Regnskapsenheten i nye Harstad kommune

Dato:12. juni 2012Fag: Regnskap inkl. lønn (>fakturering v/KEM)

Faktagrunnlag• Stillinger regnskap pr. juni 2012:

– Bjarkøy:• 1,05 stillinger (0,75 + 0,30) innenfor lønn (Vera, Randi)• 0,35 stillinger innenfor regnskap, fakturabehandling (Randi)• 0,12 stillinger innenfor avstemming/kontroll (Helen)• 0,20 stillinger innenfor fakturering (Randi)

– Harstad:• 12,5 stillinger• event. reduksjon med 40 % som REG beholdt som følge av salg av tjenester til Bjarkøy• Overføring av x stillinger fra KEM vedr. fakturering

– Totalt 14,22 stillinger + fakturering fra KEM

• Datasystem regnskap, lønn m.v.

– Bjarkøy• Visma Enterprise foruten: Innlån, utlån, anleggsmodul, rekruttering, kompetanse• Manuelle reiseregninger• Manuelle timelister/turnusplanlegging helse og omsorg m.fl.• Manuelle avstemminger

– Harstad: • Visma Enterprise – ”alle” moduler• Travel• Notus : helse- og omsorg, brann/beredskap, renhold, turnusleger• Visma Familia (for begge kommuner)• Visma Velferd (for begge kommuner)• Adra Match elektronisk avstemming + noe manuelt/excel

Faktagrunnlag

• Organisasjonssnummer for nåværende Harstad beholdes i ny Harstad kommune (972 417 971)

• Nytt kommunenummer; 1903• Kommunal fakturering flyttes fra KEM til REG høsten 2012• Organisering av oppgaver :

– Harstad kommune organiserer arbeidet i støtte/REG med mer spesialisering innenfor de ulike fagfeltene.

• Grunnlag/bilag lages på enhetene.• Flere personer kan samme oppgave innenfor et ganske ”snevert” fagfelt.• Kommunens størrelse gjør det nødvendig å fordele/prioritere oppgaver mellom

ansatte ”daglig”/etter behov

– Økonomikontor i Bjarkøy kommune foretar (med få unntak) alt arbeidet innenfor regnskapsområdet.Foretar også oppgaver som i HK gjøres ”ute på”enhetene.

• Bjarkøy kommune betaler i 2012 kr 824 000 for kjøp av regnskaps- og økonomitjenester i Harstad kommune.

Konklusjon/anbefaling• Regnskapsenheten i nye HK har kontorsted på Rådhuset i Harstad

– Ombygging av kontor i hht. kostnadsoverslag er utført innen 01.01.13• Overgangsløsninger fram til 2016 mht. ansatte i Bjarkøy kommune må vurderes – inkl. event.

midlertidig økning av antall stillinger på REG. – Ikke kostnadseffektiv med utføring av oppgaver på to steder.

• Pr. 01.01.2013 skal alle oppgaver innenfor regnskapsenheten utføres på nåværende datasystemer til Harstad kommune

• Nye Enterprise-moduler i hht. kostnadsoverslag fra IKT er på plass fra 2013

– E-ordre (nettbasert løsning for registrering av fakturagrunnlag)– Ressursstyring WEB (Notus) – unngå dobbelregistrering av fravær– Fraværsoppfølging m/varsling– Refusjon fra Nav – automatisk utligning– Elektroniske timelister– Rapportgenerator økonomi og fakturabehandling– Avstemmingsmodul

• Endring fra manuell registrering til elektronisk registrering– > utløser større fokus på økonomisk internkontroll

• Regnskapsenheten (inkl. fakturering) i nye Harstad bemannes med x stillinger– Redusert fra 14,22+fakturering til :– 13,8 stillinger + fakturering – e-ordre = ?

Tidsplan

– EnterpriseGrunndata + rydding Enterprise (alle moduler)ferdig innen 31.12.2012 i hht plan/rekkefølge fra Visma • Plan ikke mottatt pr dd

– Lønn til alle i Nye HK skal utbetales fra selskap 3 fom lønn januar– All utbetaling til leverandører skal foretas fra selskap 3 fom januar

2013 for regnskapsår 2013• Utbetalinger vedr. år 2012 utbetales fra ”gamle” Harstad/Bjarkøy

– Ny pensjonsordning fom 2013– Ny hovedbankforbindelse fom 01.04.2013– Opplæring ansatte etter behov innen 01.06.2013– Regnskap kommune 1901 og 1915 for år 2012 avsluttes innen

15.02.2013– Arbeidsmiljøtiltak i forbindelse med at flere ansatte skal samles

under samme tak

Behov for avklaringer - regnskapsenheten

• Personal/bemanning regnskapsenheten inkl fakturering• Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2013• Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2016• Nye moduler Enterprise