REDNI LETNI RAZGOVORI V HYPO BANKI D.D.Lajh (2007, str.2) navaja, da naj bi bil redni letni razgovor naključen in neformalen pogovor med vodjo in zaposlenim takrat, ko imata oba naključno

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Organizacija in management kadrovskih izobraževalnih procesov

REDNI LETNI RAZGOVORI V HYPO BANKI D.D.

Mentorica: doc. dr. Vesna Novak Kandidat: Saša Džomba

Kranj, avgust 2015

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici dr. Vesni Novak za nasvete in vodenje pri izdelavi diplomske naloge. Hvala g. Božu Belčecu, ter Kadrovski službi oziroma celotnemu kolektivu podjetja Hypo- Alpe- Adria- Bank d.d. ( v nadaljevanju Hypo banka d.d.) za pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Hvala ge. Sonji Petranovič za opravljeno lektoriranje diplomskega dela.

POVZETEK

V diplomskem delu predstavljamo izvajanje rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d.

želimo ugotoviti, kako redni letni razgovori vplivajo na zaposlene in kako se le-ti izvajajo v

praksi.

V teoretičnem delu diplomskega dela opisujemo redne letne razgovore, njihove cilje

oziroma njihov namen, njihove koristi, ter morebitne prednosti in slabosti. Opisujemo tudi

vlogo kadrovske službe pri izvajanju rednih letnih razgovorov ter sam potek in pripravo le-

teh. V nadaljevanju predstavljamo vsebino rednih letnih razgovorov in aktivnosti po njihovi

izvedbi.

V praktičnem delu opisujemo raziskavo glede rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d.

Predstavljamo namen raziskave, opisujemo metode dela ter analiziramo rezultate anketnih

vprašalnikov. V zaključnem delu diplomskega dela smo strnemo ugotovitve in odgovorimo

na raziskovalna vprašanja.

Ugotavljamo, da so redni letni razgovori nujno potrebni v podjetju, saj omogočajo

zaposlenim boljšo komunikacijo z nadrejenimi in jim ustvarijo jasne cilje podjetja ter tudi

sebi določijo ter omogočijo tako osebnostno kot tudi poslovno rast v življenju oziroma

poslovni karieri. Razgovori se pokažejo kot izredno motivacijsko sredstvo za zaposlene in

pripomorejo k boljšim medsebojnim odnosom. Ugotovitve tudi pokažejo, da je izvedba

le- teh odvisna tudi od strokovnosti nadrejenih oziroma izvajalcev, kar pomeni, da so

izboljšave na tem področju še vedno dobrodošle, predvsem pa si zaposleni želijo boljšega

nadzora po realizaciji samih razgovorov.

KLJUČNE BESEDE:

- Redni letni razgovori - Motivacija - Komunikacija - Razvoj delovne kariere

ABSTRACT

The diploma work presents the implementation of regular annual interviews in

Hypo bank d.d. and it aims to find out how such regular annual interviews

influence the employees and how they are applied in practice.

In the theoretical part of diploma work, regular annual interviews, their

objectives and their purpose, their benefits and potential advantages and

disadvantages are described. The role of the department of human resources in

carrying out such regular annual interviews, its own course and the preparation

thereof are described as well. Furthermore, the content of regular annual

interviews and the activity upon their implementation are presented.

In the practical part, a survey based on the regular annual interviews in Hypo bank

d.d. is presented. The purpose of the survey is presented, the working methods

are described and the questionnaires results are analysed. In the final part of the

thesis, the findings are summarized and the research questions are answered.

We have found out that regular annual interviews are strictly necessary for the

company since they enable the employees to improve the communication with

their superiors and help them create clear objectives of the company and allow

them to determine and achieve both personal as well as professional growth in life

and their business career. It has been shown that the interviews are an

exceptional motivational tool for the employees and contribute to improve their

interpersonal relations. The findings have also shown that their implementation

also depends on the professionalism of the superiors or contractors respectively,

which means that the improvements in this field are still welcome, and in

particular, the employees want to have a better control over the implementation

of the interviews themselves.

KEYWORDS:

- Regular annual interview - Motivation - Communication - Business career development

Kazalo

1. UVOD ...................................................................................... 1

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA ......................................................... 1

1.2. NAMEN DIPLOMSKEGA DELA ....................................................... 2

1.3. METODE DELA ....................................................................... 2

2. REDNI LETNI RAZGOVORI ................................................................ 3

2.1. CILJI REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA ........................................... 5

2.2. PREDNOSTI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV ...................................... 5

3. Prednosti, ki jih redni letni razgovori prinašajo vodjem: .......................... 7

4. Prednosti, ki jih redni letni razgovori prinašajo zaposlenim: ..................... 7

4.1. SLABOSTI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV ........................................ 8

5. VLOGA KADROVSKE SLUŽBE PRI IZVEDBI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV ......... 9

6. TEME IN VSEBINA REDNIH LETNIH RAZGOVOROV .................................. 12

7. PRIPRAVA NA REDNI LETNI RAZGOVOR .............................................. 13

8. IZVAJANJE ALI POTEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA .......................... 14

8.1. ZAČETEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA .................................... 14

8.2. OSREDNJI DEL REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA: ............................. 15

9. ZAKLJUČEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA ...................................... 16

10. AKTIVNOSTI PO REDNIH LETNIH RAZGOVORIH ................................... 16

11. RAZISKAVA O IZVAJANJIH LETNIH REDNIH RAZGOVOROV V HYPO BANKI D.D. 17

11.1. NAMEN RAZISKAVE ............................................................. 17

11.2. POTEK RAZISKAVE .............................................................. 17

11.3. REZULTATI RAZISKAVE ........................................................ 18

12. UGOTOVITVE ......................................................................... 41

13. ODGOVORI NA RAZISKOVALNA VPRAŠANJA ...................................... 43

14. ZAKLJUČEK ........................................................................... 46

LITERATURA .................................................................................. 47

PRILOGA: Anketa ............................................................................ 48

Kazalo slik .................................................................................... 56

Kazalo tabel .................................................................................. 56

Kazalo grafov ................................................................................ 56

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Saša Džomba : Redni letni razgovori v Hypo banki d.d. stran 1

1. UVOD

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA

V diplomskem delu predstavljamo redne letne razgovore v Hypo banki d.d., njihov vpliv na zaposlene in delo. Redni letni razgovor je poglobljen pogovor med vodjo in sodelavcem, pogovorita se o vsem, kar bi lahko izboljšalo njun odnos, pogoje za delo, motivacijo in uspešnost podjetja.

Za vzpostavitev učinkovitega sistema vodenja je vedno bolj pomembna komunikacija med zaposlenimi in njihovimi nadrejenimi. Podjetja oz. organizacije spoznavajo prednosti, ki jih prinaša dobro načrtovan sistem internega komuniciranja. S takim načinom komunikacijskega sistema se podjetja oz. organizacije hitreje lahko odzovejo oziroma prilagodijo nastalim spremembam na trgu.

Redni letni razgovor je učinkovito kadrovsko orodje in hkrati sestavni del procesa vodenja. Je formalni proces, v katerem zaposlenemu zagotovimo povratno informacijo o izvajanju njegovih nalog in o rezultatih njegovega dela.

Uvedba rednih letnih razgovorov naj bi pripomogla k enostavnejši pripravi načrta izobraževanja, k izboljšanju vodenja zaposlenih in medsebojne komunikacije, k doseganju boljših poslovnih rezulatatov, izboljšali naj bi se tudi odnosi v podjetju oziroma organizaciji. Poleg vsega naštetega omogočajo tudi pridobivanje pomembnih informacij, ki jih podjetje oz. organizacija uporablja za ocenjevanje delovne uspešnosti zaposlenih in za planiranje razvoja kadrov. Sodobni redni letni razgovori nam ponujajo ne le odgovore na to, kaj se od zaposlenih pričakuje (cilji, naloge, vloge, odgovornosti, standardi delovne uspešnosti), ampak tudi odgovore na to, kako lahko to uresničijo in kako ti vplivajo na prihodnost zaposlenih v smislu razvoja osebne poslovne kariere. Zaradi vseh koristi, ki jih razgovori prinašajo za podjetje oz. organizacijo, predstavljajo v današnjih časih nepogrešljiv del sistema vodenja v vseh sodobno usmerjenih podjetjih oz. organizacijah, ki se zavedajo vrednosti človeškega kapitala. Težko bi zasledili večji poslovni sistem, zlasti v tujini, ki nima takšne ali drugačne oblike formalnega razgovora med vodjo in zaposlenim o analizi delovne uspešnosti, o strokovnem razvoju zaposlenega, načrtovanju kariere, o opredelitvi pričakovanj in morebitnih želja.

Osnovni namen uvedbe rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d. je sistematično komuniciranje z zaposlenimi, da bi se lažje in bolje dosegali cilji na ravni podjetja oz. organizacije in zaposlenih. Današnja konkurenca na trgih prispeva k stalnemu izboljševanju, izpopolnjevanju ter uvajanju stalnih sprememb v podjetjih oz. organizacijah, kar ima močan vpliv na zaposlene in ti morajo prispevati kar se da največ k blaginji podjetja oz. organizacije, v kateri so zaposleni. Vsak zaposleni je del podjetja oz. organizacije, v kateri deluje, in prispeva svoj delež uspešnosti s svojim delom in trudom. Vsak posameznik pozna svoje delo najbolje, zato tudi lahko oceni svojo delovno uspešnost, zadovoljstvo pri delu, kot tudi zazna najmanjše probleme, povezane z njegovim delom. Zaposleni na rednih letnih razgovorih zato lahko uspešno prispevajo k ustreznim rešitvam oziroma nudijo predloge za rešitve raznih problemov, ki jihi samo vodstvo mogoče ne bi zmoglo. Z



rednimi letnimi razgovori lahko podjetje oz. organizacija tudi dodatno motivira zaposlenega k še boljšim delovnim dosežkom, po drugi strani pa dobi vodstvo informacije o mnenjih, potrebah in razvojnih željah zaposlenih.

Redni letni razgovori koristijo na vseh ravneh organizacije, tako za vse zaposlene kot tudi za banko. Da se ta praksa izvajanja le-teh izboljšuje in se njen učinek ne izgubi, ponavljajo razgovore redno vsako leto.

1.2. NAMEN DIPLOMSKEGA DELA

Namen diplomskega dela je s pomočjo mnenjske ankete ugotoviti, kako potekajo redni letni razgovori v Hypo banki d.d., ali imajo kakšne pomanjkljivosti ter ali so potrebne kakršnekoli spremembe, dopolnitve oziroma izboljšave na tem področju. Prav tako skušamo ugotoviti, ali razgovori vplivajo na zaposlene in njihove medsebojne odnose ter na samo motivacijo zaposlenih.

Cilj diplomskega dela je analiza stanja in izgradnja uspešnejšega sistema rednih letnih razgovorov. Poskušamo pridobiti odgovore na sledeča vprašanja:

Na kakšen način se redni letni razgovori izvajajo v praksi?

Kako razgovori vplivajo na zaposlene in njihov razvoj njihove poslovne kariere?

Ali so redni letni razgovori motivacijsko sredstvo za zaposlene?

Ali so potrebne izboljšave, spremembe za boljšo in uspešnejšo izvedbo rednih letnih razgovorov?

1.3. METODE DELA

Preučujemo teorijo in prakso na področju rednih letnih razgovorov. S preučevanjem domače literature predstavimo sistem rednih letnih razgovorov. V raziskovalnem delu za metodo raziskave izberemo anketiranje, instrument raziskave je anketni vprašalnik.

Anketni vprašalniki so bili poslani v elektronski obliki šestdesetim zaposlenim v Hypo banki d.d.. V anketi smo uporabili zaprte tipe vprašanj, anketa sama je bila popolnoma anonimne narave.

Na podlagi podatkov, pridobljenih iz anketnih vprašalnikov, dobimo odgovore na raziskovalna vprašanja in predloge za nadaljnje delo. Poleg odgovorov na raziskovalna vprašanja dobimo tudi odgovore na dimenzije o:

Kakšne so koristi rednih letnih razgovorov,

aktivnostih za uspešno izvedbo rednih letnih razgovorov,

komunikaciji rednih letnih razgovorov,

počutju pri izvedbi rednih letnih razgovorov,

vplivih rednih letnih razgovorov.

Izpolnjene anketne vprašalnike smo prevzeli osebno v Kadrovski službi, prejeli smo 35 anketnih vprašalnikov, kar pomeni 58 % vseh anketiranih. Vrnjeni vprašalniki so bili v natisnjeni obliki in zbrani skupaj, zato lahko sklepamo na problem ogroženosti in nezaupanja anonimnosti. Očitno je, da se zaposleni bojijo



negativnih odzivov svojih vodij, zato niso zaupali prenosa podatkov po elektronski pošti.

2. REDNI LETNI RAZGOVORI

V literaturi zasledimo različne definicije rednih letnih razgovorov, zato jih v nadaljevanju navajamo .

Redni letni razgovor je poglobljen pogovor med vodjo in sodelavcem, pogovorita se o vsem, kar bi lahko izboljšalo njun odnos, pogoje za delo ter motivacijo in uspešnost sodelavca.Skupaj pregledata pretekle, sedanje cilje ter kratkoročne in dolgoročne plane za prihodnost. Izvaja se redno v enakih časovnih razdobjih, toda najmanj enkrat na leto. V nekaterih podjetjih oz. organizacijah prakticirajo redne razgovore na vsake pol leta, nakaterih celo redno vsako četrtletje. Priporoča se, da je začetek z letnim zamikom in kasneje se postopoma skrajšuje to obdobje, ko so vodje in sodelavci nanje že navadijo (Majcen, 2001, str. 51).

Redni letni razgovor je sistematično načrtovan razgovor med zaposlenim in njegovim vodjo ter sestavni del motiviranja in komunikacije med njima. Glavni namen je motiviranje in vodenje zaposlenih na podlagi jasno določenih osebnih ciljev. Redni letni razgovori spadajo k vodenju in zagotavljajo vnaprej dogovorjeno in načrtovano medosebno komunikacijo. To pomeni, da se morata oba dobro in ustrezno pripraviti na ta razgovor (Brečko, 2009, str. 7).

Redni letni razgovor je temelj za ocenjevanje uspešnosti pri delu, načrtovanju nadaljnjega razvoja, izobraževanja in poklicne poti zaposlenih. Na tem pogovoru lahko vsak sodelavec od nadrejenega izve, ali je zadovoljen z njegovim delom, kaj se od njega v prihodnosti pričakuje, ter kako lahko še izboljša svoje rezultate. Mnogokrat je tovrstni pogovor edina priložnost, ki jo ima zaposleni vsako leto, da uskladi svoje želje in svoja pričakovanja z zahtevami in s pričakovanji nadrejenega oziroma podjetja ali organizacije (Berečevič, 2000, str. 77).

Lajh (2007, str.2) navaja, da naj bi bil redni letni razgovor naključen in neformalen pogovor med vodjo in zaposlenim takrat, ko imata oba naključno čas, oziroma, ko se sestaneta zaradi kakšnega operativnega problema, ki je takrat aktualen. Je tudi mnenja, da naj bi bila izvedba le tega na poslovnem sestanku, v prostem času ali drugih neorganiziranih okoliščinah. Torej, letni razgovori, ki ne vsebujejo osnovne značilnosti letnega razgovora, so vsakodnevna potreba in dobrodošla stalnica pri opravljanju delovnih nalog in so vsekakor zaželeni, vendar se ne imenujejo letni razgovori, ampak jih poimenujejo kot standardna praksa kadrovske politike nekega podjetja oz. neke organizacije.

Redni letni razgovori so torej dogovorjena praksa, ki jo neko podjetje ali neka organizacija vpelje kot del kadrovske politike z določenimi nameni, ki imajo tipične značilnosti in se izvajajo redno, v določenem vnaprej dogovorjenem časovnem obdobju. Je poglobljen strukturiran in vnaprej dogovorjen razgovor, pri katerem se vodja s sodelavcem pogovori o doseženih načrtovanih ciljih, delovni uspešnosti, osebnem razvoju in potrebnem izobraževanju, torej o vsem, kar naj bi izboljšalo delovno uspešnost sodelavca, pogoje za delo in navsezadnje tudi njun odnos (Lajh, 2007, str. 2).



Redni letni razgovor med vodjo in sodelavcem je najvišja stopnja upravljanja s človeškimi viri. Poglobljen in sistematičen pogovor vsaj enkrat na leto je edina prava osnova za načrtovanje kariere posameznika, obenem pa koristi tudi vodji in podjetju oz. organizaciji (Ivanuša-Bezjak, 1999, str. 70).

Razgovor je zbiranje podatkov z vprašanji ali izmenjava mnenj. S pojmom, razgovor ki ga imamo v mislih, razumemo zbiranje podatkov z ustnimi vprašanji, vendar pa se osredotočimo tudi na druge padatke, ki jih lahko o kadrih posredno pridobimo, ko z njimi verbalno komuniciramo.

Ob upoštevanju naštetih vidikov razgovor torej lahko opredelimo kot zbiranje podatkov o kadrih s pomočjo verbalne komunikacije, pri čemer sistematično opazujemo tudi druge simbole, ki jih pošilja oseba na rednem letnem razgovoru. Opazujemo pojave, ki se navzven izražajo oziroma kažejo preko:

verbalnega odgovarjanja na naša vprašanja,

zunanjega videza,

vrste in barve obleke,

mimike obraza,

govorice telesa,

pisave.

To so simboli in znaki, ki nam lahko veliko povedo o osebi, s katero komuniciramo, vendar jih je potrebno znati tudi pravilno razbrati (Florajnič et al., 1999,str. 164).

Slika 1: Redni letni razgovori (Florajnič et al., str. 164).



2.1. CILJI REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA

Z rednimi letnimi razgovori posameznik in organizacija uresničujeta več ciljev, ki jih v celoti navajamo po Brečkovi (2009, str. 9-10).

Cilji rednih letnih razgovorov na ravni vsakega posameznika so:

zagotoviti izboljšanje rezultatov dela in boljšo delovno učinkovitost;

pregledi napredek;

pregledati prioritete;

reševanje problemov na vseh delovnih področjih, na katerih prihaja do njih;

pogovoriti se o potrebah po boljšem izobraževanju in usposabljanju;

zagotoviti odgovore na vprašanja;

zagotoviti čim boljšo osebno produktivnost;

izboljšati usklajevanje tako med sodelavci v oddelku kot tudi na ravni dela v kolektivu;

sooblikovati lastne razvojne poti v podjetju oz. organizaciji;

opredeliti cilje lastnih izobraževalnih potreb;

z idejami in izkušnjami ter s pogovorom prispevati k izboljšanju kakovosti vodenja;

pridobiti boljše zaupanje v vodjo in podjetje oz.organizacijo;

izboljšati medsebojne odnose na delovnem mestu.

Cilji rednih letnih razgovorov na ravni podjetja oz.organizacije so:

izboljšati motivacijo zaposlenih;

izboljšati zavzetost zaposlenih;

povečati raven lojalnosti in pripadnosti podjetju oz. organizaciji;

izboljšati komunikacijo;

narediti kvaliteten sistem za načrtovanje kariere;

dvigniti raven organizacijske klime in zadovoljstva zaposlenih;

dvigniti produktivnost na ravni podjetja oz. organizacije;

zagotoviti prihodnosti.

2.2. PREDNOSTI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV

Redni letni razgovori so močno povezani s kadrovskimi in poslovnimi procesi. Kadrovska služba uporablja redne letne razgovore kot ozadje za pridobivanje povratnih informacij zaposlenih in primore k uspešnemu planiranju razvoja kadrov. Redni letni razgovori omogočajo izboljšavo baze podatkov v kadrovskem informacijskem sistemu, kar tudi omogoča boljšo kadrovsko politiko. Poleg vsega naštetega redni letni razgovori podpirajo in zagotavljajo uresničevanje



zastavljenih ciljev, hkrati uveljavljajo ciljno vodenje, izboljšujejo delovno uspešnost in zagotavljajo razvoj posameznika.

Slika 2: Glavna področja poslovnih in kadrovskih procesov, ki jih redni letni razgovori podpirajo in omogočajo (Lajh, 2007, str. 5)



1. Prednosti, ki jih redni letni razgovori prinašajo družbi:

povezovanje ciljev podjetja oz. organizacije s cilji posameznika,

spodbujanje usmerjenosti k rezultatom in izboljšavam,

sistematičen pristop k ocenjevanju uspešnosti posameznika in delovnih skupin,

uveljavljanje ciljnega vodenja,

razvijanje razvojnih zmožnosti in širjenje pozitivne podjetniške kulture,

izboljšanje komunikacije.

3. Prednosti, ki jih redni letni razgovori prinašajo

vodjem:

izboljšanje razumevanje sodelavca in boljšo medsebojno komunikacijo,

priložnost za pohvale in konstruktivne kritike,

boljše razumevanje delovne skupine, načrtovanje in organiziranje dela,

sistematično načrtovanje kadrovskih aktivnosti.

4. Prednosti, ki jih redni letni razgovori prinašajo

zaposlenim:

razumevanje lastne vloge v oddelku in podjetju oz. organizaciji,

jasno izražena pričakovanja vodje glede ciljev in rezultatov dela in pridobitev povratnih informacij o uspešnosti pri delu,

priložnost za uveljavljanje lastnih idej in osebnih zmožnosti,

možnost sooblikovanja načrta osebnega razvoja, izobraževanja in napredovanja,

priložnost za izražanje lastnega mnenja glede zadovoljstva pri delu in drugih dejavnikov, kateri lahko vplivajo na doseganje poslovnih in osebnih ciljev.

Tabela 1: Prednosti rednih letnih razgovorov lahko razčlenimo na tri dele oziroma jih delimo na tiste, katerim prinašajo prednosti (Lajh, 2007, str. 6-7).



4.1. SLABOSTI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV

Slabosti rednih letnih razgovorov lahko strnemo v naslednje ugotovitve:

Ena od ključnih slabosti je ta, da vodjem primanjkuje znanja in vedenja o ravnanju z zaposlenimi, zato se zatekajo v reševanje delovnih problemov, ki bi jih morali reševati njihovi zaposleni. Takšni vodje reševanje problemov zaposlenih in preučevanje njihovih predlogov prenašajo kadrovskim službam in nadrejenim.

Odgovornosti in pristojnosti vodij so pogosto nejasne, se prikrivajo in mešajo z višjimi hierarhičnimi ravnmi vodenja. Tako vodenje lahko zmede zaposlenega in jemlje vodjem verodostojnost. Takšno vodenje je lahko tudi ključna ovira za uspešno uvedbo rednih letnih razgovorov v kadrovsko politiko oziroma kadrovsko prakso.

Kadrovske službe so pogosto zgolj v vlogi administratorja, če ne morejo izpolniti pričakovanj delavcev in vodstva podjetja. Včasih se lahko zgodi, da zmanjka finančnih sredstev za uresničitev letnega programa, ciljnega usposabljanja, kot je bilo dogovorjeno na samem razgovoru.

Slabost se pogosto pokaže tudi pri ugotavljanju delovne uspešnosti in samem ocenjevanju zaposlenih. V podjetjih oz. organizacijah, v katerih vodstvo ni prepričano v koristi izvajanja rednih letnih razgovorov ali pa prepusti to nalogo kadrovski službi, se ti lahko spremenijo v čisto formalnost.

Slabosti se kažejo tudi pri zaposlenih, katerim redni letni razgovori zbujajo strah, dodatni stres in nanje vplivajo negativno, s tem ustvarjajo negativno ozračje pri samem delu.

Po navedbah Majcnove (2001, str. 67-68) poznamo v praksi razne ovire in zadržke vodij, da rednih letnih razgovorov sploh ne izvedejo ali pa se pogovorijo samo z nekaterimi sodelavci, z drugimi pa ne.

Razlogi za to so lahko različni:

Vodja meni, da je redni letni razgovor nepotreben, saj se s sodelavci sproti pogovarja in rešuje tekoče stvarih.

Vodja je preobremenjen z drugimi nalogami, zato mu je škoda časa za razgovor. Zdi se mu, da so druge dolžnosti pomembnejše od te.

Nekateri vodje se bojijo nespretnosti pri sami izvedbi rednega letnega razgovora.

Bojijo se soočenja z nekaterimi sodelavci, ker predvidevajo njihov neprijeten odziv.

Bojijo se lastnega čustvenega odziva ali čustev pri sodelavcu, ki jih lahko tak redni letni razgovor povzroči.

Bojijo se pogovorov o neprijetnih temah ali morebitnih kritik.

Bojijo se soočenja z različnimi vprašanji, za katera niso prepričani ali bodo znali odgovoriti, posledično bi lahko s tem bila namreč ogrožena njihova avtoriteta.

Bojijo se, da jih bodo sodelavci izsiljevali, da bi obljubili nekaj, česar ne morejo izpolniti.

Vodji je neprijetno, ker mora opraviti redni letni razgovor s sodelavci, s katerimi še ni razčistil starih konfliktov in zamer.



Odpor do rednih letnih razgovorov čutijo predvsem tisti vodje, ki so introvertirani torej bolj vase zaprti, tihi in previdni v odnosih.

Čustva nas lahko usmerjajo in hkrati motivirajo. Po pravilu se izogibamo tistim objektom ali dejavnostim, ki povzročajo negativna čustva (nelagodje, strah, gnus, žalost), usmerjamo pa se k tistim, ki vzbujajo pozitivno čustvovanje (ugodje, veselje, simpatija, estetski užitek).

Na drugi strani veliko zaposlenih smatra letni redni razgovor kot nekakšen test oziroma ocenjevanje, zato se ga tudi veliko ljudi boji oziroma se mu izogiba (Musek, 1993, str. 136).

5. VLOGA KADROVSKE SLUŽBE PRI IZVEDBI REDNIH LETNIH RAZGOVOROV

Redni letni razgovori so kot smo že poudarili, sestavni del vodenja, ena od sistematičnih in načrtovanih oblik komuniciranja v podjetju oz. organizaciji, orodje vodij za motiviranje sodelavcev ter orodje za gradnjo, vzdrževanje in izboljševanje organizacijske kulture. Organizacijska kultura je tudi odsev vrednot zaposlenih in v podjetjih oz. organizacijah, v katerih je ta kultura usmerjena k rezultatom in ljudem, je pripravljenost za izvedbo večja. V teh podjetjih oz. organizacijah vodje gledajo na redni letni razgovor kot na priložnost za boljše usmerjanje sodelavcev in sodelovanja z njimi, priložnost za vzgojo samostojnih, odgovornih in samozavestnih ljudi. Strokovne službe so odgovorne za učinkovit potek vseh kadrovskih procesov kot so: selekcija, sprejemanje, razporejanje, izobraževanje, nagrajevanje itd. (Florjančič in Vukovič, 1999, str. 44)

Planiranje kadrov je kontinuiran proces, preko katerega pridemo do plana kadrovskih potreb in ukrepov (plan zaposlovanja, plan štipendiranja, plan napredovanja, izobraževanja).

Pri izvajanju rednih letnih razgovorov sodelujejo kadrovske službe, ki s pomočjo razgovorov pridobijo informacije in podatke o kadrih in njihovi problematiki.

Za tem sledi priprava oziroma izoblikujejo vso potrebno dokumentacijo, jo posredujejo strokovnim službam, managementu s ciljem doseganja soglasja za kasnejše ukrepanje zaradi izvajanja opredeljene kadrovske politike oziroma zaradi izpopolnjevanja njenih smernic.

Tudi pri izvajanju rednih letnih razgovorov je lahko izredno pomembno dobro sodelovanje vodstva in kadrovske službe. Vodstvo izvedbo rednih letnih razgovorov podpre, če je samo prepričano, da so le-ti za podjetje oz. organizacijo koristni. Vodstvo s svojim vzgledom, podporo in posameznimi odločitvami bistveno vpliva na to, ali so redni letni razgovori uspešno in kakovostno opravljeni. Strokovna (kadrovska) služba je odgovorna za celotno organiziranje in usklajevanje izvajanja rednih letnih razgovorov, kar je razvidno s slike št. 3. Natančno je prikazan celotni proces in vloga kadrovske oziroma strokovne službe pri izvedbi rednih letnih razgovorov. Medtem ko le-ti potekajo, vodstvo akcijo podpira in spodbuja



zaposlene, da tako redni letni razgovori dosežejo svoj namen. Največji zagon dobi akcija tedaj, kadar opravi redne letne razgovore tudi vodstvo, in sicer kljub vsem drugim dolžnostim in kroničnemu pomanjkanju časa, in to korektno z upoštevanjem pravil dobrega vodenja rednega letnega razgovora. To naj bi prineslo dobre pozitivne rezultate podjetju oz. organizaciji, vendar se kljub zavedanju uspešnosti teh podatkov tega v praksi drži bore malo vodstev podjetij oz. organizaciji.

Po sami odločitvi vodstva o uvedbi rednih letnih razgovorov kadrovska služba sproži akcijo in hkrati sprejme sklep o začetku in roku izvedbe vseh rednih letnih razgovorov v podjetju oz. organizciji. Kadrovska služba mora pregledati strokovne podlage in si izdelati načrt. Naslednji korak je, da obvesti vse zaposlene o začetku akcije, namenu in organizaciji izvedbe rednih letnih razgovorov, ter pripravi obrazce, informacije in navodila za izvedbo le-teh. Zelo pomembna naloga kadrovske službe je ustrezno usposabljanje in trening vodij za kakovostno in suvereno izvedbo razgovorov.

Zagotoviti mora tudi pisno gradivo vodjem kot pomoč za lažjo izvedbo rednih letnih razgovorov, določiti jim mora rok, do kdaj morajo dostaviti podatke v kadrovsko službo. Med izvajanjem rednih letnih razgovorov je naloga kadrovske službe, da spremlja potek le-teh in vodjem nudi potrebno vmesno operativno pomoč in podporo. Po opravljenih razgovorih kadrovska služba zbere podatke, dobljene na samih razgovorih, in na njihovi podlagi pripravi plan kadrovanja in osebnega razvoja zaposlenih. V času do naslednjega razgovora kadrovska služba izvaja kadrovsko politiko in pri tem skuša upoštevati tudi predloge, ki so jih vodje posredovali na podlagi rednih letnih razgovorov.



Slika 3: Prikaz vloge strokovne službe pri rednih letnih razgovorih ( Majcen, 2004)



6. TEME IN VSEBINA REDNIH LETNIH RAZGOVOROV

Vsebina rednega letnega razgovora je zelo pomembna in na redni letni razgovor se je treba ustrezno pripraviti. Nadrejeni mora vse leto spremljati delo zaposlenega in si oblikovati lastno mnenje o njem na podlagi prikazanih dejstev posameznika s svojega delovnega mesta. Vsakemu posamezniku mora predstaviti tako njegove prednosti, kot tudi slabosti ter morebitne predloge za izboljšanje, vse v luči poslanstva, vizije in kulture podjetja oz. organizacije. Pri tem je pomembno, da redni letni razgovor pripomore k razvoju kompetenc zaposlenega. Običajno se nadrejeni in zaposleni na tem rednem letnem razgovoru dogovorita tudi o delovnih ciljih, ki morajo biti dovolj veliki in zahtevni, da zaposlenega hkrati motivirajo.

Ker so sodelavci in njihovi prispevki k delu zelo različni, vsak redni letni razgovor poteka nekoliko drugače. Vodja mora zato dobro razmisliti, katero temo naj v rednem letnem razgovoru z določenim sodelavcem poudari. Kaj bo glavna tema rednega letnega razgovora, se odloči vodja že pri pripravi nanj.

Teme rednega letnega razgovora s sodelavcem so po navedbah Lajha (2007, str. 7) torej naslednje:

uvodni del (splošno o sodelavcu),

glavne naloge in ključne odgovornosti na tem delovnem mestu,

pregled dosežkov, rezultatov dela (od zadnjega pregleda),

vrednotenje uspešnosti po dejavnikih,

določanje ciljev in nalog v prihodnje,

določanje razvojnih zmožnosti sodelavca,

načrt osebnega razvoja in izobraževanja,

ocena in komentar sodelavca.

Po navedbah Brečkove (2009, str. 13) se v rednem letnem razgovoru vodja in zaposleni pogovarjajo o:

viziji in poslanstvu podjetja oz.organizacije,

narejenih nalogah v preteklosti in analizi delovno uspešnost; ali so bili cilji za preteklo obdobje doseženi, preseženi ali nedoseženi,

skritih potencialih, prednostih, priložnostih, pa tudi o limitih,omejitvah in nevarnostih pri samem delu zaposlenega,

počutju in zadovoljstvu v podjetju oz. organizaciji,

vlogi v podjetju oz. organizaciji, zlasti o spremembah, ki se zgodijo vsako leto,

medosebnih odnosih v podjetju oz. organizaciji, o tem kaj lahko skupaj naredita za izboljšanje,

osebnih ciljih in ambicijah v zvezi s kariero; kje se zaposleni vidi v prihodnosti

osebnih ciljih zaposlenega za prihodnost,

aktivnostih za boljše doseganje osebnih ciljev in izboljšanje učinkovitosti.

Vsebina rednega letnega razgovora lahko zajema vsa področja dela z ljudmi. Če upoštevamo, da ima redni letni razgovor funkcijo pridobivanja obvestil, nato obveščanja in končno tudi vplivanja, usmerjanja, motiviranja in aktiviranja sodelavcev, potem lahko rečemo, da je vsebina rednil letnih razgovorov primerna



za uveljavljanje in razvijanje medsebojnih odnosov. (Florajančič et al., 1999, str. 163)

V podjetjih oz. organizacijah uporabljajo razgovore predvsem za:

obveščanje in pridobivanje podatkov,

reševanje problemov in urejevanje medsebojnih odnosov,

izmenjavo mnenj, prepričevanje in vplivanje,

dogovarjanje in medsebojno sporazumevanje,

druge vrste primerov, ko iščejo določene podatke.

Dober vodja se pred rednim letnim razgovorom dobro pripravi, naredi si vsebinski plan oziroma načrt ter poudari tudi morebitne kritične točke. To so lahko neprijetna vprašanja, ki so tudi lahko del takega razgovora. S takim planom se vodje pripravijo na podobna vprašanja, da jih ne presenetijo, prestrašijo in da se ne bi odzvali obrambno ali napadalno. Če imajo pripravljene podatke, dejstva in možne odgovore, kritične točke postanejo običajne točke zrelega rednega letnega razgovora in morda hkrati zgladijo nesporazume, ki so nastali v preteklosti med njimi in zaposlenimi.

Kritične točke rednega letnega razgovora so:

Katera naprijetna vprašanja ali mnenja lahko pričakujem od sodelavca?

Kje lahko pride do konfliktov in nasprotovanj?

Kako naj se nanje pripravim?

Kako lahko preprečim nesporazume?

7. PRIPRAVA NA REDNI LETNI RAZGOVOR

Priprava na redni letni razgovor ima več dimenzij kot so: vsebinska, psihološka, materialna, lahko pa so tudi druge.

Vsebinska priprava na redni letni razgovor vsebuje opredelitev ciljev takega razgovora in opis sestavin ki jih bomo spremljali. Ponavadi vsebinsko pripravo izdelamo v pisni obliki. Pomembno je tudi, da smo pred takim razgovorom spočiti in zbrani. Psihološka priprava zajema tudi dogovor o načinu neverbalnega komuniciranja. Kandidate moramo ustrezno angažirati za sodelovanje in jih tudi motivirati. K psihološki pripravi na redni letni razgovor spada tudi priprava prostora oz. kraja, v katerem bo razgovor potekal (Florjančič et al., 1999, str. 165)

Dobra priprava zagotavlja kakovostno izvedbo rednih letnih razgovorov, hkrati pa omogoča, da bodo ti res imeli pozitivne učinke tako za zaposlene kot za vodjo in podjetje oz. organizacijo. Zaradi tega je pomembno, da se vodja za redni letni razgovor usposobi in se nanj ustrezno pripravi. Dobra priprava lahko omogoči boljšo izvedbo in boljše učinke. Če tega ni oziroma se zanašamo na to da bomo vse izvedli kar tako, potem to ni razgovor, temveč samo pogovor. Da se v rednem letnem razgovoru in po njem dobro počutita oba sogovornika in da bodo izrabljene vse koristi, ki jih lahko prinese tak razgovor, je pri pripravi nanj potrebnih kar nekaj aktivnosti.



Aktivnosti pri pripravi na redni letni razgovor so (Majcen, 2001, str. 89-92):

opredelitev namena,

natančen pregled dokumentacije,

razmislek o prostoru in kraju srečanja,

izdelava vabila na redni letni razgovor,

razmislek o temah rednega letnega razgovora,

označiti in dobro razmisliti o stvareh, ki so nam pomembne ter jih je treba tudi na letnem rednem razgovoru poudariti,

priklic slike sodelavca,

razmislek o razvojnih načrtih in ciljih,

izdelava načrta izvedbe rednega letnega razgovora.

Po navedbah Brečkove (2009, str. 16-17) so aktivnosti pri pripravi na redni letni razgovor naslednje:

z datumom (tudi z uro) rednega letnega razgovora mora biti zaposleni obveščen vsaj tri tedne prej,

osebno povabilo vodje na redni letni razgovor zaposleni prejme vsaj teden prej,

poleg vabila naj prejme tudi vsebino rednega letnega razgovora,

vprašanja se nanašajo na preteklo, sedanje in prihodnje delo zaposlenega,

zaposleni naj temeljito razmisli o vprašanjih, ki jih je prejel, in se pripravi nanje,

zaposleni naj se pripravi, da bo v rednem letnem razgovoru govoril več kot vodja – praviloma 70 odstotkov časa, vodja pa 30 odstotkov,

zaposleni naj si zapiše morebitna dodatna vprašanja, o katerih si želi pogovoriti z vodjo.

8. IZVAJANJE ALI POTEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA

Razgovor razdelimo na tri dele, po navedbah Majcnove (2001, str. 143):

začetek,

osrednji, vsebinski del,

zaključek.

8.1. ZAČETEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA

Redni letni razgovor mora vedno začeti vodja, in sicer v sproščenem, prijetnem vzdušju, kajti to je bistveno, da tako ustvari prijetno sproščujočo atmosfero oziroma klimo za samo nadaljevanje. Bistvo je, da ne hiti in naj najprej postavi nekaj prijetnih vprašanj, nadaljuje z obrazložitvijo namena rednega letnega razgovora. Kot smo rekli, je zelo pomemben prvi vtis, ki ga ustvarimo že na



samem začetku oziroma s pozdravom, kajti tu se že lahko pokaže, v kakšnih odnosih smo s sodelavcem (Majcen, 2001, str. 143-144).

Od prvega vtisa, ki ga dobi sodelavec o vodji in prostoru, v katerem redni letni razgovor poteka, ter od prvega vtisa, ki ga dobi vodja o sodelavčevem vstopu, je zelo odvisno, kako se bo tak razgovor odvijal in nadaljeval. Potrebno je pozorno izbrati kraj srečanja in izbrati prave prve pozdravne besede. Redni letni razgovor se ne sme začeti s kritiko ali z najtežjim predmetom takega razgovora, potrebno je začeti prijazno, pozitivno in umirjeno. Za pozdravom sledi napoved namena rednega letnega razgovora, ki naj bo lahkotna in prijetna, s čimer se razblini morebitna trema ali nelagodnost sogovornikov (Ferjan,1998).

8.2. OSREDNJI DEL REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA:

Pred samim rednim letnim razgovorom je dobro, da vodja zaprosi delavca vsaj dva tedna prej, naj (Pegg, 1996, str. 143):

si zapiše svoje cilje za leto dni naprej,

pripravi seznam nalog (vsaj tri), ki jih dobro obvlada,

napiše vsaj dve stvari, ki ju lahko naredi še bolje, opiše kako to lahko naredi.

Vodja med tem časom zapiše svoje mnenje o njegovem delu in tudi to kakšen namen ima z njim.

Osrednji del rednega letnega razgovora je najobširnejši in najzahtevnejši. Zajema vso glavn vsebino in določa namen takega razgovora. V njem se vidijo komunikacijske spretnosti in lastnosti sogovornikov, ki hkrati vplivajo na dobro sporazumevanje, s pravilno uporabo ustreznih tehnik. Prav gotovo pa ne smemo zanemariti pomena in vloge neverbalne komunikacije, ki je tudi zelo pomembna in je sestavni del rednih letnih razgovorov.

Potek rednega letnega razgovora med vodjem in delavcem je po navedbah Majcnove (2001, str. 149-150) naslednji:

Začneta z razpravljanjem o tem, kaj zaposleni misli o svojih prednostih in kako bi jih lahko izkoristil na področjih, na katerih bi lahko kaj izboljšal. Na drugi strani pa Brečkova (2009, str. 26-27) navaja, da je začetek takega razgovora izredno pomemben, kajti takoj je potrebno ustvariti ustrezno klimo, ki se začne že s sproščenim pozdravom, da lahko dobimo odprto in odkrito razpravljanje, v katerem je potrebno poklepetati o vsakdanjih stvareh.

Vodja delavcu pove, kaj je po njegovem mnenju naredil dobro.

Nato razpravljata o ciljih za naslednje leto. Vodja pri tem sodelavca spodbuja in mu hkrati pomaga, da vidi celotno sliko. Oriše mu, kaj od njega pričakuje. Nato se sporazumeta o skupnih ciljih za naslednje leto. Podobno tem navedbam se pridružuje tudi Brečkova (2009, str. 26-27), ki poleg določitve aktivnosti, delovnega načrta in ciljev za prihodnje leto dodaja, da se je potrebno dogovoriti še o osebnih ciljih, morebitnem usposabljanju ter razvoju kariere in osebnih ambicij zaposlenega.

Vodja sodelavca vpraša, kakšno pomoč potrebuje.



Vodja poskrbi, da so dogovori jasni obema, in vzbudi sodelavčevo zavzetost za doseganje ciljev.

9. ZAKLJUČEK REDNEGA LETNEGA RAZGOVORA

Od zaključka rednega letnega razgovora je odvisno, kako bo redni letni razgovor vplival na motiviranost sodelavca, da izpolni sprejete dogovore. Ne glede na to, kako je redni letni razgovoro potekal in do kakšnih občutkov je med tem prišlo, ga je potrebno zaključiti v pozitivnem vzdušju in prav je, da se oba sogovornika razideta z dobrimi občutki. Redni letni razgovor zaključi vodja z zahvalo sodelavcu za sodelovanje in z mislijo, s katero poudari da sodelavcu zaupa.

Zaključek rednega letnega razgovora po navedbah Brečkove (2009, str. 28-29) poteka po naslednjem postopku:

na koncu rednega letnega razgovora vodja in zaposleni naredita hitri povzetek le-tega in poudarita ključne točke, še posebej dogovore in zastavljene cilje za prihodnje obdobje;

če pride do sprememb pri delu in nalogah se o tem tudi pogovorita;

glede dogovorjenega se morata strinjati oba;

vodja pripravi zapisnik rednega letnega razgovora;

zaposleni se zahvali in primerno poslovi;

zaposleni pregleda zapisnik in ga nato podpišeta oba udeleženca;

kopijo dobita oba, tretji izvod se arhivira v kadrovski službi;

zapisnik je poslovna skrivnost in morebitna zloraba se kaznuje z disciplinskim ukrepom;

razgovor je namenjen zaposlenemu, zato je priporočljivo, da se o njegovi vsebini ne razpravlja s sodelavci.

10. AKTIVNOSTI PO REDNIH LETNIH RAZGOVORIH

Kot navaja Majcnova (2001, str. 215-216), so pomembne tudi aktivnosti po opravljenih rednih letnih razgovorih.

Po opravljenih rednih letnih razgovorih je namreč naloga vodje, da redno spremlja in preverja sodelavčev razvoj v skladu z dogovorjenimi ukrepi in dogovori, ki so bili sprejeti na rednem letnem razgovoru. Če zaposleni pri tem potrebuje dodatno pomoč, naj zanjo zaprosi pri vodji. Sicer je naloga vodje, da zaposlenemu nudi potrebno podporo, ga spodbuja in pohvali na doseženih vmesnih stopnjah. Ob morebitnem neizpolnjevanju dogovorjenega se z zaposlenim dogovorita za ponovni redni letni razgovor. Vodja si med letom v osebno beležko zapisuje tako narejene napake kot tudi dosežke zaposlenega, kar mu omogoča boljšo pripravo na naslednji redni letni razgovor.



11. RAZISKAVA O IZVAJANJIH LETNIH REDNIH RAZGOVOROV V HYPO BANKI D.D.

11.1. NAMEN RAZISKAVE

Namen raziskave je s pomočjo mnenjske ankete ugotoviti, kako se redni letni razgovori izvajajo v praksi ter kakšno je trenutno stanje izvajanja le-teh v Hypo banki d.d. Ugotoviti želimo, kakšni so odzivi zaposlenih na redne letne razgovore, ali delujejo nanje pozitivno kot motivacijsko sredstvo ali zgolj kot negativni stranski učinek. Poskušamo ugotoviti njihove prednosti, pomanjkljivosti in možnosti izboljšav oziroma sprememb na tem področju. S pomočjo anketnega vprašalnika poskušamo analizirati stanje rednih letnih razgovorov ter hkrati zgraditi boljši, uspešnejši sistem za izvajanje le-teh.

Na podlagi odgovorov anketnega vprašalnika dobimo tudi pojasnila na raziskovalna vprašanja, kot so:

Na kakšen način se redni letni razgovori izvajajo v praksi?

Kako redni letni razgovori vplivajo na zaposlene in razvoj njihove poslovne kariere?

Ali so redni letni razgovori motivacijsko sredstvo za zaposlene?

Ali so potrebne izboljšave, spremembe za boljšo in uspešnejšo izvedbo rednih letnih razgovorov?

11.2. POTEK RAZISKAVE

V raziskovalnem delu diplomskega dela kot metodo raziskave uporabimo anketiranje, instrument raziskave pa je anketni vprašalnik. Anketna vprašanja so bila zaprtega tipa in poslana v maju leta 2012 preko elektronske pošte v Kadrovsko službo Hypo banke d.d., ki je vprašalnike razposlala svojim zaposlenim. Poslani so bili 60-im zaposlenim, izpolnilo jih je le 35 zaposlenih različne starosti in z različo doseženo delovno dobo v banki.



11.3. REZULTATI RAZISKAVE

Graf 1: Spol anketirancev

Iz grafa 1 je razvidno, da med anketiranci prevladujejo ženske, in sicer jih je 25 oz. 71 %. Delež moške populacije je 29-odstoten, to je 10 anketirancev. Razmerje moških in žensk med anketiranimi nas ne preseneča, saj je v banki zaposlenih več žensk kot moških.

29%

71%

Spol

moški

ženske



Graf 2: Starost anketirancev

Glede na starostno strukturo je najbolj zastopana skupina anketiranih, starih med 25-40 let. Teh anketirancev je kar 68 % oz. 24. Sledijo anketiranci, starejših od 40 let. Teh je 23 % oz. 8. Zadnja starostna skupina ( mlajši od 25 let) je v manjšini in je zastopana z 9 % oz. s 3 anketiranci.

9%

68%

23%

Starost

mlajši od 25

od 25-40 let

starejši od 40 let



Največja skupina aketiranih glede na delovno dobo so anketiranci s 5 do 15 let delovne dobe. Teh je kar 20 oz. 57 % anketiranih, sledi jim skupina z najmanj izkušnjami ali z najmanj delovne dobe, in sicer so to anketiranci z do 5 let delovne dobe. Teh je 6 oz. 17 % anketiranih. Sledi jim skupina, v kateri imajo anketiranci 15-25 let deloven dobe, teh je 14 % oz. 5 anketirancev. Najmanj pa je anketirancev z največ delovne dobe, to je 25 let in več, in sicer so to 4 anketiranci oz. 12 % anketiranih.

Graf 3: Delovna doba anketirancev

17%

57%

14%

12%

Delovna doba

do 5 let

od 5-15 let

od 15-25 let

25 let in več



Graf 4: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kakšno je vaše mnenje o pomembnosti oziroma koristnosti rednih letnih razgovorov?«

Na vprašanje o koristnosti rednih letnih razgovorov je dobra polovica anketirancev (18 oz. 52 %) odgovorila, da so nujni in koristni oz. skoraj obvezni, sledi skupina anketiranih, ki je delno zadovoljna z izvajanjem le-teh, oziroma je mišljenja, da so redni letni razgovori občasno koristni. Teh anketiranih je 13 oziroma 37 %. Najmanj anketirancev pa meni, da so redni letni razgovori čisto nepotrebni oziroma nekoristni in jim ne prinesejo ničesar novega ali pa jim na noben način ne pomagajo. Tako so odgovorili 4 anketiranci kar znaša 11 % anketiranih.

52%

37%

11%

Pomembnost oz. koristnost RLR

so nujno koristni

občasno koristni

so čisto nepotrebni



Graf 5: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kolikokrat na leto se v vaši banki izvajajo redni letni razgovori?«

49 % anketiranih oz. 17 anketirancev je odgovorilo, da opravijo redne letne razgovore enkrat letno, sledi skupina anketiranih, ki ima letne razgovore vsaj dvakrat na leto. Teh je 37 % oz. 13 anketiranih. Sledi skupina petih anketirancev (14 %), ki opravljajo redne letne razgovore tudi trikrat ali celo večkrat na leto. Glede na dane odgovore predvidevamo, da se število opravljenih razgovorov razlikuje glede na vrsto odgovornosti, ki jo ima zaposleni v banki, oziroma natančneje, glede na delovno mesto in delo, ki ga opravlja v banki.

49%

37%

14%

Pogostost izvajanja rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d.

enkrat na leto

dvakrat na leto

trikrat ali večkrat na leto



Graf 6: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali ste pred samim razgovorom navadno seznanjeni z vsebino le-tega?«

Anketiranci se v veliki večini strinjajo s tem, da so bili seznanjeni z vprašanji in z vsebino, o kateri naj bi se pogovarjali z vodjo na rednih letnih razgovorih. Teh anketirancev je kar 77 % oziroma 27. Sledi jim skupina z 11 % oz. s 4 anketiranci, ki trdijo, da so bili delno seznanjeni z vprašanji in vsebino rednih letnih razgovorov. Z vsebino in vprašanji naj ne bi bila seznanjena 2 anketirana, kar je 6 %. 2 anketirana, to je 6 % anketiranih, pa nista prepričana o tem, ali sta bila seznanjena ali ne.

77%

6%

11% 6%

Seznanitev z vsebino rednih letnih razgovorov

da

ne

delno

nisem prepričan/a



Graf 7: Odgovori anketirancev na vprašanje »Koliko časa se v anketnem vprašalniku ponavadi pripravljate na redni letni razgovor?«

Največ vprašanih (37 % oz. 13 vprašanih) se pripravlja na redni letni razgovor v časovnem razponu do 15 minut, kar pomeni, da se veliko zaposlenih na redni letni razgovor niti ne pripravi preveč dobro oz. si ne vzame veliko časa za pripravo nanj. Sledijo jim anketiranci, ki porabijo 15 do 30 minut za pripravo nanj, teh je 8 ali 23 % vprašanih. 6 oz. 17 % anketirancev si vzame od 30 minut do 1 ure časa za samo pripravo. Najbolj pripravljeni na redni letni razgovor so anketiranci, ki za pripravo porabijo kar celo uro ali pa tudi več. Očitno želijo biti dobro pripravljeni ali pa ne želijo biti presenečeni oz. nočejo, da jih dobijo nepripravljene na kakršnokoli vprašanje ali temo razgovora. Teh anketirancev je 5 oz. 14 % vprašanih. Posebna skupina so 3 anketiranci ali 9 % vseh, ki se na tak razgovor sploh ne pripravijo oziroma si ne vzamejo niti malo časa za pripravo nanj.

37%

23%

17%

14%

9%

Priprava na redni letni razgovor

do 15 minut

od 15 do 30 minut

od 30 do 1ure

1 uro in več

sploh se ne pripravim



Graf 8: Odgovori anketirancev na vprašanje »Koliko časa ponavadi traja redni letni razgovor?«

Glede dolžine razgovora so si anketiranci dokaj enotni, in sicer pri 66 % vprašanih oz. 23 anketirancih traja redni letni razgovor od 30min do 1 ure. To je časovni razpon razgovora, v katerem je udeležena večina anketiranih. Sledi skupina, ki porabi od 1ure do 2 uri za celotni redni letni razgovor, teh je 20 % oz. 7 anketiranih.4 anketiranci to je 11 % anketiranih pa porabijo za celotni redni letni razgovor 30 minut. Le 1 anketiranec, kar je 3 % vseh, pa za redni letni razgovorov porabi tudi do 2 uri ali celo več.

11%

66%

20%

3%

Dolžina rednega letnega razgovora

do 30 minut

od 30 minut do 1 ure

od 1 ure do 2uri

2 uri in več



Graf 9: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kakšno je ponavadi vzdušje pri izvajanju rednega letnega razgovora?«

Dobra polovica vseh anketiranih (20 oz. 57 %) je s svojim počutjem med samim rednim letnim razgovorom zelo zadovoljna, saj se počuti dobro in se s svojim nadrejenim pogovarja zelo sproščeno in odkrito. 13 anketirancev oz. 37 % jih meni, da je bil sam začetek rahlo nesproščen, vendar se je kasneje vzdušje kmalu spremenilo in je redni letni razgovor potekal sproščeno. Zelo nesproščeno se je počutilo 6 % oziroma 2 anketiranca. Za to so lahko različni vzroki, in sicer od neprijetnih medsebojnih odnosov do nepripravljenosti na redni letni razgovor.

6%

37%

57%

Vzdušje pri izvedbi rednih letnih razgovorov

zelo napeto, nasproščeno

na začetku nesproščeno,kasneje sem se sprosil/a

zelo sproščeno



Graf 10: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kakšen odnos s sogovornikom na rednih letnih razgovorih imate ponavadi ?«

Največ anketiranih (20 oz. 57 %) odgovori, da ima s svojim nadrejenim oziroma sogovornikom enakovreden položaj ali odnos, kar pomeni, da lepo sodelujejo. 17 % vseh vprašanih oz. 6 anketirancev meni, da so v neenakovrednem odnosu s svojim nadrejenim. Skupina anketiranih odgovori pod (drugo), kar je lahko zelo različno, odvisno od tega kako si vsak posameznik razlaga svoj odnos s svojim nadrejenim. V tej skupini je 9 anketirancev, kar znaša 26 % vseh anketiranih.

17%

57%

26%

Odnos s sogovornikom na rednih letnih razgovorih

neenakovreden

enakovreden

drugo



Graf 11: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kako bi opisali potek rednega letnega razgovora?«

Večina anketirancev (25 oz. 71 %) meni, da s svojim nadrejenim v rednih letnih razgovorih aktivno sodeluje. 20 % oz. 7 anketirancev je mnenja, da je večino časa govoril vodja oz. nadrejeni. V enem primeru, kar predstavlja 3 % vseh anketiranih, je večino časa govoril podrejeni in ga je vodja samo poslušal. 2 anketiranca, to je 6 % vseh vprašanih, pa navajata trditev, da je vodja deloval nezainteresirano, sogovornika ni poslušal oziroma mu je dajal tak občutek.

71%

20%

3% 6%

Potek rednih letnih razgovorov

aktivno sodelovanje vodje inpodrejenega

večinoma je govoril vodja

večinoma je govoril podrejeni

vodja daje občuteknezainteresiranosti, oz. gamoje mnenje ne zanima



Graf 12: Odgovori anketirancev na vprašanje »Katere so navadno obravnavane teme na rednem letnem razgovoru?«

Pri vprašanju glede obravnavanih tem oz. vsebine pogovora na rednih letnih razgovorih so anketiranci lahko obkrožali več možnih odgovorov, tako da je odgovorov na to vprašanje bistveno več, lahko pa vidimo, katere teme so po odstotkih najbolj obravnavane. Največ odgovorov (28 oz. 31 %) se nanaša na določanje ciljev podjetja za prihodnje leto, kar je ena od glavnih tematik na letnih razgovorih. Sledi ji tema o možnostih osebnega usposabljanja in napredovanja.Teh odgovorov je 25, kar je 27 %. Takoj za njo sledi tema o problemih pri tekočem delu, takih odgovorov je 19 oz. 21 %. 13 oz. 14 % odgovorov se nanaša na temo o zadevah, povezanih z delom v preteklem obdobju, kar pomeni, da se pogovarjajo tudi o delu ali načinu dela preteklega obdobja. Določeni se dotaknejo tudi teme o medsebojnih problemih sodelavcev in o medsebojnih odnosih, vendar je takih odgovorov le 5 oz. 5 %. 2 odgovora to je 2 % odgovorov se nanašata na temo (drugo), kar pa je nedorečeno, saj tema ni znana.

31%

27%

21%

5%

14% 2%

Teme na rednih letnih razgovorih

določanju ciljev podjetja vprihodnjem letuo možnostih osebnegausposabljanja in napredovanjao problemih pri tekočem delu

o problemih s sodelavci innjihovem odnosutemah povezanih z delom vpreteklem obdobju



Graf 13: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kako bi ocenili redni letni razgovor?«

Glede na izvedbo in ocenitev razgovorov so zaposleni različnega mnenja. Največ je takih, ki razgovor ocenijo kot uspešen in so zelo zadovoljni z njim, in sicer 49 % oz. 17 anketirancev. Druga večja skupina udeležencev rednih letnih razgovorov pa se ni mogla odločiti, ali so z razgovorom zadovoljni ali ne. Takih udeležencev je 14 oz. 40 %. Iz odgovorov je razvidno, da obstaja manjše število anketiranih, ki z razgovorom niso zadovoljni, taki so 4 anketiranci,kar predstavlja 11 % anketiranih.

49%

40%

11%

Ocenitev rednih letnih razgovorov

z razgovorom sem zadovoljen

nisem niti zadovoljen nitinezadovoljen

z razgovorom sem nezadovoljen



Graf 14: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kako se strinjate s trditvijo, da redni letni razgovori medsebojne odnose med nadrejenimi in zaposlenimi

izboljšujejo ?«

Glede na trditev, da redni letni razgovori lahko izboljšujejo medsebojne odnose med nadrejenimi in zaposlenimi, je večina anketirancev neodločna. 20 anketirancev oz. 57 % anketiranih se namreč s trditvijo delno strinja oz. delno ne strinja. Druga skupina anketirancev je popolnoma odločna in se popolnoma strinja s tem, da redni letni razgovori sigurno izboljšujejo medsebojne odnose z nadrejenim. Teh anketirancev je 31 % oz. 11. 4 anketiranci to je 12 % anketiranih pa so to trditev zavrnili oziroma se z njo ne strinjajo.

31%

57%

12%

Redni letni razgovori izboljšujejo uskladiti medsebojne odnose med nadrejenim in

zaposlenim

se strinjam

se delno strinjam/ delno nestrinjam

se ne strinjam s to trditvijo



Graf 15: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali se na rednih letnih razgovorih pogovarjate z vodjo oziroma nadrejenim o potrebah na področju izobraževanja?«

Velika večina anketiranih se na rednih letnih razgovorih pogovarja s svojim nadrejenim o potrebah na področju izobraževanja. Teh je kar 86 % oz. 30. Na drugi strani je le 5 anketirancev, to je 14 % anketiranih, ki trdijo, da se o tej temi s svojim nadrejenim sploh ne pogovarjajo.

86%

14%

Pogovor na rednih letnih razgovorih med vodjo in zaposlenim o potrebah na področju

izobraževanja

da

ne



Graf 16: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali se na rednih letnih razgovorih vedno pogovarjate z vodjo oziroma nadrejenim o napredovanju in željah po

gradnji poslovne kariere?«

Na vprašanje glede pogovora o napredovanju in gradnji poslovne kariere ali vsaj o željah po tem kar 74 % anketiranih oz. 26 anketirancev odgovori pozitivno, le 9 anketirancev (26 %) meni, da se na rednih letnih razgovorih o tej temi ne govori.

74%

26%

Pogovor na redni letnih razgovorih med vodjo in zaposlenim o napredovanju in

željah po gradnji poslovne kariere

da

ne



Graf 17: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali menite, da so redni letni razgovori uspešno motivacijsko sredstvo?«

S trditvijo, da so redni letni razgovori dobro motivacijsko sredstvo, se 37 % vseh oz. 13 anketirancev strinja. Le 4 anketiranci (11 % vprašanih) zavrnejo to trditev in se z njo ne strinjajo. Večja skupina pa se s to trditvijo delno strinja. Teh je kar 52 % anketiranih oziroma 18 anketirancev.

13; 37%

18; 52%

4; 11%

Redni letni razgovori kot motivacijsko sredstvo

se strinjam

se delno strinjam/ delno nestrinjam

se ne strinjam



Graf 18: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali menite da redni letni razgovori vplivajo na razvoj kadrov?«

S trditvijo, da redni letni razgovori vplivajo na razvoj kadrov, se 57 % vseh anketiranih oz. 20 anketirancev zagotovo strinja, 15 anketirancev oz. 43 % vseh anketiranih pa nasprotuje tej trditvi.

57%

43%

Redni letni razgovori vplivajo na razvoj kadrov

da

ne



Graf 19: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali se vodje oziroma nadrejeni večinoma držijo dogovorov, vaših mnenj ali želja?«

Glede vprašanja, ali se nadrejeni držijo vseh dogovorov, mnenj ali želja zaposlenih, so odgovori različni. 49 % vseh oz. 17 anketirancev je odgovorilo z DA, kar pomeni, da naj bi se držali vseh dogovorov. S tem pa se ne strinja 37 % vseh oz. 13 anketirancev. Nekaj anketiranih (5 oz. 14 %) meni, da se vodje le delno držijo dogovorov, mnenj ali želja zaposlenih.

49%

37%

14%

Ali se nadrejeni držijo dogovorov, mnenj ali želja?

da

ne

deloma



Graf 20: Odgovori anketirancev na vprašanje »Kakšen vpliv imajo redni letni razgovori na vas?«

Pri vprašanju, kako vplivajo redni letni razgovori na zaposlene, smo želeli izvedeti, kako redne letne razgovore doživljajo zaposleni oziroma kako le-ti nanje vplivajo (pozitivno, negativno, dajo občutek nelagodja ali pa jih motivacijsko dvignejo). Iz odgovorov je razvidno, da na večino udeleženih (52 % vseh oz. 18 anketiranih) dejansko nič ne vplivajo. 37 % vseh oz. 13 anketiranih meni, da nanje vplivajo pozitivno oziroma jih dodatno motivirajo za nadaljnje delo. 4 anketiranci to je 11 % anketiranih pa celo menijo,da nanje delujejo redni letni razgovori zelo negativno, stresno in jim dajejo občutek nelagodja.

37%

52%

11%

Vpliv razgovorov na zaposlene.

pozitiven in motivacijski

nima nobenega vpliva

negativen in stresno delujoč



Graf 21: Odgovori anketirancev na vprašanje »Obkrožite najpogostejšo težavo ali oviro pri izvedbi in samem poteku rednega letnega razgovora.«

Na vprašanje glede ovir pri izvedbi rednega letnega razgovora so odgovori zelo različni. Zanimivo je, da je 40 % vseh oz. 14 anketirancev obkrožilo odgovor drugo med vsemi ostalimi naštetimi razlogi, kar pomeni, da so razlogi za te ovire očitno drugje ali pa so osebne narave ter so po vsej verjetnosti zelo različni glede na vsakega posameznika. 29 % vseh ali 10 anketirancev navaja glavni razlog časovno stisko. Takoj za tem sledi nedopuščanje aktivnega sodelovanja pri izvedbi rednega letnega razgovora, kar navajajo 4 anketiranci in to je 11 % vseh. Enak odstotek anketiranih torej 11 % (4 anketiranci) navaja kot glavno oviro nagativno ozračje pri izvedbi. Zadnji razlog, ki ga navaja 9 % anketiranih (3 anketiranci), je nepripravljenost na redni letni razgovor.

29%

11%

9% 11%

40%

Ovire pri izvedbi letnega rednega razgovora

časovna stiska

negativno ozračje

nepripravljenost na letni razgovor

nedopuščanje aktivnegasodelovanja

drugo



Graf 22: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali menite, da vodje potrebujejo dodatno pomoč oziroma izobraževanje za bolj strokovno izvedbo rednih letnih razgovorov?«

Več kot polovica anketirancev podpira potrebo po dodatnem izobraževanju vodij oz. nadrejenih za še boljšo in strokovnejšo izvedbo rednih letnih razgovorov, in sicer je takih 63 % anketiranih oz. 22 anketirancev. Na drugi strani 37 % anketiranih oz. 13 anketirancev te trditve ne podpira in se z njo ne strinja. Verjetno menijo, da so njihovi nadrejeni dovolj usposobljeni in imajo dovolj strokovnega znanja za izvedbo rednih letnih razgovorov.

63%

37%

Potreba po dodatnem izobraževanju vodij za bolj strokovno izvedbo rednih letnih

razgovorov

da

ne



Graf 23: Odgovori anketirancev na vprašanje »Obkrožite tisto ustrezno rešitev za izboljšanje sistema rednih letnih razgovorov«

Glede rešitev za izboljšanje sistema rednih letnih razgovorov so podani različni odgovori. Največ odgovorov, in sicer 49 % oz. 21 odgovorov, je glede povečanja nadzora nad učinkovitostjo in realizacijo dogovorjenega. Drugi najbolj pogosti predlog je večji poudarek pogovoru o izobraževanju in napredovanju, in sicer 28 % oz. 12 odgovorov. 9 % odgovorov oziroma 4 odgovori se nanašajo na predlog, da naj bi se opravljala analiza uspešnosti rednega letnega razgovora po zaključku le-tega. 3 odgovori to je 7 % odgovorov pa se nanašajo na rešitev za uvedbo dodatnih tem ali dodatne vsebine razgovora. Časovno podaljšanje rednega letnega razgovora podpirata 2 odgovora, kar je 5 % vseh odgovorov. Samo 1 odgovor oziroma 2 % vseh je glede predloga, da bi vodje potrebovali za lažjo primerjavo in analizo informacije s preteklih rednih letnih razgovorov.

7%

28%

5% 49%

9% 2%

Rešitve za izboljšanje sistema rednih letnih razgovorov.

Zaželjene so dodatne teme

Zaželjen je večji povdarekpogovoru o izobraževanju innapredovanju

Zaželjeno je časovno podaljšatirazgovore

Zaželjeno je povečati nadzor nadučinkovitostjo in realizacijodogovorjenega

Po razgovoru naj bo opravljenaanaliza uspešnosti razgovora

Vodje bi morali imeti narazgovorih informacije izpreteklih razgovorov za lažjoprimerjavo morebitnihodstopanj.



Graf 24: Odgovori anketirancev na vprašanje »Ali se strinjate s trditvijo, da bi bili redni letni razgovori bolj zaželeni, če bi bili prikazani s strani vodje svojim

sodelavcem kot koristni za njihov nadaljnji razvoj oziroma kot možnost izobraževanja ali usposabljanja?



rednih letnih razgovorov in jih vidijo v pozitivnem smislu. 37 % anketirancev je mnenja, da so občasno koristni, kar zopet daje pozitiven vtis na pomembnost tega procesa. Le 11 % anketirancev je nasprotnega mnenja in se jim redni letni razgovori ne zdijo pomembni del kadrovske politike. Sklepamo lahko, da so to anketiranci, ki imajo slabe izkušnje na tem področju ali so v slabih odnosih z vodjo, ki opravlja redni letni razgovor, lahko pa so razlogi za tako mišljenje seveda tudi drugje.

Glede na anketno vprašanje o številu izvedbe rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d. oziroma o pogostosti izvedbe le-teh smo pozitivno presenečeni nad dejstvom, da imajo redne letne razgovore vsi zaposleni najmanj enkrat na leto.

Slaba polovica anketiranih, natančneje 49 % vseh, ima enkrat letno redne letne razgovore v Hypo banki d.d. Izpostavimo lahko tudi 14 % anketiranih, ki se udeležijo teh razgovorov tudi trikrat ali pa celo večkrat na leto, kar je povezano predvsem z odgovornostjo in naravo dela, ki ga opravljajo zaposleni v banki.

Ugotavljamo, da so anketiranci večinoma seznanjeni z vsebino rednega letnega razgovora pred samo izvedbo le-tega. Teh anketirancev je kar 77 %. Sklepamo lahko, da se tako zaposleni pred rednim letnim razgovorom lahko tudi dobro pripravijo nanj. Le slabih 6 % je takih, ki to zanikajo, 6 % anketiranih pa ni prepričanih, da so z vsebino rednih letnih razgovorov seznanjeni.

Priprava na redni letni razgovor je dokaj pomembna za anketirance oziroma zaposlene v Hypo banki d.d. To dokazujejo rezultati ankete, saj se le 9 % anketirancev ne pripravi na ta dogodek. Večina pa si vzame čas in se vsaj malo pripravi na redni letni razgovor. Največ anketiranih (37 %) si vzame vsaj 15 minut časa za pripravo.

Dolžina samih razgovorov je lahko različna. Večina anketirancev (66 %) potrjuje, da razgovori potekajo od 30 minut do 1 ure. Redni letni razgovori lahko v Hypo banki d.d. trajajo tudi dlje, in sicer do 2 uri ali pa celo več, vendar so ta odgovor obkrožili le 3 % anketirancev. Anketiranci hkrati v veliki večini sporočajo, da se na samih razgovorih počutijo sproščeno, zato lahko sklepamo, da vlada pozitivno in sproščujoče vzdušje in med njimi poteka aktivno sodelovanje. Le 6 % anketiranih pa je žal nasprotnega mnenja.

Ugotavljamo tudi, da je velika večina (88 %) mnenja, da s pomočjo rednih letnih razgovorov lahko nadrejeni in zaposleni izboljšujejo medsebojne odnose ali pa vsaj delno pripomorejo k temu. Hkrati pa jih večina (89 %) zatrjuje, da so razgovori dobro motivacijsko sredstvo, ali pa se vsaj delno stinja s tem. Na 37 % anketiranih redni letni razgovori vplivajo pozitivno in motivacijsko, zanimivo pa je, da na 52 % anketiranih sami razgovori nimajo vpliva. Dobra polovica vseh je mnenja, da kljub vsemu redni letni razgovori le vplivajo na razvoj kadrov.

Na rednih letnih razgovorih se velika večina anketirancev dogovarja o potrebah na področju izobraževanja ali o gradnji njihove poslovne kariere. Najbolj pogoste teme letnih razgovorov, ki naj bi bile najbolj obravnavane in so jih navedli tudi anketiranci, so tri, in sicer: problemi pri tekočem delu, določanje ciljev podjetja v prihodnjem letu ter možnosti osebnega usposabljanja in napredovanja.

Glede na dane odgovore ugotavljamo, da je večina anketiranih (63 %) mnenja, da bi vodje vseeno potrebovali še dodatna izobraževanja, da bi



lahko bolj strokovno in bolje izpeljali redni letni razgovor. To se tudi kaže iz pridobljenih odgovorov, kjer je velika večina (86 %) mnenja, da bi bili lahko redni letni razgovori še bolj zaželeni, če bi jih vodje znali bolj strokovno prikazati sodelavcem kot koristne za njihov lastni nadaljnji razvoj. Polovica anketiranih je tudi mnenja, da se vodje držijo dogovorov, mnenj ali želja, izrečenih na rednih letnih razgovorih, kar je zelo pomembno in spodbudno za nadaljnje delo in tudi za same redne letne razgovore, to potem vpliva tudi na zaupanje zaposlenih do svojih vodij in podjetja oz. organizacije.

Ovire za slabo izvedbo rednih letnih razgovorov oziroma ovire, ki se pojavljajo pri izvedbi le-teh, so lahko različne in to je tudi najbolj pogost odgovor anketiranih. Ovir anketiranci niso natančno navedli.

Pridobimo kar nekaj možnih rešitev s strani anketirancev. 49 % vseh si želi predvsem boljši in učinkovitejši nadzor nad realizacijo dogovorjenega na samih rednih letnih razgovorih. Poleg tega je zaznan tudi velik interes za večji poudarek pogovoru glede področja izobraževanja in napredovanja.

13. ODGOVORI NA RAZISKOVALNA VPRAŠANJA

Iz odgovorov, ki smo jih prejeli, je razvidno, da je večina anketiranih zadovoljna z izvedbo rednih letnih razgovorov v Hypo banki d.d. oziroma ima pozitivno mnenje o njihovem pomenu, izvedbi ter koristnosti, ki jih prinašajo. Rezultati raziskave in teoretična spoznanja so nam omogočila, da lahko v nadaljevanju podamo odgovore na zastavljena raziskovalna vprašanja.

1. Raziskovalno vprašanje: »Kako se redni letni razgovori izvajajo v praksi?«

Ugotavljamo, da so anketiranci predčasno seznanjeni o terminu izvedbe rednih letnih razgovorov in da ima večina zaposlenih (52 %) pozitivno mnenje o njihovi koristnosti. Sklepamo lahko, da so bili anketiranci v preteklosti seznanjeni o prednostih in koristih rednih letnih razgovorov s strani svojih nadrejenih. To je bistvenega pomena, kajti zavedanje njihovih koristi ter pozitivnega učinka in pomena le-teh, daje zaposlenim večjo voljo, zagon, pripravo ter željo po izvajanju rednih letnih razgovorov. Iz podatkov je razvidno, da se v praksi redni letni razgovori v Hypo banki d.d. izvajajo vsaj enkrat letno, kjer sodeluje velika večina anketirancev, nekateri se udeležujejo le-teh tudi dvakrat letno ali pa tudi trikrat in večkrat. Predvidevamo, da je število udeležb oziroma izvedb pogojeno tudi s samo naravo in odgovornostjo dela v Hypo banki d.d. Večina udeležencev rednega letnega razgovora je tudi predčasno seznanjena z vsebino rednega letnega razgovora o temah, o katerih se bodo pogovarjali. Podobno navaja tudi Brečkova (2009, str. 16), ki pravi, da imajo zaposleni na podlagi seznanitve z vsebino rednega letnega razgovora možnost tudi na dobro pripravo nanj, kar je lahko ključnega pomena za uspešno izvedbo le-tega. Naša raziskava je pokazala, da se večina zaposlenih pripravi na redne letne razgovore, vendar časovno zelo različno. Za pripravo na redni letni razgovor si največ anketirancev vzame do 15 minut časa, velik preostanek zaposlenih pa tudi do 1 ure. Majhen delež anketiranih (9 %) se na redni letni razgovor sploh ne pripravi. Menimo, da je dobra priprava polovica uspešno realiziranega rednega letnega razgovora, kar pomeni, da je bistvenega pomena, če sta na redni letni razgovor oba sogovornika dobro pripravljena, razgovor bo tako potekal bistveno lažje, hitreje in predelajo se vse



bistvene teme, na katere sta se tudi pripravila. Menimo, da bi morala priprava vsakega posameznika trajati vsaj 30 minut.

Raziskava je pokazala, da je čas potekanja samega rednega letnega razgovora za veliko večino anketiranih približno enak, in sicer od 30 minut do ene ure, določeni trajajo tudi več časa. Predvidevamo, da je to pogojeno z naravo in odgovornostjo dela, ki ga posamezniki opravljajo v banki. Največ zaposlenih meni, da je vzdušje na rednih letnih razgovorih zelo sproščeno in so s svojim nadrejenim v enakovrednem odnosu. Sklepamo lahko, da se tako vodja in zaposleni odkrito pogovorita in aktivno sodelujeta v samem pogovoru. Bistvenega pomena pri potekanju rednega letnega razgovora je tudi dejstvo, da vodja že na začetku rednega letnega razgovora pripravi ustrezno klimo, sogovornika poskusi malo sprostiti, in stremi k temu, da ustvari pozitivno klimo, ki se lahko začuti že s samim pozdravom. Pomen ustvarjanja klime pred samim začetkom rednega letnega razgovora poudarja tudi Brečkova (2009, str. 26), in sicer pravi, da je to prva prediszpozicija za odprt in iskren pogovor s strani obeh sogovornikov.

2. Raziskovalno vprašanje: »Kako redni letni razgovori vplivajo na zaposlene in razvoj njihove poslovne kariere?«

Majcnova (2001, str. 196) dobro ponazarja trditve o uspešnem rednem letnem razgovoru oziroma dobrem počutju sogovornika. Vodja mora biti pozoren, prijazen, umirjen, spoštljiv, pozitiven, energičen, vljuden in podpirajoč, pripravljen dati tudi pohvalo za dober rezultat, na drugi strani pripravljen slabe rezultate izboljšati oziroma pomagati sogovorniku najti ustrezne rešitve in mu svetovati.

Na podlagi raziskave lahko sklepamo, da redni letni razgovori v veliki večini na zaposlene vplivajo zelo pozitivno ali vsaj delno pozitivno oziroma delujejo kot dobro motivacijsko sredstvo, ki jim daje dodatni zagon k boljši produktivnosti in želji po delu. Razvidno je tudi, da so redni letni razgovori uspešno sredstvo za izboljšanje medsebojnih odnosov z nadrejenim, kar dodatno pripomore k pozitivnemu učinku dela. Menimo, da lahko zaposleni na rednih letnih razgovorih z vodjo vzpostavijo dober, pristen odnos, v katerem jih lahko dober vodja pravilno usmeri, na katerih segmentih dela morajo določene stvari izboljšati oziroma čemu morajo dati več poudarka ali se še dodatno izobraževati kar jim koristi za nadaljevanje uspešne poslovne kariere.

Iz raziskave je razvidno, da v Hypo banki d.d. nadrejeni dajo velik pomen oziroma poudarek tudi pogovoru o izobraževanju in usposabljanju zaposlenih, njihovih ciljih in željah po razvoju svoje poslovne kariere. Menimo, da je to bistvenega pomena tudi za samo podjetje oz. organizacijo, saj tako lahko pridobi informacije o svojih zaposlenih, njihovih ambicijah, željah po napredovanju, izobraževanju, uspehih na drugih področjih. S tem lažje dopolnjuje svoj kader ter ga dodatno usposablja in hkrati vodi kadrovsko politiko. Tudi anketiranci so podobnega mnenja, saj kar 57 % anketiranih verjame, da redni letni razgovori vplivajo na razvoj kadrov, zato je pomembno za vsakega posameznika, da se na rednih letnih razgovorih predstavi v dobri luči in pokaže svoje ambicije, zamisli in želje.



3. Raziskovalno vprašanje: »Ali so razgovori motivacijsko sredstvo zaposlene?«

Ugotavljamo, da na velik del anketiranih (37 %) redni letni razgovori delujejo zelo motivacijsko na (52 %) anketiranih pa delujejo vsaj delno motivacijsko. Na drugi strani je le 11 % vseh anketiranih, ki so nasprotnega mnenja in redne letne razgovore ne vidijo v tej luči oziroma kot dobro motivacijsko sredstvo. Na podlagi rezultatov lahko redne letne razgovore ocenimo kot dobro motivacijsko sredstvo, ki pripomore k boljšemu razvoju kadra in podjetja oz. organizacije. Menimo, da pri vsakem delu zaposleni potrebujejo v določenem času motivacijo, ki jim da dodatno moč in energijo, zato je tudi redni letni razgovor z vodjo lahko dobro motivacijsko sredstvo. Kot poudarja Majcnova (2001, str. 163), je redni letni razgovor priložnost, da dober vodja dodatno motivira svoje sodelavce, seveda, če jih je sposoben oziroma jih zna primerno motivirati. Če opravi uspešen redni letni razgovor s sodelavcem v smislu, da se lepo odkrito pogovorita in si zaupata vse probleme, si uspešno svetujeta, vsak zaposleni odide z razgovora poln zavzetosti za to, da vse dogovorjeno z vodjo opravi uspešno in dobro.

4. Raziskovalno vprašanje: »Ali so potrebne izboljšave, spremembe za boljšo in uspešnejšo izvedbo rednih letnih razgovorov?«

Iz odgovorov je razvidno, da se večina anketirancev strinja s tem, da bi nadrejeni obvezno potrebovali dodatna izobraževanja za še bolj strokovno izvedbo rednega letnega razgovora. Skoraj polovica anketiranih je izrazila potrebo po izboljšavi nadzora nad učinkovitostjo in realizacijo dogovorjenega na rednih letnih razgovorih. Zaposleni si želijo večjega nadzora nad tem, kar se dogovorijo s svojimi nadrejenimi, in nad tem, kako se dejansko realizirajo obljubljeni dogovori in želje posameznikov. Druga največja sprememba bi bila ta, da nadrejeni dajo večji poudarek pogovoru o izobraževanju kadrov ter usposabljanju in napredovanju zaposlenih. Na podlagi razultatov raziskave predlagamo določene izboljšave oziroma spremembe pri izvedbi rednih letnih razgovorov.

Sistem kadrovanja zahteva, da se permanentno spremlja in kontrolira delo in dosežke zaposlenih. Pomembno je zaposlene spremljati tudi v obdobju med rednimi letnimi razgovori, še posebej, če se ti izvajajo enkrat letno. Pomembno spremembo oziroma izboljšavo vidimo tudi v tem, da bi vodje delali analizo uspešnosti rednega letnega razgovora ter analizo oziroma primerjavo rezultatov razgovorov iz prejšnjih let ter tako ugotavljali spremembe, izboljšave ali pomanjkljivosti vsakega posameznika. Ena od ključnih nalog vodje pa je tudi, da po izvedbi rednih letnih razgovorov spremlja posameznika, njegovo uresničevanje dogovorov in sklepov, o katerih sta se dogovorila.



14. ZAKLJUČEK

Hypo Banka, d. d. se je na slovenskem trgu pojavila v letu 1999. Z nenehno rastjo, s trdnostjo in stalnim prilagajanjem potrebam in zmožnostim strank je skupina Hypo-Alpe-Adria v Sloveniji prisotna v vseh večjih slovenskih krajih. Hypo banka, deluje na zaupanju, varnosti in dolgoročnosti. Zaposleni delujejo v skladu s temi vrednotami ter z etičnimi načeli in ustvarjajo skupino tako, kot je. Zahtevajo najvišje standarde v smislu trajnosti in izjemne kakovosti, in sicer ne le od zaposlenih, temveč tudi od njihovih storitev, zato so vsakdanja delavnost in uspešnost ter motiviranost k izboljšavi na vseh segmentih dela pripomogle k oblikovanju kakovostnega produktivnega kadra in njihove uspešnosti.

V današnjih časih, kjer sta izredno močno prisotni tekmovalnost in konkurenca na trgih oziroma povsod v poslovnem svetu, ter ob vse hitrejšem tempu življenja in ob usmerjenosti k individualizmu ter tekmovalni družbi je uvedb rednih letnih razgovorov že redna praksa večjih in srednje velikih podjetij oziroma organizacij. Za podjetja oz. organizacije so ti izrednega pomena, kajti z njihovo pomočjo pridejo do zelo pomembnih informacij, ki jim lahko tako znotraj podjetja oz. organizacije (v obliki kadrovskih sprememb, reorganizacije, izboljšave svojega kadra) kot tudi zunaj njega oz. pomagajo nje k boljši, lažji in hitrejši prilagoditvi k spremembam, nastalih na samih trgih.

Bistvo vsega tega je komunikacija, brez katere nobeno podjetje oz. nobena organizacija ne more funkcionirati. Redni letni razgovori so koristni tako za managerje, zaposlene kot tudi za podjetje oz. organizacijo zato je praksa izvajanja le-teh vedno večja in zavedanja pomembnosti ter izboljšav za njihov večji učinek vse več. Z rednimi letnimi razgovori omogočimo zaposlenim, da bolje spoznajo svojo vlogo v delovnem procesu, ozavestijo svoje cilje in svojemu podjetju oz. sv

Documents

REDNI LETNI RAZGOVORI V HYPO BANKI D.D.Lajh (2007, str.2) navaja, da naj bi bil redni letni razgovor naključen in neformalen pogovor med vodjo in zaposlenim takrat, ko imata oba naključno