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STATO MAGGIORE DELLA DIFESA I Reparto Personale
___________________________
Allegato. 1 (uno). 00187 Roma
Annesso: 4 (quattro). PdC: Mar.Ca. M.A. TELESCO 2.3753
e-mail: [email protected]
OGGETTO: Bandi di concorso per posizioni a “status internazionale” presso la NATO
Support and Procurement Agency (NSPA) in CAPELLEN (LUX).
A ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO
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Riferimento:
a. f. prot. n. M_D SSMD 0220459 in data 19 dicembre 2019 di ITALNSPO (non a tutti);
b. f. prot. n. M_D SSMD 0220299 in data 19 dicembre 2019 di ITALNSPO (non a tutti).
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1. È stato pubblicato il bando di concorso relativo alle seguenti posizioni valutate di “elevato
interesse” per la Difesa presso la NATO Support and Procurement Agency (NSPA) in
CAPELLEN (LUX):
a. S – 145 di “Contractual Support Section Chief” (grado A3 – Magg./C.C.) presso la
Operations and Logistics Support Branch inserita nel Southern Operational Centre;
b. LB – 140 di “Technician (Technical/Maintenance Expert in Mechanical Environments)”
(grado B5 – Mar.-Mar.Ord. e gradi corrispondenti) presso la Special Project Section del
General and Cooperative Services Programme Office.
2. Si evidenzia che le candidature, corredate dalla scheda biografica in lingua italiana,
dall’Application Form, dal Post Requirements Form in lingua inglese con firma autografa
(formato PDF), in ragione dei successivi adempimenti per la loro formalizzazione, dovranno
pervenire allo Stato Maggiore della Difesa, per il tramite esclusivo degli Organi di Impiego,
entro il 21 gennaio 2020.
3. L’intervista di selezione presso la NSPA, con oneri a carico dell’Agenzia, non è stata ancora
fissata ma sarà tenuta circa sei settimane dopo la data di chiusura del bando.
4. Si inviano, in annesso, in formato digitale, le job descriptions delle vacancies e i Post
Requirements Forms. Il bando sarà pubblicato sulla pagina WEB della Difesa:
(http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.aspx).
d’ordine
IL VICE CAPO REPARTO f.f.
(Col. AAran Francesco Donato RIZZO)
Allegato
ELENCO INDIRIZZI
A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL
PERSONALE DELL’ESERCITO S E D E
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
MILITARE DELLA MARINA R O M A
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
MILITARE DELL’AERONAUTICA R O M A
e, per conoscenza,
RAPPRESENTANZA MILITARE ITALIANA
PRESSO L’ORGANIZZAZIONE DI SUPPORTO
ED APPROVVIGIONAMENTO NATO S E D E
LB-140 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET
DATE VALIDATED : 02 September 2019 VALIDATED BY : J. Soldat
ORGANISATION : GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Project Support Branch,
Special Projects Section
POSITION No. : LB-140
TITLE : Technician
GRADE : B-5 JOB CODE : A321 DUTY LOCATION : Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch through the designated Senior Technical Officer for providing support to the lead Technical Officers in charge of projects related to Random Brokerage Services (RBS) Special Projects managed by the Section. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
Assisting in the execution of tasks related to the administration of commercial contracts covering acquisition, leasing and maintenance.
Assisting in and executing technical investigations related to the acquisition and maintenance of equipment, components and services.
Reviewing technical and contractual documents and providing technical advice on Statements of Work (SOWs) and contractors' proposals in response to Requests for Proposals (RFPs) or Requests for Quotations (RFQs).
Assisting in reviewing technical and contractual documents, prepared by contractors, concerning Engineering Change Proposals (ECPs), studies, recurring reports, repair and overhaul procedures.
Participating in technical bid evaluations as required.
Participating in internal and external technical meetings and drafting minutes.
Assisting in monitoring the repairable item flow through the repair cycle and controlling selected critical items.
Administering and controlling maintenance and technical services contracts, including verifying contractors' adherence to contract conditions, schedules and agreements as well as technical compliance with contractual requirements.
Administering and controlling Technical Data Packages (TDPs) and documentation libraries.
Liaising with the Material Management Centre (MMC) staff in support of financial, procurement, maintenance and supply related customer requirements.
Executing Travel on Duty (TDY) as required.
Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war.
LB-140 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Specific Responsibilities
Reviewing Technical Orders (TOs) for repair level changes and initiating required contract changes.
Reviewing or initiating TO change requests.
Providing support in technical matters related to obsolescence of equipment.
QUALIFICATIONS
General Qualifications
Complete technical secondary school or equivalent education.
Experience in project management.
Not less than five years of technical/maintenance experience in mechanical environments [Global Security Environment (GSE), Computer Numeric Control (CNC) and Generating Systems, Automotive etc].
Experience with the Microsoft Office Tools; Word, Excel and Power Point is mandatory.
Experience in reading technical drawings (Mechanical-Electric).
Experience in logistics.
Experience in contract administration.
Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.
Specific Qualifications
Good knowledge in the fields of equipment life-cycle logistic support.
Proficiency in technical and administrative writing and in the use of TD.
Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.
LANGUAGE QUALIFICATIONS
NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
Experience in the use of drawing software (Autocad-Inventor).
PERSONAL CHARACTERISTICS
All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION
N/A
LB-140 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019 898_19#1xx.docx
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET
DATE DE VALIDATION : 2 septembre 2019 VALIDÉ PAR : J. Soldat
ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION",
Branche "soutien de projets", Section "projets spéciaux"
POSTE No : LB-140
TITRE : Technicien(ne)
GRADE : B-5 CODE POSTE : A321 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche par la voie du responsable technique principal désigné, le/la titulaire est chargé(e) de fournir un soutien aux principaux responsables techniques des projets relatifs aux projets spéciaux relevant des services de courtage non coordonné gérés par la section. Il/Elle exécute plus précisément les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
aider à l'exécution des tâches relatives à l'administration de contrats commerciaux couvrant l'acquisition, la location et la maintenance ;
aider à l'exécution des enquêtes techniques relatives à l'acquisition et à la maintenance de matériels, de composants et de services ;
examiner des documents techniques et contractuels ; fournir des avis techniques sur les cahiers des charges et les propositions établies par des prestataires en réponse aux appels d'offres et aux demandes de prix ;
aider à l'examen de documents techniques et contractuels, élaborés par des prestataires, concernant des propositions de modification technique, des études, des rapports périodiques et des procédures de réparation et de révision ;
participer à des évaluations techniques d'offres en fonction des besoins ;
participer à des réunions techniques internes et externes et rédiger des comptes rendus ;
aider à assurer le suivi du flux d'articles réparables tout au long du cycle de réparation et contrôler les articles critiques sélectionnés ;
administrer et contrôler des marchés de fourniture de services techniques et de maintenance, notamment en vérifiant le respect, par les prestataires, des conditions, calendriers et conventions prévus dans les contrats, ainsi que des exigences techniques contractuelles qui y figurent ;
administrer et contrôler des dossiers techniques et des bibliothèques de documentation ;
assurer la liaison avec le personnel du Centre de gestion de matériels (MMC) afin de répondre aux besoins des clients dans les domaines des finances, des achats, de la maintenance et de l'approvisionnement ;
effectuer des déplacements de service en fonction des besoins ;
exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
LB-140 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
Responsabilités particulières
examiner les instructions techniques concernant des changements de niveau de réparation et lancer les avenants aux contrats nécessaires ;
examiner ou lancer les demandes de modification d'instructions techniques ;
fournir un soutien sur les questions techniques liées à l'obsolescence des matériels.
QUALIFICATIONS
Qualifications générales
Études secondaires techniques complètes ou formation équivalente.
Expérience en matière de gestion de projet.
Au moins cinq années d'expérience technique ou de la maintenance dans des environnements mécaniques [environnement de sécurité global (GSE), commande numérique par calculateur (CNC) et systèmes de génération, automobile, etc.].
Expérience obligatoire des outils Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint.
Expérience de la lecture des dessins techniques (mécaniques-électriques).
Expérience en matière de logistique.
Expérience de l'administration de contrats.
Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.
Qualifications particulières
Bonne connaissance dans le domaine du soutien logistique tout au long du cycle de vie des matériels.
Aptitude à rédiger des textes techniques et administratifs et à exploiter des données techniques.
La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
Expérience de l'utilisation de logiciels de dessin (Autocad-Inventor).
QUALITÉS PERSONNELLES
Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
S.O.
POST REQUIREMENTS FORM
This form, duly completed, should be sent by e-mail to:
1. Name
2. Position Number
LB-140
3. Position Title
TECHNICIAN (TECHNICAL/MAINTENANCE EXPERT IN MECHANICAL ENVIRONMENTS)
4. Grade
B-5
5. Publication Reference
207/2019
6. Application Closing Date
29 January 2020
7. Interview Date
Date to be determined *
* Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information.
DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website (http://www.nspa.nato.int, “Employment”, “NSPA Vacancies”). This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division ([email protected]).
PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY
Expressions such as: “please see attachment”, “annex”, “enclosed document”, “CV”, or short answers as “yes”, “no” etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed.
IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is contractually engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period.
PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS
1) Complete technical secondary school or equivalent education:
2) Experience in project management:
3) Not less than five years of technical/maintenance experience in mechanical environments [Global Security Environment (GSE), Computer Numeric Control (CNC) and Generating Systems, Automotive etc]:
4) Experience with the Microsoft Office Tools; Word, Excel and Power Point is mandatory:
5) Experience in reading technical drawings (Mechanical-Electric):
6) Experience in logistics:
7) Experience in contract administration:
8) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages:
PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS
1) Good knowledge in the fields of equipment life-cycle logistic support:
2) Proficiency in technical and administrative writing and in the use of TD:
3) Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset:
PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS
1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore working knowledge of that language is essential and beginner knowledge of French is desirable:
PART 4 - DESIRABLE QUALIFICATION
1) Experience in the use of drawing software (Autocad-Inventor):
“I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination.” NAME ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________
QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE
Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à:
1. Nom
2. Numéro de poste
LB-140
3. Titre du poste
TECHNICIEN(NE) (EXPERT(E) TECHNIQUE/MAINTENANCE DANS DES ENVIRONNEMENTS MÉCANIQUES)
4. Grade
B-5
5. Référence de la publication
207/2019
6. Date limite de dépôt des candidatures
29 janvier 2020
7. Date des entretiens
Sera fixée ultérieurement*
* Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations.
CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d’aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d’un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d’informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet (http://www.nspa.nato.int, “Emploi”, “Postes vacants à la NSPA”). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA ([email protected]).
VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES
Les mentions, telle que : « voir ci-joint », « annexe », « document joint », « CV », ou de brèves réponses telles que « oui » ou « non »,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés
ci-dessus ne seront pas prises en considération.
REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA ? Si c’est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée.
PARTIE 1 – QUALIFICATIONS GÉNÉRALES
1) Études secondaires techniques complètes ou formation équivalente :
2) Expérience en matière de gestion de projet :
3) Au moins cinq années d'expérience technique ou de la maintenance dans des environnements mécaniques [environnement de sécurité global (GSE), commande numérique par calculateur (CNC) et systèmes de génération, automobile, etc.] :
4) Expérience obligatoire des outils Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint :
5) Expérience de la lecture des dessins techniques (mécaniques-électriques) :
6) Expérience en matière de logistique :
7) Expérience de l'administration de contrats :
8) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels :
PARTIE 2 – QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES
1) Bonne connaissance dans le domaine du soutien logistique tout au long du cycle de vie des matériels :
2) Aptitude à rédiger des textes techniques et administratifs et à exploiter des données techniques :
3) La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout :
PARTIE 3 – CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
1) Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable :
PARTIE 4 – QUALIFICATION SOUHAITABLE
1) Expérience de l'utilisation de logiciels de dessin (Autocad-Inventor) :
"Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d’un engagement futur." NOM ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________
S-145 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET
DATE VALIDATED : 08 August 2019 VALIDATED BY : N. Ottignon
ORGANISATION : SOUTHERN OPERATIONAL CENTRE, Operations and Logistics Support Branch, Contractual
Support Section
POSITION No. : S-145
TITLE : Chief of Section
GRADE : A-3 JOB CODE : A321 DUTY LOCATION : Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Branch for all management aspects of contracted support services for deployable facilities for contingency operations directed by NATO Military Authorities (NMA) or Nations including Capability Packages (CPs). More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Section.
Planning, managing, resourcing and prioritising all related activities including projects allocated to the Section to include contracted support services and acquisition projects for NATO Security Investment Programme (NSIP) projects in accordance with (iaw) the applicable Quality Assurance (QA), Project, Risk Management and all other NATO Support and Procurement Organisation (NSPO)/NSPA prescriptive documents.
Acting as project manager for designated projects ensuring on-time delivery within scope and budget.
Providing technical lead for the procurement, storage, maintenance, deployment and contracted support services of deployable camps and equipment.
Liaising with the Deployable Assets Acquisition Project officers for the definition of post-delivery support services and requirements, to ensure seamless transition from acquisition to follow-on-support.
Defining technical solutions, developing, organising and writing Statements of Work (SOWs) for the materiel or services to be provided, including defining contractual requirements and coordinating the related Requests for Proposals (RFPs), and performing technical bid evaluations as required.
Developing the required maintenance plans and managing the industrial level maintenance activities to include programmed/unscheduled overhauls and repairs.
Monitoring contractor performance to ensure technical contractual conditions are fulfilled and proposing corrective actions as required.
Analysing contractor technical reports and test results to ensure conformity with technical and contractual requirements, and making appropriate recommendations for further action.
Assisting in managing the Contractual Support team, working in support of national or NATO contingents deployed in NATO contingency operations.
S-145 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Coordinating, reviewing and submitting reports and analyses concerning contingency project activities, including technical, financial, auditing and other periodic or ad-hoc reports on support provided to contingency projects.
Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required, using modern office automation equipment and software.
Organising and chairing technical and project review meetings and conferences as required.
Liaising with national and NATO authorities on the development and execution of projects as agreed by NSPA Headquarters (HQs).
Assisting in establishing appropriate logistic requirements and workload forecasts for the Section.
Assisting in developing, coordinating and maintaining NSPA operational and resource plans for the North Atlantic Council (NAC)/NMA directed contingency operations.
If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions.
Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.
In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
Ensuring that CPs and nationally owned assets are available for deployment as required, supported when deployed and re-constituted as required.
Liaising with NATO HQs and national authorities on contingency issues as authorized by NSPA HQs.
Performing project management and coordination functions in the framework of sizeable and complex acquisition projects in international environments.
Ensuring the implementation of the risk management process and managing the risks raised in the Section in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.
Managing employee performance in line with applicable governing instructions.
QUALIFICATIONS
General Qualifications
University degree in an engineering field, preferably civil, mechanical, electromechanical, electrical or equivalent education.
Not less than five years of experience in the administration of contracts and in project management.
Good knowledge of Quality Assurance (QA) standards and policies.
Proven experience in Risk Management.
Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes.
Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under short-notice deadlines.
Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.
Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.
S-145 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Specific Qualifications
Good knowledge and specific experience in technical, engineering and logistics aspects of contingency operations.
A recognised project management certification [e.g. PRINCE 2™ Practitioner, Project Management Professional (PMP)].
LANGUAGE QUALIFICATIONS
NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
N/A
PERSONAL CHARACTERISTICS
Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams working together toward established objectives.
Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders.
Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.
All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION
N/A
S-145 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019 853_19#1xx.docx
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET
DATE DE VALIDATION : 8 août 2019 VALIDÉ PAR : N. Ottignon
ORGANISATION : CENTRE D'EXPLOITATION SUD, Branche "opérations et soutien logistique", Section "soutien
contractuel"
POSTE No : S-145
TITRE : Chef de section
GRADE : A-3 CODE POSTE : A321 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef de branche, le/la titulaire est chargé(e) de l'ensemble des aspects de la gestion des services de soutien externalisés relatifs à des installations déployables dans le cadre d'opérations de circonstance dirigées par les autorités militaires de l'OTAN (NMA) ou les pays, et notamment à des paquets de capacités. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
gérer, des points de vue à la fois technique et administratif, le personnel affecté à la section ;
assurer la planification, la gestion, la dotation en ressources et la priorisation de toutes les activités connexes, et notamment des projets dont la section est chargée, ce qui comprend des services de soutien externalisés et des projets d'acquisition dans le cadre de projets relevant du Programme OTAN d'investissement au service de la sécurité (NSIP), conformément aux documents réglementaires applicables relatifs à l'assurance de la qualité, à la gestion de projet et à la gestion des risques, et à tous les autres documents réglementaires de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) ou de la NSPA ;
jouer le rôle de gestionnaire de projet pour les projets qui lui sont confiés en veillant à ce qu'ils soient livrés dans le respect du calendrier, du périmètre et du budget ;
assurer la direction technique dans le cadre des activités d'achat, de stockage, de maintenance, de déploiement et de services de soutien externalisés liés aux camps et aux matériels déployables ;
assurer la liaison avec les responsables de projets d'acquisition de moyens déployables dans le cadre de la définition des services et des besoins en matière de soutien après livraison, afin d'assurer un passage sans heurts de l'acquisition au suivi logistique ;
définir des solutions techniques, élaborer, organiser et rédiger les cahiers des charges relatifs aux matériels et aux services à fournir, ce qui comprend la définition des exigences contractuelles et la coordination des appels d'offres correspondants, et effectuer l'évaluation technique des offres en fonction des besoins ;
élaborer les plans de maintenance nécessaires et gérer les activités de maintenance à l'échelon industriel, notamment les révisions et réparations programmées ou sans calendrier préétabli ;
assurer le suivi des prestations des titulaires de marché pour veiller au respect des conditions techniques contractuelles et proposer des mesures correctives selon les besoins ;
analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests afin de s'assurer du respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler des recommandations appropriées pour suite à donner ;
aider à gérer l'équipe responsable du soutien contractuel, travaillant à l'appui de contingents nationaux ou OTAN projetés dans le cadre d'opérations de circonstance de l'OTAN ;
S-145 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
coordonner, examiner et soumettre des rapports et des analyses concernant les activités liées aux projets afférents aux opérations de circonstance, ce qui inclut des rapports techniques, financiers, d'audit et d'autres rapports périodiques ou spéciaux sur le soutien fourni aux projets afférents aux opérations de circonstance ;
établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels modernes de bureautique ;
organiser et présider des réunions et conférences techniques et de revue de projet, selon les besoins ;
assurer la liaison avec les autorités nationales et de l'OTAN pour ce qui concerne l'élaboration et l'exécution des projets, suivant l'accord du quartier général de la NSPA ;
aider à déterminer les besoins logistiques et les prévisions de charge de travail appropriés de la section ;
aider à élaborer, coordonner et tenir à jour les plans opérationnels et d'utilisation des ressources de la NSPA pour les opérations de circonstance dirigées par le Conseil de l'Atlantique Nord ou les autorités militaires de l'OTAN (NMA) ;
si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord ;
exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.
Responsabilités particulières
veiller à ce que les paquets de capacités et les moyens appartenant aux différents pays soient prêts à être déployés, bénéficient d'un soutien une fois projetés et soient reconstitués en fonction des besoins ;
assurer la liaison avec le Siège et les quartiers généraux de l'OTAN ainsi qu'avec les autorités nationales pour ce qui concerne les questions touchant aux opérations de circonstance, conformément aux autorisations données par le quartier général de la NSPA ;
assurer des fonctions de gestion et de coordination de projet dans le cadre de projets complexes et importants d'acquisition dans des environnements internationaux ;
veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein de la section conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de gestion des risques ;
assurer la gestion des performances des employés conformément aux instructions en vigueur applicables en la matière.
QUALIFICATIONS
Qualifications générales
Diplôme d'études supérieures dans un domaine relevant de l'ingénierie (de préférence génie civil, mécanique, électromécanique ou électrique) ou formation équivalente.
Au moins cinq années d'expérience de l'administration de contrats et de la gestion de projets.
Bonne connaissance des normes et des politiques générales relatives à l'assurance de la qualité.
Expérience confirmée en matière de gestion des risques.
Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités.
Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais.
Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.
Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.
S-145 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
Qualifications particulières
Bonne connaissance et expérience spécifique des aspects techniques, logistiques et d'ingénierie des opérations de circonstance.
Certification reconnue en gestion de projet [PRINCE 2™ Practitioner ou Project Management Professional (PMP), par exemple].
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
S.O.
QUALITÉS PERSONNELLES
Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.
Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.
Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.
Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
S.O.
POST REQUIREMENTS FORM
This form, duly completed, should be sent by e-mail to:
1. Name
2. Position Number
S-145
3. Position Title
CONTRACTUAL SUPPORT SECTION CHIEF
4. Grade
A-3
5. Publication Reference
205/2019
6. Application Closing Date
26 January 2020
7. Interview Date
Date to be determined *
* Interviews are expected to be planned six weeks after the deadline of the publication. All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information.
DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website (http://www.nspa.nato.int, “Employment”, “NSPA Vacancies”). This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division ([email protected]).
PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY
Expressions such as: “please see attachment”, “annex”, “enclosed document”, “CV”, or short answers as “yes”, “no” etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed.
IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is contractually engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period.
PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS
1) University degree in an engineering field, preferably civil, mechanical, electromechanical, electrical or equivalent education:
Please provide a copy of your university or equivalent education diploma(s) (with equivalence justification). Applications without a copy of diploma(s) will automatically be rejected.
2) Not less than five years of experience in the administration of contracts and in project management:
3) Good knowledge of Quality Assurance (QA) standards and policies:
4) Proven experience in Risk Management:
5) Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes:
6) Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under short-notice deadlines:
7) Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance:
8) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages:
PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS
1) Good knowledge and specific experience in technical, engineering and logistics aspects of contingency operations:
2) A recognised project management certification [e.g. PRINCE 2™ Practitioner, Project Management Professional (PMP)]:
PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS
1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable
PART 4 - COMMENTS
1) This post includes a mandatory deployment clause. This deployability clause means that the position in question is earmarked for mandatory deployment in support of NAC- approved operations and missions. This means that the incumbent of this post will be deployed 6 months out of every 18 months throughout the contractual period.
“I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination.” NAME ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________
QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE
Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à:
1. Nom
2. Numéro de poste
S-145
3. Titre du poste
CHEF DE LA SECTION "SOUTIEN CONTRACTUEL"
4. Grade
A-3
5. Référence de la publication
205/2019
6. Date limite de dépôt des candidatures
26 janvier 2020
7. Date des entretiens
Sera fixée ultérieurement*
* Il est prévu de tenir des entretiens six semaines après la date limite de dépôt des candidatures. Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations.
CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d’aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d’un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d’informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet (http://www.nspa.nato.int, “Emploi”, “Postes vacants à la NSPA”). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA ([email protected]).
VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES
Les mentions, telle que : « voir ci-joint », « annexe », « document joint », « CV », ou de brèves réponses telles que « oui » ou « non »,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés
ci-dessus ne seront pas prises en considération.
REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA ? Si c’est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée.
PARTIE 1 – QUALIFICATIONS GÉNÉRALES
1) Diplôme d'études supérieures dans un domaine relevant de l'ingénierie (de préférence génie civil, mécanique, électromécanique ou électrique) ou formation équivalente :
Veuillez fournir une copie de votre/vos diplôme(s) d'études supérieures ou du/des diplôme(s) obtenus à l'issue de votre formation équivalente (avec justification de l'équivalence). Les candidatures n'incluant pas la copie du/des diplôme(s) seront automatiquement rejetées.
2) Au moins cinq années d'expérience de l'administration de contrats et de la gestion de projets :
3) Bonne connaissance des normes et des politiques générales relatives à l'assurance de la qualité :
4) Expérience confirmée en matière de gestion des risques :
5) Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités :
6) Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais :
7) Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail :
8) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels :
PARTIE 2 – QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES
1) Bonne connaissance et expérience spécifique des aspects techniques, logistiques et d'ingénierie des opérations de circonstance :
2) Certification reconnue en gestion de projet [PRINCE 2™ Practitioner ou Project Management Professional (PMP), par exemple] :
PARTIE 3 – CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
1) Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable :
PARTIE 4 – REMARQUES
1) Ce poste fait l'objet d'une clause de déploiement obligatoire. Cette clause signifie que le poste en question est prévu pour un déploiement obligatoire en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, ce qui veut dire que, pendant toute la durée du contrat, le (la) titulaire du poste sera en déploiement pendant six mois sur chaque période de 18 mois.
"Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d’un engagement futur."
NOM ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________
