Embed Size (px)
DESCRIPTION
Spotkanie informacyjne. Lubuski e-Urząd. Sebastian Białas. Project Manager. System eDOKweb – spotkanie informacyjne. Agenda. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze działania. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Spo tkan ie i n fo rmacy jne
Lubuski e-Urząd
Sebastian BiałasProject Manager
2
System eDOKweb – spotkanie informacyjne
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze działania
Agenda
Elektroniczny Obieg DokumentóweDOKweb
eDOKweb
LINUX WINDOWS
SERWER BAZY DANYCH
SERWER APLIKACJI
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Kalendarze• Planowania zadań, spotkań• Informowanie o swojej nieobecności innych
pracowników• Możliwość wprowadzania przez Kierownika
wpisów do kalendarza pracownika • Planowanie zadań dla pracownika.
Poczta E-mail oraz Wnioski Elektroniczne• Możliwość korzystania z wbudowanego do
aplikacji klienta poczty e-mail i faksu. • Możliwość obsługi wniosków elektronicznych
przychodzących ze skrzynki podawczej.• Integracja z ePUAP, SEKAP, ESP i EBOI.
Obsługa skanera oraz drukarki• Wbudowana obsługa skanera• Drukowanie treści pism• Drukowanie kopert• Generowanie raportów• Wydruk ZPO
Podpis elektroniczny• Podpisywanie dokumentów• Weryfikacja podpisu• Profil Zaufany ePUAP• Obsługa podpisu kwalifikowanego oraz
niekwalifikowanego
Szablony pism• Tworzenie szablonów pism wychodzących• Dodawanie znaczników treści• Rozbudowany edytor wewnętrzny aplikacji• Integracja z MS Word, MS Excel.
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Dekretacje• Podstawowe typy dekretacji• Możliwość definiowania dodatkowych typów dekretacji• Historia ostatnio wykonanych dekretacji wraz ze
zdjęciem pracownika• Możliwość wykorzystania mechanizmu Workflow
Pełnomocnictwa oraz Praca w imieniu• Praca w imieniu innego pracownika bez konieczności
logowania się na konto tego użytkownika• Udzielanie pełnomocnictwa przez użytkownika bądź
administratora systemu• Logi pełnomocnika – historia operacji podczas pracy w
imieniu innego użytkownika
Integracja z domeną oraz kontrola haseł• Po zalogowaniu na konto w domenie
użytkownik jest automatycznie logowany w systemie eDOKweb.
• Okresowa zmiana hasła• Wyższy stopień złożoności hasła.
Praca w grupach• Możliwość pracy nad sprawą przez kilku
pracowników• Odbieranie dysponowania po zakończeniu
pracy przez dysponenta sprawy
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Przekazywanie zakończonych spraw do archiwum zakładowego
• wraz ze sprawą przekazywane są wszystkie dokumenty dołączane do sprawy
Definiowanie spisów zdawczo-odbiorczych
• Pełna automatyzacja procesu
Kontrola poprawności / kompletności
• Ułatwienia weryfikacji kompletności
Wypożyczanie sprawy z archiwum
• Wsparcie procesu wypożyczania spraw na podstawie wniosków
Brakowanie dokumentów
Przekazywanie spraw do Archiwum Państwowego
• Automatyzacja procesu poprzez przygotowanie kompletnej paczki dla Archiwum
Państwowego
Pełna zgodność z przepisami prawa
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym
• Instrukcja archiwalna
• Wytyczne NDAP
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Edytor procesów Workflow
• Projektowanie poszczególnych kroków automatycznej dekretacji.
• Pobranie struktury organizacyjnej Urzędu – przypisanie pracowników do procesu
• Możliwość dowolnego definiowania kroków procesu
• Pełna integracja z systemem eDOKweb
System eDOKweb
• Przypisanie procesu Workflow
do rodzaju sprawy z RWA
• Powiązanie sprawy z Workflow.
• Możliwość definiowania listy zadań
dla danego kroku
• Możliwość uzupełnienia procesu
o formularze elektroniczne
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Kalendarz
Dekretacje
Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej
Obsługa E-mail oraz FAX
Skanowanie i drukowanie dokumentów
Pełnomocnictwa i praca w imieniu
Praca w grupach
Workflow oraz WTD
Archiwum zakładowe
Przekazywanie dokumentów do Archiwum Państwowego
Wewnętrzna baza korespondentów, słownik adresów oparty o Teryt
Terminy rozpatrywania spraw – powiadamianie o upływającym terminie sprawy Tworzenie treści pism wychodzących w oparciu o zdefiniowane szablony
• Możliwość pracy z elektronicznymi formularzami dla pracowników,• Tworzenie treści w oparciu o inteligentne szablony,• Możliwość wykorzystania danych z zewnętrznych systemów
Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb
Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej
Przykład wdrożenia
JST
JSTJST JO JST JO JST
Regionalna PlatformaKomunikacji Elektronicznej
• Jedno miejsce kontaktu z interesantami• Regionalny katalog usług• Profil Zaufany ePUAP• Płatności elektroniczne• Komunikacja JST <> JST• Zgodność z przepisami• Bezpieczeństwo (SSL, podpis elektroniczny)
Obieg dokumentówdla Jednostek Organizacyjnych
• Nie wymaga infrastruktury• Szybki dostęp z każdego miejsca• Komunikacji z RPUE• Wymaga łącza internetowego• Komunikacja JO <> JST• Zgodność z przepisami• Bezpieczeństwo
Korzyści z wdrożenia RPKE
Przykład:Obsługa deklaracji elektronicznych
JSTJSTJST
Regionalna PlatformaKomunikacji Elektronicznej
Deklaracja
Przykład: Przyjmowanie deklaracji elektronicznych
Korzyści wynikające z realizacji projektu
Dla Kierownictwa:
• Większa kontrola nad zadaniami pracowników urzędu.• Zwiększenie wydajności i szybkości procedowania spraw.• Lepsza organizacja pracy.• Możliwość monitorowania stanu prac.• Możliwość przejmowania dysponowania.• Kontrola terminowości załatwianych spraw.• Szybkie raportowanie bez angażowania pracowników.
Korzyści z wdrożenia
Dla Pracowników:
• Uporządkowanie dokumentów• Łatwy i szybki dostęp do pism i spraw• Szybkie tworzenie raportów• Błyskawiczne dekretacje• Szybkie tworzenie pism dzięki wykorzystaniu szablonów• Automatyczne nadawanie numerów i znaków• System podpowiedzi (np. rodzaje pism możliwych do zarejestrowania w danej
sprawie)• Wyszukiwanie dokumentów bez odchodzenia od biurka• Automatyczne dekretacje (WorkFlow)
Korzyści z wdrożenia
Dla Województwa i jego Mieszkańców:
• Spójny system eFormularzy dla wszystkich jednostek,• Integracja jednostek na poziomie regionalnym,• Możliwość włączenia do systemu jednostek organizacyjnych,• Możliwość bez kosztowego i błyskawicznego przekazywania dokumentów
pomiędzy jednostkami w całym województwie (JST oraz JO),• Łatwy dostęp do eUsług z każdego miejsca – spójny bez względu na jednostkę• Możliwość monitorowania przebiegu realizacji spraw• Możliwość wykorzystania płatności elektronicznych
Korzyści z wdrożenia
System jest cały czas rozwijany…
Rozwój własny Wykonawcy
Rozwój na podstawie sugestii Klientów
Rowzwój wynikający ze zmian prawnych
Co dalej…?
Przykłady zmian w systemie…
Dla Zarządu i Kierownictwa jednostki
• Nowy proces akceptacji dokumentów
• Dedykowane skrzynki dekretacji / akceptacji
• Nowe funkcje kalendarzy
Dla Kancelarii
• Usprawnienie procesu rejestracji korespondencji
• Nowy sposób wysyłki dokumentów
• Szybka rejestracja ZPO
Dla użytkowników
• Optymalizacja interfejsu
• Nowe funkcje usprawniające działanie
• Optymalizacja szybkości działania
Co dalej…?
