SPIN →Sustav za planiranje i izvršavanje nabave

BP&C → Sustav za poslovno planiranje i kontroling

Što je SPIN@

• SPIN je web sustav koji omogućava kreiranje plana nabave, registriranje svih tipova nabave kao i praćenje realizacije plana nabave u skladu s donešenim planom.

• BP&BC je podsustav za poslovno planiranje i kontroling izvršenja planova koji omogućava formiranje kataloga svih vrsta troškova – materijala i usluga, planiranja potreba, donošenja financijskog plana, povezivanja na izvore financiranja i donošenja operativnog plana.

• E-commerce je podsustav s javnim funkcijama nabave.

Najvažnije reference

• Ured za središnju javnu nabavu Vlade Republike Hrvatske

• Narodne novine – Elektronički portal javne nabave (e-Oglasnik, e-Tendering)

• GoProcure – Elektronički oglasnik javne nabave BiH

• Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje

• Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture

• Hrvatska banka za obnovu i razvoj

• Croatia osiguranje

• Elektroprivreda BiH

• Upravljanje javnom nabavom prema pravilima EU za CARDS, PHARE, ISPA, SAPARD, IPA

• Prvi projekt iz područja javne nabave 2002. godine

Vrijednosti• Standardizirano i sveobuhvatno vođenje procesa

javne nabave

• Preglednost i brz uvid u važne informacije o svim nadmetanjima, ponuditeljima, ugovorima i realizaciji

• Usklađenost sa zakonskom regulativom

• Standardizacija zapisnika i odluka u postupcima

• Kontrolabilnost i sljedivost svih poslovnih procesa

• Povećanje financijske efikasnosti te smanjenje rizika ljudskih pogrešaka

• Olakšana pravovremena izrada plana nabave za sljedeću godinu i mogućnost višegodišnjeg planiranja

• Priprema ugovora i praćenje realizacije okvirnih sporazuma i ugovora

• Kontrola troškova

Koristi za referente- Nabava- Financije- Kontroling- ostala mjesta

troška

Olakšana izrada plana nabave, rebalansa i prenamjena;Standardizacija poslova nabave, dokumentacije i izvještavanja –

implementacija Zakona o javnoj nabavi;Smanjene mogućnosti pogrešaka;Jednostavno korištenje i brzo uključivanje korisnika;Ugrađene kontrole „potrošnje” plana, okvirnih sporazuma,

ugovoraJednostavno i brzo pretraživanje.

Koristi za menadžment

Kontrola izvršenja planova;Nadzor nad životnim ciklusom provođenja nabave;Menadžersko i operativno izvješćivanje;Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI);Optimizacija procesa planiranja i nabave uslijed standardizacije.

Operativne koristi

Funkcionalnosti

• Definiranje kataloga roba i usluga

• Planiranje potreba, usklađenje s financijskim planom

• Planiranje nabave

• Upravljanje i provedba prenamjena i rebalansa plana nabave

• Provođenje postupaka javne nabave (evidencija postupaka, faza, ponuda, evaluacija ponuda, odabir)

• Definiranje ugovora, okvirnih sporazuma

• Terećenje stavki plana nabave u fazi pokretanja nadmetanja i u fazi ugovaranja

• Praćenje životnog ciklusa nadmetanja i ugovora

• Knjiga narudžbenica

• Praćenje realizacije ugovora, narudžbenica i plana

„Sustav je kompatibilan sa Zakonom o javnoj nabavi (NN 90/11) i pripadnim Uredbama.”

Podržani procesi

Arhitektura SPIN@ i BP&C

Katalog roba, usluga i radova

• Definiranje kataloga roba, usluga i radova – nabavnih kategorija

• Struktura kataloga

• Tipovi (pozicije plana nabave → predmeti),

• Skupine (podpozicije plana nabave → grupe predmeta),

• Nabavni modeli (specifikacija za nadmetanje, planski cjenici → troškovnik)

• Količinski izraženi

• Financijski izraženi

• Mogućnost planiranje po nabavnim kompletima

Formiranje plana nabave

• Unos zahtjeva za plan nabave sukladno dodijeljenim pravima na razini:

• Organizacijske jedinice• Projekta• Planske pozicije• Nabavnog modela

• Količinsko i financijsko planiranje

• Višerazinsko odobravanje zahtjeva za nabavu

• Jednostavna konsolidacija planova

• Automatizirana prenamjena sukladno preostalim raspoloživim sredstvima

Predmet nabave

Evidencijski broj nabave

Procijenjena vrijednost

Vrsta postupka

Ugovor ili okvirni sporazum

Planirani početak postupka

Planirano trajanje

Hrana za restoran

1 115.000,00 Otvoreni Okvirnisporazum

1.4.2012. 4 godine

Prezentacijskaoprema

2 95.000,00 Otvoreni Ugovor 15.4.2012. 1 godina

Sanacija krovišta

3 456.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina

Adaptacija upravne zgrade

4 1.250.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina

Uredski namještaj

5 650.000,00 Otvoreni Ugovor 1.5.2012. 1 godina

Potrošni materijal

6 455.000,00 Pregovarački s prethodnom objavom

Okvirnisporazum

1.5.2012. 2 godine

Toneri 7 255.000,00 Pregovarački s prethodnom objavom

Okvirnisporazum

15.5.2012. 4 godine

Ispis plana nabave – zakonski minimum

Kalendar nadmetanja

• Godišnji raspis termina pokretanja nabava (s vezom na plan nabave)

• Rezervacija sredstava koja se planiraju potrošiti u budućnosti

• Planiranje postupka nabave s rokovima izvršenja

• Kontroling planiranja i realizacije

Zahtjevi za nabavu

• Za pokretanje nabave roba

• Za pokretanje nabave usluga

• Za pokretanje nabave izvođenja radova

• Za konzumiranje okvirnog sporazuma

Provođenje nadmetanja

• Evidencija nabave

• Definiranje evaluacijskih uvjeta za (prihvatljivost, pravilnost ponude

• Registriranje ponuda

• Ocjena postavljenih uvjeta za svakog ponuditelja

• Odabir

• Registriranje žalbi

Integracija s e-Oglasnikom Narodnih novina

Integracija s riznicom

Integracija s vanjskim sustavima

Postupak stvaranja obveze može početi u bilo kojoj od faza:• Najava obveze Ugovor Narudžbenica Faktura• Najava obveze Ugovor Faktura• Najava obveze Narudžbenica Faktura• Najava obveze Faktura• Ugovor Narudžbenica Faktura• Ugovor Faktura• Narudžbenica Faktura• Faktura (samo za definirane rashode)

Implementacija faza u stvaranju obveza

Postupci nabave

• Sustav SPIN@ podržava vođenja slijedećih postupaka JN:• Javna nabava:

• Otvoreni postupak• Ograničeni postupak• Pregovarački postupak s prethodnom objavom• Pregovarački postupak bez prethodne objave• Natjecateljski dijalog• Otvoreni natječaj• Ograničeni natječaj

• Bagatelne nabave (do 200.000 kn)• Nabava po izuzeću• Posebni načini nabave:

• Okvirni sporazum s jednim gospodarskim subjektom• Okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata

Automatsko generiranje dokumentacije

Interna dokumentacija:

• Zahtjev za pokretanje nabave roba

• Zahtjev za pokretanje nabave usluga

• Zahtjev za pokretanje nabave roba po ugovoru

• Zahtjev za pokretanje nabave usluga po ugovoru

• Zapisnik o javnom otvaranju ponuda

• Zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda

• Odluka o odabiru

• Odluka o poništenju nadmetanja

• .....

Evaluacija gospodarskih subjekata

Okvirni sporazumi

• Evidencija okvirnih sporazuma definiranim / nedefiniranim bitnim uvjetima

• Omogućava trošenje sredstava unutar zadanog financijskog okvira

• Izdavanje narudžbenica po sklopljenom okvirnom sporazumu

• Kontrola preostalog iznosa po okvirnom sporazumu

• Evidencija troškovnika – specifikacije jediničnih cijena u slučaju definiranih bitnih uvjeta

Ugovori

• Evidencija ugovora javne nabave

• Veza na ponude, nabavu

• Tipovi ugovora:• S narudžbenicama

• Bez narudžbenica (predefinirane isporuke)

• Izdavanje narudžbenica po sklopljenom ugovoru

• Kontrola preostalog iznosa po ugovoru

• Mogućnost vezanja računa i plaćanja

Logističke i financijske operacije

NarudžbenicaRačun

Verifikacija usluga

Primka

Evidencija narudžbenica

Veza na ponude, nabavu

Izdavanje narudžbenica po sklopljenom ugovoru

Kontrola preostalog iznosa po ugovoru

Integracija sa SAP-om - MM i FI modulima(računi, primke, verifikacije usluga, podaci o plaćanjima)

Dnevni cjeloviti pogled svakog sudionika -Business activity monitoring (BAM)

• Pruža sažetak odvijanja poslovnih procesa za sve razine menadžmenta

• Prikazuje informacije na tzv. “dashboard-u”, menadžerskoj konzoli

• Sadrži ključne indikatore uspješnosti izvođenja aktivnosti

Što je BP&C

• BP&C je sustav za poslovno planiranje i kontroling izvršenja planova

• Pokriva procese:• formiranja kataloga svih vrsta troškova,

• planiranja potreba,

• donošenja financijskog plana, povezivanja na izvore financiranja

• i donošenja operativnog plana.

ProgramiProjekti / aktivnosti

Višegodišnji plan

Plan potreba

Financijski plan

Operativni plan

Formiranje strateških programa sukladno dugoročnim ciljevima i strateškom planu razvoja javnog zdravstva

Definiranje projekata i dugoročnih aktivnosti u okviru programaRazvrstavanje

na OPEX i CAPEXPovezivanje na

izvore financiranja

Definiranje dugoročnih i srednjoročnih planovaDistribucija

troškova po dimenzijama:

• Programska• Ekonomska• Funkcijska• Izvori

financiranja

Unos jednogodišnjih potreba po mjestima troškaPlaniranje svih

troškova bez fiksiranog budžeta i izvora financiranjaPlaniranje za

predefinirane vrste troškova

Definicija strukture financijskog plana Dodjela

budžeta po pozicijama financijskog plana Dodjela

sredstava na pojedine organizacijske jedinice ili skupine org. jedinica

Usporedba plana potreba s financijskim planomProcesi

usuglašavanja plana potreba s financijskim planomAutomatsko

generiranje plana nabaveVerzioniranje

planova

Proces planiranja

Programi, projekti / aktivnosti

• Centralni registar programa:• Glavni programi • Programi (na razini dijelova organizacije)• Definiranje nositelja programa• Vezanje projekata / aktivnosti uz program

• Definiranje uloga org. jedinica za projekte / aktivnosti:• Upravljanje projektom• Provođenje postupka nabave (nadležna org. nabave)• Planiranje potreba (mjesta troška)• Nositelji planiranja

• Definiranje pozicija u projektima / aktivnostima:• Raspis projekata / aktivnosti po sastavnicama

• Dimenzije raspisa:• Izvori financiranja• Konta glavne knjige• WBS-ovima• Objektima• Raspoložive vrste troška

Višegodišnji planovi

• Definiranje dugoročnih i srednjoročnih planova

• Unos troškova projekata / aktivnosti:

• Po godinama trajanja projekata / aktivnosti

• Po izvorima financiranja

• Mogućnost unosa analitike po kontima GK

• Analiza troškova po svim dimenzijama

• Verzioniranje planova

• Kopiranje planskih dokumenata

Vrste troškova

Nabavni

Robe

Roba I

Roba II

Usluge

Usluga I

Usluga II

Radovi

Rad I

Rad II

Plaće i nadnice

Klas. radnih mjesta

Radno mjesto I

Režijski troškovi

Komunalni troškovi

...

Doprinosi i naknade

....

Ostali troškovi

Amortizacija ...

Kamate ....

Specijalna vozila

Rezervni dijelovi

Rezervni dijelovi 1

Rezervni dijelovi 2

Gume

Gume I

Gume II

Usluge održavanja

Usluge održavanja

I

Usluge održavanja

II

Katalog troškova

Planovi

potreba

- novi subjekt

- novi projekt

- novi konto

- nova pozicija

Nacrt zahtjeva za DP

Zahtjev za

državni

proračun +/- Δ

Razdjel

(okvir)

Plan nabave

Distribucija

(INVERZNI

proces)

Podplanovi

Subjekti nabave

Kolektiranje

IZVORI

FINANCIRANJA

N razina

podplanova

N razina

podplanova

Planiranje potreba• Namjensko planiranje svih

operativnih troškova

• Planiranje unutar cijele organizacije

• Automatska hijerarhijska konsolidacija podataka

• Planiranje svih troškova

• Planiranje po vremenskim shemama (projekcija cash-flow)

Dimenzije planiranja nabave

•Razrada po dinamci utroška

•Razrada po kontnoj shemi

•Razrada poorganizaciji (mjesta troška)

•Razrada po namjeni

Funkcijska klasifikacija

Lokacijska klasifikacija

Vremenska klasifikacija

Ekonomska klasifikacija

Objekti

(Assets)

Financijski i operativni plan

• Definiranje hijerarhijske strukture financijskog plana (klasifikacija za kontroling plana)

• Unos godišnjih troškova razdijeljenih po:

• Izvorima financiranja

• Ekonomskoj klasifikaciji

• Projektima /aktivnostima

• Organizacijskim jedinicama

• Usporedba financijskog plana s planom potreba

• Podržani procesi usklađivanja plana potreba s financijskim planom:

• Grupni rebalansi i prenamjene planova

• Verzioniranje

• Pregled razlike plana potreba i fin. plana

• Donošenje operativnog plana

• Vođenje statusa planskih dokumenata

• Automatsko generiranje plana nabave iz operativnog plana

Što nas razlikuje od konkurencije?

• Znanje javne nabave (5 certificiranih ovlaštenih predstavnika)

• Reference za implementacije projekata u velikim sustavima

• Reference za nacionalne portale javne nabave

• Podrška za nabavne procese koji nisu standardizirani Zakonom o javnoj nabavi

• Sustav za zaokružen nabavni proces

• Integracija s elektroničkim oglasnikom javne nabave

• Ugrađivanje specifičnosti korisnika u sustavu (tailor-made solution) – procesi, ovlasti, obrasci...

• Veliko iskustvo u integraciji s drugim sustavima (SAP, Oracle eBS, Konto, ...)

• Uključenost u EU normizacijska tijela (CEN radionice)

Motivacija i razlozi za uvođenje

Unaprijeđenje poslovanja

Značajno ubrzanje odvijanja poslovnih procesa Standardizacija i upravljanje procesima planiranja,

provođenja postupaka nabave te izvršenja ugovora Povećanje efikasnosti u odlučivanju (praćenje izvršenja

planova) Preglednost i kontrola izvršenja postupaka

Uštede Pravovremeno planiranje (smanjenje broja postupaka ili

samostalnih narudžbenica) Pravovremeno provođenje postupaka Smanjenje broja nepravilnosti, reklamacija i poništenih

nadmetanja Smanjenje administrativnih troškova Smanjenje mogućnosti „cjepanja” nabava

Veća sigurnost sustava

Upravljanje pravima Upravljanje nadležnostima u organizaciji Uklanjanje rizika gubitka dokumenata

Ostali InfoDom proizvodi i usluge

e-BAP upravljanje poslovnim sadržajem upravljanje poslovnim procesima upravljanje poslovnom dokumentacijom digitalna arhiva i DMS sustav poslovnih registara

SESS upravljanje strategijom tvrtke

ARIS modeliranje poslovnih procesa

Galileo, Magique, ACL

alati za internu reviziju i usklađenost evidencija i upravljanje rizicima automatska detekcija nepravilnosti

e-Kontrolor kontrola poslovnih procesa i aktivnosti baze znanja i mehanizmi check lista detektiranje neregularnosti, prijevara

Ostali InfoDom proizvodi i usluge

e-BAPupravljanje poslovnom dokumentacijom upravljanje poslovnim sadržajem upravljanje poslovnim procesima digitalna arhiva i DMS sustav poslovnih registara

SESS upravljanje strategijom tvrtke

ARIS modeliranje poslovnih procesa

Galileo, Magique, ACL alati za internu reviziju i usklađenost evidencija i upravljanje rizicima automatska detekcija nepravilnosti

e-Kontrolor kontrola poslovnih procesa i aktivnosti baze znanja i mehanizmi check lista detektiranje neregularnosti, prijevara

Hvala na pažnji.