Seminar četiri KomuniKacija & odnoSi i upravljanje

Seminar četiriKomuniKacija

& odnoSi i upravljanje

Standard 1: Rukovođenje i motivacija

Standard 3: Planiranje i upravljanje

Standard 4: Saradnja i interakcija

Standard 5: Zakonodavstvo i društvo

Komunikacija i saradnja– Pre-duslovi za dobru školu Upravljanje vre-

menom

Komunikacija i saradnja – Predus-lovi za dobru školu

Odlučivanje i rešavanje problema

Upravljanje spoljnim doku-mentima škole (strategija, zakoni, politike)

Odnosi

Vođenje sastanaka

Upravljanje doku-mentacijom

Upravljanje spoljnim doku-mentima škole (strategija, zakoni, politike)

Odlučivanje i rešavanje prob-lema

izrazi zahvalnoSti::

Projekat koji je finansirala EU IPA 2009 “Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola” (sproveden od strane konzorcijuma na čelu sa GIZ IS) izražava zahvalnost Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH zbog korišćenja njegovog Programa za obuku direktora škola (2012). Pored toga, projekat je zahvalan i autorima i saradnicima Programa za obuku direktora škola: Dr. Hermann Scheiring, Carmen Mattheis, Selim Mehmeti, Vesel Hoda i Sokol Elshani. U okviru ovog seminara, jedan deo sadržaja o komunikaciji preuzet je iz Modula 5 GIZ-ovog programa. Međutim, veći deo sadržaja razvili su stručnjaci GIZ IS projekta koji je finansirala EU „Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola“, dok su rešenje problema odlučivanja modifikovali stručnjaci GIZ IS uzevši kao polaznu tačku Program visokog liderstva KEDP-a 2004. Lekcija o upravljanju vremenom, upravljanju dokumentom i upravljanju sastancima preuzeta je prvenstveno iz Modula 5 GIZ-ovog programa (2012). Celokupan novi i ažurirani materijal izrađen je u cilju da se uzmu u obzir očekivanja koja proizilaze iz administrativnog uputstva Ministarstva obrazovanja, nauke i tehnologije (MONT) pod nazivom “Standardi za profesionalnu praksu direktora škola”. Ovaj seminar je deo revidiranog programa obuke za direktore škola. Ažurirani seminari tretiraće ove standarde kako u pogledu sadržaja, tako i u pogledu njihove primene u praksi.

Seminar je zasnovan na GIZ-ovom Programu za obuku direktora škola (akreditovan od strane MONT-a dana 10.02.2012. godine sa zvaničnim brojem 45/12 u protokolu za sertifikaciju Kancelarije za akreditaciju), a revidirali su ga Selim Mehmeti, Osman Buleshkaj i David Lynn u ime GIZ IS u okviru projekta koji je finansirala EU “Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta direktora škola”. Ovi stručnjaci su izabrali, integrisali, revidirali i uredili materijal za obuku za rukovođenje i upravljanje školom iz GIZ-a, MONT-a, Programa EU Međusektorski pristup obrazovanju (SWAp), USAID-ovog Programa za osnovno obrazovanje i Programa za razvoj nastavnika na Kosovu (KEDP) u cilju stvaranja sveobuhvatnog, revidiranog i unapređenog materijala.

napomena:

Ovaj priručnik je objavljen uz pomoć Evropske unije. Sadržaj ove publikacije je isključiva odgovornost Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH i ne može se smatrati da odražava stavove Evropske unije.

opiS projeKta:

“Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola” je projekat koji finansira EU kroz IPA 2009, a njime upravlja Kancelarija EU na Kosovu. U ime MONT-a, projekat sprovodi konzorcijum koji predvodi GIZ IS (uključujući i Swisscontact i IP-consult). Projekat se sastoji od pet komponenti: (I) stvaranje i sprovođenje efektivnog i održivog sistema obuke, kao i uspostavljanje programa obuke, (II) izgradnja kapaciteta javnih visokoškolskih ustanova u pružanju kvalitetnih programa osposobljavanja nastavnika, (III) izgradnja kapaciteta na opštinskom nivou i izgradnja kapaciteta opštinskih direktora za obrazovanje, (IV) izgradnja kapaciteta direktora škola i (V) informisanje, komunikacija i raspodela.

Razvoj ovog seminara i ažuriranje materijala za obuku ostvareni su kroz zajedničku inicijativu MONT-a i projekta “Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola na Kosovu” uz podršku EU i GIZ IS kao implementacionih partnera.

Sadržaj

1. uvod ........................................................................................................................................................................ 6

1.1. Svrha ..................................................................................................................................................................... 6

1.2. Očekivani učinak: ............................................................................................................................................. 6

2. Komunikacija – temelj odnosa i saradnje ............................................................................................. 8

2.1. Komunikacija ..................................................................................................................................................... 8

2.1.1. Lična komunikacija .............................................................................................................................. 9

2.1.2. Kakav oblik prima efektivna komunikacija? ..............................................................................10

2.2. Sistemi komunikacije ....................................................................................................................................11

3. odnosi ..................................................................................................................................................................12

4. odlučivanje i rešavanje problema ..........................................................................................................14

4.1. STUDIJA SLUČAJA: Odlučivanje/Rešavanja problema .....................................................................14

4.2. Informisanje velikih grupa ..........................................................................................................................15

4.3. Neki saveti za odlučivanje ...........................................................................................................................16

5. upravljanje vremenom ................................................................................................................................17

5.1. Upravljanje vremenom i rasporedom sastanaka ................................................................................17

5.2. Upravljanje vremenom ................................................................................................................................17

5.3. Rasporedi – ključ za organizaciju .............................................................................................................19

6. upravljanje dokumentacijom ...................................................................................................................21

6.1. Štampana dokumentacija ...........................................................................................................................21

6.2. Digitalna dokumenta ....................................................................................................................................22

6.3. Upravljanje spoljnom dokumentacijom ................................................................................................24

7. upravljanje sastancima ...............................................................................................................................24

7.1. Sastanci i njihovi uticaji ................................................................................................................................25

7.2. Prednosti i nedostaci održavanja sastanaka .........................................................................................25

7.3. Organizovanje sastanaka ............................................................................................................................26

’10 zakona’ sastanaka ......................................................................................................................................27

7.4. Predsedavanje sastancima ..........................................................................................................................29

7.4.1. Načini predsedavanja sastancima .................................................................................................31

7.5. Zaključak i ocena sastanka ..........................................................................................................................31

7.6. Zapisnik (protokol) i izveštavanje .............................................................................................................32

rečnik izraza ..........................................................................................................................................................34

Bibliografija ............................................................................................................................................................34

6

Seminar četiri: KomuniKacija & odnoSi i upravljanje

1. uvodDirektor škole ne postiže ništa sem preko drugih ljudi; ovo je suština rada u sferi upravljanja i rukovođenja. Direktor škole predvodi školu da postane najbolja što može:• korišćenjem efektivnih ličnih veština komunikacije;• postojanjem formalnog sistema komunikacije (ili strukture za komunikaciju) koja čini da

roditelji, zajednica i ostali budu informisani o značaju života u školi;• obezbeđivanjem da je škola dobrodošla i naklonjena i da zna kako da sasluša potrebe,

zabrinutosti i želje svojih aktera;• izgradnjom ličnih i institucionalnih odnosa u okviru škole i između škole, zajednice i drugih

aktera koji neguje saradnju koja podržava stvaranje školskog uspeha.• obezbeđivanjem da su komunikacija i odnosi podržani efektivnim upravljanjem vremenom,

dokumentima i sastancima.

Odnosi su od ključnog značaja za funkcionisanje škole. Komunikacija predstavlja sredstvo za izgradnju odnosa koji dovode do saradnje i podrške neophodne školama od strane njihovih aktera. Najbolji način iskorišćavanja vremena ljudi, uključujući i vreme direktora, vođenje odgovarajuće evidencije o komunikaciji, aktivnostima i odnosima i upravljanju sastancima predstavljaju značajnu osnovu za funkcionisanje škole. Ovaj seminar bavi se upravo ovim temama.

1.1. SvrhaRazlog za razmatranje komunikacije, odnosa i saradnje očigledan je iz gore navedenog teksta; Pogodnosti po školu. Leithwood i kolege uobličili su to na sledeći način:

U samom jezgru većine definicija rukovođenja nalaze se dve funkcije: “pružanje smernica” i “vršenje uticaja.1” Uticaj se postiže kroz komunikaciju. Smernice i rezultati predstavljaju proizvod odnosa, saradnje i efektivne komunikacije. Ljudi koji rade zajedno na efektivan način; fenomen koji se stvara od strane direktora škole.

1.2. Očekivani učinak: Očekivani rezultati ovog seminara u pogledu ‘znanja’ obuhvataju sledeće:

- da učesnici postanu svesni dinamičnih aspekata komunikacije i da postanu informisani o sredstvima struktura za formalnu komunikaciju koje će biti razvijene i korišćene u okviru škole.

- Shvatiti uticaj koji direktor i odnosi sa nastavnicima, učenicima, roditeljima i drugim akterima imaju na funkcionisanje škole.

- Shvatanje ključnih administrativnih “sredstava” koja pomažu u odgovarajućem upravljanju vremenom i dokumentima kao i u vođenju sastanaka

- Shvatanje svrhe i procesa efektivnih sastanaka

- Shvatanje značaja aktivnog učešća nastavnika i drugih školskih aktera na sastancima

1 Kenneth Leithwood, Karen Seashore Louis, Stephen Anderson and Kyla Wahlstrom (2004) review of research: how leader-ship influences student learning Wallace Foundation P. 20

7


Očekivani rezultati ovog seminara u pogledu razvoja veština obuhvataju sledeće:

- unaprediti nivo veština (sposobnosti) učenika kada govorimo o ličnoj komunikaciji

- učenje o stvaranju školskog biltena od strane učesnika.

- učesnici uče kako da organizuju sastanke, konferencije, okrugle stolove i različite aktivnosti u svrhu uspostavljanja komunikacije i saradnje sa ključnim školskim akterima;

- priprema sastanaka – planiranje i organizovanje sastanaka

- predsedavanje sastancima i znanje o tome kako uključiti učesnike i voditi diskusije

- primeniti administrativna “sredstva” u praksi, koja obezbeđuju odgovarajuće upravljanje vremenom i dokumentacijom, kao i predsedavanje sastancima

- naučiti kako sprovesti analizu efektivnosti sastanaka – oceniti konačne rezultate sastanka

aktivnost jedan:Pročitajte sledeći ‘Uvod u komunikaciju.’ Pribeležite vaše odgovore na pet pitanja. Na kraju seminara, od vas će biti zatraženo da razmotrite odgovore imajući u vidu ono što ste naučili.

uvod u komunikacijuKomunikacija funkcioniše na nekoliko nivoa u školi. Ona funkcioniše na:• individualnom nivou, • grupnom nivou između direktora i nastavnika, direktora i učenika, direktora i roditelja • nivou škole• nivou škola - ODO• nivou zajednice.

Kako formalna tako i neformalna komunikacija funkcionišu na ovih pet nivoa. Kada govorimo o formalnoj komunikaciji, direktor škole bi trebalo da ima plan formalne komunikacije sa roditeljima, zajednicom i ODO-ima u pogledu značajnih događanja u školi. Plan komunikacije trebalo bi da obuhvati odredbe o doprinosu aktera u širokim pitanjima. Plan bi trebalo da identifikuje koji oblik komunikacije je neophodan za dati vid informacija.

Ključna pitanja u vezi sa komunikacijom obuhvataju sledeće:1. Koja su najefektivnija sredstva za formalnu komunikaciju sa svakim auditorijumom: učenici, roditelji, zajednica, ODO?2. Koje informacije bi mesečni bilten škole trebalo da sadrži; ko bi trebalo da ga dobije? Zašto?3. Pod kojim okolnostima škola koristi medije?4. Kakvi vidovi razmene informacija zahtevaju sastanke?5. Kako se IKT može koristiti za formalni plan komunikacije škole?

Ovo su pitanja kojima direktori škola treba da se pozabave, pošto komunikacija predstavlja glavno sredstvo uspostavljanja poverenja između aktera u školi.

8


2. Komunikacija – temelj odnosa i saradnje2

U obrazovnom kontekstu, komunikacija i saradnja služe tri glavna cilja:1. Demokratizacija škole i društva u celini – škola kao nastavna oblast2. Poboljšavanje kvaliteta obrazovanja – široka posvećenost je plodonosna 3. Upravljanje javnim finansijama – transparentnost neguje poverenje i efikasnost

aktivnost dva:

1. Molimo vas identifikujte institucije i društvene grupe sa kojima vaša škola već sarađuje.

2. Molimo vas identifikujte koja od ovih grupa/agencija za saradnju se odnosi na oblasti školskog kvaliteta prikazane u dijagramu koji sledi u nastavku. Grupa ili agencija može ostvariti uticaj na više od jedne oblasti kvaliteta.

3. Po vašem mišljenju, koje oblasti kvaliteta mogu u velikoj meri iskoristiti pogodnosti dobro organizovane strukture komunikacije? Koje bi bile pogodnosti po školu?

2.1. KomunikacijaU ljudskom ponašanju, često ostvarujemo komunikaciju kao da ona predstavlja jedini način koji se ostvaruje samo jednim sredstvom: “Ja kažem tebi.” Komunikacija je višestrana. Ista je od presudnog značaja za blagostanje škole i koristi se od strane svih aktera u školi. Direktor škole postavlja primer efektivne komunikacije.

2 Seminar 5 bavi se saradnjom i razvojem škole.

Škola i rezul-tati učenika

- uspeh

Kvalitetna obuka

Školska kultura

Uključivostoblasti kvaliteta

škole

Objekti

Profesion-alizam

nastavnika

Planiranje i poboljšavanje

strategija

Rukovođenje i upravljanje

9


2.1.1. lična komunikacija

aktivnost tri – diskusija u grupi

1. Osmislite definiciju komunikacije

2. Koja su sredstva kojima direktori komuniciraju?

3. Koji su uzroci loše komunikacije:• sa osobljem?• sa učenicima?• sa roditeljima?

Rezultat efektivne komunikacije jeste da se proces završava zajedničkim, jasnim shvatanjem među učesnicima o onome što je saopšteno i što se misli. Ovo dovodi do ‘zajedničkog značenja;’ drugim rečima ono što ste mislili kao govornik ili slušalac predstavlja isto ono što je mislila i druga strana u komunikaciji. Na opštem nivou, postoje prepreke za efektivnu ličnu komunikaciju. One obuhvataju:• korišćenje semantike• ličnu udaljenost• oprečne namere• poklanjanje pažnje bez razmišljanja• korišćenje podrazumevanog značenja

lična, profesionalna komunikacijaPričanje i razgovor predstavljaju samo mali deo komunikacije.

Ono što je važnije za jednog lidera jeste slušanje, gledanje, tumačenje i in-terakcija. Komunikacija predstavlja osnovu za odnose a odnosi predstavljaju temelj poverenja. Direktori škola ‘komuniciraju’ konstantno; od presudnog je značaja da poruka koja se prima bude jasna i da bude izneta od strane direktora škole onako kako je namenjena i sagledana. Nešto malo koliko ‘ton glasa,’ mogu iskriviti poruku i uticati da njene namere i značenje budu pogrešno shvaćeni. Mnogi od problema sa kojima se suočavaju direktori škola jesu problemi u komunikaciji– nesporazumi izazvani lošom komuni-kacijom.

Kad se stvari zbrkaju! Steven r. covey

U korenu većine problema komunikacije jesu problemi sa percepcijama ili kredibilitetom. Niko od nas ne vidi svet onakav kakav je već onako kako smo mi. Pošto naši okviri upućivanja ili “mape” definišu teritoriju. A percepcije podstaknute našim iskustvom utiču u velikoj meri na naša osećanja, verovanja i ponašanje.Steven R. Covey (1990). Principle Centered Leadership

10


• Pogledajte sledeću tabelu, koje od uzroka efektivne i neefektivne komunikacije ste doživeli? Koji od njih ste zapravo ostvarivali? Da li postoje bilo koji koje treba da naučite da koristite?

2.1.2. Kakav oblik prima efektivna komunikacija?3

Sposobnost izražavanja stava, mišljenja, pružanje ili dobijanje poruke, sve su ovo dostignuća komunikacije.

Efektivna komunikacija u školi predstavlja značajan elemenat kulture komunikacije između nastavnika i učenika; ona obuhvata tri glavna elementa:

1. Efektivni kanali, sredstva, metode i stilovi;

2. Voljnost da se sasluša, postavi pitanje, pokuša i dođe do razumevanja jedne situacije;

3. Aktivno slušanje komunikatora, u ovom slučaju aktivno slušanje učenika od strane nastavnika, kao i aktivno slušanje od strane direktora i drugog školskog osoblja, jedni drugih.

Efektivna komunikacija poboljšava i unapređuje celokupno nastavno okruženje za učenike i unapređuje nastavni potencijal koji poseduje svaki učenik. Značajna sposobnost koju nastavnici mogu da steknu u komunikaciji jeste “aktivno slušanje”. Kada nastavnici slušaju aktivno, učenici smatraju da su dovoljno važni da poklone pažnju na nastavni proces. Mnogi problemi rešavaju se i sprečavaju kada nastavnici izdvoje vreme da aktivno slušaju. Kada je nastavnik aktivni slušalac, on/ona je spreman da predvodi učenike kroz rešavanje problema usredsređeno na same učenike. Isto važi i za druge školske odnose. Četiri koraka neophodna su da se stekne ova sposobnost: stani, pogledaj, saslušaj i odgovori.

Stani Kada vam neko priđe nečim, stanite i poklonite pažnju. Poklanjanjem pažnje čak i na kratko, učesnici shvataju da ih slušate i da su veoma značajni.

pogledaj Obezbedite očni kontakt sa onima sa kojima komunicirate. Ovo može zahtevati da se spustite na njihovu visinu i da ih direktno suočite. Izraz zainteresovanosti na licu može podstaći učenike da podele svoja osećanja i zabrinutosti.

Saslušaj Usredsredite svoju pažnju na ono što ljudi sa kojima komunicirate govore slušanjem njihovih reči i tona. Saslušajte pažljivo šta govore deca kao i ono što pokušavaju da kažu. Izrazi lica i govor tela pružaju dovoljne dodatne informacije iza reči koje čujete.

3 Ovaj odeljak uzet je iz publikacije GIZ-a (2012) Program obuke za direktore škola

Pogrešna komunikacija nasuprot efektivne komunikacije

Šta kvari komunikaciju• Zauzimanje stava– “Ja znam!”

• Ne slušanje

• Osuđivački stav

• Usredsređivanje na ‘koga’ umesto na ‘šta’

• Svaljivanje krivice

• Zastupanje individualnog programa

• Iskrivljavanje ili zadržavanje informacija

• Biti argumentativan

• Odbrambenost

Šta omogućava komunikaciju

• Pitajte umesto da ispričate

• Slušajte aktivno

• Odložite osudu

• Usredsređenost na ‘šta;’ držite se pitanja!

• Rešavanje problema – dodeljivanje odgovorajućih odgovornosti za delovanje

• Shvatanje interesa sebe i ostalih i potraga za zajedničkom osnovom

• Razmena informacija

11


odgovori Nakon što ste stali, pogledali i saslušali, vreme je da odgovorite, u zavisnosti od toga šta je rekao učenik. Aktivan odgovor obuhvatao bi korake predviđene u delu koji sledi:

zatim nastavite sa drugim koracima komunikacije.pripremna faza

pozovite se na ono što ste čuli (ovo može obuhvatati pružanje pomoći učenicima da imenuju svoja osećanja ili da opišu svoju situaciju). Ovo čini da govornik smatra da je on/ona jasno saslušan i da osećanja koja je on/ona izrazio jesu prihvatljiva.

pružite primere

u slučajevima u kojima je odgovarajuće, formulišite pitanje kako bi učenik razmislio o rešenju ili o budućem koraku koji će on/ona preduzeti.“Kako možete osigurati da nećete ponovo zaboraviti svoj domaći zadatak?” “Šta ste naučili iz ovog iskustva? “Kako biste ovo promenili ukoliko biste to opet učinili?” “Šta vam se najviše dopada u vašem pisanju? Pokažite nam zašto.”

aktivnost četiri:

Molimo vas učinite sledeće:

1. Pronađite osobu sa kojom razgovarate

2. Ispričajte osobi priču o prijatnoj stvari koja vam se desila nedavno

3. Zatražite od pojedinca da napravi kratak rezime onoga što se čulo do vas i to ponovite.

4. Preokrenite uloge i primenite korake 1 – 3.

5. Šta ste primetili o tonu i načinu razgovora?

6. Da li je vaša komunikacija sa vašim partnerom bila efektivna? Da li ste dobili vaše uzajamne poruke? Šta ih je učinilo efektivnim?

2.2. Sistemi komunikacije‘Sistem’ predstavlja formalno sredstvo komunikacije koje se koristi za prenos informacija, često u pismenoj formi. Sredstva formalne komunikacije variraju. Ona obuhvataju biltene, izveštaje, javne medije, internet, sastanke, konferencije učenika-nastavnika itd.

aktivnost pet:

Identifikujte formalna i neformalna sredstva komunikacije koja bi direktor škole trebalo da primeni na redovnoj osnovi sa svakim od aktera navedenim u dve tabele (koje slede u nastavku). Kakva formalna sredstva bi direktor mogao da upotrebi kako bi primio informacije od ovih aktera? Popunite dve tabele na sledećoj strani.

12


Efektivni sistemi komunikacije stvaraju sledeće koristi:

Efektivna komunikacija od imperativnog je značaja za proces obrazovanja, za svakodnevne aktivnosti, za rešavanje sporova, sukoba i za promenu ponašanja u školi.

Modernizacija metoda komunikacije kako bi se stvorile pogodnosti i efikasnost u okviru škole i između škole i njenih aktera je značajna.

3. odnosi ‘Oxford On-line rečnici’ definišu odnos kao “način na koje dvoje ili više ljudi ili stvari je međusobno povezano ili u stanju povezanosti.” Odnosi direktora škole od presudnog su značaja za razvoj dobre škole. Odnosi su propisani različitim zakonima o obrazovanju. Od direktora se očekuje da ostvare direktan odnos sa nastavnicima, osobljem škole, učenicima i roditeljima, Upravnim odborom škole, Većem roditelja i učenika.4

4 Neki od ovih odnosa dele se sa drugim osobljem u okviru škole; neka su dodeljena. Bez obzira na isto, percepcija direktora škola od strane drugih aktera direktno utiče na sposobnost škole da ispuni svoj mandat.

dobra komunikacija:

- stvara pouzdanu moć i ovlašćenja zajedničkim radom;

- stvara osnovu za prihvatanje i shvatanje zajedničkih ciljeva škole

- štedi vreme pošto akteri shvataju šta se dešava i zašto;

- smanjuje greške pošto se informacije prenose grupi na rutinskoj osnovi;

- smanjuje greške komunikacije, smanjuje tendenciju da budu defanzivni oko ovih grešaka.

- informiše ostale o deljenju radnog opterećenja

- neguje vlasništvo među svim stranama i shodno tome podstiče spremnost za preuzimanje odgovornosti;

- pomaže u potpomaganju učenika (više oči primećuje više)

- stvara partnerstvo između roditelja i škole (i ostalih) – škola više nije misteriozna “crna kutija”

- pomaže da se podele i shvate različita gledišta i mišljenja

13


Kako bi direktor imao efektivan odnos, on ili ona moraju biti sagledani kredibilnim. Kredibilitet se zasniva na osnovi poštovanja. Kako se kredibilitet zaslužuje?

A kredibilitet se ne može zaslužiti na osnovu toga što radi direktor, već i iz načina na koji on/ona radi isto i na osnovu kvaliteta komunikacije u celom procesu. Svaki od nas osuđuje se na osnovu naših radnji:

pitanja za razmišljanje i radnje:

Koliko ste verodostojni i kredibilni? Kako mislite da vas vide drugi ljudi? Pitajte prijatelja ili kolegu čija mišljenja cenite da li veruju da ste sagledani kao kredibilni i verodostojni ili ne. Ukoliko povratne informacije sugerišu da nivo poštovanja nije na nivou na kome bi trebalo da bude, koje korake ćete preduzeti da promenite ovu percepciju duž vremena?

14


4. odlučivanje i rešavanje problema.U nastavku sledi studija slučaja. Pročitajte pažljivo, odgovorite na pitanja lično i nakon toga pokušajte da postignete konsenzus sa vašom grupom kao najbolje rešenje za istaknut problem.

4.1. STUDIJA SLUČAJA: Odlučivanje/Rešavanja problemamolimo vas ne zaboravite: Ovo je imaginaran slučaj, na imaginarnom mestu. Isti nema nika-kav direktan odnos sa Kosovom ili regionom, već služi prosto kao proces u odlučivanju. Molimo vas pročitajte sledeći slučaj i odgovorite na pitanja, pojedinačno i u pismenoj formi, pre sutra ujutru.

27. januar 2013: Ministarstvo za obrazovanje u Lafiji angažovano je na većem programu obrazovnih reformi.

Ahmed, šef Odeljenja za izradu kurikuluma ponosan je na novi kurikulum za peti razred koji su pripremili on i njegov tim i koji je sada pred ministrom na odobrenju. Ovo je bio darovit timski proces i posebno Aferdita, njegova zamenica, zaslužuje veliku zaslugu. Treba da bude primenjen do septembra, ali ovo nije njegov problem. Odeljenje za usavršavanje nastavnika sada će preuzeti odgovornost za njegovu primenu, dok će Ahmed i njegov tim početi da rade na kurikulumu za šesti razred, koji treba da bude podnet do 15. aprila kako bi bio primenjen januara 2014.

Ahmed otkriva da nije odgovoran za primenu, pošto zahteva direktno sučeljavanje sa nastavnicima, trenerima, direktorima škola i više. Zasigurno će postojati ustručavanje da se usvoji novi kurikulum, uvek postoji odupiranje promenama i Ahmedu se ne dopada konflikt. Zapravo, pokušaj rada sa Musom, šefom većeg Odeljenja za usavršavanje nastavnika bio je dovoljno težak. Ahmed ne razmišlja puno o odeljenju, iako je zamenica šefa istog, Miriam, prilično dobra osoba. Ova grupa uvek razgovara o demokratiji i uključivosti, ali ne radi se puno toga.

28. januar 2013. Ahmed se poziva u Kancelariju ministra na poverljiv sastanak. Ministar hvali Ahmeda o kvalitetu kurikuluma za peti razred i Ahmedovoj sposobnosti da podnese isti 2 nedelje pre roka. Poverljivo, ministar deli sa Ahmedom informacije da postoji veliki pritisak da se primeni novi kurikulum za peti i šesti razred istovremeno, u septembru.

Kako bi bili u mogućnosti da to i učine, ministar predlaže da se dva odeljenja integrišu u jedno: Odeljenje za kurikulum i nastavnu podršku (DCTS). On predlaže da bi Ahmed mogao da bude u mogućnosti da predvodi ovo odeljenje, ali bi prvo voleo da čuje Ahmedove ideje za integraciju i za planiranje ispunjavanja septembarskih rokova. Ahmed je presretan kada govorimo o izgledima za dobijanje unapređenja i obećanja da predlog bude spreman za 48 sati.

aktivnost šest – zadatak:

Molimo vas odgovorite na sledeća pitanja:

U pripremi predloga, koje ključne odluke Ahmed treba da donese? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

15


__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sa kojim problemima se Ahmed suočava, ukoliko prihvati da rukovodi DCTS-om?_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Koga bi Ahmed trebalo da konsultuje pri pripremi predloga i zašto?_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.2. Informisanje velikih grupaKako je grupa došla do odluke?

Da li su odnosi moći uticali na ovaj proces? (Npr. ko govori prvo, najmanje, zašto?)

Koliko neslaganje postoji? Kolika kreativnost?

PowerPoint prezentacija o odlučivanju i rešavanju problema priložena je u Aneksu 1.

aktivnost sedam:

Na osnovu PowerPoint pregleda sastojaka za rešavanje problema-odlučivanje, svaka grupa ima zadatak da odgovori na jedno od sledećih pitanja u vezi sa studijom slučajeva. (Ovo su vežbe za rešavanje problema same po sebi!):

a) Da li znate bilo kakve dodatne podatke u studiji slučaja koje bi potpomogle proces odlučivanja?

16


b) Kakav (vid) osobe sa specijalizovanim znanjem vam je možda pružio informacije za vašu odluku?

c) Kako podstičete različita gledišta; kako se ne slažete pri odlučivanju ili sastancima za rešavanje problema?

d) Šta bi bio dobar razlog za stvaranje Scenarija ‘B?’ Da li ga možete stvoriti?

e) Kome bi ova odluka trebalo da bude saopštena? Zašto? Kako? Da li možete stvoriti pismeno saopštenje koje će povećati podršku za istu?

f ) Da li se može izraditi strategija da se podstakne poverenje i prijem kritičkih saveta od onih koji su odgovorni ovom licu?

izveštavanje grupePodelite odgovore grupe po gore navedenim pitanjima.

4.3. Neki saveti za odlučivanje1. Nemojte donositi odluke koje vi ne bi trebalo da donosite.2. Razmotrite da li odluke koje treba da se donesu treba da budu donete samo od strane direktora, na osnovu konsultacija, sa grupom kolega ili aktera ili će biti dodeljene drugima. Ovo je prva odluka. 3. Prilikom donošenja odluke prosto birate iz svojih alternativa. Ne pravite izbor između dobrog i lošeg.4. Izbegavajte brzoplete odluke. Pređite brzo na one koje se mogu preobraziti i sporo na one koje se ne mogu preobraziti.5. Sprovedite vaše odlučivanje na papiru. Vodite beleške i radite na vidljivosti svojih ideja kako biste razmotrili sve relevantne informacije pri donošenju ove odluke.6. Pobrinite se da birate na osnovu onoga što je ispravno, a ne ko je u pravu.7. Zabeležite pozitivne i negativne strane konkretne radnje. Ista pojašnjava vaš način razmišljanja i sačinjava bolju odluku.8. Razmotrite one koji su pogođeni vašom odlukom. Kad god je izvodljivo, uključite ih kako bi se povećala njihova posvećenost.9. Prepoznajte da ne možete sa 100% izvesnošću znati da je vaša odluka ispravna zato što radnje za njenu primenu treba da se sprovedu u budućnosti. Stoga donesite je i nemojte brinuti o tome.10. Kako bi bio efektivan, upravnik mora imati luksuz prava da bude u krivu.11. Verujte sebi pri donošenju odluke i nakon toga budite u stanju da se na odgovarajući način pozabavite posledicama.12. Nemojte traćiti vreme donoseći odluke koje ne moraju da budu donete.13. Nakon što je doneta odluka, nemojte gledati unazad. Budite svesni kako utiče na vas i usred-sredite se na vaš naredni korak. Nikada nemojte žaliti zbog odluke. Ona je bila prava stvar koja je trebalo da se uradi u datom trenutku. Sada se usredsredite na ono što je ispravno u ovom trenutku.14. Razmišljajte kreativno o alternativnim rešenjima sa vašim osobljem ili ostalima i dođite do svežih ideja i posvećenosti.15. Prekinite predugo razmišljanje o vašoj odluci. Donesite je i primenite.16. Nakon što ste doneli odluku i počeli ono što radite, ostavite pitanja «šta ako» po strani i ura-dite sve to sa posvećenošću.

Na osnovu onoga što znate, kako će se vaše prakse odlučivanja promeniti?

17


5. upravljanje vremenom5.1. Upravljanje vremenom i rasporedom sastanaka

“Vreme i novac predstavljaju najznačajnije stvari u životu. Međutim, novac se uvek može zaraditi, dok vreme ne može”

Organizovanje načina iskorišćavanja vremena predstavlja osnovnu veštinu za svakog čelnika škole. Ovaj deo seminara bavi se sa tri značajna aspekta koji pomažu da se upravlja vremenom u vezi sa radom, porodicom i prijateljima. Učenje da se bolje upravlja vremenom znači pozna-vanje šta podrazumeva efektivno upravljanje vremenom, kako zakazati aktivnosti (sastanci, kancelarijski rad, itd.) i uravnotežavanje upotrebe vremena kako bi se ispunile lične i profesion-alne obaveze. Porodica i prijatelji su važni. Uravnotežen život stvara ravnotežu za rukovođenjem na radnom mestu.

5.2. Upravljanje vremenomNa početku svakog procesa upravljanja vremenom, neophodno je da se razmisli o individual-nom korišćenju vremena kako bi se pronašlo gde je neko uspešan i efektivan i gde osoba može poboljšati svoje lične veštine upravljanja vremenom. Sledeći zadaci pomoćiće vam da saznate, kakva je vaša aktuelna situacija u pogledu upravljanja vremenom, gde su elementi koji “ubijaju vreme” i kako možete poboljšati vašu situaciju.

Molimo vas diskutujte o vašim ličnim praksama upravljanja vremenom sa članovima vaše grupe. Koje su glavne karakteristike i razlike u pogledu načina na koji učesnici seminara o up-ravljanju školom planiraju vreme?

aktivnost devet:

Molimo vas izradite plan prikazan u nastavku za vaš svakodnevni rad, u kome dokumentujete sve aktivnosti u okviru vremena koje vam je neophodno. Ovaj plan vam pokazuje kakve vrste aktivnosti ste obavili tokom dana i u kom vremenskom okviru i kada. Iako nijedan radni dan nije isti kao i ostali pomaže vam da razmislite o načinu upravljanja vremenom kako biste saznali “ubice vremena” koji bi trebalo da budu smanjeni ili eliminisani kako bi se na najbolji način iskoristio nepovratni resurs vreme.

Navedite sve što ste radili juče u sledećoj tabeli. Identifikujte vreme koje vam je bilo neophodno i emotivan odgovor koji ste pružili u svakom trenutku.

Na parčetu papira, napravite tabelu kao ova u nastavku. Podelite dan na delove od po 15 minu-ta od 08:00 do 16:00 časova i u 30 minutne delove od 16:00 do 22:00.

aktivnost osam: Koliko vremena posvećujete na planiranje vašeg vremena na poslu i van posla?

razmislite pojedinačno, u pogledu vremena koje izdvajate za:1. planiranje vašeg vremena na poslu 2. upravljanje rasporedom aktivnosti/sastanaka 3. ispunjavanje porodičnih, ličnih, socijalnih, obrazovnih i profesionalnih obaveza.

18


Datum dnevne dokumentacije:Vreme Opis vaše aktivnosti Minuti Štiklirajte vaše emocije6:00 – 7:00 … 60 J J J L7:00 – 7:15 ……

Označite ove aktivnosti različitim bojama u vašoj dokumentaciji:• Koje su bile efektivne a koje uspešne po vašem mišljenju? • Koje su bile važne, ali za koje je bilo potrebno suviše puno vremena?• Koje su bile neplanirane, izlišne i samo su ubijale vaše vreme?• Koje su bile emotivno nezadovoljavajuće za vas?

Zadaci su često podeljeni u kategorije A-, B-, C- i D. ‘Zadaci kategorije A-’ važni su i hitni; oni bi trebalo da zauzimaju najmanje 20% vašeg vremena, vašeg dnevnog vremena rada za zadatke kategorije A-.

Dwight D. Eisenhower stvorio je grafikon koji je i dalje veoma koristan za lidere u utvrđivanju prioriteta:

aktivnost deset:

Molimo vas proverite vaše zadatke predviđene uobičajenim radnim danom (zadatak pre) i vidite koji zadaci su:• zadaci kategorije B- (važni, ali zapravo nisu hitni)? => isplanirajte ih i datirajte ih u vašem

dnevniku; oni su važni za vaš uspeh• zadaci kategorije C- (hitni, ali nisu stvarno značajni)? => dodelite ih ili smanjite; oni zahtevaju

suviše puno vremena, ali vam ne pomažu da budete uspešni • zadaci kategorije A- (hitni i značajni) => uradite ih sada sami; oni su vaši centralni zadaci• zadaci kategorije D – (nisu važni i traće vaše vreme)• Svaki drugi zadatak možete da izbrišete ili bacite

Važn

o

hitni5 10 15 20 25

zadaci kategorije B(strategije, dugoročni zadaci)

planiranje, utvrđivanje datuma

zadaci kategorije a(centralni zadaci, problemi, konflikti)

uradite odmah (sami)

zadaci kategorije dkorpa za otpatke

zadaci kategorije c(gubljenje vremena)

dodeljivanje ili smanjivanje

19


5.3. Rasporedi – ključ za organizacijuSvako treba ‘Dnevnik.’ Na raspolaganju se nalazi puno komercijalnih proizvoda. Dobri vam pružaju kalendar i pregled dana u kome možete da isplanirate/organizujete vaše aktivnosti za dati dan. Neki ljudi vode evidenciju ne samo o onome što planiraju da urade, njihovim obavezama; oni takođe vode evidenciju onoga što su zapravo uradili. Dobar dnevnik takođe sadrži stranice na kojima možete zabeležiti buduće zadatke koji treba da budu ispunjeni. Dakle papirni dnevnik predstavlja jedno sredstvo. Drugi koriste digitalne kalendare i rasporede kao one koji su dostupni u programu Microsoft Outlook. Ovo je podjednako dragoceno sredstvo da budete lično organizovani. Koja god sredstva da koristite, najznačajnije je da ih koristite. Način na koji se koriste predložen je u nastavku sa nekim idejama o najefektivnijim načinima korišćenja rasporeda:

1. Proverite vaš rokovnik za planiranje/raspored da vidite obaveze, sastanke (uključujući vreme za putovanja): vaše obaveze prema drugima

2. Utvrdite raspored za vaše potrebe, redovne aktivnosti, pauze za kafu, ručak, aktivnosti stručnog usavršavanja: vaše obaveze prema sebi

3. Isplanirajte vreme za rad na konkretnim projektima, konkretnim dosijeima (sa liste projekata i aktivnosti): vaše obaveze da se unapredi organizacija

4. Odlučite o obliku komunikacije i izdvojite/isplanirajte vreme (telefonski pozivi, interni i spoljni, pismena komunikacija, kontinuitet dodeljenih zadataka, ocene): vaše obaveze prema vašim kolegama

Upravljanje vremenom podrazumeva upravljanje zadacima. Koliko dugo vam treba da završite zadatak ili projekat i kada se može isplanirati vreme za obavljanje posla koji je neophodan? I, gde je mesto ovim zadacima u smislu prioriteta? U nastavku sledi jedan od predloga za upravljanje vašim vremenom kako bi se ostvario uspeh u nastavljanju mnogih projekata i aktivnosti u vašoj školi.

Br. zadaci kojima se upravlja Savet

1 Vodite listu projekata i aktivnosti koje “treba da budu urađene”

Pripremite konkretne liste za posebne projekte/aktivnosti i zabeležite njihove vlasnike. Predvidite vreme neophodno da se završi projekat (početne i krajnje datume)

2 Podelite velike projekte na nekoliko važnih perioda

Identifikujte faze projekta i periode izveštavanja

3 Odlučite šta se može dodeliti (i kako)

Kao direktor škole, ne morate da posvećujete vreme za sve zadatke u okviru projekta već morate da potrošite određeno vreme na nadgledanje ljudi kojima su zadaci dodeljeni.

4 Utvrdite prioritete na listi (hitno, važno, podeljeni rokovi)

Uvek je važno da se projekti podele po prioritetima. Sav rad ne mora da se obavlja istovremeno.

5 Zabeležite isto u vaš kalendar (raspored)/ planer, utvrdite vreme.

Ovi rokovi i projekti/aktivnosti moraju uvek biti zabeleženi u vaš raspored. Nemojte zaboraviti da zabeležite vlasnika projekta. Savetuje se da se sačuva štampana i digitalna evidencija.

20


6

Ograničite prekide u vašem radu u vašoj kancelariji, kad god je moguće, posebno kada radite na značajnim projektima razvoja vaše škole

Vrata vaše kancelarije nisu uvek otvorena. Imate vremena za sve ali takođe svako mora da ima vremena za vas.

Upravljanje vremenom deo je samo-upravljanja. Mi nismo samo ljudi koji rade. Mi smo ljudska bića sa različitim potrebama i željama. Ukoliko nismo u skladu sa našim različitim potrebama i odgovornostima, možemo da počnemo da se osećamo negativno i da prolazimo kroz depresiju ili osećaj potpune iscrpljenosti. Stoga je potrebno da proverimo s vremena na vreme da li smo i dalje u ravnoteži. Sledeći model5 pokušava da prikaže četiri oblasti potreba:

Ponekada jedna oblast želja i potreba veća je od druge. Ovo je normalno, ali ne bi trebalo da bude “normalno zauvek”. Upravljanje školom u velikoj meri zavisi od vremena, posebno ukoliko posao treba dobro da se obavi. Međutim, kako biste odigrali ulogu na ‘najbolji način,’ važno je da stvorite životnu ravnotežu kako biste mogli da unesete energiju i perspektivu u vaš rad. Ukoliko ste neprekidno preumorni ili je vaš život sve vreme van ravnoteže, možda nećete biti efikasni na nivou koji odgovara vašim sposobnostima. Dnevni planovi, nedeljni planovi, projektni planovi itd. pokušavaju da nam pomognu da budemo u ravnoteži i da i dalje imamo vremena za privatne živote.

Postoje tri značajna izazova upravljanja vremena za direktore škola. Istraživanje je pokazalo da je direktor škole ometen u proseku 75 puta tokom radnog dana (izazov 1) tako da dobijanje širokog vremena za rad na projektima (izazov broj dva) tokom časova predstavlja pravi izazov. Na kraju krajeva, nije završeno sve na listi zadataka koje treba ‘uraditi tog dana (izazov 3). Šta uraditi? Završite sve što treba da bude urađeno pre 08:00 časova narednog jutra. Uzmite preostale stvari i stavite ih na vašu listu stvari koje treba ‘uraditi’ narednog radnog dana. Ostanite u školi nakon

5 Peseschkian, Nossrat: Wenn du willst, was du noch nie gehabt hast, dann tu, was du noch nie getan hast. Herder, Freiburg im Breisgau, 2002.

21


što ode osoblje; tada je obično tiho. Napustite školu čistom svešću znajući da ste u potpunosti spremni za naredni dan. Potrošite vreme sa porodicom i prijateljima i obezbedite ravnotežu u vašem životu.

Veoma je važno da na kraju svakog dana, napravimo opšti dnevni rezime, prikazan u nastavku:

6. upravljanje dokumentacijomŠkolska dokumentacija predstavlja ključni izvor informacija, planiranja, koordinacije i uspešnog sprovođenja upravljačkih i rukovodećih dužnosti u školi. Blagovremena i odgovarajuća obrada školske dokumentacije omogućava da se:• proprati obavljanje konkretnih radnih aktivnosti u školi,• uporede informacije iz konkretnog vremenskog perioda,• sakupe i sistematizuju pozitivna iskustva,• dokumentuju predlozi, zahtevi i ocene tokom komunikacije sa akterima sa kojima se

ostvaruje saradnja u školi,• izrade i preduzmu odgovarajuće i blagovremene mere da se zabeleže bilo kakvi nedostaci

tokom rada u školi,• vode najznačajnije informacije sa terena o pogledu kvaliteta škole.

Upravljanje dokumentacijom često zahteva puno vremena i ne može se sprovesti od strane jednog lica. Potrebno je mnogo manje vremena ukoliko uspostavite štampane i digitalne sis-teme za arhiviranje ‘lake za upotrebu’. Shodno tome, neophodno je da se razmisli o kadrovskoj podršci: pri osmišljavanju sistema treba da razmotrite ko treba da koristi delove sistema i za šta. Treba da razmotrite kojim dosijeima mogu imati pristup svi, kojim dosijeima mogu imati pristup imenovani članovi škole i koji dosijei su poverljivi. Na primer, kadrovski dosijei obično su pover-ljivi i istima mogu imati pristup direktor, zamenik direktora i nastavnik ili drugi zaposleni o kome se vodi dosije. Takođe je neophodno da se razmisli o tome koliko detaljan mora biti svaki doku-menat. Možda ne mora u detalje da se opisuje svaka aktivnost.

Ono što sledi jesu predlozi za upravljanje dokumentacijom.

6.1. Štampana dokumentacijaPostoje dve vrste štampane dokumentacije:

a) interna – administrativna i pedagoška dokumentacija, koja sama po sebi obuhvata sva dokumenta pripremljena od strane škole i koja je deo njihovog rada, i

b) spoljna– administrativna i pedagoška dokumentacija, koja obuhvata svu službenu dokumentaciju institucija koje upravljaju procesom rada škole.

1. think, reflect on and update your planner/schedule with new information2. mark achievements/delete completed work3. add new activities to your “to do” list4. review activities for tomorrow (prepare files/documentations, make changes)5. Finish work on your e-mails.6. See the time you have put aside for your family7. do not forget social and professional activities8. do not forget time for yourself !!!

22


interna dokumentacija Spoljna dokumentacija

- Plan razvoja škole- Godišnji plan rada škole- Školski propisi- Testovi izrađeni od strane nastavnika - Baza podataka učenika i školskog osoblja - Evidencija o praćenju rada nastavnika,

praćenje u učionici - Rad učenika - Različiti izveštaji- Evidencija o kvalitetu primene kurikuluma - Dnevnik, itd.

- Zakoni i podzakonski akti - Okvir kurikuluma- Nastavni planovi- Školski udžbenici- Razredni udžbenici- Dnevnik (ukoliko govorimo o ljudima) - Diplome učenika- Dokumentacija o obrazovnom radu - Podaci EMIS - Godišnji raspored rada i - Druga dokumentacija koja proizilazi iz

MONT-a, ODO-a itd.

aktivnost jedanaest: Pripremite jednostavan sistem arkivisanja za vašu školu. Šta bi ste sačuvali i gde? Vežbajte individualno pet minuta, nakon toga usporedite vaš plan/dizajn sa ostalim članovima grupe.

načela organizovanja sistema arhiviranja

Postoje neka osnovna načela za stvaranje sistema arhiviranja (za upravljanje dokumentacijom). Kako bi postojao jednostavan i brz pristup pronalaženju i korišćenju dokumenata, neophodno je da sistem ima posebno strukturiranu organizaciju, prema abecedi, rednom broju, temi, broju šifre, datumu itd. Sistem mora da bude jednostavan, logičan, lak za upotrebu kako bi se doku-menta mogla preuzeti brzo kad god su neophodna.

Školska dokumentacija mora biti na raspolaganju celokupnom školskom osoblju. Ono često nailazi na praksu da dokumenta nisu arhivirana na blagovremen način i ovo može dovesti do njihovog gubitka. Važno je da se utvrdi rutina za arhiviranje štampanih dokumenata.

Sistem za arhiviranje treba da bude podeljen po funkciji. Jedna grupa dosijea trebalo bi da se usredsredi na proces nastave i učenja, sredstva i instrumente za istraživanja i savetodavni rad škole, kvalitet priručnika namenjenih nastavnicima i stručno usavršavanje nastavnika, zadatke usavršavanja nastavnika i razvoj kurikuluma itd. Drugi pod-sistem bavi se administrativnim pi-tanjima (uključujući ‘spoljnu dokumentaciju’ dok se treći pod-sistem bavi evidencijom učenika.

6.2. Digitalna dokumentaPovećavanje digitalne izrade dokumenata korišćenjem informacione tehnologije. Važno je da postoji sistem za čuvanje ovih ‘elektronskih kopija;’ zato što sva dokumenta ne moraju da budu odštampana niti bi trebalo da budu odštampana.

Upravljanje elektronskom dokumentacijom omogućava školi da odgovori brzo i efikasno na zahteve za komunikacijom sa ključnim akterima u školi, roditeljima, ODO-ima, MONT-om i drugim institucijama. Upravljanje elektronskom dokumentacijom efikasnije je od upravljanja štampanom dokumentacijom pošto se dokumenat čuva u samoj fazi izrade. Bavite se arhiviranjem samo jednom.

aktivnost dvanaest: Ponovo uradite aktivnost četiri, znajući ono što znate o upravljanju dokumentacijom.

23


Postoje različiti načini upravljanja elektronskom dokumentacijom; oni moraju biti prilagođeni zahtevima škole, potrebama i kontekstu. Upravljanje digitalnom (ili elektronskom) dokumentacijom poseduje sledeća četiri elementa:• Strukturna organizacija dokumentacije • Baza podataka• Bezbednost zaštite podataka • Usklađenost sa štampanom dokumentacijom.

Sistem koji je osmišljen za upravljanje ovim elementima značajan je koliko i sistem arhiviranja za raspolaganje štampanom dokumentacijom.

Strukturna organizacija dokumenata: Strukturna organizacija mora da odgovori, kao i sistem arhiviranja štampanih dokumenata, na različite kategorije i pod-kategorije dosijea. Ona takođe treba da odgovori na različite vrste softvera koje se često koriste: kao što su Word, Excel, PowerPoint, Access, Internet i druga elektronska sredstva. Postoje karakteristike elektronskog arhiviranja koje treba da budu shvaćene kako bi se koristile na propisan način. Na primer, koje dosijee ili foldere staviti na ‘desktop’ a koje ne?

Strukturna organizacija dokumentacije u elektronskom obliku zahteva ključne veštine organizovanja dosijea i foldera kako bi se lako identifikovali i pronašli. U zavisnosti od kvaliteta škole i dokumentacije pripremljene za istu, organizovanje dosijea i foldera mora biti dosledno sistemu arhiviranja štampane dokumentacije. Posebne veštine stiču se za korišćenje programa za prostu reviziju teksta, čuvanje i štampanje kako bi se čuvali u štampanom formatu.

Baze podataka: Baze podataka koriste se za sakupljanje i organizovanje brojčanih podataka. Ukoliko se koriste u elektronskom formatu, izbegavaju izlišno dupliranje i mogu se često ažurirati veoma lako. Baze podataka koriste se za pripremu izveštaja za institucije kao što su ODO, MONT, Zavod za statistiku Kosova. EMIS (Informacioni sistem za upravljanje obrazovanjem) čuvaju vreme i energiju sakupljanjem, izveštavanjem i analiziranjem podataka. Važno je da se pokloni pažnja prilikom stvaranja baze podataka. “Smeće ulazi; smeće izlazi’ predstavlja izraz koji se odnosi na nepropisno osmišljene i upotrebljene baze podataka. Priprema baze podataka predviđa rutinsko izveštavanje i stvaranje mogućnosti za pripremu rezultata spremnih za brzu i efikasnu raspodelu.

Bezbednost zaštite podataka: Elektronska dokumentacija ima prednosti u mnogim aspektima, kao što su racionalno korišćenje prostora, brza raspodela itd. Ali takođe ima svoje nedostatke. Postoji opasnost gubljenja dokumenata i podataka kada se isti ne čuvaju na odgovarajući način.. Važno je razviti veštine i obezbediti da računari koji se koriste od strane škole imaju adekvatne sisteme bezbednosti i stvaranja rezervnih verzija kako se podaci i dokumenta ne bi izgubili ukoliko računar bude naišao na tehničke probleme. Izrada i korišćenje veb stranice treba da se nauči zajedno sa učenjem preuzimanja i arhiviranja dokumenata sa interneta.

postupanje u skladu sa zahtevima koji važe za štampanu dokumentaciju

Imajući u vidu da vođenje dokumentacije u elektronskom formatu nikada ne poseduje 100% bezbednost, preferira se praksa da dokumentacija u elektronskom formatu bude u skladu sa zahtevima koji važe za štampanu dokumentaciju. Ovo podrazumeva šablone/obrasce, strukturu kao i podatke i posebne šifre.

Prednost razvoja kompatibilnih sistema leži u tome da postaje lako pronaći dosijee, štampane ili elektronske, kad god su potrebni. A, ukoliko ne može da se pronađe štampana dokumentacija, može se ući u računar i pronaći dokumentacija u digitalnoj verziji. Plus, kada računar ne funkcioniše, važno je da postoji mogućnost pristupa značajnim informacijama, i da iste, budu sačuvane po mogućstvu u štampanom formatu.

24


6.3. Upravljanje spoljnom dokumentacijomVećina spoljnih dokumenata škole nalazi se on line. Kopirajte u vaš digitalni sistem samo ona dokumenta na koja se možete pozvati barem nedeljno. Čuvajte listu u fioci vašeg stola ili sledeće značajne informacije o URL adresama za pristup zvaničnim dokumentima.

Spoljna dokumentacija http://www.masht-gov.net

StrateGije

- Kosovski strateški plan obrazovanja za period od 2011-2016.- Strategija za razvoj preduniverzitetskog obrazovanja na Kosovu u periodu od 2007 - 2017.- Strategija za integraciju zajednica Roma, Aškalija i Egipćana na Kosovu u periodu od 2007 - 2017.- Strategija za razvoj visokog obrazovanja na Kosovu za period od 2005-2015.

zaKoni i uredBe

- Zakon o visoko obrazovanju u Republici Kosovo br. 04/L-037- Zakon o preduniverzitetskom obrazovanju u Republici Kosovo br.04/L –032- Zakon o naučno-istraživačkoj delatnosti br.2004/42- Zakon o Prosvetnoj inspekciji na Kosovu br.2004/37- Zakon o stručnom obrazovanju i usavršavanju br. 02/L-42- Zakon o obrazovanju i obuci punoletnih lica br. 02/L-24- Zakon o predškolskom obrazovanju br. 02/L-52- Zakon o objavljivanju nastavnih udžbenika, obrazovnih nastavnih resursa, materijala za čitanje i pedagoške dokumentacije br. 02/L-67- Zakon o obrazovanju u opštinama br. 03/L-068- Zakon o završnom ispitu i polaganju državne mature br. 03/L-018- Zakon o nacionalnim kvalifikacijama br. 03/L-060

Okvir kurikuluma: http://kkapk.armods.com/

adminiStrativna uputStva

- Administrativna uputstva iz 2012.- Administrativna uputstva iz 2011.- Administrativna uputstva iz 2010.- Administrativna uputstva iz 2009.- Administrativna uputstva iz 2008.- Administrativna uputstva iz 2007.- Administrativna uputstva iz 2006.- Administrativna uputstva iz 2005.- Administrativna uputstva iz 2004.- Administrativna uputstva iz 2003.- Administrativna uputstva iz 2002.

7. upravljanje sastancimaSastanci su deo našeg svakodnevnog života, deo procesa komunikacije gde različiti nivoi u okviru škole razgovaraju o različitim vidovima situacija i komuniciraju jedni sa drugima. Sastanci se koriste kako bi se učesnici angažovali, raspodelili informacije i mišljenja i doprineli procesu

25


odlučivanja. Sastanci predstavljaju značajnu komponentu u efektivnom funkcionisanju škole. Postoje mnogi vidovi sastanaka koji se održavaju od strane škola:

Sastanci sa osobljem, sastanci sa roditeljima, posebni sastanci sa zajednicom, sastanci sa Opštinskom direkcijom za obrazovanje, sastanci sa MONT-om, NVO-ima, donatorima itd.

Pitanja koja treba razmotriti prilikom planiranja sastanka• Zašto je sastanak neophodan? Šta se nadamo da ćemo postići? Koji su ciljevi sastanka? • Koje pripreme treba da se izvrše za sastanak i kako bi trebalo da se izvrše?• Da li će sastanak ometati ili sprečiti održavanje drugih aktivnosti u školi?• Ko treba da bude pozvan na sastanak i kako bi trebalo da budu obavešteni? Koliko

obaveštenja treba pružiti?• Ko bi trebalo da predsedava sastankom i kako? • Koliko vremena se planira za diskusiju i razmenu mišljenja?• Kakve propratne mere treba da proizađu sa sastanka?

7.1. Sastanci i njihovi uticajiSvi sastanci organizuju se kako bi se razmotrilo šta se desilo i šta će se desiti u budućnosti kako bi se izveli zaključci o tome kako bi trebalo da se postignu ciljevi. Sastanci predstavljaju oblik timskog rada, i često se sazivaju kada treba da se donese odluka, da se razmene informacije, da se spreči problem u slučajevima u kojima su neophodne i u kojima se diskutuje o predlozima, idejama i mišljenjima. Predsedavajući je zadužen za proces organizovanja i održavanja sastanaka. Stoga, veoma je važno da predsedavajući poseduje organizacione i rukovodeće veštine. U smislu definisanja sastanaka, sastanak pruža zajednički okvir budućih namera prema svim stranama a verbalna komunikacija predstavlja glavni modus koji se koristi za stvaranje okvira za buduće namere i radnje.

‘Dobar’ sastanak obuhvata uspešnu komunikaciju punu poštovanja. Kada postoje nemiri, neophodna je stručna usmerenost. Sastanci se vode za dijalog, diskusiju i razmenu.

Sastanci bi trebalo da budi ograničeni vremenski kako bi učesnici bili angažovani u potpunosti. Idealni sastanak trebalo bi da traje najviše jedan sat. Idealno je vreme raditi na programu a ako ne postoji vreme da se pokriju sva pitanja, preostala pitanja trebalo bi da se stave na dnevni red za naredni sastanak. Jednočasovni sastanci svake nedelje bolji su od četvoročasovnih sastanaka jednom mesečno. Ljudi se umaraju i dosadno im je ukoliko sede negde dugo i na kraju, donete odluke su često veoma lošeg kvaliteta. Shodno tome, sastanak treba da ima jasnu i transparentnu strukturu sa definisanim ciljevima.

7.2. Prednosti i nedostaci održavanja sastanaka

Sastanci se održavaju iz mnogih razloga. Organizovanje i održavanje sastanaka ima mnoge prednosti, uključujući: razmenu informacija, rešavanje problema, donošenje odluka, planiranje događaja i aktivnosti, stvaranje postupaka i politika i diskutovanje o pedagoškim pitanjima i idejama, razmena sadržaja obuke, informisanje o projektima itd. Ali, jedna od najrelevantnijih prednosti jeste lično učešće članova sastanka u odgovoru na različite procese i aktivnosti. Aktivno učešće čini članove sastanka angažovanim i motivisanim.

Sastanci takođe imaju svoje slabosti u svojoj organizaciji i procesima.

26


prednosti/koristi sastanaka

• Ocena dostignuća,

• Planiranje narednih koraka,

• Potpomaganje komunikacije,

• Razmena novih ideja,

• Razmena pedagoških pitanja,

• Podržavanje učenika ili nastavnika,

• Uključivanje ljudi u aktivnosti, projekte, procese

• Uzajamno učenje,

• Izgradnja kapaciteta zajedničkim radom,

• Podsticanje posvećenosti i ideja za delovanje,

• Podržavanje veština za identifikovanje dobrih rezultata,

• Uzajamna saradnja u sprovođenju radnji,

• => možete nastaviti sa popunjavanjem liste

• Koje dodatne pogodnosti biste naveli?

Slabosti sastanaka• Kasno slanje pozivnica,

• Pozivnice koje ne navode vreme, članove, mesto sastanka (sadržaj),

• Korišćenje prostorije koja je suviše mala ili suviše glasna,

• Ne dobijanje dnevnog reda na vreme,

• Sastanak bez svrhe ili dnevnog reda,

• Slaba ili nedovoljna priprema, bavljenje dokumentima na sastanku

• Neefektivno predsedavanje /nepostojanje kontrole,

• Beznačajnost diskutovanih informacija,

• Neefektivno vođenje sastanka,

• ‘Govor’ predsedavajućeg, isključujući druge učesnike

• Ne počinjanje na vreme,

• Nepoštovanje dnevnog reda,

• Nepoštovanje diskusije kolega na sastanku,

• Korišćenje mobilnih telefona na sastanku,

• Nevođenje zapisnika sa sastanka i podela istog sa učesnicima itd.

• => možete nastaviti sa popunjavanjem liste. Koje druge nedostatke ste iskusili?

aktivnost trinaest: Razmislite o poslednjem sastanku kome ste prisustvovali. Navedite njegove prednosti/koristi i slabosti. Kako se slabosti mogu prevazići?

7.3. Organizovanje sastanakaSastanci mogu biti:

- informativni, kada je njihova glavna svrha da prenesu informacije učesnicima sastanka i razmene informacije između učesnika sastanka;

- usmereni ka odlučivanju, kada je njihova glavna svrha da se donesu odluke ili postignu sporazumi svih učesnika ili većine u pogledu jednog ili nekolicine razmotrenih pitanja;

- kombinovani ili višenamenski kada se prenose informacije i donose konkretne odluke o konkretnim pitanjima.

Kada govorimo o obliku održavanja sastanaka, oni su podeljeni u formalne i neformalne sastanke. Formalni sastanci jesu sastanci koji se održavaju u skladu sa konkretnim normama i rad ovih sastanaka uređen je pre kao i formalnosti kao što su učesnici, javljanje za reč, diskusije i zaključci. Neformalni sastanci jesu sastanci koji se održavaju bez ikakvog prethodnog konkretnog pravila, tako da nisu utvrđene nikakve formalnosti unapred.

27


Dobar sastanak je onaj koji utvrđuje uslove kako bi svaki učesnik sastanka imao direktan uticaj na rad sastanka i na njegove propratne radnje, ukoliko želi.

’10 zakona’ sastanaka:1. razumno učešće – Pozovite samo one koji treba da budu tu: one koji su uključeni u suštinu

tema diskusije ili pogođeni istima; one koji mogu doprineti idejama, sugestijama, savetima itd. Nemojte primoravati ljude da prisustvuju sastancima čiji rezultat ne utiče ili ne uključuje iste.

2. efektivna priprema- Svaki sastanak mora imati dnevni red. Pripremite ga i povezane materijale i pružite ih učesnicima pre sastanka. Izdajte pozivnice za sastanak sa nacrtom dnevnog reda pre finalizacije dnevnog reda, pružajući pravo učesnicima da dodaju tačke na dnevni red. Pošaljite kopije konačnog dnevnog reda najmanje dva dana pre sastanka.

3. diskusija sa podjednakim pravima – svi učesnici pozvani na sastanak imaju podjednaka prava učešća u diskusiji. Ovo je uređeno pravilima sastanka.

4. jasna funkcija predsedavajućeg sastanka – predsedavajući treba da organizuje sastanak, da ima listu govornika i da vodi komentare učesnika na temu dnevnog reda koja se razmatra. Izgubljeni predsedavajući znači izgubljeni sastanak.

5. tačnost – Postupite u skladu sa dnevnim redom sastanka, pravilima sastanka i isplaniranim vremenom.

6. nema predstavljanja sebe – često se dešava da se vode suvišne digresije, diskusije od strane lica koja promovišu sami sebe itd. Sve ovo mora biti vođeno pravilima sastanka koja treba da budu ispoštovana.

7. usredsređenost na temu – na sastancima često postoje pokušaji da se govori van teme, da se protraći vreme itd. Dužnost je predsedavajućeg sastanka da učini da diskusija bude usredsređena na jednu temu.

8. prošlost je tabu tema – sastanak ima posebne teme koje treba da budu diskutovane, rešenja koja treba da se pronađu itd. Često se dešava zbog prošlih fikcija između pojedinaca na sastanku ili predsedavajućeg, da se ne poštuju osnovna pravila sastanka i da se blokira diskusija na sastanku. Shodno tome, učesnici treba da budu obavešteni (a ponekada i podsećeni) da treba da poštuju dnevni red sastanka i da ne treba da diskutuju o temama iz prošlosti koje nisu relevantne za ovaj sastanak ili ometaju uspeh sastanka na bilo koji drugi način.

9. ne postoji nijedan sastanak bez zapisnika– pravilo je, pošto glavna diskusija, predlozi, eventualne odluke treba da budu zabeleženi kako bi postali javni i služili na drugim sastancima, da predstavljaju deo dokumentacije o radu škole itd. Ali mora biti transparentno ko je odgovoran za zapisnik.

10. “obavezni” rezultati – kada uzmemo u obzir vreme koje je izdvojeno u svrhu održavanja sastanka, učešće odgovarajućih lica kao i potrošeno vreme, veoma je važno motivisati učesnike sastanka da postignu određene rezultate predviđene ciljevima sastanka.

aktivnost četrnaest: Diskutujte o “deset zakona”, koji je najizazovniji - zašto? Kako se ovaj izazov može prevazići?

Što je profesionalnije vođenje – time je i sastanak bolji! Predsedavanje/vođenje sastanaka zahteva obuku. Direktor ne bi trebalo da predsedava svim sastancima; isto mogu učiniti vešti ili obučeni nastavnici. Ko predsedava zavisi od svrhe sastanka. Može biti korisno da direktor škole pripremi sastanak zajedno sa nastavnikom ili timom nastavnika, ali tokom sastanka on/ona je učesnik kao

28


i svi drugi učesnici.Uspešni sastanci prate sledeću strukturu:

Uspešni sastanci imaju tri karakteristike:

Pre svega sadržaj i tok sastanka sa njegovim ciljevima trebalo bi da budu definisani za predsedavajućeg sastanka. Zatim može početi faza planiranja i pripreme.

Pomaže imati nekakav vid smernica za pripremu toka sastanka kako se ne bi zaboravilo nešto bitno. Ova smernica mogla bi biti lista provere, koja se može izmeniti nakon sastanka u slučaju potrebe. Za pripremu toka, neophodno je da se poznaje sadržaj sa ciljevima i da se predvide potrebe i želje učesnika. Ceo sastanak, uključujući i pozivnicu, trebalo bi da bude transparentan, jasan i dobro strukturiran. Postoji jedan broj načina na koji je osmišljen tok. Neka prate formalne korake kao što je prvo razmatranje dnevnog reda, usvajanje zapisnika sa prethodnog sastanka, bavljenje ‘pitanjima proizašlim’ sa prethodnog sastanka. Zatim se razmatraju nove tačke dnevnog reda. Ovo su one tačke koje obuhvataju najveću diskusiju. ‘Informativne tačke’ često se ostavljaju za kraj dnevnog reda. Predsedavajući pita da li postoje bilo kakva pitanja. Diskusija o ovim temama obično je ograničena. Sveobuhvatan cilj jeste da se vreme na sastanku potroši na najznačajnije teme.

Naredni korak jeste da se pripremi sadržaj sastanka. Teme i ciljevi treba da budu definisani kako bi se odabrale prave metode vođenja istog. Ponekada, nije lako odlučiti koja metoda nije najbolja za sadržaj sastanka. Zatim je neophodno znati potrebe i sposobnosti učesnika kako bi se uključili u tok celog sastanka i kako bi se pridobile njihove ideje, mišljenja i znanje.

Shodno tome, neophodno je usredsrediti se na učesnike i odlučiti ko bi trebalo da bude pozvan. Ali, takođe je veoma važno razmisliti o pitanjima, ciljevima i različitim mišljenjima učesnika kako bi bili spremni za kontroverzan razgovor. Ovakva komunikacija ili diskusija, gde učesnici mogu da razmene svoja mišljenja, može biti odlučujuća za sadržaj ali i za ceo tok sastanka.

Nije moguće pripremiti sastanak uspešno a da se ne razmisli o sve tri dimenzije i njihovom odnosu i uzajamnoj zavisnosti.

Lista provere (na sledećoj strani) za pripremu sastanka predstavlja instrument koji predviđa pri-menu preliminarnih “pravila”:

29


priprema zaSnovana na učeSnicima

Orijentaciona lista provere za pripremu toka sastanka

• Da li postoji bilo kakav odgovarajući način za komunikaciju osim sastanka? (npr. telefonski razgovor)

• Koje informacije moram da ubacim u pozivnicu kako bi pružio sve neophodne informacije?

• Datum sastanka, početak i kraj, mesto sastanka, tema i namera sastanka, dnevni red, ime voditelja sastanka, imena učesnika, lista dokumenata koje treba da ponesete sa sobom i ime zapisničara.

• Kada bi pozivnice trebalo da budu poslate učesnicima?

• Koje kancelarijske zalihe su neophodne (papirna tabla, špenadle, marker, papir itd)?

• Kako bi hodnik/sala trebalo da izgledaju (mere za nameštaj/mesta, rasveta, ventilacija itd.)?

• Kada treba da se zakaže?

• Koja dokumenta postoje/ili moraju biti spremna za učesnike?

• Koja pravila treba da budu primenjena (vreme planiranja govora, zabrana pušenja, organizovanje pauza itd)?

• Koliko vremena je potrebno da se postigne cilj sastanka?

• Kada je odgovarajući trenutak za sastanak?

liSta provere za pripremu Sadržaja

Šta je tema?

• Koji su razlozi da se diskutuje data tema?

• Koje tačke bi trebalo da se nalaze na dnevnom redu?

• Kako bi trebalo da izgleda redosled dnevnog reda?

• Šta je cilj sastanka?

• Da li je glavna svrha sastanka

• Razmena informacija?

• Stvaranje podjednakog nivoa komunikacije?

• Razmena informacija o pokušaju za zajedničkim shvatanjem informacija? Savetovanje direktora?

• Koordinacija rada?

• Stvaranje konsenzusa i gledišta?

• Priprema odluke?

• Donošenje odluke?

• Rešavanje problema?

liSta provere za pripremu SaStanKa Sa FoKuSom na učeSnicima

• Da li moram biti prisutan?

• Da li će moj predstavnik biti u stanju da vodi razgovor/sastanak?

• Ko mora biti deo sastanka?

• Ko uzima ulogu fasilitatora sastanka a ko je zapisničar?

• Ko bi trebalo da pripremi koje informacije i da se pozove na iste tokom sastanka?

• Kada i kome bi date informacije trebalo da budu na raspolaganju?

• Koje informacije bi sam trebalo da podnesem?

• Šta bi trebalo da sadrži pozivnica, kako bih sve obavestio na najbolji način?

• Šta učesnici misle o diskutovanju tema sastanka?

• Koje prigovore bi trebalo da očekujem?

• Ko su teški učesnici i za koje konflikte treba da budem spreman?

7.4. Predsedavanje sastancimaZadatak predsedavanja sastankom presudan je faktor u njegovom uspehu ili neuspehu. Predsedavajući je odgovoran za ključne elemente uspeha: planiranje dnevnog reda; odlučivanje o najviše odgovarajućim učesnicima; kontrola postupka tokom sastanka; obezbeđivanje poštovanja vremenskih rokova; pozivanje učesnika da pruže informacije ili komentare; vođenje odlučivanja

30


u grupama; intervenisanje i bavljenje konfliktom; rezimiranje zaključaka; i obezbeđivanje da ceo proces bude odgovarajuće zabeležen od strane lica dodeljenog za vođenje zapisnika.

Dva glavna zadatka predsedavajućeg tokom sastanka jesu:

1. prolazak kroz dnevni red i teme koje treba da budu diskutovane na vreme. Predsedavajući nikada ne bi trebalo da pretpostavi da ljudi znaju o čemu govore. Izdvojite vreme da prođete kroz pitanja koja su predmet diskusije. Dobar predsedavajući pomaže da sastanak teče glatko i efikasno. Držite se tačke dnevnog reda koja je predmet diskusije.

2. uključite sve. Sastanak nikada nije monolog u kome jedna osoba govori ‘u ime’ grupe: ovo bi moglo da se uradi putem pismenog uputstva a ne na sastanku. Sastanak predstavlja forum za dobijanje gledišta svih učesnika i za njihovo uključivanje u proces odlučivanja. Isti zahteva da predsedavajući aktivno podstakne sve učesnike da doprinesu i da aktivno slušaju ono što govore.

3. donošenje odluka. Sastanak koji ne postiže opipljive rezultate stvoriće osećaj nezadovoljstva i smatraće se gubljenjem vremena. Dnevni red trebalo bi da se osmisli oko pitanja koja zahtevaju donošenje odluka. Ovo je zahtevna veština pošto je potrebno vreme za njeno sticanje. Efektivni predsedavajući obezbeđuju da su uključeni svi učesnici, oni rezimiraju pitanja oko kojih je postignut konsenzus i iznose ono što po svemu sudeći jesu glavna gledišta.

4. rad sa teškim ljudima. Još jedna ključna veština predsedavajućeg jeste takt i kontrola prilikom sučeljavanja sa grupom ili prilikom rada sa teškim učesnikom. Zapamtite da će se grupa obratiti predsedavajućem za rešavanje ovih pitanja i da će osigurati da bude ispunjen cilj sastanka.

5. Sastanak počinje i završava se na vreme. Blagovremenost predstavlja još jednu ključnu veštinu. Od presudnog je značaja da sastanci počnu u zakazano vreme i da budu završeni u dogovorenom periodu, svodeći na minimum nelagodnost prema učesnicima.

6. zaključite sastanak na odgovarajući način. Rezimirajte šta je odlučeno, brinući se o tome da je zapisničar zabeležio sva ova pitanja. Ne zaboravite da se zahvalite učesnicima i da ih podsetite na datum, vreme i lokaciju narednog sastanka.

U suštini, što zreliji pristup koristi predsedavajući, sastanak će proći bolje. Liste provere, sa foku-som ka učesnicima, uvek nam pružaju priliku da odaberemo i da imamo prave ljude na sastanku. Dobar sastanak zahteva efikasno predsedavanje kako bi se ispunili zacrtani ciljevi. Ukoliko je predsedavajući sastanka dobro pripremljen, onda će njegova/njena posvećenost sastanku obez-bediti da slučajan učesnik nema priliku da vodi sastanak.

Postoji opšte pravilo koje glasi:

• Predsedavajući sastanka ne bi trebalo da koristi više od jedne trećine (1/3) celokupnog vremena za svoj govor.

• Aktivnosti predsedavajućeg trebalo bi da su više usredsređene na dve trećine (2/3) vremena vođenja sastanka.

31


7.4.1. načini predsedavanja sastancima

Postoje različiti načini predsedavanja sastancima. Postoje dva glavna oblika predsedavanja: monocentrični i policentrični. Monocentrični sastanci vode se oko predsedavajućeg koji po svemu sudeći predstavlja glavnog donosioca odluka. Policentrični sastanci usredsređuju se na grupu i zasnovani su na aktivnom učešću svakog člana. Grupa je obično glavni donosilac odluka.

Metode predsedavanja sastancima biraju se u zavisnosti od grupe učesnika na sastanku, stavu prilikom odlučivanja kao i suštine sastanka.

7.5. Zaključak i ocena sastankaPo završetku sastanka, predsedavajući će osigurati da određena ključna pitanja budu pojašnjena sa učesnicima.

Prvo, on/ona bi trebalo da pita da li postoje pitanja koja treba da budu istaknuta pod tačkom ‘razno’. Drugo i najznačajnije, predsedavajući bi trebalo da ponovi glavna pitanja; šta je diskutovano; šta je dogovoreno; šta sledeće treba da bude urađeno; ko će bit odgovoran za koja pitanja itd. Predsedavajući takođe mora da se pobrine da zapisničar zabeleži završni deo i postignute rezultate.

Na kraju, predsedavajući bi trebalo da se zahvali učesnicima za prisustvo na sastanku i – kada je upoznat – iznese vreme i mesto održavanja narednog sastanka.

Ocena sastanka značajna je zato što identifikuje dimenzije sastanaka koje treba da budu poboljšane kako bi naredni sastanak bio efikasniji. Za “velike” sastanke, neophodno je nekoliko zapisnika pre završetka sastanka kako bi se zatražile povratne informacije o procesu sastanka. Preferira se da se na “velikim” sastancima, pripreme instrumenti ocene sastanaka.

Identifikovanje odgovarajućih pitanja za poboljšavanje sastanaka može voditi do poboljšavanja upravljanja sastancima.

32


Primeri pitanja prikazani su u nastavku:• Da li je dnevni red bio konkretan?• Da li je izdvojeno vreme za svaku temu na dnevnom redu?• Da li su identifikovana osnovna pravila prema vrsti sastanka?• Da li je diskusija usredsređena na željene/očekivane rezultate?• Da li je vođen odgovarajući ritam tokom diskusija?• Da li je ispoštovan dnevni red sastanka?• Da li je sastanak bespotrebno produžen? • Da li su ispoštovana mišljenja kolega?• Da li su učesnici bili aktivni slušaoci?• Da li je sastanak završen u prethodno utvrđeno vreme? • Da li je sastanak završen sa očekivanim rezultatima?

7.6. Zapisnik (protokol) i izveštavanjeZapisnici predstavljaju beleške koje se vode tokom sastanaka. Zapisnici su veoma značajna sredstva upravljanja zato što predstavljaju dokumenta o odlučivanju i primeni aktivnosti. Oni predstavljaju dragocena dokumenta koja služe kao osnova za primenu aktivnosti. Zapisnici su instrumenti koji tipično opisuju događaje sastanka, počevši sa listom prisutnih, izjavom o pitanjima razmotrenim od strane učesnika i povezanim odgovorima ili odlukama o ovim pitanjima. Dakle, zapisnik počinje imenom tela (odnosno odbora) koji održava sastanak, mestom, datumom, listom prisutnih i vremenom kada je predsedavajući sazvao sastanak. Neki zapisnici zatim beleže šta je rečeno na sastanku, bilo u redosledu u kome je isto rečeno ili u koherentnijem redosledu, bez obzira na to da li se sastanak sprovodi u skladu sa bilo kakvim pismenim dnevnim redom. Drugi zapisnici identifikuju glavna pitanja usredsređujući se na odluku koja je doneta. Ovaj drugi sistem je efikasniji. Manje korišćen format može beležiti događaje u redosledu pojavljivanja na dnevnom redu, bez obzira na konkretnu hronologiju.

Drugim rečima, zapisnici su:• podsetnici na diskusiju sa sastanka; • osnovne informacije diskutovane o problemima koji moraju biti rešeni • vodič za one koji nisu učestvovali na sastanku• stalne informacije

Neki zapisnici propraćeni su listom pitanja oko kojih treba delovati. Ko treba da uradi šta do kada pre narednog zakazanog sastanka?

Zapisnici imaju mnogostruke funkcije, između ostalog da informišu, predvode, proveravaju, predvode radnje, čuvaju informacije itd.

U zavisnosti od cilja sastanka, zapisnici mogu biti zapisnici samo rezultata gde zapisničar vodi beleške o rezultatu i glavnim i posebnim merama (pogledajte gore navedeno).

Ukoliko zapisnici treba da budu detaljniji, zapisničar vodi beleške o toku sastanka u skladu sa diskusijom dnevnog reda ili u skladu sa diskutovanim prioritetima. Zapisnici sa sastanaka sadrže značajnije delove o diskusijama, sugestijama itd, kao i predložene odluke i donete odluke. Zapravo, svaki korak razvoja sastanka dokumentovan je ovim vidom zapisnika.

33


Iz razloga što ovi zapisnici mogu biti veoma dugi, preporučuje se da ovi zapisnici budu dokumentovani samo u specijalnim slučajevima, odnosno kada mora da se objasni proces koji vodi ka postizanju rezultata, ili kada ovaj proces /određena faza odluke mora biti dokumentovana u pismenoj formi.dužnosti zapisničara

Bilo koji prisutni može biti zadužen za vođenje zapisnika sa sastanka, ali ovaj učesnik ne bi trebalo da bude deo diskusije i preferira se da se zapisnik piše tokom sastanka kako se ne bi ispustila nijedna informacija.Zapisničar bi trebalo da: • vodi beleške o rezultatima i ciljevima• formuliše rezultate na način kolji omogućava da se proveri da li je zapisnik tačan• raspodeli zapisnik sa sastanka• zabeleži rezime rezultata sastanka.

Zapisničar može voditi beleške u elektronskom formatu (na računaru ili lap topu), koji će kas-nije biti korišćen kao koncept za detaljni zapisnik sa sastanka ili kao dodatak na zapisnik. Neki zapisnici sadrže listu pitanja povodom kojih treba delovati identifikujući ko treba da uradi šta i do kada.

aktivnost petnaest: Podelite učesnike u 3 grupe i recite im da moraju da održe sastanak u vezi sa radnjom koja treba da se preduzme oko povećavanja pojave vršnjačkog nasilja u razredima (dat im je dnevni red):a) jedan učesnik će imati ulogu predsedavajućegb) jedna grupa će biti nastavnici c) jedna grupa će biti policija, zvaničnici ministarstva, predstavnici roditelja itd.d) jedna grupa će biti redari (vidi listu provere u Aneksu 2)e) jedan učesnik će voditi zapisnik

34


rečnik izrazaupravljanje vremenom – planiranje načina korišćenja vremena zasnovano na prioritetima, zakazivanju zadataka i sastanaka, usredsređujući se na načela efikasnosti i odnose sa ljudima.

dokumenat – evidencija, specifikacija, zvaničan dokumenat, crtež, izveštaj, standard ili zakon. Publikacija može biti na papiru, traci, elektronskom ili optičkom kompjuterskom disku, fotografiji ili uzorku, ili kombinaciji ovih oblika. Skup dokumenata, na primer specifikacije i zapisi obično se zovu “dokumentacija” (što se takođe smatra procesom).

pedagoška dokumentacija – osnovni materijal koji utvrđuje strukturu škole, suštinu prosvetnog rada kao i njegovu organizaciju i administraciju. Školska dokumentacija predstavlja ključni izvor informacija, planiranje, koordinaciju i uspešnu primenu rada kao i upravljačke i rukovodeće dužnost u školi.

Komunikacija – proces prenošenja i dobijanja informacija za i od pojedinca ili grupe ljudi kao i tumačenje datih informacija. Postoje tri opšte vrste komunikacije: 1. Verbalna komunikacija (upotreba jezika ili kodova koji predstavljaju jezik) 2. Neverbalna lična komunikacija (kao što je upotreba odeće, poza, gestova ili primedbi za komunikaciju); i, 3. Običajna (korišćenje događaja osmišljenih na visokom nivou za komunikaciju). Ona je veoma značajna i vitalna u umetnosti nastave;

zapisnici sa sastanka – evidencija koja se vodi tokom sastanka. Zapisnici su podsetnici na diskusiju sa sastanka, osnovni podaci za diskutovanje problema, koje mere treba da budu preduzete, smernice za one ljude koji nisu učestvovali na sastanku; ovo su stalni podaci sa održanih sastanaka u interesu konkretnih institucija ili organizacije (na primer zapisnik sa sastanaka u vašoj školi).

Sastanci – su deo rada u timovima i oblik komunikacije na različitim nivoima i vrsta. Na primer sastanak pripremljen u školi, definisan je kao sastanak na kome učestvuje više od dvoje ljudi, isti se održava na konkretnom mestu i u konkretno vreme, ima konkretnu svrhu, ima dnevni red i priliku za razmenu ideja oko zajedničkih tema u svrhu postizanja zajedničkog cilja. Učesnici sastanka, dnevni red, materijal i rezime diskusije zabeleženi su i vode se u zapisniku sa sastanka.

BibliografijaH.W. Baumann (2004): Preparation and chairing of meetings, GTZ, Prishtina.

Goddard, T., Duraku, N., Ninaku, Xh. (2006): Introduction to educational management, Guidance for trainer, KEDP, Prishtina.

Fred C. Lunenburg & Allan C. Ornstein (2000): Education Administration (Concepts and Practices), Wadsworth, Third edition, Canada.

MONT – Administrativno uputstvo – Standardi stručne prakse direktora škola

Xheladin Murati: Pedagogic Communicology, Qabej, Tetovë, 2000

Documents

Seminar četiri KomuniKacija & odnoSi i upravljanje