31
TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH SISTEM INFORMAS MANAGEMENT DISUSUN OLEH JEMY JUNIARTO IMAM MUSLIH ANDIKA SYACHPUTRA PROGARAM MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS TRISAKTI ANGKATAN XVII TAHUN 2010

TGS KELOMPOK

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: TGS KELOMPOK

TUGAS KELOMPOKMATA KULIAH SISTEM INFORMAS

MANAGEMENTDISUSUN OLEH

JEMY JUNIARTO

IMAM MUSLIH

ANDIKA SYACHPUTRA

PROGARAM MAGISTER AKUNTANSIUNIVERSITAS TRISAKTI

ANGKATAN XVII TAHUN 2010

Page 2: TGS KELOMPOK

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dewasa ini untuk bisa bertahan dalam persaingan dunia usaha, perusahaan

membutuhkan efiensi dan melakukan inovasi-inovasi untuk mempertahankan pangsa

pasar yang sudah ada maupun untuk merebut pangsa pasar baru. Keadaan di negara

ini yang makin tidak kondusif, kekerasan semakin meningkat, suhu politik yang

memanas membuat iklim perekonomian negeri ini menjadi tidak menentu. Untuk itu,

perusahaan harus melakukan efisiensi di segala bidang agar dapat menekan biaya

untuk dapat meningkatkan daya saing.

Bisnis proses yang sekarang berjalan pada PT. Grama Bazita adalah bisnis proses

yang kurang efisien karena masih berjalan secara manual, membutuhkan berbagai

birokrasi yang lebih rumit sehingga menyebabkan bisnis proses tidak efisien. Dengan

menulis thesis ini, penulis berharap untuk dapat membantu PT. Grama Bazita

menganalisa dan membantu memperbaiki proses bisnis yang ada sehingga dapat

meningkatkan daya saing perusahaan. Walaupun secara global, penulis sadar bahwa

thesis ini merupakan kontribusi kecil dari seluruh persoalan makro yang ada di dalam

perusahaan.

Berkantor di Gedung Multika di Jl. Mampang Prapatan Raya kav 73-76, Jakarta

Selatan, PT Grama Bazita merupakan perusahaan trading yang bergerak di bidang

engineering, procuring, konstruksi, dan melayani kebutuhan akan proses industri di

Indonesia. PT Grama Bazita berdiri sejak tahun 1986. Kepemilikan sahamnya terbagi

mejadi 2 pemilik yaitu 67% dimiliki oleh PT Pratama Energi Konstruksi Teknologi

Indonesia dan sisanya 33% dimiliki oleh Bpk. M.S. Mennon. PT Grama Bazita

memiliki motto perusahaan yaitu “Provide responsive engineering that meets and

Page 3: TGS KELOMPOK

axceeds user expectations through the use of state-of-the-art engineering and man

machine interface technologies”. Mewakili beberapa produsen peralatan yang

memiliki reputasi yang baik, PT Grama Bazita membangun kekuatan ini dengan

mengembangkan dan menyediakan jasa layanan engineering secara lengkap. Dengan

pelatihan memadai untuk user, konsultan engineering dengan aplikasi dan

pengetahuan engineering yang detail dan lengkap, PT Grama Bazita memiliki

berbagai klien dari beberapa jenis industri yang berbeda seperti pulp and paper,

chemical, petrochemical, viscose, iron and steel, animal feeds, dan edible oils. PT

Grama Bazita berdedikasi untuk menyediakan layanan yang berkualitas tinggi and

fleksibel untuk mengakomodasi keperluan khusus dari masing-masing kliennya

supaya dapat membangun hubungan jangka panjang yang baik.

1.2 TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan dari penulisan thesis ini adalah:

Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam aktivitas pemesanan barang,

penerimaan barang, serta penerimaan invoice

Penyederhanaan book keeping oleh departemen logistik dan accounting

Mengurangi biaya

Merancang suatu sistem yang dapat mempermudah para karyawan untuk dapat

berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain secara elektronik dengan

menggunakan fasilitas intranet

Manfaat yang dapat diperoleh:

Mempermudah pencarian data-data yang dibutuhkan oleh departemen accounting,

sales, serta logistik

Page 4: TGS KELOMPOK

Biaya yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada

proses yang lama

Waktu yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada

proses yang lama

1.3 Rumusan Permasalahan

Penulis memilih topik ini karena permasalahan yang terjadi di PT. Grama Bazita

terjadi lebih karena adanya proses bisnis yang kurang efektif. Dibutuhkan waktu yang

cukup lama untuk berpindah dari satu aktifitas ke aktifitas lain yang membutuhkan

pertukaran data antar departemen. Seringkali terjadi kesalahpahaman antar

departemen dalam menginstruksikan suatu tugas. Departemen accounting juga

terbebani dengan begitu banyaknya dokumen yang harus disimpan. Untuk mencari

dokumen-dokumen lama yang dibutuhkan pun perlu waktu yang tidak sedikit, juga

dibutuhkan ruangan yang cukup untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut.

Situasi ini mengakibatkan kinerja perusahaan tidak efektif, dan akan timbul biaya

yang diakibatkan dari proses yang tidak efisien. Secara singkat, masalah-masalah

yang terjadi dapat dirumuskan seperti dibawah ini:

Sebenarnya seberapa besar waktu yang terbuang sia-sia karena proses

bisnis yang tidak efisien ini ?

Dimana letak proses yang tidak efisien ?

Bagaimana cara memperbaiki proses yang tidak efisien

tersebut ?

1.4 Ruang Lingkup

Page 5: TGS KELOMPOK

Penulisan thesis ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut di bawah

ini:

Penulis hanya berfokus pada kegiatan-kegiatan yang terdapat pada departemen

accounting, sales, dan logistik

Kegiatan yang diamati oleh penulis adalah pembuatan incoming PO oleh sales

sampai pengiriman outgoing purchase order kepada vendor, penerimaan

barang dan pengecekan dengan outgoing purchase order serta penerimaan

invoice dari vendor.

Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal

perusahaan saja.

Page 6: TGS KELOMPOK

PEMBAHASAN

2. Proses yang sedang berjalan

2.I Gambaran umum proses yang sedang berjalan

Untuk merancang sistem baru yang lebih baik, perlu dilakukan anlisa proses-

proses yang sudah berjalan. Langkah ini sangat penting karena kita dapat

menentukan proses-proses mana saja yang tidak efisien dan perlu diperbaiki

dan tahapan apa yang perlu ditambah guna mencapai hasil yang maksimal.

Berikut ini adalah proses bisnis pada bagian penjualan, logistik, dan akunting

PT. Grama Bazita.

Gambar 2.1 Proses Bisnis Umum pada Bagian Sales, Logistik, danAccounting

Karena proses pengiriman barang dari vendor adalah faktor eksternal dan tidak

dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita, maka proses rekayasa ulang hanya

difokuskan pada proses-proses yang dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita.

Dengan mengoptimalkan kinerja proses-proses tersebut, secara langsung akan

Page 7: TGS KELOMPOK

mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan. Berikut ini gambaran proses-

proses lama yang akan direkayasa ulang.

Gambar 2.2 Model Proses Pemesanan Barang Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang

Page 8: TGS KELOMPOK

Gambar 2.3 Model Proses Penerimaan Barang Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang

Page 9: TGS KELOMPOK

Gambar 2.4 Model Proses Penerimaan Invoice Lama

2.II. Rincian Proses Bisnis Lama

Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang

Page 10: TGS KELOMPOK

  Proses Pemesanan Barang SDM Lama Waktu1 Pembuatan incoming PO 1 5 menit2 Persetujuan incoming PO oleh management 3 1 hari3 Penagihan down payment ke customer 1 2-4 minggu4 Pembuatan invoice untuk customer 1 5 menit5 Pembuatan draft outgoing PO 1 2 hari6 Pencocokan draft outgoing PO dengan incoming PO 1 2 hari7 Persetujuan draft outgoing PO oleh management 3 1 hari8 Membuat outgoing purchase order 2 1 hari9 Persetujuan outgoing PO oleh management 3 3 hari

10 Pengiriman outgoing PO kepada vendor 2 5 menit  Proses Penerimaan Barang      

1 Verifikasi pesanan barang 3 15 menit

2Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing PO 3 1 hari

3 Pengiriman konfirmasi ke vendor bahwa barang tidak sesuai outgoing PO 1 5 menit

4 Koreksi outgoing PO 1 1 hari5 Notifikasi sales bahwa barang salah kirim 1 5 menit6 Pemberitahuan pada customer bahwa barang salah kirim 2 10 menit7 Pembuatan invoice untuk customer 1 10 menit8 Pengiriman barang ke customer 2 1 hari

  Proses Penerimaan Invoice      1 Pencocokan invoice dengan outgoing PO 1 1 hari2 Cross check invoice dengan vendor 1 1 hari3 Pencocokan kembali invoice dengan outgoing PO oleh

bagian accounting 1 1 hari

Pembahasan proses bisnis lama

2.II.1Rincian proses bisnis lama

Proses pemesanan barang, terdiri dari:

1. Pembuatan incoming PO oleh sales

Sales membuat incoming PO sesuai dengan kebutuhan pelanggan lalu

dicopy dan didistribusikan ke bagian logistik. Selanjutnya bagian logistik

yang akan mendistribusikan incoming PO tersebut kepada bagian

accounting dan finance serta kemudian dimintakan persetujuan kepada

manajemen. Pembuatan incoming PO memakan waktu 5 menit sedangkan

persetujuan incoming PO oleh manajemen memakan waktu 1 hari.

2. Penagihan down payment kepada customer

Page 11: TGS KELOMPOK

Setelah incoming PO disetujui oleh manajemen maka sales akan

menentukan apakah customer perlu membayar down payment terlebih

dahulu atas pesanannya. Biasanya sales akan melakukan konfirmasi

dengan accounting untuk menentukan. Customer baru serta customer

dengan track record pembayaran yang kurang baik akan dipersyaratkan

untuk membayar down payment terlebih dahulu. Jika diperlukan down

payment dari customer maka sales akan menagihnya terlebih dahulu.

Biasanya customer akan membayar down payment dalam waktu 2 – 4

minggu. Jika customer sudah membayar down payment maka accounting

akan menerbitkan invoice untuk customer. Pembuatan invoice untuk

customer memakan waktu 5 menit. Jika down payment tidak diperlukan

maka logistik akan langsung mempersiapkan pembuatan draft outgoing

purchase order.

3. Pembuatan draft outgoing purchase order

Dalam pembuatannya, draft outgoing purchase order ini harus dimintakan

persetujuan kepada manajemen, selain itu, pihak finance sudah harus

memastikan bahwa customer telah membayar down payment atas order

yang dibuatnya. Pertimbangan manajemen dalam menyetujui atau tidaknya

draft outgoing purchase order ini didasarkan pada pertimbangan-

pertimbangan tertentu, seperti penghitungan margin yang akan diterima,

apakah barang yang dipesan oleh customer tersedia pada vendor, dan

pertimbangan lainnya. Pembuatan draft outgoing purchase order biasanya

memakan waktu kira-kira 2 hari. Sales juga akan mengecek apakah draft

outgoing PO ini sudah sesuai dengan incoming PO dari customer.

Pengecekan draft outgoing PO dengan incoming PO ini memakan waktu 2

Page 12: TGS KELOMPOK

hari, sedangkan proses persetjuan draft outgoing PO oleh manajemen

memakan waktu 1 hari. Jika sudah disetujui oleh manajemen dan sesuai

dengan incoming PO maka logistik akan membuat outgoing purchase

order. Draft outgoing purchase order ini biasanya dibuat dalam kertas

bekas yang tidak terpakai.

4. Membuat outgoing purchase order

Setelah draft outgoing purchase order telah disetujui oleh manajemen

maka bagian logistik akan membuat outgoing purchase order yang

selanjutnya akan dikirim ke vendor. Sebelum outgoing PO ini dikirim ke

vendor, outgoing PO tersebut harus disetujui oleh manajemen terlebih

dahulu. Pembuatan outgoing purchase order memakan waktu kira-kira 1

hari sedangkan persetujuan manajemen atas outgoing PO membutuhkan

waktu 3 hari. Pengiriman outgoing PO kepada vendor ini memakan waktu

kira-kira 5 menit. Pengiriman outgoing PO ini menggunakan e-mail.

Sementara outgoing PO dalam bentuk fisik akan disimpan oleh bagian

logistik untuk arsip.

Proses penerimaan barang, terdiri dari:

1. Verifikasi pesanan barang

Sebelum vendor mengirimkan barang kepada perusahaan, vendor akan

terlebih dahulu mengirimkan order acknowledgement. Order

acknowledgement ini merupakan notifikasi dari vendor kepada perusahaan

atas barang yang dipesan, hanya untuk memastikan bahwa barang yang

dipesan sudah benar spesifikasi serta jumlahnya dan biasanya memuat

tentang kira-kira berapa lama barang dapat diterima oleh perusahaan.

Page 13: TGS KELOMPOK

Pengiriman barang biasanya memakan waktu sekitar 1 – 2 minggu setelah

outgoing PO diterima. Barang biasanya datang tepat waktu sesuai dengan

order acknowledgement atau paling lambat tiba 1 – 2 minggu lebih lama

dari waktu yang dijanjikan oleh vendor. Verifikasi pesanan ini

memerlukan waktu 15 menit.

2. Pengecekan barang yang dikirim oleh vendor

Jika barang telah siap maka vendor akan menyerahkan kepada forwarder

untuk selanjutnya dikirimkan kepada perusahaaan. Bagian logistik

bertanggung jawab atas penerimaan barang yang telah dipesan sesuai

dengan outgoing purchase order. Barang yang sudah diterima selanjutnya

dipersiapkan untuk dikirimkan kepada pelanggan dilengkapi dengan surat-

surat pendukungnya seperti invoice dan surat jalan. Biasanya invoice

sudah disiapkan terlebih dahulu sebelum barang dari vendor tiba.

Pembuatan invoice ini menghabiskan waktu kira-kira 10 menit.

3. Pengiriman barang ke pelanggan

Setelah semua surat-surat pendukung siap, maka barang siap untuk

dikirimkan ke pelanggan. Pengiriman barang ke customer biasanya akan

langsung dilakukan pada hari itu juga saat barang dari vendor tiba. Untuk

customer dalam kota (Jabodetabek) pengiriman barang memakan waktu 1

hari, sementara untuk customer dari luar kota biasanya membutuhkan

waktu kira-kira 2-3 hari.

Proses penerimaan invoice, terdiri dari:

1. Penerimaan invoice dan pencocokan dengan PO

Page 14: TGS KELOMPOK

Setelah vendor menyerahkan barang kepada forwarder, pada saat yang

bersamaan vendor juga mengirimkan invoice kepada perusahaan.

Walaupun pengiriman barang dan invoice yang dilakukan merupakan

proses yang terpisah, invoice biasanya akan tiba bersamaan dengan

barang. Sebenarnya, pada saat penyerahan barang untuk dikirim kepada

forwarder, vendor juga mengirimkan copy original invoice, untuk dasar

penghitungan pajak impor oleh bea dan cukai. Untuk pencocokan dengan

outgoing PO, maka accounting harus menyerahkan invoice tersebut

kepada bagian logistik, proses pengecekan invoice dengan outgoing PO

oleh bagian logistik memakan waktu 1 hari.

2. Pencocokan kembali invoice dengan PO oleh bagian accounting

Setelah menerima invoice dari bagian accounting maka logistik akan

membuka kembali data-data outgoing PO yang pernah dikirim ke vendor.

Setelah itu invoice yang diterima tersebut akan dicocokan dengan outgoing

PO yang ada, jika invoice yang diterima ternyata tidak cocok dengan data

outgoing PO yang ada maka bagian logistik akan melakukan cross check

dengan vendor dan vendor akan melakukan koreksi terhadap invoice

tersebut, untuk berhubungan dengan vendor, bagian logistik menggunakan

e-mail. Jika invoice tersebut cocok dengan data outgoing PO yang ada,

maka bagian logistik akan memvalidasinya dan menyerahkan invoice

tersebut kembali ke bagian accounting.

Page 15: TGS KELOMPOK

2.III Permasalahan yang dihadapi

Pada proses yang berjalan selama ini di perusahaan terdapat beberapa

permasalahan yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi kinerja

perusahaan.

Proses Pemesanan Barang

Permasalahan yang umum dihadapi adalah ketika incoming PO tidak

disetujui oleh manajemen dikarenakan barang yang dipesan oleh

customer tidak tersedia, sales tidak langsung menghubungi customer dan

mengkonfirmasikan bahwa barang tersebut tidak ada, melainkan sales

langsung merubah incoming PO sesuai dengan barang yang tersedia di

vendor tanpa memberitahukan customer. Akibatnya, jika barang datang

dan dikirim ke customer, customer akan menolak barang tersebut karena

tidak sesuai dengan apa yang dipesan.

Proses Penerimaan Barang

Pada saat penerimaan barang yang dikirim oleh vendor, sesuai atau tidak

dengan outgoing PO maka bagian logistik akan menerima barang

tersebut. Jika barang tidak sesuai dengan outgoing PO, logistik hanya

akan mengirimkan konfirmasi kepada vendor bahwa barang yang

dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun barang tersebut tetap akan

diterima dan menjadi inventory. Dengan alasan jika perusahaan

mengirim barang tersebut kembali ke vendor, maka ongkos yang

ditanggung akan lebih memberatkan perusahaan daripada harus

menjadikan barang tersebut sebagai inventory.

Page 16: TGS KELOMPOK

Proses Penerimaan Invoice

Penerimaan invoice dilakukan oleh accounting namun untuk pencocokan

dengan outgoing PO dilakukan oleh bagian logistik. Efisiensi waktu

akan bisa didapat jika bagian accounting sebagai penerima invoice juga

melakukan pencocokan invoice yang diterima dengan data-data outgoing

PO yang ada. Selain itu, dalam proses yang sedang berjalan, setelah

melakukan pencocokan invoice dengan outgoing PO, logistik akan

mengirimkan invoice tersebut kembali kepada accounting, dan

accounting akan kembali melakukan pencocokan invoice dengan

outgoing PO, ini merupakan pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan

sekali saja.

2.IV Rancangan Solusi yang Diusulkan

Setelah melihat permasalahan yang dihadapi pada proses yang lama maka

penulis mengusulkan beberapa solusi yang dapat dipakai untuk memperbaiki

proses yang ada. Untuk lebih mengoptimalkan kinerja masing-masing

departemen, penulis merancang sebuah program sederhana memakai visual

basic untuk membantu komunikasi data antar departemen dan mengurangi

paper based document.

Proses Pemesanan Barang

No Sub proses Permasalahan Solusi1 Pembuatan incoming PO Pembuatan incoming PO masih

dalam bentuk kertas sehingga harus dicopy terlebih dahulu jika ingin didistribusikan ke bagian lainnya

Dengan program yang ada, sales dapat melakukan entry incoming PO ke dalam sistem sehingga bagian lain yang biasanya menerima copy incoming PO bisa mengecek ke dalam database jika berkepentingan dengan dokumen tersebut

      

                    

2 Incoming PO tidak mendapatkan persetujuan

Sales cenderung merubah incoming PO agar cepat disetujui

Dengan adanya order acknowledgement bagi customer maka customer akan  

Page 17: TGS KELOMPOK

                    

3 Persetujuan manajemen dalam pembuatan draft outgoing purchase order

Manajemen harusnya tidak perlu melakukan persetujuan dalam proses ini, cukup melakukan persetujuan saat outgoing purchase order jadi

Persetujuan manajemen pada proses ini sebaiknya dihilangkan karena tidak penting 

               

4 Pembuatan outgoing purchase order

Selain dikirimkan ke vendor dalam bentuk e-mail, outgoing purchase order juga dicetak untuk dijadikan arsip bagi logistik.

Dengan program yang ada, outgoing PO tidak perlu dicetak, logistik hanya perlu input data outgoing PO ke dalam sistem dan data outgoing PO tersebut dapat dishare dengan departemen lainnya. Data dapat disimpan dalam database system

            

Proses Penerimaan Barang

No Sub Proses Permasalahan Solusi1 Pengecekan barang

dengan outgoing POMasih dilakukan secara manual sehingga harus membuka arsip data-data outgoing PO yang ada

Dengan program yang ada, outgoing PO tidak perlu dicetak sehingga dalam pencocokan barang yang datang dengan outgoing PO, logistik hanya perlu untuk mengecek database outgoing PO yang sudah di-input

         

          

2 Penerimaan barang yang tidak sesuai dengan outgoing PO

Jika barang yang salah kirim tersebut diterima perusahaan dengan harga normal akan mengakibatkan kerugian perusahaan (karena barang tersebut akan menjadi inventory), sebab ini bukan merupakan kesalahan dari pihak perusahaan melainkan kesalahan vendor. Untuk menemukan customer yang mau membeli barang tersebut juga bukan pekerjaan yang mudah.

Mengadakan perjanjian dengan vendor, jika barang yang diterima tidak sesuai dengan outgoing PO maka perusahaan hanya akan menerima barang tersebut dengan harga discount, bukan membelinya dengan harga normal

       

   3 Koreksi outgoing PO Jika barang yang datang tidak

sesuai dengan outgoing PO, logistik harus melakukan koreksi terhadap outgoing PO yang berarti logistik harus membuka arsip data-data outgoing PO yang ada

Dengan program yang ada pengkoreksian outgoing PO dapat dilakukan dengan mengubah database yang sudah ada   

         

        

Page 18: TGS KELOMPOK

Proses Penerimaan Invoice

No Sub Proses Permasalahan Solusi1 Pencocokan invoice

dengan outgoing POPada saat menerima invoice, untuk pencocokan pertama invoice dengan outgoing PO, accounting harus menyerahkan invoice kepada logistik terlebih dahulu. Kemudian pada pencocokan kedua, accounting akan mencocokan kembali invoice dengan outgoing PO

Invoice yang diterima oleh accounting langsung dicocokan dengan outgoing PO. Proses pencocokan invoice dengan outgoing PO yang dilakukan logistik sebaiknya dihilangkan. Untuk cross check, logistik dapat melihat pada database tentang data pencocokan tersebut

   

 

     

2. V. Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan

Proses pemesanan barang, terdiri dari:

1. Pembuatan incoming PO oleh sales

Setelah sales mendapatkan order dari customer, sales dapat melakukan input

incoming PO tersebut ke dalam database. Incoming PO tidak perlu di-copy untuk

didistribusikan ke departemen lain, data yang ada dapat disharing ke seluruh

departemen yang ada yaitu logistik, accounting dan finance. Untuk persetujuan

incoming PO oleh manajemen dapat diotorisasi dalam program tersebut.

Management memberikan tanda “approval” pada pada kolom yang tersedia jika

menyetujui incoming PO ini, jika tidak maka tanda “approval” akan tetap

dibiarkan bertulisan “No”.

2. Melakukan konfirmasi order acknowledgement kepada customer

Untuk memastikan bahwa barang yang tercantum dalam incoming PO adalah

barang pesanan dari customer, logistik dapat melakukan konfirmasi pesanan

kepada customer. Ini untuk menghindari kesalahan yang dilakukan oleh sales.

Order acknowledgement ini dikirim lewat e-mail kepada customer. Proses ini

memakan waktu 5 menit.

3. Penagihan down payment kepada customer

Page 19: TGS KELOMPOK

Jika customer perlu membayar down payment terlebih dahulu atas pesanannya,

maka accounting akan menagih pembayaran DP ini ke customer. Selanjutnya jika

customer sudah membayar DP maka accounting akan menerbitkan invoice

sebagai bukti pembayaran. Jika DP tidak diperlukan (biasanya customer lama

tidak perlu membayar DP) maka logistik akan langsung mempersiapkan

pembuatan draft outgoing purchase order. Biasanya customer akan melunasi

pembayaran DP-nya dalam waktu 2 – 4 minggu.

4. Pembuatan draft outgoing purchase order

Bila customer sudah melunasi DP-nya maka pihak accounting akan melakukan

pemberitahuan kepada logistik dan logistik akan mempersiapkan untuk membuat

draft outgoing purchase order. Draft outgoing purchase order ini juga akan dicek

oleh sales, apakah sudah sesuai dengan incoming PO yang mereka ajukan. Draft

outgoing purchase order akan tetap dibuat pada lembaran kertas bekas, untuk

mencocokannya sales akan membuka database incoming PO, jika sesuai dengan

incoming PO maka sales akan memvalidasi draft outgoing purchase order

tersebut. Pembuatan draft outgoing purchase order ini memakan waktu 1 jam,

sedangkan pengecekan draft outgoing purchase order dengan incoming PO oleh

sales memakan waktu 1 jam.

5. Pembuatan outgoing purchase order

Segera setelah draft outgoing purchase order tersebut divalidasi oleh sales maka

draft tersebut akan menjadi outgoing purchase order yang kemudian akan

dikirimkan kepada vendor. Sebelum pengiriman kepada vendor, outgoing

purchase order tersebut harus mendapat persetujuan oleh manajemen. Pengiriman

outgoing purchase order kepada vendor dengan menggunakan e-mail memakan

waktu 5 menit. Outgoing purchase order tidak perlu lagi dicetak untuk kemudian

Page 20: TGS KELOMPOK

diarsipkan, outgoing PO dapat diinput ke dalam database yang datanya dapat di-

share antar departemen. Pembuatan ougoing purchase order ini memakan waktu 1

jam. Sedangkan persetujuan manajemen bisa didapat dalam waktu 1 hari.

Proses Penerimaan Barang terdiri dari:

1. Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing PO

2. Pengiriman barang ke customer

Proses penerimaan invoice terdiri dari:

1. Pengecekan invoice yang diterima dengan outgoing PO

2. Cross check invoice dengan vendor dan konfirmasi pada logistik

2.VI. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan

Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang

diusulkan dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 2.VI.1 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan

  Proses Bisnis Lama Proses Bisnis Baru

 Waktu rata-

rataResources Cost SDM

Waktu rata-rata

Resources Cost SDM

Proses Pemesanan Barang 57615 menit $301,858.17 12 orang 46280 menit $108,874.52 12 orangProses Penerimaan Barang 4365 menit $43,533.16 14 orang 1560 menit $14,430.40 14 orangProses Penerimaan Invoice 4320 menit $97,539.75 3 orang 1475 menit $20,897.02 3 orang

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

Menit

PemesananBarang

PenerimaanBarang

PenerimaanInvoice

Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan Proses Bisnis yang Diusulkan

Proses Bisnis lama

Proses Bisnis yang diusulkan

Page 21: TGS KELOMPOK

Gambar 2.VI.1 Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan

Proses Bisnis yang Diusulkan

Perbandingan Resources Costs Proses Bisnis Lama dan Proses Bisnis yang Diusulkan

$0.00

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

$300,000.00

$350,000.00

Pemesanan Barang Penerimaan Barang Penerimaan Invoice

US

$

Proses Bisnis Lama

Proses Bisnis yangDiusulkan

Gambar 2.VI.2 Perbandingan Resource Cost Proses Bisnis Lama dan

Proses Bisnis yang Diusulkan

Dari tabel dan gambar diatas dapat digambarkan bahwa proses bisnis yang

diusulkan memberikan penghematan waktu yang signifikan. Sementara untuk

penggunaan SDM, proses bisnis yang diusulkan menggunakan SDM sebanyak

proses bisnis lama, namun proses pemesanan barang, pada kegiatan

persetujuan incoming PO oleh manajemen yang biasanya dilakukan oleh 3

orang, dalam proses bisnis yang diusulkan, kegiatan ini hanya dilakukan oleh

2 orang saja. Pada proses bisnis yang diusulkan hampir seluruh kegiatan dalam

proses-proses yang ada sudah terkomputerisasi, dan aliran data dapat

dilakukan secara elektronik.

Sementara itu, untuk perbandingan resources costs antara proses bisnis lama

dan proses bisnis yang diusulkan terdapat perbedaan biaya yang cukup

signifikan. Dalam hal ini, penulis menggunakan mata uang US$ untuk

pengukuran resources costs dan menggunakan asumsi bahwa 1 US$ senilai

dengan Rp. 10.000. Pada proses penerimaan barang, dapat dilihat bahwa

Page 22: TGS KELOMPOK

resource cost untuk proses yang diusulkan lebih besar daripada proses lama

karena penggunaan komputer yang semakin sering, sedangkan cost untuk

worker lebih berkurang, jadi dapat disimpulkan bahwa pada proses-proses

yang diusulkan ini, pemakaian resource berupa komputer lebih meningkat dan

penggunaan resource berupa worker penggunaannya menurun secara drastis.