementara/

putaway yang dilakukanoleh loader.

Setelahdilakukannyabongkarmuatbarangmakadilakukanpengecekanoleh

checker/supervisior,

5

halinibertujuanuntukmenyesuaikankondisifisikbarangdanjumlahbarangdengandoku

menpemesanan. Proses

selanjutnyaadalahpemindahanbarangketempatpenyimpanan yang dilakukanoleh

picker. Picker memindahkanbarang yang sudah di

cekkebenarannyaketempatpenyimpananbarangseuaidengandokumen yang

telahdiberikankepada picker yaitudokumen picking

list.Setelahmemindahkanbarangke storage maka admin melakukanpembaharuan

data.Yaitumemperbaharui data inventory

ebelumadanyapenerimaanbarangdansetelahadanyapenerimaanbarangmasuk.

2.1.2 picking

Order picking merupakan proses pengambilan(retrieving) item

darilokasipeyimpanandalamrangkameresponpermintaanpelanggan yang

spesifik.Dalam proses picking adabeberapakegiatan yang dilakukan,antara lain

adalah : pencatatanpermintaanpelanggan yang spesifikdan proses

pengambilanbaranguntuk di sorderataudisiapkanuntuk proses selanjutnya.

Proses pencatatanpermintaanpelangganyaitu, mencatatatbarang yang

dimintaolehpelanggan. Dalammencatatatpermintaanpelanggan, admin

harusmengelompokkandokumen.Misal:

6

Pelanggal 1 memesan 5 produkdanpelanggan 2 memesan 10

produk.Makadokumennyaharusterpisah.Iniuntukmemudahkandalam proses

packaging dan shipping. Agar barang yang dipesan di

bungkussesuaidenganpermintaanpelanggandantidaktercampurdenganpermintaan

pelanggan yang

lainnya.Setelahdilakukaanyapencatatanpermintaanpelangganmaka proses

selanjutnyaadalah picking, yaitu proses

pengambilanbarangdarirakatautempatpenyimpanan(storage)

sesuaidengandokumenpemesanan. Lalubarang yang sudahdiambil di

cekapakahsudahsesuaidenganpemesananpelangganataubelum.Jikasudahmakaba

rangakandiproesketahapberikutnyayaitu packaging dan shipping,

apabilabelumsesuaidengandokumenpemesananpelangganmakachckerakanmemb

eritahukankepada picker untukmenggantibarang(jikabarangtertukar/rusak)

ataumengambilbarang (jikabarang yang diambilkurangdarijumlah yang dipesan).

2.1.3 shipping

Sebelumdilakukan proses shipping, perludilakukan proses shorting danjuga

packing.

Shorthingadalahkegiatanmenyeleksi,

memeriksadanataumengumpulkanpesananberdasarkanpelanggantertentu. Proses

shorting bertujuanuntukmemastikanketepatandankualitasbarang yang

akandikirimkepadapelanggan. Setelah proses ortingmakaakandilakukan proses

packing(pengemasan). Proses packing inidilakukanoleh packer, dalam proses

packing inibarangakandikemassesuaidenganpesanantiappelanggansecaraspesifik.

Dalam proses

pengemasanpackerharusmemperhatikanbentukdanjeniskemasan(khususnyapada

gudangdenganvarian item yang banyak).

7

Barangharusdikemassesuaipermintaanpelanggan,

danpengemasanbarangharusdipisahantarapelanggan 1 denganpelanggan yang

lainnya.Padasaatmengemasbarang packer

harusmenyusunbarangkealamkardus/kotakdenganbenardanharusdipastikan agar

barangtetapterjagadenganaman.Jika proses pengemasansudahselesai packer

harusmenempelkankertasorderan(melabeling)

disampingkotak/kardusgunamemudahkandalammelihatalamatpelanggan.

Setelahdilakukan packing maka proses selanjutnyaadalah shipping.

Shipping adalah proses pengirimanbarangkepadapelanggan/distributor.

Sebelumdikirimkepadapelanggandanpengangkutanbarangkekendaraan ,baranghar

us di cekterlebihdahulu. Setelahsemuabarang di

cekdanesuaidengandokumenmaka proses

selanjutnyaadalahpengangkutanbarangkekendaraan. Lalupenyerahandokumen

delivery order kepada admin untukselanjutnya admin memperbaharui data

inventory yang adadigudang.

BAB III

ANALISA

Dalam pelaksanaan praktikum Mata Kuliah Manajemen Pergudangan

secara keseluruhan berjalan dengan lancar

karenasebelummelaksanakanpraktikum kamidiberibimbingansecara detail

olehDosendan AsDos terkaityaituBapakBilal Ahmadi, S.T., M.T dan Kak Yusron,

8

Kak Rezky serta Kak Sintya terlebihdahulusehingga kamimemahamiapa yang

akan kami lakukandalampelaksananaan praktikum.

3.1 ALUR GUDANG

Praktikum Alur Gudang merupakan Praktikum Perdana yang kami lakukan.

Didalam praktikum ini kami diberi tugas untuk membuat peta konsep atau mind

maping tentang Alur Proses yang ada di Gudang. Data yang dibutuhkan untuk

membuat peta konsep boleh dicari di internet atau mencari di buku.

Setelah kami membuat peta konsep, kami mempresentasikan hasil peta

konsep yang sudah kami buat tersebut di depan kelas dan disimak baik oleh

teman sekelas karena kami diwajibkan untuk menilai teman kami yang sedang

mempresentasikan peta konsep miliknya. Setelah kami mempresentasikan, AsDos

ataupun Pak Bilal akan memberikan pertanyaan terkait peta konsep yang telah

kami buat yang tujuannya untuk melihat sejauh mana kami memahami peta

konsep tentang Alur Proses yang ada di Gudang dengan baik.

Secara keseluruhan kami sudah memahami garis besar dari Alur atau

kegiatan apa saja yang ada di gudang seperti proses Input atau proses barang

masuk, proses Receiving atau proses penerimaan, Proses Put Away atau proses

peletakkan, proses Storage atau proses penyimpanan, proses Order Picking atau

proses pengambilan barang yang dipesan oleh Customers, proses Shipping

Preparation atau proses persiapan pengiriman, proses Shipping atau proses

pengiriman, kemudian yang terakhir proses Output atau proses barang keluar

gudang.

Sebagian ada yang sudah memahami point penting dari garis besar atau

hal hal apa saja yang dilakukan dalam proses Input, Receiving, Put Away, Storage,

Order Picking, Shipping Preparation, dan Shipping, namun sebagian ada yang

belum memahami point penting dari garis besar proses yang ada di Gudang

seperti contohnya proses Receiving, point penting atau yang dilakukan di dalam

9

proses Receiving itu adalah pengecekan menerima secara langsung fisik barang,

bukan hanya dokumennya saja, kemudian dilakukan pengecekan atau inspeksi

dari kondisi kemasan produknya, berapa tanggal kadaluarsanya, nomor batchnya

dan lain lain, kemudian di cek pula kesesuaian barang yang datang dengan

dokumen pemesanan atau dokumen pengantaran, dan setelah kegiatan penting

tersebut dilakukan dan tidak terdapat kesalahan maka barang dikonfirmasikan ke

dalam sistem gudang.

Point penting tersebut lah yang belum dipahami sebagian dari kami,

sehingga yang harus kami lakukan adalah melakukan pembelajaran lebih lanjut

terhadap materi yang belum dikuasai.

3.2 RECEIVING & PUT AWAY

Praktikum Receiving & Put Away merupakan praktikum perdana kami

menggunakan alat-alat yang ada di Laboratorium, seperti Rak penyimpanan,

produk produk yang bersangkutan, dan Alat Pelindung Diri (APD).

Praktikum Receiving & Put Away merupakan salah satu praktikum yang

sudah masuk ke dalam proses atau kegiatan yang ada di gudang, yaitu proses

penerimaan dan proses peletakkan. Didalam praktikum ini kami dibagi kelompok

yang dimana satu kelompok terdiri dari 5 orang yang kemudian 5 orang tersebut

dibagi-bagi kan Job Description. Ada yang menjadi Vendor, Supervisor, Operator,

dan Admin.

Sebelum simulasi proses penerimaan dan peletakkan dilaksanakan, kami

diharuskan untuk memakai APD yaitu Alat Pelindung Diri seperti helm pelindung

untuk melindungi kepala dari benturan atau kejatuhan barang, selain itu ada pula

sarung tangan untuk melindungi tangan, sepatu pelindung yang fungsinya pun

sama, yaitu untuk melindungi, melindungi kaki dari benturan barang atau produk

yang akan kami proses di gudang. Semua APD tersebut harus dipakai untuk

10

mencegah terjadinya kecelakaan kerja yang tidak diinginkan yang dapat

merugikan petugas gudang maupun perusahaan itu sendiri.

Vendor sebagai pengirim barang, Supervisor sebagai penerima dan

pengecek barang datang, Admin sebagai penulis dokumen, dan Operator yang

mengoperasikan barang. Dokumen yang terkait dalam pelaksanaan proses

penerimaan dan peletakkan barang adalah Purchase Order, Berita Acara

Penerimaan Barang, Receipt and Put AwayList, dan Buku Penerimaan Barang.

Hasilpraktikum yang kami dapatkanadalahmemahami simulasi proses

penerimaan dan peletakkan yang ada di gudang dan bagaimana kami

bertanggung jawab atas Job Description yang menjadi tanggung jawab kami

masing-masing. Bahwa menjadi Vendor yang hanya mengirim barang tidak

semudah hanya mengirim, tapi juga dilihat barang apa yang akan dikirim, apakah

butuh penanganan khusus atau tidak, apakah sudah sesuai dengan dokumen

pemesanan, apakah tanggal, alamat, dan kuantitas pengiriman barang sudah

sesuai, hal tersebutlah yang harus diperhatikan sebagai Vendor. Menjadi Admin

pun demikian, tidak hanya menulis, tetapi butuh ketelitian dan kejelasan dokumen

yang ia keluarkan, karena jika kurang teliti dan kurang jelas maka kesalahan yang

dibuat pun akan fatal, seperti menurunnya akurasi proses kerja gudang. Menjadi

Supervisor pun dibutuhkan ketelitian dalam melakukan pengecekan barang yang

dikirim oleh Vendor maupun pengecekan peletakkan barang oleh Operator.

Operator pun memiliki tanggung jawab yang sama, jika Operator salah meletakkan

barang maka akan menghambat proses selanjutnya, yaitu proses pengambilan.

Selain dapat memahami tanggung jawab masing masing dari Job

Description yang diberikan, kami dapat melihat kesalahan yang terjadi di dalam

proses penerimaan dan peletakkan dengan caramengevaluasikesalahan di

dalamkelompok kami maupunkesalahan di kelompok lain sepertitidakmengisikolom

quantity, nomor PO, nomor DO, danketerangan-keterangankecillainnya, yang

11

padahal sangat penting dalam proses pencatatan jangka pendek maupun jangka

panjang seperti untuk keperluan stock opname. Hal

tersebutdapatmenjadipelajaranuntukmenjadilebihbaiklagi di praktikumselanjutnya.

3.3 PICKING

Praktikum Pickingmerupakan praktikum yang mensimulasikan proses

pengambilan barang -barang yang dipesan yang ada di gudang. Job Description

yang ada adalah Admin dan Picker. Admin sebagai penulis dokumen dan Picker

sebagai pengambil barang yang dipesan oleh customers.

Hasilpraktikum yang kami dapatkanadalahmemahami simulasi proses

pengambilan yang ada di gudang dan bagaimana kami bertanggung jawab atas

Job Description yang menjadi tanggung jawab kami masing-masing. Bahwa

menjadi Admin sebagai penulis dokumen haruslah teliti dan jelas dalam melakukan

penulian di dalam dokumen sehingga dokumen dapat dipahami dan dimengerti

oleh yang membaca, dan yang membaca di dalam kegiatan atau proses

peletakkan ini adalah Picker, jika Picker dapat membaca informasi yang terdapat di

dalam dokumen tersebut dengan jelas maka proses kerja Picker pun berjalan

dengan baik sehingga proses kerja gudang pun berjalan dengan baik pula.

Dokumen yang terkait dalam proses pengambilan barang adalah Customer

Order dan Picking List. Customer Order berisi nama dan jumlah barang yang

dipesan oleh customers. Picking List berisi nama dan jumlah barang yang harus

diambil oleh picker untuk kemudian di proses lebih lanjut yaitu proses Packing &

Labelling kemudian Shipping.

Picker setelah mendapatkan Picking List dari Admin harus segera mungkin

mengambil barang yang dipesan oleh customers, supaya barang tersebut

langsung dikirim sehingga Customers tidak kecewa dan merasa puas telah bekerja

sama dengan gudang kami.

12

Dalam pelaksanaan praktikum proses pengambilan ini tidak terjadi

kesalahan yang menandakan bahwa kami sudah mulai memahami apa yang harus

kami lakukan.

3.4 SHIPPING

Praktikum Shipping adalah Praktikum yang mensimulasikan proses

pengepakkan, pelabelan, dan pengiriman. Kami dibagi kelompok dimana 1

kelompok terdiri dari 5 orang. Job Description yang ada adalah Admin, Packer dan

Shipper. Admin sebagai penulis dokumen, Packer sebagai Operator yang

mengepak barang yag akan dikirim, kemudian Shipper adalah Operator yang akan

mengirim barang.

Hasilpraktikum yang kami dapatkanadalahmemahami simulasi proses

pengepakkan, pelabelan, dan pengiriman yang ada di gudang dan bagaimana

kami bertanggung jawab atas Job Description yang menjadi tanggung jawab kami

masing-masing. Bahwa menjadi Admin sebagai penulis dokumen haruslah teliti

dan jelas dalam melakukan penulian di dalam dokumen sehingga dokumen dapat

dipahami dan dimengerti oleh yang membaca, dan yang membaca di dalam

kegiatan atau proses peletakkan ini adalah Packer dan Shipper. Jika packer dan

Shipperdapat membaca informasi yang terdapat di dalam dokumen tersebut

dengan jelas maka proses kerja Picker pun berjalan dengan baik sehingga proses

kerja gudang pun berjalan dengan baik pula.

Dokumen yang terkait dalam proses pengepakkan, pelabelan dan

pengiriman adalah Dispatch Label dan Delivery Order. Dispatch Label adalah

dokumen yang akan ditempelkan diluar box barang yang akan dikirim yang berisi

informasi alamat pengiriman barang, nama perusahaan pemesan, tanggal

pengiriman, dan nomor perusahaan yang dapat dihubungi. Dispatch Label dapat

ditempelkan oleh Packer jika Packer sudah mengepak barang sesuai dengan

dokumen Customer Order yang sudah diberikan oleh proses sebelumnya yaitu

13

proses Picking. Dalam pengepakkan yang harus diperhatikan adalah ketelitian dan

kehati-hatian agar tidak terjadi kesalahan pengepakan dan agar barang tidak

rusak. Delivery Order adalah dokumen yang berisi nama, kuantitas, dan alamat

barang yang akan dikirim yang kemudian diberikan kepada Shipper sebagai surat

jalan untuk mengantarkan barang tersebut sesuai dengan perusahaan yang

memesan.

Dalam pelaksanaan praktikum proses pengepakan, pelabelan, dan pengiriman ini tidak terjadi kesalahan yang menandakan bahwa kami sudah mulai memahami apa yang harus kami lakukan.

14

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Adanya gudang karena yaitu ketidakpastian. Gudang yaitu pengelolaan

ketidakpastian barang, transportasi, dll.gudang itu tidak penting dan tidak perlu,

jika: customer service, order processing, inventory planning & management, suplly

& transportation sudah ditangani dengan optimal. Fungsi gudang yaitu: sebagai

tempat pengaturan persediaan untuk memenuhi keinginan pelanggan,

penyimpanan material diusahakan pada tingkat yang minimum. Hal ini

mengidentifikasikan pergeseran paradigm gudang dari passive storage menjadi

strategic assortment. Di operasi gudang kita melakukan aktivitas seperti receiving,

put away, storage, order picking, shipping preparation, dan shipping. Tujuan dari

operasi gudang yaitu: memberikan pelayanan pelangganan yang tepat waktu,

mengetahui pergerakan barang sehingga barang mudah ditemukan secara benar,

meminimumkan total pergerakan fisik (sehingga biaya pergerakan barang menjadi

minimum). Pada praktikum operasi gudang kita jadi mengetahui apa saja kegiatan

operasi di dalam gudang dan barang-barang yang ada di dalam gudang.

Pada simulasi receiving dan putaway kita jadi mengetahui bagaimana cara

melakukan pengiriman barang yang dilakukan oleh vendor, cara memonitor

kegiatan yang dilakukan oleh vendor, admin, operator oleh supervisor, cara

mencatat lapororan/dokumen yaitu: Purchase Order, berita acara penerimaan

barang, Receipt and Putaway List, dan buku penerimaan barang. oleh

administrasi gudang, cara pengambilan dan peletakkan barang oleh picker.

15

Pada praktek order packing, packing, dan shipping kita jadi mengetahui

proses dari pemesanan barang oleh konsumen hingga pengiriman barang ke

konsumen. Admin gudang mecatat dokumen picking list dengan benar sehingga

picker tidak salah mengambil barang pemesanannya. Packer harus melakukan

kegiatan packaging dan labeling dengan teliti dan benar agar tidak terjadi

kerusakan barang pada saat pengiriman barang dan tidak terjadi kesalahan dalam

alamat pengiriman barang. Pada saat shipping harus dilakukan dengan benar apa

barang sudah sesuai denga delivery order.

SARAN

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai laporan yang kami

praktikumkan, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahan pada laporan

ini. Terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pada kegiatan

praktikum, sehingga kami dapat meyusun laporan ini. Kami mengucapkan

terimakasih kepada Pak Bilal yang telah mengajarkan dan membimbing kami pada

praktikum sehingga kami mengerti melaksanakannya. Kami juga mengucapkan

terimakasih kepada para asisten dosen yaitu Ka Cintya, Ka Yusron, Ka Nurdin,

dan Ka Rezky yang telah banyak membantu dan membimbing kami jika ada yang

tidak dimengerti/dipahami.

Kami berharap para pembaca sudi memberikan kritik dan saran yang

membangun demi sempurnanya laporan ini dan penulisan laporan ini pada

kesempatan-kesempatan lainnya. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kami pada

khususnya juga para pembaca yang budiman khususnya.

16