Strategi Dan Implementasi ERP

Konsep Sistem Informasi Lanjut 1

Strategi Evaluasi & Pemilihan Paket Sistem

ERP


Pengertian Sistem ERP Merp. Seperangkat infrastruktur dan software

yang tidak dapat dilepaskan dari aspek best practices, artiya mencerminkan cara terbaikdalam mengelola bisnis berdasarkanpengalaman para pelaku bisnis ata teoriakademik.

Tujuan utama adalah untuk meningkatkankerja sama dan interaksi antar semuadepartemen/fungsi dalam perusahaan.


Mekanisme PengambilanKeputusan Melibatkan prosedur standar seperti

perhitungan investasi, resiko biaya dsb. Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang

perlu dipertimbangkan dalam memutuskanproduk ERP yang akan dipilih.

Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan berdasarkankesepakatan bersama para manajer.


Tahapan Kerangka kerja prosespengambilan keputusan

1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat pernyataanmasalah dan sasaran yang ingin dicapai.

2. Koleksi informasi, mengumpulkan semuainformasi yang berhubungan denganmasalah.

3. Mendefinisikan alternatif, pada fase inisemua alternatif solusi yang relevandidefinisikan.


Tahapan (cont)4. Evaluasi dan perbandingan alternatif,

melakukan analisis dan perbandingansetiap alternatif solusi.

5. Memilih salah satu solusi.6. Implementasi solusi yang sudah dipilih.7. Mengevaluasi implementasi solusi, dengan

membandingkan terhadap masalah yang ingin diselesaikan.


Fase-fase ImplementasiSistem ERP Fase Inisiasi

Berupa rencana strategis atau juga dari beberapakejadian yang muncul di perusahaan misalnyaadanya tawaran dari vendor, pergerakan darikompetitior, pergerakan industri, peningkatankualitas proyek, perubahan pada peraturan danhukum atau pemanfaatan anggaran teknologiinformasi yang lebih baik


Fase-fase ImplementasiSistem ERP Fase Evaluasi

Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

Fase Selection Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang

waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untukmenyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluangmengakhiri proyek atau memutuskan proyek jikalingkungannya ternyata tidak siap menerima proyektersebut.


Fase-fase ImplementasiSistem ERP Fase Modifikasi

Dapat dijalankan dua cara : Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian

proses analisis-konfigurasi dan pengujian hinggadidapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasanwaktu tertentu

Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran ataspencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secaraparalel hingga membentuk suatu lingkaran.

Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.


Fase-fase ImplementasiSistem ERP Fase Penyelesaian

Jika semua berjalan lancar, konsumen akanmelunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanyamendapatkan pelajaran dan pengalaman atassegala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalandan peluang implementasi selanjutnya.


Metode Pengembangan SistemERP

Lama, biasanya lebihlamam

Menjaga fleksibilitas danmemanfaatkanpengalaman vendor

Modifikasi sistem darivendor

Sulit menggabungkanantarmodul, lama, berpotensi tidak efisien

Secara teoritis akanmenghsilkan sistemyang terbaik

Best-of-breed (kombinasidari erbagai tawaran danvendor

Sulit, mahal, lamaMenggabungkanmanfaat komersialdengan kebutuhanperusahaan

Membangun sendiridengan tambahan darivendor

Sulit, mahal, lamaPaling sesuai dengankebutuhan perusahaan

Membangun sendiri(inhouse)

KekuranganKelebihanMetode


Metode Pengembangan SistemERP

KekuranganKelebihanMetode

Tergantung padaperusahaan penyediajasa, tidak ada kendali, biaya dapat meningkatdiluar perkiraan

Risiko lebih rendah, lebihmurah, lebih cepat, sistem relatif tidakbanyak berubah

Application Service Provider (ASP) (menyerahkanimplementasi padapenyedia jasa

Tidak fleksibelCepat, lebih murah, efisien

Menerapkan sistemvendor dengan lengkap

Jika kemudian sistemdikembangkan, akanmenyebabkan waktuimplementasi lebih lama dan biaya lebih mahal

Risikio lebih rendah, relatif cepat, lebih murah

Memilih modul-modultertentu dari sistemvendor


Kerangka Kerja PemilihanSolusi Metode pemilihan paket ERP dapat

digambarkan dalam sebuah kerangka kerjayang membagi dasar pemilihan dalambeberapa kriteria, yaitu kesesuaianfungsional (functional fit), Fleksibilitas(Flexibility) dan Kostumisasi.


Tiga hal aspek Evaluasi1. Modul

Memilih modul paket implementasi atau membuat sendirisetiap modul tersebut. Terlepas dari alternatif mana yang dipilih.

2. Fleksibilitas Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif

sistem dan teknologi lain.3. Metode Implementasi

Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiriseluruhnya atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.


Kriteria Evaluasi untuk menunjukankekuatan, kelemahan dan perbedaanantara paket ERP

1. Functional Fit2. Fleksibilitas (Flexibility)

Kostumisasi Upgrade yang fleksibel Internasionalisasi Kemudahan penggunaan Arsitektur Skalabilitas Keamanan Antarmuka Sistem Operasi Independent database Bahasa pemrograman

3. Dukungan (Support) Dukungan infrastruktur Pelatihan dokumentasi

4. Kontinyuitas (Continuity) Struktur proyek Aktivitas komunitas Transparansi Frekuensi update

5. Kematangan (Maturity) Status pengembangan Situs referensi


Implementasi Sistem ERP Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi

implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihatpada gambar berikut :


Faktor Penentu KeberhasilanSistem ERP :1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen3. Manajemen proyek implementasi yang baik4. Tim implementasi yang baik5. Dapat mengatasi isu-isu teknik6. Rekayasa ulang proses bisnis7. Komitmen organisasi untuk berubah8. Pendidikan dan pelatihan yang intensif9. Data yang akurat10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya12. Dapat mengatasi isu multi-site


Tiga pendekatan umumimplentasi ERP1. Penggunaan satu paket software yang utuh

(Vendor tunggal)2. Kombinasi dari beberapa paket software

(berbagai vendor, best of breed)3. Kostumissi atau membuat sendiri paket

software ERP


Tahapan Implementsi ERP1. Membangun organisasi proyek2. Menentukan pendekatan implementasi3. Membangun rencana implementasi4. Menentukan kriteria keberhasilan dan

metode pengukurannya


Struktur Organisasi1. Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan

para eksekutif dan masing-masing unit bisnisutama. Anggota komite ini harus dapat mewakilisemua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal, keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur, distribusi, engineering dan Sistem informasi

2. Staf teknologi informasi internal : manajer, programmer, analis, dan dukungan teknik.

3. User utama internal4. Perwakilan vendor/konsultan


Siklus hidup Implentasi ERP1. Fase Perencanaan

Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite iniadalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkupproyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggotatim lainnya untuk membangun sistem.

2. Fase Analisis Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan

proyek implementasi ERP dan mungkin sudahmenetekunan pendekatan yang akan dilakukan. Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja padaberbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkaninformasi dan mendeifisikan kebutuhan.


Siklus hidup Implentasi ERP3. Fase Desain

Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung padapendekatan ERP.

Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, makaantarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dankostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jikaperusahaan memilih paket kostumisasi paket.

Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasaulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.


Siklus hidup Implentasi ERP4. Fase Implementasi

Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukankonstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnyafungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dansebgainya.

Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang prosesbisnins diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2 hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.


Siklus hidup Implentasi ERP5. Fase Dukungan Teknis

Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilansistem jangka pendek dan jangka panjang. Dukungan teknis terhadap para penggunasangat penting. Meskipun semua penggunasudah diberikan pelatihan yang intensif, namunstaf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk perubahan yang drastis dankomprehensif.

Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukungoleh staf dukungan teknis yang memadai.


Dilema Implementasi Proyek implementasi adalah pekerjaan besar Proyek yang harus dikerjakan sendiri Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas

pertama Mensyaratkan agar orang mengerjakan

tugasnya dengan cara yang berbeda


Strategi Implementasi Fase I Basic ERP

Modul yang diimplentasikan meliputi Sales & Operations Planning, Demand Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master Scheduling, MRP dan Plant Scheduling.

Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan olehfungsi akuntansi dan keuangan, ditambah denganmodul yang diperlukan untuk mendukungkeakurantan inventory, keakuran dan struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagianmanufaktur dan pengadaan


Strategi Implementasi(2) Fase II Integrasi Supply Chain

Proses yang termasuk dalam fase ini adalahpengembangan ERP baik ke arah depan danbelakang, sehingga membangun sebuah rantaipasok (supply chain). Pengembangan ke arahbelakang meliputi proses pengadaan barang darisupplier dengan menggunakan teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barangdan e-commerce melalui web.

Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6 bulan.


Strategi Implementasi(3) Fase III Perluasan dan Pengembangan untuk

Mendukung Strategi Perusahaan Perluasan dapat berati implementasi elemen atau modul-

modul yang belum diterapkan secara lengkap ataumenyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikanmodul pendukung, seperti modul untuk SDM, pemeliharaan, pengembangan produk dsb.

Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai daribeberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauhmana sistem akan diperluas dan dikembangkan.


Kesuksesan ImplementasiERP User Focus vs Technology Focus Tata kelola dan alokasi sumber daya

manusia Dukungan Vendor dan konsultan Pelatihan


Evaluasi kinerja Sistem ERP Dapat dilakukan dalam dua sudut pandang

1. Sudut pandang keuangan Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara

anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktualyang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutintahunan (on going cost).

2. Sudut pandang teknis Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million

instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebihmudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannyadengan dampak bisnis implementasi ERP.


Pemeliharaan Sistem Umumpada sistem ERP

Implementasi vitur baru.Pengujian setelah perubahanKostumisasi internalPerubahan/pengelolaanpassword.Implementasi antarmukadengan software lain.

TransferTestingModifikasi/Peningkatan fiturOtorisasi

Penyesuaian antar muka

Adaptif

Ada tambahan aplikasi darivendor berupa obyek baruatau patch.Menyelesaikan masalahberdasarkan laporan user

Aplikasi tambahan

Troubleshooting

Korektif

KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan


Pemeliharaan Sistem Umumpada sistem ERP

Monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log.Menelusuri aliran aktivitaspemeliharaan.

Administrasi

Monitoring alur kerja

Prefentif

Penyesuaian, perencenaan, dan implementasi versi baru

Upgrade versiPerfektif

KeteranganTugas UmumJenisPemeliharaan


System Application and Product (SAP) in Data Processing SAP adalah produk perangkat lunak ERP

yang mempunyai kemampuan untukmengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu.

Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksiproses dilakukan dengan cara real time

SAP mempunyai kemampuan untuk dapatdikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhanbisnis.


Pengertian(2) SAP adalah perusahaan perangkat lunak

keempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar.

Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitekturaplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui.


Pengertian(3) SAP menggunakan bahasa pemrograman

generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP).

ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasapemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.


Pengertian(4) SAP graphical user interfaces (SAPGUI)

berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400. Tampilan dari SAP menggunakan Windows

Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).


TUJUAN PENGGUNAAN SAP Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu

yang digunakan untuk mengembangkan danmenguji semua program-program yang adadalam satu perusahaan.

Untuk itulah kebanyakan perusahaan akanmencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.


KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SAP Mempunyai level integrasi yang sangat tinggi

antara aplikasi-aplikasi individu sehinggamenjamin konsistensi data terhadap sistemdan perusahaan implementator.

SAP merupakan a table drive customization software.

Sehingga perubahaan persyaratan bisnisdapat dilakukan dengan cepat menggunakansekumpulan program umum.


AREA FUNGSIONAL SAP SAP dikategorikan kedalam

3 area fungsional utama: 1. Logistic

Sales and Distribution (SD)

Material Management (MM)

Warehouse Management (WM)

Production Planning (PP) General Logistic (GL) Quality Management

(QM)

2. Financial Financial Accounting (FI) Controlling (CO) Enterprise Controlling

(EC) Investement Management

(IM) Treasury (TR)

3. Human Resources Personnel Administration

(PA) Personnel Developer

(PD)


LINGKUNGAN SISTEM SAP Sistem pengembangan adalah lingkungan

dimana sebagian besar implementasi beradapada lingkungan ini.

Sistem penjaminan kualitas adalahlingkungan dimana semua pengetesan akhirberada pada lingkungan ini sebelumdijalankan pada lingkungan produksi.

Sistem produksi adalah lingkungan dimanaterlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankanfungsi pekerjaan keseharian.


BIDANG KARIR DALAM SAP Functional

Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanyaorang dengan latar belakang keuangan (untukmodul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untukmodul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidangilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karenaproses pembelian barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.


BIDANG KARIR DALAM SAP ABAPer,

dengan nama lain programmer, ini pastinya diisioleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customiakan sistem SAP. ABAP merupakan bahasapemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.

Basis, Basis mudahnya adalah system administrator.

Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system danpekerjaan admin lainnya.

Documents

Strategi Dan Implementasi ERP