Kurs i saksbehandling 21. mars 2013

0900 –0920: Velkommen

Fylkeskommunens oppgaver og politiske og administrative organisering v/ Fylkesrådmann Øystein Ruud

0920 – 0950: Fylkeskommunenes roller og forholdet mellom politikk og administrasjon v/ Marianne Pedersen , kultursjef

0950 – 1010: Ensom rytter eller teamarbeider? Arbeidsmåter i SA v/Charles Pettersson, rådgiver HR-avdelinga

0950 – 1010: Pressemelding/mediestrategi når saken er vedtatt v/ Trond Magne Henriksen, kommunikasjonssjef

1010 - 1025: Beinstrekk, kaffe, frukt

1025 – 1125: Produksjon av saksframlegg til politiske utvalg. Hva, hvorfor og hvordan? Introduksjon til gruppearbeid med utvalgte case v/ Anne-Cathrine Larsen, assisterende fylkesrådmann

1125 – 1215: Arbeid i gruppene (kaffepause underveis)

1215 –1245: Oppsummering av gruppearbeid og avslutning

1245: Felles lunsj i kantina

Saksbehandling i FFK• Hva?

• Hvorfor?

• Hvordan?

Hva er saksbehandling?

1. Utredningsprosessen mot et skriftlig beslutningsgrunnlag

2. Behandling av saken i beslutningsorganet

3. Iverksettinga av vedtaket i saken

Vi saksbehandler til:

• Fylkestinget (3 møter pr år. 50 - 60 saker)• Fylkesutvalget (ca 8 møter pr år. 60 - 70 saker) • HU-KNS (3 møter pr år. 50-100 saker)• HU-K (3 møter pr år. 20 – 30 saker)• Administrasjonsutvalget (3 møter pr år. Inntil 10 saker)• Klagenemda (4 møter pr år. Antall saker…)

Til sammen rundt 2-300 saker pr år til behandling i politiske

utvalg.

Fullført saksbehandling

• Saksbehandlingen utføres på et lavest mulig kvalifisert nivå. Alle sider ved saken belyses, og den bearbeides fram til og med forslag om vedtak slik at det bare gjenstår for beslutningsorganet å vedta (evt. forkaste) forslaget.

• NB: I FFK innstiller ikke fylkesrådmannen i sakene – men muligens endring på dette i løpet av 2013

Fullført saksbehandling:

• Innebærer stor grad av ansvar på saksbehandleren

• Krever helhetsperspektiv!

• Krever utstrakt samarbeid på tvers, og åpen kommunikasjon underveis i prosessen

Fullført saksbehandling – fordelene:

• Samarbeid

• Service

• Effektivitet

• Kvalitet

• Delegering

• Personlig utvikling

Rollene

• Saksbehandler• Leder• Fylkesrådmann

• Politiker

Saksbehandleren:

• Ta helhetsperspektiv, tenke som ”fylkesrådmann”• Avklar prinsipielle spørsmål med

fylkesrådmannen/egen leder tidlig i prosessen• Involver alle nødvendige parter!

– Husk at noen saker i hht reglementet skal innom Rådet for likestilling av funksjonshemmede, Eldrerådet eller UpU

• Legg en plan for arbeidet!• Hold frister!

Lederen

• Sørge for at saksbehandleren har/får utvikle riktig kompetanse

• Delegere, men samtidig følge opp, støtte, assistere og informere saksbehandleren underveis

• Gjøre nødvendige grunnleggende avklaringer• Kvalitetssikre i siste instans (før saken går videre

til fylkesrådmannen) – I HUK og KNS saker er det hhv Lisbeth Sandtrøen og Tore

Gundersen som tar siste kvalitetssjekk på sakene før de oversendes fylkesrådmannen

Fylkesrådmannen

• Assisterende fylkesrådmann– Har dialog med politisk sekretariat /politisk ledelse ang

sakskartet– Tar imot ferdige saker fra avdelingene, siste kvalitetssjekk– Vurderer om saken er forsvarlig utredet (FU/FT)– Sender evt saken tilbake til avdelingen for ferdigstilling

• Fylkesrådmannen– Vurderer: Står jeg inne for konklusjonen? – Skriver under saken– Evt. sender saken tilbake for ytterligere

utredning/kvalitetessikring

Saksframlegget = beslutningsgrunnlaget!

• BAKGRUNN - Hvorfor fremmes saken?• BESKRIVELSE – Hva dreier saken seg om?

– INNKOMNE UTTALELSER – Oftest ved høringer

• VURDERING – FRM vurderer saken helhetlig og faglig og legger fram ulike alternativer

• KONKLUSJON – FRM konkluderer ifht alternativene

• INNSTILLING – Fylkesorfører/fylkesråd innstiller

(ett av alternativene…eller noe helt annet…)

Språk og form

• Kort er bra! • Unngå fremmedord og faguttrykk• Skriv leservennlig men ikke ”tabloid”• Vurder nøye hva som er nødvendige opplysninger i

saken. • Ikke slurv med rettskrivinga!!!• Hold dere til public-malen!!!• Få gjerne andre til å lese korrektur• Vær nøye med strukturen: Hva er bakgrunn og hva er

beskrivelse? Når beskriver du/ Når vurderer du? Ikke bland sammen

Bakgrunn

• Gjør på noen få linjer rede for sakens hovedproblemstilling

• Begrunn hvorfor saken tas opp til behandling• Evt henvise til tidligere vedtak

HUSK:KortfattetSaksnummer ved henvisning til tidligere vedtakSaken fremmes for at…

Bakgrunn - EksemplerEks. 1:

Sak 12/47 Regional planstrategi for Finnmark 2012-2016

Bakgrunn

Plan- og bygningsloven fastslår at fylkeskommunene skal vedta en regional planstrategi for fylket minst en gang i hver valgperiode, og senest ett år etter konstituering av nytt fylkesting. Denne saken fremmes for at fylkestinget skal vedta Regional planstrategi for Finnmark 2012-2016.

Eks 2:

12/48 Finansieringsmodeller videregående skoler i Finnmark

Bakgrunn

Fylkestinget har i FT-sak 12/14 «Fremtidig organisering av videregående opplæring i Finnmark» bla.a. vedtatt at: «Budsjettfordelingen skolene imellom skal sikre handlingsrom for undervisning og utvikling».

Flere års regnskapsavslutninger viser store forskjeller i de enkelte skolenes handlingsrom og muligheter til å levere resultat i henhold til budsjett. Dette er spesielt gjeldende ved de største skolene i Finnmark, som i flere år har hatt underskudd ved regnskapsavslutning.

Det er derfor et behov for at fylkestinget vurderer eksisterende tildelingsmodell samt vurderer hvorvidt nye metoder for å fordele budsjett mellom skolene kan gi en bedre fordeling av budsjettmidlene.

BeskrivelseRegegjør for gjeldende forutsetninger:

– Lovverk?– Nasjonale føringer?– Egne planer?– Andre tidligere relevante vedtak?

Beskriv de faktiske forhold i saken– Avhengig av sakens karakter– Agrenses til de forhold som er nødvendig å beskrive for å

kunne vurdere konsekvenser og fatte beslutning i sakenRedegjør for innkomne høringsuttalelser (evt egen overskrift)

– Dersom det er relevant

HUSK:• Tidligere relevante vedtak• Relevante momenter• Ikke mer info enn nødvendig• Beskriv det som er relevant for vurdering og konklusjon

Vurdering• Vær fylkesrådmann – se helhet! • Vurder sakens innhold i forhold til relevante rammebetingelser• Se etter alternative løsninger og drøft disse med økonomiske og andre

konsekvenser• Skriv på en måte slik at det tydelig kommer fram at det foretas

veloverveide, faglig begrunnete, helhetlige vurderinger.Bruk formuleringer som: • Fylkesrådmannen mener…• Det er etter fylkesrådmannes vurdering helt klart at…• Fylkesrådmannen konstaterer at… • Utfra en helhetlig vurdering mener fylkesrådmannen at... • Osv… HUSK:• Vurder med utg pkt i kjente rammebetingelser (f.eks økplan, fylkesplan,

RUP etc)• Vær objektiv og kritisk, ikke ”sektorforsvarer”

Konklusjon

• Her gjengis kort hvilket løsningsalternativ fylkesrådmannen anbefaler og hvordan evt kostnader skal dekkes i budsjett

HUSK:• Ikke nye vurderinger• Ikke nye saksopplysninger• Økonomi

Konklusjon - EksemplerEks 1: 12/48 Finansieringsmodeller videregående skoler i Finnmark Fylkesrådmannens konklusjonFylkesrådmannen velger å konkludere som følger: Modell 3 for finansiering av de videregående skolene vedtas som ny finansieringsmodell for de videregående

skolene i Finnmark og innføres samtidig som iverksettelse av ny tilbudsstruktur i henhold til FT 14/12 gjennomføres. Budsjettildeling gjøres med 5/11 effekt for høstsemesteret og 6/11 effekt for vårsemesteret.

Finansieringsmodellen justeres årlig for å ivareta prinsippene i modellen. Elevtilskuddet avkortes i sin helhet dersom elever slutter i løpet av skoleåret og omfordeles til oppfølgingstjenesten. Innsparingspotensialet ved halve klasseressurser og investeringskostnader ved opprettelse av nye tilbud

behovsprøves i hvert tilfelle. En overgangsordning på tre år etableres for å sikre handlingsrom for omstilling. Overgangsordningen skal sikre at

ingen skoler får sine budsjett redusert med mer enn en million kroner årlig i perioden som direkte følge av ny finansieringsmodell.

Finansieringsmodellen evalueres to år etter at overgangsordningen er avviklet. Det gjennomføres en utredning med sikte på å kartlegge og klargjøre ansvarsfordeling mellom skolene og FFK

Eiendom når det gjelder drift og vedlikehold av bygningsmassen.

Eks 2: 12/46 Regional vindkraftplan for Finnmark: Godkjenning av endelig plandokument

Fylkesrådmannens konklusjon På bakgrunn av ovenstående konkluderer fylkesrådmannen slik: 1. Regional vindkraftplan for Finnmark godkjennes. 2. Norges Vassdrags- og energidirektorat anmodes om å ta hensyn til fylkeskommunens føringer for utviklingen av vindkraftnæringen i Finnmark. 3. Vindkraftselskap med interesser i fylket anmodes om å forfølge vindkraftprosjekter innenfor vindkraftplanens anbefalte utredningsområder og ta hensyn til fylkeskommunens retningslinjer for utbygging av vindkraft i Finnmark. 4. Alle berørte parter i vindkraftsaker bes vise hensyn og moderasjon i vurderinger og krav som gjøres i forbindelse med vindkraftprosjekter. Videre bes alle parter om å være konstruktive i prosessen med å komme fram til løsninger i prosjekter med motstående interesser. 5. Fylkeskommunens arbeid med oppfølging av Regional vindkraftplan for Finnmark skal forankres i årlige handlingsprogram hvor innholdet skal være tiltaksrettet og konkret i forhold til fylkeskommunens strategiske arbeid med rammebetingelser, infrastruktur og forutsetninger for positive ringvirkninger. Hovedutvalg for kultur, næring og samferdsel skal godkjenne de årlige handlingsprogrammene.

Rutiner:

• For FU/FT: Leder melder inn saken til e-postadressen «FU-FT saker»

• For KU OG KNS-saker: Leder melder inn saken til e-postadressen «utvalgssaker»

• Saksbehandler oppretter saken i P360 med riktig behandlingsmal • Saksbehandler skriver saken. Konferer med leder (og

fylkesrådmannen?) underveis• Leder kvalitetssikrer saken• Leder leverer ferdig underskrevne saker til fylkesrådmannen

innen fristen

Rutiner:

• Gjør deg kjent med fristene og legg en plan for arbeidet med saken sammen med din leder og evt fylkesrådmannen

• Hold lederen din oppdatert om framdriften og gi beskjed hvis noe ikke går som det skal

• Vær tilgjengelig i dagene etter at saken er levert til fylkesrådmannen, i tilfelle det er nødvendig med noen ”justeringer” i saken

• Perioden mellom frist til FR og frist til FO er kvalitetssikringsperiode og saken kan gå flere runder tilbake til saksbehandler før FR er fornøyd

Hvem skriver under?

• Avdelingsleder og fylkesrådmannen på saker til KU og KNS

• Avdelingsledere og fylkesrådmannen på saker til FU/FT

• Kun fylkesrådmannen skal ha tittel under navnet (mulig vi endrer på dette)

FRISTER FOR INNLEVERING AV SAKER TIL FYLKESTINGET OG FYLKESUTVALGET 2013

UTVALG TIL FR TIL FO UTSENDING 12 . FEBRUAR

21. januar

28. januar

31. januar

FU 6. MAI FT 7. – 8. MAI

15. april

22. april

26. april

FU 11. JUNI

21. mai

27. mai

31. mai

FU 17. SEPTEMBER

26. august

30. august

6. september

FU 8. OKTOBER FT 9. – 10. OKTOBER

16. september

23. september

27. september

FU 26. NOVEMBER

4. november

11. november

15. november

FU 10. DESEMBER FT 11. – 12. DESEMBER

15. november

22. november

28. november

FRISTER FOR INNLEVERING AV SAKER TIL HU KNS OG HUK 2013

HU KNS TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING 19. – 20. FEBRUAR (Vadsø)

28. JANUAR

4. FEBRUAR

8. FEBRUAR

28.-29. MAI (Kautokeino)

6. MAI

13. MAI

16. MAI

13. - 14. NOVEMBER (Porsanger)

21. OKTOBER

28. OKTOBER

4. NOVEMBER

HUK TIL FR TIL F. RÅD UTSENDING 19. – 20. MARS (Kirkenes)

22. FEBRUAR

28. FEBRUAR

6. MARS

24. - 25. SEPTEMBER (Porsanger)

2. SEPTEMBER

9. SEPTEMBER

13. SEPTEMBER

19. - 20. NOVEMBER (Vadsø

25. OKTOBER

1. NOVEMBER

8. NOVEMBER

Case 1: Bakgrunn:

I hht arbeidsgiverstrategien «Jobber med mening» skal det lages en rekrutteringsplan for Finnmark fylkeskommune. Denne bør vedtas av fylkestinget

Oppgave:1. Skisser en plan for arbeidet med saken. Hvem bør involveres2. Formuler en overskrift for saken3. Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør

være innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse, vurdering og konklusjon?

4. Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon

Case 2Bakgrunn

Finnmark fylkeskommune har mottatt et brev fra Kunnskapsministeren der vi blir bedt om å utrede muligheten for å overta ansvaret for de to samiske videregående skolene i fylket

Oppgave:1.Skisser en plan for arbeidet med saken. Hvem bør involveres2.Formuler en overskrift for saken3.Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør være innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse, vurdering og konklusjon?4.Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon