RAZVOJ INFORMACIJSKE REŠITVE ZA PODPORO PRI PRODAJI V ... · poslovnega sistema, ki ne uporablja koncepta baze podatkov za shranjevanje podatkov. Vrednost podatkov naraš ča tudi

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo univerzitetnega študija Smer organizacijska informatika

RAZVOJ INFORMACIJSKE REŠITVE ZA

PODPORO PRI PRODAJI V PODJETJU

SCHINDLER SLOVENIJA D.O.O. Mentor: doc. dr. Borut Werber Kandidat: Marko Ovčak

Ljubljana, maj 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju dr. Borutu Werberju za pomoč in nasvete pri pripravi in izdelavi diplomske naloge. Zahvaljujem se sodelavcu in lektorju Primožu Čelesniku, ki je ogromno prispeval k izdelavi aplikacije in dopolnitvi mojega znanja MS Accessa. Prav tako se zahvaljujem svojim staršem za spodbudo in podpro pri mojemu delu.

POVZETEK V diplomski nalogi je predstavljena programska rešitev za podporo prodajnemu sektorju v podjetju Schindler Slovenija d.o.o., ki se ukvarja s prodajo, montažo in servisom dvigal, tekočih stopnic ter tekočih klančin. Aplikacija je nadomestila preproste MS Excellove tabele in podloge besedil v MS Wordu in se je v praksi že izkazala kot nepogrešljivo orodje komercialistov in vodstva podjetja. Ob stalnem razvijanju postaja orodje, ki ne obsega le področje komerciale, temveč postopoma zajema tudi ostale sektorje podjetja (montaža, logistika, servis, računovodstvo). Omogoča natančen vpogled v poslovanje podjetja: pregled projektov, produktov, prodajnih in servisnih pogodb, izvedbe del, naročanja materiala, realizacijo prodajnega plana,... Olajšuje delo in omogoča večjo produktivnost zaposlenih z avtomatizacijo rutinskih procesov. Aplikacija je postala nepogrešljivo orodje za preučevanje trga, konkurence ter postavljanje ciljev in strategije podjetja. KLJUČNE BESEDE

• Relacijska baza podatkov • Podatkovni model • Sistem za upravljanje baz podatkov • MS Access

ABSTRACT In my degree work is introduced solution for support of komercial sector in company Schindler Slovenia d.o.o. which is selling, installing and repairing elevators, moving stairs and moving walks. The aplication has replaced simple tables in MS Excell and text sheets in MS Word and has become irreplaceable tool of sellers and company's management. Because of its constant developing and growing it is no longer covering only komercial sector of company but slowly also other sectors (installation, logistics, repair, accounting). With MS Excell it is posible to precisely monitor company's activities: projects, products, sales contracts, repair contracts, asignment completion, material ordering, realization of company's sales plan, ... Aplication is making work easier and is enabling better productivity of employees because it automates rutine procesess. The solution has become irreplaceable tool for market and competition studies and also for defining company's goals and strategies. KEY WORDS

• Relationsip database • Data model • Data base management system • MS Access

KAZALO 1 UVOD............................................................................................................. 2

1.1 Osnovni podatki o podjetju...................................................................... 2 1.2 Organizacijska struktura podjetja ............................................................ 2

2 TEORETIČNE OSNOVE ................................................................................ 3 2.1 Baza podatkov ........................................................................................ 3

3 ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA IN CILJEV.............. .......................... 4 3.1 Opis stanja pred uvedbo aplikacije.......................................................... 4

3.1.1 Posnetek stanja .................................................................................. 4 3.1.2 Obstoječe rešitve ................................................................................ 6

3.2 Opis problemskega stanja....................................................................... 8 3.2.1 Pridobivanje željenih informacij ........................................................... 8 3.2.2 MS Excellova tabela............................................................................ 8 3.2.3 Izvajanje rutinskih nalog...................................................................... 9 3.2.4 Posledice ............................................................................................ 9

3.3 Cilj diplomske naloge .............................................................................. 9 4 METODE DELA ........................................ ................................................... 10 5 IZDELAVA PREDLAGANE REŠITVE........................ .................................. 11

5.1 Opis uporabljenih orodij ........................................................................ 11 5.2 Izgradnja baze podatkov v MS Accessu................................................ 13

5.2.1 Izgradnja podatkovnega modela ....................................................... 13 5.2.2 Predstavitev podatkovnega modela .................................................. 14

5.3 Izgradnja aplikacije v MS Accessu ........................................................ 17 6 DELOVANJE APLIKACIJE............................... ........................................... 18

6.1 Obrazci ................................................................................................. 18 6.1.1 Glavna stran ..................................................................................... 20 6.1.2 Vnos objekta ..................................................................................... 22 6.1.3 Info table (Sporočilna tabla) .............................................................. 30 6.1.4 Vnos šifrantov ................................................................................... 31 6.1.5 Vnos stranke..................................................................................... 33 6.1.6 Vnos kontaktne osebe....................................................................... 34 6.1.7 Poročila............................................................................................. 35

6.2 Poročila................................................................................................. 37 6.2.1 Graf prejetih povpraševanj in poslanih ponudb/pogodb..................... 37 6.2.2 Faks.................................................................................................. 39 6.2.3 Ponudba ........................................................................................... 42 6.2.4 Pogodbe ........................................................................................... 44

6.3 Poizvedbe............................................................................................. 50 6.3.1 Poizvedba qryProduktPogodbaKomerciala........................................... 50

7 ZAKLJU ČKI ................................................................................................. 52 7.1 Ocena učinkov ...................................................................................... 52 7.2 Pogoji za uvedbo .................................................................................. 52 7.3 Največji problem pri izdelavi.................................................................. 53 7.4 Možnosti nadaljnjega razvoja................................................................ 53

LITERATURA IN VIRI................................. ......................................................... 54 PRILOGE............................................................................................................. 55

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Marko Ovčak: Razvoj informacijske rešitve za podporo pri prodaji v podjetju Schindler Slovenija d.o.o. Stran 2 od 59

1 UVOD

1.1 Osnovni podatki o podjetju Podjetje Schindler je bilo ustanovljeno leta 1874 v Lucernu. Iz majhne strojniške delavnice se je razvilo v eno izmed vodilnih ponudnikov naprav za vertikalni transport. Je eno redkih podjetij, ki je tako dolgo preživelo samostojno in ki jo še vedno vodijo potomci družine ustanoviteljev. Dosedanji uspeh je posledica uspešnega prilagajanja pospešitvam in globalnim razsežnostim sprememb v poslovanju, tehnologiji in politiki. Ena izmed mnogih podružnic koncerna Schindler je tudi v Sloveniji. Podjetje Schindler Slovenija d.o.o. ima na slovenskem trgu že več kot 30 letno tradicijo. Znano je po zanesljivih, vzdržljivih in kvalitetnih rešitvah vertikalnega transporta in je vodilni ponudnik storitev v Sloveniji. Uspešno posluje tudi na Hrvaškem, v Bosni in Hercegovini, Srbiji in Črni gori, Makedoniji in Albaniji. Opis je povzet iz domače strani podjetja Schindler Slovenija d.o.o.

1.2 Organizacijska struktura podjetja

Slika 1: Organizacijska struktura podjetja Schindler d.o.o.



2 TEORETIČNE OSNOVE

2.1 Baza podatkov V splošnem pomenu obsega pojem baza podatkov karkoli, kar vsebuje podatke. Uporablja se odkar se je pojavila potreba po hitrem dostopu do informacij. V zgodovini si lahko pod bazo podatkov predstavljamo knjižnice, v katerih so bili sistematično hranjeni podatki o kulturah, davkih, delu, rastlinah, boleznih, ... V današnjem svetu informatike s tem izrazom mislimo na skupek zapisov podatkov shranjenih na računalniku, ki so logično urejeni na tak način, da lahko iz njih na najhitrejši način dobimo potrebne informacije. V današnji dobi informatike praktično ne zasledimo več kompleksnejšega poslovnega sistema, ki ne uporablja koncepta baze podatkov za shranjevanje podatkov. Vrednost podatkov narašča tudi s stopnjo njihove organiziranosti, urejenosti ter dostopnosti, saj lahko iz takšnih podatkov hitro dobimo potrebne informacije. V poslovanju je vrednost zadostnega števila pravih informacij ob pravem času neprecenljiva in neposredno vpliva na kakovost poslovnih odločitev, uspešnost prilagajanja razmeram na trgu in posledično vodi k dobremu poslovanju podjetja. Podatkovna baza je model okolja, ki služi kot osnova za sprejemanje odločitev in izvajanje akcij. (Mohorič, 2002) Z bazami upravljamo in dostopamo do informacij s pomočjo sistemov za upravljanje baz podatkov (angleško: database management system – DBMS). Eden od teh sistemov je tudi MSAccess. Podatkovna baza je zbirka med seboj pomensko povezanih podatkov, ki so shranjeni v računalniškem sistemu, dostop do njih je centraliziran in omogočen s pomočjo sistema za upravljanje podatkovnih baz. (Mohorič, 2002)



3 ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA IN CILJEV

3.1 Opis stanja pred uvedbo aplikacije

3.1.1 Posnetek stanja

Podjetje Schindler prejema povpraševanja preko pošte, faksa, telefona, e-pošte ter sestankov. Stranke (investitorji, generalni izvajalci del, partnerji) posredujejo podjetju Schindler povpraševanja za določen objekt, ki vsebujejo opise naprav na objektu. Za določen objekt lahko prejmemo več povpraševanj od različnih strank. Povpraševanja sprejme pomočnik komerciale v tajništvu (faks, pošta, e-pošta podjetja) oziroma komercialist (telefon, e-pošta, sestanek). Objektu se dodeli identifikacijska številka, iz katere je mogoče razbrati, kdaj je povpraševanje prispelo (leto in mesec). Če za objekt še ni prispelo nobeno povpraševanje, ga dodelijo komercialistu, ki je pristojen za regijo, kjer se objekt nahaja. Za določen objekt je zadolžen en komercialist. Po vpisu v MS Excellovo tabelo preda pomočnik povpraševanje pristojnemu prodajalcu.

Slika 2: Slika procesa od sprejetja povpraševanja do izdelave ponudbe Prodajalec pred izdelavo ponudbe komunicira s kontaktno osebo (navedena je na povpraševanju) v stranki in ji nudi vso podporo in svetovanje za izbiro najprimernejše naprave. Na podlagi pridobljenih podatkov izdela kalkulacije naprav z rešitvijo v MS Excellu. Nato izdela ponudbo, ki vsebuje želene naprave, njihovo ceno, tehnični opis in pogoje poslovanja s podjetjem Schindler (pogoji za plačilo, montažo), ter jo pošlje stranki. Stranka ponudbo pregleda ter prodajalcu posreduje popravke oziroma pripombe. Odloči se lahko za drugačno opremo, drug model naprave. Prodajalcu lahko sporoči svoje pripombe o ceni naprav ter zahteva dodaten popust. Na osnovi novih zahtev se izdela nova ponudba. Postopek se ponavlja, dokler ni stranka popolnoma zadovoljena, oziroma do omejitev podjetja Schindler (glede popustov, možnih konfiguracij naprav). Če stranki bolj ustreza naša ponudba naprav od konkurenčne, se odloči za nakup. Komercialist izdela standardno pogodbo, ki vsebuje izbrane naprave. S stranko po potrebi uskladita v pogodbi definirane pogoje medsebojnega sodelovanja. Pogodbo podpišeta direktorja podjetij. Nato se sproži naročanje materiala in montaža naprav.



Slika 3: Slika procesa kreiranja pogodbe

V primeru, ko za določen projekt prispejo povpraševanja od več različnih strank, se vsem pošljejo enake ponudbe. Izvajalci del (stranke, ki so poslale povpraševanja) posredujejo kompletne ponudbe izvajanja del (med njimi je tudi montaža naprav za vertikalni vzpon, s katero se ukvarja naše podjetje) investitorju, ki izbere enega izmed njih. V primeru, da je ponudba izbranega izvajalca del vsebovala naše naprave, se uskladi pogoje sodelovanja in podpiše pogodba. Če ponudba ni bila izdana (razlog: podjetje Schindler ni imelo ustreznega produkta, določenim strankam se ponudbe ne pošiljajo zaradi nerešenih pravnih vprašanj), je komercialist stranki po faksu poslal odgovor, v katerem je navedel, zakaj ponudba ne bo izdelana.



3.1.2 Obstoje če rešitve

Podloge besedil v MS Wordu

Podoba dokumentov v podjetju je natančno definirana. Oblikuje jo oddelek za branding v centrali podjetja v Švici. V centrali in vseh podružnicah izdelajo na osnovi navodil iz brandinga dokumente, obrazce, logotipe podjetja na avtomobilih in internetnih straneh ter ostalo, s čimer se podjetje kaže v javnosti. S katerim orodjem si pri tem pomagajo, ni definirano. Za kreiranje faksov in ponudb so v Schindler Slovenija d.o.o. uporabljali izdelane podloge v MS Wordu, v katerih so zamenjali spremenljivke. Oblika podlog je bila izdelana po navodilih iz centrale. Izpolnjene podloge so nato stranki posredovali preko faksa, e-pošte oziroma pošte. Pri podlogah za faks sporočila niso imeli izdelanih predlog besedil za standardne primere (na primer za zavrnitev ponudbe zaradi neustreznosti produktov). V podlogah je bilo potrebno zamenjati podatke o stranki, naslovniku, pošiljatelju, datum, predmet ter vsebino. Vsebina ponudbe je standardizirana. Spremenljivke so podatki o stranki, objektu, kontaktni osebi (oseba, kateri pošiljamo ponudbo), napravah in komercialistu. V MS Wordu je bila narejena podloga ponudbe, v kateri je komercialist zamenjal spremenljivke in poslal ponudbo stranki. V nekaterih primerih je potrebno spremeniti tudi kakšne dele ponudbe. To je odvisno od dogovora s stranko.

Tabela v MS Excellu za shranjevanje podatkov o povp raševanjih

Za pregled povpraševanj so v Schindler Slovenija uporabljali MS Excellovo rešitev. Tabela je imela naslednja polja:

• Ponudba_ID: ID_povpraševanja • Pov_Stevilka: številka objekta • Pov_Kopija: število različnih izdelanih ponudb • Pov_DatumSprejema: datum prejetja povpraševanja • Pov_Drzava: država, v kateri se objekt nahaja • Pov_Stranka: stranka (podjetje oz. fizična oseba, ki je poslala

povpraševanje) • Pov_Prodajalec: komercialist, ki obdeluje projekt • Pov_Objekt: ime objekta oz. projekta • Pov_Status: status povpraševanja • Pov_Posiljatelj: kontaktna oseba • Pov_ZeleniDatum: rok za pošiljanje ponudbe • Pov_DatumPosiljanja: datum pošiljanja ponudbe • Pov_VrstaPreDokumenta: način prejetja povpraševanja • Pov_VrstaOddDokumenta: način pošiljanja ponudbe • Pov_Hiperpovezava: povezava na mapo objekta na mreži • Pov_Komentar: komentar • Pov_Konkurent: konkurenti na objektu



Načini hranjenja podatkov

Prvotno se je podatke o projektih hranilo izključno v papirnati obliki v fasciklih komercialistov, ki so jih hranili v svojih pisarnah. Kasneje so začeli podatke hraniti na računalniški mreži podjetja, kjer je bila shranjena tudi tabela v Excelu (pregled projektov, ponujenih naprav in strank).



3.2 Opis problemskega stanja

3.2.1 Pridobivanje željenih informacij Pregled nad projekti je bil izredno slab. Postopek pridobivanja informacij je bil dolgotrajen. Informacije o določenem projektu je bilo možno pridobiti na naslednje načine:

• Direktno od pristojnega komercialista. Najprej se je bilo potrebno pozanimati, kateri komercialist je zadolžen za objekt.

• Z iskanjem podatkov v mapah projektov v pisarni pristojnega komercialista, kar je lahko bil precej dolgotrajen postopek

• Z iskanjem map in datotek s podatki o določenem projektu na računalniški mreži podjetja

Največ informacij je bilo shranjenih na papirjih v fasciklih. Edina oseba, ki je vedela, kaj se z določenim projektom dogaja, je bil posamezen komercialist. Komercialisti so poleg izdelave ponudb zadolženi tudi za podporo in svetovanje strankam, koordinacijo z izvajalci del in arhitekti, določanje termina del ter koordinacijo za dovoz materiala. Zato se je lahko zgodilo, da so komercialisti zaradi velikega števila projektov ter nepreglednih informacij pozabili na kakšen projekt.

3.2.2 MS Excellova tabela MS Excellova tabela ni omogočala pregleda nudenih produktov, kar je močno oteževalo analize prodaje in izdelave ter proučevanje strategij podjetja:

• kateri produkti se največ prodajajo • s katerimi napravami se izgublja projekte in proti katerim konkurentom • s kakšno ceno se prodajajo določene naprave na tržišču • kako se tržišče razlikuje v različnih državah • kakšen potencial prodaje je na tržišču • določitev plana prodaje za celo leto

Na prispelih povpraševanjih imajo enaki objekti lahko povsem drugačno ime. Zato je večkrat prišlo do ponavljanja projektov v tabeli. S podatki o produktih je možno s primerjanjem višine dviga naprave in lokacije objekta hitro ugotoviti, če je objektu na prispelem povpraševanju že dodeljena številka in komercialist. Ta primerjava ni bila možna na podlagi razpoložljivih podatkov v tabeli, saj v njej ni bilo podatkov o produktih. Problem MS Excellove tabele je bilo tudi pomanjkljivo vnašanje podatkov. Izdelana rešitev je dovoljevala prazne vnose, tako da v veliko primerih niso bili izpolnjeni vsi podatki, kar je dodatno oteževalo analize podatkov. Vsi vnosi so bili ročni in neomejeni. Zaradi tega je prihajalo do nekonsistentnosti podatkov, ker so bile iste stranke, kontaktne osebe oziroma prodajalci vneseni na več različnih načinov.



Na primer: za isto kontaktno osebo so vpisali: • samo ime • samo priimek • ime in priimek • priimek in ime • naziv in priimek • napake pri črkovanju • različne okrajšave

3.2.3 Izvajanje rutinskih nalog Precej nalog komercialistov je rutinskih (izdelava raznih mesečnih, letnih in tedenskih poročil, izdelava ponudb, izdelava določenih faks sporočil strankam). Izdelava poročil je jemala ogromno časa komercialistom, saj je bilo zbiranje podatkov zelo nepraktično in zamudno. Tvorjenje poročil je bilo ročno. Iste podatke je bilo potrebno vnašati na različnih mestih. Na primer produkte je bilo potrebno vnesti v ponudbe, na določena poročila prodaje (vroči projekti, prodane naprave, dosežen plan...), pogodbe in MS Excellovo tabelo.

3.2.4 Posledice Izguba projektov, nezadovoljstvo strank, preobremenjenost komercialistov, nepreglednost projektov, izguba časa, neprimerne strategije podjetja, težje in počasnejše prilagajanje trgu, večji stroški podjetja.

3.3 Cilj diplomske naloge Cilj diplomske naloge je predstavitev izdelane informacijske rešitve, ki se sedaj uporablja v podjetju. Namen aplikacije je:

• omogočanje večje preglednosti informacij o projektih, produktih, strankah ter kontaktnih osebah

• eno mesto vnosa podatkov (one point of data entry) • avtomatizacija izdelave ponudb, poročil, analiz, faksov ter dopisov • zmanjšanje obremenjenosti komercialistov • omogočanje boljšega pregleda nad projekti • omogočanje kakovostnejših odločitev • lažje definiranje strategij podjetja • pridobitev dodatnega časa komercialistov za izvajanje nerutinskih nalog • omogočanje hitrejšega pridobivanja želenih podatkov.



4 METODE DELA

Na začetku je bila opravljena podrobna analiza stanja in postopka dela. V tej stopnji smo preučili delovni proces od prejetja ponudbe do izdaje pogodbe. Intervjuvali smo zaposlene iz področja prodaje (komercialisti, pomočniki komerciale) in od njih dobili podroben opis njihovega dela in potreb. Iskali smo možnosti za optimiziranje procesov. Na podlagi intervjujev, dokumentov in izkušenj smo okvirno definirali naloge, ki jih mora bodoča rešitev opravljati. Razvili smo podatkovni model, na podlagi katerega smo izdelali aplikacijo. Na nekaterih točkah smo optimizirali proces dela. Na podlagi raziskovanj je bil narejen prototip aplikacije. Po zadovoljivih rezultatih ob testiranju rešitve smo sklicali sestanek, na katerem smo predstavili aplikacijo končnim uporabnikom. Sledil je brainstorming, s katerim smo pridobili dodatne predloge za dopolnitev funkcij aplikacije in optimizacijo dela z njo. Na tem sestanku so se natančno definirale naloge in obveznosti zaposlenih (kdo je zadolžen za vnašanje določenih podatkov, kdo je zadolžen za konsistentnost aplikacije, kdo je zadolžen za pomoč uporabnikom). Po implementaciji uporabnih predlogov je bila aplikacija sprejeta v uporabo za poskusno dobo enega meseca. Izvedeno je bilo izobraževanje zaposlenih. V času poskusne dobe so se podatki vnašali tudi v predhodne rešitve. V poskusnem obdobju so se odpravile morebitne pomankljivosti. Po končanju poskusne dobe se je opustila uporaba predhodnih rešitev in od takrat dalje se uporablja izključno novo izdelana rešitev. Delo je praktično ves čas potekalo v skupini, saj so se ob izdelavi in implementaciji rešitve nenehno pojavljala vprašanja in nejasnosti. Njihove odgovore in rešitve smo našli s sodelovci in sodelovkami našega tima. Nenehno je bila potrebna dobra komunikacija med razvijalci in končnimi uporabniki računalniške rešitve.



5 IZDELAVA PREDLAGANE REŠITVE

5.1 Opis uporabljenih orodij

• MS Access MS Access je programsko orodje za delo s podatkovnimi bazami. Primeren je za manjša podjetja, interne sektorje podjetij, samostojne podjetnike in za fizične osebe. Njegova poglavitna prednost je preprostost uporabe in celovitost funkcij. Z njim lahko hitro tvorimo izredno uporabne aplikacije za upravljanje in shranjevanje poslovnih ali zasebnih podatkov. MS Access je vsestranski produkt. Lahko ga uporabimo kot orodje za razvoj baze podatkov ali aplikacije. Glavna lastnost, katera ga loči od ostalih orodij, je njegova preprostost uporabe. (Blackburne, Dewson, 2000) Začetniki lahko večino dela v MS Accessu izvedejo s pomočjo grafičnih vmesnikov in čarovnikov, ki v ozadju tvorijo kodo v programskem jeziku Visual basic za aplikacije (VBA - Visual Basic for Aplication) in SQL (structual query language) ter nastavijo želene opcije. Bolj zahtevne in izkušene razvijalce preseneti s svojo obširnostjo in globino, saj ob podrobnejši poglobitvi vanj spoznamo, da je mogoče v njem narediti veliko kompleksnejše rešitve z ročnim tvorjenjem kode v VBA in SQLu. V MS Accessu najprej naredimo podatkovni model baze podatkov. Nato izdelamo grafični vmesnik za delo s podatki v bazi. Končnemu uporabniku ponuja celovitost, saj v MS Accessovi aplikaciji vnaša nove podatke, pregleduje in analizira obstoječe podatke ter tvori razna poročila.

• Structual query language – SQL SQL (strukturirani jezik za poizvedbe) je srce relacijske tehnologije. (Vujnović, 1995) Uporablja se pri delu s podatkovnimi zbirkami. Je najbolj razširjen jezik za modificiranje, kreiranje, pridobivanje in manipuliranje podatkov v relacijskih podatkovnih bazah. V MS Accessu se ob tvorjenju poizvedb, obrazcev ter poročil v ozadju tvori SQL koda, ki jo lahko gledamo, dopolnjujemo in spreminjamo.



• Visual basic for aplications – VBA Visual basic za aplikacije je različica programskega jezika Visual basic in je vgrajen v večino programov MS Office (MS Access, MS Excel, ...) ter v nekate druge programe. VBA ima ogromno funkcij in je zelo fleksibilen. Ob tvorjenju obrazcev v MS Accessu se v ozadju tvori koda v VBA-ju, ki jo lahko gledamo in tudi sami tvorimo. MS Access je že sam zelo močno orodje, vendar se pojavijo situacije, v katerih MS Access nima potrebnih orodij za kreiranje potrebnega programa. (Blackburne, Dewson, 2000). Z dopolnitvijo MS Accessa s kodo VBA imamo praktično neomejene možnosti pri ustvarjanju programske rešitve.



5.2 Izgradnja baze podatkov v MS Accessu

5.2.1 Izgradnja podatkovnega modela Podatkovni model je strukturni in opisni mehanizem, s pomočjo katerega specificiramo zunanjo, konceptualno in notranjo shemo podatkovne baze. (Mohorič, 2002)

Pred začetkom dela so bile s strani uporabnikov okvirno definirane naloge bodoče aplikacije:

• nazoren pregled povpraševanj z vsemi relevantnimi komercialnimi podatki • hranjenje vseh potrebnih podatkov komerciale • zamenjava obstoječe rešitve v Excelu • eno mesto vnosa podatkov (podatke naj se vnese samo enkrat, nato pa se

jih uporabi, kjer je potrebno) • avtomatizacija rutinskih nalog komercialistov

Najpomembnejša stopnja v izgradnji baze podatkov je natančna in celostna izdelava podatkovnega modela, ki je popolnoma prilagojen organizaciji. Na tej stopnji še ni tehnološkega (računalniškega) oblikovanja sistema, saj je podatkovni model rezultat organizacijsko vsebinskega oblikovanja in definiranja sistema. Potrebno se je dobro seznaniti s postopkom dela v organizaciji na zahtevanem področju – v našem primeru komerciali. Na tej stopnji je bilo veliko posvetovanja s komercialisti, ki so najboljši poznavalci postopka dela na svojem področju, ter natančno spoznavanje postopka poslovanja od prejetja ponudbe do podpisa pogodbe. Sledila je izdelava podatkovnega modela, kjer smo se opirali na različne vire informacij:

• znanje bodočih uporabnikov baze podatkov: zaposleni, ki največ vedo o potrebah bodoče rešitve in najbolj poznajo postopek dela

• poslovno dokumentacijo: prispela povpraševanja • obstoječo dokumentacijo: Excelova tabela za spremljanje povpraševanj

Iz povpraševanja smo izpisali vse podatke, ki so se pojavljali na njem in jih logično razvrstili. S tem smo dobili entitete in njihove atribute. Podatke smo dopolnili in primerjali s polji v MS Excelovi tabeli. Postopek definiranja in urejanja entitet in njihovih atributov se imenuje normalizacija. Izvedena je bila normalizacija do tretje stopnje. Pravila normalizacije podatkov:

• Vsako polje se lahko v zapisu pojavi samo enkrat. Če je več polj enakega tipa, jih moramo shraniti v samostojno tabelo.

• V tabelah s sestavljenim ključem mora biti vsako polje odvisno od skupnega ključa. Polja, ki so odvisna le od določene sestavine ključa, shranjujemo s tem delom ključa ločeno od drugih polj.

• Polja, ki niso del ključa, ne smejo biti med seboj odvisna. V nasprotnem primeru jih moramo shraniti v svojo tabelo.



• Relacije med tabelami se vzpostavijo s pomočjo ključev. Polja, ki so v določeni tabeli primarni ključ, se pojavljajo v neki drugi tabeli kot tuj ključ.

Načeloma naj bi bil v tej fazi popolnoma in natančno definiran vseobsegajoč podatkovni model, ki je neodvisen od implementacije. To pomeni, da zajema vse tipe entitet in vse odnose med njimi. Implementacija modela je možna z uporabo kateregakoli sistema za upravljanje baz podatkov. Izdelani osnutek podatkovnega modela smo s komercialisti preučili in dopolnili. Model je bilo potrebno kasneje zaradi pojavljanja novih potreb in nalog aplikacije nenehoma dopolnjevati. Kljub temu je prvoten model vseboval vse podatke, ki so bili potrebni za izvajanje prvotno načrtovanih nalog bodoče aplikacije. S časom in potrebami se je podatkovni model dopolnjeval do stanja, ki je predstavljen v diplomskem delu.

5.2.2 Predstavitev podatkovnega modela

Slika podatkovnega modela

Podatkovni model sestavlja 33 tabel. V skrčeni sliki modela so vidna imena in primarni ključi tabel. Podrobnejšo sliko podatkovnega modela si je možno pogledati v prilogah diplomske naloge.

Slika 4: Podatkovni model



Seznam tabel Podrobnejši pregled tabel je v prilogah diplomske naloge.

• tblBanka Tabela vsebuje imena in šifre bank.

• tblBudget Tabela za hranjenje vrednosti proračuna prodaje podjetja.

• tblDimenzije Tabela dimenzij dvigal.

• tblDnevnik Tabela komentarjev na nivoju objekta

• tblDopis Tabela v aplikaciji tvorjenjih dopisov strankam.

• tblDrzava Tabela vsebuje imena in kratice držav.

• tblFax Tabela v aplikaciji tvorjenjih faksovnih sporočil.

• tblKonkurenti Tabela konkurentov podjetja Schindler.

• tblKonstante Tabela se uporablja za hranjenje konstant in trenutnih vrednosti spremenljivk, na osnovi katerih se izvajajo različne operacije (večinoma omejevanje prikazanih zapisov na obrazcih). Tabela je neodvisna od ostalih tabel (ni relacijsko povezana z nobeno drugo tabelo). Ima samo en zapis, katerega vrednosti se spreminjajo po posodobitvi določenih elementov na določenih obrazcih.

• tblLogistika Hrani datume logistike in montaže za posamezen produkt.

• tblMontaza Vsebuje podatke o monterjih.

• tblNaziv Vsebuje splošne nazive oseb.

• tblNosilnost Vsebuje vrednosti nosilnosti dvigal.

• tblObjekt Vsebuje podatke o objektu (=projektu).

• tblObjKonkurenti Vsebuje podatke o prisotnih konkurentih na posameznem objektu.



• tblObjStatus Vsebuje možne statuse objekta.

• tblPogodbaSlo Vsebuje podatke o pogodbah, kreiranih v aplikaciji.

• tblPogon Vsebuje pogone produktov.

• tblPosiljatelj Vsebuje podatke o kontaktnih osebah v organizacijah.

• tblPosta Vsebuje podatke o poštah.

• tblPovIzp Vsebuje podatke v aplikaciji kreiranih ponudb.

• tblPovprasevanja Vsebuje podatke o prispelih povpraševanjih.

• tblProdajalec Vsebuje podatke o komercialistih.

• tblProdukt Vsebuje podatke o produktih.

• tblReferent Vsebuje osebe, ki vpisujejo povpraševanja.

• tblStatus Vsebuje možne statuse povpraševanj.

• tblStranka Vsebuje podatke o podjetjih, s katerimi smo vsaj enkrat sodelovali.

• tblTip Vsebuje modele produktov podjetja.

• tblTipRazdelitev Vsebuje splošne razdelitve produktov podjetja.

• tblTipStranke Vsebuje možne tipe strank.

• tblVrata Vsebuje tipe vrat dvigal.

• tblVrstaDokumenta Vsebuje možnosti prispetja povpraševanj in pošiljanja ponudb.



5.3 Izgradnja aplikacije v MS Accessu Za sistem upravljanja baz podatkov so v podjetju izbrali MS Access zaradi njegove dostopnosti in razširjenosti. MS Access je bil izbran tudi zaradi enostavne uporabe in zmožnosti hitre pridobitve uporabnih rezultatov. Usklajen podatkovni model smo prenesli v MS Access. Naredili smo tabele, določili ključe in relacije med tabelami ter jih shranili v datoteko Povprasevanja_db, saj smo želeli imeti bazo podatkov ločeno od aplikacije. Nato smo naredili nov projekt Povprasevanja_App, v katero smo povezali tabele iz Povprasevanja_db. V temu projektu smo tvorili vse obrazce, poizvedbe in poročila. Obe datoteki smo shranili na mrežni pogon komerciale v različne mape. Izdelava obrazcev in poročil je potekala tako, da smo pripravili predlog rešitve in ga predstavili Primožu (vodja projekta). Upoštevali smo dogovorjene popravke in izboljšave in tako spremenjeno, dopolnjeno rešitev ponovno oddali v pregled. Postopek se je ponavljal, dokler nismo bili vsi zadovoljni z rezultatom. Zatem je bil na novo izdelan del aplikacije vključen v aktualno (obstoječo) verzijo aplikacije, ki so jo uporabljali tudi ostali uporabniki. Ob praktični uporabi aplikacije so se razkrile napake, ki so bile v najkrajšem možnem času odpravljene. Od uporabnikov smo pridobili dodatne predloge za izboljšavo aplikacije, katere smo implementirali po dogovoru. Ločitev baze podatkov od aplikacije se je izkazala kot zelo uporabno, saj je uporabnikom omogočala praktično neprekinjeno dostopnost aplikacije. Aplikacijo smo dopolnjevali lokalno na svojem računalniku. Ko je bila zadana naloga opravljena, smo prepisali samo datoteko aplikacije na mreži. Bazo podatkov smo dopolnili z novimi polji oz. tabelami. Delo uporabnikov je bilo onemogočeno samo nekaj minut med povezovanjem tabel iz baze podatkov. Če ni šlo drugače, so bile posodobitve aplikacije prenešene v času, ko uporabnikov ni bilo v službi (med malico, izven delovnega časa), tako da je bilo delo uporabnikov v aplikaciji praktično ves čas nemoteno.



6 DELOVANJE APLIKACIJE

Zaradi obsežnosti aplikacije so v diplomski nalogi predstavljeni le pomembnejši (in največkrat uporabljeni) obrazci in poročila. Vsi podatki, prikazani na slikah aplikacije, so izmišljeni.

6.1 Obrazci

Obrazec je vrsta predmeta zbirke podatkov, ki se prvotno uporablja za vnašanje ali prikazovanje podatkov v zbirki podatkov. (Werber, 2006) Prvotno je bila celotna aplikacija v slovenskem jeziku. Kasneje je bil zaradi uporabe aplikacije v večih državah celoten uporabniški vmesnik (razen internih poročil) preveden v angleščino. Aplikacija se bo uvajala v podružnice podjetja Schindler Slovenija (najprej na Hrvaškem, kasneje še v Srbiji).

• Splošni gumbi, ki se uporabljajo na obrazcih: Pojavljajo se v nogi (spodnjem delu) posameznega obrazca.

Pojdi na prvi zapis.

Pojdi na zadnji zapis.

Pojdi na prejšnji zapis.

Pojdi na naslednji zapis.

Dodaj nov zapis.

Iskanje zapisov.

Briši zapis.

Izhod.

Tabela 1: Tabela splošnih gumbov v aplikaciji



• Pomen barv

Sive barve so vse glave in noge obrazcev. V glavi obrazca je običajno naslov obrazca in imena polj tabele. V nogi obrazca so gumbi za operacije z zapisi in za izhod iz obrazca.

Označuje polja, katerih vrednost se prikaže sama ter je ne moremo spreminjati. Z drugimi besedami – to so »read only« polja.

Pojavlja se na kompleksnejših obrazcih. Označuje naslove podobrazcev obrazca.

Označuje datume, katerih vrednost je enaka ali večja od tekočega datuma. Pojavlja se v polju »Želeni datum« podobrazca »Povpraševanja« obrazca »Vnos objekta«.

Označuje polja, ki jih moramo vnesti oziroma preveriti ustreznost predlaganih vrednosti. Pojavlja se v obrazcu za pošiljanje faksa (»Prazen faks«).

Tabela 2: Tabela pomena barv



6.1.1 Glavna stran Ob zagonu aplikacije se odpre Main page, ki služi za povezovanje med vsemi ostalimi obrazci.

Slika 5: Glavna stran aplikacije

Opis gumbov

• FORMS (Vnosi)

Gumbi, ki odprejo obrazce za vnos podatkov in iskanje zapisov. Ime gumba Prevod Opis Project entry Vnos objekta Odpre glavni obrazec, preko katerega

vnašamo podatke o objektu. Search project Iskanje objekta Odpre obrazec za iskanje objekta. Info table Tabela sporočil Odpre obrazec za pregledovanje

komentarjev na objektih. Logistics Logistika Odpre obrazec za vnos datumov logistike. Installation Montaža Odpre obrazec za vnos datumov montaže.

Tabela 3: Tabela gumbov področja FORMS na glavni strani



• DATA (Šifranti) Ime gumba Prevod Opis Data entry Vnos šifrantov Odpre glavni obrazec, preko katerega

vnašamo šifrante (npr. stranke, produkte, kontaktne osebe,...)

Tabela 4: Tabela gumbov področja DATA na glavni strani

• ANALYSES (Pregledi) Ime gumba Prevod Opis Demand examintation

Pregled povpraševanj Odpre obrazec, na katerem so zbrana vsa povpraševanja.

Product examination

Pregled produktov Odpre obrazec, ki vsebuje podatke vseh produktov podjetja Schindler.

Contact adresses

Naslovi kontaktnih oseb

Uporablja se za pošiljanje pošte (čestitk, katalogov, ....) in za potrebo komercialistov na terenu.

Contacts by sellers

Kontaktne osebe po prodajalcih

Iz tega obrazca je razvidno, kateri komercialist je zadolžen za določeno kontaktno osebo.

Projects by sellers

Projekti po prodajalcih Iz tega obrazca je razvidno, kateri komercialist je zadolžen za določen objekt.

Lost projects Izgubljeni projekti Obrazec vsebuje projekte in produkte, ki so bili izgubljeni zaradi konkurence.

Tabela 5: Tabela gumbov področja ANALYSES na glavni strani

• REPORTS (Poročila)

Ime gumba Prevod Opis Reports Poročila Odpre obrazec za pregledovanje poročil.

Tabela 6: Tabela gumbov področja REPORTS na glavni strani



6.1.2 Vnos objekta Namen obrazca je vnos in pregled vseh možnih podatkov izbranega projekta. Omogoča celosten in hiter pregled vseh podatkov o projektu. Je najbolj kompleksen in najpomembnejši obrazec v aplikaciji. Sestavljen je iz forme za vnos podatkov o objektu v glavi obrazca in šestih podobrazcev, ki so povezani z objektom preko številke objekta.

Slika 6: Obrazec za vnos in pregled podatkov določenega projekta



Opis posameznih segmentov obrazca

• Objekt

Slika 7: Podatki o objektu na obrazcu za vnos projekta

Podatki o objektu so locirani v glavi forme, tako da so vedno vidni tudi ob vpisovanju oziroma pregledovanju ostalih segmentov na formi. Iz številke objekta je vidno leto in mesec vnosa objekta v bazo. Npr.: 60107 nam pove, da je bil objekt s to številko vpisan v bazo januarja 2006. Številka 07 nam pove, da gre za sedmi objekt, ki je bil januarja 06 vpisan v bazo. Ob vnosu novega objekta je nujno potrebno izpolniti:

- Številko objekta: privzeta vrednost je številka zadnjega objekta, povečana za ena.

- Ime objekta - Naslov objekta - Državo - Status objekta: privzeta vrednost je »Aktiven«. Zaloga vrednosti iz

tblObjStatus Hiperpovezava služi hitrejšemu dostopu do mape objekta na mreži, v kateri so shranjene kalkulacije, pogodbe, ponudbe ter ostale relevantne datoteke določenega objeta. Prihrani veliko časa komercialistom, ki morajo velikokrat dostopati do teh datotek. Last entry je izpis številke zadnjega objekta. Ob zaporednem vpisovanju več objektov je potrebno za pravilno privzeto vrednost številke objekta pred vnosom naslednjega objekta pritisniti gumb »Refresh«, ki osveži podatke na obrazcu. Če poznamo številko objekta oziroma njegovo ime, lahko podatke o objektu najhitreje lociramo z uporabo polj za iskanje po številki oziroma imenu objekta na vrhu obrazca. Po vnosu polja se nam na formi prikažejo podatki iskanega objekta. Demand status oziroma status povpraševanja se ustrezno posodobi po vnosu statusa povpraševanja. V glavi forme se nahaja zaradi hitrejšega pregleda stanja projekta.



• Comments (komentarji)

Slika 8: Podobrazec »Komentar« na obrazcu za vnos projekta Je podobrazec, ki se nahaja v glavi obrazca in je zato viden tudi ob vpisovanju oziroma pregledovanju ostalih segmentov na formi. Služi vpisovanju in pregledovanju komentarjev za določen objekt. Ob odprtju obrazca je prikazan zadnji komentar. Za vnos novega komentarja je potrebno izpolniti Comment (komentar), Author (avtor komentarja) ter Date (datum, ko je bil komentar vpisan). Za datum je privzeta vrednost današnji datum.

• Competitors (konkurenti)

Slika 9: Podobrazec »Konkurent« na obrazcu za vnos projekta Podobrazec za vnos konkurentov (zaloga vrednosti iz tblKonkurent) na določenem objektu in komentarjev o njih. V primeru izgube projekta je iz tega podobrazca razvidno, kateri konkurent je projekt dobil (kljukica pri »Award project«) in razlog (komentar).



• Contact data (podatki o kontaktni osebi)

Slika 10: Podobrazec »Kontakt« na obrazcu za vnos objekta Namen obrazca je hiter pregled podatkov kontaktne osebe izbranega (fokusiranega) povpraševanja. Omogoča spreminjanje podatkov, ne pa tudi vnos novih kontaktnih oseb.

• Demands (povpraševanja)

Slika 11: Podobrazec »Povprasevanja« na obrazcu za vnos projekta

Namen podobrazca je vnos in pregled podatkov povpraševanj in ponudb. Na njem se nahajajo gumbi za kreiranje dokumentov na podlagi podatkov izbranega (fokusiranega) povpraševanja. Nujna vnosna polja so (vnesejo se ob prispetju povpraševanja in jih običajno izpolni prodajni referent):

- Arrival date: datum prispetja povpraševanja - Sending date limit: datum roka oddaje ponudbe. Obarva se rdeče, če je

vpisani datum manjši od današnjega, oziroma zeleno, če je vpisan datum večji ali enak današnjemu datumu.

- Type of incoming document: način prispetja povpraševanja. Zaloga vrednosti iz tblVrstaDokumenta

- Customer: Podjetje, ki je posredovalo povpraševanje. Zaloga vrednosti iz tblStranka. Dvojni klik na tem polju odpre obrazec za vnos stranke.

- Contact person: Kontaktna oseba navedena na povpraševanju. Zaloga vrednosti iz tblKontakt. Dvojni klik na tem polju odpre obrazec za vnos kontaktne osebe.

- Seller: Za projekt zadolženi komercialist. Zaloga vrednosti iz tblProdajalec.



- Assistant: prodajni referent, ki je vpisal povpraševanje. Zaloga vrednosti iz tblReferent.

Ostala polja izpolnjuje komercialist.

- Version: Verzija poslane ponudbe - Sending date: datum pošiljanja ponudbe - Type of outgoing document: Način pošiljanja ponudbe. Zaloga vrednosti iz

tblVrstaDokumenta. - Status: status povpraševanja. Zaloga vrednosti iz tblStatus. - Comment: komentar za določeno povpraševanje

Po posodobitvi statusa povpraševanja se ta zapiše v polje Obj_ZadnjiStatusPovpr. Posodobi se tudi vrednost polja Obj_ZadnjiDatum. V glavi podobrazca so naslednji gumbi, ki odprejo obrazce za kreiranje posameznih dokumentov na podlagi podatkov izbranega povpraševanja: Ime gumba Prevod Opis Fax Faks Odpre obrazec za kreiranje faksa Letter Dopis Odpre obrazec za kreiranje dopisa Make offer Izdelaj ponudbo Odpre obrazec za kreiranje ponudbe Make contract Izdelaj pogodbo Odpre obrazec za kreiranje pogodbe

Tabela 7: Tabela gumbov na podobrazcu »Povprasevanja

• Products (produkti)

Najobširnejši podobrazec na obrazcu za vnos in pregled podatkov določenega projekta. Njegov namen je vnos oziroma pregled vseh nudenih produktov na projektu.

Slika 12: Prvi del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos



Slika 13: Drugi del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos projekta

Slika 14: Tretji del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos projekta

Nujna vnosna polja: - Product model (tip produkta): Zaloga vrednosti iz tblTip - Load capacity (nosilnost): Zaloga vrednosti iz tblNosilnost - No. of stops (število postaj): privzeta vrednost je 0 - No. of entrance (število vhodov): privzeta vrednost je 0 - Rise (višina dviga) - Drive (vrsta pogona): Zaloga vrednosti iz tblPogon

Vnos teh polj je nujen, ker so to osnovne specifikacije produktov, ki jih komercialist vnese, četudi je projekt še v fazi načrtovanja. Polja, ki se vnesejo pred izdelavo ponudbe:

- Name (ime): iz njega je razvidna skupina produkta (dvigalo – L, tekoče stopnice in klančine – E) ter zaporedna številka.

- Value [SIT] (vrednost v tolarjih) - Exchange rate EUR/SIT (menjalni tečaj): privzeta vrednost je 240 - Value [EUR] (vrednost v evrih): se vnese avtomatsko (Value[SIT] *

Exchange rate) - Purchase price [EUR] (nabavna cena v evrih)



- C1 [SIT] (marža v tolarjih) - C1 [%] (marža v procentih): se vnese avtomatsko (Value[SIT] * 100 /

C1[SIT]) - Discount [%] (popust v procentih) - PLR [SIT] (product line result – čisti dobiček matičnega podjetja v Švici) - PLR [%]: se vnese avtomatsko (Value[SIT] * 100 / PLR[SIT]) - Report (poročilo): če je vnesena kljukica, je produkt aktualen in se

upošteva v raznih poročilih. V nasprotnem primeru je produkt neaktualen (neaktualna verzija produkta) in je vnesen le zaradi pregleda zgodovine nudenih produktov.

- Comment (komentar): komentar, ki se navezuje na produkt Polja, ki se vnesejo ob podpisu pogodbe:

- Factory No. (tovarniška številka): unikatna številka produkta, ki se izda ob izdelavi načrta

- Contract date (datum podpisa pogodbe) - Normative hours (normirane ure): v pogodbi določene normirane ure

montaže - SAPQ: številka produkta, ki jo dodeli SAP ob naročilu - SAP order: številka naročila v SAP

V nogi podobrazca so štiri tekstovna polja, v katerih se izračunavajo:

- suma Value[SIT] - suma Value[EUR] - suma Purchase price [EUR] - suma C1 [SIT]

• Logistics – Dates (datumi logistike)

Slika 15: Podobrazec »Logistika« na obrazcu za vnos projekta Namen obrazca je vnos in prikaz datumov logistike za izbran produkt na obrazcu za vnos in pregled podatkov projekta. Pod obrazcem sta v dveh tekstovnih poljih navedena produkt in projekt, za katera so prikazani datumi logistike. Zaradi nazornega prikaza je manj napak pri vnosu podatkov.



Polja, ki jih izpolni komercialist:

- PULL: datum naročila - SAP proposal: datum dostave materiala, ki ga predlaga v SAPu - Planed begining of inst.: planiran začetek montaže, ki je naveden v

pogodbi - Planed end of installation: planiran konec montaže, ki je naveden v

pogodbi

Polja, ki jih izpolni logistik: - Confirmed: potrjen datum dobave - Confirmed preparing: potrjen datum priprave materiala - Delivery: datum dostave materiala na gradbišče

Polja, ki jih izpolni vodja montaže:

- Begining of installation: dejanski začetek montaže - End of installation: dejanski konec montaže - Handover: datum izročitve stranki - Tehnical examination: tehnični pregled pred izročitvijo



6.1.3 Info table (Sporo čilna tabla) Namen obrazca je nazoren pregled vseh komentarjev o projektih v bazi podatkov.

Slika 16: Obrazec »InfoTable« Z dvojnim klikom na označevalec zapisa (črna puščica skrajno levo od zapisa) se odpre obrazec za vnos oziroma pregled podatkov projekta, za katerega je bil napisan izbrani komentar.



6.1.4 Vnos šifrantov Vsebuje gumbe, s katerimi dostopamo do obrazcev za vnos šifrantov. Gumbi so tematsko razporejeni. Zaradi pogoste uporabe imata gumba »Customer« in »Contact person« rdeč napis.

Slika 17: Glavna forma za vnašanje šifrantov

Opis gumbov

• Customer data (šifranti stranke) Ime gumba Prevod Opis Customer Stranka Odpre formo za vnos podatkov o stranki. Customer type Tip stranke Vnos tipa stranke (npr. investitor, partner,

...) Post numbers Poštne številke Vnos poštnih številk in imen Country Država Vnos imen in kratic držav Bank Banka Vnos imen bank

Tabela 8: Tabela gumbov področja »Customer data« na glavnem obrazcu za vnos

šifrantov



• Employee data (šifranti zaposlenih) Ime gumba Prevod Opis Contact person

Kontaktna oseba Vnos podatkov o kontaktnih osebah v strankah

Seller Prodajalec Vnos podatkov naših prodajalcev Assistant Pomočnik Vnos podatkov prodajnih pomočnikov Installater Montažer Vnos podatkov naših montažerjev Person titles Nazivi oseb Vnos nazivov oseb (npr. G., Ga., Mr.)

Tabela 9: Tabela gumbov področja »Employee data« na glavnem obrazcu za vnos

šifrantov

• Product data (šifranti produktov)

Ime gumba Prevod Opis Pricelist Cenik Informativni cenik posameznih naprav Product type Tip produkta Vnos imen in opisov produktov Product group Skupina produkta Vnos skupin produktov (npr. dvigala,

klančine,...) Lifting capacity

Nosilnost dvigal Vnos vrednosti nosilnosti

Drive Pogon Vnos podatkov o pogonu naprav

Tabela 10: Tabela gumbov področja »Product data« na glavnem obrazcu za vnos šifrantov

• Other data (ostali šifranti)

Ime gumba Prevod Opis Document type

Vrsta dokumenta Vnos vrst dokumentov (npr.: e-pošta, faks,...)

Status od demand

Status povpraševanja Vnos statusov povpraševanja

Project status Status projekta Vnos statusov projekta Competitors Konkurenti Vnos konkurentov Budget Proračun Vnos planiranega proračuna Estimated market size

Ocena velikosti trga Vnos ocene velikosti trga (število razpisanih naprav na leto)

Tabela 11: Tabela gumbov področja »Other data« na glavnem obrazcu za vnos

šifrantov



6.1.5 Vnos stranke Namen obrazca je vnos in pregled podatkov o strankah podjetja Schindler Slovenija.

Slika 18: Obrazec za vnos in pregled strank

Nujna vnosna polja so: - ID No. (ID številka): se avtomatsko vnese vrednost (število zapisov

povečano za ena) - Company name (ime stranke) - Adress (naslov) - Post (pošta): Zaloga vrednosti iz tabele tblPosta - Country (država): Zaloga vrednosti iz tabele tblDrzava - Telephone (telefonska številka) - Fax (faks)

Ostala vnosna polja:

- MAOP: šifra stranke v računovodskem programu MAOP - E-mail: e-pošta - Internet adress (naslov internetne strani) - Bank account No. (številka bančnega računa) - Bank (banka): Ime banke. Zaloga vrednosti iz tabele tblBanka. - Tax No. (davčna številka)



6.1.6 Vnos kontaktne osebe Obrazec za vnos podatkov o kontaktni osebi.

Slika 19: Obrazec za vnos kontaktne osebe Nujna vnosna polja:

- ID No. (ID številka): vnese se avtomatsko (število zapisov povečano za ena).

- Naziv: Zaloga vrednosti iz tabele tblNaziv - Name (Ime): Ime kontaktne osebe - Last name (priimek)

Ostala vnosna polja:

- Unactive (neaktiven): Če oseba ni več zaposlena v podjetju, vnesemo kljukico

- Function: funkcija osebe v podjetju - Education (izobrazba): naziv opravljene izobrazbe - E-mail - Telephone (telefon) - GSM - Fax - Customer: stranka, v kateri je kontaktna oseba zaposlena - Seller: Prodajalec, ki je zadolžen za kontaktno osebo

Ob dvojnem kliku na označevalnik zapisa se odpre obrazec za vnos stranke in prikaže podatke za stranko, v kateri je zaposlena izbrana kontaktna oseba.



6.1.7 Poročila Vsebuje gumbe, s katerimi dostopamo do obrazcev za pripravo raznih poročil. Gumbi so razporejeni po funkcijah podjetja. Najbolj je zastopano področje prodaje, saj je bila aplikacija prvotno namenjena komercialnemu sektorju. Postopoma se v aplikaciji zajemajo potrebe ostalih področij.

Slika 20: Glavna forma za dostopanje do poročil



Opis gumbov

• NI Sales (prodaja) Ime gumba Prevod Opis Projects Projekti Pregled aktualnih produktov na vseh

projektih Hot projects Vroči projekti Pregled produktov vročih projektov Final negotiations

Končna pogajanja Pregled produktov in projektov, ki so tik pred podpisom pogodbe (status povpraševanja 6)

Demands Povpraševanja Graf števila prispelih povpraševanj in oddanih ponudb oz. pogodb v določenem časovnem obdobju

Products by customer

Produkti po stranki Pregled prodanih produktov po strankah. Iz obrazca je razvidna pomembnost posameznih strank

Products Produkti Graf prodanih produktov v določenem časovnem obdobju

Contracts Pogodbe Pregled podatkov pogodbenih naprav in primerjava z letnim proračunom

Business plan Plan podjetja Pregled podatkov pogodbenih naprav in primerjava z letnim proračunom za posamezen model produkta

Bit and hit Dobljeni in izgubljeni Pregled prodanih in izgubljenih produktov

Tabela 12: Tabela gumbov področja »NI Sales« na glavnem obrazcu poročil

• Logistics (logistika) Ime gumba Prevod Opis Logistics dates

Datumi logistike Pregled prodanih produktov z datumi logistike

Tabela 13: Tabela gumbov področja »Logistics« na glavnem obrazcu poročil

• Accounting (ra čunovodstvo)

Ime gumba Prevod Opis Accounting Računovodstvo Poročilo računovodstva

Tabela 14: Tabela gumbov področja »Accounting« na glavnem obrazcu poročil

• Installation (montaža) Ime gumba Prevod Opis Installation dates

Datumi montaže Pregled prodanih produktov z datumi montaže

Tabela 15: Tabela gumbov področja »Installation« na glavnem obrazcu poročil



6.2 Poročila Poročilo je učinkovit način predstavitve podatkov v natisnjeni obliki. Ker imate nadzor nad velikostjo in videzom vsega v poročilu, lahko prikažete informacije tako, kot jih želite videti. (Werber, 2006)

6.2.1 Graf prejetih povpraševanj in poslanih ponudb /pogodb Na obrazcu poročila kliknemo gumb »Demands«. Odpre se nam obrazec, na katerem definiramo datumski interval za prikaz poročila ter način prikaza poročila.

Slika 21: Obrazec za vnos potrebnih podatkov za prikaz grafa prejetih povpraševanj in poslanih ponudb oziroma pogodb

Zaloga vrednosti za vnos datumov je datum prispetja povpraševanja, ki se vnese na podobrazcu »Demands« na obrazcu za vnos oziroma pregled podatkov določenega projekta. Nad poljem za vnos datuma je izpisan nazadnje vneseni datum. Po posodobitvi datumskih polj, se vrednosti vpišeta v tabelo tblKonstante. Manner of display (način prikaza) ima definirano zalogo vrednosti:

- po dnevih - po mesecih - po letih

V nogi obrazca sta gumba za izhod (levo spodaj) ter za ogled grafa (desno spodaj). Ob pritisku gumba za prikaz grafa se nam prikaže ustrezen graf (po dnevih, mesecih oziroma letih), glede na izbran način prikaza. Če nismo izpolnili polja za način prikaza, se nam prikaže opozorilo ter nas vrne na obrazec.



Graf števila prejetih povpraševanj in poslanih ponudb oziroma pogodb (MS Access 2002)



6.2.2 Faks S klikom na gumb »Fax« na podobrazcu »Demand« obrazca za vnos in pregled podatkov objekta se nam odpre obrazec za kreiranje faksovnega poročila.

Slika 22: Obrazec za izdelavo faksa

Na obrazcu so prikazani podatki, ki jih zajema iz izbranega povpraševanja. Data source obrazca je poizvedba qryFax, ki preko povprasevanje_ID zajema vse potrebne podatke za kreiranje faksa, razen podatkov, direktno vezanih na faks. Levo zgoraj imamo podatke o stranki, v kateri je zaposlena kontaktna oseba, ki ji pošiljamo faks. Zgoraj desno so podatki o našem podjetju (podobrazec frmSchindler). Pod njima je ime projekta, na katerega se bo faks nanašal. Pod njim imamo podatke o kontaktni osebi, kateri pošiljamo faks ter ime prodajalca, ki pošilja faks. Nato imamo podobrazec za vnos podatkov faksa:

- CC: Komu naj bo faks v vednost - Date: datum kreiranja faksa. Privzeta vrednost je današnji datum - Pages: število strani faksa. Privzeta vrednost je 1. - Vsebina faksa



Ker se lahko določeni kontaktni osebi v zvezi z določenim projektom pošlje več različnih faksov, podobrazec dopušča več zapisov. Na podlagi izbranega zapisa se kreira faks. Za navigacijo po zapisih so prisotni standardni gumbi na dnu podobrazca. V spodnjem levem kotu obrazca so izpisani natančni podatki o pošiljatelju (prodajalcu). Samo prodajalci na ta način kreirajo faksovna sporočila. Ob dvojnem kliku na tekstovno polje vsebine faksa na podobrazcu se nam odpre obrazec, s pomočjo katerega lahko vstavimo nekaj standardnih vsebin faksa.

Slika 23: Obrazec za vstavljanje standardnih vsebin faksa

Izbiramo lahko med standardnimi vsebinami: - Refusal: ob zavrnitvi izdelave ponudbe (za podjetja, s katerimi niso rešena

pravna vprašanja preteklih sodelovanj) - We don't have suitable product: nimamo primernega produkta - Insert template: Vstavi uvodno vrstico faksa (Spoštovani ....)

Ob pritisku posameznega gumba se ustrezna vsebina vpiše v polje Fax_Telo faksa z ustreznim Fax_ID. Spodaj je izpisana procedura ob pritisku na gumb »We don't have suitable product«: Private Sub NiProdukta_Click() Dim Telo As String Dim Noga As String Telo = vbCrLf & "zahvaljujemo se vam za povpraševan je in vas obveš čamo, da v naši ponudbi nimamo produkta, ki bi ustre zal" & _ " razpisanim pogojem, zato vam ponudbe ne m oremo pripraviti. " Noga = vbCrLf & vbCrLf & "Lep pozdrav!" & vbCrLf & vbCrLf DoCmd.SetWarnings False DoCmd.RunSQL "UPDATE DISTINCTROW tblFax SET tblFax. Fax_Telo = '" & Telo & Noga & "' where tblFax.Fax_ID = FaxID" DoCmd.SetWarnings True DoCmd.Close acForm, Me.Name End Sub



Slika 24: Rezultat procedure za vnos teksta v telo faksa

V nogi obrazca je gumb za izhod iz obrazca (levo) ter gumb za kreiranje faksa (desno). Ko vnesemo podatke, si ogledamo končno obliko za tiskanje. Faks vsebuje podatke:

- prejemnika faksa (ime, priimek, podjetje, številka faksa, številka telefona) - pošiljatelja faksa (ime, priimek, telefon, faks, e-pošta, funkcija, izobrazba) - projekta, na katerega se nanaša faks (ime projekta) - vsebine faksa - o podjetju Schindler Slovenija d.o.o. (telefon, faks, naslov)

Oblika faksa je standardizirana in je izdelana po točnih navodilih iz centrale podjetja v Švici. Primer faksa si je mogoče ogledati v prilogah diplomske naloge.



6.2.3 Ponudba Obrazec za izdelavo ponudbe se odpre s pritiskom na gumb »Make offer« na podobrazcu »Demands« obrazca za vnos in pregled podatkov projekta.

Slika 25: Obrazec za izdelavo ponudbe



Zajamejo se podatki iz izbranega povpraševanja, za katerega želimo izdelati ponudbo:

- podatki o stranki (ime, naslov, pošta, država) - podatki o kontaktni osebi (ime, priimek, telefon, faks) - podatki o projektu, za katerega bo izdelana ponudba (ime in številka

objekta) - podatki o prodajalcu, ki je pristojen za določen projekt (ime, priimek,

telefon, mobitel, e-pošta) - podatki o nudenih produktih

V glavo podobrazca vnesemo potrebne podatke, ki se nanašajo na ponudbo:

- Subject (predmet ponudbe): Vnese prodajalec - Delivery time (čas dostave materiala) - Installation time (čas montaže): zaloga vrednosti so standardni časi

montaže - Option: veljavnost ponudbe - Date: datum izdelave ponudbe. Privzeta vrednost je današnji datum

Ko so zgornji podatki vnešeni, pritisnemo enega od gumbov »Enter data«, glede na željeni jezik izdelane ponudbe (slovenski ali srbski). Ob pritisku na gumb se v spodnja tekstovna polja vnese tekst ponudbe z ustrezno vstavljenimi podatki, ki smo jih vnesli v glavi podobrazca. Ob pritisku na izbran gumb se onemogoči ustrezen gumb za ogled ponudbe v nogi obrazca (če smo vnesli slovensko besedilo, se onemogoči gumb za ogled srbske ponudbe in obratno). Tako ne more priti do izdelave neustrezne ponudbe (ponudbi sta med seboj oblikovno in vsebinsko različni). Del kode, ki se izvede ob pritisku gumba »Enter data SLO«: Private Sub VnesiSLO_Click() Me.Parent.cmdPovIzpSCG.Enabled = False Me.Parent.PovIzpPor.Enabled = True Dim T1 As String Dim T2 As String DoCmd.SetWarnings False T1 = vbCrLf & "Spoštovani," & vbCrLf & vbCrLf & _ "zahvaljujemo se vam za povpraševanje in vam po nujamo projektiranje, dobavo in " & vbCrLf & _ "montažo našega dvigala pod slede čimi komercialno-tehni čnimi pogoji:" & vbCrLf & vbCrLf & vbCrLf DoCmd.RunSQL "UPDATE DISTINCTROW tblPovIzp SET tblp ovizp.povizp_Txt1 = '" & T1 & "' where tblPovIzp.PovIzp_ID = PovIzpID " Besedilo ponudbe se zapiše v tekstovna polja podobrazca. Zaradi oblike ponudbe in omejitve količine besedila v tekstovnih poljih tipa zapisek je na podobrazcu pet tekstovnih polj. Prikazano besedilo lahko nato prodajalec po potrebi spremeni. Na koncu prodajalec pritisne omogočen gumb »Offer« (SLO ali SČG) in si ogleda končno verzijo ponudbe.



Za določen projekt in povpraševanje je lahko izdelanih več različnih ponudb (vsebujejo različne pogoje sodelovanja, produkte). Zato imamo na dnu podobrazca gumbe za pomikanje po zapisih (izdelanih ponudbah). Primera izdelane slovenske in srbske ponudbe si je mogoče ogledati v prilogah diplomske naloge.

6.2.4 Pogodbe Poročilo o pogodbenih napravah je eno najpomembnejših v aplikaciji in ga prodajalci mesečno oddajajo vodstvu podjetja. Do obrazca za izdelavo poročila pogodbenih naprav pridemo s pritiskom na gumb »Contracts« na obrazcu »Reports«. Prikaže se uvodni obrazec.

Slika 26: Uvodni obrazec za izdelavo poročila pogodb

Definiramo obdobje prikaza pogodbenih naprav. Zaloga vrednosti za leto je 2006 in 2005; za mesec pa števila od 1 do 12. V prikazanem primeru bodo zajete naprave, za katere je bila podpisana pogodba v obdobju od januarja do novembra 2006. Nato pritisnemo določen gumb:

- Together: zajame pogodbene naprave v vseh državah - Inland: zajame pogodbene naprave v Sloveniji - Export: zajame pogodbene naprave v tujini

Slika 27: Obrazec za izdelavo poročila pogodbenih naprav



V glavi obrazca je naveden naslov poročila in obdobje, ki je bilo izbrano na uvodnem obrazcu. V sredini so podrobni podatki prodanih naprav v izbranem obdobju.

Izračuni v nogi obrazca

• Povprečne vrednosti zajetih naprav: - Nosilnosti naprav - Števila vhodov - Števila postaj - Višine dviga - Vrednosti v evrih - Marže v procentih - Popust v procentih - Product line result (čisti dobiček matičnega podjetja) v procentih

• Vsote vrednosti zajetih naprav:

- Vrednost v evrih - Vrednost v tolarjih - Marža v tolarjih - Product line result v tolarjih

• Primerjava z letnim planom prodaje:

Slika 28: Primerjava dosežene prodaje z letnim planom prodaje na obrazcu pregleda pogodbenih naprav

Sestavljena je iz treh delov:

- (Budget for NI) Podobrazec s podatki o letnem planu:

Ustrezne vrednosti črpa iz tabele tblBudget na osnovi izbranega leta in gumba na uvodnem obrazcu. V našem primeru je v uvodnem obrazcu izbrano leto 2006 in gumb »Together«.

Navedeni so naslednji podatki letnega plana prodaje (leta 2006 v Sloveniji in tujini): Products: planirano število prodanih produktov za izbrano leto Value: planirana skupna vrednost prodanih produktov za izbrano leto Value/product: planirana vrednost na napravo za izbrano leto C1: planirana skupna stopnja marže v procentih za izbrano leto C1 [SIT]: planirana skupna vrednost marže v tolarjih za izbrano leto C1/product: planirana vrednost marže na napravo za izbrano leto



- Yearly level (letna raven): Primerjave dosežene prodaje s planirano letno prodajo: B achieved by no. of products in % (Dosežen letni plan po številu prodanih produktov v procentih): = Število prodanih produktov / Planirano število prodanih produktov B achieved by value in % (Dosežen letni plan po skupni vrednosti v procentih): = Skupna vrednost prodanih naprav / Planirana skupna vrednost B achieved by product value in % (Dosežen letni plan po vrednosti produkta v procentih): = (Skupna vrednost prodanih naprav / Število prodanih naprav) / Planirana vrednost na napravo B achieved C1 in % (Dosežen letni plan marže v procentih): = Skupna povprečna marža prodanih produktov v procentih / Planirana skupna letna stopnja marže v procentih B achieved C1 by value in % (Dosežena planirana skupna letna vrednost marže v tolarjih v procentih) = Vsota marže prodanih naprav v tolarjih / Planirana skupna letna vrednost marže v tolarjih B achieved C1 on product value in % (Dosežena planirana vrednost marže na napravo v procentih): = (Vsota marže prodanih naprav v tolarjih / Število prodanih naprav) / Planirana skupna letna vrednost marže v tolarjih

- B till the end of chosen month: Dosežen plan prodaje do konca izbranega meseca

Letni plan do konca izbranega meseca: Preračunane vrednosti letnega plana Products: planirano število prodanih produktov do konca izbranega meseca (11) izbranega leta (2006) = (Planirano število prodanih produktov / 12) * Izbrani mesec Value: planirana skupna vrednost prodanih produktov do konca izbranega meseca izbranega leta = (Planirana skupna vrednost prodanih produktov / 12) * Izbrani mesec Value/product: planirana vrednost na napravo do konca izbranega meseca izbranega leta = Planirana vrednost na napravo C1: planirana skupna stopnja marže v procentih do konca izbranega meseca izbranega leta = Planirana skupna stopnja marže v procentih



C1 [SIT]: planirana skupna vrednost marže v tolarjih do konca izbranega meseca izbranega leta = (Planirana skupna vrednost marže v tolarjih / 12) * Izbrani mesec C1/product: planirana vrednost marže na napravo do konca izbranega meseca izbranega leta = Planirana vrednost marže na napravo Dosežen letni plan do konca izbranega meseca v procentih: Products: = Število prodanih naprav / Planirano število prodanih produktov do konca izbranega meseca izbranega leta Value: = Vsota vrednosti prodanih naprav / Planirana skupna vrednost prodanih produktov do konca izbranega meseca izbranega leta Value/product: = (Skupna vrednost prodanih naprav / Število prodanih naprav) / Planirana vrednost na napravo C1: = Skupna povprečna marža prodanih produktov v procentih / Planirana skupna letna stopnja marže v procentih C1 [SIT]: = Planirana skupna vrednost marže v tolarjih / Planirana skupna vrednost marže v tolarjih do konca izbranega meseca izbranega leta C1/product: = (Vsota marže prodanih naprav v tolarjih / Število prodanih naprav) / Planirana skupna letna vrednost marže v tolarjih

• Vsote vrednosti zajetih naprav glede na vrsto produktov

Slika 29: Tabela vsote vrednosti zajetih naprav po vrsti produktov na obrazcu pregleda pogodbenih naprav

Izračun vsot omogoča izpopolnjena poizvedba obrazca qryProduktPogodbaKomerciala. Omenjena poizvedba v posameznih poljih beleži določene vrednosti. Zaradi lažje predstave je dodan prikaz beleženj vrednosti iz poizvedbe:



- Beleženje števila dvigal: StDvigala: IIf([TipRazdel_ID]=1;1;0) V poizvedbi je definirano: če je tip razdelitve produktov »Dvigalo« (1), se v polje zapiše vrednost 1, v nasprotnem primeru pa vrednost 0. Skupno število dvigal dobimo, če v tekstovno polje vpišemo: =Sum(StDvigala).

- Beleženje vrednosti dvigal v evrih: DvigalaVrEUR: IIf([TipRazdel_ID]=1;[Prod_Vrednost]; 0) V poizvedbi je definirano: če je tip razdelitve produktov »Dvigalo« (1), ), se v polje zapiše vrednost produkta, v nasprotnem primeru pa vrednost 0. Skupno vrednost dvigal v evrih preprosto dobimo, če v tekstovno polje vpišemo: =Sum(DvigalaVrEUR) Na podoben način so izračunane ostale vrednosti v tabeli. V spodnji vrstici tabele (SUM) so prikazane vsote vrednosti posameznih stolpcev tabele.

• No. of products: število zajetih prodanih naprav Dobimo ga s štetjem zapisov. V tekstovno polje vpišemo =Count(Objekt_ID) . Ukaz prešteje število polja Objekt_ID (na primer 60105), ki je prikazano na začetku vsakega zapisa. Gumbi V nogi obrazca sta dva gumba:

• Report for sales: Prikaže poročilo za prodajo, ki vsebuje na obrazcu prikazane podatke. Obrazec omogoča uporabo filtrov, zato so tudi v poročilu zajete tiste pogodbene naprave, ki vidimo na obrazcu. Vrednosti v nogi obrazca se ustrezno preračunajo glede na prikazane pogodbene naprave. Tako lahko na primer dobimo in izpišemo pogodbene naprave določenega prodajalca in primerjavo njegove prodaje z letnim planom. Primer poročila si je možno ogledati v prilogah diplomske naloge. Prikaz na obrazcu prikazanih podatkov v poročilu omogoča naslednja koda, ki se izvede ob pritisku gumba:

Dim stDocName As String Dim strFilter As String

strFilter = Me.filter stDocName = "rptProduktPogodbaKomerciala"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview, , strFilter Podobna procedura se izvede ob pritisku večine gumbov za prikaz poročil v aplikaciji. S tem dobimo večnamenska in bolj uporabna poročila, saj se lahko uporabnik sam odloči, katere podatke želi imeti na poročilu.

• Export to MS Excell: Prekopira na obrazcu prikazane podatke prodanih naprav v izdelano MS Excellovo datoteko »PodlogaZaExportPogodb.xls«, ki se nahaja v isti mapi kot aplikacija. Datoteka ima v vrstici A1 ustrezno vpisane glave stolpcev.



Rešitev je bila izdelana za potrebe samostojnega obdelovanja in analiz zaposlenih, ki so bolj usposobljeni za delo v Excelu. Kopiranje na obrazcu prikazanih podatkov v omenjeno Excelovo datoteko omogoča naslednja koda, ki se izvede ob pritisku gumba: Private Sub cmdExpExcellContractVse_Click() Dim oxl As Object, owb As Object Dim rs As Object Set oxl = CreateObject("Excel.Application") oxl.Visible = True Set rs = Forms("frmPogProdIzpSub2Vse").RecordsetClo ne rs.MoveLast: rs.MoveFirst Set owb = oxl.Workbooks.Add(Template:=CurrentProjec t.Path & "\PodlogaZaExportPogodb.xls") owb.Sheets(1).Range("A2").copyfromrecordset rs With owb.Sheets(1) .Range(.Columns(25), .Columns(255)).Delete .Columns(1).Delete End With rs.Close: Set rs = Nothing End Sub



6.3 Poizvedbe Poizvedbe uporabite, če želite na različne načine pregledovati, spreminjati in analizirati podatke. Uporabite jih lahko tudi kot vir zapisov za obrazce, poročila in strani za dostop do podatkov. (Werber, 2006) Poizvedbe so izdelane s pomočjo graditelja poizvedb v MS Accessu. Za kakšno specifično izpopolnitev poizvedbe je potrebno dopolniti SQL koda. Sledi prikaz le ene kompleksnejše poizvedbe v aplikaciji, ker so v ostalih uporabljene podobne rešitve.

6.3.1 Poizvedba qryProduktPogodbaKomerciala V poizvedbi so prisotna omejevanja posameznih polj glede na njihove vrednosti, ureditev prikaza zapisov, IIf stavki (katerih uporaba je opisana pri poročilu Pogodbe).

Slika 30: Poizvedba qryProduktPogodbaKomerciala v graditelju poizvedb



Koda SQL poizvedbe qryProduktPogodbaKomerciala SELECT DISTINCT tblProdukt.Produkt_ID, tblProdukt.O bjekt_ID, tblObjekt.Obj_Ime, tblObjekt.Obj_Drzava, tblProdaja lec.Prod_Ime, tblProdukt.Prod_PodpisPogodbe, tblProdukt.Prod_TovS t, tblProdukt.Prod_Ime, tblProdukt.Prod_PrehKabina, tb lTip.Tip_Naprava, tblNosilnost.Nos_Vrednost, tblProdukt.Prod_StPostaj , tblProdukt.Prod_StVhodov, tblProdukt.Prod_Dvig, tbl Pogon.Pog_Oznaka, tblProdukt.Prod_Vrednost, tblProdukt.Prod_VrednostV SIT, tblProdukt.Prod_C1vSIT, tblProdukt.Prod_Marza, tblProdukt.Prod_Popust, tblProdukt.Prod_PLRvSIT, tblProdukt.Prod_PLRvProcent, tblProdukt.Prod_Koment ar, tblProdukt.Prod_SAPOrder, tblProdukt.Prod_SAPQ, tblProdukt.Prod_Porocilo, tblProdukt.Prod_Pogon, tb lPogon.Pogon_ID, tblProdukt.Prod_Kolicina, tblObjekt.Obj_Prodajalec, tblTip.Tip_ID, tblKonstante.ProdPogFilter, tblKonstante.PogPorMesc , tblKonstante.PogPorLeto, tblKonstante.PogDatOd, tblKonstante.PogDatDo, tblTipRazdel.TipRazdel_ID, tblTipRazdel.TipRazdel_Naziv, tblProdukt.Prod_Tip, tblProdukt.Prod_Nosilnost, IIf([TipRazdel_ID]=1,[Prod_VrednostVSIT],0) AS Dvig alaVrSIT, IIf([TipRazdel_ID]=2,[Prod_VrednostVSIT],0) AS TekS tKlanVrSIT, IIf([TipRazdel_ID]=3,[Prod_VrednostVSIT],0) AS Osta loVrSIT, IIf([TipRazdel_ID]=1,[Prod_Vrednost],0) AS DvigalaV rEUR, IIf([TipRazdel_ID]=2,[Prod_Vrednost],0) AS TekStKla nVrEUR, IIf([TipRazdel_ID]=3,[Prod_Vrednost],0) AS OstaloVr EUR, IIf([TipRazdel_ID]=1,1,0) AS StDvigala, IIf([TipRaz del_ID]=2,1,0) AS StTekStKlan, IIf([TipRazdel_ID]=3,1,0) AS StOstalo, IIf([TipRazdel_ID]=1,[Prod_C1vSIT],0) AS DvigalaC1S IT, IIf([TipRazdel_ID]=2,[Prod_C1vSIT],0) AS TekStKlanC 1SIT, IIf([TipRazdel_ID]=3,[Prod_C1vSIT],0) AS OstaloC1SI T, IIf([TipRazdel_ID]=1,[Prod_PLRvSIT],0) AS DvigalaPL RSIT, IIf([TipRazdel_ID]=2,[Prod_PLRvSIT],0) AS TekStKlan PLRSIT, IIf([TipRazdel_ID]=3,[Prod_PLRvSIT],0) AS OstaloPLR SIT, IIf([Prod_Tip]=1,[Prod_Vrednost],0) AS Sch1VrEur, IIf([Prod_Tip]=2,[Prod_Vrednost],0) AS Sch2VrEur, I If([Prod_Tip]=4 Or 5,[Prod_Vrednost],0) AS TekStop1VrEur, IIf([Prod_Tip]=6,[Prod_Vrednost],0) AS TekStop2 FROM tblKonstante, tblNosilnost INNER JOIN (tblPogo n INNER JOIN ((tblTipRazdel INNER JOIN tblTip ON tblTipRazdel.Ti pRazdel_ID = tblTip.Tip_Razdelitev) INNER JOIN ((tblProdajalec I NNER JOIN tblObjekt ON tblProdajalec.Prodajalec_ID = tblObjek t.Obj_Prodajalec) INNER JOIN tblProdukt ON tblObjekt.Obj_Stevilka = tblProdukt.Objekt_ID) ON tblTip.Tip_ID = tblProdukt .Prod_Tip) ON tblPogon.Pogon_ID = tblProdukt.Prod_Pogon) ON tblNosilnost.Nosilnost_ID = tblProdukt.Prod_Nosilno st WHERE (((tblProdukt.Prod_PodpisPogodbe) Is Not Null ) AND ((tblProdukt.Prod_Porocilo)=True) AND ((tblTipRazde l.TipRazdel_ID)=1 Or (tblTipRazdel.TipRazdel_ID)=2 Or (tblTipRazdel.T ipRazdel_ID)=3 Or (tblTipRazdel.TipRazdel_ID)=4)) ORDER BY tblProdukt.Objekt_ID, tblProdukt.Prod_Podp isPogodbe DESC , tblProdukt.Prod_Ime;



7 ZAKLJU ČKI

7.1 Ocena učinkov Aplikacija je v uporabi že več kot leto. Uporabniki so navdušeni nad njenimi prednostmi in si ne predstavljajo več svojega dela brez uporabe predstavljene aplikacije. Zaradi spodaj navedenih prednosti aplikacije pred predhodnimi rešitvami imajo sedaj uporabniki približno polovico več časa za opravljanje nerutinskih nalog:

• enkratno vnašanje podatkov v eno aplikacijo • avtomatska izdelava poročil • avtomatska izdelava ponudb in faksov • boljši pregled nad projekti • boljši in hitrejši pregled pretekle aktivnosti na projektih • doslednejše opravljanje nalog, vezanih na določen projekt • veliko manjša možnost dodelitve istega projekta več različnim prodajalcem

Prednosti aplikacije se odražajo tudi v vodstvu podjetja:

• boljši pregled nad izvajanjem dela zaposlenih • boljši pregled nad projekti • boljši pregled nad poslovanjem podjetja • lažje in bolj učinkovito izvajanje analiz poslovanja • lažje in bolj učinkovito izvajanje analiz trga • lažje določanje strategij podjetja • odločanje na podlagi večje količine nazornejših informacij

7.2 Pogoji za uvedbo

• Zagotovitev ustrezne strojne opreme: Vsi bodoči uporabniki aplikacije so imeli ustrezno strojno opremo (računalnik)

• Zagotovitev ustreznega programskega okolja: Na vseh računalnikih v podjetju je naložen sistem MSWindowsXP. Nekaterim uporabnikom je bilo potrebno naložiti MSAcces. Vsem uporabnikom smo na omizje dodali bližnjico za odprtje aplikacije.

• Uvajanje zaposlenih: Bodočim uporabnikom je bila predstavljena nova programska rešitev in zagotovljena pomoč pri delu z aplikacijo.

• Vestno izpolnjevanje podatkov



7.3 Največji problem pri izdelavi Največji problem, na katerega smo naleteli pri izdelavi aplikacije, je bilo definiranje neprimernega primarnega ključa v tabeli tblPosta. Premalo smo raziskali področje in za ID pošte določili poštno številko. Po dolgotrajnejši uporabi se je izkazalo, da številka ni unikatna pri poštah iz različnih držav (ista številka se je pojavila pri dveh različnih poštah). Napaka je bila odpravljena na dan, ko uporabnikov aplikacije ni bilo v službi. Izbrisali smo vse relacije s tabelo tblPosta, dodali avtonumerično polje Pst_AvtoID ter ga definirali kot primarni ključ. Po vzpostavitvi relacij smo bili prijetno presenečeni, saj niso bili potrebni nobeni dodatni popravki aplikacije.

7.4 Možnosti nadaljnjega razvoja Krog uporabnikov aplikacije se širi, zato bo potrebno dodati nova poročila, analize in forme za zadovoljitev potreb novih uporabnikov. V prihodnosti bo aplikacija uporabljena v podružnicah podjetja Schindler Slovenija d.o.o., zato bo potrebno pripraviti izpise v drugih jezikih in uvajanje novih uporabnikov. Trenutne potrebe za izboljšavo aplikacije:

• modificiranje aplikacije zaradi uvedbe evra • omejitev uporabniškega vmesnika: Zmožnost uporabe nabora funkcij MS

Accessa bo potrebno omejiti. Razpoložljive bodo le uporabnikom potrebne funkcije (filtriranje podatkov, odpiranje in zapiranje datotek, MS Access pomoč).

• dodatna optimizacija lovljenja napak: Izdelati več uporabniku razumljivih tekstovnih sporočil ob napaki (nepopolni vnosi, ....)



LITERATURA IN VIRI

Knjige: • Blackburn I., Dewson R., Hanselman S., in ostali (2000), Professional

Access 2000 Programming, Wrox Press, Birmingham • Mesojedec U. (1998) Visual Basic, sodobno programiranje: priročnik za

obvladovanje programiranja z visual basicom, Pasadena, Ljubljana • Mohorič T. (2002), Podatkovne baze, BI-TIM d.o.o., Ljubljana • Stuple J. S. (1996) Access za Windows 95 za telebane, IDG Books

Worldwide, Foster City, California, USA • Werber B. (2006) Uporaba MS Accessa 2003 v praksi, Moderna

organizacija, Kranj • Werber B. (2000) Uvod v programiranje Visual Basic, Moderna organizacija,

Kranj Spletne strani: • MS Access FAQ stran: http://www.mvps.org/access/ (16.7.2005) • Domača stran podjetja Schindler Slovenija d.o.o.: http://www.schindler.si

(13.7.2005) • Internetni forum za pomoč pri problemih z delom v MS Accessu (21.7.2005)

http://www.utteraccess.com/



PRILOGE Priloga 1: Celotna shema podatkovnega modela baze podatkov Priloga 2: Podroben opis tabel Priloga 3: Primer izdelanega faksa Priloga 4: Primer izdelane ponudbe Priloga 5: Primer izdelanega poročila pogodbenih produktov Priloga 6: Dovoljenje za uporabo prodajne aplikacije podjetja Schindler Slovenija

d.o.o. v diplomskem delu

KAZALO SLIK Slika 1: Organizacijska struktura podjetja Schindler d.o.o Slika 2: Slika procesa od sprejetja povpraševanja do izdelave ponudbe Slika 3: Slika procesa kreiranja pogodbe Slika 4: Podatkovni model Slika 5: Glavna stran aplikacije Slika 6: Obrazec za vnos in pregled podatkov določenega projekta Slika 7: Podatki o objektu na obrazcu za vnos projekta Slika 8: Podobrazec »Komentar« na obrazcu za vnos projekta Slika 9: Podobrazec »Konkurent« na obrazcu za vnos projekta Slika 10: Podobrazec »Kontakt« na obrazcu za vnos objekta Slika 11: Podobrazec »Povprasevanja« na obrazcu za vnos projekta Slika 12: Prvi del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos Slika 13: Drugi del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos projekta Slika 14: Tretji del podobrazca »Produkti« na obrazcu za vnos projekta Slika 15: Podobrazec »Logistika« na obrazcu za vnos projekta Slika 16: Obrazec »InfoTable« Slika 17: Glavna forma za vnašanje šifrantov Slika 18: Obrazec za vnos in pregled strank Slika 19: Obrazec za vnos kontaktne osebe Slika 20: Glavna forma za dostopanje do poročil Slika 21: Obrazec za vnos potrebnih podatkov za prikaz grafa prejetih

povpraševanj in poslanih ponudb oziroma pogodb Slika 22: Obrazec za izdelavo faksa Slika 23: Obrazec za vstavljanje standardnih vsebin faksa Slika 24: Rezultat procedure za vnos teksta v telo faksa Slika 25: Obrazec za izdelavo ponudbe Slika 26: Uvodni obrazec za izdelavo poročila pogodb Slika 27: Obrazec za izdelavo poročila pogodbenih naprav Slika 28: Primerjava dosežene prodaje z letnim planom prodaje na obrazcu

pregleda pogodbenih naprav Slika 29: Tabela vsote vrednosti zajetih naprav po vrsti produktov na obrazcu

pregleda pogodbenih naprav Slika 30: Poizvedba qryProduktPogodbaKomerciala v graditelju poizvedb



KAZALO TABEL Tabela 1: Tabela splošnih gumbov v aplikaciji Tabela 2: Tabela pomena barv Tabela 3: Tabela gumbov področja FORMS na glavni strani Tabela 4: Tabela gumbov področja DATA na glavni strani Tabela 5: Tabela gumbov področja ANALYSES na glavni strani Tabela 6: Tabela gumbov področja REPORTS na glavni strani Tabela 7: Tabela gumbov na podobrazcu »Povprasevanja Tabela 8: Tabela gumbov področja »Customer data« na glavnem obrazcu za

vnos šifrantov Tabela 9: Tabela gumbov področja »Employee data« na glavnem obrazcu za

vnos šifrantov Tabela 10: Tabela gumbov področja »Product data« na glavnem obrazcu za

vnos šifrantov Tabela 11: Tabela gumbov področja »Other data« na glavnem obrazcu za

vnos šifrantov Tabela 12: Tabela gumbov področja »NI Sales« na glavnem obrazcu poročil Tabela 13: Tabela gumbov področja »Logistics« na glavnem obrazcu poročil Tabela 14: Tabela gumbov področja »Accounting« na glavnem obrazcu poročil Tabela 15: Tabela gumbov področja »Installation« na glavnem obrazcu poročil

KRATICE IN AKRONIMI MS Microsoft SQL Structured query language: strukturirani jezik za poizvedbe VBA Visual Basic for aplications: Visual Basic za aplikacije

Documents

RAZVOJ INFORMACIJSKE REŠITVE ZA PODPORO PRI PRODAJI V ... · poslovnega sistema, ki ne uporablja koncepta baze podatkov za shranjevanje podatkov. Vrednost podatkov naraš ča tudi