SOFTWARE REQUIREMENT SPESIFICATION

SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO SKALA KECIL

Oleh:

Manggala Adi Windoro (23)

2E

093010003651

I. PENDAHULUAN

Toko dengan skala kecil yang dimiliki oleh suatu keluarga dan dikelola baik itu

oleh anggota keluarganya sendiri, orang lain yang dipekerjakan, atau keduanya.

Menyangkut dengan jenis penjualannya, fleksibel, apapun jenisnya baik itu homogen

ataupun heterogen. Biasanya, untuk ukuran badan usaha dengan skala seperti ini, masih

menggunakan sistem akuntansi (mulai dari pembelian inventory dari supplier, pencatatan

atas penjualan inventory, sampai dengan stock opname) yang bersifat manual. Dengan

sistem yang seperti ini, kurang memberi kemudahan dan kepraktisan bagi user-nya.

Sebagai contoh, user butuh media pencatatan yang menyesuaikan dengan jumlah

database yang dibutuhkan. Contoh lain, ketika proses pembayaran oleh pembeli, apabila

tidak menggunakan sistem yang terkomputerisasi, user akan menggunakan media

penghitungan-seperti kalkulator- untuk menghitung setiap item yang dibeli dan mencatat

transaksi tersebut-bila perlu- sebagai dasar untuk stock opname.

I.1. Tujuan

Tujuan dari spesifikasi ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai

aplikasi sistem penjualan yang didesain untuk dapat memberi kemudahan dan kepraktisan

dalam mengelola dan mengoperasikan usaha.

I.2. Ruang Lingkup Proyek

Aplikasi yang akan dibuat adalah suatu sistem database penjualan yang diberi

nama Sistem Informasi Penjualan Toko Skala Kecil (SIPTSK). Sistem ini dirancang

untuk mempermudah user ,dalam hal ini pengelola tokok, dalam tiga hal: pencatatan

jumlah stok barang yang ada di gudang (yang dibeli dari supplier), perhitungan saat jual-

beli, dan pencatatan jumlah stok yang ada di gudang setelah prose jual-beli terjadi.

I.3. Daftar Pustaka

Semua bahan-bahan yang digunakan untuk menulis dokumen ini, antara lain:

a) Yudha P, Baharudin (2009). Sistem Informasi Terpadu Sekolah (SITS). From

http://judh.blog.unsoed.ac.id/files/2009/06/manpro-srs.pdf, 27 April 2011.

b) Parno, SKom., MMSI 2011). Data Flow Diagram (DFD). From

http://power.lecture.ub.ac.id/files/2011/04/DFD.pdf, 5 Mei 2011.

c) Kursus Pengelolaan Investasi. Diagram Konteks. From

http://www.satudunia.net/system/files/ZPM206%20Diagram%20Konteks%20bag

%201.pdf, 5 Mei 2011.

II. DESKRPISI LENGKAP

Dalam era yang terus berkembang seperti ini, kebutuhan akan sistem informasi

manajemen semakin dibutuhkan dalam rangka mempermudah dalam perencanaan,

pelaksanaan, kontrol, dan melakukan evaluasi atas suatu kegiatan. Suatu sistem informasi

yang dibuat untuk dapat memberikan informasi bagi para user-nya secara cepat, andal,

dan material atau membantu agar dalam pelaksanaan memberikan keringanan dalam

bekerja sehingga lebih efisien.

Ketika membahas mengenai suatu sistem yang memberi kemudahan bagi toko-

toko berskala kecil, Sistem Informasi Penjualan Toko Skala Kecil (SIPTSK) didesain

untuk itu. Beberapa ditulis deskripsi mengenai (SIPTSK).

II.1. Perpektif produk

Sistem Informasi Penjualan Toko Skala Kecil (SIPTSK) adalah suatu sistem

yang didesain untuk memberi kemudahan bagi user yang berkecimpung dalam usaha

pertokoan dengan skala kecil dalam mengelola dan melakukan proses akuntansi sebagai

kontrol terhadap operasi yang dilakukan.

Dengan SIPTSK ini, user tidak perlu lagi melakukan proses akuntansinya secara

manual. Selain itu, media penyimpanannya pun tidak terlalu rumit karena sudah berbasis

database, sehingga dapat dengan mudah dikembangkan sesuai dengan perkembangan

usaha.

Berikut ini adalah diagram kerja SIPTSK

(User)

(Customers) (User)

(User)

Keterangan: Arus Jual-Beli

Arus Input data

Arus Reporting

1. Arus Input Data

User melakukan input data mengenai jenis dan barang serta informasi lainnya ke dalam

table database. Setiap penambahan atau pembelian barang yang menambah stok, harus dilakukan

input data ke dalam table. Banyaknya table disesuaikan dengan jenis database yang dibutuhkan.

Table inilah yang akan terpengaruh dengan adanya proses jual-beli yang mana akan mengurangi

stok yang ada. Sehingga dapat memberikan informasi bagi user mengenai stok barang yang

tersedia di toko.

2. Arus Jual-Beli

Customers datang untuk melakukan pembelian barang yang tersedia di toko, setelah

memilih barang, maka customers akan melakukan pembayaran di kasir. User yang melakukan

pengoperasian sistem dalam melakukan proses penjualan melakukan input barang-barang yang

dibeli customers pada form kasir. Dengan user yang bertindak sebagai lini marketing meng-input

nama barangnya, sistem akan secara otomatis menampilkan kode barang dan harga satuannya.

Kemudian user menuliskan kuantitas barang yang dibeli customers, setelah selesai secara

otomatis sistem akan melakukan kalkulasi mengenai besarnya biaya yang harus dibayar oleh

customers. Setelah itu, customers membayar. Apabila uang yang diberikan melebihi biaya, sistem

juga secara otomatis menghitung besarnya kembalian. User memberikan kembalian.

3. Arus Reporting

Setiap penambahan stok dengan membeli dari supplier dan pengurangan akibat adanya

proses jual-beli, hal ini akan tercatat dibagian report dalam rangka memberikan suatu laporan

penjualan kepada user.

Dengan sistem ini, user dapat dengan mudah melakukan pengamatan terhadap arus

operasional tokonya. Dimana sistem ini didesain dengan kesederhanaannya agar dapat dengan

mudah digunakan oleh kalangan masyarakat dan tidak sulit dalam melakukan pengembangan

sesuai kebutuhan user.

II.1.1. Antarmuka Pemakai

Aplikasi ini didesain dengan menggunakan Bahasa Indonesia sehingga menambah

kemudahan user dalam mengoperasikannya.

II.1.2. Antarmuka Perangkat Lunak

Aplikasi ini menggunakan OOP (object-oriented programming) sebagai basis

pemrogramannya. Dengan menggunkan OOP dibanding dengan pemrograman

terstruktur, dapat memberi fleksibilitas yang lebih, kemudahan mengubah program. Lebih

jauh lagi, OOP lebih mudah dipelajari bagi pemula dibanding dengan pemrograman

terstruktur, dan pendekatan OOP lebih mudah dikembangkan dan dirawat. Hal ini untuk

mendukung prinsip SIPTSK bahwa sistem ini didesain dengan memberikan kemudahan

bagi user-nya, baik dalam mengoperasikan maupun dalam melakukan pencatatan

terhadap kegiatannya.

II.1.3. Batasan Memori

Untuk dapat menggunakan sistem ini tidaklah dibutuhkan RAM dan hard disk yang

besar karena aplikasi ini hanya sebesar file dokumen dalam Microsoft Access 2007.

II.1.4. Operasional

Dalam operasional sistem, tidak ditekankan adanya training terlebih dahulu. Hal ini

dikarenakan sistemnya yang sederhana. Yang perlu dilakukan user hanya menginput

data-data sebagai informasi baru bagi database sistem.

II.1.5. Kebutuhan Penyesuaian

Agar sistem dapat terpasang dan dapat digunakan, computer user harus telah

terpasang Microsoft Office yang mendukungnya yaitu Microsoft Access 2007.

II.2. Fungsi-fungsi SIPTSK

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, SIPTSK dibentuk untuk memberikan

kemudahan bagi user dalam memonitoring operasinya yang tertuang dalam proses

akuntansinya. Untuk mencapai hal ini terdapat beberapa fungsi SIPTSK

II.2.1. Fungsi Stok Barang

Stok barang berfungsi sebagai database barang-barang yang disediakan oleh toko

untuk memenuhi operasinya dan mendapat keuntungan atas barang-barang tersebut. Stok

barang bermanfaat untuk:

Kontrol oleh user terhadap data mengenai barang yang dimiliki terutama dalam

hal kuantitas barangnya

Menunjukkan trend barang yang banyak dibeli customers dengan melihat stok

mana yang paling laku

II.2.2. Fungsi Detail penjualan

Detail penjualan berperan penting untuk mendukung dalam transaksi penjuala yaitu

memberi manfaat untuk:

kalkulasi biaya yang harus dibayar customers

Rekapitulasi barang yang dibeli customers

II.2.3. Fungsi Bagian Kasir Penjualan

Bagian kasir penjualan memiliki fungsi antara lain:

Melayani customers ketika memilih barang

Melayani pembayaran customers

Memberikan kembalian uang atas pembayaran berlebih oleh customers

Menyerahkan barang belanjaan kepada customers yang telah diletakkan ke dalam

kantung plastik.

II.2.4. Fungsi Bagian Pembelian

Fungsi bagian pembelian adalah fungsi yang melakukan pembelian barang untuk stok

dari supplier. Fungsi bagian pembelian terbagi dalam dua kategori sesuai dengan

kebijakan manajemen toko:

a) Fungsi Pembelian oleh Karyawan*

Fungsi ini digunakan apabila toko mempekerjakan karyawan baik hanya satu orang

maupun lebih. Selain itu, mereka tidak terstruktur dengan tugas masing-masing

sehingga bersifat fleksibel, atau dapat dikatakan bersifat semivariabel. Dengan fungsi

ini diharapkan memberikan manfaat untuk:

Mengetahui karyawan yang melakukan pembelian, terutama apabila

karyawan yang melakukan pembelian sering berganti-ganti

Mengontrol pembelian yang dilakukan baik dari segi kuantitas maupun harga

Membantu dalam melihat komitmen karyawan dan keseriusan kerja

Menambah stok barang

b) Fungsi Pembelian oleh Pemilik, Keluarga, atau Orang Yang Dipekerjakan Tanpa

Upah*

Memiliki manfaat antara lain:

Menambah stok barang

Mengontrol pembelian yang dilakukan baik dari segi kuantitas maupun harga

* dalam prakteknya, dipilih salah satu dan dapat diubah sesuai kebijakan

II.2.5. Fungsi Pelaporan

Memiliki manfaat antara lain:

Menyajikan laporan operasional

Memberi informasi bagi pengguna dalam melakukan pengawasan terhadap

operasi

Membantu dalam pengambilan keputusan

II.3. Pemakai

Pemakai yang bertindak sebagai user adalah pengelola toko baik itu pemilik toko

maupun siapa saja yang dipercayakan, termasuk diantaranya:

a. Anak

b. Istri

c. Karyawan atau seseorang yang dipekerjakan

II.4. Kategori Kebutuhan

Untuk menunjang sistem dibutuhkan dukungan dari hardware maupun software-nya.

SIPTSK bukan merupakan aplikasi yang besar sehingga tidak harus menggunakan

spesifikasi tertentu.

1) Perangkat Keras (Hardware)

Monitor

Keyboard dan mouse

2) Perangkat Lunak (Software)

Microsoft Access 2007

III. KEBUTUHAN RINCI

Berikut ini adalah kebutuhan rinci bagi penyusunan Sistem Informasi Penjualan Toko

Skala Kecil (SIPTSK).

III.1. Kebutuhan Antarmuka Eksternal

Pada bagian ini akan dijelaskan secara rinci mengenai input dan output dari SIPTSK

ini.

III.1.1. Daftar Input

Akan dipaparkan input untuk masing-masing table, sebagai berikut.

III.1.1.1. Fungsi Stok Barang

Input kode, nama, satuan barang, harga satuan, makanan; minuman; dan barang

lainnya (bila ada)

III.1.1.2. Fungsi Detail Penjualan

Input nomor faktur, kode, nama, satuan barang, harga satuan barang (baik

makanan, minuman, atau lainnya) dan jumlah barang yang diminta customers

Input formula dalam menghitung total harga untuk satu jenis barang pada Query

Detail Penjualan

Data Entry total harga untuk satu jenis barang secara otomatis dengan

menggunakan formula

Menunjang fungsi kasir penjualan

III.1.1.3. Fungsi Bagian Kasir Penjualan

Input nomor faktur, tanggal faktur, dan NIK

Data Entry total biaya secara otomatis

Input formula untuk menghitung kembalian yang diterima customers atas

kelebihan pembayaran

Data Entry Kembalian secara otomatis

III.1.1.4. Fungsi Bagian Pembelian

Input NIK (Nomor Induk Karyawan)**, nama pengelola, bagian**.

**bila tidak ada karyawan, diisi sesuai keinginan pengelola toko

3.11.5. Fungsi Pelaporan

Data dari seluruh fungsi

Input coding dalam rangka otomatisasi

III.1.2. Keluaran

Keluaran yang dihasilkan berupa laporan yang ditujukan kepada user. Laporan ini

memberikan informasi bagi user mengenai berapa banyak terjadinya transaksi dalam

kurun waktu tertentu dan barang apa yang menjadi trend. Selain itu laporan atas operasi

ini dapat membantu user dalam memnentukan langkah selanjutnya.

Keluaran yang dihasilkan oleh sistem ini antara lain:

1) Struk Penjualan; fungsi utama struk ini adalah ketika user yang melayani

transaksi sering berganti. Sehingga struk ini melaporkan nama user yang

melayani saat transaksi terjadi.

2) Laporan Penjualan Per Periode; laporan ini menampilan penjualan yang telah

terjadi dalam periode tertentu.

3) Laporan Pembelian; laporan ini menunjukkan pembelian dari supplier yang telah

terjadi sebelumnya.

IV. LAMPIRAN

Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai rancangan interface sistem.

IV.1. Interface Sistem

Pada bagian ini akan ditampilkan rancangan dari tampilan Sistem Informasi

Penjualan Toko Skala Kecil (SIPTSK). Sistem yang akan dibuat kurang lebih mendekati

rancangan tampilan yang ada pada lampiran ini.

Toko Mega

Maintenance Data Barang

Maintenace Data Pembelian

Transaksi Penjualan

Laporan

Keluar

Gambar 1.1

Ketika akan memulai sistem, interface ini yang berperan sebagai awalnya. Interface

yang akan dibuat mengikuti rancangan desain di atas. Terdapat lima tombol yang akan

mengarah pada masing-masing form sesuai yang ada ditampilan, antara lain:

Form Maintenance Data Barang; form ini digunakan untuk menginput data,

menghapus, atau mencari data barang yang ada pada database Table Barang.

Form Maintenance Data Pembelian; form ini berfungsi seperti layaknya Form

Maintenance Data Barang, bedanya pada form ini berhubungan pada database

barang-barang yang dibeli dari supplier. Database ini berguna untuk memantau

pembelian yang telah dilakukan.

Form Transaksi Penjualan; form inilah yang akan digunakan saat transaksi jual-

beli terjadi.

Form Laporan; untuk menampilkan laporan yang dibutuhkan oleh user.

Keluar; untuk keluar dari sistem.

Di bawah ini ditampilakan beberapa rancangan untuk masing-masing form.

Gambar 1.2

Gambar 1.3

Tambah Simpan

Kode Barang

Nama Barang

Satuan

Klik Di Sini Untuk Mencari Nama Barang

Harga

NIK

Klik Di Sini Untuk Mencari NIK

Tambah

KeluarHapus

Maintenace Data Barang

Maintenance Data Pembelian

Nama Karyawan

Bagian

Transaksi Penjualan

Simpan Hapus Keluar

Gambar 1.4

Untuk interface laporan sengaja tidak ditampilkan dikarenakan bentuknya yang tidak

mengikat, sehingga lebih baik apabila bentuknya fleksibel. Yang terpenting adalah

Nomor Faktur

Total Biaya Dibayarkan

Keluar

Tanggal Faktur

NIK

Nama Pengelola

Bagian

Kode Nama Satuan Harga Jumlah Total Harga

Total Kembalian

Detail Penjualan

bagaimana informasi yang dibutuhkan mengenai operasi toko dapat tersampaikan kepada

pengguna (user).

Interface yang tertuang dalam lampiran ini hanya sebatas rancangan, sehingga

dimungkinkan adanya perubahan interface dari yang terdapat dalam lampiran ini guna

memudahkan dalam perancangan sistem.

IV.2. Diagram Konteks

Model diagram konteks menjabarkan tentang aktor-aktor yang terlibat dalam

suatu konteks informasi, serta dinamika informasi yang terjadi antar aktor-aktor tersebut.

Dalam bahasan mengenai model diagram konteks untuk Sistem Informasi Penjualan Toko

Skala Kecil (SIPTSK) sudah digambarkan dalam penjelasan disebelumnya.

IV.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinka

profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional

yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun

komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram,

model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

IV.3.1. Model Komponen Data Flow

Model DFD untuk SIPTSK ini menggunakan komponen menurut Yourdan dan

DeMarco yang terdiri dari empat komponen, yaitu terminator, proses, data source, dan

alur data.

IV.3.2. Bentuk DFD SIPTSK

Sistem ini dirancang dengan menggunakan bentuk Diagram Alur Data Logika

(DADL) karena DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan

diusulkan (sistem yang baru).

IV.3.3. Model DFD SIPTSK

Keterangan: Arus Jual-Beli

Arus Input data

Arus Reporting

Karyawan

Database Karyawan

Database Barang

Penyajian

Laporan

NotaTunai

Nama Barang

Harga

Item-item

Dibeli

Tunai, Perjanjian

konsinyasiStok barang

baru

Supplier

User, Pemilik

Toko

Transaksi

Jual-beli Barang

Kasir Menghitung

Melalui Fungsi Kasir

Penjualan

Input Data

Konsumen

Pengolahan

Data

Menerima Uang

dan Memberi Nota

(Manual)

Konsumen