2

Syfte och kravbild

Syftet med dagens övning är att studenten skall

få en första insikt och förståelse för hur inköp är

organiserat och fungerar generellt.

Målet är att studenten skall förstå och kunna

beskriva inköpsprocessen.

Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele

torsdag den 21 mars 20133

Internal

customer

Avgöra

Produkt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

leverans

hantering

Leve-

rantör

Purchasing function

Tactical purchasing Operative purchasing / order

Sourcing Supply

Procurement

Buying

Arbetsuppgifter operativ inköpare

torsdag den 21 mars 20134

Prognostisering till leverantör

Orderläggning

Bevaka att ordererkännande erhållits

Orderändringar

Leveransbevakning

Följa upp kvalitetsavvikelser

Följa upp faktura avvikelser

Mäta och följa upp leverantören

Meddela leverans avvikelser internt

Förbereda leverantörsmöte

Koordinera med taktiskt inköpare

5

Taktiskt inköpares vardag

Upphandling

• Offertförfrågan /-utvärdering

• Kontraktsförhandling / -skrivning

• Leverantörsutvärdering

Marknadsbevakning (förmedla internt).

• Leverantörsutvärdering

Varugruppsstrategier

Supplier Relationship Management (SRM)

• Leverantörsutveckling (verksamhetsutveckling)

• Lägre pris eller totalkostnad

• Högre teknisk nivå eller prestanda

• Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser

• Kortare ledtider eller högre leveransprecision

• Ny marknad eller produkt

• Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

Varför starta en upphandlingsprocess

torsdag den 21 mars 2013

Upphandlingsprocess 6.

Val av

leverantör

och avtal

4.

Välj

leverantörer

för offert

förfrågan

3.

Bestäm

Inköps-

strategi

1.

Projekt-

mobilisering

2.

Definiera

värde och

omfattning

7.

Operationell

implemen-

tering

5.

Besluta

specifikation

och urvals-

kriterier

•Etablera

projektteam

•Övergripande

planering

•Planera kick-

off möte

•Samla intern

och extern data

på nuvarande

volymer,

specifikationer,

leverantörer,

kontrakt etc

•Detaljplanera

projektet

•Justera mål och

omfattning

•Analysera

marknads-

konkurrens

och påverkan

på bolagets

affärer

•Beslut om att

fortsätta i

upphandling

eller att

utveckla

nuvarnade

relation

•Beslut om

gruppering

map geografi

och

varugrupper

•Ta fram

kandidatlista

•Samla in

interna krav

•Skicka ut

leverantörs-

marknads-

undersökning

•Välj

leverantörer

för offert-

förfrågan

•Samla in,

sammanställ,

förenkla och

standardisera

specifikationer

•Samla in krav

och besluta om

standardiserade

urvalskriterier

och viktning

•Ta fram, skicka

ut och utvärdera

offertförfrågan

•Besluta om

manuell eller

elektronisk

förhandling

•Utveckla

förhandlings-

strategi och

förhandla

•Genomför

lverantörsbedöm

ning enl. ISO

•Välj leverantör

och teckna avtal

•Ta fram

organisation

och plan för

implementering

•Besluta om

organisation,

källor,

periodicitet och

metod för

kontinuerlig

uppföljning av

leverantörerna

och

leverantörs-

marknaderna

•Säkra

implementering

av avtal

•Kontinuerlig

mätning på

avtalstrohet och

besparingar

•Kontinuerlig

uppföljning av

leverantörsmar

knaden

•Åtgärder för

bättre

avtalstrohet och

konkurrenskraf

tiga villkor

•Leverantörsut

veckling

8.

Kontinuerlig

uppföljning

Beställarkompetens

• Organisationens förmåga att definiera behov

• Organisationens förmåga att sätta samman team för att beskriva på ett begripligt sätt behovet

• Organisationens förmåga att förmedla behovet till leverantörsmarknaden

• Organisationens förmåga att hitta rätt leverantör och avtala om leverans på optimala villkor

• Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata

, nuvarande priser och leverantörer

• Etablera baseline

• Genomföra leverantörssökning

• Sammanställa och administrera offertförfrågningar och

offerter

Projektmedlemmar

• Säkra ett effektivt team

• Förbereda och leda workshops för att ta fram

leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer,

offertförfrågningar och urvalskriterier och för att

utvärdera och välja leverantör.

• Leder förhandlingsteamet och ansvarar för

överlämning till implementeringsansvariga.

Projektledare (oftast taktisk inköpare)

• Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser

och leverantörer

•Ansvara för kommersiell implementering på den egna

affärsenheten

Taktiska och operativa inköpare

Roller i projektgrupp för Upphandling

Sakägare

• Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list

• Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer

• Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval

• Deltaga in förhandlingsteam

• Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer

• Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer

• Föreslå standardiserade specifikationer

• Validera leverantörer och produkter för den egna

affärsenheten

Tekniska specialister

Steg 1 projektmobilisering i

upphandlingsprocss består av att

sätta en upphandlingsteam.

1.

Project

mobilise

2.

Define

Value &

Scope

3.

Decide on

Sourcing

strategy

4.

Choose

Supplier

For Rfx

5.

Decide on

Specs. &

Select. criteria

6.

Choose

Supplier & sign

agreement

7.

Implement

agreement

8.

Secure

Customer

value

10

Olika marknadsstrukturer

• Monopol

• Oligopol

• Viss konkurrens

• Perfekt konkurrens

Läsa mer?

http://www.kkv.se/upload/filer/

trycksaker/infomaterial/

lilla konkurrensboken.pdf

Lilla konkurrensboken

Marknad

• Lokal marknad

• Regional marknad

• Global marknad

Att välja leverantörsmarknad

• Geografi

• Macroekonomi

• Logistik

• Teknologi

• Kostnadsnivå

• Kommunikation

• Kulturer

Marknadsundersökning

Teknisk utveckling

Ständiga förändringar

Valuta förändringar

Skatter och tullar

MarknadsundersökningMacro-economic research

Meso-economic research

Micro-economic

research

BASF

Shell

GMBayer

Ford

Chrysle

r

US

Japan

US

Europe

e.g. Chemical

industry Chemical

industry

Automotive

industry

Steel

adapted from Faes

and de Weerd, 1983

Arbetsgång

• Befintliga leverantörer

• Latenta leverantörer

• Presumtiva lev – Leverantörs marknad

torsdag den 21 mars 2013

Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan?

Möjliga

leverantörer Första

urval Val av leverantör(er)Kontrakt

eller

Order.

Initial

assessmentOffert

förfrågan.

(RFI) Förfrågan – Innehåll

Non Disclosure Agreement (NDA)

Syfte med förfrågan

Omfattning

Information om företaget

Information om produkter

Hur svaret skall se ut

Kontaktpersoner

Tidsplan

Villkor vid en eventuell RFQ

Grupparbete

• Tag fram en RFI för ett större urval av tänkbara leverantörer

Mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med den RFQ som kommer senare

senast onsdag 27 mars 2013.

torsdag den 21 mars 2013www.logistikprogrammet.org

Leverantörs faktorer

Historik

Företagsprofil

Företagsledning

Affärsstrategi

Ekonomisk ställning

Projekt/Program

Leveransprecision

Personal - Tillgång

Personal - Kompetens

Kompetens i organisationen

Lev bas

Lokalisering

Kapacitet

Utveckling affärer

Teknisk utveckling

Produktivitet

Miljö

Kvalitetssystem

IT mognad

Code of conductDe vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara:

• All anställning hos leverantören skall vara frivillig

• Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder

• Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka.

• Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar

• Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal

• Alla anställda måste behandlas humant

• Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut

• Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler

• Leverantören måste ha en beredskapsplan

• Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler

• Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

22

vår egen verksamhet

vår relation till våra anställda

vår relation till samhället

vår relation med våra partners

vår relation med våra kunder

vår relation med våra leverantörer

CSR OMFATTAR

torsdag den 21 mars 201323

CSR länktips www.csrsweden.se

CSR - EU, http://ec.europa.eu/enterprise/csr/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/employment_social/soc-dial/csr/index.htmhttp://ec.europa.eu/enterprise/csr/policy.htmEuropean Multi Stakeholder Forum on CSRhttp://circa.europa.eu/irc/empl/csr_eu_multi_stakeholder_forum/info/data/en/csr%20ems%20forum.htmSvenska Jobs and Society, www.jobs-society.seNyföretagarcentrum, www.nyforetagarcentrum.seCSR-blogg, http://www.csrmedia.blogspot.com/en till CSR-blogg, www.csripraktiken.seAmnesty Business Group, www.amnestybusinessgroup.seMallen Baker, www.mallenbaker.netGlobal Compact, www.globalcompact.comILO, www.ilo.orgOECDs riktlinjer, www.oecd.orgDavid Grayson, www.davidgrayson.netCharity Rating, www.charityrating.seWe are what we do, www.wearewhatwedo.orgGlobe Forum, www.globeforum.comSwedwatch, www.swedwatch.orgFair Trade Center, www.fairtradecenter.seSverige 2000-institutet, www.sverige2000.seBidra.nu, www.bidra.nuCamino Magasine, www.caminomagasin.seCSR Wire, www.csrswire.com

torsdag den 21 mars 2013

Som man frågar får man svar.

• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov

• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat

• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild

torsdag den 21 mars 2013

Som man frågar får man svar 2.

• Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet

• Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde)

• Sena ändringar är ofta dyra ändringar

Olika typer av produkter

Måste hanteras olika

Har olika datastöd

Har olika sakägare

Har olika beslutsprocesser

Har olika leverantörsmarknadstyper

Har olika betydelse

Har påverkan på olika ställen på DuPont

torsdag den 21 mars 2013

torsdag den 21 mars 2013

Beskrivning av vad som skall köpas in

Funktionell specifikation (inkl kvalitet)

Teknisk specifikation (inkl kvalitet)

Logistisk specifikation

Ekonomisk specifikation

”Politisk” specifikation (informell spec)

Leverantörsbedömning

Fyra kategorier:

1. Produktbedömning

2. Processbedömning eller kapacitetsbedömning

3. Systembedömning eller kvalitetsbedömning

4. Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

Följande metoder är vanliga:

• Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment)

• Kreditupplysningsföretag

• Certifierande organisation

• Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard)

• Auditering

• Statistik från inköpssystemet

Inköp av produkt eller tjänst

Sju typfall av inköp

1. Utrustning 2. Komponenter3. Råvaror och material4. Förnödenheter5. Tjänster6. Utveckling7. Trading/Vidareförsäljning

Förfrågan

1. Komplex, alt önskas

2. Enkel (Tydlig)

3. Enkel (Tydlig)

4. Enkel (Adm-uppl)

5. Från Enkel till Komplex

6. Komplex

7. Från Enkel till Komplex

torsdag den 21 mars 201330

torsdag den 21 mars 2013

Vem tar inköpsbeslutet?Enligt Philipe Kotler.

• 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst.

• 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut.

• 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet.

• 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern.

• 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

torsdag den 21 mars 2013

Vem tar inköpsbeslutet?

Produkt komplexitet

Låg Hög

Kommersiell

komplexitet

Låg

Hög

Inköps avdelning

dominant

Teknisk avdelning

dominant

Ekonomi/ledning

dominant

Kors funktionellt

beslutsfattande

Fisher 1976

33

Total Cost of Ownership- TCO

• Summan av alla kostnader i samband med ett inköp

• Fokuserar på de stora kostnadselementen

• Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan

• BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden

Arbetsgång, forts

Preliminärt val

”Fall back” val

Kolla referenser

Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv

Näringsliv – svarta listor, facket, etc.)

Inhämta (vid behov) godkännande internt

Matris för leverantörers kundval

Lågt Högt

Hög

Låg Plåga Utnyttja

Utveckla / föd upp Centrera / Skydda

Relativt värde av kundkontot

Att

rak

tivit

et

i k

un

dk

on

tot

Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

(RFQ) Förfrågan – Innehåll

Produktbeskrivning med specifikation

Kvantitet / Volymer

Ritningar eller beskrivningar

Kvalitets nivåer

Leverans instruktioner

Kontraktsinformation

Villkor och konditioner

Andra krav eller villkor

Kontraktsförslag

Grupparbete

• Tag fram en RFQ för 3-5 utvalda leverantörer

Mailas till anders.eriksson@effso.se

senast onsdag 27 mars 2013.

Vad kostar det att byta leverantör?

Källa: Kirst P, Supplier Switching Management, 2008

Bedömning - Värdering

Aspekt Leverantörs-

bedömning

Leverantörs –

värdering

Inriktning Framtidsorienterad Historiska data

Urval Nya & befintliga

leverantörer

Befintliga leverantörer

Typ Kvalitativ Kvantitativ

Omfattning Bred, många aspekter Begränsad, få

aspekter

Arbetsinsats Tidsödande Rutinarbete

Databehandling Manuellt & subjektivt Faktiska data,

automatiserat

40

Supplier Segmentation

Early thinking suggested multiple supplier categories along a continuum

Basic

Strategic

Valued

Preferred

DRIVKRAFTER BAKOM LEVERANTÖRSSAMARBETE

Konkurrensfördelar

Optimala processer

Stabilitet i flödet

Långsiktiga relationer

Kontinuerlig förändring

Hur ser leverantörerna på oss?

Leverantörsbedömning - före kontrakt

Finansiell analys

Totalkostnadsanalys

Riskanalys

Leverantörsvärdering - efter kontrakt

Key Performance Indicator - (KPI)

Leverantörsutveckling

Olika typer av leverantörsrelationer

Avveckling av leverantör

Exempel på innehåll i SRM

Leverantörs utveckling

Certifiering- Standardisering av produkter,

tjänster och arbetssätt

Utbildning- Processförbättringar

- Kvalitetssystem

- Produktionsfilosofier

Gemensam

produktutveckling- Delat ansvar

Fadderprogram- Personal hos lev.

- Kontaktorgan

Gemensam problemlösning- Gemensam kompetens

- Gemensam finansiering