Upload
naimah57
View
602
Download
31
Embed Size (px)
DESCRIPTION
sek
Citation preview
BAB 7
PENYELENGGARAAN STOK
Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan:
memudahkan penyemakan.
menyelaras cara merekod.
mengesan dan mengawal pergerakan.
memudahkan perancangan perolehan.
mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang.
Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang yang berikut:
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
Daftar Inventori (KEW.PA-3)
Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)
Senarai Aset (KEW.PA-7)
dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut:
Kad Petak (KEW.PS-4)
Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)
7.1 Definisi Istilah
Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat- ubatan, alat ganti dan sebagainya.
Bab 7 - Penyelenggaraan Stok
Bab 7 - Penyelenggaraan StokStor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi
PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 67
67 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS
dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk MakmalSains.
7.2 Pelabelan Aset
7.2.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.
7.2.2 Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:
i.Kod Kementerian
=Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit PermodenanTadbiran dan Perancangan(MAMPU)
ii.Kod Jabatan/Bahagian
iii.Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta ModalInventori==(H) (I)
iv.Tahun Pembelian
v.Nombor Siri=Diwujudkan secara berturutan
7.2.3 Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut:
Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12
Petunjuk:
KPM - Kementerian Pelajaran MalaysiSMKT - SMK TambunA153 - A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah HarianH - Harta ModalI - nventori09 - Tahun Pembelian01 - Nombor Siri01-12 - Nombor Siri 1 hingga 12
7.3 Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4)
Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM1000.00 dan ke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/ perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 DaftarHarta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir
Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal.Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk padamuka surat 7, 8 dan 9.
7.4 Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5)
Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 DaftarInventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan 11.
7.5 Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11)
Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis samada ianya barang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Contoh barangan luak ialah bahan kimia, kartrij gas, kertas litmus, alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dan kelengkapan pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol spesimen, gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain.
Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja) dan Kad Petak KEW.PS-4 (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit). Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan menggunakan nombor kad yang berturutan.
Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput.
Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses.
Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borangKEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, 16.
7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara.
Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ InventoriKEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).
7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7)
7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat13).
7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar
7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan;
7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi.
7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak
7.9.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.
7.9.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.
CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
1 Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan
2 Tentukan kumpulan aset
3 Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3)
4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori(KEW.PA-5)
5 Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat
6 Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset
7 Tempatkan aset dilokasi
8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)
9 Simpan daftar aset
Rajah 7.1
PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
JADUAL 7.1
LangkahProses Kerja
1Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca maklumat:a. Aset yang dibeli:i. Pesanan kerajaan. ii. Nota serahan.iii. Invois.iv. Dokumen kontrak. v. Kad jaminan.vi. Manual pengguna.vii. Dokumen lain yang berkaitan.
b. Aset sewa beli:i. Surat ikatan perjanjian.ii. Dokumen lain yang berkaitan.
c. Aset diterima daripada sumber lain:i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan. ii. Surat kelulusan menerima hadiah.iii. Salinan sijil lucuthak.
d. Aset yang belum pernah berdaftar:i. Maklumat di fizikal aset. ii. Sumber lain berkaitan.
2Tentukan kumpulan aset mengikut:a. Harta modal b. Inventori
3Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.
4Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut:a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/IbuPejabat,b.Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada kementerian.
5Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.
6Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia(HKM) pada aset.
7Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan.
8Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).
9Simpan daftar aset.
KEW.PA-2( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 )
DAFTAR HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAKBahagian : SMK TAMBUN, IPOH.BAHAGIAN A
Kod Nasional153
KategoriPeralatan Makmal
Sub kategoriMicroscope
Jenis/Jenama/ModelBinocular Microscope /Hitotsu/XP 136
BuatanChinaHarga Perolehan AsalRM1300.00
Jenis dan No. EnjinTarikh Diterima22.04.08
No Casis/Siri pembuat0752312No. Pesanan RasmiKerajaan215461
No Pendataran(bagi Kenderaan)Tempoh Jaminan1 Tahun
KOMPONEN/AKSESORI:
1. Condensor 10X - 1pc2. Condensor 40X - 1pc3. Condensor 100X - 1 Pc4 Eye Piece 10X - 2 pcsNama PembekalDan Alamat:Perniagaan Usaha Sama,B44, Lorong Sunway 6, Bandar Baru Sunway,32040 Ipoh, Perak
Tandatangan Ketua JabatanNama: Jawatan:Tarikh : Cop :
PENEMPATAN
LokasiMakmal Biologi
Tarikh22.04.08
Nama PengawaiChe Yusuf
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh12.01.09
Status AsetSedangdigunakan
Nama PemeriksaZakaria Awang
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan KelulusanTarikhKaedah PelupusanTandatangan
DAFTAR HARTA MODALBUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B
KEW.PA-2BilTarikhButiranTempohJaminanKos (RM)NamaDanTandatangan
112.12.07Tukar Focus Lamp1 tahun270.00Sapiai Chik
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2008
BILNO.PENDAFTARANNAMA ASETTARIKHPENERIMAANKOSPEROLEHAN ASAL (RM)
1KPM/SMKT 153/MS/ H/08/01Mikroskop Binocular22.04.081300.00
JUMLAH1300.00
KEW.PA-3( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/I/08/14) DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK
Kod Nasional153
KategoriPeralatan Makmal
Sub kategoriGenerator
JenisAudio SignalGeneratorHarga Perolehan AsalRM750.00
Kuantiti1Tarikh Diterima10.04.2008
Unit PengukuranUnitNo. Pesanan Rasmi Kerajaandan Tarikh21553223.03.08
Tempoh Jaminan1 Tahun
Nama Pembekal dan Alamat: Saintifik Silika Sdn.Bhd.,Lot 9833, Taman Ipoh Timur,32040 Ipoh, Perak.
.........Tandatangan Ketua Jabatan
Nama: Jawatan: Tarikh: Cop:
PENEMPATAN
Kuantiti1 UNIT
No.Siri PendaftaranKPM/SMKTA153/MS/I/08/14
LokasiMakmal Fizik
Tarikh11.04.08
Nama PengawaiSulaiman Wahab
Tandatangan
PEMERIKSAAN
Tarikh12.01.09
Status AsetSedang digunakan
Nama PemeriksaZakaria bin Ali
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
TarikhRujukanKaedah PelupusanKuantitiLokasiTandatangan
SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2008
KEW PA-5
BILNO.PENDAFTARANNAMA ASETTARIKHPEROLEHANKOSPEROLEHAN ASAL (RM)
1KPM/SMKT A153/MS/I/08/01-02Audio Signal Generator27.03.08RM1500.00
2KPM/SMKTA153/MS/I/08/03-04Bernoulli Tube WithStand04.04.08RM360.00
3KPM/SMKTA153/MS/I/08/05-06Transformer10.04.08RM560.00
4KPM/SMKTA153/MS/I/08/07-08Dynamic Trolley15.04.08RM900.00
5JKPM/SMKTA153/MS/I/08/09Model System Hydrolic15.04.08RM150.00
6KPM/SMKTA153/MS/I/08/10-13Tool Box Kit15.04.08RM740.00
7KPM/SMKT A153/MS/I/08/14Audio Signal Generator10.06.08RM750.00
8KPM/SMKT A153/MS/I/08/15Binocular Microscope10.06.08RM950.00
JUMLAHRM 5955.00
DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW. PA-6
Jenis :Microscope Cahaya
Pegawai PengeluarC A T A T A N
Jenama dan Model :Labomade,USA,MPS22218
No Siri Pembuat :KN437865
No Siri Pendaftaran:KPM/SMKT A153/MS/H//07/03
B IL
NamaPeminjam
TarikhTT PeminjamKetikaDikeluarkanKetikaDipulangkan
DikeluarkanJangkadipulangkanTTTarikhTTTarikh
1Mohd Ngah22.08.0730.08.07Ngah22.08.0730.08.07
2Mansor Ali16.09.0720.09.07msor16.09.0721.09.07
3AzizahMohd22.03.0830.03.08azizah22.03.0830.03.08
4Mansor Ali16.07.0812..07.08msor06.07.0811.07.08
Bab 7 - Penyelenggaraan Stok
Bab 7 Penyelenggaraan Stok
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BILKETERANGAN ASETKUANTITI1PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01, H/06/012 unit2Audio Signal Generator KPM/SMKT A153 /MS/I/07/01-022 unit3Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/0704-063 unit4Drying Rack - KPM/SMKT A153 /MS/I/06/011 unit5Pelan Laluan Kecemasan Makmal KPM/SMKT A153/MS/I/07/03-042 unit6Komputer Desktop - KPM/SMKT A153 /ICT/H/07/031 unit7Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/071 unit8Water Bath Digital KPM/SMKT A153 /MS/I/06/341 unit9Meja PT- KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/341 unit10Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/551 unitBAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK LOKASI : MAKMAL KIMIA
(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :
KEW.PA-7
Mohd Kamal Norrias----------------------------------------- --------------------------------------------------- Tandatangan Tandatangan
Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Nama : Nik Norias bt. Megat. HusinJawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Jawatan : Pembantu Makmal
Tarikh : 02.12.2008 Tarikh : 02.12.2008
Nota:
a. Disediakan oleh Pegawai Asetb.Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Contohnya:i. Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha Bahagian.ii. Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat. c. Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
CARTA ALIRPENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 & KEW.PS-11) MAKMAL SAINS
1 Terima peralatan/bahan dari pembekal.
2 Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan.
3Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4). (Dakwat Merah)
4 Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11)2 salinan (pengeluar/pembantu makmal di Lokasi)
5Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang dan rekod no. Kad Petak pada KEW.PS-11
6Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4) (Dakwat hitam/biru)
7 Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang berturutan)dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam fail kulit keras.
8Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.) Sebagai stok makmal.
9Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras. (Asingkan KEW.PS-4, peralatan dan bahan)(Pembantu Makmal di Lokasi) TAMAT
KAD PETAK
No. Kad : 01
KEW.PS-4(Tatacara Pengurusan Stor 53)
*Ruj. Kawalan Stok :Hanya untuk kegunaan stor utama*Nombor Kod :Hanya untuk kegunaan stor utama
Perihal Stok :Ammeter 0-3A
Kumpulan Stok :Lokasi Stok :Makmal Sains
BilTarikhNo.Ruj. BTBatauNo. Ruj. BPPSKuantitiTandatanganPegawai Stor
TerimaKeluarBaki
Baki dibawa ke hadapan
1.22.02.092156772020
223.02.090001/091010
323.02.090003/0910-
417.03.102156773030
518.03.100003/102010
618.03.100004/1010-
Baki dipindahkan ke hadapan
Nota* Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja.BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)
KEW. PS-11
No.Permohonan:0001/2009
BORANG PERMOHONAN STOK(Tatacara Pengurusan Stor 143)(Untuk kegunaan di Stor Unit diisi dalam 2 salinan)
BilPermohonanPegawai Pelulus
Catatan
Perihal StokKuantitiDipesanKuantitiDiluluskanBakiKuantitiDipesan
1Beaker glass 250ml10pcs10pcs
2Ammeter 0-3A10 unit10 unit
3Test Pen2 pcs2 pcs
4Copper Chloride1X500g1X500g
5Whiteboard Marker5 btg5 btg
Sulaiman
...............S..u..l.a..i.m...a..n............ (Tandatangan Pemohon)
Nama : Sulaiman b.WahabJawatan : Pembantu Makmal Ting.1/2Tarikh : 23.02.09Kelulusan :Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*
...............K...a..s..m...a..n..i..................... (Tandatangan Pegawai Pelulus)
Nama : Kasmani binti Ramli Jawatan : Ketua Bidang Sains Tarikh : 23.02.09
* Sila potong yang berkenaan
Kemaskini Rekod
Stok telah dikeluarkan dan direkodDi kad Petak No. AK/01, AR,07,AR/16, BK/,22, AT/3
.............S...a..p..i.a..i...................... (Tandatangan Pegawai Stor)
Nama : Sapiai bin ChikJawatan : Ketua Pembantu MakmalTarikh : 23.02.09
Perakuan Penerimaan
Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima.
................S..u..l.a..i.m...a..n........... (Tandatangan Pemohon)
Nama : Sulaiman bin WahabJawatan : Pembantu Makmal Ting 1/2Tarikh : 23.02.09
7.10 Rujukan
7.10.1 Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan Malaysia. 1999.Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah.
7.10.2 Kementerian Kewangan. 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
7.10.3 Kementerian Kewangan. 2007. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009.